秘书基础知识复习要点
秘书工作者基础知识
秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。
秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。
以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。
一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。
2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。
3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。
4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。
5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。
6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。
二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。
3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。
4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。
三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。
2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。
3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。
4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。
5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。
四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。
2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。
3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。
秘书基础必学知识点
秘书基础必学知识点
1. 商务礼仪：秘书作为公司的代表，需要具备良好的商务礼仪，包括穿着得体、言谈举止得体、会议礼仪等。
2. 日常办公技能：秘书需要掌握常见的办公软件，如Microsoft Office套件（Word、Excel、PowerPoint）、邮件管理技巧、文件管理技巧等。
3. 书信函电：秘书需要掌握商务书信和电子邮件的写作技巧，包括信函格式、邮件内容的简洁明了、语言表达的准确性等。
4. 电话礼仪：秘书需要具备良好的电话接待礼仪，包括礼貌用语、语速和音量的控制、信息记录等。
5. 会议组织与记录：秘书需要具备会议组织和记录的能力，包括会议筹备、会议室布置、会议档案管理等。
6. 文件管理：秘书需要具备文件管理的能力，包括文件分类、归档、检索等，以保持文件的有序性和易查性。
7. 行政安排能力：秘书需要具备良好的时间安排和行政管理能力，包括日程安排、会议安排、差旅安排等。
8. 跟进协调能力：秘书需要具备跟进和协调的能力，能够及时处理公司内外部的事务、安排会议、协调人员等。
9. 保密意识：秘书需要具备较高的保密意识，能够妥善保管公司机密信息，确保公司信息的安全性。
10. 沟通协调能力：秘书需要具备良好的沟通和协调能力，能够与各部门和人员有效地沟通、协调合作，以促进工作的顺利进行。
以上是秘书基础必学的知识点，掌握这些知识将有助于秘书在工作中更加出色地完成各项任务。
秘书基础知识点汇总
秘书基础知识点汇总秘书基础知识点汇总如下一、基础知识1.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间：(1)开放式办公室。
(2)封闭式办公室。
2.合理进行办公室布局的作用(1)形成有效率的工作流程。
(2)有利于员工的工作分配。
(3)有利于工作顺利完成。
3.不同办公室布局的设计要求(1)空间的使用:空间是一种必须支付的资源。
空间的费用经常按每平方米计算。
空间越大，费用越高。
(2)开放式和封闭式办公室1)开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。
开放式办公室具有如下特点：①不设个人专用办公室;②组合工作间的材料丰富多样;③办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置。
2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。
封闭式办公室的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。
二、设计不同形式办公室的工作程序1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求1)面积、空间大小。
2)人员流通的频率。
3)声音对办公效率的影响。
