合同档案资料管理
工程合同档案管理措施
工程合同档案管理措施一、合同档案的建立1. 合同签订后，应立即建立合同档案，并由专人负责管理。
2. 合同档案应包括但不限于合同正本、附件、变更协议、相关批复文件、会议纪要、往来函件等。
3. 所有合同文件应当按照项目名称、合同编号等信息进行分类、编号和归档。
二、合同档案的保管1. 合同档案应存放在专门的档案室内，该环境应干燥、通风、避免阳光直射，以防档案材料受潮或褪色。
2. 合同档案应实行封闭管理，非经授权人员不得随意查阅或借阅。
3. 对于电子版的合同档案，应做好数据备份，并设置访问权限，确保信息安全。
三、合同档案的使用与借阅1. 需要查阅合同档案的人员应提前提出申请，并说明查阅的目的和内容。
2. 借阅合同档案时，应填写借阅登记簿，明确借阅人、借阅日期、归还日期等。
3. 借阅人应当爱护档案资料，不得涂改、撕毁或丢失。
4. 借阅结束后，应及时归还档案，并由档案管理人员检查档案的完整性。
四、合同档案的更新与维护1. 合同履行过程中产生的新文件，应及时归档到相应合同档案中。
2. 合同变更或解除时，应更新档案记录，并保存相关变更协议或解除证明。
3. 定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的完整性和有效性。
五、合同档案的保密性1. 合同档案中可能包含敏感信息和商业秘密，因此必须严格遵守保密原则。
2. 未经授权，任何单位和个人不得泄露合同档案中的任何信息。
3. 对于涉及国家安全、商业机密等特殊内容的合同档案，应采取额外的保密措施。
六、合同档案的法律责任1. 合同档案管理人员应遵守国家有关档案管理的法律法规，对于违反管理规定造成的后果承担相应的法律责任。
2. 对于故意损毁、篡改或丢失合同档案的行为，将依法追究责任。
合同档案管理规定(定稿)
合同档案管理规定一、目的为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。
二、范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合同的相关信息资料等。
三、责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料；定期对部门内的合同档案进行清理核对；合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。
四、合同档案流转管理（一）合同资料提交管理：1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求：（1）文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改；如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
（2）合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料（原合同复印件、主件和附件、报告和批复等）应一并归档。
（3）合同资料需按照规定份数及是否原件提交；特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
（4）修改协议的提交：营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
（5）归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。
（二）、合同资料移交管理：1、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下：（1）合同资料的移交：2、移交流程：（1）正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交；（2）若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。
3、移交合同签收要求（1）合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
合同档案资料管理情况汇报
合同档案资料管理情况汇报尊敬的领导：我是某某公司的合同档案管理员，现就公司合同档案资料管理情况向领导做一份汇报。
首先，我要感谢公司领导对合同档案管理工作的高度重视和支持。
在公司领导的关心指导下，我和我的团队努力工作，不断完善合同档案管理制度，提高管理水平，确保合同档案资料的安全性和完整性。
一、合同档案管理制度建设。
我们公司建立了完善的合同档案管理制度，明确了合同档案的分类、归档、借阅、销毁等各项管理规定，规范了合同档案管理流程，确保了合同档案管理工作的有序进行。
二、合同档案管理工作情况。
1. 合同档案的归档工作。
我们严格按照管理制度，对公司各类合同档案进行分类、整理、编号，并按照规定的要求进行归档。
