北京市数码照片归档与管理办法
数码照片归档与管理规范
数码照片归档与管理规范（DA/T 50—2014）发布时间： 2015-08-20 信息来源：业务处点击率：1 范围本标准规定了数码照片归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的基本要求。
本标准适用于机关、团体、企事业单位和其他社会组织数码照片的收集、归档与管理工作。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 2887-2011计算机场地通用规范GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 17235.1-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分:要求和指南GB/T 17235.2-1998 信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分:一致性测试GB/T 18894 电子文件归档与管理规范GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1数码照片digital photos用数字成像设备拍摄获得的，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
3.2数码照片档案digital photographic records机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。
3.3EXIF信息exchangeable image file information数字成像设备在拍摄过程中采集并保存在数码照片内的一组参数。
注1：主要包括数字成像设备的制造厂商、型号、拍摄日期和时间、分辨率、光圈、快门、感光度等信息。
《数码照片归档与管理规范》解读与思考
《数码照片归档与管理规范》解读与思考作者：王英玮来源：《北京档案》2018年第10期为了指导信息化环境下数码照片档案的管理，明确数码照片的归档、整理、著录、存储、保管、利用和销毁的管理要求，国家档案局在2014年12月31日发布了《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）。
该标准于2015年8月1日起开始实施（为叙述方便，以下将该标准简称为“T50”）。
T50是由北京市档案局（馆）结合国内外数码照片的管理理论和实践，在大量实践调查和研究的基础上提出的。
T50的发布和实施，对有效指导和规范我国数码照片的归档工作和数码照片档案的管理工作，具有非常重要的现实价值和历史意义。
本文主要针对T50的内容、特点及相关问题进行一些解读。
一、T50的主要特点就T50的内容而言，它主要呈现出以下几个主要特点：第一，鲜明的时代性。
T50是为了适应后保管时代照片文件和照片档案管理的客观需要，尤其是数码照片文件和档案不断涌现，管理缺乏必要标准引导的需要，在调查研究和吸纳国内外先进理论和经验的基础上编制完成的。
在网络信息时代，传统意义上的照片数量越来越少，而采用数字摄影设备产生的数码照片的数量却越来越多。
为此，依据传统的照片档案管理理论和办法管理数码照片，组织数码照片的归档，不仅困难重重，也很难维护数码照片档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
国家质量监督检验检疫总局2002年12月4日发布，2003年5月1日实施的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）主要规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。
因此，在T50发布实施前，我国只有一些地方档案行政管理部门制定的数码照片档案的管理规定和标准要求，缺乏统一的国家层面的标准和规范指导。
T50的发布和实施，填补了这一空白点。
第二，示例具体明确。
同某些标准文件的内容相比，T50为了方便使用者有效地理解相应条款的内容，避免因理解的不同而产生歧义，采用了较多的示例注释的方式。
数码照片归档与管理规范
组题名文：件本组格照式片所共同反映的W主J要G内S容。 字符型 文文文字件说格件明式存：：本本储张张路照照片片径的的说计明算，机W包文J括件C人类C物型L、，J地包点括、JPE事字G由、等符TI要F型F素或。RAW。
4 100
开放状开态放：本状张态照片是否开放的K标F记Z，T开放为“Y逻”,不辑开型放为“N”。 1 13
• 对反映同一内容的若干置张、数快码门照速片度、，光应圈选值择、其白中平具衡有等代）的表文性件和。典R型AW 性的数码照片归档，所是化选未为数经“码处原照理始片、图也像应未编能经码反压数映缩据该的”项格或活式称动，为的可“以数全把字貌底R，A片W且”概主念 题鲜明，影像清晰、完整。反映同一场景的数码照片一般只归档一 张。
• 对存储在磁性载体上的数码照片档案，应每4年转存一次。原 载体同时保留时间不少于4年
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1.6 利用和鉴定销毁
01 利用
• 数码照片档案的利用参照各单位档案利用借阅制度执行，利
用时应确保数码照片档案的信息安全
02 鉴定销毁
• 依据国家有关规定，对已到保管期限的数码照片档案开展鉴 定、销毁工作
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1.5 存储和保管
01 存储结构
• 数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般
