第三章文书工作概述
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第二章 文书工作
第五节 文书工作的行文制度
三、行文方式 行文方式，是指机构之间根据组织关系和工 作需要所采用的文件传递运行的层次和形式。 （一）逐级行文 逐级行文是上行文和下行文最基本、最常用 的行文方式。 （二）多级行文 上行文、下行文均可采用多级行文，但上行 文不宜多用。 （三）直达行文 采用直达方式行文的文件多为普发性文件。
文 书 学
黑龙江大学倪丽娟
2011.3
第三章 文书工作
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 文书工作概述 文书工作的任务 文书工作的原则 文书工作的组织与管理 文书工作的行文制度
第一节 文书工作概述
一、文书工作的概念 （一）文书工作的含义 文书工作，就是指通过互相衔接的一系列程 序和手续完成拟制、处理和管理文件材料的工作。 （二）对文书工作含义的理解 1．文书工作的对象是文件。 2．文书工作的主要任务是制发、收办、管理文件。 3．文书工作是围绕文件运动的全过程所进行的一 系列相互衔接的程序和手续的总称，而不是仅指 某一个或某几个程序。 4．文书工作的每个环节和工作流程，都有各自的 规范和技术要求，不可以随意变更。
第四节 文书工作的组织与管理
3．从上下级机关之间来说，上级领导 机关的综合办公部门有责任对所属机关的 文书工作进行业务指导。另外，党政领导 机关的综合办公部门有责任对同级各部门 的文书工作进行业务指导。
4．各级档案管理部门和本机关的档案机构有 责任对本机关的文件整理归档工作进行指导、监 督和检查。 5．机关业务部门，责成人员负责本部门的文 书工作。
第五节 文书工作的行文制度
（二）行文关系的类别
1．上行文，是指被领导、指导的下级 机构向上级领导、指导机构报送的文件。 2．下行文，是指上级机构向受其领导、 指导的下级机构发送的文件 3．平行文，是指有平行关系或不相隶 属关系的机构之间互相递送的文件。
文书工作的管理制度
第一章总则第一条为规范本单位的文书管理工作，提高文书处理效率和质量，保障信息畅通，根据国家有关法律法规和单位实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有文书工作，包括收文、发文、档案管理等。
第三条文书管理工作应遵循以下原则：1. 法规性原则：严格执行国家法律法规和上级文件精神。
2. 效率性原则：提高文书处理速度，确保工作顺利进行。
3. 准确性原则：确保文书内容真实、准确、完整。
4. 安全性原则：加强文书管理，确保信息安全。
第二章文书处理流程第四条收文管理1. 文件接收：文书工作人员负责接收来自上级、平级和下级单位的文件，并进行登记。
2. 文件分发：根据文件性质和内容，将文件分发给相关部门或负责人。
3. 文件处理：相关部门或负责人对文件进行阅读、审核和处理，并在规定时间内反馈处理结果。
4. 文件归档：处理完毕的文件由文书工作人员进行整理、归档。
第五条发文管理1. 文件拟稿：相关部门或负责人根据工作需要拟写文件。
2. 文件审核：拟稿文件经部门负责人审核后，报单位领导审批。
3. 文件打印：审批通过的文件由文书工作人员进行打印。
4. 文件分发：打印完成的文件按照规定范围进行分发。
5. 文件归档：分发完毕的文件由文书工作人员进行整理、归档。
第六条档案管理1. 档案分类：根据文件性质和内容，对档案进行分类。
2. 档案编号：为每份档案编制唯一编号，方便查阅和管理。
3. 档案存放：按照档案分类和编号，将档案存放于档案柜中。
4. 档案查阅：需查阅档案的单位或个人，应填写档案查阅申请，经批准后方可查阅。
5. 档案销毁：档案达到保管期限或无保存价值的，应按规定程序进行销毁。
第三章文书工作人员职责第七条文书工作人员应具备以下条件：1. 具有良好的政治素质和职业道德。
2. 熟悉国家法律法规和单位规章制度。
3. 具备一定的文字功底和沟通协调能力。
第八条文书工作人员职责：1. 负责文书的接收、分发、处理和归档工作。
2. 负责档案的分类、编号、存放、查阅和销毁工作。
3第三章-----文书处理工作《文书档案管理》
• 平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉及重 要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻和 承办的文件。
第36页，共109页。
4.拟办的要求
