档案价值的鉴定

第八章档案价值的鉴定学习目标：熟悉档案收集及档案鉴定工作的程序，掌握档案收集的方法，会编制档案保管期限表，并能运用档案保管期限表鉴定档案。

档案管理是机关或单位的文书部门将立卷归档好的文件移交给档案部门，档案部门对于处理完毕并具有保存价值的文件实体及信息进行收集、整理、鉴定、保管、开发和提供利用等一系列业务活动。

档案鉴定：从广义上包括鉴定档案的真伪和鉴定档案的价值两个方面。

档案业务工作中经常进行的鉴定工作主要是鉴定档案的价值。

档案价值鉴定对保证档案质量，开展档案利用工作具有重要意义。

档案价值鉴定开始于文书立卷，贯穿于档案管理始终，决定着每一份档案文件的去留。

作为档案管理人员应该提高认识，掌握鉴定方法，确保档案鉴定工作的质量。

第一节档案价值鉴定工作概述一、档案价值鉴定工作的含义：（一）含义：所谓档案价值的鉴定工作，是指按照一定的原则、标准和方法，分析和判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案加以销毁。

具体地说，就是根据档案内容对以后工作的作用，来判定其是否具有保存价值以及保存多长时间。

基本内容：第一、制定鉴定档案价值的统一标准和档案保管期限表。

第二，具体分析，判定档案材料的保存价值，并确定其保管期限。

第三，挑选无保存价值和保管期限已满失去保存价值的档案予以销毁或作相应的处理。

在档案界通常所说的档案的鉴定，是对档案价值的鉴定，这里所说的档案的价值是指档案对社会的有用性，对社会有用的，就是“优”的，就是“玉”，对社会没有用的，就是“劣”的，就是“石”。

说的形象一点，档案鉴定的主要目的就是要区分“玉石”。

（二）档案价值鉴定工作的特点：档案价值鉴定工作包括两个阶段，即首次鉴定和再次鉴定。

首次鉴定是在文件转化为档案之时，有文书立卷部门进行的，主要是确定应该保存的文件以及这些文件的报关期限，其重点在于文件的现世价值的鉴定；再次鉴定是在档案形成几年甚至十几年之后，由档案部门进行的，主要对保存期将满的档案进行再次鉴定，是在新的范围，又一个层次上的分析、判定，比首次鉴定要求高、难度大，其重点在于文件的历史价值。

特点：1.规范性：档案价值鉴定工作的规范性，是指在鉴定的过程中应严格遵守国家主管部门及本单位所制定的档案鉴定的原则和标准，建立严密的组织，参与鉴定的人员应具有相对的稳定性，在鉴定方法上要突出研究性。

2.全面性：档案价值鉴定工作的全面性，是指在鉴定的指导思想上，从利用需求趋向和档案实际状况来研究判定档案对社会各方面的有用价值，即把档案放在更大的范围，多层次、全方位地来分析人士，防止因片面造成失误；3.长期性：档案价值鉴定工作的长期性，是指档案价值鉴定工作虽然具有阶段性，却是长期的。

它贯穿于档案管理工作的始终。

在收集、整理、鉴定以及提供利用（三）档案价值鉴定工作的作用：档案价值鉴定工作的具体内容主要是判定每一份档案有无保存价值，和确定有保存价值的档案的保存时间。

档案鉴定工作在档案工作种具有十分重要的地位和作用：1、通过鉴定分清档案的主次，便于进行科学的管理。

随着时间的发展，各单位都会产生数量庞大的档案，这些档案中只有部分是真正有保存价值、利用价值的档案，通过鉴定保存了重要档案，减少了档案的数量，优化了档案部门保管的档案。

2、通过鉴定工作，优化档案质量，建立精品档案，便于提供利用。

开展档案价值鉴定，分清“珠”和“玉”，提高保管档案的质量，有利于后继工作的开展。

通过鉴定工作，挑出无价值的档案，为精炼和销毁档案提供科学的依据。

3、档案价值鉴定工作在方便计算机管理方面具有重要的作用。

档案管理现代化最重要的内容就是用计算机技术来管理档案。

当然，要将有价值的档案信息输入计算机，使计算机处理档案信息迅速和优化，前提是做好档案的价值鉴定工作，筛选有价值的档案信息输入计算机，使计算机管理更加高效、便捷。

（四）档案价值鉴定工作的原则：鉴定档案必须遵循从维护国家和人民的整体利益出发的原则，用全面、历史、发展的观点确定档案的价值。

首先，用全面的观点分析档案的价值。

具体来说，一是必须从国家的全局利益出发，对档案的价值进行衡量和判断，不能仅局限于某一部门、单位或地区的局部需要。

二是必须全方位、多层次的分析档案价值，既要考虑对形成者具有的近期查考价值，也要考虑对社会具有的长久的历史文化价值；既要着眼于其政治价值，也要着眼于其经济等其他价值。

三是鉴定时要从一个全宗或一个全宗群的角度来综合分析档案价值，才能做到既保证立档单位档案全宗的完整性，又可避免档案的大量重复。

其次，用历史的观点判定档案的价值。

档案室历史纪录，是在一定历史条件下和社会环境中形成的，鉴定时应从其产生的历史条件、时代背景及所发生的历史作用来分析判断，防止用现实政治需要去片面的确定档案的价值。

第三，用发展的观点来衡量档案的价值。

鉴定档案价值是一种预测性的，必须把档案的近期价值和远期价值结合起来考虑，尽量站得高一点，看得远一点，防止金石观点，才能最大限度的保证鉴定的科学性。

鉴定工作中需要注意的问题：（1）应当以全国统一的鉴定标准为依据，不得各行其是。

（2）宽严问题：采取留有余地的弹性处理方法。

保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关单位从严；首脑机关从宽，基层机关从严；建国初期从宽，最近的从严；撤销机关从宽，现行机关从严；两可（如可永久保存也可长期保存）之间就高不就低。

