会议会务服务管理办法
会务服务管理制度(5篇)
会务服务管理制度为加强会务服务人员管理，做好会务工作，提高会服务质量，做到周密、严谨、科学、高效、务实、节约，使会务工作科学化、规范化、制度化，特制定会务服务工作制度如下：一、会务职责1、承担各类会议的会务工作；2、承担领导临时交办的工作。
二、会务安排会务工作由常务副总负责具体安排，总经理负责督查。
三、办会程序确认承办会议工作后，应及时成立会务组，明确分工，一般划分为“文秘信息组，后勤保障组，车辆运输组”各小组工作职责如下：(一)文秘信息组工作细则(1)会前准备工作1、文秘信息组应明确主办单位，会议名称、内容、召开时间、地点、参会人员范围和人数。
2、及时编制有关会议的各类时间安排表及会议文件。
3、及时编制会务服务预算表。
4、及时预定酒店，编制宾客入住计划，配合后勤保障组妥善安排宾客入住。
5、提前将相关信息告知其他小组负责人，以方便其他小组配合跟进、开展工作。
6、明确全部会务物资清单，明确各物资摆放位置，准备好u盘、文具、医药箱等全部会务物资。
7、文秘信息组主负责布置会场，具体包括。
设置主席台领导座次；设置发言席；调试会场的话筒、音响、录音、录像、投影等设备；根据会议需要，设置笔记本电脑插座，保证信息通道畅通。
8、文秘信息组检查会场照明、通风、录音、空调等设施是否正常运行，发现异常及时报告。
9、邀请会议主办部门领导检查会前准备情况，查漏补缺。
(2)会中服务工作1、文秘信息组应提前____分钟到达会场，做好各项准备工作。
2、协助后勤保障组维持会场秩序。
配合后勤保障组进行茶水服务。
3、文秘信息组应好会议记录，包括拍照、录音、录像等。
(3)会后整理工作1、文秘信息组做好各类数据，收集、整理、存档，做好每次会务工作总结。
2、清点、回收会务物资、协助后勤保障组清理会场。
(二)后勤保障组(1)会前准备工作1、协助文秘信息组布置会场。
2、协助文秘信息组准备配齐全部会务物资。
2、摆放会议桌椅，根据会议承办单位要求，合理划分会场区域，摆放适量花卉。
会议会务服务管理办法
五、会议室维护与更新
1.行政管理部门定期对会议室进行维护保养，确保设施设备完好。
2.根据实际需要行政管理部门提出会议室设备更新计划，报公司领导审批后实施。
本章规定自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。本章解释权归公司董事会。
2.各部门负责人负责落实会议决策，确保工作有序推进。
本章规定自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。本章解释权归公司董事会。
第三章会议纪要的跟踪落实
会议纪要是确保会议决策和任务得到有效执行的重要文件，以下为会议纪要的跟踪落实规定：
一、会议纪要的编制与分发
1.会议结束后24小时内，会议记录人应根据会议内容完成会议纪要的编制。
2.归档的会议纪要应保存至少一年，特殊重要会议纪要可根据需要延长保存期限。
本章规定自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。本章解释权归公司董事会。
第四章会议室管理规定
为确保会议室资源得到合理使用，提高会议效率，以下为会议室管理规定的具体内容：
一、会议室预订
1.需使用会议室的部门或个人，应提前向行政管理部门提交会议室预订申请。
3.发送通知：会议组织者至少提前3个工作日向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。
4.准备材料：会议组织者负责准备与会议议题相关的背景资料、报告等，并于会议前1个工作日分发给参会人员。