• 拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国 家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个 部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事 项的办理程序和处理重要业务的有关规定， 在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、 合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见 写在文件处理单（见下表）“拟办意见”一 栏内。
3. 能联合发文的有关部门不单独发文。
4. 传达上级文件精神不照搬照抄。 5. 文件文字尽可能精炼，篇幅尽可能短小。
第8页，共109页。
二、以主办为主，事先充分协调的原则 1. 公文中的请示事项，主办部门应主动征求相 关部门意见。 2. 当意见不一致时，主办部门负责人要出面协调。 3. 当意见仍不一致时，主办部门应列明理由和依
般件稍后处理。
第29页，共109页。
第30页，共109页。
（三）审核
1. 审核的内容 （1）审查来文是否应由本机关办理。 （2）审查来文是否符合行文规则。 （3）审查来文的合法性、政策性。
（4）审查来文是否经过必要的协调与会签。
（5）审查来文的文种与格式是否规范。
第31页，共109页。
2. 审核应当注意的问题 （1）收文审核人员既要认真负责，善于发现和纠
[知识结构图]
文书处理工作
收文处理程序
公文管理
发文处理程序
整理归档
第2页，共109页。
任务导入
• 天地公司（中外合资 公司）收到集团总公 司的一份《关于各子 公司财务负责人向 集团总公司述职的 通知》。作为天地 公司的秘书高山将 按照收文处理程序 进行收文。
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4.拟办的要求
• 拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国 家的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个 部门的业务范围和相互关系，了解各个重要事 项的办理程序和处理重要业务的有关规定， 在提出拟办意见时，要全面考虑，使之科学、 合理。并且做到简明扼要。同时将拟办意见 写在文件处理单（见下表）“拟办意见”一 栏内。
3. 能联合发文的有关部门不单独发文。
4. 传达上级文件精神不照搬照抄。 5. 文件文字尽可能精炼，篇幅尽可能短小。
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二、以主办为主，事先充分协调的原则 1. 公文中的请示事项，主办部门应主动征求相 关部门意见。 2. 当意见不一致时，主办部门负责人要出面协调。 3. 当意见仍不一致时，主办部门应列明理由和依
般件稍后处理。
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（三）审核
1. 审核的内容 （1）审查来文是否应由本机关办理。 （2）审查来文是否符合行文规则。 （3）审查来文的合法性、政策性。
（4）审查来文是否经过必要的协调与会签。
（5）审查来文的文种与格式是否规范。
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2. 审核应当注意的问题 （1）收文审核人员既要认真负责，善于发现和纠
[知识结构图]
文书处理工作
收文处理程序
公文管理
发文处理程序
整理归档
第2页，共109页。
任务导入
• 天地公司（中外合资 公司）收到集团总公 司的一份《关于各子 公司财务负责人向 集团总公司述职的 通知》。作为天地 公司的秘书高山将 按照收文处理程序 进行收文。
第三章-文书处理-秘书实务
副本：是指公文形成之后，由于实际工作的需要，往往使正本文件发生 许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。 副本又称抄本。
存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿 以外的印制本。
第三节 收文处理
收文，是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和 材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收 文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与 管理。
【信息链接】
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文书的稿本
一、文书的文稿 草稿：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。 定稿：指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式
