会议组织与活动管理
集团会议组织和管理制度
集团会议组织和管理制度1. 引言本文档旨在明确集团会议组织和管理制度，确保集团内部的会议能够高效、有序地进行，促进信息的交流和决策的落实。
本制度适用于集团内所有的会议活动。
2. 会议的定义与分类2.1 会议的定义会议是集团内部进行信息交流、决策和协调的一种形式化活动，通常由集团内的成员参与以达到共同目标。
2.2 会议的分类根据会议参与者的范围和目的，会议可以分为以下几类：•全体会议：集团内所有成员参与的会议，用于重要决策和重要信息的通报。
•部门会议：特定部门或团队内成员参与的会议，用于讨论和解决部门相关事务。
•小组会议：特定小组成员参与的会议，用于讨论和解决具体课题和项目。
3. 会议组织与准备3.1 会议召集3.1.1 全体会议全体会议由集团负责人或会议秘书发起召集，召集通知应提前至少一周发送给所有相关成员，通知中应包含会议议程和地点。
3.1.2 部门会议和小组会议部门会议和小组会议由部门负责人或项目负责人发起召集，召集通知可以在日常工作中口头或书面形式传达，时间和地点可以根据需要灵活安排。
3.2 会议议程准备会议议程由会议召集人或秘书提前准备，应包含以下信息：•会议主题和目的•会议时间和地点•会议内容概述•各项议题及其讨论顺序•发言人和发言时间安排3.3 会议材料准备根据会议议程的需要，相关参会人员应提前准备相关材料，并在会前适时发放给与会人员，以便大家提前了解并准备相关问题和观点。
4. 会议流程与管理4.1 会议主持会议主持人根据会议议程引导会议的进行，确保会议秩序井然和议题顺利展开，同时平衡和引导与会人员的不同意见。
4.2 会议记录会议秘书或指定人员负责记录会议的重要内容，包括决策结果、行动计划和责任人等。
会议记录应清晰、准确，并在会议结束后及时整理和分发给与会人员。
4.3 会议决策会议决策应基于充分的讨论和权衡，采取多数原则进行投票表决。
对于重大决策，可以考虑采用逐级汇报和审批的方式进行。
高效会议的组织与管理
高效会议的组织与管理在日常工作中，举行会议是一种非常常见的沟通方式。
然而，由于一些不恰当的组织和管理，很多会议变得低效无用，甚至浪费了参与者的时间和精力。
本文将从准备会议议程、设置明确目标、合理安排时间等方面，探讨如何进行高效的会议组织与管理。
一、准备会议议程在召开会议之前，制定清晰的议程是至关重要的。
首先，明确确定会议的主题和目的。
这样可以确保会议的讨论内容和方向与会议目的一致，避免偏离主题。
其次，根据会议主题制定详细的议程，按照时间顺序列出讨论的各个议题和预计花费的时间。
这将帮助参与者了解会议的整体安排，提前做好准备。
二、设置明确目标每个会议都应该有明确的目标，确保所有与会人员都知道会议的目的和预期结果。
这可以通过在会议开始前明确说明目标和预期结果来实现。
在会议进行过程中，会议主持人需要时刻关注会议目标是否得到实现。
如果发现偏离了会议目标，要及时调整议程或提醒参与者重新聚焦。
三、合理安排时间高效会议需要合理安排时间，确保会议不会拖延过长，浪费与会人员的时间。
在制定议程时，要根据不同议题的重要性和复杂度合理安排时间。
对于重要议题，可以给予更充足的时间进行详细讨论；而对于次要议题，可以简洁明了地进行总结。
此外，在会议中要严格按照议程进行，及时控制发言时间和限制讨论范围，以保证会议的高效进行。
四、明确参与者角色在会议召开前，要明确每个人的角色和职责。
每个参与者都应该明确自己在会议中扮演的角色，知道自己的职责和任务。
通过这种方式，可以避免会议中责任不清、效率低下的情况。
会议主持人应该在会议开始时向参与者概述各自的角色，以便大家更好地配合工作。
五、促进参与者积极参与高效会议需要参与者积极参与讨论和决策。