归档工作严格按照规定的流程进行，确保合同档案的准确无误。
2. 合同档案的借阅管理。
公司内部各部门对合同档案的借阅申请，均需经过严格审批程序，保证了合同档案的安全性和完整性。
同时，我们还建立了借阅档案的登记制度，对借阅情况进行详细记录，确保档案的流转情况清晰可查。
3. 合同档案的销毁管理。
合同档案的销毁工作，我们坚持按照规定的期限和程序进行，严格执行销毁审批程序，确保合同档案的安全销毁，杜绝了档案的遗漏和泄露。
三、合同档案管理存在的问题及改进措施。
在合同档案管理工作中，我们也发现了一些问题，主要包括，档案管理流程不够严密、档案管理信息化水平较低等。
针对这些问题，我们已经制定了相应的改进措施，加强了档案管理流程的监督和审查，加大了档案管理信息化建设力度，提高了档案管理的效率和准确性。
四、合同档案管理工作的展望。
未来，我们将继续加强合同档案管理制度的建设和完善，推动档案管理信息化建设，提高档案管理工作的科学化、规范化水平，确保公司合同档案管理工作更加规范、高效。
以上就是我对公司合同档案资料管理情况的汇报，希望领导能够给予指导和支持，共同推动公司合同档案管理工作取得更大的成绩。
谨此报告。
合同档案管理员，XXX。
合同档案的管理(集合9篇)
合同档案的管理（集合9篇）合同档案的管理第1篇为进一步加强档案资料管理工作，提高档案资料管理水平，逐步实现公司档案资料管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
一、本制度所指的档案资料是公司在业务经营中形成的以工程项目为中心的资料总和，其构成包括招标文件(含招标答疑、工程量清单)、投标文件、中标通知书、合同文本、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、消防验收意见书、竣工资料等。
二、档案资料管理原则1、档案资料实行专人专管，以确保档案的完整、完全和有效利用。
①招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)、消防验收意见书、物业设备移交清单等原件归材料部肖瑜管理；②投标文件、工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单、竣工资料原件等归成本部张艳芝管理，招标文件(含招标答疑、工程量清单)、中标通知书、合同文本(正、副本)等影印件留存备查。
2、原则上所有原件只作存档，不予外借；3、专管员负责统筹整理、保管公司档案资料，同时履行本职的责任和义务。
4、各项目部应及时移交档案资料，并以影印件的形式保存。
三、档案资料的移交1、工程项目在中标后其招标文件(含招标答疑、工程量清单)由技术部负责整理一份完整的原件，并移交材料部肖瑜归档，成本部留存影印件备查；投标文件由成本部存档备查。
2、工程项目在正式下发中标通知书、签署合同资料及文件后，由项目部或相关经手人将其所有原件移交材料部肖瑜存档；项目部及成本部分别留存影印件备查。
3、工程项目过程资料，如工程联系单、工程签证单、工程月进度申报表、工程材料认质认价单等原件交由成本部张艳芝归档，项目部留存影印件备查。
4、竣工报告、消防验收意见书、物业设备移交清单及完整的竣工资料由项目部将原件交由材料部肖瑜存档；项目部留存影印件备查。
5、档案资料移交时，必须注明文件名称和概要，移交双方签字确认后方为完成交接手续。
6、移交的档案资料由专管员整理保存，必须注明资料类型并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的使用效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于：合同文本、附件、审批文件、往来函件等。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案的管理应符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。
（二）完整性原则：合同档案应包括合同的所有相关资料，确保档案的完整性。
（三）准确性原则：合同档案的内容应真实、准确，不得伪造、篡改。
（四）安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保档案的保密性和安全性。
（五）便捷性原则：合同档案的管理应方便查询和使用。
第二章管理职责第四条公司设立合同档案管理小组，负责合同档案的日常管理工作。
合同档案管理小组由以下人员组成：（一）组长：负责合同档案管理的全面工作；（二）成员：负责合同档案的具体管理、整理、归档和查询工作。
第五条合同档案管理小组的主要职责：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施；（二）对合同档案进行分类、整理、归档；（三）负责合同档案的查询、借阅和保密工作；（四）对合同档案的保管设施进行维护和更新；（五）对合同档案的管理工作进行监督和检查。
