项目档案及其验收
项目档案验收情况汇报材料
项目档案验收情况汇报材料尊敬的领导：根据公司安排，我作为项目负责人，现就项目档案验收情况向您进行汇报。
一、项目概况本次项目为公司新产品研发项目，旨在开发一款具有自主知识产权的智能家居设备。
项目启动于去年，历时一年，共分为需求分析、设计开发、测试验收等阶段。
经过全体成员的努力，项目已经顺利完成，并准备进行档案验收。
二、项目档案整理情况1. 项目计划书：包括项目立项依据、项目目标、项目范围、项目进度计划等内容，已经按要求整理完毕，并经过相关部门审批。
2. 需求分析报告：详细记录了产品的功能需求、性能需求、设计约束等内容，已经整理完毕，并得到用户部门的确认。
3. 设计开发文档：包括产品设计方案、技术方案、系统架构设计、详细设计说明书等，已经整理完毕，并得到研发部门的认可。
4. 测试验收报告：记录了产品的测试计划、测试用例、测试结果等内容，已经整理完毕，并得到质量部门的验收。
三、项目成果展示1. 产品样机：已经制作完成，并通过技术部门的验收，符合设计要求。
2. 技术文档：包括产品使用说明书、维护手册、技术支持文档等，已经整理完毕，并得到技术部门的认可。
3. 项目总结报告：对项目的整体情况进行了总结，包括项目成本、项目风险、项目收益等内容，已经整理完毕，并得到领导的审阅。
四、项目档案验收情况目前，项目档案已经整理完毕，并准备提交给公司相关部门进行验收。
我们将严格按照公司的要求，确保档案的完整性、真实性和规范性，以确保项目的顺利验收。
五、后续工作安排1. 完成档案验收后，将对项目进行归档，并妥善保存。
2. 同时，我们将对项目的不足之处进行总结，为后续类似项目的开展提供经验和借鉴。
以上就是本次项目档案验收情况的汇报，希望领导能够批准并指导后续工作。
感谢您对项目的关注和支持！此致敬礼项目负责人：XXX日期：XXXX年XX月XX日。
建设项目档案专项验收自检报告
建设项目档案专项验收自检报告建设项目档案专项验收是对建设项目档案工作进行全面检查和评估的过程，旨在确保建设项目档案的完整性、准确性和规范性。
本次自检报告将对建设项目档案专项验收工作进行详细介绍和总结。
一、档案材料完整性检查在进行档案专项验收自检时，首先要检查档案材料的完整性。
我们对建设项目档案进行了逐项检查，确保所有必备的档案材料齐全，并按照规定的要求进行整理和归档。
在检查过程中，发现了少量档案材料遗漏的情况，已立即进行补充和整理，确保档案材料的完整性。
二、档案编研档案管理制度检查档案编研档案管理制度是建设项目档案工作的重要依据，对档案的编研和管理起到了重要的指导作用。
我们对档案编研档案管理制度进行了全面检查，确保档案编研和管理工作符合规定要求，各项流程和程序得到严格执行。
在检查中，发现了部分档案编研档案管理制度存在不够完善的地方，已对相关制度进行了修订和完善，提高档案编研和管理的规范性和科学性。
三、档案数字化管理检查随着信息化的发展，档案数字化管理已成为建设项目档案工作的重要发展方向。
我们对档案数字化管理进行了详细检查，确保档案数字化管理系统的建设和应用符合规定标准，各项功能和流程得到正常运作。
在检查中，发现了部分档案数字化管理系统存在的问题，已对系统进行了优化和改进，提高档案数字化管理的效率和便利性。
四、档案安全保密检查档案的安全保密是建设项目档案工作的重要内容，关系到档案的完整性和安全性。
我们对档案安全保密工作进行了严格检查，确保档案的存储和传递过程安全可靠，各项保密措施得到严格执行。
在检查中，发现了档案安全保密工作存在的一些问题，已对相关措施进行了加强和改进，保障档案的安全和保密。
综上所述，通过本次档案专项验收自检，我们对建设项目档案工作进行了全面检查和评估，发现了一些存在的问题，并及时进行了整改和改进，提高了档案工作的规范性和效率。
我们将继续努力，进一步加强档案工作的建设和管理，确保档案的完整性和安全性，为建设项目的发展和建设提供坚实的档案保障。
工程项目档案验收及注意事项
工程项目档案验收及注意事项摘要：工程项目档案是指从项目的提出、可行性研究、立项、审批、勘察、设计、采购、施工、监理、生产准备、生产考核到竣工投产全过程形成、具有保存价值、各种形式（包括文字、图表、声像等）的历史记录。
项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，是工程项目档案的最后关口，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目竣工验收。
只有把好验收关，才能最终确保工程项目的档案质量。
关键词：档案验收；项目验收工程建设项目由于参与单位多，档案资料形成的中间环节多，各相关部门容易造成工作不协调，收集责任不清，影响了文件材料完整率、准确率。
具体表现为：一是工程建设部门在工程立项后，只注重项目的落实，而忽略了工程前期形成的文件材料，造成前期准备工作文件材料不齐全，不完整；二是工程建设单位的相关部门和施工单位对工程档案的归档工作不重视，不熟悉档案业务标准，单位内部档案收集工作的责任、制度、人员落实不到位，使其负责的工程文件材料收集不全；三是工程建设项目形成的文件材料质量不高;四是有的施工单位技术人员对工程抢时间、赶进度对文件材料的收集敷衍了事造成其材料不完整;五是工程建设部门和监理部门大多数来自不同地方，他们一般按照各自的管理习惯对工作施工过程中形成的文件材料进行管理，不了解所要求收集到的文件材料要准确、完整、规范的特点,对归档文件审核不全面、不仔细，同样影响工作中文件材料的收集。
根据本人所在单位从事工程档案管理的做法以及单位的某些规章，认为要做好档案的验收工作需要做好以下几个方面的工作。
1、严格执行工程项目档案验收的执行标准不同性质的工程项目所涉及的相关国家、行业、地方的法规、标准、规范、制度等也不尽相同，因此工程项目档案部门要提前介入，在工程项目立项后，必须从建设项目的实际情况出发，依据相关的法定标准和企业标准，按照共性和个性相结合的原则，结合工程的实际情况来制定工程档案的验收执行标准。