会议主持人可以通过提问、表彰表现出色的参与者以及鼓励交流，激发参与者的积极性和热情。
此外，也可以在会议中设立小组讨论环节，让参与者分组进行深入讨论和交流，提高会议的参与度和讨论质量。
六、建立明确的决策机制会议的目的之一是为了做出决策。
会议组织和管理要点
会议组织和管理要点会议是现代企业日常工作中必不可少的一部分。
会议的准备和组织对会议的效率和顺利进行至关重要。
本文将讨论会议组织和管理要点，并提供一些实用的技巧，以确保会议能够圆满成功。
1.确定会议主题和目的在组织会议之前，必须确定会议的主题和目的。
会议应该有一个明确的议程和目标，以确保与会者有条不紊地进行讨论和决策。
此外，会议主题和目的应该事先与与会者沟通，并确保所有人对会议的主题有充分的了解。
2.指定会议时间和地点会议时间和地点的选择应考虑与会者的时间和地理位置。
确定一个方便的时间和地点对于确保所有必要的人都能出席非常重要。
会议的时间和地点还应尽可能在提前通知的情况下最终确定。
3.确定会议规模和参与者会议规模和参与者的决定应该根据会议主题和目的来制定。
精心策划会议规模和参与者可以确保会议的效率和顺利进行。
最好限制与会者的数量，确保每个人都有充分的机会发言和参与到讨论中。
4.发送会议邀请和提供附加信息在确定参与者之后，组织者应发送邀请函，包括会议时间、地点、议程以及所需的会议材料。
会议邀请也可以包括其他信息，例如车位、酒店住宿和旅游活动安排等。
这些都有助于使与会者尽可能顺畅地参加会议。
5.确保会议所需的技术和基础设施会议组织者应核实会议所需的设备和技术设施，并在会议前确认其正常运转。
这些包括音响系统、投影仪、电视机、电脑、网络功能、文献复印机和电话服务等。
除此之外，会议室的桌子、椅子、空调和灯光等方面也需要得到确认。
6.准备会议材料组织者负责编制会议材料，这些材料应该包含与会者需要的所有信息。
它应该是清晰、简洁和精确的，以便与会者能够快速理解和阅读。
会议材料常见的包括会议议程、报告、备忘录、统计数据等。
7.现场组织和管理在会议开始前，会议组织者需要进行场地布置、资料准备和处理其他细节，如安排员工和通知保安等。
在会议期间，组织者应负责会议的主持和管理，并跟踪议程，确保所有议题得到讨论和解决。
除此之外，组织者还需要处理与会者的问题和答疑，以确保会议的顺畅进行。
行政管理的会议组织与管理
充分准备
会议的组织与管理需要充分准 备，包括确定会议时间、地点 、参会人员、议程安排等。
高效运作
会议的组织与管理应注重效率 ，控制会议时间、提高讨论质 量、落实决策等。
规范管理
会议的组织与管理应遵循一定 的规范和制度，确保会议的合
法性和合规性。
02
会议筹备工作
确定会议主题与议程
确定会议主题
特点
不同类型的会议具有不同的特点，如大型会议规模大、议程多、参与人员广泛，小型会议则更加灵活、针对性强 ；专题会议议题集中、讨论深入，综合会议则涉及多个领域、议题广泛；面对面会议互动性强、沟通效果好，在 线会议则更加便捷、灵活。
会议组织与管理的原则
明确目的
在组织会议之前，要明确会议 的目的和议题，确保会议的针
跟进检查
定期检查决议落实情况，及时发现和解决执 行过程中出现的问题，确保会议目标得以实
现。
会议文件的归档与保管
要点一
归档整理
将会议文件进行分类归档，确保文件的有序管理和方便查 询。
要点二
保管措施
采取适当的保管措施，确保会议文件的完整性和安全性， 避免文件丢失或损坏。
会议效果的评估与改进
效果评估
通过评估指标和方法，对会议效果进行客观评估，了解 会议的优缺点和改进空间。
改进措施
根据评估结果，制定改进措施，优化会议组织和管理流 程，提高会议质量和效率。
制定会议筹备方案
制定筹备方案
包括会议资料准备、会场布置、设备调试等。