二、会议召开
1.会议签到：会议开始前10分钟，由会务人员负责参会人员的签到工作。
2.会议主持人宣布会议开始，并介绍会议议程、目的、参会人员等。
会议会务服务管理办法
第一章总则
会议会务服务管理办法旨在规范公司会议的组织、召开及管理，确保会议高效、有序进行，提高会议质量，强化决策执行力。
会议服务管理制度范本
会议服务管理制度范本第一章总则第一条为规范会议服务管理工作，提高会议服务质量，确保会议服务的顺利进行，制定本制度。
第二条会议服务管理制度适用于本单位内部所有会议的组织和服务工作。
第三条会议服务管理应遵循公开、公正、合理、高效的原则，做到服务规范、服务周到。
第四条会议服务管理部门负责会议服务的组织和实施工作，必须做到服务满意、服务便捷。
第五条会议服务管理应注重团队协作，各部门之间要加强沟通合作，切实落实会议服务的各项措施。
第六条会议服务管理部门要建立健全会议服务档案管理制度，存档资料要完整、清晰，以备查阅。
第七条会议服务管理部门要对会议服务进行评估分析，及时总结经验，不断提升服务水平。
第八条会议服务管理部门要定期进行培训、学习，提升服务意识和业务水平，保证高质量会议服务的提供。
第二章会议服务的组织第九条会议服务的组织应当事先做好充分的准备工作。
第十条会议服务的组织必须按照会议主办方的要求进行布置。
第十一条会议服务的组织包括场地布置、会议设备准备、会议秩序维护等。
第十二条会议服务的组织需要进行现场检查和调整，确保会议进行顺利。
第十三条会议服务的组织需要具备一定的灵活性，根据实际情况调整服务方案。
第三章会议服务的流程第十四条会议服务的流程包括会前、会中、会后三个环节。
第十五条会议服务的流程要求各环节之间紧密衔接，充分协调。
第十六条会议服务的流程要求各部门之间密切协作，共同完成服务任务。
第十七条会议服务的流程要求服务人员做到及时、准确、细致、周到。
第十八条会议服务的流程要求服务人员做好服务记录，以备日后查阅。
第四章会议服务的质量保障第十九条会议服务的质量保障要求服务人员具备较强的执行力和责任心。
第二十条会议服务的质量保障要求服务人员具备良好的服务态度和沟通技巧。
第二十一条会议服务的质量保障要求服务场所环境整洁、设施完备。
第二十二条会议服务的质量保障要求服务人员熟悉会议流程和程序，做到专业服务。
第五章会议服务的改进措施第二十三条会议服务的改进措施要求根据会议反馈意见及时调整服务方案。
会务及客服服务管理方案
会务及客服服务管理方案
一、背景介绍
二、目标和原则
1.目标
2.原则
三、具体方案
1.人员培训
（1）会务服务人员培训：提供专业的培训，使其了解会务管理的基
本知识、技能和流程，并加强沟通、协调等能力的培养。
2.信息管理
（1）建立健全的会务管理系统：包括会议资料、参会人员信息、会
议场地预定等信息的录入、查询和统计功能，提高会议管理的效率和准确性。
3.服务流程及标准
（1）会务服务流程：从会前筹备、会中管理、会后总结等环节，制
定明确的工作流程和标准，确保会务服务的规范性和高效性。
4.技术支持
（1）会务管理软件应用：引入先进的会务管理软件，提供会议管理、签到管理、日程安排等功能，提高会务管理的工作效率。
5.参与者关怀
（1）参会者手册：制作参会者手册，包含会议日程、参会名单、交通指南等内容，方便参会者了解和安排。
（2）会议礼品：准备符合会议主题和参与者需求的精美礼品，作为参与者的纪念品，提高参与者的满意度。
四、推广和评估
1.推广
2.评估
（1）定期满意度调查：定期开展参会者的满意度调查，收集评价意见，优化服务流程和标准。
五、预期效果
2.加强组织形象和声誉，在竞争激烈的市场中取得竞争优势。
