数码照片归档与管理规范
数码照片归档与管理规范
处理过
未处理
照片的选择
2. 对反映同一内容的若干张数码照片，应 选择其中具有代表性和典型性的数码照片归 档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌， 且主题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场 景的数码照片一般只归档一张。
主题明确
尽量要主题明确
主题不明确
选择画面清晰的照片
同样场景只选一张
三、数码照片的整理归档
EXIF信息 exchangeable image file information 可交换图像文件信息
主要包括数字成像设备 的制造厂商、型号、拍 摄日期和时间、分辨率、 光圈、快门、感光度等 信息。
数码照片档案管理常见问题
分散保存， 收集不全，没有集中统一管理。 整理方法不一，有待规范。 照片档案保存不完整，数码照片的真实性
最早的胶卷和照相机
1888年美国柯达公司生产出了新型感光材 料－－柔软、可卷绕的“胶卷”。这是感 光材料的一个飞跃。同年，柯达公司发明 了世界上第一台安装胶卷的可携式方箱照 相机。
第一张数码照片
第一张“数码照片”， 诞生于1957年，美国 国家标准局（NIST）的 计算机先驱人物拉塞 尔·克尔希用计算机扫 描自己三个月大儿子 的胶片底片，并得到 的176×176数码影像一台数码相机
1975年柯达公司开发出世界第一部数码相机。 发明人史蒂芬·塞尚
照片档案的特点
照片档案的特点： 照片档案的出现开创了人类记载历史的新 手段,大大地丰富了档案内容,使档案在反映历 史面目的真实性、形象性、客观性方面迈进 了一大步。 时间感、空间感强烈 形意结合、形象逼真 不受语言、文字所限
光信号——电信号——数字信息
电子文件的定义
电子文件 electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式
数码照片归档与管理规范
数码照片归档与管理规范（DA/T 50—2014）发布时间： 2015-08-20 信息来源：业务处点击率：1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2887-2011计算机场地通用规范GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数码照片digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案digital photographic records机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。
3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。
注1：主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
数码照片归档与管理规范
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• 对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原 载体同时保留时间不少于4年
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1.6 利用和鉴定销毁
01 利用
• 数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利
用时应确保数码照片档案的信息安全
02 鉴定销毁
• 依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴 定、销毁工作
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1.5 存储和保管
01 存储结构
• 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般
应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹， 在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文 件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹
• 示例-某单位的数码照片档案统一存放在档 案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下， 2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数 码照片为2009年第一组照片，保管期限为 “永久”，该组数码照片存放的路径为： D:\数码照片档案\YJ\2009\0001\
河北省档案局办公室关于贯彻实施《数码照片归档与管理规范》等9项档案工作行业标准的通知
河北省档案局办公室关于贯彻实施《数码照片归档与管理规范》等9项档案工作行业标准的通知
文章属性
•【制定机关】河北省档案局
•【公布日期】2015.08.26
•【字号】冀档办〔2015〕26号
•【施行日期】2015.08.01
•【效力等级】地方规范性文件
•【时效性】现行有效
•【主题分类】档案管理
正文
河北省档案局办公室
关于贯彻实施《数码照片归档与管理规范》等9项档案工作
行业标准的通知
冀档办〔2015〕26号
各设区市、省直管县（市）档案局，省直各单位：
《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）、《电影艺术档案著录规则》（DA/T 51-2014）、《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014）、《数字档案COM和COLD技术规范》（DA/T 53-2014）、《照片类电子档案元数据方案》
（DA/T 54-2014）、《特藏档案库基本要求》（DA/T 55-2014）、《档案信息系统运行维护规范》（DA/T 56-2014）、《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范》（DA/T 57-2014）、《电子档案管理基本术语》（DA/T 58-2014）等9项档案
工作推荐性行业标准，经国家档案局发布后于2015年8月1日实施，具体文件内容请从国家档案局网站（）政策法规栏目下载。
请各地结合实际情况，认真贯彻实施，并将实施过程中发现的新情况、新问题及时反馈给国家档案局政策法规研究司。
河北省档案局办公室
2015年8月26日。
数码照片归档与管理规范
数码照片归档与管理规范（征求意见稿）1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数码照片 digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案 digital photographic records国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。
数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。
3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。
EXIF（可交换图像文件）是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
数码照片档案管理办法
《数码照片档案管理办法》关于印发《××股份公司数码照片档案管理办法》的通知股份公司各子、分公司：在工程项目实施过程中，照片可以真实记录重大事件和整个施工过程。
为进一步加强项目实施过程中数码照片的档案管理，整理、归档有保存价值的历史记录，更好地开发利用数码照片档案信息资源，服务企业发展，各项目部应切实加强数码照片的管理。