4)需要设备及家具量的多少。
2.设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能。
3.选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时，办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰。
4.注意采光、温度和通风三、正确选择办公的模式：1、办公模式的种类：(1)在家工作(20xx年11月)(2)远程工作(20xx年11月)(3)虚拟办公室(4)临时办公室(5)弹性时间(6)兼职工作(7)合同工作(8)交叉工作(9)项目团队四、合理进行办公室布局1、办公室的布局种类：开放式办公室封闭式办公室2、合理进行办公室布局的作用：(1)形成有效的工作流程;(2)有利于员工的工作分配;(3)有利于工作的顺利完成。
文秘专业知识点_秘书基础_
文秘专业知识点文秘虽然是基层员工，但是要掌握的知识却是一点都不少，那么小编今天为大家准备的内容是文秘专业知识点，欢迎大家阅读！文秘专业知识点第一节秘书工作的内容和作用由于机关级别和类型不同，秘书工作内容也不尽相同。
级别层次高的机关，秘书工作内容广泛，分工细致，各项工作的专门化特色比较明显;而在基层单位，秘书工作任务繁重，但是人员编制少，分工不细致，因此，秘书人员又具有“多面手”的特点。
一、秘书工作的内容(一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容1.机关办公厅(室)的基本任务办公厅(室)属于秘书工作部门，是机关工作正常运转的枢纽。
它的出现是秘书工作发展的必然结果。
中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。
它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作，尤其是为领导机关制定和实施决策服务。
办公厅(室)的任务主要分为两大部分：一是政务服务，包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等，这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务，主要是后勤服务保障工作。
2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。
根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》，各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务：第一，协助首长综合情况、研究政策、推行工作;第二，协助首长密切各方面的工作关系;第三，协助首长掌管机关内部的统一战线工作;第四，协助首长掌管保密工作;第五，协助首长掌管机要工作;第六，主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);第七，掌管机关事务工作。
因此，秘书长和办公厅主任的工作任务，可以总结为“既要参与政务，又要掌管政务”两个方面。
而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的，具有明显的参与政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务，具有明显的事务性特色。
秘书职业资格基础知识复习提纲
秘书职业资格考试基础知识复习(简）第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类应用文书是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的具有一定格式的文体总称。
（1）行政公文指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称通用公文指国务院《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种行政公文。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要（2）事务公文指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
（3）商务文书指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意向书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、通用公文的制发程序通用公文的制发程序又叫发文办理，是以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
（一）草拟：就是拟写公文草稿。
（二）审核：就是对公文文稿进行审查核定。
（三）签发：由负责人对已审核的文稿予以审定、签字，准予印发。
（四）复核：公文正式印制前，秘书部门应当进行复核。
重点看审核、签发手续是否完备，附件是否齐全，格式是否统一、规范等。
三、事务文书、商务文书的制发程序事务文书、商务文书具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节应用文书的格式一、通用公文的格式通用公文的格式指通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一）通用公文用纸和印装规格（1）公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为：210mm×297mm（2）公文页边与版心尺寸文字符号从左至右横写、横排一般每面排22行，每行排28个字。