应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹， 在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文 件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹
• 示例-某单位的数码照片档案统一存放在档 案室计算机硬盘的非系统分区D盘根目录下， 2009年该单位拍摄的一组XX工作会议的数 码照片为2009年第一组照片，保管期限为 “永久”，该组数码照片存放的路径为： D:\数码照片档案\YJ\2009\0001\
北京市数码照片归档与管理办法
北京市数码照片归档与管理办法第一章总则第一条为加强和规范数码照片的归档与管理，确保数码照片档案的真实、完整、可用和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等有关规定和《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）、《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002）、《档案著录规则》（DA／T 18—1999）等标准，结合本市实际，制定本办法。
第二条本办法适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位，其他单位参照执行。
第三条本办法所称数码照片是指用数字照相机（Digital Still Camera）拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
将纸质照片进行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。
第四条本办法所称数码照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。
数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成，元数据一般包括该照片的文字说明与EXIF信息（Exchangeable Image File 可交换图像文件）。
第五条数码照片档案属于全宗档案的组成部分，由本单位档案部门实行集中统一管理。
档案部门负责建立健全数码照片档案归档制度，对归档范围、归档时间、归档要求等作出明确规定，指导形成部门开展数码照片归档工作。
形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按要求向档案部门移交。
信息化部门负责为数码照片档案管理提供信息化支持。
第二章收集和归档第六条数码照片档案的收集范围和密级的确定按照《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002）执行。
第七条数码照片档案的保管期限按照照片的价值划定，分为永久和定期两种。
划为定期的一般应定为30年。
第八条形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。
数码照片档案归档管理
数码照片档案目录数据库结构及字段表
字段名称 全宗号 保管期限
年度
光盘号 文件夹号 照片号 参见号
摄影者
摄影时间 照片题名
备注
字段名 QZH BGQX ND GPH WJJH ZPH CJH SYH SYSJ ZPTM BZ
字段类型 字符 字符
字符
字符 字符 字符 字符
字符
字符 字符
字符
字段长度 6 4 4 4 4 6 40 40 8
存储和管理
❖ 存储
数码照片档案要求存储在全市统一的档案管理应 用系统当中。其中：
❖纳入文书档案统一管理的数码照片档案，依照文书档 案数据库格式要求进行管理与存储。并在“题名”项 中标注出照片档案。
❖作为独立门类单独管理的数码照片档案，应在档案管 理应用系统中建立“数码照片档案”数据库，并在该 库中进行著录与存储。
数码照片档案归档管理 基本要求
数码照片档案归档管理基本要求
❖ 适用范围
本办法适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位， 其他单位参照执行
❖ 引用文件
GB/T11821－2002 照片档案管理规范 GB/T18894－2002 电子文件归档与管理规范 DA/T1－2000 档案工作基本术语 DA/T18－1999 档案著录规则 DA/T22－2000 归档文件整理规则 DA/T38－2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范
和日各2位，不足的在前补“0”。如：“20130000”。 ❖ 照片题名：本张照片所反应的内容。 ❖ 备注：其他需要说明的内容。
管理和存储
❖ 存储：
存储载体：凡归档的数码照片档案均应以只读型档案级光盘保存。 存储到档案管理系统中的照片, 备份三套。一套封存保管，一套供还原系统使用，一套异地保存。 存储数码照片档案的光盘盒正面应贴有标签，标签上应注明全宗号、年度、保管期限、套别号、
北京市电子文件归档与管理暂行规定
北京市电子文件归档与管理暂行规定北京市电子文件归档与管理暂行规定第一章总则第一条为了加强对本市电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等法律法规和《电子文件归档与管理规范》等国家标准，结合本市实际，制定本规定。
第二条本规定适用于本市各级党政机关、国有企业和事业单位，其他单位参照执行（以下统称为各单位）。
第三条本规定所使用的下列基本概念具有特指的涵义：（一）电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件指具有参考和凭证价值并作为档案保存的电子文件。
（三）背景信息指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（四）元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
