物流公司质量管理办法文件
快递物流企业服务质量管理制度
快递物流企业服务质量管理制度第一章总则第一条目的与依据为了确保快递物流企业的服务质量，提高用户满意度，加强企业竞争力，订立本规章制度。
依据相关法律法规和业内最佳实践，本规章制度为企业的服务质量管理供应依据和引导。
第二条适用范围本规章制度适用于企业内部全部部门、岗位和员工，包含快递员、客服人员、仓储人员、技术支持人员等。
第三条定义1.服务质量：指企业供应给客户的快递物流服务在满足客户需求和期望的基础上，以高品质、高效率的方式进行服务。
2.客户：教唆用企业供应快递物流服务的个人、组织或企业。
3.不合格服务：指未能满足客户需求和期望的服务，包含耽搁、损坏、遗失等服务质量问题。
第二章服务质量管理体系第四条服务质量目标依据市场需求和客户期望，企业设定服务质量目标，包含但不限于按时送达率、包裹完好率、客户投诉率等指标。
目标由企业管理层定期评估、更新，并向全体员工进行宣贯。
第五条客户需求分析企业通过市场调研、用户反馈、投诉分析等方式，了解客户的需求、期望和满意度。
依据分析结果，调整和改进服务策略，提高服务质量。
第六条流程管理基于客户需求和企业内部流程的分析，建立符合标准化要求的流程管理体系，包含订单处理、运输管理、仓储管理、投诉处理等环节。
优化流程，提高服务效率和准确性。
第七条资源配置依据服务质量目标和流程需求，合理配置人力、物力、财力等资源，确保服务运作的稳定性和可连续发展。
第八条岗位职责明确各个岗位的职责和权限，确保每个岗位都能依照规章制度和工作流程执行任务。
定期对岗位职责进行评估和优化，提高岗位绩效。
第三章服务质量掌控措施第九条服务规范化订立服务操作手册，明确服务标准、服务流程、工作要求等，确保服务的全都性和规范性。
培训和考核员工对服务规范的理解和遵守。
第十条业务培训建立完善的培训体系，包含新员工入职培训、岗位培训、技能提升培训等。
培训内容涵盖服务知识、服务技能、沟通技巧、客户投诉处理等。
定期组织相关培训活动，提高员工整体素养。
物流配送质量管理手册文件
物流配送质量管理手册文件1. 引言本文件旨在指导物流配送过程中的质量管理，确保货物的安全和及时到达。
通过制定明确的标准和流程，可以有效地提高物流配送的质量，提供更好的客户满意度。
2. 质量管理原则在物流配送过程中，我们遵循以下质量管理原则：- 安全性：确保货物在运输过程中的安全，遵守相关法规和标准。
- 及时性：保证货物按时送达目的地，避免延迟和损失。
- 准确性：确保交付的货物与订单一致，防止误发或错发。
- 可追溯性：建立完善的记录和跟踪系统，以便追溯货物的来源和去向。
- 环境友好性：积极采取措施减少对环境的影响，例如使用节能设备和可再生能源。
3. 操作流程3.1 订单处理- 接收订单：确保准确记录客户的订单信息，包括货物类型、数量和送货地址。
- 核对订单：与客户确认订单信息，确保准确性和完整性。
- 安排配送：根据订单要求安排合适的配送车辆和司机，并安排合理的路线。
3.2 货物装载和运输- 货物装载：根据货物特性和运输要求，采取适当的装载方式，确保货物的安全。
- 运输监控：通过卫星定位系统等技术手段，实时监控货物的位置和运输情况，及时处理异常情况。
- 路况预警：根据实时路况信息，及时调整路线，避免拥堵和延误。
3.3 货物交付- 货物验收：在交付货物时，收货方应仔细检查货物的数量和质量，并在货物送达确认单上签字确认。
- 问题处理：如有问题或争议，及时与相关方沟通，协商解决，并保留相关记录。
- 客户反馈：定期收集客户的反馈意见，改进服务质量，提高客户满意度。
4. 质量审核和改进为确保物流配送质量始终符合标准和要求，将进行定期的质量审核和改进。
具体包括：- 内部审核：由专门的质量管理团队对各个环节进行审核，发现问题并提出改进意见。
- 客户满意度调查：定期进行客户满意度调查，收集客户反馈，评估物流配送的质量和服务水平。
- 持续改进：根据审核和调查结果，制定改进措施并跟踪执行情况，不断提升物流配送质量。
