使用技巧-Word 2010

Word 2010使用技巧技巧一：粘贴预览Word 2010中实时粘贴预览能让您预览到各种粘贴效果，不再因为粘贴后格式不正确而撤销或再次粘贴，使您在第一时间得到正确的内容。

操作步骤：1.复制内容后，在Word中单击右键，在“粘贴选项”下出现效果预览。

例如：将光标移动至“保留源格式”。

2.若想查看其他粘贴效果，例如“只保留文本”，只需将光标移动至相应图标。

3.当确定效果后，单击该图标即可完成粘贴。

技巧二：插入屏幕截图使用插入屏幕截图能够将其他窗口内容快速截图到Word当中。

操作步骤：1.打开需要截图的窗口，再切换到Word，单击【插入】-【屏幕截图】。

如果我们需要截取整个窗口，选取“可用视窗”即可。

2.假设我们只需要截取图片的部分区域时，使用“屏幕剪辑”即可快速完成需要的剪辑。

3.拖动鼠标选中截取部分并释放鼠标，即可完成截图（红色方框为选择截图区域）。

技巧三：公式的运用Word中的公式功能可让您轻松完成各种公式的设计。

例如：我们需要插入一个二次公式和创建一个自定义公式。

操作步骤：1.单击【插入】-【公式】，下拉列表中列出了各种常用公式，单击“二次公式”即可加入Word文档。

2.若要创建自定义公式，可单击【插入】-【公式】-【插入新公式】。

3.显示“在此处键入公式”控件。

4.利用公式工具的“设计”选项卡，即可自定义设计各种复杂公式。

5.完成公式创建。

单击公式控件右侧的下拉箭头，可【另存为新公式】。

6.以后再插入公式时，即可在下拉列表处出现之前保存的公式。

技巧四：书法字帖Word 2010提供的书法字帖功能，可以非常方便地制作出田字格、田回格、九宫格、米字格等格式的书法字帖。

操作步骤：1.单击【文件】→【新建】，在可用模板区域选中【书法字帖】选项，并单击【创建】按钮。

2.在“字体”区域的“书法字体”列表中选中需要的字体（如“汉仪赵楷繁”），并在“可用字符”列表中拖动鼠标，选中需要作为字帖的汉字。

单击【添加】完成。

3.制作完成的书法字帖如图所示：4.在字帖中还能更改文字框样式，单击【书法】-【网格样式】，即可选择各种网格。

5.单击【书法】-【选项】，在“效果”下的“空心字”选项前单击即可将空心字转换为实心字体。

6.效果如下图所示。

技巧五：多位数字编号多位数字编号功能，扩展了以前版本提供的自动编号能力，并且能允许为多达5 位数字进行自动编号。

操作步骤：1.选中文档中的文字，在“开始”选项卡中，单击“编号”旁边的三角符号，如图所示，在下拉列表中，选择“定义新编号格式”。

2.在“编号样式”中，拖动滚动条至底部选择其样式为“00001, 00002,00003……”，单击【确定】，完成设置。