分配任务
将筹备工作分配给相关人员，明确职责与分工。
发布会议通知与资料准备
发布通知
通过正式文件、电子邮件、电话等方 式通知参会人员。
会议组织与活动管理课后测试
会议组织与活动管理课后测试第一部分：会议组织会议组织是一项重要的管理技能，对于确保会议的顺利进行至关重要。
以下是一些有关会议组织的问题。
1.请解释会议组织的目标和目的。
为什么会议组织对于组织的成功非常重要？2.在会议筹备过程中，你将会面临什么挑战？请列举一些常见的挑战，并提供如何应对的建议。
3.请描述会议议程的重要性。
议程应包含哪些内容？如何制定一个具有吸引力的议程？4.解释什么是会议纪要？为什么它对于会议组织和参与者都很重要？请提供一个简要的会议纪要模板。
第二部分：活动管理活动管理是一项复杂的任务，要求组织者具备良好的计划和执行能力。
以下是一些有关活动管理的问题。
1.请解释活动管理的重要性。
为什么活动管理是一个关键的组织任务？2.列举一些活动管理过程中可能遇到的挑战。
如何应对这些挑战并确保活动的成功？3.解释什么是活动预算？为什么预算对于活动管理非常重要？请提供一个简单的活动预算表格模板。
4.请阐述活动营销的重要性。
活动营销策略中应包含哪些关键元素？我们可以使用哪些渠道来推广活动？第三部分：附加题1.请列举一些促进有效沟通的技巧，特别是在组织会议和管理活动时。
2.在会议组织和活动管理中，团队合作是至关重要的。
请描述一些可以提高团队合作的策略和方法。
3.列举一些评估会议成功的指标。
我们如何衡量会议的成功程度？4.请分享一次您组织或参与的成功会议或活动的经验，并从中总结出一些教训和启示。
以上是关于会议组织与活动管理的测试题。
请准备好您的答卷，并在规定的时间内完成测试。
祝您成功！。
会议组织和管理制度
会议组织和管理制度第一章总则第一条目的为规范企业内部会议的组织和管理，提高会议的效率和质量，充分发挥会议的作用，订立本规章制度。
第二条适用范围本规章制度适用于企业内部的各类会议的组织和管理。
第三条定义1.会议：指由会议召集人邀请相关人员参加，以讨论、决策、沟通等目的进行的集体活动。
2.会议召集人：指负责组织召开会议，并负责会议的召集、议题确实定、会议文件的准备和其他相关工作的人员。
3.参会人员：指依照会议召集人的邀请，参加会议的人员。
第二章会议的召开第四条召集人的职责和权力1.会议召集人负责确定会议的召开时间、地方、议题和参会人员，并将相关信息及时通知参会人员。
2.会议召集人有权对会议的议题进行调整或取消，并及时通知参会人员。
第五条会议的通知1.会议的通知应提前肯定时间通知参会人员，通知形式可以是电子邮件、电话或企业内部通讯工具等。
2.会议通知应包含会议的时间、地方、议题、参会人员名单等必需信息。
3.会议通知应在参会人员收到之前，以适当的形式确认收到。
第六条会议料子的准备1.会议召集人应提前准备好与会议相关的文件、报告、数据等料子，并在会议通知中提前发给参会人员。
2.会议料子应包含会议议题、内容概要、参考资料等必需信息，并以电子文档的形式发送给参会人员。
第七条会议室准备和设置1.会议召集人应提前布置好会议室，并确保会议室具备必需的设备和场合，如投影仪、音响设备、白板等。
2.会议室应保持乾净、安静，并供应充分的座位和充电插座。
第三章会议的组织与管理第八条会议纪要和记录1.会议召集人或会议秘书应 designated将会议的重要内容、紧要决议和行动项记录在会议纪要中，确保准确和完整。
2.会议纪要应包含会议的时间、地方、与会人员、议题、讨论过程、决议和行动项等内容，并及时发送给参会人员。
第九条会议议程掌控1.会议召集人应依照预定的会议议程，合理布置会议的时间和次序，确保会议的高效进行。
