工程项目合同档案归档明细
工程合同档案的归档制度
工程合同档案的归档制度工程合同档案归档制度是为了规范工程项目中合同文件的管理，确保项目从筹备到竣工验收各阶段的文件能够得到妥善保存和有效利用。
本制度适用于所有参与工程项目的单位和个人，包括但不限于建设单位、设计单位、施工单位、监理单位以及相关的供应商和服务商。
一、归档原则1. 完整性原则：所有与工程项目相关的合同文件必须完整归档，不得遗漏任何关键性文件。
2. 及时性原则：合同文件应在签署或变更后立即归档，确保信息的时效性。
3. 保密性原则：对于涉及商业秘密或个人隐私的合同文件，应按照相关法律法规进行保密处理。
4. 可追溯性原则：归档的合同文件应保证来源清晰、流转有序，便于追踪和查询。
二、归档内容1. 合同正本及附件：包括双方签订的正式合同文本及其所有附件。
2. 合同变更记录：记录合同执行过程中的所有变更事项。
3. 履行证明文件：如付款凭证、验收报告等证明合同履行情况的文件。
4. 相关通信记录：双方在合同执行过程中的书面通信记录，如信函、电子邮件等。
5. 法律文书：涉及合同争议的法律文书、判决书等。
三、归档流程1. 收集：由项目负责人负责收集所有应归档的合同文件。
2. 审核：法务部门或专责人员对收集的文件进行审核，确保其完整性和合规性。
3. 分类：根据文件性质和内容进行分类编号，便于检索和管理。
4. 登记：将文件详细信息登记入专门的档案管理系统，建立电子索引。
5. 存储：纸质文件应按类别存放于指定的档案室内，电子文件应备份存储于安全的服务器中。
四、档案管理1. 定期检查：定期对档案室进行物理检查，确保环境适宜且无安全隐患。
2. 访问控制：限制无关人员访问档案室，确保文件安全。
3. 借阅管理：建立借阅登记制度，确保每一份借出的文件都能追溯到借阅者。
4. 更新维护：定期更新档案目录，及时淘汰过时无效的文件。
五、责任追究对于违反归档制度的行为，应根据情节轻重进行相应的责任追究，确保制度的严肃性和执行力。
工程合同档案如何整理归档
工程合同档案如何整理归档
要确保所有与工程合同相关的文件都是完整的。
这包括但不限于合同正本、附件、变更协议、相关通信记录、付款凭证、验收报告等。
每份文件都应仔细检查，确认没有遗漏任何关键信息。
对收集到的文件进行分类。
可以按照时间顺序，也可以根据合同类型或项目阶段来分类。
例如，可以将设计阶段的合同、施工阶段的合同以及后期维护的合同分别存放。
这样做有助于在需要时快速找到相关文件。
为每一份文件编制索引。
索引应当包含文件的基本信息，如文件名称、日期、涉及方、主要内容摘要等。
这不仅方便检索，也有助于了解每份文件的大致内容。
在电子文档管理方面，建议使用专业的文档管理系统。
将所有的文档扫描成电子版本，上传至系统，并确保每份文档都有清晰的标签和关键词，以便通过电子方式也能迅速检索到所需文件。
物理存档也同样重要。
所有的纸质文件应当存放在干燥、防潮的环境中，以保护文件不受损害。
可以使用文件夹、文件盒等工具来分门别类地存放文件，并在显眼位置标注文件的类别和日期，以便查找。
对于一些特别重要的文件，可以考虑制作副本。
这样即使原件不慎丢失或损坏，也能确保信息的完整性不受影响。
定期对档案进行审核和更新也是不可忽视的环节。
随着项目的进展，会有新的文件产生，旧的文件可能不再适用。
因此，定期清理无效文件，更新索引信息，是确保档案管理有效性的关键步骤。
工程档案编制、归档的规定
工程档案编制、归档的规定工程档案资料编制归档的规定一、一般说明1、基本定义：（1）案卷：由若干相互联系的资料组合而成的一种档案保管的基本单位。
即卷盒所包装的资料的全称。
（2）立卷：将拟归档的零散资料，按其内容或形式的联系组成案卷的整理过程。
A、资料的系统分解和组合：首先按合同项目、扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程，对资料进行科学合理的系统分类，形成此合同项目资料的树型系统结构图表。
然后，把资料对号入座，同类资料组合后，归入相应工程名称类目。