一旦标准制定下来，档案管理部门要与工程项目的主管部门进行及时的沟通，详细说明工程项目档案的验收依据，工程档案文件收集、整理、归档、移交的相关要求，方便建设单位和监理单位的档案人员了解文件形成应注意的事项、文件文档范围、质量和编制要求，配合档案管理人员做好收集工作。
档案验收工作组 对重大项目档案进行验收
档案验收工作组对重大项目档案进行验收档案验收工作组是专门负责对重大项目的档案进行验收的工作小组。
重大项目档案在项目完成后，需要经过严格的验收程序，以确保档案的完整性、准确性和可用性。
档案验收工作组的成员包括档案管理部门的工作人员、项目组的代表以及相关专家和顾问。
他们具有丰富的档案管理经验和专业知识，在验收过程中起到重要的作用。
工作组需要组织验收会议、收集相关资料、查阅档案、检查档案完整性等。
在档案验收的过程中，工作组首先需要组织验收会议。
会议的目的是汇报项目档案的工作进展情况，对档案的编制和整理情况进行总结和评估。
会议要邀请项目组的代表进行汇报，并就档案的质量、完整性、准确性等方面进行讨论和评议。
同时，会议还要邀请相关的专家和顾问，对档案进行专业评估和指导。
在会议中，工作组需要收集相关的资料。
资料的来源包括项目组的相关文书、报告和文件，以及相关部门的管理规定和要求。
收集的资料要详细记录，并进行分类整理，以备查阅和参考。
验收工作组还需要查阅档案。
查阅的目的是了解档案的内容、形式和结构。
通过查阅档案，工作组可以了解档案的编制和整理过程，以及档案中包含的信息和数据。
同时，工作组还要检查档案的完整性。
档案的完整性是指档案中的各个文件和文档以及相应的档案目录是否完整。
通过检查，工作组可以确定档案的完整性，并针对不完整的地方提出改进意见和建议。
除了查阅和检查档案，验收工作组还需要对档案的质量进行评估。
档案的质量是指档案的编制和整理是否符合相关的管理规定和要求，以及档案的可用性和可信度。
通过评估档案的质量，工作组可以确定档案是否符合相关的管理要求，以及是否满足使用者的需求。
在档案验收的过程中，工作组还需要推动档案的接收工作。
接收工作包括档案的装订、编号和装箱，以及档案的存放和管理。
工作组要与相关部门进行沟通和协调，确保档案的接收工作顺利进行。
同时，工作组还要对档案的接收工作进行检查和监督，以确保档案的安全和完整性。
重大建设项目档案验收内容及要求
重大建设项目档案验收内容及规定
一、项目档案旳基础管理工作
1.项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际旳项目档案工作旳管理体制和工作程序。
2.项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效旳监督、指导，保证项目档案工作与项目建设同步进行。
3.项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作旳领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采用了有效旳考核措施。
4.项目文献材料旳搜集、整顿和归档纳入协议管理，规定明确，控制措施有力。
5.配置适应工作需要旳档案管理人员，档案管理人员通过档案管理专业培训。
6.采用先进信息技术，实现项目档案管理旳信息化。
7.保证档案工作所需经费，配置了计算机、复印机及声像器材等必备旳办公设备，且性能优良，满足工作需要。
二、项目档案旳完整、精确、系统状况
1.按照DA/T 28-《国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿规范》，结合项目产生文献材料旳实际状况，检查项目档案旳完整性、精确性、系统性。
2.项目文献材料旳搜集、整顿、归档和项目档案旳整顿与移交符合DA/T 28-《国家重大建设项目文献归档规定与档案整顿规范》及GB／T 11822-《科学技术档案案卷构成旳一般规定》。
三、项目档案旳安全
1.档案库房采用防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。
2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合原则规定。
3.归档文献材料旳制成材料符合耐久性规定。
4.采用有效措施保证档案实体和信息安全。
档案验收工作组 对重大项目档案进行验收
档案验收工作组对重大项目档案进行验收档案验收工作组是一个负责对重大项目档案进行验收的团队。
在重大项目完成后，为了保证项目档案的安全、完整和准确，对项目档案进行验收工作是非常重要的。
档案验收工作组通常由跨部门的专业人员组成，包括项目管理人员、数据管理员、档案管理员等。
他们具备专业的知识和经验，能够对档案进行全面的评估和检查。
档案验收工作组的工作主要包括以下几个方面：1.档案完整性评估：工作组会对项目档案的完整性进行评估，确保所有相关的文件、记录和资料都齐全。
他们会检查项目文件中是否缺失重要的文件，例如合同、规范和报告等，以确保项目档案的完整性。
2.数据准确性检查：工作组会对项目档案中的数据进行准确性检查。
他们会核实项目数据的来源和真实性，确保数据的准确性和可靠性。
如果有发现数据错误或不一致的情况，工作组会及时进行纠正。
3.档案存储和管理评估：档案验收工作组还会评估项目档案的存储和管理情况。
他们会检查档案存储设施的安全性和环境条件，确保档案能够得到妥善保管。
同时，他们还会评估档案管理制度和流程，确保档案的管理符合规范和要求。
4.档案安全性审查：工作组会对项目档案的安全性进行审查。
他们会评估档案系统的安全防护措施，包括权限管理、访问控制和备份策略等，以确保档案的安全性和可靠性。
如果有发现安全漏洞或风险，工作组会提出改进的建议。
5.档案整理和归档：在验收过程中，工作组还会对项目档案进行整理和归档。
他们会按照档案管理制度的要求，对档案进行分类、编号和标识，确保档案的有序和易于查找。
总之，档案验收工作组是一个专业团队，负责对重大项目档案进行全面的评估和检查。
