会务管理
会务服务管理制度(5篇)
会务服务管理制度为加强会务服务人员管理，做好会务工作，提高会服务质量，做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约，使会务工作科学化、规范化、制度化，特制定会务服务工作制度如下：一、会务职责1、承担各类会议的会务工作；2、承担领导临时交办的工作。
二、会务安排会务工作由常务副总负责具体安排，总经理负责督查。
三、办会程序确认承办会议工作后，应及时成立会务组，明确分工，一般划分为“文秘信息组，后勤保障组，车辆运输组”各小组工作职责如下：(一)文秘信息组工作细则(1)会前准备工作1、文秘信息组应明确主办单位，会议名称、内容、召开时间、地点、参会人员范围和人数。
2、及时编制有关会议的各类时间安排表及会议文件。
3、及时编制会务服务预算表。
4、及时预定酒店，编制宾客入住计划，配合后勤保障组妥善安排宾客入住。
5、提前将相关信息告知其他小组负责人，以方便其他小组配合跟进、开展工作。
6、明确全部会务物资清单，明确各物资摆放位置，准备好u盘、文具、医药箱等全部会务物资。
7、文秘信息组主负责布置会场，具体包括。
设置主席台领导座次；设置发言席；调试会场的话筒、音响、录音、录像、投影等设备；根据会议需要，设置笔记本电脑插座，保证信息通道畅通。
8、文秘信息组检查会场照明、通风、录音、空调等设施是否正常运行，发现异常及时报告。
9、邀请会议主办部门领导检查会前准备情况，查漏补缺。
(2)会中服务工作1、文秘信息组应提前____分钟到达会场，做好各项准备工作。
2、协助后勤保障组维持会场秩序。
配合后勤保障组进行茶水服务。
3、文秘信息组应好会议记录，包括拍照、录音、录像等。
(3)会后整理工作1、文秘信息组做好各类数据，收集、整理、存档，做好每次会务工作总结。
2、清点、回收会务物资、协助后勤保障组清理会场。
(二)后勤保障组(1)会前准备工作1、协助文秘信息组布置会场。
2、协助文秘信息组准备配齐全部会务物资。
2、摆放会议桌椅，根据会议承办单位要求，合理划分会场区域，摆放适量花卉。
会务管理
会务管理会务管理是指对各类会议、会展活动进行有效组织、策划和管理的一项重要工作。
在现代社会，会议和会展活动已经成为各类机构和企业交流合作、展示形象的重要方式。
因此，科学、高效的会务管理能够为企事业单位带来诸多的经济效益和社会影响。
会议经历了从最早的简单性质的讨论会到现在的大小不等、类型多样的会议形式。
会议类型包括学术会议、商务会议、政府会议、行业会议等等。
不同类型的会议有不同的组织形式和管理要求。
会务管理者需要根据会议的目的和特点合理安排场地、制定议程、邀请与会者、安排交通食宿等工作。
只有把这些工作做好，才能保证会议的顺利进行。
首先，会务管理者需要对会议的目标进行明确的定位。
明确的目标是会务管理的第一步，也是最关键的一步。
会议的主题、目的、参会人员等都直接关系到会务管理的具体工作。
会务管理者需要清楚地了解会议的目标是什么，以便为后续的工作做好准备。
其次，会务管理者需要合理安排会议的场地和时间。
场地的选择和时间的确定是会务管理的重要环节。
会议场地要根据会议的规模和要求进行选择，要保证能够容纳所有与会者并且提供良好的会议环境。
时间的确定要考虑与会者的方便程度、相关议题的实际情况等因素。
只有合理安排场地和时间，才能保证会议的顺利进行。
第三，会务管理者要制定详细的议程安排。
议程安排是会议顺利进行的关键所在。
会务管理者应该根据会议的主题和目标，制定出具体的议程安排。
议程安排应该包括会议的开场白、专题演讲、小组讨论、茶歇以及闭幕式等环节。
每个环节的时间、内容都应该有明确的安排，确保会议的顺利进行。
第四，会务管理者需要做好邀请与会者的工作。
邀请与会者是会务管理的重要环节之一。
会务管理者应该根据会议的主题和目标，确定与会者的范围和人选，并向他们发出邀请函。