B、资料类型划分：依据合同项目资料的内容性质、产生阶段等进行划分，确定资料的类名。
原始资料、质量管理资料、进度管理资料、费用管理资料、阶段验收资料、竣工验收资料、竣工图等。
C、基本规则：如果对应于一个单元工程（或分项工程等）的某类资料组成的案卷，一个卷盒不能装完，则可用几个卷盒按资料次序分装，并在每盒的案卷题名后用数字区分。
（3）归档：指设计单位、施工（制造）单位、监理（监造）、监测单位盒总公司项目部（以下简称项目部），在完成相应的合同、协议或项目管理工作后，将资料案卷移交给**工程档案馆（以下简称档案馆）集中管理的工作。
设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部以及档案馆都要服从项目建设的整体规划，各负其责。
按以下基本程序开展工作：⑴合同签订时，设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部及档案馆等单位，即应该确定该项目的档案负责人，并在档案馆登记注册。
①每一个合同项目，都应该由项目部（或委托监理）主持，召集档案馆、监理、承包商等有关单位，在工程验收前，制定出竣工资料归档范围和实施细则。
档案馆备案，做为合同项目档案验收的依据。
②各单位档案专（兼）职人员，要进行**工程档案资料整理、立卷的咨询和学习。
⑵施工（制造）单位对合同范围内的竣工档案的真实性、完整性、系统性进行核查并签署意见，业主项目部复核并签字。
⑶监理（监造）、监测单位对监理（监造）、监测合同（协议）范围内产生的资料及时整理、立卷，业主项目部复核并签字。
苏州工业园区建设工程竣工档案归档内容与排列顺序表
苏州工业园区建设工程竣工档案的归档内容和排列顺序表可以根据具体情况进行调整，以下是一般建议的档案归档内容和排列顺序表：
1. 项目基本情况：
- 项目名称
- 建设单位信息
- 设计单位信息
- 施工单位信息
- 监理单位信息
- 建设地点
2. 建设初期资料：
- 项目立项批复文件
- 可行性研究报告
- 建设招标文件
- 合同书及变更合同
- 施工图纸及设计文件
- 土地及规划许可文件
- 施工许可文件
- 施工组织设计文件
- 安全、环境、质量管理文件
3. 施工过程资料：
- 施工日志、施工记录
- 工程质量验收资料
- 施工单位及分包单位资质证书- 施工进度及支付证明
- 现场照片、摄像资料
- 材料、设备验收记录
4. 竣工验收资料：
- 竣工验收报告
- 验收意见及会议记录
- 竣工图纸、竣工备案资料
- 竣工文件及证明材料
5. 工程质保资料：
- 工程质保文件
- 质量检测报告
- 维修保养方案及记录
- 质量事故处理记录
6. 管理和运维资料：
- 建设用地使用证明
- 管理规章制度、操作规程
- 设备使用说明书及维修记录
- 安全事故报告及处理记录
- 工程维修与保养资料
以上内容仅为参考，具体的归档内容和排列顺序应根据馆建设工程的实际情况、业务需求和相关法规进行调整。
建议在归档过程中保持清晰的文件分类和标识，以便后续查阅和使用。
建设工程竣工档案的归档内容及排列顺序
建设工程竣工档案的归档内容及排列顺序第一部分：准备阶段文件1、项目建议书、可行性研究报告、立项批复、会议纪要等文件2、基建计划（或有关批复）3、选址意见书、建设用地规划许可证及附件4、划拨用地文件、用地平面图、国有土地使用证（复印件）5、拆迁文件、拆迁范围图及补偿协议6、勘察、设计合同7、施工图设计文件的审批意见8、消防、环保、气象等审核意见9、建设工程规划许可证及规划放线、验线、验槽记录10、建筑安装工程承包合同11、工程类别鉴定书12、建设工程施工许可证13、建设、施工、监理机构名称及负责人14、工程地质勘察报告第二部分：监理文件1、监理委托合同2、监理规划、监理实施细那么3、监理月报、会议纪要中的有关质量问题4、工程开、复工审批表、暂停令5、质量事故报告及处理意见6、不合格项目通知7、工程结算审核意见书8、工程延期报告及审批9、合同变更材料10、监理工作总结第三部分：施工技术文件1、建