他们的工作确保了项目档案的安全、完整和准确，对于项目的顺利完成和后续的管理工作具有重要意义。
通过档案验收工作，能够有效提升项目档案的管理水平，为后续的利用和分析提供可靠的依据。
项目档案验收
项目档案验收一、引言项目档案验收是指在项目结束后，对项目相关文档进行全面、系统的检查和审定的过程。
通过项目档案验收，可以对项目的整体情况进行评估和总结，为项目的结算和归档提供必要的依据。
良好的项目档案验收工作对于项目的后续管理和总结至关重要。
本文将从项目档案验收的背景意义、主要内容和具体操作流程等方面进行详细介绍。
二、背景意义项目档案是记录项目实施全过程的重要材料，包括项目准备阶段的立项文件、项目实施阶段的进度报告、会议纪要、交流沟通记录、项目成果文件等。
对这些档案材料进行及时、系统的整理和验收，有利于提高项目档案的质量和完整性，保证项目档案的可追溯性和可审查性。
项目档案验收也有利于总结项目经验，为类似项目的开展提供借鉴和参考。
项目档案验收是项目管理工作中不可或缺的一个环节。
三、主要内容1. 档案整理：对项目实施期间产生的各类档案进行分类整理，包括项目计划、实施记录、成果报告、合同协议等。
对于各类档案要进行清晰标识和编码，建立档案目录和档案库。
2. 档案审核：审核项目档案的规范性和完整性，比对档案内容与项目实际情况是否相符，是否存在遗漏或错误。
对各类档案的存储格式和存档方式进行审查，确保档案的保存与管理符合规范要求。
3. 档案归档：根据档案审核结果进行档案归档，将符合标准的项目档案进行分类存放，并建立档案索引，以确保档案的检索和利用便捷。
4. 档案备份：对项目档案进行定期备份，采取多重存档措施，防止档案丢失或被损坏。
要对档案备份计划进行合理制定，确保备份频率和备份容量满足需求。
5. 档案交接：在项目结束后，进行项目档案的交接工作，将整理、审核、归档、备份完毕的项目档案交予相关部门或单位，并做好档案交接记录和确认手续。
四、具体操作流程1. 制定档案验收计划：项目实施阶段结束后，由项目管理机构负责制定档案验收计划，确定档案验收的时间节点、验收的范围和内容，明确档案验收的责任人和工作流程。
2. 开展档案整理：按照项目档案验收计划的安排，对项目档案进行分类整理，建立档案目录和档案库，准备档案验收的相关材料和工具。
项目档案验收标准
（二）档案装具
柜架、卷盒、卷皮符合规范和质量标准，2分；不符合要求的酌情扣分。
2
（三）归档文件制成材料的耐久性
⒈归档纸质材料、字迹材料等符合耐久性要求，1分； ⒉声像文件应保证载体的有效性，0.5分；
⒊长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘保存，0.5分。
2
（四）档案实体和信息安全
建立确保档案实体和信息安全的制度、措施，1分；执行不力的酌情扣分，无制度、措施的不得分。
⒉质量控制、进度控制、投资控制等文件材料齐全,1分;
⒊合同管理、组织协调等文件材料齐全，1分；
⒋其他应归档监理文件材料齐全,1分；
⒌监理单位对项目文件质量审查记录齐全，1分。
5
（七）竣工图
竣工图套数能满足需要,竣工图编制完整,3分。
(没有竣工图编制说明扣0.5分；每缺少一张竣工图扣0.5分,扣完为止。)
1
总计
100
全，1.5分；
⒊设计变更、更改洽商、技术变更等文件材料齐全，1分;
⒋工程质量检测、评定，焊接探伤记录、隐蔽工程验收记录、交工验收记录等齐全，2分(工程质量评定文件材料不全扣1分;隐蔽工程验收记录不全扣1分);
⒌设备、管线、电气、仪表等其他应归档施工文件材料齐全，0.5分。
6
(六)监理文件
⒈监理合同、大纲、规划、细则及批复、备忘录、会议纪要、日志、月报等文件材料齐全，1分;
⒌环保、劳卫、安全、消防及其他应归档文件材料齐全,0.5分。
5
(四)设计文件
⒈地质、水文、气象、地震等设计基础文件材料齐全，2分;
⒉设计评价、鉴定及审批等文件材料齐全，1分;
3
(五)施工文件
⒈开工报告、技术交底、图纸会审纪要、施工方案及报批等文件材
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第三条 项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。
第四条 项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。
未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。
第五条 项目建设单位(法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗 位责任制。
第二章 验收组织第六条 项目档案验收的组织：(一)国家发展和改革委员会组织验收的项目，由国家档案局组织项目档案的验收；(二)国家发展和改革委员会委托中央主管部门(含中央管理企业，下同)、省级政府投资主管部门组织验收的项目，由中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织项目档案的验收，验收结果报国家档案局备案；(三)省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目，由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收；(四)国家档案局对中央主管部门档案机构、省级档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督、指导。
项目主管部门、各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询，必要时可组织预检。
第七条 项目档案验收组的组成：(一)国家档案局组织的项目档案’验收，验收组由国家档案局、中央主管部门、项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。