2.参会人员不得擅自更改会议议程，如有需要更改，应提前征求会议召集人的同意并进行调整。
会议的组织与管理
会议的组织与管理会议的组织与管理会议是一个组织内部或者跨组织之间的重要活动，它具有促进信息交流、决策制定、问题解决等功能。
一个成功的会议需要精心组织和管理，以确保参会人员的主动参与和会议目标的实现。
本文将分为三个部分，分别是会议的组织、会议的准备和会议的管理。
一、会议的组织会议的组织是指确定会议的形式、目标、内容以及参会人员等。
在组织会议时，应遵循以下几个原则。
1.明确会议的目标。
在组织会议之前，组织者应明确会议的目标和预期成果。
目标可以是问题的解决、意见的征集、项目的推进等，目标的明确将有助于会议的组织和参会人员的参与度。
2.确定会议的形式。
根据会议的目标，确定会议的形式，可以是讨论会、研讨会、培训会等。
会议的形式应与目标相一致，避免过分庄重或者轻松简单。
3.邀请合适的参会人员。
在邀请参会人员时，应根据会议的目标和内容确定参会人员的范围。
参会人员应具备相关的知识和经验，能够为会议的讨论和决策做出贡献。
4.安排合适的时间和地点。
在确定时间和地点时，应考虑参会人员的方便程度和会议的性质。
时间宜选择在工作日的合适时间段，地点则应选择方便交通和设备齐全的场所。
二、会议的准备会议的准备是指与会议相关的信息、材料、设备等的准备工作。
准备工作的充分与否直接影响会议的顺利进行和参会人员的参与度。
1.准备会议文件和材料。
根据会议的目标和内容，准备相关的文件和材料，并提前发送给参会人员。
文件和材料的内容应简明扼要、重点突出，有助于参会人员理解和准备。
2.测试会议设备和系统。
在会议前，应测试会议所需的设备和系统，确保其正常运行。
包括会议室的投影仪、音响设备、网络连接等。
3.组织会议的讲座或培训。
为了提高会议的效果和参会人员的参与度，可以邀请专家或者内部员工进行讲座或者培训。
讲座或培训的内容应与会议的目标相关，能够为参会人员提供必要的知识和思考。
4.准备会议纪要和行动计划。
会议结束后，应及时整理会议纪要并发送给参会人员。
会议组织与管理
会议组织与管理会议是组织和管理企业活动的重要手段之一。
一个成功的会议可以为企业带来众多的好处，如促进信息交流、促进团队合作、提升员工士气等。
然而，要成功地组织和管理一场会议并不容易，需要考虑众多细节和因素。
本文将探讨会议组织与管理的关键要点和技巧。
首先，会议的组织者需要明确会议的目标和目的。
只有明确了会议的目标，才能有针对性地制定会议的议程和安排相应的活动。
目标可以是传达重要信息、解决问题、制定计划等。
在确定目标之后，组织者需要制定详细的议程，确保会议按计划进行。
议程应包括会议开始时间、各项议程安排、发言顺序等内容，以便参会人员提前做好准备。
其次，会议的组织者需要合理配置参会人员和资源。
参会人员的选择应考虑其在会议中的作用和贡献。
一场会议需要有组织者、主持人、发言人、记录者等角色，他们各司其职，协同合作才能使会议达到预期效果。
同时，要确保会议使用的设备和场地满足需求，如投影仪、激光笔、音响设备等。
第三，会议的组织者应提前做好准备工作。
这包括发送会议通知、准备会议材料、确定会议地点和时间等事项。
会议通知应包括会议目的、时间、地点、议程等信息，并提前发送给参会人员，以便他们有足够的时间做好准备。
会议材料可以是相关报告、演示文稿、问题清单等，有助于参会人员对会议内容有所了解。
会议地点和时间的确定要考虑到参会人员的方便和可行性。
第四，会议的组织者需要掌握一定的会议管理技巧。
这包括主持会议、控制会议进度、引导讨论等方面。
主持会议的人应具备良好的沟通和组织能力，能够有效地引导会议的进行，让每个参会人员都能够发表观点，并充分讨论相关议题。