4.增加重复客户和口碑推荐，实现持续发展和回报。
六、总结。
会议会务服务管理办法
会议会务服务管理办法一、引言会议是组织单位开展工作、传达信息和加强合作的重要方式。
为了确保会议能够顺利进行，提高会议效果，有效管理会议会务服务势在必行。
本文档旨在制定会议会务服务的管理办法，确保会议的顺利进行和高效运作。
二、会议会务服务的定义会议会务服务是指为会议组织、进行过程中所需的一系列支持和协助工作，包括会议场地安排、设备设施准备、接待服务、宾馆预订、交通安排、会议资料准备等工作。
三、会议会务服务的职责1. 会议场地安排：负责根据会议规模、要求和参会人数，提前预订合适的会议场地，并确保场地的设施设备齐备；2. 设备设施准备：负责提前准备会议所需的设备设施，如投影仪、音响系统、演讲台等，并确保设备的正常使用；3. 接待服务：负责为参会人员提供接待服务，包括注册签到、导引指引、礼仪接待等；4. 宾馆预订：负责为需要住宿的参会人员预订宾馆，并提供相关的接待服务；5. 交通安排：负责为参会人员的交通安排，包括接送机场、车辆调配等；6. 会议资料准备：负责会议资料的准备、印制和发放。
四、会议会务服务的流程1. 需求确认阶段：会议组织单位提出会务服务需求，明确会议的时间、地点、规模等信息，并提供参会人数和要求；2. 服务计划阶段：会务服务团队根据需求确认阶段的信息，制定会议会务服务的计划，包括场地安排、设备设施准备、接待服务、宾馆预订、交通安排、会议资料准备等；3. 实施阶段：按照服务计划，进行会议会务服务的实施，包括场地准备、设备准备、接待服务等；4. 随访评估阶段：针对会议会务服务的实施情况，进行随访和评估，及时总结经验，改进服务质量。
五、会议会务服务的注意事项1. 提前准备：会议会务服务需要提前进行准备工作，确保会议前的各项准备工作能够顺利进行；2. 协同配合：会务服务团队需要与会议组织单位、场地提供商、宾馆以及其他相关服务供应商等进行有效的协作和配合；3. 紧密沟通：与参会人员进行紧密沟通，了解他们的需求和要求，并提供满足其需求的服务；4. 质量控制：严格控制服务质量，确保服务的专业性和高效性；5. 随时应对：在会议过程中，及时应对突发事件和问题，保证会议的顺利进行。
会务服务管理制度范文（三篇）
会务服务管理制度范文第一章总则第一条为规范会务服务管理，提高会务服务质量，制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部及外部举办的各类会议、活动的策划、组织和管理。
第三条会务服务应遵循以客户为中心、高效协调、精心组织、专业服务的原则。
第四条会务服务管理应建立相应的工作流程和管理机制，明确各部门和人员的职责。
第二章会务服务组织第五条公司设立会务服务部门，负责公司内部及外部会议、活动的策划、组织和管理。
第六条会务服务部门应配备专业的人员，具备较强的组织协调能力和服务意识。
第七条会务服务部门应根据公司的需求，制定会议、活动的策划方案，并组织实施。
第八条会务服务部门应与相关部门建立紧密的合作关系，协调各项资源，确保会议、活动的顺利进行。
第三章会务服务流程第九条会议、活动启动阶段，会务服务部门负责与客户联系，了解需求并制定初步方案。
第十条会议、活动策划阶段，会务服务部门根据客户需求，制定详细的策划方案，包括会议议程、场地选择、宾馆预订等。
第十一条会议、活动执行阶段，会务服务部门根据策划方案，组织各项工作的具体实施，包括会场布置、设备调试、接待服务等。
第十二条会议、活动结束阶段，会务服务部门负责总结会议、活动效果，并与客户进行反馈，收集意见和建议。
第十三条会议、活动结案阶段，会务服务部门按照公司规定的程序，做好相关归档工作，保留相关资料。