(二)中央主管部门档案机构组织的项目档案验收，验收组由中央主管部门档案机构及项目所在地省级档案行政管理部门等单位组成。
(三)省级及省以下各级档案行政管理部门组织的项目档案验收，由档案行政管理部门、项目主管部门等单位组成。
(四)凡在城市规划区范围内建设的项目，项目档案验收组成员应包括项目所在地的城建档案接收单位。
(五)项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由验收组织单位人员担任。
必要时可邀请有关专业人员参加验收组。
第三章 验收申请第八条 项目建设单位(法人)应向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告，并填报《重大建设项目档案验收申请表》(附件1)。
项目档案验收组织单位应在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。
第九条 申请项目档案验收应具备下列条件：(一)项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；(二)项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；(三)完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；(四)基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。
第十条 项目档案验收前，项目建设单位(法人)应组织项目设计、施工、监理等方面负责人以及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照《重大建设项目档案验收内容及要求》(附件2)进行全面自检。
第十一条 项目档案验收申请报告的主要内容包括：(一)项目建设及项目档案管理概况；(二)保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；(三)项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；(四)档案在项目建设、管理、试运行中的作用；(五)存在的问题及解决措施。
第四章 验收要求第十二条 项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
第十三条 项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。
第十四条 项目档案验收组全体成员参加项目档案验收会议，项目的建设单位(法人)、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关人员 列席会议。
第十五条 项目档案验收会议的主要议程包括：(一)项目建设单位(法人)汇报项目建设概况、项目档案工作情况；(二)监理单位汇报项目档案质量的审核情况；(三)项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；(四)项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价；(五)项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。
第十六条 检查项目档案，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。
抽查档案的数量应不少于100卷，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。
第十七条 项目档案验收应根据DA／T28—2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。
第十八条 项目档案验收意见的主要内容包括：(一)项目建设概况；(二)项目档案管理情况，包括：项目档案工作的基础管理工作，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量，档案的种类、数量，档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价，档案验收的结论性意见；(三)存在问题、整改要求与建议。
第十九条 项目档案验收结果分为合格与不合格。
项目档案验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。
第二十条 项目档案验收合格的项目，由项目档案验收组出具项目档案验收意见。
第二十一条 项目档案验收不合格的项目，由项目档案验收组提出整改意见，要求项目建设单位(法人)于项目竣工验收前对存在的问题限期整改，并进行复查。
复查后仍不合格 的，不得进行竣工验收，并由项目档案验收组提请有关部门对项目建设单位(法人)通报批评。
造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。
项目档案验收内容及要求： 一、项目档案的基础管理工作 1.项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。
2.项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。
3.项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。
4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。
5.配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。
6.采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。