（二）通用公文中各要素标识规则通用公文的格式要素可划分为眉首、主体、版记三部分。
秘书学复习汇总
秘书学一、秘书工作的性质与特点1、辅助性2、综合性3、机密性4、服务性二、秘书工作的作用1、助手作用2、参谋作用3、协调作用4、信息枢纽作用5、公共关系作用三、秘书工作机构的设置原则1、精简原则2、纵向层次尽量少3、横向幅度可适当加大四、秘书工作机构的名称与组织形式1、名称：秘书工作机构广义的是指秘书长或者办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。
狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位、或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。
2、组织形式：分理制或综理制分理制：下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作综理制：所有工作由办公厅或办公室统一办理，下面不再分设部门五、秘书工作机构的地位1、秘书工作机关2、秘书工作部门六、秘书工作机构的性质1、机密性2、辅助性3、综合性4、服务性七、秘书工作机构的职能1、助手职能2、参谋职能3、枢纽职能4、协调职能5、保密职能6、公关职能八、秘书的知识和能力（一）、秘书的知识结构1、基础知识（1）社会科学基础知识（2）自然科学知识2、专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，例如：会议组织知识和信访工作知识3、行业知识是指秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须有行政管理知识，在工商业工作的必须具有企业管理知识和市场营销知识4、相关知识是秘书人员知识结构中的较高层次，帮助秘书适应时代需要，做好工作（二）、秘书的能力要求1、写作能力2、口头表达能力3、听知能力4、阅读概括能力5、社交活动能力6、协调能力7、观察分析能力8、应变能力9、使用先进办公器械的能力10、预测能力九、秘书人际关系的内容与方式（一）、内容：人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系（二）、影响人际关系的因素：1、距离的远近2、交往的频率3、态度的相似性4、需要的互补性5、情景因素6、中介因素（三）、人际交往的障碍1、心理障碍2、语言障碍3、地位障碍4、物理障碍（四）、人际关系的方式1、语言2、体态或身势3、物质（五）、人际关系中的自主性自主性既是指在人际交往中腰主动去接近人，了解人，主动去争取合作与支持；又是指在人际关系中要独立自主。
秘书基础复习纲要
秘书基础复习纲要秘书基础复习资料第八章调查研究一、调查研究的含义(掌握)调查研究就是通过一定的途径和方法，对客观事物进行观察和了解，以获得关于客观事物的各种信息资料，在此基础上对获得的信息资料进行科学处理，从而获得关于客观事物规律性的认识。
二、调查研究是秘书人员的重要职责（了解）1、调查研究是获取信息、了解情况的重要手段。
2、调查研究是协助领导贯彻党的方针政策的重要环节。
3、调查研究是辅佐领导科学决策的基础。
三、秘书部门调查研究工作的特点（了解）调查研究课题的综合性、调查研究成果的政策性、调查研究工作要求的时限性。
四、秘书人员要练好调查研究的基本功（了解）注意积累、减少调研的“量”；积极优化职能环境；努力练好进行调研的基本功。
五、秘书调查研究的一般程序（熟记）秘书调研的一般程序包括准备阶段、调查阶段、研究阶段。
1．准备阶段（1）明确目的，确定项目；（2）掌握知识，初步研究；（研究内容包括①有关被调查对象的理论、政策；②有关被调查对象的业务知识；③有关被调查对象的历史资料）（3）确定范围，选好对象；（4）制订计划，拟出提纲；（5）组织力量，适当集训。
2．调查阶段中心任务就是收集信息资料。
3．研究阶段⑴审核、补充材料此项工作的中心是“去伪存真”。
⑵修整加工材料此工作的核心是统一口径、标准。
⑶摘要；⑷分类；⑸运用演绎、归纳、对比、分析，总结提高，上升为理论观点，求得结论。
六、调查研究中常用的调查方式（熟记）一般说来，调查研究的类型大体可分为两类，一类是普遍调查，一类是非普遍调查。
普遍调查主要用于对调查对象进行全面调查，用人多，时间长，费用大，如人口普查、土地面积普查等。
秘书部门一般不采用这种方法，而多采用在一定范围内，选取部分调查对象进行的非全面调查方法。
具体可分为：1、典型调查：即在被调查对象总体范围内选择具有代表性的特定对象进行调查。
如“麻雀虽小，五脏俱全”，解剖一例，可知其他。
优点是调查范围小，耗时少，使调研内容更加细致。
秘书基础知识点
秘书基础知识点秘书基础知识点秘书是一个企业或组织中不可或缺的职位，秘书的主要工作是为领导或部门提供高效、精准的文秘服务，协助领导或部门处理日常工作。
秘书工作内容繁杂，需要秘书具备一定的基础知识点，在此整理了一些重要的秘书基础知识点，以供大家参考。
一、文书写作秘书是一个企业或组织中很重要的一个职位，主要工作职责之一就是文书的写作。
做好文书，不仅要注意书写的规范，更要注意语言的表达清晰、信息的准确性，一旦误导了领导或部门的决策，后果则会不堪设想。