5. 结论本文件涵盖了物流配送质量管理的基本原则和操作流程。
物流公司质量管理规章制度
物流公司质量管理规章制度第一章总则第一条为贯彻落实质量是生命、服务是保障的理念，规范公司运作，确保公司物流服务质量和客户满意度，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于公司全体员工，具体实施由公司质量管理部门负责监督执行。
第三条公司质量管理部门具体职责包括：负责制定和完善公司质量管理制度、规章和工作程序；组织质量培训和考核；负责监督、检查和评价公司各部门的质量管理工作，并提出改进建议。
第二章质量管理体系第四条公司建立健全质量管理体系，符合ISO9001国际质量管理体系标准要求。
具体内容包括：质量方针和目标、质量管理程序和方法、质量控制、质量保证等。
第五条公司制定质量方针和目标，明确要求全体员工必须牢固树立质量第一的理念，不断追求卓越，超越客户期望。
第六条公司实施全员质量管理，要求各部门和员工都要认真履行自己的职责，保证每一个环节都符合质量管理体系要求。
第七条公司建立完善的质量管理程序和方法，包括但不限于：质量管理文件的版本控制和核查、内部审查流程、不良品处理程序等。
第三章质量监督和评价第八条公司每年至少进行一次内部审核，质量管理部门组织相关人员对公司各部门的质量管理工作进行全面检查和评估，发现问题及时纠正。
第九条公司定期对物流服务进行客户满意度调查，收集客户意见和建议，根据调查结果不断改进物流服务质量。
第四章质量改进和防范第十条公司要求全体员工要积极主动发现和解决工作中的质量问题，保障公司物流服务的稳定和可靠性。
第十一条公司对不良品进行定期核查和分析，制定改进措施，并追踪和评估改进效果。
第十二条公司要求员工严格遵守工作纪律和规章制度，杜绝违规操作和疏忽大意的行为，确保公司物流服务质量。
第五章质量管理的监督和考核第十三条公司质量管理部门对公司各部门的质量管理工作进行定期监督和考核，及时发现问题并跟踪整改。
第十四条公司对员工进行定期质量管理培训，提高员工的质量意识和服务意识。
第六章附则第十五条本规章制度自发布之日起实施，如有变动，经公司质量管理部门审定后重新发布。
物流质量管理体系文件
国际船舶代理有限公司质量管理体系文件质量手册文件编号：版本号：修订次数：编制：审核：批准：发放编号：受控状态：国际船舶代理有限公司发布国际船舶代理有限公司目录质量手册0.1 前言0.2 颁布令0.3 质量方针和质量目标0.4 管理者代表授权0.5 质量手册管理办法1 目的和适用范围2 引用标准3 术语和定义4 质量管理体系4.1 总要求4.2 文件要求4.2.1 总则4.2.2 质量手册4.2.3 文件控制4.2.4 记录的控制5 管理责职5.1 管理承诺5.2 以顾客为中心5.3 质量方针5.4 策划5.4.1 质量目标5.4.2 质量管理体系策划5.5 职责、权限和沟通5.5.1 职责和权限5.5.2 管理者代表5.5.3 内部沟通5.6 管理评审5.6.1 总则5.6.2 评审输入5.6.3 评审输出6 资源管理6.1 资源的提供6.2 人力资源2 第1页共2页国际船舶代理有限公司目录质量手册6.2.1 总则6.2.2 能力、意识和培训6.3 基础设施6.4 工作环境7 产品实现7.1 产品实现的策划7.2 与顾客有关的过程7.2.1 与产品有关要求的确定7.2.2 与产品有关要求的评审7.2.3 顾客沟通7.3 设计和开发7.4 采购7.4.1 采购过程7.4.2 采购信息7.4.3 采购产品的验证7.5 生产和服务提供7.5.1 生产和服务提供的控制7.5.3 标识和可追溯性7.5.4 顾客财产7.5.5 产品防护8. 测量、分析和改进8.1 总则8.2 监视和测量8.2.1 顾客满意8.2.2 内部审核8.2.3 过程的监视和测量8.2.4 产品的监视和测量8.3 不合格品控制8.4 数据分析8.5 改进8.5.1 持续改进8.5.2 纠正措施8.5.3 预防措施附件A：质量管理体系组织机构图附件B：质量管理体系职能分配表附件C：程序文件目录附件D：代理服务活动流程图2 第2页共2页国际船舶代理有限公司0.1 前言质量手册0.1 前言连云港中源国际船舶代理有限公司是交通部批准成立、经贸部核准的从事中外籍国际船舶代理、国际货物代理及相关业务的专业船舶、货物代理公司。