邀请函内容应该包括会议的时间、地点、议程、住宿安排等信息，以便与会者能够及时做好准备。
第五，会务管理者要协调好会议期间的交通食宿安排。
会议期间的交通食宿安排对与会者的参会体验至关重要。
会务管理制度(经典完整版)
会务管理制度(经典完整版)会务管理制度（经典完整版）第一章 总则第一条 目的为确保公司会议的有序进行，提高会议效率，明确会议参与者的权利与义务，制定本会务管理制度。
第二条 适用范围本制度适用于公司各部门组织召开的各类会议，包括但不限于经营分析会、项目评审会、部门例会等。
第三条 会议原则1. 会议应遵循高效、务实、民主、创新的原则。
2. 会议应严格控制规模，确保参会人员具有实际需要和决策权。
3. 会议应注重成果落实，确保会议决策的有效执行。
第四条 会议分类1. 经营管理会议：主要包括年度、季度、月度经营分析会等，旨在对公司经营状况进行分析，制定经营策略。
2. 项目评审会议：针对公司重大项目的可行性、实施方案等进行评审。
3. 部门例会：各部门定期召开的内部会议，总结工作，部署任务，沟通交流。
4. 专题会议：针对特定问题或事件召开的临时性会议。
5. 其他会议：根据公司需要，临时组织召开的其他类型会议。
第五条 会议组织者1. 会议组织者负责会议的筹备、组织和实施。
2. 会议组织者应明确会议目的、议题、议程、参会人员等，并在会议召开前进行通知。
3. 会议组织者应确保会议资料的准备，包括但不限于会议议程、相关文件、数据报告等。
第六条 参会人员1. 参会人员应按时参加会议，因故不能参加者，需提前向会议组织者请假。
2. 参会人员应积极参与会议讨论，发表意见，遵守会议纪律。
3. 参会人员应保守会议秘密，不得泄露会议内容。
第七条 会议记录1. 会议组织者应指定专人负责会议记录，确保会议内容的完整性、准确性。
2. 会议记录应包括会议时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、结论等。
3. 会议记录应在会议结束后及时整理，经会议组织者审核后，发送给参会人员。
第八条 本制度的解释权归公司董事会所有，自发布之日起实施。
如有未尽事宜，公司董事会可随时予以补充、修改。
第二章 会议流程一、会议筹备1. 确定会议目的：明确会议需解决的问题、决策事项或沟通交流的主题。
会务管理-
会务管理会务管理是一种综合性的管理学科，旨在通过组织和协调各种会议、展览、研讨会等活动，实现会议目标，并提供专业的服务，确保活动成功。
会务管理涉及的领域非常广泛，包括策划、预算、场地布置、餐饮、交通安排、活动宣传和媒体报道等。
以下是关于会务管理的详细介绍。
一、会务管理的定义会务管理是指通过组织和协调各种会议、展览、研讨会等活动，实现会议目标，并提供专业的服务，确保活动成功。
会务管理涉及到的内容非常丰富，具有很强的综合性和跨学科性。
二、会务管理的意义1.提高会议质量。
会务管理通过精心的策划和组织，使会议的各项工作更加有条理、有效，从而提高会议的质量和水平，建立易于记忆的形象。
2.提高会议效益。
会务管理能够整合各个方面的资源，降低成本，同时确保活动的顺利进行，从而形成最佳的效益和价值。
3.加强与参会者的沟通。
会务管理能够以最佳的方式与参会者沟通，达到信息交流、宣传推广等目的，极大地提高会议信息的传递效果和交流效率。
三、会务管理的步骤会务管理的核心在于组织与协调，整个流程需要遵循以下步骤：1.确定会议目标和主题，制定会议计划。
会议目标和主题是会议的灵魂，是决定会议性质和参会人员的核心因素。
会议计划是会议策划的基础，其详细说明会议内容、范围、规模、时间、地点等。
2.确定会议形式和分工。
会议形式和分工的确定直接影响着活动的效果，应根据不同的会议类型和规模，选择合适的形式与分工。
3.场地筹备和宣传工作。