同时，要注意控制会议进度，确保每个议程安排的时间都得到充分利用。
如果有涉及敏感性或复杂性的议题，可以提前安排小组讨论，以便更好地促进讨论的进行。
最后，会议的组织者应及时总结和跟进会议成果。
会议结束后，组织者应与参会人员进行交流，了解他们对会议的反馈和建议。
同时，要及时整理会议记录和会议纪要，向参会人员发送，并跟进涉及问题的解决和计划的执行。
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学习导航通过学习本课程，你将能够：●了解和正确认知会议；●掌握保障会议成功举办的准备工作；●了解大型会议活动的组织和策划情况。
会议组织与活动管理一、会议的正确认知1.会议的现状研究表明，企业员工每天有一半以上的时间在开会，而会议议题达成一致和通过认可的却很少。
由于会议的频繁召开，可能耽误和影响许多计划内的工作，为企业带来各种隐形损失。
例如，企业中常常流传着有关会议的顺口溜，“上班没干啥，一直忙开会，大会接小会，神经快崩溃；上午有早会，下午有午会，下班不能走，还要开晚会；每周开周会，每月有月会，随时检讨会，年底是年会。
”大多数企业认为，通过会议的效率和会后的执行效率，可以决定企业的最终效率。
据统计，全球每天要举行数百万次会议，例如英国每天有4000000小时被用于会议；美国平均每天举行1100万次会议；经理们花费在会议上的时间占工作时间的40%～70%；《哈佛商业评论》通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间为3.5小时，非正式会议的时间为1小时。
通常情况下，企业行政部门参与的会议较多，部门员工不仅要出席会议、组织会议，更多的时间是策划和安排会议。
作者石言曾在2000年第九期《中外管理》杂志中提道：“开会于中国好比是骑自行车，全球数量最多，水平却极差。
”因此，企业要想提高会议的成功率，很大程度上取决于成功的会前组织、筹划和安排。
2.会议的重要性会议的召开非常重要，大多数企业都是通过会议决定其基本走向，认为召开会议的效率和执行的效率决定企业真正的效率。
而且企业90%以上的重大决策都是在会议中制定和贯彻，通过会议可以解决和处理问题，但是由于会议水平有限，导致旧问题没有解决，又带来更多新问题，因此企业花费在开会上的时间越来越多，召开会议的频率也越来越高。
3.会议的定义会议是由三个或三个以上的人集合在一起，为发挥特定功能而进行的一种面对面的多向沟通。
随着科学技术水平的不断发展，出现了视频会议，例如QQ群会议、MSN会议、甚至通过Skype也可以开会。
然而视频会议相比面对面会议具有特殊的要求，视频会议需要大量的数据流、指定的会议地点且不能够随意更改、严格的会议时间和超强技术手段的支撑。
4.会议的作用会议的作用主要包括：第一，会议能够为企业提供信息；第二，汇聚信息；第三，解决问题，当今会议不仅在提供信息方面出现问题，更是解决现场出现的问题，通过会议形式帮助企业解决和处理问题；第四，企业为员工提供的教育和培训，也都是通过会议的形式传递；第五，会议还可以为企业传达指示、政策制度和精神；第六，会议会为许多新上任的管理者提高威望和地位，新领导往往通过尽可能多的召开会议，巩固其在团队成员心目中的地位和作用。
5.会议的影响会议为企业带来的影响包括正面和负面影响，会议不仅能够为企业提供信息、解决问题，同时会议的群体决策，能够使决策更加公平化、客观化和集思广益。
然而企业频繁召开低效率的会议，还会带来很多负面影响，在人员、成本、时间精力以及效率和品质方面产生会议的波纹效应。
所谓波纹效应，是指两个决策层将处理不了的问题，单独拿出召集中层开会讨论，中层解决不了又召集底层员工讨论，就这样为找出一个更好的解决办法，导致影响范围越来越大、所花时间越来越长，如同水中泛起的波纹一样。