第四章会务服务职责第十四条会务服务部门负责与客户进行沟通，了解需求，并制定相应的策划方案。
第十五条会务服务部门负责与相关部门进行协调，协调各项资源，确保会议、活动的可行性。
第十六条会务服务部门负责会议、活动的预算编制和预算控制。
第十七条会务服务部门负责会议、活动的场地选择、宾馆预订、餐饮安排等工作。
第十八条会务服务部门负责会议、活动的会务管理，包括会议签到、材料分发等工作。
第十九条会务服务部门负责会议、活动的接待服务，包括接待来宾、安排住宿、接送服务等。
第二十条会务服务部门负责会议、活动的安全管理，确保参会人员的安全和会议、活动场所的安全。
会议室管理及会务服务方案
会议室管理及会务服务方案会议室管理及会务服务方案一、方案概述会议室管理及会务服务方案是为了提供高效、便捷的会议室管理和会务服务，使企业和组织能够更好地安排和管理会议，提升会议的效率和品质。
该方案包括会议室的预订与管理系统、会务服务流程和专业的会务人员。
二、会议室预订与管理系统1. 系统功能：1.1. 会议室查询与预订：提供会议室的实时查询和预订，用户可以根据需求选择适合的会议室，并进行在线预订。
1.2. 会议室管理：管理会议室的基本信息，包括容量、设备设施、预订情况等，实现会议室的集中管理和资源优化。
1.3. 预订审批流程：设立预订审批流程，确保会议室的合理利用和避免冲突，同时提供预订状态的实时查询。
1.4. 统计与报表：对会议室的使用情况进行统计与分析，生成相关报表，为企业决策提供参考。
2. 系统优势：2.1. 方便快捷：用户可以通过网页或APP进行会议室查询和预订，不受时间和地域限制，简化预订流程，提高效率。
2.2. 自动化管理：系统能够自动判断会议室的可用性和合理性，避免冲突，提供预订审批流程，减少人工干预，提高管理效率。
2.3. 数据统计与分析：系统能够实时统计会议室的使用情况，生成相关报表，帮助企业进行资源规划和决策。
2.4. 可扩展性：系统可以根据企业需求进行定制开发，为企业提供个性化的会议室管理解决方案。
三、会务服务流程1. 会务服务内容：1.1. 会议前准备：会务人员负责会议材料的准备和印刷、会议室布置和调度、设备的安装和测试等工作。
1.2. 会议现场支持：会务人员提供现场协助，包括线路布置和调试、设备操作指导、会议记录和会议秘书等工作。
1.3. 会议后整理：会务人员帮助整理会议资料、撰写会议纪要、进行会议成果的整理和归档。
2. 服务流程：2.1. 会议需求确认：与企业沟通会议的地点、时间、规模等需求，了解企业对会议的具体要求。
2.2. 计划制定：制定详细的会务服务计划，包括会议前准备、会议现场支持和会议后整理的具体工作安排。
会务服务工作精细化管理方案
会务服务工作精细化管理方案一、前言。
会务服务就像一场精心编排的演出，每个环节都得丝丝入扣，才能让“观众”（参会者）有超棒的体验。
咱们得把那些粗糙的边边角角都打磨光滑，让会务工作像瑞士手表一样精准又精致。
二、人员管理。
1. 超级培训。
新员工入职，就像刚入学的小朋友，得有个系统的培训课程。
这个课程要包括从会务礼仪（怎么站、怎么笑、怎么说话都得有讲究，可不是随便咧嘴就行的哦）到紧急情况处理（比如投影仪突然闹脾气不工作了，得像个技术小能手一样迅速搞定）。
老员工也不能闲着，定期开展“技能大升级”培训。
可以让那些有经验的老鸟分享一些独家小窍门，像怎么在人群中一眼就看出哪个参会者需要帮忙之类的。
2. 明确分工。
就像足球队一样，每个球员都有自己的位置和任务。
在会务服务里，有人负责签到（那可是参会者进入会议世界的“守门员”，得严谨又热情），有人负责会场布置（会场的“造型师”，要把会场打扮得漂漂亮亮的），还有人负责设备维护（设备的“医生”，随时待命治病）。