通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。 二、文书的文本
正本：是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。 正本具有标准 规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保 护。正本又可分为：定型本、试行本、暂行本、修订本。
一、 文书的撰写
（一）文书的用语 （二）文书中数字的用法
二、文书的字体与字号
（一）文书字体
文书的字体分为汉字字体、外文字体和数码字体三种 。
（二）文书字号
文书的字号可以分号数制、点数制、级数制三种 。
三、文书的排印
（一）公文用纸及版面尺寸
（二）排版规格与印制装订要求
（三）公文的排版规范
第一节 文书处理的基本知识
一、文书处理的涵义 二、文书的分类 三、文书处理的基本原则 四、文书处理的内容 五、文书处理的工作要求
一、文书处理的涵义
文书、文件、公文三者的称呼和用法 文书处理又称文件处理、 文书工作、 文件
管理。是国家机关或社会组织制作、传递、 使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行 政管理的重要组成部分。
存本：是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿 以外的印制本。
第三节 收文处理
收文，是指收进外部送达本机关、单位的公务文书和 材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料等。收 文处理是指对来自本组织外部的公文等所实施的处置与 管理。
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文书的稿本
一、文书的文稿 草稿：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。 定稿：指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式
通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。 二、文书的文本
正本：是根据已经签发的定稿所制发的正式文件文本。 正本具有标准 规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保 护。正本又可分为：定型本、试行本、暂行本、修订本。
一、 文书的撰写
（一）文书的用语 （二）文书中数字的用法
二、文书的字体与字号
（一）文书字体
文书的字体分为汉字字体、外文字体和数码字体三种 。
（二）文书字号
文书的字号可以分号数制、点数制、级数制三种 。
三、文书的排印
（一）公文用纸及版面尺寸
（二）排版规格与印制装订要求
（三）公文的排版规范
第一节 文书处理的基本知识
一、文书处理的涵义 二、文书的分类 三、文书处理的基本原则 四、文书处理的内容 五、文书处理的工作要求
一、文书处理的涵义
文书、文件、公文三者的称呼和用法 文书处理又称文件处理、 文书工作、 文件
管理。是国家机关或社会组织制作、传递、 使用、保存或销毁文件等行为的总称，是行 政管理的重要组成部分。
文书档案管理_复习
《文书档案管理》复习内容第一章文书与档案文书的概念及其内涵。
本课程所用教科书的定义为：文书是行为主体在社会活动中为一定目的而形成和使用的、具有特定格式的应用性文字材料。
简言之，文书是行为主体在社会活动中形成的应用性文字材料。
该定义的内涵：文书是文字材料的一种。
与图书、报刊、档案一样，是从属于“文献”的种概念。
从文书的实际看，这里的“文字”不限于“语言的记录符号”，应理解为“书写的痕迹”，即除声音和活动影像之外的文字、表意符号、图表图形和标记等记录方式。
文书有特定的格式和明确的授受关系。
文书具有应用性，属应用文范畴。
对“应用性”的理解不能太宽泛，应用于具体事务的文字材料才是文书。
文书有很强的目的性和针对性。
与一般图书报刊不同，文书是处理具体事务的工具，有明确的“办事”目的，有特定的对象和明确的作用范围。
文书是行为主体在社会活动中自然形成的，是行为主体处理具体事务的自然结果。
这里的“行为主体”指文书的责任者、发布者，即文书的“作者”，又叫“行文名义”。
它可以是机关、企事业单位、群众团体，也可以是个人或家庭。
“行文名义”才是文书的真正作者，而执笔写作的人倒未必是“作者”。
所以，文秘人员不是公文的作者。
文书的本质属性是什么，如何理解？文书有政治性、机密性和知识性等一般属性，其本质属性是现实执行性。
（p.7）现实性。
文书是“现实”的。
行为主体的现实活动是文书产生的根源，文书的目的是解决现实问题。
执行性。
文书是“必须执行”的。
文书是行为主体依据法定权利和责任处理事务的工具，受国家法律保障，必须被执行。
现实执行性。