3.设置结果如下图所示。

技巧六：翻译屏幕提示Word 2010新增的“翻译屏幕提示”功能，可以像电子词典一样对屏幕取样词进行实时翻译。

操作步骤：1.选择【审阅】-【翻译】-【翻译屏幕提示】，即开启翻译屏幕提示功能。

2.将鼠标停留在单词上，系统会自动弹出翻译结果的浮动窗口。

单击浮动窗口中的按钮，可播放该单词读音3.若想深入了解和学习此单词，单击浮动窗口上按钮，将在Word窗口右侧出现翻译窗口栏，显示单词的详细解释。

技巧七：阅读版式视图Word2010中提供了多种视图模式供用户选择，使文档能够以多样化的阅读模式呈现。

1.单击【视图】-【阅读版式视图】，文档进入阅读模式。

2.单击窗口右下角的图标也能快速地切换到阅读版式视图。

3.根据需求不同，可将阅读版式视图转换为单页或双页模式。

单击【视图选项】，在下拉列表中选择“显示一页”，文档即以单页模式呈现。

4.单击“屏幕翻译提示”按钮还能在鼠标指针指向文档中的词汇时，实现鼠标取词翻译。

5.单击【关闭】，即可要退出阅读版式视图。

技巧八：导航窗格编辑文档时，有时会遇到长达几十页，甚至上百页的超长文档，用关键字定位或用键盘上的翻页键查找，既不方便，也不精确。

Word2010新增的“导航窗格”提供三种导航模式：文档标题导航、文档页面导航、搜索导航。

提示：文档标题导航必须事先设置有标题样式。

操作步骤：1.单击【视图】，勾选“导航窗格”。

在文档左侧会出现导航窗口。

例如，此时显示的是“文档标题导航”。

2.单击按钮，即将文档导航方式切换为“文档页面导航”，以缩略图形式显示文档页面。

3.单击“浏览您当前搜索结果”按钮，导航方式切换为“关键字导航”，然后在搜索框中输入关键字，“导航”窗格上会列出所有包含关键字的导航链接，单击这些导航链接，可快速定位到文档的相关位置。

4.需要查找图形、表格、公式和批注等特定对象时，如下图所示操作，导航窗格中会列出搜索结果的导航链接。

技巧九：快速样式合理化的格式设置和段落编排往往能使文档内容更具专业色彩Word2010所提供的强大的样式设置工具可以帮助用户快速完成对文档的格式标准化工作。

操作步骤：1.选择文档中的文字，单击【开始】，功能区的“样式”分组中单击“其他”按钮，如图所示。

2.在打开的“快速样式”库中，移动鼠标进行样式预览。

3.我们还能在Word自带的样式集中规范文档样式。

单击【更改样式】-【样式集】-【现代】，整个文档中的所有样式将自动采用新的定义风格。

技巧十：文档部件当在大量的文档中，需要使用很多相同的内容，如：公司的联系方式、公司的LOGO等，无需再用复制粘贴的方法，可将它们分别制作成文档部件，保存在自己的文档部件库中，像使用零件一样装配到文档中。