场地筹备和宣传工作是会务管理的核心环节之一，包括场地的选定、布置、设备的调配等方面。
宣传工作主要包括会议标识设计、会议宣传推广、参加人员预登记、媒体宣传等工作。
4.餐饮和住宿服务。
根据会议参会人员的要求及其它环境因素，合理安排会议期间的餐饮和住宿服务，以确保会议的品牌形象和服务质量。
5.会议召开及其后续工作。
会议召开是会议策划的核心环节。
在会议进行期间，需要全方位的辅助服务和支持，以保证会议能够顺利进行。
会后需要进行总结和评估，归纳经验教训和收集反馈信息，以为下一次活动的策划和组织打好基础。
会务管理工作制度范文
会务管理工作制度范文一、概述会务管理工作是一个组织和实施大型会议、活动的重要环节。
为了规范会务管理工作，提高办会效率和质量，制定本工作制度。
二、会务管理的职责和权限1. 组织大型会议、活动的筹备工作，包括场地预定、嘉宾邀请、日程安排等。
2. 协调各方资源，确保会议、活动的顺利进行。
3. 管理会议、活动的预算，确保经费的合理使用。
4. 组织会议、活动相关的宣传工作，吸引更多参与者。
5. 进行后期跟踪和评估，总结经验，改进工作。
三、会务管理的流程1. 筹备阶段（1）明确会议、活动的目标和主题。
（2）确定参会人员，建立参会名单。
（3）在指定时间内选择会议、活动场地，并进行预定。
（4）邀请嘉宾并与其确认出席意向，进行日程安排。
2. 组织执行阶段（1）制定会议、活动的详细日程表，确保各环节安排合理。
（2）协调各方资源，如场地、音响、投影仪等设备。
（3）指导会议、活动的相关准备工作，如背景布置、资料印制等。
（4）负责会议、活动的现场组织和管理，保证活动顺利进行。
3. 结束阶段（1）对会议、活动进行总结和评估，记录经验和不足。
（2）归档相关文件和资料，做好后期跟踪工作。
（3）向相关人员发送会议纪要和感谢信。
四、会务管理的注意事项1. 严格按照预算进行会议、活动的筹备和实施工作。
2. 做好风险评估，及时制定应急预案。
3. 善于协调和沟通，确保各方合作的顺利开展。
4. 做好会议、活动的宣传工作，提高知名度和参与度。
5. 注意会议、活动的细节管理，确保参会者的良好体验。
五、会务管理的考核与奖惩1. 根据会议、活动的顺利程度和质量，进行相关人员的考核，并给予相应奖励。
2. 如果存在工作失误或瑕疵，严肃处理，并提出整改要求。
六、会务管理的改进与创新1. 不断总结和分析会议、活动的经验和教训，提高管理水平。
2. 引入新的技术手段，提高会务管理的效率和质量。
3. 探索创新的会议、活动形式，满足参会者的多样化需求。
七、附则1. 本制度自颁布之日起实施，并可根据实际情况进行修订和完善。
会务管理工作内容
会务管理工作内容
会务管理工作内容包括以下几方面内容：
1. 会议策划：根据公司的需求和目标，协助制定会议的目标、主题和议程。
确定会议的规模、地点、时间和预算等。
2. 会议组织：负责会议的各项准备工作，包括场地预订、会议材料的编制和印刷、会议设备的安排等。
3. 参会者招募和管理：负责邀请参会者，并与参会者进行沟通和确认，确保参会者的信息准确无误。
同时，安排参会者的食宿和交通等事务。
4. 活动执行：负责现场的会议组织和管理，包括签到、座次安排、餐饮服务等。
同时，协助组织相关的文化娱乐活动或专题讲座等。
5. 会后总结：对会议的效果进行评估和总结，收集参会者的反馈意见，为下一次会议的改进提供参考。
6. 费用控制：对会议费用进行预算和控制，确保在规定的预算范围内完成会议。
7. 供应商管理：负责与各类会议服务供应商的沟通和协调，包括场地、餐饮、设备等的选择和合作。
8. 风险管理：防范和应对会务活动可能遇到的风险和问题，及
时解决和处理。
以上是会务管理的一些基本工作内容，不同公司和行业可能会有所差异。
会务管理制度(完整版)
会务管理制度1.会务的概念A.会务的定义：☆公司开展的各类会议、联欢会、庆典、旅游、大型座谈会、恳谈会等活动均属于会务管理的范畴。