鉴于传统纸质照片数量的大幅减少和数码照片大幅增加的现状，为更加科学地对数码照片档案进行管理，规范数码照片档案在收集、整理、归档、保存等各环节的工作流程，依据中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等有关法规标准，结合数码照片档案在产生、编辑、存储、传输等环节的特点，及股份公司实际，现将《××股份有限公司数码照片档案管理办法》（见附件一）印发给你们。
各单位组织所属项目部依据本办法，使用符合本办法要求的专业的数码照片档案管理软件《数码照片档案管理系统PMS》，对在建工程的数码照片档案开展收集、整理和归档工作。
《数码照片档案管理系统PMS》软件介绍参见附件二。
各单位应足够重视数码照片档案的归档工作，应本着“传承历史、服务当代、功在千秋”的历史责任感，认真做好各项目部在建工程数码照片档案的收集、整理和归档等工作，各级机关产生的数码照片档案可参照执行。
数码照片档案可通过邮件或刻制光盘的形式逐级移交股份公司档案馆。
为切实做好数码照片管理，股份公司档案管理部门将建立项目信息台帐，逐一审核项目数码照片档案提交情况，审核结果纳入股份公司经营业绩考核范围。
特此通知。
二〇一二年二月二日附件一：××股份有限公司数码照片档案管理办法第一章总则第一条为加强和规范数码照片档案的管理，根据中华人民共和国国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821－2002）和《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等有关法规标准，结合××股份有限公司（以下简称股份公司）的实际情况，制定本办法。
学校数码照片资料归档与管理办法
**学校数码照片归档与管理办法第一章总则第一条为加强和规范数码照片资料的归档与管理，确保数码照片资料档案的真实、完整、可用和安全性，为学校后续进行管理及运行等提供重要依据。
根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范（GBT18894-2002）》、《照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）》等标准，结合学校实际，制定本办法。
第二条本办法适用于学校所有部门。
第三条本办法所称数码照片主要是指用数字照相机或手机高清摄像头拍摄获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘、U 盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
将纸质照片进行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。
第四条本办法所称数码照片档案是指：各部门在学校活动中直接形成的，具有保存价值的历史记录，是学校电子档案的重要组成部分。
第二章数码相机管理第五条为保证数码相机（包括光学相机、摄像机、数码摄像机等其它摄影设备）的安全及延长其使用寿命，各部门应指定专人负责保管配备的数码相机（及其部件、附件），避免人为损坏或丢失。
第六条使用者应妥善保管和爱护数码相机，在使用过程中要细心操作，注意轻拿轻放，避免污染镜头及磕碰，不得私自拆卸相机。
第七条各部门配备的数码相机，原则上只限用于日常工作活动。
且必须于活动结束后将相机归还保管人，并将所拍摄的的图像记录留存于本部门办公电脑上，并及时按本办法相关要求进行归类整理。
第八条使用者领用数码相机，需向保管人员提出申请，经同意后方可领用。
使用完毕后应及时将数码相机交回保管人，保管人员需检查确认是否完好无损。
第九条保管负责人负责管理所属照相机的正确使用照相机的使用人员均负有保管维护照相机的责任。
第十条数码相机领出后至归还前的保管责任由使用者承担，保管期间责任由保管人承担。
当相机出现故障时，应及时向总务处报修。
若因人为原因造成相机（及其部件、附件）丢失、损坏，按总务处相关规定予以处理。
数码照片档案整理操作规范
数码照片档案整理操作规范
本规范适用于学校党委宣传部对归档数码照片档案的整理。
1、操作内容（以2009年1月宣传部数码照片为例）
（1）建立一个“2009年1月”文件夹，保存本月份数码照片；（2）将整理后的照片直接存入“2009年1月”文件夹；每张照片的文字说明作文件名，同一活动的不同照片以“文件名+数字序号”为文件名；
（3）每年6月底以前，将上一年的数码照片整理后向档案馆移交。
2、照片技术要求
（1）图像格式为JPEG或TIFF格式；
（2）拍摄像素在300万像素以上。
3、照片文件名编写说明
（1）由题名、地点、人物三项组成；
（2）文字简洁通顺，准确揭示照片内容。
如有必要，应在题名后加括号，注明拍摄地点和照片中的主要人物的姓名以及在照片中的位置，多人以逗号分隔。
档案馆
2010年9月6日。
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数码照片归档与管理规范（征求意见稿）1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
数码照片 digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
数码照片档案 digital photographic records国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值、归档后的数码照片。
数码照片档案由数码照片、EXIF信息和文字说明组成。
EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集的并保存在数码照片内的一组参数。
EXIF（可交换图像文件）是一个关于存储和交换数码相机图像文件信息的标准，可以记录数码照片的属性信息和拍摄信息，也就是EXIF信息，主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
亮度brightness画面的明亮程度。
对比度contrast ratio对某一设备或环境而言的最亮的白色和最暗的黑色之间的光强度的比例。
饱和度 saturation色彩的纯度。
分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数。
一般用每英寸点数(dpi)表示。
图像压缩image compression消除图像冗余或对图像近似的任一种过程。
其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
JPEG(Joint Photographic Expert Group)由ISO/IEC联合图像专家组制定的适用于连续色调（包括灰度和彩色）静止图像压缩算法的国际标准。
JPEG格式是目前所有通用格式中压缩率最高的格式，图像质量多数情况下均可接受，并且使用范围最广，尤其适用于屏幕和打印显示，支持所有主要的计算机平台和Web浏览器。
从存储空间及传输效率考虑，适合于色彩复杂图像的压缩存储。
TIFF(Tagged Image File Format)一种基于标记的不丢失信息的无损压缩格式。
TIFF是一种灵活的位图图像格式，存储的图像细微层次的信息较多，图像质量较高，适合于色彩单一图像的压缩存储，并适用于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。
照片组 photos group有密切联系的若干张数码照片的集合。
如一次会议、一项活动、一个项目等反映同一问题或事由的若干张数码照片为一个照片组。
4 归档4.1归档范围4.1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数码照片。
4.1.1.1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的数码照片。
4.1.1.2 本单位组织或参加的重要活动的数码照片。
4.1.1.3 反映本单位重点工程项目、重点科研项目的数码照片4.1.1.4本单位、系统劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片4.1.1.5本单位荣获的荣誉性奖状、证书、锦旗的数码照片4.1.1.6本单位历届领导班子成员的数码照片4.1.2 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。