而且，每个人都得清楚知道自己的职责范围，不能出现“这个球该谁踢”的糊涂账。
三、会前准备精细化。
1. 需求调研。
这就好比是厨师做菜前得先知道食客的口味。
在会议之前，要跟主办方好好聊一聊，了解会议的主题、参会人数、参会者的特殊需求（有没有素食主义者，有没有对温度特别敏感的等等）。
如果是商务会议，还得打听清楚有没有重要的合作要在会上谈，那可能需要安排更私密的交流空间。
2. 会场布置。
根据会议的类型来布置会场。
如果是严肃的商务谈判，那会场得像个冷静的“战场”，桌椅摆放要规整，色调沉稳。
要是创意研讨会，那就可以活泼一点，桌椅可以摆成有趣的形状，墙上还可以挂些激发灵感的小装饰。
对于设备，要像对待宝贝一样检查。
投影仪要提前开机试试画面清不清楚，麦克风要每个都喊两嗓子看看有没有杂音。
就像战士出征前检查武器一样，可不能到了战场上才发现枪不好使。
3. 资料准备。
会议资料要印得清清楚楚，就像印刷人民币一样认真。
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4.3.5 在客人会间休息期间，应主动为客人打开会议室的门。 4.3.6 午间休会，须进行会场整理工作。 4.3.7 撤换会场中已经使用过的矿水、水杯等。 4.3.8 换或添加纸、笔。 4.3.9 换会场中的毛巾。 4.3.10 不得随意乱动客人物品。 4.3.11 在结束整理工作后，为客人锁上会议室的门，等待会议客人到达时 再开门。 4.3.12 通常情况下，服务人员要主动清洁桌面，使用托盘收取咖啡杯等器 皿。 4.3.13 会议结束时，为客人打开会议室的门。 4.3.14 发现客人有遗忘的物件应及时上交。 4.4 会后工作 4.4.1 回收脏杯子和矿水瓶等物品，将需进行清洗的器皿交由会议后勤组处 理。 4.4.2 检查台布、台裙，发现有污迹，要及时更换。 4.4.3 通知会议后勤组拆除台型。 4.4.4 通知环境维护部进行会场清洁工作。 4.4.5 及时检查会场硬件设施是否完好，如有问题，向协调员汇报。 4.4.6 配合环境维护员做好物品的领用、归还、外借以及物品盘点工作。 5. 会务服务界定 5.1 无偿会务服务 5.1.1 五个会议室演播厅 1603、1605、1625、0301A、-1F 的“会务服务”； 5.2.2 会务服务提供内容：（1）、会前准备工作：包括茶水、矿泉水、水果、 音响设备调试、桌椅摆放等会议室准备工作；（2）、会中服务：茶水、矿泉 水、茶歇服务；（3）、会后整理工作； 5.3.3 领导层会务呼叫服务。 5.2 有偿会务服务 5.2.1 超出规定会议室范围的会务服务； 5.2.2 超出会务服务范围的其他服务（例：礼仪服务、迎宾服务等）。 5.3 收费标准
5.3.1 超出会议室范围收费标准
会议规模
服务时间
收费标准
基本配置
1、会务助理 1 名，提供会前准
按场次计算，每
备、会中服务、会后整理服务；
20 人以内 场不高于（含）4 200 元/场
小时
2、会务物资如茶叶、水果、鲜
花、横幅等由需求单位提供。
1、会务助理 2 名，提供会前准
20 人—40 人内
按场次计算，每
1、会务助理 3-5 名，提供会前
按场次计算，每
准备、会中服务、会后整理服
100 人以上 场不高于（含）4 800 元/场 务；
小时
2、会务物资如茶叶、水果、鲜
超出会务服务范围的其他服务收费标准
服务类型
服务时间
收费标准
备注
礼仪服务 按场次计算，每场不高于（含）4 小时 100 元/人/场
会议会务服务管理办法