☆会务的组织和策划由专人负责，所有参会员工都应遵守相关规定。
2.会务组织A.活动方案通知：☆会务组织人员应提前一周以书面形式通知相关人员关于会务的时间、地点、参会人数、活动流程、注意事项、奖罚措施等活动方案。
B.全员动员会：☆在活动前三天，应召开全员动员会，向员工讲解活动方案、流程、注意事项等内容，并确保所有人明确活动要求。
C.活动前调度：☆在活动前一天进行调度，包括确认到会人数、意向顾客、老顾客发言安排等重要事项。
3.会务纪律A.纪律负责人：☆开发部和售后部负责人负责维持会场秩序和纪律。
B.座位安排：☆各部门必须在活动开始前15分钟将顾客座位安排好，确保活动准时开始。
C.员工指引：☆员工在活动开始前应提醒顾客上洗手间，并要求顾客将手机关机或调至振动模式。
D.着装要求：☆参会人员必须着正装，包括黑色西服、白衬衣和领带，并配戴胸卡，否则将处以20元罚款。
E.倒水服务：☆员工不得引导顾客喝水，倒水服务由礼仪人员负责，并确保每杯水倒满一半。
F.参会限制：☆不允许邀请有突发性疾病或身体虚弱的人参加活动，也不允许顾客携带儿童参会。
G.会场行为：☆员工在安排好顾客座位后不得随意走动，不得聚集在一起聊天、开玩笑，且不得未经允许擅自离开会场。
H.鼓掌气氛：☆员工和经理应带头热烈鼓掌，以调节现场气氛，并营造良好的参与氛围。
I.发言顾客沟通：☆对于准备发言的顾客，应提前进行沟通确认，确保其准时到场并保证发言效果。
J.会场禁止行为：☆员工严禁在会场睡觉或进食，禁止发送短信或打电话。
K.提前离场限制：☆在活动未结束之前，不允许顾客提前离场，确保活动的完整进行。
4.活动前准备☆活动组织人员应提前安排场地布置、音响设备、演讲稿等必要准备工作，并确保设备的正常运行和演讲稿的准备完整。
☆针对特殊活动，如庆典或旅游，可以增加对交通、住宿和餐饮等方面的安排细则。
会务管理制度原则
会务管理制度原则一、会务管理概述会务管理指的是组织和管理各种类型的会议、会展、活动和其他相关活动的工作，通过有效的组织和规划，确保会务活动的顺利进行，达到预期的效果。
会务管理制度是在会务管理工作中制定的一系列规章制度和管理实践，目的是为了保证会务活动的顺利进行，提高工作效率，保障活动的质量。
二、会务管理制度的原则1. 规范化原则会务管理制度应该是完善而不僵化的，要考虑到各种情况下的灵活运用。
规范化原则要求制度的制定要合理、科学，不仅要考虑到组织内外的要求，也要兼顾到实际情况和变化。
通过规范化的制度，可以提高活动执行的效率和质量。
2. 灵活性原则在规范化的前提下，会务管理制度也应该具有一定的灵活性。
在具体的活动执行过程中，可能会出现意外情况和特殊情况，这就需要灵活地运用制度，根据情况进行调整和变通，保证活动的顺利进行。
3. 专业性原则会务管理是一项复杂的工作，需要有专业知识和技能的人员来执行。
会务管理制度的制定也应该充分考虑到专业性，要有相关的专业人员参与制定，制度要尽可能地科学合理，符合会务管理的实际情况。
4. 管理性原则会务管理制度还应该体现出管理性。
管理性原则要求制度能够对会务活动进行全面、系统的管理和规范，通过制度的运行，能够对会务活动进行有效地控制和监督。
5. 针对性原则会务管理制度应该具有针对性，要根据具体的活动类型和特点来制定相应的制度。
不同类别的会务活动，可能会有不同的管理要求和特点，这就需要会务管理制度能够灵活地根据活动的具体情况来制定和运用。
6. 质量原则会务管理制度还应该体现出质量原则。
通过严格的制度来确保会务活动的质量，使得会务活动能够达到预期的效果，提高活动的成功率和满意度。
7. 公正公平原则在会务管理制度的设计中，要体现公正和公平的原则。
不管是在活动参与者的选择还是活动执行中的各项安排，都要严格按照公正公平的原则来进行，确保每一个参与者都能够得到公正的待遇。