秘书在写文书时应该注意以下几个方面：1. 书写规范：秘书在书写过程中应注意字迹工整、布局美观、格式规范等方面，尤其是要注意符号、标点的正确使用。
2. 用语准确：秘书需要用简练准确的语言将事情表述清楚，避免模糊不清、引起误解。
3. 简洁明了：秘书在写文书时要尽量避免繁琐的词汇以及长篇大论式的叙述，以便于领导或部门快速理解。
4. 标准格式：秘书应该熟悉各种文书的标准格式，如：请示报告、会议记录、文件传阅等等，统一规范对文书档案管理非常有帮助。
5. 时间把控：文书所关涉的事项具有时效性，所以秘书必须严格掌握文书的流程及时性，保证文书在委托人要求的时间内完成。
二、日程安排另外，日常的日程安排也是秘书应该掌握的基础技能，主要分为以下几个方面：1. 能力减法：日程安排需要做到有条理、有计划地进行，适度减少不必要的事情、减小日程的压力，从而提高时间的利用率。
2. 优先级策略：对于重要的事情先做、次要的事情推迟或取消，在确保重要时间利用效率的同时减少日程安排冲突。
3. 时间管理：秘书还需要对时间有严格的把控。
有效安排各项工作时间，把握时间分配比例，提高工作效率。
4. 学会断舍离：对于不需要或已完成的工作，应当及时地清理、整理、删除，避免让已完成的事情占用过多的时间。
5. 跟踪管理：对于已分派的工作要跟踪记录，及时与负责人核实工作是否按需完成，排除事情拖延或误解的情况。
三、团队协作秘书的工作是环环相扣的，一个人很难独自完成各项任务。
秘书工作者基础知识大全
秘书工作者基础知识大全2022-10-1301:37:14浏览次数：一、基础知识1.科学文化知识基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。
特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2.马列主义理论知识哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3.政策法规知识二、专业知识分门别类的理论，包括文书处理，信息处理，信息调研和秘书实务的理论。
2.业务知识，秘书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规范，公文的起草等。
三、相关知识1.新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、信息论。
2.管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
4.心理学知识。
四、社会知识国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。
国内知识，国情，民情，民俗，民风等。
如何提高秘书的办公效率作为一名出色的秘书，要有效利用工作时间，提高办公效率应该从下几方面开始：1、明确自己的工作任务和职责;2、要区分常规工作和非常规工作;3、动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学的有序的一项一项地完成工作任务。
4、巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率;5、使用办公辅助手段帮助组织工作;6、安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益;7、要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办期限，不能只凭个人想象和爱好安排工作;8、秘书应尽量坚持记工作日记，通过时间和活动的详细记录，认真分析、评估自己利用时间的有效程度。
礼仪是一门综合性较强的行为科学，是指在人际交往中，自始至终地以一定的、约定俗成的程序、方式来表现的律己、敬人的完整行为。
由于地区和历史的原因，各地区、各民族对于礼仪的认识各有差异。
秘书基础知识点汇总
秘书基础知识点汇总秘书作为一个职业，需要具备一定的基础知识和技能。
以下是一些秘书基础知识点的汇总：1. 办公室管理知识：秘书需要了解办公室管理的基本要求和操作流程，包括文件管理、资料归档、会议组织、办公设备的使用等。
2. 综合文书处理能力：秘书需要具备处理各类文书的能力，包括起草信函、备忘录、报告等，还需要了解公文写作的规范和格式。
3. 信息管理能力：秘书需要善于管理和整理各类信息，例如收集、整理、归档公司文件和资料，保密机密信息，及时提供和反馈信息等。
4. 日程安排和时间管理：秘书需要能够合理安排和管理上级的日程安排，确保会议、活动等的顺利进行，同时也要合理安排自己的工作时间，高效完成任务。
5. 会议组织和记录能力：秘书需要能够独立组织会议，包括制定会议议程、邀请参会人员、准备会议材料、记录会议内容等。
6. 人际沟通和协调能力：秘书需要与各级领导、同事、客户等多方进行沟通和协调工作，需要善于处理各种人际关系，具备谈判和协商的能力。
7. 领导能力和团队合作精神：秘书需要能够主动承担责任，具备一定的领导能力，能够带领团队完成任务，并与团队成员进行合作。
8. 机构管理和企业文化了解：秘书需要了解公司的机构架构和职能划分，熟悉公司的文化和价值观，能够根据企业需要进行相关管理工作。
9. 网络和信息技术应用能力：秘书需要熟悉常用的办公软件，如Word、Excel、PPT等，具备一定的网络应用和信息技术知识，能够灵活运用电子邮件和互联网进行工作。
10. 商务礼仪和外语能力：秘书需要具备一定的商务礼仪和外语能力，能够与国内外客户进行沟通和交流。