6.会议的频率不同会议召开的频率不同：固定的部门会议，最快最频繁是一周召开一次，最合适的是一月召开一次；全体会议或员工大会的频率要视公司规模而定，但一般员工大会每三个月召开一次属频繁，而半年一次比较合适；突发事情的会议要随时召开。
7.会议的规模根据会议的功能不同，会议人数有严格的限制。
制定决策的会议，例如年底的务虚会是为决定明年销售政策、研发政策、相关制度和战略目标召开的会议，一般人数比较少，限制在50人以内，因为人数越少越容易达成共识；问题解决式的会议，人数不应超过10个；培训式的会议，一般建议培训时是小班30个人以内效果非常好；正式报告会议，比如员工大会进行宣传贯彻政策时人数越多越好。
8.会议的结构会议结构与事务发生的结构一样，经历事前、事中和事后三个过程。
事前事前主要是会议的计划、筹备和安排阶段。
事中事中是会议的召开阶段，分为开场、扩展、回收、达成共识和结束会议。
会议开场由主持人详细介绍会议情况；扩展是按照会议议题的顺序逐一进行讨论的过程；回收是对每一个议题经讨论达成一致的结果，最后达成共识结束会议。
事后事后则是会议的追踪和反馈阶段，许多会议的失败和低效，是缺乏事后的追踪和反馈。
一般每次会议的结束一定是下次会议的开始，因此追踪反馈通过会议纪要落实，由主持人或者会务工作人员追踪和落实。
9.会议的成本会议的成本包括时间成本、直接会议成本和效率损失成本。
时间成本会议的时间成本是会议前、会议中和会议后的时间，可以轻松计算。
直接会议成本直接会议成本包括场地和设施设备的租赁成本、差旅餐饮住宿成本、甚至文件复印及小礼品花费的成本。
效率损失成本效率损失成本是由于开会而耽误和影响其他工作或者合同的落实和签订，带来的隐形损失。
会议的成本带给会议筹划者一个启示：站在生意人的角度决定某些会议召开的必要性。
二、成功会议的准备工作一个成功的会议在召开前需要做许多方面的准备，其中包含会议政策、会议程序、会议文化和场外工夫的准备。
1.会议政策会议政策包含：第一，寻找解决会议的其他方法；第二，会议的管理机构和机制；第三，了解会议的目的；第四，选择适合的参会人员；第五，合理安排会议的时间和地点；第六，会议议题要到位，讨论议题的顺序要合理；第七，强调该合起来召开的会议不分别召开，绝对不必召开的会议坚决取消。
一般企业在进行会议筹划前，需要考虑有无其他解决会议议题的方法，如果不开会可以解决问题则尽量不开，选择其他方式进行沟通，例如调研、问卷、电话、短信，或者发布正式的公文进行沟通。
会议的管理机构和机制是指将负责落实、执行和监督的人员落实到位。
通常情况下，会议管理机构机制是由承办方、行政人员和办公室人员负责和落实执行，包括事后的追踪和反馈。
企业在每次会议之前要达到的会议目的和功能，一般来说，会议的目的主要包括：提供信息、汇聚信息、解决问题、教育训练、提升管理者的地位和形象，需要告知所有参会人员。
而且会议中只有选择合适的参会人员，才能够达到会议的预期效果。
2.会议程序企业在安排会议程序时，需要注意会议的主题与目标、会议形式、具体议程、参会人员、召开时间与地点、预期结论、会议文件准备和发放及工作分配落实等方面内容。
会议的主题、目标、形式会议的目标和主题要清晰，考虑会议的形式要合理。
咨询式会议主要是讨论公司下步走向或其他咨询意见的会议；责任交付式会议一般是年终年底召开，主要是签订目标责任书和责任的交付；企业经常召开的是提报式会议，公司或部门的参会者提报需要讨论的提案或议题，然后进行开场、扩展、回收、结束和总结。
会议具体议程谈论会议议程时经常会谈到议题、议程和日程。
议题。
议题是要议论的话题或主题。
议程。
议程是将议题按一定的排放顺序以及时间顺序安排。
日程。