第三章合同档案的归档与保管（一）公司签订的各类合同；（二）合同相关的审批文件、附件、往来函件等；（三）合同执行过程中产生的相关文件。
第七条合同档案的归档程序：（一）合同签订后，合同承办人应将合同文本、审批文件、附件等材料报送合同档案管理小组；（二）合同档案管理小组对归档材料进行审核，确认材料齐全、完整、准确；（三）对审核通过的合同档案进行分类、编号、整理，并填写归档登记表；（四）将整理好的合同档案存入档案柜，并做好标识。
第八条合同档案的保管期限：（一）一般合同档案的保管期限为5年；（二）涉及国家秘密、商业秘密等特殊合同的保管期限，根据相关规定执行。
合同档案资料管理情况汇报
合同档案资料管理情况汇报一、背景介绍。
合同档案资料管理是企业管理工作中的重要环节，对于企业的经营发展和风险控制起着至关重要的作用。
合同档案资料管理情况汇报是对企业合同档案管理工作的一次全面总结和报告，旨在全面了解合同档案管理的现状和存在的问题，为进一步完善合同档案管理工作提供依据和参考。
二、工作开展情况。
1.合同档案管理制度。
公司建立了合同档案管理制度，明确了合同档案的归档、保管、利用和销毁等方面的管理规定，确保了合同档案管理工作的规范性和系统性。
2.合同档案管理人员。
公司配备了专门的合同档案管理人员，负责合同档案的整理、归档、查询和借阅等工作，保证了合同档案管理工作的专业性和高效性。
3.合同档案管理系统。
公司引进了先进的合同档案管理系统，实现了合同档案的电子化管理，提高了合同档案管理的便捷性和安全性，为合同档案管理工作提供了有力的技术支持。
三、存在的问题。
1.合同档案管理流程不畅。
在实际工作中，合同档案管理流程存在不畅的情况，导致了合同档案管理工作的效率不高，需要进一步优化和完善。
2.合同档案管理信息化水平有待提高。
尽管公司引进了合同档案管理系统，但是在实际使用中，仍然存在一些技术障碍和人员培训不足的情况，需要进一步提高合同档案管理的信息化水平。
3.合同档案管理安全风险较大。
由于合同档案管理涉及到大量的企业重要信息，存在一定的安全风险，需要加强合同档案管理的安全保密工作，防范合同档案信息泄露的风险。
四、改进措施。
1.优化合同档案管理流程。
公司将进一步优化合同档案管理流程，简化操作步骤，提高工作效率，确保合同档案管理流程的畅通和高效。
2.加强合同档案管理人员培训。
公司将加强对合同档案管理人员的培训，提高其专业素养和技术水平，确保合同档案管理工作的专业化和高效化。
3.加强合同档案管理安全保密工作。
公司将加强合同档案管理的安全保密工作，建立健全的安全管理制度，加强合同档案信息的加密和权限控制，确保合同档案信息的安全性和完整性。
合同部档案管理制度
一、总则第一条为了加强合同部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于合同部所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条合同部档案管理工作应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性原则；3. 真实性原则；4. 安全性原则；5. 有效性原则。
二、档案的分类与归档第四条合同部档案分为以下类别：1. 合同文件类：包括各类合同、协议、授权委托书等；2. 附件类：包括合同附件、相关证明材料、审批文件等；3. 会计凭证类：包括合同执行过程中的发票、收据、付款凭证等；4. 其他类：包括合同执行过程中的会议纪要、通讯记录、咨询意见等。
第五条合同档案的归档应按照以下程序进行：1. 归档前，合同部门负责人应对档案材料的完整性、准确性进行审核；2. 归档时，应按照档案类别、时间顺序进行排列，并填写档案登记表；3. 归档后，由档案管理员进行编号、编目，并建立档案目录。
三、档案的整理与保管第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 档案卷内文件应保持原貌，不得随意拆散、篡改；3. 档案卷内文件应按顺序排列，并在文件首页标注页码；4. 档案卷内文件应填写卷内目录，包括文件名称、页数、备注等信息。
第七条档案保管应遵循以下要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；2. 档案柜应使用符合国家标准的档案柜，并定期检查档案柜的完好性；3. 档案应按照类别、时间顺序存放，并保持整洁；4. 档案管理人员应定期检查档案的保管情况，发现问题及时处理。
四、档案的利用与查阅第八条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 合同档案的查阅应遵守国家档案法律法规和本部门档案管理制度；2. 查阅档案应填写查阅登记表，明确查阅目的、时间、查阅人等信息；3. 查阅档案应遵守保密原则，不得泄露档案内容；4. 查阅档案应在档案保管员陪同下进行。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