鉴定档案价值必须掌握以下标准：首先，确定档案保管期限的标准。

现行档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

1、永久保管的档案。

其期限在50年以上。

凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的、对本机关、国家和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管的档案。

主要包括：（1）本机关制定的法规性政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议（党代会、党委会、职代会、行政会等）的主要文件材料，重要的请示、报告、皮肤、规划、总结、综合统计报表和机构变化、领导人任免的文件材料。

（2）直属上级机关颁发的属于本机关主要业务并要贯彻执行的重要文件材料。

（3）非直属上级机关针对本机关主要业务并要贯彻执行的重要文件材料。

2、长期保管的档案。

其期限在16—50年。

凡是反映本机关一般工作活动，有文物收藏价值。

2.档案价值的层次性：主要表现在两个层次上，即在立档单位的使用价值和在全社会的使用价值两个层次。

不同内容的档案在立档单位有不同的使用价值；不同内容的档案在社会上有不同的使用价值。

在鉴定档案价值时，除了文物收藏价值的鉴定之外，都是立足于立档单位来确定保管期限的，因为立档单位的使用价值是档案最基本的价值，档案只要在立档单位里有使用价值就要保管；而对立档单位有史料价值的应该永久保管。

3.档案价值的潜在性：档案价值具有潜在性的原因有两点，首先由于档案是由现行文件转化而来的，因此档案的使用价值只是有关问价的现世价值的转换和扩展。

其次，档案使用价值的实际发挥也是无规定的。

那么，在管理档案时，就不能轻易对一个档案作出无价值甚至是销毁的决定，而应当以档案能为人们解决问题的重要程度，以及它的使用有效期的长短为依据来识别档案的使用价值，并且发掘其潜在的价值。

（三）档案价值的形成与发展我们知道，当现行文件转化为档案时，档案的价值也就形成了，然而由于档案价值的多元性、层次性以及潜在性的特点，又使得档案价值的凸显变得复杂起来。

1.档案价值形成与发展具有渐进性：表现在从开始形成时的查考价值大于史料价值，到后来的史料价值与查考价值相等，再到最后的史料价值变得大于现实价值，甚至取代现实价值。

例如，我们现在所了解的我国古代的档案，它们就只具有史料价值，而不再有查考价值。

2.档案文件价值形成与发展具有相对性：在一个立档单位内，某一重要的档案不完整时，需要补充的相关的次要档案，这份相关的次要档案进而升为重要档案，价值也随之升值；而同样在一个立档单位内，某一份重要的档案独立时看似重要，而与其他相关同样重要的档案比较时，相对来讲就会显得次要，价值也就随之降低。

3.档案文件价值形成与发展具有不平衡性：主要表现在发展的不平衡上。

一份档案在形成之初，往往只是具有查考价值，而有可能存在潜在的史料价值以及文物收藏价值是难以预测的。

但随着时间的推移，有的档案其查考价值会逐渐被史料价值所替代，有的隐含的史料价值乃至文物收藏价值则会逐渐显现出来。

三、影响档案价值的因素影响档案价值的因素是多方面的。

这些因素大致可以归纳为两个方面，即档案自身因素和社会因素。

档案自身的价值因素是由多方面构成的，如档案的内容、外在形态、形成时间、稿本、形成者等都对其价值具有不同程度的影响，其中内容因素是影响档案价值的最重要的因素。

内容因素主要是指档案内容所记载的信息是否真实地反映了客观实际，是否符合客观规律以及在工作和生活中的重要程度怎样，所起的作用和所处的地位如何，等等。

例如，宪法、法律及政策性、法规性等档案文件，因其内容非常重要而价值较大，而一般事务性文件，因其内容的重要程度较低而价值相对较小。

社会因素主要是指社会对档案的利用需求。

任何事物的价值都是相对于社会需求而言的，不存在完全可以自我实现的绝对独立性的价值，档案价值也不例外，离开了社会需求，档案价值将无法实现。

例如，机关工作需要经常查考上级的有关决定、条例、指示等各种档案；证明个人经历需要查考干部任命通知书、干部登记表、职工名册等；证明个人学历需要查考入学登记表、审批表、学生学籍册、毕业生登记表等。

这些利用需求决定了相关档案的价值，如果没有这些需要，相关内容的档案也就没有保存的必要。

因此，社会对档案的利用需求，同样直接影响和决定着档案的价值。

第二节档案保管期限表的编制一、档案保管期限表什么是“档案保管期限表”？档案保管期限表是用表册形式列举各类来源、内容和形式的档案的保管期限的一种提示性文件，它是鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据和标准。

（一）现行档案保管期限分为永久、长期、短期1.永久保管的档案。

其期限在50年以上。

凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的、对本机关、国家和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管的档案。

2.长期保管的档案。

其期限在16—50年。

凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管的档案。

3.短期保管的档案。

其期限在15年以下。

凡是在较短时期内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管的档案。

（二）档案保管期限表的作用：1、统一档案鉴定的客观标准，避免价值鉴定过宽或过严。

依据档案保管期限表，档案人员就可以客观准备地判断每一个案卷的保管期限，而不是根据个人认识对档案进行管理，从而推动档案价值鉴定工作的顺利进行。

2、提高档案价值鉴定工作的质量和效率。

3、便于准确地组织案卷。

依照档案保管期限表，机关文书人员在立卷时就更加方便的考虑文件的价值，并把价值不同的文件组成不同的案卷，再根据档案保管期限表的规定初步确定案卷的保管期限，为后续的档案鉴定工作打下良好的基础。