文书的“执行”有一定的有效期。
工作完成或问题解决，文书的执行即告终止文书的特点。
文书在人类社会活动中的使用极为广泛，品种繁多。
概括地说，文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者。
所谓法定的作者，即发文的名义。
指依据法律和有关的条例、章则、决定等成立的，并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
第三章 文书制作
❖ 校对一般应经过两三个校次，重要文件还要增加校次， 确认内容无误方可印制。
❖ 校对人员在发文稿纸或发文审批单的“校对”一栏里签 字
❖ 3.印制
❖ 按照文件印刷要求和印制份数对文件进行印制的过 程。
❖ 文件印制应符合存档要求的书写材料；做到准确、 及时、规范、安全和保密；秘密公文应交机要印刷 厂（或一般印刷厂的保密车间）印制，应有专人负 责；装订要认真、细致、防止多页、缺页、倒页的 现象。
❖ 草拟文件时，要填写发文稿纸或者发文审批单上的相关项目， 并在“拟稿”栏中签名。
❖ 3.核稿
❖ 核稿是指将公文送负责人签发前，由办公室负责人 进行审核的过程。
❖ 审核的目的是为了加强对机关发文的管理与控制， 保证公文质量，节省负责人审核签发公文的时间。
❖ 是制文阶段的重要环节，公文质量的好坏，在很大 程度上取决于审核把关的水平。
❖ 文件印制后，需在发文稿纸或发文审批单的“印制” 栏中签字。
❖ 4.用印
❖ 用印是指在缮印好的文件落款处加盖发文组织印章的过程。
❖ 通报是一种具有较强教育作用和指导作用的 周知性的下行文，并具有较强的时效性，必 须及时分发至所有隶属的下级单位，有“一 下到底”的特点。
❖ 有表扬性通报、批评性通报和情况通报三种
❖ （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情 况，回复上级机关的询问。
❖ 如《XX单位关于开展党的群众路线教育实践活动的 报告》。报告是一种陈述性的上行文，在中下级机 关中使用频率较高。一个显著特点是内容的真实性， 对涉及的时间、地点、人物、事件、数据、情况等， 都必须经过认真核查，做到确凿无误，为上级了解 情况，制定政策提供可靠的信息。
❖ 文件起草的好换直接关系到文件的质量，拟稿要做到符合党 和国家的方针政策，正确体现发文机关的意图，准确反映客 观实际，合乎文件格式。
❖ 校对人员在发文稿纸或发文审批单的“校对”一栏里签 字
❖ 3.印制
❖ 按照文件印刷要求和印制份数对文件进行印制的过 程。
❖ 文件印制应符合存档要求的书写材料；做到准确、 及时、规范、安全和保密；秘密公文应交机要印刷 厂（或一般印刷厂的保密车间）印制，应有专人负 责；装订要认真、细致、防止多页、缺页、倒页的 现象。
❖ 草拟文件时，要填写发文稿纸或者发文审批单上的相关项目， 并在“拟稿”栏中签名。
❖ 3.核稿
❖ 核稿是指将公文送负责人签发前，由办公室负责人 进行审核的过程。
❖ 审核的目的是为了加强对机关发文的管理与控制， 保证公文质量，节省负责人审核签发公文的时间。
❖ 是制文阶段的重要环节，公文质量的好坏，在很大 程度上取决于审核把关的水平。
❖ 文件印制后，需在发文稿纸或发文审批单的“印制” 栏中签字。
❖ 4.用印
❖ 用印是指在缮印好的文件落款处加盖发文组织印章的过程。
❖ 通报是一种具有较强教育作用和指导作用的 周知性的下行文，并具有较强的时效性，必 须及时分发至所有隶属的下级单位，有“一 下到底”的特点。
❖ 有表扬性通报、批评性通报和情况通报三种
❖ （十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情 况，回复上级机关的询问。
❖ 如《XX单位关于开展党的群众路线教育实践活动的 报告》。报告是一种陈述性的上行文，在中下级机 关中使用频率较高。一个显著特点是内容的真实性， 对涉及的时间、地点、人物、事件、数据、情况等， 都必须经过认真核查，做到确凿无误，为上级了解 情况，制定政策提供可靠的信息。
❖ 文件起草的好换直接关系到文件的质量，拟稿要做到符合党 和国家的方针政策，正确体现发文机关的意图，准确反映客 观实际，合乎文件格式。
第三章_事务文书(概述、计划总结)
（二）特点和作用
特点： 特点： 1.预见性 预见性 2.可行性 可行性 3.时限性 时限性
作用： 作用： 1、指导工作，减少盲目性 、指导工作， 2、推动工作，减少挫折 、推动工作， 3、监督工作，减少扯皮 、监督工作， 4、评价工作，有理有据 、评价工作，
二、计划的别称和种类
（一）别称 1、规划、纲要 长远、 、规划、纲要——长远、跨度大的发展计划 长远 2、安排 、安排——短时间内要做的事情 短时间内要做的事情 3、设想、打算 初步的、 、设想、打算——初步的、粗线条的、未成型 初步的 粗线条的、 计划、 计划、 4、方案 从目的、要求、方式、方法、 、方案—— 从目的、要求、方式、方法、进度 等方面有周密的部署 5、要点 、要点—— 一定时间内工作安排的主要内容 6、意见 、意见——上级向下级布置工作的指导意见 上级向下级布置工作的指导意见