筑与结构工程施工技术及质量验收资料2、桩基工程施工技术及质量验收资料3、钢结构工程施工技术及质量验收资料4、幕墙工程施工技术及质量验收资料5、建筑给排水及采暖工程施工技术及质量验收资料6、建筑电气工程施工技术及质量验收资料7、通风与空调工程施工技术及质量验收资料8、电梯工程施工技术及质量验收资料9、建筑检测试验第四部分：竣工图1、总平面布置图、地下管线综合图、小区（单位）规划2、建筑竣工图3、结构竣工图4、装饰装修竣工图5、给排水竣工图6、采暖竣工图7、电气竣工图8、通风竣工图9、空调竣工图第五部分：竣工验收文件一、竣工验收文件1、地基与基础工程质量验收报告2、地基与基础工程质量评（核）定表3、主体结构工程质量验收报告4、主体结构工程质量评（核）定表5、单位（子单位）工程质量竣工验收记录表6、建设工程质量检查报告（勘察单位）7、建设工程质量检查报告（设计单位）8、建设工程竣工报告（设计单位）9、建设工程质量评估报告（监理单位）10、竣工工程质量验收报告11、房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收报告表12、建设工程质量监督报告13、规划验收合格证14、节能建筑认证书15、消防、环保、气象部门的认可文件或准许使用文件16、室内空气检测报告17、工程质量保修书、住宅质量保证书18、建设工程结算价登记备案书19、建设工程款支付情况证明表20、工程竣工验收备案表二、财务文件1、工程结算书、审查定案表、审计报告书2、交付使用财产总表和财产明细表三、声像档案（原址原貌、开竣工仪式、领导视察、施工中各阶段、竣工后各立面）1、照片、底片2、录象带（市级（含）以上重点工程、十层（含）以上建筑工程、群体工程）3、文字说明。
物业工程部合同归档
物业工程部合同归档
一、封面设计
每份合同应有一个统一的封面，上面标明“物业工程部合同文件”字样，并注明合同编号、签订日期、合同双方以及合同内容摘要等信息。
二、目录编制
合同文件应包含清晰的目录页，列出所有附件和相关文档，方便快速检索。
目录页应包括页码，以便于查找具体条款。
三、合同
是合同的核心部分，应当使用标准字体和字号打印，确保清晰可读。
内容包括：
- 合同双方的名称及注册信息
- 合同目的和范围
- 具体的服务内容或工程项目描述
- 合同金额及支付方式
- 工程期限、质量标准和验收标准
- 违约责任及解决争议的方式
- 其他特殊条款
四、签字盖章页
合同最后应有签字盖章页，双方代表在此页签字并加盖公章或合同专用章，以示认可和承诺履行合同内容。
五、附件材料
与合同相关的图纸、技术规范、报价单等附件应一并归档，并在目录页予以体现。
六、保密协议
如果合同涉及敏感信息或知识产权，应包含保密协议，明确双方对信息的保密义务。
七、变更记录
合同执行过程中如有变更，应及时记录变更内容、时间及双方确认签字，作为合同不可分割的一部分。
八、归档流程
完成合同签订后，应按照公司规定的流程进行归档。
通常包括电子版和纸质版的保存，确保数据安全和备份。
九、查阅与借阅
设立合理的合同查阅和借阅制度，确保相关人员在需要时能够便捷地获取合同信息，同时保护合同不被随意外泄。
十、定期检查
定期对归档的合同进行检查，确保所有文件的完整性和最新性，发现问题及时纠正。
项目工程档案文件分类及归档范围表
7. 送审标底、核查标底 8. 中标单位标函及委托代理人证明 9. 询标记录 10. 开标情况汇总表
总师 办、前 期部
11. 决标情况汇总表
12. 未中标通知书
13. 查处资料(含处罚决定书、外罚经过、处
罚结果)
14. 委托代理招标协议
15. 资金落实证明
16. ……
施工
招投标 招 投
文件
标文
件
1. 施工合同 2. 工程决算表、汇总表 3. 市招标办授权管理通知 4. 中标通知书 5. 招投标项目登记表(包括招、评标小组报
1. 施工合同（如单独分包） 2. 施工预算 3. 安装单位工程综合质量评定表 4. 安装工程中间验收单 5. 开工、竣工报告 6. 会议交底记录(单独立卷) 7. …… 8.