8. 经济性原则在制定会务管理制度时，要充分考虑到经济性。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
会务管理会务服务是政府物业管理的特色服务之一，也是机关日常工作中的重要服务内容之一。
在过去几年的实际服务过程中，结合我司经验和行政办事中心及会议大厦的实际，形成了个性化、酒店式、全天候、立体式的服务模式。
搭建了以“客户服务中心”为信息发布、指挥、调度中枢，会议服务部、安全管理部、环境管理部、工程技术部及各区域客户服务助理各尽其职的会务服务模式，为各单位提供含会标制作、会场布置、名牌打印、花卉租摆、礼仪服务于一体的综合会务服务。
行政办事中心及会议大厦的会务服务将在客户服务热线的协调、主导、指挥下，由各部门按各自分工具体执行。
一、人员配置及素质要求：会务管理服务机构设置方案（一）总的原则：因事设岗，精干、高效的原则（二）会务管理服务机构设置方案1、管理组织架构：2、组织架构图说明：（1）广晟物业公司：全面监督和指导行政办事中心及会议大厦物业项目客户服务管理工作。
（2）物业服务中心：是行政办事中心及会议大厦项目现场总负责部门，负责所有具体事务。
（3）客户服务部：具体实施计划、落实任务、自我检查。
（4）大堂经理：主要负责各楼栋现场服务协调、沟通、组织及实施。
（5）信息处理中心：主要负责会议室预定、调配，与各会议组办单位对接各项服务要求并组织实施：收集、汇总、反馈、跟进各类服务信息并编制每日服务通知及每周业务简报。
（6）会议服务中心：具体由会议服务班及音控服务班组成，具体实施会议、接待现场服务及音响系统保养维养、现场音响服务以及普通办公室及领导办公室室内清洁服务。
（三）会议服务人员配备1、人员配置原则因事设岗与精干高效的原则2、会议服务管理人员配备图：行政办事中心及会议大厦会务服务配置人数：60人（主管1人，大堂经理3人，信息处理中心6人，音控服务4人，会议服务中心46人）服务人员配置人数：3、人员配备说明客户服务部主管是统筹协调各项客户服务事项的现场总管，他要对整个项目客户服务管理工作进行计划安排、现场监督和品质检查，遇到重大事项有向上级报告的责任。
客户服务部下设三个操作部门，分别是三个楼栋大堂经理、信息处理中心以及会议服务中心。
该部门人员编制为60人。
由此形成以部门主管总协调，以各楼栋大堂经理相辅助，以信息处理中心后台支持，以会议服务中心为前台服务的会议服务新格局。
分别专设东楼、西楼、会议大厦大堂经理（主楼由客户服务主管兼任）负责各区域各项现场服务业务协调：专设7人编制的信息处理中心负责全盘信息处理与跟进；新设会议服务中心专司各种类型的会议现场服务及办公室内清洁服务，进行优势整合，以更加专业的技能为客户提供优质服务。
4、清洁管理人员配备情况一览表二、管理要点：l、专业化酒店式服务在行政办事中心及会议大厦物业服务中心成立专职会务服务组，专业提供会务服务。
会务服务组服务人员由公司具有丰富会务服务经验的专业人士负责进行，会务服务人员须通过符合广晟BI行为规范的服务技能、服务礼仪及服务技巧等内容的专业培训及考核，选派骨干力量接受星级酒店的培训，在引导接待、礼仪迎宾、会场服务等方面始终保持较高的专业水准。
同时我司将在和甲方充分沟通的基础上建立一套严格而规范的会务服务操作细则，指导服务人员的操作行为，以确保行政办事中心及会议大厦的会务服务质量。
2、个性化全天候服务在会务服务中，无形和灵动是我们追求的境界，幕后工作讲究的是细节和周全，在标准化的基础上，个性化服务是保证机关会务服务质量的关键。
我们的会务眼务人员能根据会议的性质、会场的条件因地制宜的布鬣会场．人到主席台的布置、桌椅的摆放及数量、与会人员的就座方位、卫生间及吸烟处的应急处理，小到水果、茶叶、水、纸盒的要求。
以及对灯光音响的细致入微的观察，都是我们作为专业服务人员必须具备的技能技巧。