11. 保密意识和信息安全知识：秘书需要具备保持信息的机密性和安全性的意识，了解相关的保密政策和法律法规。
12. 基本财务知识：秘书需要了解基本的财务知识，包括会计凭证的处理、财务报表的阅读等，能够协助财务部门进行相关工作。
13. 法律法规和合规知识：秘书需要了解相关的法律法规和政策，包括公司法、劳动法等，确保公司的行为符合法律要求。
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《秘书资格证考试教材》提纲第一章文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类1、含义2、分类：（1）行政公文。
13种行政公文：命令、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
（2）事务公文。
传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议纪录、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
（3）商务公文。
意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、通用公文的制发程序1、草拟（1）主要要求：①符合国家的法律、法规及其他有关规定；②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；人名、地名、数字、引文准确；③结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”；④应当使用国家法定计量单位；⑤公文使用简称，应当先用全称，并注明简称；⑥公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和字词、词组、惯用语、缩略语、具有修饰色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
2、审核（1）由办公厅（室）进行审核；（2）审核重点：行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合《办法》的规定等。
以机关的名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
4、复核复核重点：审核签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
复核是发文过程中的最后一道把关环节。
三、事务文书、商务文书的制发程序草拟、审核、定稿、公布、操作第二节应用文书的格式一、通用文书的格式1、通用公文用纸和印装规格公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm x 297mm.公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37m m±1mm；版心尺寸为156mm x 225mm(不含页码)。
文字符号从左至右横写、横排。
一般每面排22行，每行排28个字。
公文左侧骑马订或平定，不掉页；后背平整、不空。
2、通用公文中各要素标识规则（1）眉首包括要素：①公文分数序号：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。
应根据公文的份数来决定编几位数字，但至少应不低于两位，即“1”编为“01”。
②秘密等级和保密期限：分为“绝密”“机密”“秘密”三级。
③紧急程度：分为“特急”和“急件”两种。
④发文机关标识：由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。
⑤发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成。
⑥签发人（会签人）：上报的公文需标识签发人。
⑦红色反线。
★上报的公文需标识签发人。
（05年11月份三级）包括要素：①公文标题：标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。
②主送机关：上行文（如请示、报告）、特指性下行文（如批复、通知）、平行文（如函），只写一个主送机关；普发性下行文写数个主送机关；普发性下行文（如决定、通知、通报、意见）写数个主送机关；周知性公文（如公告、通告等）可以不写主送机关。
③正文④附件⑤成文日期：掌握原则：机关领导人或秘书长、办公厅（室）主任签发的，以签发日期为准。
联合行文时，以最后一个机关签字日期为准。
须经会议讨论通过的，以通过日期为准。
须经上级机关或立法机关批准的，以批准日期为准。
⑥印章：公文除“会议纪要”以外均应加盖印章。
（05年11月三级）单一机关制发的公文在正文右下方落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4字。
加盖印章应上距正文2mm~4mm。
如印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文日期上；若印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上。
两个机关联合行文时，落款处也不署发文机关名称，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两印章均压成文日期。