7.保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。
二、项目档案的完整、准确、系统情况 1.按照DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。
2.项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB／T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。
三、项目档案的安全 1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。
2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。
3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。
4.采取有效措施保证档案实体和信息安全。
项目档案资料管理制度项目文件的收集标准第一条：项目文件的形成和积累项目文件产生于项目建设全过程。
其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。
并有相应的检查、控制及考核措施。
第二条、项目建设各阶段文件的收集及其责任1、项目准备阶段建设单位各机构负责收集、积累和整理项目前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积累勘查、设计文件，并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
2、项目施工阶段项目实行总承包的。
由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，并提交总承包单位汇总；由建设单位分别向几个单位发包的。
由各承保单位负责收集、积累其承包项目的全部文件；项目监理单位负责收集，积累项目监理文件。
建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况、审核，签认竣工文件。
并向建设单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。
3、项目试运行阶段试运行单位负责收集、积累在生产技术准备试运行中形成的文件：项目器材供应、财务管理单位或部门应负责收集、积累所承担项目的器材供应和财务管理中形成的文件。
第三条、收集范围1、反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建设项目档案。
2、项目文件归档范围和保管期限见附表1第四条、收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集：引进技术、设备文件应首先由建设单位或接受委托的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。
第五条、项目文件质量要求1、字迹清楚，图样清晰。
图表整洁、签字手续完备。
2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设计标定质量的要求。
4、录音、录像文件应保证载体的有效性。
5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
项目文件的整理与归档标准第一条、项目文件的整理1、建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，并按档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。
2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理3、勘查、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。
4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计、变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。
第二条、项目文件的组卷1、组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
2、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷：项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。
3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。
该卷保管期限从长。
第三条、案卷与卷内文件的排列1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。
3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。
4、竣工图按专业、图号排列。
5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。
第四条、卷内编目，装订必须符合规定要求，详见综合科档案管理制度第五条、声像材料整理声像材料整理时应附文字说明。
对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。
第六条、项目文件的归档1、建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理，编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求，向建设单位档案管理机构归档。