会议主调是严肃还是轻松，是工作布置还是联谊交流，会务服务人员应当准确把握并努力营造相适应的氛围。
同时，会务服务人员在长期的实践中，通过专业培训，能具备识别领导身份和来宾身份的基本判断能力和技巧。
掌握与会领导的个人习惯、基本的性格爱好及工作要求，能使我们的服务更加得体、舒适，进退有余。
在无形中创造一个舒适、宽松、方便的会议环境。
在长期的政府物业服务时间中，我们能理解和适应机关工作的紧凑性、突发性和随机性，在不规律的服务要求中寻找服务的规律，以此适应和提供相应的配套服务。
全天候立体式作业就是一个基本要求，所有会务服务人员和其他服务人员。
我们要求象一只训练有素的纪律部队，各专业互相配合．招之即来，来之能战，时刻准备着。
3、保密教育由于机关会议具有保密性质，物业工作人员特别是会务服务人员除了具备良好的操作技能外，还必须具备良好的职业道德和保密意识，基于此，我们在管理中实行“授权和保密管理”制度。
广晟物业在人员招聘时，即实行了基本的从业资格和过往工作经历的基本调查，同时对重要岗位实行担保制度，并须由员工户口所在地公安机关出具“无犯罪记录证明”文件，确保员工的素质能符合要求。
对交接人员，我司将同样加强这方面的管理。
同时对能接触一定政府机密信息的会务服务人员，实行“授权上岗和保密教育”制度，我司将与会议举办方和机关事务管理局保持沟通，了解对会议要求的各项信息并坚决执行。
4、三级检查及确认制度由于会务服务的重要性，必须确保会议进行的顺畅。
因此，我们将在会务服务前实行三级会务检查与确认。
会务服务组长提前二小时进行一级检查与确认（确认会议安排是否调整），环境主管提前一小时进行二级检查与确认（对一级确认、工作安排及准备情况进行确认），服务热线提前半小时进行检查确认（核实前两级确认，并对相关部门的协调配合情况进行确认）。
实行三级会务检查与确认制度，可有效杜绝漏洞和疏忽，确保会务服务取得良好的效果。
三、会务工作的管理要求：（一）负责领导办公室的服务工作；（二）负责区领导、机关各类会务的安排和服务，及时向机关事务管理局办公室通报会务安排情况；（三）负责会议登记和提前确认工作，确保会议如期召开；（四）负责按会议召开的单位、出席人数和召集的领导职务来决定会议的大小，采取相应的服务措施：（五）负责安排工作人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适；（六）负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行；（七）日常会务工作：1、小型会议的会务工作（1）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前30分钟到岗；（2）到岗后首先检查灯光、空调、影视音响设备是否正常，发现异常及时向主管领导报告；（3）仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；（4）提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；（5）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，并每隔15分钟加茶水一次；（6）服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）：（7）会务服务中心负责人必须到场监督服务员工作，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况，以便有突发事情时及时应对；（8）会议快结束时，服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员：（9）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、窗等。