例如：将下图图片做成文档部件，便于重复使用。

操作步骤：1.在文档中选中预先插入并调整好格式的图片，单击【插入】-【文档部件】-【自动图文集】-【将所选内容保存至自动图文集库】。

2.此时打开“新建构建基块”对话框，将名称命名为“我的图片”并单击【确定】。

此图片即做成为文档部件，并被保存在库中。

3.单击【插入】-【文档部件】-【自动图文集】，即可显示库中图片的预览。

4.若要直接插入此图片，在图片预览上单击左键即可。

若在图片预览上单击鼠标右键，可选择图片的插入位置。

技巧十一：文档封面Word 2010提供了一个封面库，其中包含预先设计好的各种封面，使用起来非常方便。

为文档选择封面，此封面将自动在首页插入。

操作步骤：1.单击【插入】-【封面】，在下拉列表中出现各种封面样式，单击“奥斯汀”。

即完成插入封面。

2.您也可以设计自己的封面，并选中设计好的封面页，单击【插入】-【封面】-【将所选内容保存到封面库】，以后即可随时插入自定义的封面。

技巧十二：比较与合并文档比较与合并文档功能，可帮助您对修改过的文档与原文档进行快速比对，显示修改过的痕迹。

例如：李四发现张三的文档“静夜思1”中有几个错误，修改后保存为“静夜思2”，将其发送给张三，张三需要查看修改痕迹，并整理出最终版文档。

下图为原文档中的内容。

操作步骤：1.单击【审阅】-【比较】-【比较】。

2.在“比较文档”对话框中，在“原文档”处打开“静夜思1”，在“修订文档”处打开“静夜思2”，再单击【确定】。

3.Word窗口以三栏显示两篇文档的比较，右上方是原文档，右下方是修改过的文档，左侧是以修订方式显示的修改痕迹。

4.若要将多人修改过的文档合并为一个文档，并显示修订，可采用合并功能。

单击【审阅】-【比较】-【合并】。

按步骤1-2进行类似操作，即可合并文档。

5.下图为合并后的文档中显示的修订情况。

6.在查看完修改的内容后，单击【接受】-【接受对文档的所有修订】，即可接受文档的所有修改。

技巧十三：保存为PDF格式当文档创建完成后，为便于内容的共享和分发，我们可以将其另存为PDF格式。

1.单击【文件】-【保存并发送】-【创建PDF/XPS文档】-【创建PDF/XPS】。

2.将文件存放在指定位置，然后单击【发布】即可。

技巧十四：设置默认保存格式为了确保低版本的Word能够打开Word 2010所保存的文件，除了可以将文档另存为“Word 97-2003格式”外，还可以设置Word 2010的默认保存格式，使每次保存都默认存为低版本格式。

操作步骤：1.单击【文件】-【选项】。

2.在打开的“Word选项”对话框中，单击【保存】，在“将文档保存为此格式”中，选择“Word 97-2003文档”，然后单击【确定】。

文档的默认保存格式即更改为低版本的doc格式。

提示：采用低版本格式，Word 2010中的某些新功能将变成灰色无法使用。

技巧十五：在后台视图设置打印文档创建完成后可以通过打印的方式将其输出，Word2010的后台视图功能可以快速进行打印设置，并预览打印效果。

例如：若设置了文档背景颜色，在默认情况下，打印时将不打印背景色。

通过如下设置可预览和打印文档的背景颜色。

操作步骤：1.单击【文件】-【打印】，即可显示各种打印设置和打印预览。

选择【页面设置】。

2.在“页面设置”对话框中，选择【纸张】选项卡，单击【打印选项】。

3.在“Word选项”对话框中，单击【显示】，勾选【打印背景色和图像】，再依次单击【确定】，关闭所有对话框。

此时即可打印和预览该文档的背景颜色。

技巧十六：轻松恢复未保存文本当出现意外关闭文件而未保存的情况时，可选择保留文件最近的自动保存版本，这样可以在下次打开该文件时进行恢复。

还可设置自动保存时间间隔，让我们不再担心意外情况而导致文档内容丢失。

例如：在编辑文档时，发生意外情况关闭其正在编辑的文档，而且没有保存。

需要恢复该文档的最新版本。

操作步骤：1.单击【文件】-【信息】-【管理版本】-【恢复未保存文档】，此时Word会打开记录的所有自动恢复的文档，选择需要恢复的文档，单击【打开】即可。

2.Word之所以可以自动恢复文档，是因为设置了文档的自动保存时间间隔，可修改此设置，例如，缩短自动保存时间间隔，这样出现意外恢复时，能恢复更多内容。

设置方法为：单击【文件】-【选项】。

3.在打开的“Word选项”对话框中，单击【保存】，即可设置自动恢复时间间隔和自动恢复文件的位置。

再单击“确定”以保存更改。

技巧十七：自定义功能区Word 2010的命令分布在不同的选项卡下，如果您希望定义自己的选项卡和命令组合，可利用“自定义功能区”功能，来满足个性化需求。

例如：常常使用“表格”和“插入脚注”这两个命令，但两个命令分别在不同的选项卡下，需要将这两个命令整合在一个选项卡下。

操作步骤：1.单击【文件】-【选项】。

2.在“Word选项”对话框中，单击【自定义功能区】-【新建选项卡】。

此时会新建一个选项卡。

3.选中“新建选项卡”，单击【重命名】，修改名称为“我的选项卡”，单击【确定】。

4.选中“我的选项卡”下的“新建组”，在左侧的命令列表中选择您需要的命令，例如【表格】，然后单击【添加】，即可加入到右侧自定义的选项卡中。

用同样的方法将左侧的【插入脚注】命令加入到右侧自定义的选项卡中。