日程是整个议题的讨论顺序和整体的时间安排，包括一天中将所做事项列出详细的表格。
许多会议不仅讨论一个议题，更多时候为提高会议效率可能讨论很多议题，然而不同议题有一定的顺序安排，需要遵循一定的原则。
议题排位顺序的原则议题排位顺序的原则主要包括：第一，排放议题时遵循由重到轻的原则，重要的议题安排在前；第二，讨论议题时遵循先易后难的原则，将容易的议题放在会议开始进行讨论；第三，敏感尖锐问题要放在会议最后阶段讨论，比如销售政策和制度、人事安排和任免及奖金薪酬的发放和确定等敏感问题，如果事先讨论这些敏感尖锐的问题，容易产生与会人员的争论和矛盾，导致会议氛围受到影响和破坏而无法使得会议延续；第四，讨论议题还可以按照时间的紧急程度先急后缓，也可以按照议题的相关性安排，例如某个议题需要某些人参与则提前讨论，然后可以离开会场，剩下尖锐的问题再小范围讨论。
人的选择需要遵循的原则任何会议无论是会议的主题和内容如何，人员的选择要遵照三个原则：第一，知情人必须到场原则，了解事情的具体起因、发生经过和结果的人必须到场；第二，决策人必须到场原则，决策人不到场，往往导致企业会议经常是议题决而不议、议而不决；第三，重大关系人必须到场原则，重大关系人是具体的执行者，不仅需要知情还需要具体的落实和展开工作。
会议的时间、地点选择关于会议时间和地点的选取也有一定的要求。
时间。
影响重要会议的时间因素，首先是决策人的时间必须要保证，其次避开公司重要活动或庆典，最后避开放假和收假时间。
地点。
会议地点选取一定关乎到会议的整体讨论议题、规格和涉及的人员，会议谈论的问题非常保密而且不愿受到干扰，因此，小型会议在公司内部的办公室，或者大型公司的会议室召开即可；而大型会议则可能需要选择外部的一些会议中心。
会议座次安排会议召开时，座次的安排同样有讲究，如果会议的召开或宴请中没设群众席，则右边永远是尊位；相反如果设有群众席则左边为尊位，主席台是以左为上。
图1 会议座次安排（奇数）图2 会议座次安排（偶数）当人数为奇数时，1号居中，2号在1号左手边，3号排右手边，其他依次排列，如图1所示；当人数为偶数时，座次安排如图2所示。
会议可能的结论会议可能形成的结论比较多，一般是由会议纪要来记录。
会议文件准备会议所需文件的内容更多，比如会议通知、事前事中事后的一些文字内容，因此文件准备和发放工作同样不容忽视。
3.会议文化会议文化包括会前各种各样会议资源的准备、管理过程中对事中的监控、生产过程中产品的产出和团队的氛围、士气、会议纪要（记录）、效率目标。
4.场外工夫场外工夫是指成功的会议形成的是一个不断“PDCA”的过程，即沟通、协调、精心的过程。
高效的会议特点是“会而有议，议而有决，决而能行，行必有果”；相对应低效会议的特点有“会而不议，议而不行，行而不决，决未必有果”要点提示保证会议成功的准备工作包括：①会议政策；②会议程序；③会议文化；④场外工夫。
三、大型会议活动的组织和策划一般常用的大型会议有签字仪式、庆典活动和新闻发布会。
1.签字仪式签字仪式是特殊类型的会议形式，主要是人员的准备和礼仪的准备。
人员准备人员准备是指签字人、助理签字人、嘉宾、主持人、群众和媒体的确定。
礼仪准本礼仪准备往往由签字、交换文本和合影三个环节组成。
如果签字仪式有外方参加，礼仪的准备则需要增加考虑国旗的悬挂及座次的安排。
2.庆典活动庆典更多的时候需要考虑主持人、嘉宾、领导、致辞人和群众，庆典一般要安排大型的文艺演出和参观游览活动。
例如，公司在成立五年、十年或五十年时，一般都会有大型的庆典，首先选择主持人，然后剪彩，之后是文艺演出阶段，最后组织相关人员游览参观和购买礼品。
3.新闻发布会随着沟通信息越来越透明，新闻发布会这种会议形式，也越来越多被认可，不仅是政府机关而且企业也能够召开。