计划写法指要
种类 格式 单位+时限+内容+ 完全式 单位+时限+内容+种类 标题 时限+内容+ 时限+内容+种类 单位+内容+ 单位+内容+种类 非完全式 计划内容+ 标题 计划内容+种类 事由+ 事由+文种
迈向新世纪 进行新选择 ——南京市开展 第二次工业革命” 南京市开展“ ——南京市开展“第二次工业革命” 建立高新技术产业区的战略构想
（二）正文
1、前言（开头）：制定计划的目的、依据、 、前言（开头）：制定计划的目的、依据、 ）：制定计划的目的 缘由，是计划的灵魂和总纲（回答为什么做？） 缘由，是计划的灵魂和总纲（回答为什么做？） 常有过渡句： 常有过渡句：现制定计划如下等 2、主体 、 A任务和目标：是计划的核心（回答做什么？） 任务和目标： 任务和目标 是计划的核心（回答做什么？） 要具体、明确，有质量、 要具体、明确，有质量、数量的要求 B方法和措施：是计划的保证（回答怎么做？） 方法和措施： 方法和措施 是计划的保证（回答怎么做？） 俗话说：十分计划， 俗话说：十分计划，十二分措施 C实施步骤：是计划执行的具体进度 实施步骤： 实施步骤 回答如何做？） （回答如何做？）
第三章 公务文书
4、会议通知 缘由：说明召开会议的目的和意义 事项：会议名称、时间、地点、内容、参 加人员、报到时间和地点等 结尾语：特此通知（可省）
范文赏析 X市X局关于召开X工作会议的通知 XX： 根据XX的XX，为了加强XXX，经市府同意，我局决定召开局级XXX会 议，现将有关事项通知如下： 会议时间：X年X月X日一X年X月X日，会期X天。（包括报到时间） 会议地点：XXXXXXX。（包括报到地点） 与会人员：XXX 。（参加会议人员的条件和人数） 会议内容： 1、XXXXXX，XXXX。 2、XXXXX，XXXXXXX． 会议要求：（包括会议人员所携带的文件材料、准备事项等） 1、XXXX，XXXXX． 其他要求：（包括线路、差旅费、联系人、联系电话等） X市X局 X年X月X日
3.正文：是公文的核心部分，位于主送机关下 一行，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年 份不能回行。
4.附件标注：是随公文发送的附属文件或材料。
５．发文机关名称：即公文制文机关，位于正 文或附件标注之后偏右处，可用全称或规范化 简称。
ห้องสมุดไป่ตู้
６、发文日期：一般以成文时间为发文日期， 标注于发文机关下方，必须完整地写出年月日。
6.签发人：指批准发出公文的机关领导人。
（二）主体：是公文的实体部分，包括红色反 线之下至主题词以上各要素的统称。
公文标题 主送机关 公文正文 附 件 成文日期 公文生效标识 附 注
1.标题：公文的名称由发文机关全称或规范简 称、事由、文种三部分组成。
2.主送机关：即负责处理、执行公文的机关， 要使用全称或规范简称、统称。位于标题下空 一行，左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶 格,后面加冒号。
XX市人民政府
X 年X 月X 日
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三、论述题 1、试述文书工作基本原则 2、试述行文规则的具体内容 3、试述文书工作标准化的特性和原理 4、试述文书工作现代化的相关要素的内容及相互关系 5、试述文书工作现代化的基本模式 6、试述文书工作机构的类型及其各类型机构的职责
• 2.领会： • (1)遵守行文规则的意义：
• ①有效控制行文方向，保证公文传递做到准确、快捷；
• ②有效控制行文方式，维护正常的工作秩序和公文的有效 运转； • ③有效控制行文数量，合理精简公文，简化手续，反对文 牍主义。
• • • • • •
(2)行文规则的具体内容： ①根据机关之间的工作关系确立行文方向； ②选择适宜的行文方式，一般不得越级行文； ③正确选择主送机关与抄送机关； ④坚持党政文件分开的原则； ⑤联合行文时作者应是“同级”机关，并在行文前就有关 问题协议一致； • ⑥严格控制公文数量，简化行文手续。
（十）文书工作标准化的特性与原理
• 1.识记： • (1)文书工作标准化的特性及其具体内容： • ①管理性：文书工作标准化标志着标准化活动扩展到行政 管理领域； • ②广泛性：指文书工作标准化分布面极广，参与人员众多； • ③一定的强制性：文书工作标准虽然主要是推荐性标准， 但执行中不应各行其是