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合同、档案、资料管理1. 目的为了规范公司的档案管理，规避因档案不完整或缺失带来的法律风险，现对公司档案实行分级管理，对于重要档案要求严格控制。
2. 范围适用于公司各类档案管理。
3. 定义无4.职责4.1. 法务监察部4.1.1. 负责公司对合同管理全过程的规范性进行监督监察。
4.1.2. 负责各单位法律诉讼类档案的监管工作。
4.2. 行政人事部4.2.1. 负责公司档案管理制度的制定工作。
4.2.2. 负责公司重要档案的保存、监管工作。
4.2.3. 负责对各单位档案管理的检查工作。
4.2.4. 负责合同预警的工作。
4.3. 总经办4.3.1. 负责各层级合同的审批工作。
5. 工作程序5.1.档案分级管理5.1.1. Ⅰ级（公司总部）：分为行政人事类档案、财务类档案、运营管理类档案、法务监察类档案、工程类档案，详见《公司类档案目录汇总》。
5.1.2. Ⅱ级（项目）：项目档案为基层员工劳务派遣合同、返聘合同原件及员工档案、工程移交资料、质保合同、工程维修、设备采购、工程质保金、业主入住的有关资料、日常服务记录等，详见《项目档案目录结构及归档范围》。
5.1.3. 各单位严格按照《档案责任管理人》中的要求保管。
5.2.重要档案管理5.2.1. 证照保管5.2.1.1 公司证照由总部行政人事部保管存档。
5.2.1.2行政人事部建立更新《证照备案明细表》,每年3月至6月公司证照年审完毕后，须将有效证照扫描保存至文档系统，行政人事部负责检查备案。
5.2.2. 合同及档案资料管理A. 合同管理a. 需要签定合同的项目a）. 收款合同类：经营收款总金额1000元以上必须签订合同。
b). 付款合同类：付款金额1万元以上必须签订合同。
B.合同的草拟a. 各类合同的草拟，实行归口管理、分级把关的原则，谁负责此项业务，由谁负责草拟合同。
b. 在草拟合同前，应对合同涉及的主要内容有一个全面的了解，包括对方当事人的履约能力、信誉度、设备材料质量性能、市场行情等。
c. 所有合同在草拟时，必须确保符合国家法律规定，有规范文本的，要参照规范文本。
d. 公司日常行政管理中所涉及的活动需签定的合同，由负责草拟合同人发起《合同（协议）审批表》按流程审批。
e. 合同联办按流程审批完成后方可签订。
C. 合同签订a. 合同签订部门在提出《合同（协议）审批表》后，必须将对方公司的《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码证》副本复印件；若对方为个人时需要提交身份证复印件至公司行政人事部。
b. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。
双方均不得使用财务章或部门印章签订合同；若对方为个人时需要对方当事人签字按手印，并落款个人身份证号、联系方式。
d. 各类合同审批后，由经办人将合同条款与审批意见核对修改后打印四份，由对方公司法定代表人签字（若为代理人需要开具授权委托书）并盖章后，交行政人事部行政内勤处。
e. 合同签订部门负责应将我公司签字盖章完毕的合同，在2个工作日内传递给合同签订部门，由合同签订部门负责完成对方的签字盖章手续办理工作。
f. 合同签订部门负责合同的传递。
合同双方签字盖章完毕后，合同签订部门必须将合同及时传递至行政人事部、财务管理部、合同内容涉及到的相关部门，并做好合同传递登记。
D.合同执行a. 合同执行中的日常管理原则是哪个部门经办，哪个部门管理。
合同内容涉及到的各部门是合同执行的第一责任部门，所有经营管理活动必须严格履行合同条款规定，如在执行过程中存在困难，可以要求合同签订部门进行支撑。
负责管理合同的部门，要定期了解、检查合同执行情况，协调解决执行中的问题。
根据需要，重要的经济、零星施工合同，在执行中须定期将合同执行情况，向总经理汇报。
在合同执行过程中，凡涉及到合同条款的补充、修改，都必须按合同草拟签约的程序办理，任何个人都不得私自修改、补充合同条款和增减合同总造价。
b. 各部门提请已签订合同的业务审批事项时，必须将合同作为附件，各级领导审批业务时，必须以合同为依据。
c. 各部门应有专人登记应收款台账并与财务管理部定期核对。
d. 总部综合管理部、品质部负责对合同执行情况的监督指导。
e. 财务管理部负责对经济合同执行情况的监督检查，所有经济合同收支必须以合同条款为依据，对于不符合合同规定的付款可拒付。
f. 财务管理部应建立收款合同管理台账，并下发各相关部门执行。
财务管理部负责对台账登记人员进行定期培训，对台账登记的准确性、完整性、及时性进行监督检查，对应收未收款项及时预警、及时催收。
g. 台账的主要内容应包括但不限于：序号、合同号、经办人、对方单位、签约日期、合同标的、标的额、合同收款日期、实际收款金额、实际收款日期、备注等。
h. 合同执行过程中，凡涉及到合同条款变更的，必须按合同签订流程签订合同变更补充协议。