4.1.3 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的数码照片。
4.1.4 其它具有保存价值的数码照片。
4.2保管期限数码照片档案的保管期限按照数码照片的价值划定为永久或定期，其中定期一般为30年或10年。
4.3归档时间数码照片在拍摄完成后，应及时整理和归档，最迟在第二年6月底前完成归档。
4.4归档要求4.4.1归档的数码照片应是用数字成像设备直接拍摄形成的原始图像文件，除调整亮度、对比度、饱和度等为提高画面质量、增强画面效果的处理外，一般不能进行修改。
经过添加、合成、挖补等修改内容的处理过的数码照片不能归档。
4.4.2对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选数码照片应能反映该项活动的全貌，且主题鲜明，影像清晰、完整。
反映同一场景的数码照片一般只归档一张。
4.4.3归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。
其它格式的数码照片应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式进行归档。
4.4.4归档的数码照片和照片组应附加文字说明。
文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片或照片组所反映的主要内容。
4.4.5数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。
各单位可根据实际情况选择相应的归档方式。
4.4.6归档时，应对数码照片进行真实、完整、可用、安全方面的鉴定、检测。
4.4.7具有永久保存价值的数码照片档案，应转换出一套纸质照片同时归档。
5 整理和著录5.1 分类和排列5.1.1在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。
5.1.2同一照片组内的数码照片档案按形成时间或重要程度排列。
5.2命名数码照片文件采用“保管期限-年度-照片组号-照片号”格式命名。
保管期限：分别用“01”、“02”、“03”代表永久、30年、10年。
年度：为4位阿拉伯数字。
照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。
照片号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。
示例1：2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限为“永久”，存储格式为JPEG。
则该组第一张照片的文件名应为：01-2009-0001-0001.jpg。
5.3著录数码照片档案的基本著录要求可参照GB/T 11821-2002中5.5.1的规定。
其中，数码照片档案的著录项目见附录A，建立数码照片档案目录数据库时可参见附录B。
6 存储和保管6.1 数码照片档案应存储在安全、稳定、可靠且兼容性好的文件系统或数据库系统等数据存储管理系统中。
6.2 数码照片的存储数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行分类存储。
一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹；在年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加数码照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或者事由之间加一个空格。
示例2：某单位的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下，2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限为“永久”，该组数码照片应存放在以下路径下：D：\数码照片档案\永久\2009\0001 XX工作会议\6.3文字说明的存储文字说明可采用TXT文件形式或数据库的形式保存。
若采用TXT文件形式，单张照片说明应保存在该张照片所属照片组的组文件夹下，该组文件夹内所有照片的文字说明应保存在一个TXT文件中；组说明应保存在该组照片形成年度的年度文件夹下，该年度文件夹内所有照片组的组说明应保存在一个TXT文件中。
6.4 存储载体6.4.1数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。
6.4.2本标准推荐采用的存储载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。
不能用软磁盘、移动硬盘作为数码照片档案长期保存的载体。
6.4.3存储数码照片档案的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、密级、保管期限、存入日期等。
6.5保管方法数码照片档案的保管除应符合纸质档案的保管要求外，还应符合以下条件：a) 存储载体应作防写处理。
避免擦、划、触摸记录涂层。
b) 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。
c) 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
d) 环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。
6.6 定期检验对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%，如发现问题应及时采取恢复措施。
7 利用和销毁7.1利用数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利用时应确保未开放数码照片档案的信息安全。
7.2 鉴定销毁7.2.1数码照片档案的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。
7.2.2属于保密范围的数码照片档案，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁。
不属于保密范围的数码照片档案可进行逻辑删除。
附录A（规范性附录）数码照片档案著录项目及说明数码照片档案应至少包括以下著录项目：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、题名、文字说明、存储文件名、开放状态。
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、长期、短期或永久、30年、10年。
年度：归档年度，采用4位阿拉伯数字。
部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致和稳定。
照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开始的顺序编号。
照片号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始的顺序编号。
参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。
摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。
时间：数码照片拍摄时间。
采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。
题名：本张照片的标题。
文字说明：本张照片的说明，包括事由、人物等要素。
存储文件名：本张照片的计算机文件名称。
开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“T”,不开放为“F”。
附录B（资料性附录）数码照片档案目录数据库结构及字段表。