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电气 项目建 ( 强 设管理 弱 ) 部
分
项目建 设管理
通风、 空调 部分
项目建 设管理
智能 化部 分
设计文 方 案
件
设计
设计文 初 步
件
设计
编号：
1. 规划方案设计
2. 建筑方案设计
3. 人防方案设计
4. 景观方案设计
5. 照明方案设计
6. 电力方案设计
7. 室内方案设计
8. 其它方案设计
9. 方案设计的批复、审定设计方案通知书及
审查意见
总师
10.设计方案及送审请示
办、合
11.设计总平面图及各专业全套设计图（提交 约 管 理
化、供电、供煤、供水、通邮、通讯、抗
震、防雷、环评、园林、市政、文物、教
育、卫生、劳动保护三同时、档案等批准
文件或取得的有关协议、审核意见单、送
做工程公司的合同怎么归档
做工程公司的合同怎么归档
合同归档的第一步是确保所有合同文件的完整性。
这包括合同、附件、补充协议以及相关的往来函件等。
每一份文件都应当按照时间顺序和重要性进行分类，以便在需要时能够迅速找到。
电子版的合同也应当备份至少两份，一份存储在公司内部服务器上，另一份则应在云端或其他安全的离线存储设备中保存。
对于纸质合同，应当使用专业的装订方法进行整理，并在封面上明确标注合同的名称、签订日期以及涉及的工程项目。
为了进一步保护这些文件，可以考虑将其存放在防火、防潮的文件柜中，并限制无关人员的访问权限。
在电子版合同的管理上，建议使用专门的文档管理系统。
这样的系统不仅能够提供搜索功能，还能对文件进行版本控制，确保每次查阅的都是最新版本。
同时，应当设置合理的访问权限，只有授权的员工才能查看或修改合同内容。
除了合同文件本身的管理，合同的执行情况也应当记录在案。
这包括合同的履行进度、变更事项、支付情况以及可能出现的任何争议。
这些记录应当定期更新，并与原合同文件一并归档，以便于未来的追溯和审计。
在实际操作中，还应注意合同的法律效应。
例如，对于变更或终止合同的情况，应当严格按照法律规定和合同约定的程序进行，并及时更新归档记录。
同时，保留好相关的书面证明，如双方的协商记录、变更协议签字页等，这些都是解决未来纠纷的重要依据。
为了提高合同归档工作的效率和质量，工程公司可以定期对归档流程进行审查和优化。
通过员工的反馈和案例分析，找出存在的问题并制定改进措施。
同时，加强对员工的培训，提高他们对合同管理重要性的认识，这也是提升整个公司管理水平的关键一环。
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归 档 文 件
档案归档单位
档案移交情况
备注
移交人
档案接收人
日 期
4.4
合同管理
外事合同
招标书
技术标书
商务标书（资质材料、委托授权书等相关文件）
评标记录
比价报告
未中标单位技术标书和商务标书
图纸、会议纪要、传真
合同正本、合同会签单、合同变更补充协议
中标通知书
合同会签单
防雷防静电设施及建筑消防设施检测委托合同
工程项目合同档案归档明细
注：合同档案按合同台账移交
阶段序号
项目阶段名称
归 档 文 件
档案归档单位
档案移交情况
备注
移交人
档案接收人
日 期
4.4
合同管理
合同会签单
规划勘测委托合同
合同会签单
工程质量监督协议等各类协议
合同会签单
设计咨询合同
招标书
技术标书
商务标书（资质材料、委托授权书等相关文件）
工程项目合同档案归档明细
注：合同档案按合同台账移交
阶段序号
项目阶段名称
归 档 文 件
档案归档单位
档案移交情况
备注
移交人
档案接收人
日 期
4.4
合同管理
监理合同、监造合同
招标书
技术标书
商务标书（资质材料、委托授权书等相关文件）
评标记录
比价报告
未中标单位技术标书和商务标书
合同正本、合同会签单、合同变更补充协议
商务标书（资质材料、委托授权书等相关文件）
评标记录
比价报告
未中标单位技术标书和商务标书
合同正本、合同会签单、合同变更补充协议
中标通知书
委托代理协议
合同会签单
职业卫生技术评价服务合同、职业病危害控制效果评价委托合同
合同会签单
安全预评价技术服务合同、安全评价委托合同
合同会签单
环境风险评价技术服务合同、环保监测委托合同
中标通知书
设备采买订货合同（含动、静设备、电器、仪表、阀门）、材料采购合同正本
合同会签单
技术协议
商务标书
评标记录
企业资质材料、授权委托书
索赔文件
桩基检测合同
招标书
技术标书
商务标书（资质材料、委托授权书等相关文件）
评标记录
比价报告
未中标单位技术标书和商务标书
合同正本、合同会签单、合同变更补充协议
中标通知书
工程项目合同档案归档明细
阶段序号
项目阶段名称
归 档 文 件
档案归档单位
档案移交情况
备注
移交人
档案接收人
日 期
4.4
合同管理
技术咨询合同
招标书
技术标书
商务标书（资质材料、委托授权书等相关文件）
评标记录
比价报告
未中标单位技术标书和商务标书
合同正本、合同会签单、合同变更补充协议
中标通知书
测绘合同
招标书
技术标书
评标记录
比价报告
未中标单位技术标书和商务标书
合同正本、合同会签单、合同变更补充协议
中标通知书
设计合同
招标书
技术标书
商务标书（标单位技术标书和商务标书
合同正本、合同会签单、合同变更补充协议
中标通知书
工程项目合同档案归档明细
注：合同档案按合同台账移交
阶段序号