1.目的 规范会议服务管理工作。 2.范围 适用于管理处会议服务。 3.职责 会议负责人及时有效收集客户会议服务信息，制定并执行会议服务方案，收 取会议服务费用并与财务做好结算； 客户服务部主管对会议服务方案审核，监督检查会议服务方案执行情况和客 户回访工作。 物业服务中心经理对会议服务方案批准。 4.方法与过程控制 4.1 会议服务方案制定 4.1.1 会议负责人及时收集客户会议服务信息，根据客户要求制定会议服务 方案（会议服务内容包括参会单位、联系人或电话、服务人数、会议时间、会议 服务具体内容要求、服务费用结算）等，报客户服务部主管审核和管理处经理批 准后执行并实施，收取会议服务费用并与财务做好结算。 4.1.2 会议负责人根据会议服务方案，向客户服务部主管及其他部门负责人 请求人员及技术支援，确保会议服务顺利实施和会议服务品质。 4.1.3 客户服务部主管监督检查会议服务方案执行，会后应组织客服人员对 客户进行回访；督促会议服务费用财务结算工作。 4.1.4 会议服务方案未经管理处经理批准，不得向客户承诺任何需求，严格 执行本管理办法。 4.2 会议服务准备 4.2.1 会议负责人在会议预定时间 1 小时前到岗，并复查会议室内的卫生及 会议室布置是否符合要求。会议桌面的物品铺设，地面清洁程度，衣帽服务设备， 工作台的布置等都是检查的内容。 A、会议桌稳固、完好、无变形、无破损、无烫痕、无灰尘、无污迹。 B、桌布清洁平整无污迹。 C、椅子稳固、完好、无变形、无破损、无灰尘、无污迹。
备、会中服务、会后整理服务；
场不高于（含）4 400 元/场
小时
2、会务物资如茶叶、水果、鲜
花、横幅等由需求单位提供。
1、会务助理 2-3 名，提供会前
40 人—100 人内
按场次计算，每 场不高于（含）4
小时
准备、会中服务、会后整理服 600 元/场 务；
2、会务物资如茶叶、水果、鲜
花、横幅等由需求单位提供。
D、地面无破损、无污迹、无异味。 E、衣帽架清洁无灰尘，衣架摆放整齐一致。 F、工作台摆放位置合理。 G、物品铺设整齐完全符合会议要求。 4.1.2 检查会议室的设备、灯光等情况，如有问题应及时汇报并由前台接待 员通知工程维修部进行修理。 A、会场温度以保持 22 摄氏度—24 摄氏度为宜。 B、会议要求使用的设备到位，并摆放合理。话筒线、电线等无妨碍客人行 动，否则立即联系工程维修部加以解决。 C、会场内灯光按会议要求开启，无损坏、无闪跳，如有问题应及时向主管 汇报，并填写派工单送工程维修部，由工程维修部加以解决。 D、 检查铺台及物品准备是否规范。 4.3 会议服务实施 4.3.1 会议开始前 30 分钟客服助理应站立于会议室门前迎候客人。客人进 入会议室时，客服助理应面带微笑并主动打招呼和拉门，指引客人入场。会议服 务要求：态度好、效率高、服务周到规范化。当客人陆续到达会场后，客服助理 开始服务。 A、倒水时客服助理站立于客人的右后侧。将水杯放于桌上，用右手为客人 倒水，若需要拿取杯子，则应捏于杯子的底部。水的量应保持与杯口有 1—1.5cm 的距离。 B、在为客人倒热茶时，客服助理应左手提热水瓶，站立于客人的右后方， 向所要服务的客人进行示意后，轻拿起杯子在客人身后倒水。 C、如有毛巾服务，应注意将热（冷）毛巾置于毛巾篮中，用托盘从客人的 右方送上，放于客人右侧的桌面上。 D、客服助理要主动提供衣帽服务。 4.3.2 会议进行时，客服助理应站立在门外，面朝客人进入会场的方向。以 解决会议期间会议室发生的突发问题。 要求：客服助理要采用标准的站立姿势，面带微笑。 4.3.3 特别注意要主动了解客人的需求。 4.2.4 在会议过程中，每隔 15 分钟左右，客服助理进入会议室为客人倒水、 调换烟缸。