（06年11月四级）⑦附注（2）版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。
★公文版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等要素。
（05年11月三级）3、通用公文的特定格式（1）信函式格式发文机关全称下4mm处为一条横线（称武文线），线长170mm。
距下边20mm处为一条横线（称文武线），线长亦为170mm。
发文机关名称及双线均印红色。
（2）会议纪要式格式国家标准中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。
（06年11月三级）至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。
（3）事务文书、商务文书的格式灵活性、多样性第三节、应用文书的要素一、材料1、占有：时间部分古今；性质不分正反；类别不分点面。
途径：亲身经历所得调查阅读所获2、鉴别3、选择：原则：（1）围绕主题选择材料；（2）选择典型材料；（3）选择真实准确的材料；（4）选择生动新颖的材料。
4、使用（1）恰当安排材料的先后顺序；（2）确定材料的详略程度；根据主题的需要确定材料的详略；根据文体的特点确定材料的详略。
二、主题1、概念：作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。
2、确立主题的依据：（1）以写作目的为立意依据；（2）以材料本身的意义为立意依据。
3、对主题的要求：正确、深刻、新颖、集中三、结构1、结构的内容：（1）标题：公文标题：发文机关+事由+文种（06年11月四级）一般文章标题：单标题双标题（由正标题和副标题组成）（2）开头开头方式：概述式、目的式、开门见山式、引用来文式（3）层次：总分式、并列式、递进式、因果式、时序式、三段式（4）段落：提行式、条款式、篇段合一式（5）过渡：过渡词、过渡句、过渡段（6）照应：首尾照应、文题照应、行文前后照应（7）结尾：强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾（没有结尾）2、对结构的要求：严谨、自然、完整、统一四、语言1、运用语言的标准：准确、简洁、平实2、应用文书专用语言开头用语：为、为了、根据、按照、遵照、依照、鉴于、关于、由于、目前、当前、兹、兹介绍承启用语：根据……决定，根据……特通告如下，拟采取以下措施引述用语：悉、收悉、文悉批转用语：批示、阅批、审批、批转称谓用语：我（部）、贵（局）、你（省）经办用语：经、业经、兹经、拟、施行、审定（2005年11月三级）表态用语：不同意、同意、不可、可办、批准结尾用语：用于请示：当否、请批示、妥否，请批复用于函：请研究函复、盼复、望协助办理用于报告：请指正、请审阅用于批复、函复：此复、特函复用于知照性公文：特此公告（通告、通知、通报）第四节应用文书的表达方式一、叙述1、概念：把人物的经历、行为或事物发展变化的过程表述出来的方式。
六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果2、叙述的人称：（1）第一人称（2）第三人称3、叙述的方式：顺叙，倒叙二、议论1、概念三要素：论点、论据、论证2、类型：（1）立论：从正面阐述自己观点的正确性，从而把论点建立起来。
（2）反驳：设法证明对方论点是错误的，从而驳倒对方、树立起自己论点的说理方法。
3、论证的方法：（1）例证法（2）分析法（3）引证法（4）对比法（5）因果法三、说明1、概念2、方法：（1）定义和表述（2）分类和比较（3）数字和图表第二章办公自动化基础第一节计算机基础知识CPU内存储器一、计算机的硬件系统存储器外存储器输入设备输出设备二、计算机的软件系统：1、系统软件2、应用软件三、计算机的日常使用与维护1、启动与关机（1）开关机的顺序：打开显示器、打印机等外部设备的电源，最后打开主机电源。
（2）启动：1）冷启动：在没有接通电源的情况下进行启动。
2）热启动：按住“Ctrl+Alt+Del”键，另一种是按主机箱板上的“Reset”键。
（3）关闭：按操作系统规定的规范的关机步骤。
2、“死机”的处理：进行热启动。
3、常规硬件维护：常规清理灰尘。
4、软件系统的维护（1）清理磁盘：在开始菜单中选择“所有程序”、“附件”、“系统工具”、“磁盘清理”。
（2）整理碎片：在开始菜单中选择“所有程序”、“附件”、“系统工具”、“磁盘碎片整理程序”。
（3）检查磁盘：在“我的电脑”窗口中选定要检查的驱动器，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“属性”，出现磁盘属性对话框，单击“工具”选项卡，再单击“开始检查”按钮。
（2006年11月三级）5、计算机病毒（1）计算机病毒的特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性。
（2）计算机病毒的防治：不滥用磁盘，尽量做到专机专用、专盘专用。
不要用来路不明的软件。
安装防毒软件，运行病毒防火墙，实时监视病毒的入侵和感染。
不要打开来路不明的邮件。
对重要的数据进行备份。
第二节Windows XP操作系统使用基础一、Windows XP的工作界面1、Windows XP桌面布局：（1）快捷图标（2）背景画面（3）任务栏2、Windows窗口（1）Windows窗口基本组成元素标题栏、菜单栏、工具栏、边框、滚动条、状态栏、工作区。