（五）逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（六）物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（七）真实性指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
（八）完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（九）有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
（十）迁移指将源系统中的电子向目的系统进行转移的方法与过程。
第二章管理职责第四条各单位要明确电子文件归档与管理工作的职责，并根据本规定，制定并实施电子文件管理的制度和技术措施，确保电子文件的真实性、完整性和有效性。
第五条各单位分管档案工作的领导，对本单位电子文件管理负有全面的责任。
_北京市电子文件归档与电子档案管理办法_解读_田雷
注
显示过程中发生的形式变化不影响电子文件内容的真 后单位的档案机构移交。任何机构和个人均不得擅自
实、完整。其意义在于电子文件的特性决定其在进行 处置或销毁电子档案。
格式转换过程中，可能会产生诸如字体、字号、行间距、 文件存储结构等变化，与传统载体档案的管理要求不
五、电子档案的保管工作
同，电子文件在归档和长期保存过程中是允许形式发
限于篇幅，本部分仅对《办法》第四章的规定中需
生不可避免的变化的，但是其所载内容决不可有任何 要进一步解释的内容进行解读。
变化。
（一）电子档案的异质备份工作
（五）涉密电子文件的在线归档
本《办法》规定市和区（县）档案馆应对馆藏重要的
按照本《办法》第十二条的规定，涉密电子文件可 电子档案进行异质备份，对电子文件形成单位并无异
》解
起，至电子档案在档案馆长期保存的各个 工作环节，及各工作环节的主要工作要求。
（三）北京数字档案馆（北京电子文件
读
中心）的建设 《办法》明确界定北京数字档案馆（北
京电子文件中心）的建设模式、使用范围和
功能边界。
1.建设模式
运用集约化的系统建设手段，采取市档案局（馆）统
筹规划、统一建设，各使用单位分步部署、分别管理的模
2.数据文件：指通过各类数据库系统存储和管理的，
规范化管理。
以结构化的数据形式记录的文件。
4.便于利用：发挥电子文件高效、便捷的优势，对有
3.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图软件制
价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。
作的图形档案，包括位图文件和矢量图文件两种。
5.安全保密：按照国家有关法律法规和规范标准的
移动硬盘，由形成部门向档案部门送 达移动硬盘的过程。
东城区档案局规范数码照片归档管理工作(16则)
东城区档案局规范数码照片归档管理工作（16则）作者：来源：《北京档案》2018年第09期东城区档案局規范数码照片归档管理工作前不久，区档案局制定了《东城区数码照片归档工作指南》（简称《指南》），并在全区开展试点工作。
该《指南》明确了数码照片的归档范围、归档时间、分类方法、整理方法及归档手续等方面的工作要求，细化了工作步骤，具有较强的操作性和实用性。
（张金华）朝阳区档案馆完成民国档案文件级著录工作为推进北京市民国档案目录体系建设，提高民国档案文件级著录规范化水平。
近日，区档案馆按照市档案馆要求，完成了馆藏民国档案文件级目录的著录工作，并顺利通过市馆验收。
此次共采集审核馆藏民国档案7个全宗395卷，著录文件级目录732条。
（肖寅）丰台区档案局组织参观“南中轴地区概念性规划国际方案征集成果展”近日，区档案局组织全体人员参观“南中轴地区概念性规划国际方案征集成果展”和“南囿秋风”主题展览。
观展结束后，大家纷纷表示：作为档案人，在丰台经济社会发展过程中要做好“记录、传承、服务”工作，争当新时代档案事业的不懈奋斗者。
（丰台区档案局）门头沟区档案馆多措并举推进“全国文明城区”创建工作结合档案工作实际及区创城方案，区档案馆主要做了以下工作：一是依托公共文化设施，开展核心价值观教育；二是维护群众切身利益，加强窗口服务建设；三是加强窗口服务学习，提升服务环境标准；四是维护公共秩序，推动文明城市建设。
（高莹）西城区档案局召开档案行政执法监督会会上通报了2017年度区文件年度归档整体情况，总结了参会单位在归档整理过程中存在档案法制意识薄弱、档案员空缺或变动频繁、归档不够齐全、文件归档范围及整理工作有待进一步规范等突出问题。
各参会单位就2017年度文件归档工作情况、问题和下一步工作计划进行汇报。
（刘荆）海淀区档案馆与中关村街道共话中关村村史馆建设座谈会上，区档案局（馆）长向中关村街道领导介绍了馆藏中记录中关村改革开放40年发展成就的相关文献、实物情况，并表示局（馆）会按照程序为中关村村史馆建设给予全力协助。
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北京市数码照片归档与管理办法
第一章总则
第一条为加强和规范数码照片的归档与管理，确保数码照片档案的真实、完整、可用和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《北京市实施<中华人民共和国档案法>办法》等有关规定和《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894—2002）、《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002）、《档案著录规则》（DA／T 18—1999）等标准，结合本市实际，制定本办法。
第二条本办法适用于本市各级党政机关、人民团体、国有企业、事业单位，其他单位参照执行。