• (2)文书工作标准化的原理： • ①简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发 文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定 在必要的范围之内； • ②统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书 工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或 限定在一定范围内的措施； • ③协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因 素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体 功能的最佳效果； • ④优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学 技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统 的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之 达到最佳的效果。
（二）文书工作的特性和作用
• 1.识记： • (1)文书工作的技术性：是由文书工作的基本内容决定的。 • (2)文书工作的时效性：是指文书工作的具体活动过程是有 时间界限和要求的。 • (3)文书工作的特性：政治性、技术性、服务性、时效性。 • 2.领会： • 文书工作的作用：助手作用、纽带作用、积累作用。
• 2.领会： • 透过文书工作现代化的动因充分认识实现文书工作现代化 的必要性： • ①文书工作现代化是信息社会新技术革命的必然产物； • ②文书工作现代化是提高文书工作效能的必由之路； • ③文书工作现代化是现代办公环境中实现文件、档案一体 化管理的必要条件。
（十二）文书工作现代化的相关要素
（六）文书工作的机构类型与组织形式
• 1.识记： • (1)中心机构：指各级各类办公厅，它是社会组织内部文书工作的总枢 纽。 • (2)专门机构：指在社会组织内部专门从事文书工作的部门。 • (3)分支机构：指社会组织内部的各个职能部门。 • (4)集中式：指一个社会组织的全部文书工作，除部分的撰拟与承办由 有关职能部门承担外，其他文书工作的活动程序都集中于中心机构， 即办公厅进行。 • (5)分散式：指一个社会组织的文书工作，分别由其办公厅与各职能部 门及其专兼职文书人员承担。 • (6)复合式：批在一个社会组织中同时采用集中与分散两种组织形式。 • 2、.领会：确定文书工作组织形式的依据：主要取决于中心机构能否 直接控制各专门机构和分支机构文书工作的状况。
• 1.识记： • 文书工作标准化的含义：是指对文书工作中反复使用 的概念、循环往复的处理程序及其他规律性的管理活动， 通过制定、实施标准，以获得文书工作的最佳效能的活动 过程。
• 2.领会： • 文书工作标准化的意义： • ①可以简化和减少文书，节省人力、物力，消除 混乱，是提高机关工作水平和效率的重要措施； • ②是科学管理文书、提高文书质量的技术保证； • ③是实现人－机结合，机－机交换的基础，是实 现办公自动化的必要条件； • ④有利于引进国际和国内先进标准以迅速提高我 国的文书工作水平； • ⑤便于提高文书立卷归档质量，为档案工作奠定 良好的基础。
• 2.领会：如何选择适宜的行文方式。（74页） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
• （五）行文规则 • 1.识记： • 行文规则：为确保公文运行的畅通无阻，国家有关部门专 门制定了旨在控制行文方向、行文方式和行文数量，提高 行文效率与效果的有关规定，即各社会组织之间文件往来 运行所必须遵循的统一规则。
（十一）文书工作现代化的含义与动因
• 1.识记： • (1)文书工作现代化的定义：是指将处于领先地位的科学管 理理念、方法和技术手段应用于文书工作，使文书工作不 断达到先进的科学技术水平。 • (2)文件、档案管理一体化的含义：又称全程管理模式，指 基于文件生命周期理论，利用计算机及网络技术，从系统 论的角度出发，对文书工作和档案工作统筹规划、科学管 理，使之系统化、规范化，以期发挥各自及总体最大效能， 从而提高各类机构管理效能的现代化管理模式。
（八）文书工作人员的群体结构优化
• 1.领会： • 文书工作人员的群体结构优化的具体内容及其必要性： 只有形成一个结构合理、配合良好、工作协调的文书人员 群体，才能发挥文书工作的整体效能，并为文书人员个体 的发展创造良好的人文环境。①合理的技能结构；②互补 的性格结构。
九）文书工作标准化的含义和意义
（七）文书工作人员的层次及素质要求
• 1.识记： • (1)文书工作的控制层：指在社会组织中对文书工作承担领 导责任的中心机பைடு நூலகம்的负责人。 • (2)文书工作的执行层：指在社会组织中对文书处理程序各 环节承担组织和管理责任的专门机构负责人。 • (3)文书工作的操作层：指在社会组织中直接承担文书工作 具体任务的人员。 • 2.领会：文书工作人员的素质要求： • ①思想品德要求：思想觉悟、职业道德； • ②知识能力要求：系统的知识、全面的能力（观察分析能 力、表达能力、操作能力）