如遇合同对方无任何告知强行终止合同的，必须于终止合同2日内提交合同终止情况说明，与合同一起归档。
i. 总部合同终止情况说明需经部门第一负责人、财务管理部第一负责人品质部负责人签字确认并报总部行政人事部备案。
E. 员工合同及档案a. 包含内容：管理人员人事档案及劳动合同、基层员工人事档案及劳务派遣合同（返聘）。
b. 保管责任人：基层员工人事档案及劳务派遣（返聘）合同原件以各管理处为单位保管，合同保管责任人为人事管理员或行政内勤；合同一式三份，员工本人、所在管理处、公司总部各存档一份。
管理人员人事档案及劳动合同原件以公司总部为单位保管，合同保管责任人为公司行政人事部负责人。
c. 保管要求：员工劳务派遣（返聘）合同和员工劳动合同原件集中存放，并将信息记录在《员工花名册》中。
《员工花名册》信息每周更新。
行政人事部提前二个月做劳动合同到期预警, 各项目负责跟踪落实合同签订。
F. 服务经营类合同a. 包含内容：物业服务合同、电梯、消防、垃圾清运分包合同、供热交换站管理合同、房屋含机站租赁合同、用电协议、多种经营合同、工程维修、设备采购、对应合同的招标文件。
b. 保管责任人：服务经营类合同的所有原件以公司为单位保存（合同签订时一式三份，行政人事部、财务部保存一份原件），对应的招标文件与合同一并保存，品质部、合同涉及的管理处负责保存相关合同复印件。
c. 保管要求：公司行政人事部负责合同存放保管，建立更新《合同明细台账》。
每月1日前行政人事部对各项目合同台账进行集中整理分类。
行政人事部提前三个月做合同到期预警，相关职能部门相关部门做合同履约及续签的跟踪落实。
G. 工程类资料a. 包含内容：工程移交资料、质保合同、工程质保金、业主入住的有关资料。
b. 保管责任人：所有工程资料原件以所涉及的管理处为单位保存。
c. 保管要求：各管理处的行政内勤负责资料保管，建立目录明细，建立《业主花名册》，和业主分户档案。
公司品质部设备负责人对工程资料的分类存档给予指导。
项目第一负责人负责资料借阅的批准，行政内勤负责借出资料的回收。
H. 法律诉讼类资料a. 包含内容：寄发施工单位的工程质量（维修）函件、寄发给合同关系单位的函件、寄发给业主催费函、律师函、风险提示函（法务监察部下发）、项目撤场资料、重要声像档案、人民调解协议书、主要声像档案等。
b. 保管责任人：寄发施工单位的工程质量（维修）函件、寄发给合同关系单位的函件及邮寄单据原件、风险提示函（法务监察部下发）由相关项目保存；项目撤场资料原件由公司保存；主要声像档案由公司保存，行政人事部备份；寄发给业主催费函、律师函、人民调解协议书及邮寄单据原件由项目存在业主档案中，公司保存复印件。
c. 保管要求：所有寄发给单位的函件、风险提示函（法务监察部下发）由项目行政内勤负责保管，建专用档案盒及目录台账；寄发给业主催费函、律师函、人民调解协议书由客服主管收集分别存放至业主档案中，建立目录明细并交行政内勤，行政内勤负责将相关资料复印件及目录整理后提交公司行政人事部负责人。
项目撤场资料、主要声像档案由公司行政人事部负责人保管，建立目录。
5.2.3. 日常服务质量记录的管理A. 日常服务质量记录的管理按照公司体系文件的要求进行填写、装订、归档，按体系文件要求的年限存贮。
5.2.4. 档案管理人员要求A. 档案管理责任人必须按要求及时保存档案，并跟踪档案的借阅回收。
B. 按要求提交档案的复印件和目录台账。
C. 档案管理人员出现工作异动情况，人事部门应将档案移交作为重要事项作好监交。
对于没有按照规定进行归档的，应在完成后，方能离岗、离职。
5.2.5. 档案管理检查要求A. 对于重要档案：各项目第一负责人每周覆盖检查一次；公司行政人事部负责人每月覆盖检查一次。
B. 对于质量记录：各项目第一负责人每月覆盖检查一次；公司行政人事部负责人每季度覆盖检查一次。
5.2.6. 档案室的要求A. 档案室位置：档案室远离易燃、易爆，空气污染区。
B. 档案室的防护设施：档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗等要求。
C. 各类档案管理人员要有专门的档案管理柜并进行编码，按照归档清单，准确、及时、完整归档；存放目录要清晰、备查。
5.2.7. 档案借阅与鉴定销毁A. 档案借阅，重要档案借出时，需由借阅人填写《文件资料借阅登记表》报主管领导及区域总经理同意批准后方可借阅，必须当日归还，其他档案资料借阅时间不得超过七天。
B. 档案鉴定销毁，档案管理员应定期做好档案的鉴定工作，对超过保管期限而失去保管价值的档案提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，审批完毕后方可进行销毁，需继续保存的应重新划定保管期限。
未经鉴定和批准，任何人不得擅自销毁档案。
档案销毁时必须实行2人以上监销。
《档案销毁申请表》需要永久保存。
表单及模板《公司类档案目录汇总》《项目档案目录结构及归档范围》《档案责任管理人》《档案销毁申请表》《员工花名册》《证照备案明细表》《合同明细台账》《业主花名册》《文件资料借阅登记表》。