第三条本办法所称数码照片是指用数字照相机（Digital Still Camera）拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。
将纸质照片进行扫描形成的数字图像的管理可参照本办法。
第四条本办法所称数码照片档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。
数码照片档案由数码照片和元数据两部分组成，元数据一般包括该照片的文字说明与EXIF信息（Exchangeable Image File可交换图像文件）。
第五条数码照片档案属于全宗档案的组成部分，由本单位档案部门实行集中统一管理。
档案部门负责建立健全数码照片档案归档制度，对归档范围、归档时间、归档要求等作出明确规定，指导形成部门开展数码照片归档工作。
形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按要求向档案部门移交。
信息化部门负责为数码照片档案管理提供信息化支持。
第二章收集和归档
第六条数码照片档案的收集范围和密级的确定按照《照片档案管理规范》（GB／T 11821—2002）执行。
第七条数码照片档案的保管期限按照照片的价值划定，分为永久和定期两种。
划为定期的一般应定为30年。
第八条形成部门负责对应归档的数码照片进行收集，按规范要求编写文字说明，实时或定期归档，定期归档应在第二年6月底前完成。
具有永久保存价值或者其他重要价值的数码照片，应当转换为纸质照片同时归档。
第九条数码照片归档时，应由形成部门和档案部门共同进行真实、完整、可用方面的鉴定和检测。
数码照片可以存储到符合要求的脱机载体上进行移交，也可以在单位内网上在线移交。
第十条归档的数码照片应是用数字照相机直接拍摄形成的原始图像文件，一般不能进行修改，为提高画面质量、增强画面效果的后期处理除外。
经过添加、合成、挖补等修改的数码照片不能作为档案归档。
第十一条对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其中具有代表性和典型性的数码照片归档，所选照片应该能够反映该项活动的全貌，同时应主题鲜明、影像清晰、画面完整。
反映同一场景的数码照片一般只归档一张。
第十二条归档的数码照片应为JPEG或TIFF格式。
对于采用其它格式的数码照片，收集时应在保证分辨率不变和EXIF信息不丢失的前提下，将其转换成JPEG或TIFF格式。
第十三条归档的数码照片应附加文字说明，文字说明应综合运用事由、时
间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。
第三章整理和著录
第十四条在同一全宗内，数码照片档案按“保管期限——形成年度——组”分类。
组是指有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组。
分类方案应保持前后一致，不应随意变动。
不同年度的数码照片应分别整理。
第十五条同一组内的数码照片档案按形成时间或重要程度先后排列。
第十六条数码照片文件采用“保管期限-年度-组号-张号”格式命名。
保管期限：分别用“01、02”或“Y、D”对应代表永久、定期。
年度：为4位阿拉伯数字。
组号：在同一年度内的组从“1”开始顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。
张号：同一组内数码照片从“1”开始顺序编号，为4位阿拉伯数字，不足4位的在前补“0”。
例： 2009年XX局办公室拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限定为“永久”，存储格式为JPEG，该组第一张照片的文件名应为：01-2009-0001-0001.jpg
第十七条数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。
一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹；在同一年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加数码照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或者事由之间加空格。
例：XX局的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘，2009年XX局办公室拍摄的一组XX工作会议的数码照片为2009年第一组照片，保管期限定为“永久”，该组照片应存放在以下计算机路径下：
D：\数码照片档案\永久\2009\0001 XX工作会议\..
第十八条数码照片档案机读目录的著录格式应符合《数码照片档案机读目录著录要求》（见附件1）。
第四章存储、保管和利用
第十九条数码照片档案的存储应符合《电子文件归档与管理规范》（GB ／T 18894—2002）的要求。
推荐采用只读光盘(一次写光盘)为存储载体。
软磁盘不能作为数码照片档案的存储载体，移动硬盘、U盘等移动存储设备只能做数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体。
第二十条不同年度的数码照片档案一般不应刻录在同一张光盘中。
数码照片档案光盘应一式三套，一套封存保管，一套提供使用，一套异地保存。
封存的该套光盘不得提供利用。
第二十一条数码照片档案的保管按照《电子文件归档与管理规范》（GB／T 18894-2002）的规定执行。
要建立数码照片档案的定期检查制度。
光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，发现问题应及时采取措施。
第二十二条数码照片档案的利用应遵守各单位档案利用借阅制度，进行登记并由利用者反馈利用效果。
第五章附则
第二十三条本办法由北京市档案局负责解释。
第二十四条本办法自2010年7月1日起执行。