• 2.领会： • (1)文书工作标准化不同于其他领域标准化的特殊属性： • ①管理性：文书工作标准化标志着标准化活动扩展到行政 管理领域； • ②广泛性：指文书工作标准化分布面极广，参与人员众多； • ③一定的强制性：文书工作标准虽然主要是推荐性标准， 但执行中不应各行其是。
• (2)标准化原理在文书工作中的应用：（文书工作标准化的 原理： • ①简化原理：指适当地精简文书的内容、格式、种类、发 文数量，简化工作环节，将文书与文书工作的各要素限定 在必要的范围之内； • ②统一原理：指在一定时期、一定条件下，将文书与文书 工作中具有多样性、相差性的诸种概念、事物合而为一或 限定在一定范围内的措施； • ③协调原理：指在一定条件下，使文书工作的内外相差因 素达到相对稳定和相对平衡，以便实现文书工作系统整体 功能的最佳效果； • ④优化原理：指按照特定的目标，在一定条件下，以科学 技术和实践经验的综合成果为基础，对文书工作标准系统 的构成要素及相互间的关系进行选择、设计或调整，使之 达到最佳的效果。）
• • • • • 1.识记： (1)文书工作现代化的相关要素的内容： ①管理机制； ②技术设备； ③人员素质。
（十三）文书工作现代化的管理模式
• 1.识记： • (1)前端控制模式的含义：侧重于将档案工作的某些环节前 移至文书工作； • (2)全程管理模式的含义：强调将文件工作与档案工作统筹 兼顾，协调管理； • (3)信息共享模式的含义：信息资源共享。
（三）文书工作的基本原则
• 1.识记： • 文书工作基本原则的含义：是由党和国家统一规定的文书 工作的准则 • 2.领会：文书工作基本原则的具体内容： • ①准确：是对文书工作的质量要求，是文书工作的生命线 和基础； • ②及时：是对文书工作的效率要求，是文书工作特性的具 体体现； • ③安全：是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的 集中体现。
（四）行文方向、行文关系与行文方式
• 1.识记： • (1)行文方向：是指公文传递、发送的去向。 • (2)行文关系：是根据组织系统、公文法定作者的职权范围 与行文单位间的隶属关系确立的发文单位与受文单位之间 的关系。 • (3)行文方式：是指文件传递运行的方式。
• （4)多级行文的必要条件： • ①用于下行文时，只限于有明确的具体规定而不需下级机 关根据各自的情况作补充规定的文件 • ②用于上行文时，只限于问题重大需直接上级机关和更高 层次的机关同时了解情况，制定决策的文件
• (2)现代办公环境中文书工作的模式与传统的文书工作模式 的区别： • ①文书工作现代化这场变革当中，传统文书工作的管理方 法与技术、手段中的精华将得以延续并发扬光大； • ②面对新的社会需求和信息时代的特征，现代办公环境中 的文书工作必须“脱胎”于传统模式而形成具有时代特色 的新型模式。 • ③主要体现在三个方面：A.前端控制模式：文书工作现代 化侧重于将档案工作的某些环节前移至文书工作；B.全程 管理模式：强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协调管 理；C.信息共享模式：信息资源共享，达到社会价值的最 大化。
第三章 文书工作概述
本章知识结构
• • • • • 一、文书工作的范畴、特性和作用 二、文书工作要则 三、文书工作机构和组织形式 四、文书工作人员 五、文书工作的标准化与现代化
一、文书工作的范畴、特性和作用
• （一）、文书工作的概念及基本内容 • 1.识记：文书工作的概念：是围绕文书的撰制、传递、处 理和管理而展开的一系列活动的总称。 • 2.领会：文书工作的基本内容：撰制、传递、办理和处置、 管理。
2.领会：(1)文书工作现代化的三个相关要素的具体内容及相互关系
• ①文书工作现代化的相关要素是：管理机制、技术设备和人员素质管 理机制是文书工作的管理体制、方法、手段等构成要素及其功能与相 互关系技术设备是实现文书工作现代化的“硬件”，科学的管理机制 必须辅以现代化的技术手段与设备人员素质包括具有信息意识、效率 意识、法律意识、参与意识及掌握多种技能。 • ②文书工作现代化的关系：在实现文书工作现代化的过程中，上述三 方面要素相互制约、缺一不可： • A.没有科学的管理机制，就无法充分、有效地利用现代技术设备与人 力资源； • B.没有先进的技术设备，文书工作只能仍然停留在手工阶段； • C.没有高素质的文书工作人员，就无从建立科学的管理机制，现代化 的技术、设备也只能成为“摆设”这三个要素也是实现文书工作现代 化的必要前提条件，解决得好，必定加速文书工作现代化的进程反之， 则会成为阻碍文书工作现代化的制约因素。