运输和物流业运输服务质量管理办法
运输和物流业运输服务质量管理办法在当今全球化和高度竞争的商业环境中，运输和物流业作为经济发展的重要支撑，其服务质量的优劣直接影响到客户的满意度和企业的竞争力。
为了提升运输服务质量，规范行业运作，特制定本运输服务质量管理办法。
一、服务质量目标明确运输服务的质量目标是确保服务质量的首要任务。
我们致力于实现以下目标：1、货物按时、安全送达目的地，准点率达到具体百分比以上。
2、货物运输过程中的损坏率控制在具体百分比以内。
3、客户投诉率不超过具体百分比，且对投诉的处理满意度达到具体百分比以上。
二、服务质量标准（一）运输设备1、运输车辆和设备应定期进行维护和保养，确保其处于良好的运行状态。
车辆的技术性能应符合国家相关标准，具备有效的行驶证、营运证等相关证件。
2、对于特殊货物的运输，如冷藏货物、危险货物等，应配备专门的运输设备，并确保设备符合相应的安全和质量标准。
（二）人员素质1、运输从业人员应具备相应的从业资格证书，如驾驶证、从业资格证等。
2、定期对从业人员进行培训，包括安全知识、服务意识、应急处理等方面的培训，提高其业务水平和服务质量。
（三）货物装卸1、货物装卸应遵循安全、规范的操作流程，避免货物在装卸过程中受损。
2、对于易碎、易损货物，应采取特殊的防护措施，确保货物的安全。
（四）运输过程1、制定合理的运输路线和运输计划，确保货物按时送达。
2、在运输过程中，应实时监控货物的运输状态，及时向客户反馈运输信息。
3、遇到特殊情况，如天气变化、交通拥堵等，应及时采取应急措施，确保货物的安全和按时送达。
三、服务质量监控（一）货物跟踪建立货物跟踪系统，通过信息化手段实时跟踪货物的运输状态，让客户能够随时了解货物的位置和运输进度。
（二）客户反馈定期收集客户的反馈意见，包括满意度调查、投诉处理等。
对客户的反馈进行认真分析和总结，及时发现服务中存在的问题，并采取措施加以改进。
（三）内部检查成立专门的质量检查小组，定期对运输服务的各个环节进行检查，包括运输设备、人员操作、货物装卸等。
物流公司品质管理制度
第一章总则第一条为了加强物流公司的品质管理，确保为客户提供优质、高效的服务，提升公司在市场上的竞争力，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有与物流服务相关的部门及员工。
第三条品质管理应以客户为中心，以持续改进为原则，通过建立健全的品质管理体系，实现服务质量的不断提升。
第二章组织架构与职责第四条公司设立品质管理部，负责公司品质管理体系的建立、实施和监督。
第五条品质管理部的主要职责包括：1. 制定和修订品质管理制度及操作规程；2. 组织开展品质检查和审核工作；3. 对客户投诉进行处理，跟踪改进措施的实施；4. 定期进行品质培训，提高员工品质意识；5. 协助各部门开展品质管理工作。
第六条各部门应积极配合品质管理部的工作，确保品质管理制度的有效实施。
第三章品质管理体系第七条公司建立健全品质管理体系，包括以下几个方面：1. 采购管理：对供应商进行严格筛选，确保所采购的原材料、设备等符合质量要求；2. 仓储管理：规范仓储操作流程，确保货物安全、完整，避免损坏和丢失；3. 运输管理：优化运输路线，确保货物按时、安全送达，减少运输过程中的损耗；4. 配送管理：提高配送效率，确保货物准确无误地送达客户手中；5. 售后服务：及时处理客户投诉，提供优质的售后服务。
第四章品质检查与审核第八条公司定期进行品质检查和审核，检查内容包括：1. 采购、仓储、运输、配送等环节的操作是否符合规定；2. 货物质量是否符合要求；3. 员工的培训与考核情况；4. 客户满意度调查。
第五章客户投诉处理第九条公司设立客户投诉处理机制，对客户投诉进行及时、有效的处理。