（2）Windows窗口基本操作移动窗口改变窗口大小滚动窗口的内容切换窗口排列窗口3、Windows对话框：标题栏、文本框、数值框、列表框、下拉式列表框、单选按钮、复选框、滑块、命令按钮。
4、Windows菜单（1）菜单的种类：开始菜单控制菜单快捷菜单下拉菜单级联菜单（2）菜单的约定二、文件管理1、创建文件或文档2、选取文件或文档3、复制、移动文件或文件夹（1）用鼠标直接拖动的方法复制或移动对象（2005年11月三级）（2）使用“剪贴板”复制或移动对象4、删除文件或文件夹（1）将删除对象移入回收站（2）不再保留的删除5、重命名文件或文件夹：可选定对象并单击其名称，出现闪烁光标后，输入新名称，并按回车键，也可以使用快捷菜单重新命名。
6、查找文件或文件夹7、查看文件或文件属性（1）存档属性（2）隐藏属性（3）只读属性8、Windows资源管理器的使用（1）资源管理器的启动：开始按钮“所有程序”“附件”“Windows资源管理器”使用快捷菜单启动资源管理器。
（2）资源管理器的窗口布局：采用双窗格显示结构，其窗口分为两个区域。
（3）基本使用方法三、程序管理1、启动程序2、切换程序3、安装与卸载应用程序（1）安装程序（2）卸载程序4、创建和使用快捷方式四、Windows XP的其他常用操作1、修改系统日期和时间2、使用屏幕保护程序3、使用联机帮助功能第三节Word 2003的应用基础一、文档的输入与保存1、Word 2003的启动2、文件的新建与打开3、文件的存盘4、关闭与退出二、文本编辑1、选择中文输入法2、移动插入点3、选取文本（2006年11月三级）4、复制、移动、删除文本5、撤消与恢复操作6、插入与改写文本7、查找和替换三、表格处理1、创建表格2、编辑表格3、修改表格（1）选定单元格（2）合并与拆分单元格（3）插入或删除行（列）（06年11月四级）（4）插入或删除单元格4、排版表格（1）改变行高或列宽（2）表格文字的格式化（3）设置表格边框（4）设置表格的自动套用格式四、格式设置1、设置字符格式2、设置段落格式3、设置页面格式五、打印输出1、打印预览2、打印输出第四节Excel 2003应用基础一、建立和编辑工作表1、工作簿的创建2、单元格的选定3、数据的输入4、数据的编辑（1）修改单元格中的数据（2）删除单元格中的数据（3）移动、复制单元格数据（4）追加数据（5）设定数据有效性5、工作表的操作（1）改变工作表的名字（06年11月四级）（2）选定工作表（3）插入、删除工作表（4）移动、复制工作表6、工作簿的保存与关闭二、工作表的格式化1、数据格式的设置（1）设置文字格式（2）设置数字格式（3）单元格中文字的折行（4）单元格的合并与取消合并（5）处理标题2、对齐方式的设置3、行高和列宽的设置4、边框和底纹的设置5、条件格式化三、图表的制作1、图表的创建2、图表的编辑四、公式与函数1、公式的创建（1）输入公式（2）单元格地址（06年11月三级）（3）移动和复制公式2、自动求和3、函数的使用五、数据管理1、记录单的使用（1）添加记录（2）编辑记录（3）删除记录（4）查找记录2、数据排序（1）使用“排序对话框”进行排序（2）使用工具按钮进行排序3、筛选数据4、分类汇总（1）自动分类汇总（2）分级显示符号（3）删除自动分类汇总第五节PowerPoint 2003应用基础一、创建演示文稿1、创建一个空白演示文稿2、幻灯片文字的处理（1）输入标题文字（2）输入项目文本（3）编辑幻灯片文字3、添加幻灯片4、更改幻灯片版式5、视图方式（1）普通视图（2）幻灯片浏览视图（3）幻灯片放映视图6、页面设置与打印二、修饰幻灯片1、应用设计模板2、文本格式的设置（1）设置字体（2）设置文本对齐方式（3）改变字符的颜色3、占位符格式的设置（1）设置填充颜色和边框线条（2）设置占位符的尺寸和位置4、段落格式的设置（1）设置行距和段间距（2）设置段落对齐方式5、幻灯片背景的修改（1）更改幻灯片背景颜色（2）设置幻灯片的填充效果三、插入各种对象1、插入表格（1）制作新的表格幻灯片（2）在已有的幻灯片中添加表格2、插入图表（1）制作新的图标幻灯片（2）在已有幻灯片中添加图表3、插入剪贴画（1）制作新的剪贴画幻灯片（2）在已有的幻灯片中插入剪贴画（3）在幻灯片中添加用户自己的图片文件4、插入多媒体文件（1）插入影片文件（2）在幻灯片中插入音乐或声音四、幻灯片的设计和放映1、动画效果的设置（1）设置整张幻灯片的动画效果（2）设置一张幻灯片中各个对象的动画效果2、切换效果的设置3、放映的时间间隔设置4、启动幻灯片放映5、控制幻灯片放映第六节计算机网络基础一、网络基础知识1、计算机网络概述（1）通信子网（2）资源子网（3）协议2、计算机网络的物理设备（1）局域网的构成（2）网络传输介质（3）广域网互联设备3、计算机网络的分类4、因特网基础知识（1）因特网的主要功能（2）因特网的常用术语（3）因特网地址和域名（4）我国的四大网络二、IE6浏览器的使用1、基本浏览操作2、网页信息的保存3、收藏夹的使用（1）使网址添加到收藏夹（2）整理收藏夹（3）脱机收藏夹三、网络信息的查询1、信息查找方法（1）使用关键字检索（2）按内容分类逐级检索2、浏览检索结果四、电子邮件1、电子邮件概述：（1）功能（2）地址（3）服务器（06年11月三级）2、电子邮件的收发第三章沟通基础第一节沟通的基本概念与内容一、什么是沟通1、沟通及其特点非权力支配性非职权限定性认同疏导性（06年11月四级）2、沟通的类型：①按沟通的对象不同：人与人之间的沟通人的自我沟通人与机器的沟通组织之间的沟通★秘书所涉及的沟通工作绝大多数是人与人之间的沟通以及组织之间的沟通。