2、中、大型及重要会议的会务工作：（1）客户服务部接到中、大型及重要会议通知后，作出详尽的会务安排并及时向机关事务管理局办公室汇报；（2）客户服务部根据会议需要，提前一天准备好横幅并作好相关协调工作；（3）提前一天对会议室进行全面检查，应与会议主办单位保持联系，对座位数、名位牌、会标等进行核对，同时应对影视、音响设备、灯光、花卉摆设、茶水、茶杯准备、卫生情况、进出通道进行检查，要求达标后对会议室进行封闭管理，不准无关人员进入会场（会议室）；（4）服务员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌，提前1小时到岗；（5）仔细做好会议室的桌子、凳子等的清洁卫生工作，保证有一个舒适整洁的会议环境；（6）提前将消毒好的茶杯摆放好，准备好茶叶，打好开水，提前15分钟在会议室门外面带笑容站好等待迎接参会人员；（7）参会人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水。
并每隔15分钟加茶水一次并牢记领导饮用茶水的习惯，以便做好个性化服务；（8）若领导有事交待，应主动热情地走上前去询问，及时办好领导交待的事情。
服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）；（9）会务部部长必须到场监督会务T作人员的情况，巡视会议室的准备情况和会议的进行情况。
以便育突发事情时及时应对：（10）会议快结束时．服务员在会议室门外站好准备欢送参会人员；（11）会议结束后，及时做好茶杯及会议室的清洁卫生工作，并关好灯、音响、空调、门、宙等；（12）安全管理部在会议期间应加强与机关事务管理局保卫科联系，防止无关人员进入会场扰乱会议，应注意会议期间用电设备的工作情况，防止事故产生，保证走火通道的餐通，紧急情况下，应有服务员在场进行疏导。
四、行政办事中心会议服务流程（一）目的：为更好弛协助行政办事中心各部门做各项会议服务工作，明确内部各岗位工作职责，规范操作流程。
（二）范围：适用于行政办事中心会务服务（三）职责1、部门经理全面监督会议、参观接待工作流程：2、分管经理助理负责协调、跟踪会务、参观接待前期准备工作：3、客户服务中心（1）负责受理各类会议、参观信息并填写《行政中心会议服务通知单》交由会务部负责人安排落实并跟踪服务过程。
（2）中心负责人需在每天下班前由客服中心负责人将后两天会议室预定信息以邮件或复印的形式上报机关事务局指定部门／人（目前为行政事务科叶敏杰先生处）。
（3）根据会议组织方要求联系落实会议用水（用水需提前填写《会议采购通知单》交物业服务中心采购员进行相关用品采购）、用花、会标等代购事宜：（4）会后根据会议准备中产生的费用额，制作《行政中心会议费用清单》并附上发票交由会议组织方报销。
4、技术保障部负责灯光、影音、空调设备调试工作；5、安全部负责会场周边警戒，控制噪音及闲杂人员出入并引导车辆进出及停放工作；6、会务部负责会场布置、会中服务及会后现场清理等工作。
7、清洁绿化部负责会议、接待前各主要部位及参观路线范围的清洁。
（四）会议／接待保密规定1、甲方的会务／接待内容不得向外界透露任何信息。
2、会务／接待中产生录音、录象、文件资料，在会务／接待结束后第一时间交会议主办单位或机关事务管理局处理；3、甲方有保密要求的会务接待，按甲方要求执仃。
（五）会议场所分类及要求1、根据行政办事中心各类会议场所特点，现将各类会议场所分为A、B、C三类。
2、分类要求：（1）A类（40座以下小型接待室、座谈式会议室）：各会议主办单位需至少提前一个小时致电客户服务中心提出会议要求，客户服务中心值班人员需明确会议时间、所需会议室、会议主题、与会人数、会场布置、组织单位、联系人等信息并记录于《行政中心会议服务通知单》，再交由会务部相关负责人进行会议准备。