1. 接到客户投诉后，品质管理部应及时调查、核实情况；2. 根据调查结果，制定相应的改进措施，并跟踪落实；3. 对投诉处理结果进行反馈，确保客户满意。
第六章品质培训与考核第十条公司定期组织品质培训，提高员工品质意识，提升服务质量。
1. 培训内容应包括品质管理制度、操作规程、案例分析等；2. 员工需参加培训并考核合格，方可上岗。
货物运输质量控制制度范本
货物运输质量控制制度范本一、总则1.1 本制度旨在规范我公司货物运输过程中的质量控制管理工作，确保货物安全、及时、准确地送达目的地，提高客户满意度，降低运输风险。
1.2 本制度适用于我公司所有货物运输业务，包括国内长途运输、国际运输、仓储配送等。
1.3 我公司应根据国家相关法律法规、行业标准和企业实际情况，不断完善和优化货物运输质量控制制度。
二、组织架构与职责2.1 我公司应设立专门的货物运输质量控制部门，负责货物运输过程中的质量控制管理工作。
2.2 货物运输质量控制部门的主要职责包括：（1）制定和实施货物运输质量控制策略、措施和方法；（2）对货物运输过程进行监督、检查和评估，确保运输质量；（3）处理货物运输过程中出现的问题，及时反馈给相关部门和客户；（4）对货物运输人员进行培训和考核，提高其业务素质和服务水平；（5）收集和分析货物运输质量数据，为优化运输方案提供依据。
三、货物运输质量控制措施3.1 货物装卸环节（1）货物装卸过程中应轻拿轻放，避免剧烈震动和摔落；（2）根据货物性质和包装要求，选择合适的装卸工具和设备；（3）货物装卸完毕后，对货物进行清点、核对，确保货物数量和品质无误。
3.2 货物运输环节（1）合理规划运输路线，确保货物快速、安全地送达目的地；（2）根据货物性质、体积、重量等因素，选择合适的运输工具和方式；（3）确保货物在运输过程中保持稳定、安全的姿态，防止货物倾斜、倒塌、摩擦等；（4）定期检查运输工具和设备，确保其安全性能良好；（5）加强运输过程中的监控和管理，防止货物丢失、损坏等现象发生。
3.3 货物配送环节（1）根据客户要求，制定合理的配送方案，确保货物按时送达；（2）货物配送过程中，确保货物包装完好，避免二次损坏；（3）配送人员应具备良好的服务态度和专业素质，提供便捷、高效的配送服务；（4）货物送达后，及时与客户确认收货，处理客户反馈的问题。
四、货物运输质量问题处理4.1 一旦发现货物运输质量问题，应及时上报货物运输质量控制部门；4.2 货物运输质量控制部门应迅速调查、分析问题原因，采取有效措施予以解决；4.3 对货物运输质量问题责任人进行追责，并根据实际情况进行处理；4.4 针对货物运输质量问题，总结经验教训，完善相关制度和措施，防止类似问题再次发生。
物流运输公司质量管理制度
物流运输公司质量管理制度一、总则本制度的目的是为了规范公司物流运输服务的质量管理，保障客户权益，提升公司形象和竞争力。
本制度适用于公司所有从事物流运输服务的员工。
二、质量管理2.1 质量目标公司的质量目标是：保证货物的安全运输、及时送达和满足客户要求。
在提供高质量服务的前提下，降低成本、提高效率。
2.2 质量管理职责2.2.1 管理层的职责- 制定质量管理制度和工作流程。
- 安排质量管理人员，进行质量工作的协调和监督。
- 确保人员和设备的充足、有效，以保证质量目标的达成。
- 具体实施质量管理措施。
2.2.2 质量管理人员的职责- 确保运输车辆和设备的安全、有效性，随时进行检测和维修。
- 组织员工参加质量管理培训，提高员工的质量意识和运输技能。
- 实施运输过程中的质量监控和记录。
- 及时处理客户投诉和异常情况，做好相关记录和整改工作。
2.2.3 员工的职责- 遵守公司的质量管理制度和工作程序。
- 确保运输生产过程中的安全，如出现异常情况，及时上报。
- 保证货物运输准确无误、保证送达时间，确保客户的利益。
2.3 质量管理措施2.3.1 车辆设备管理- 配备符合国家标准的车辆和安全设备，保证运输安全。
- 按照制定的维修计划和要求，定期检测运输车辆和设备的质量状况。
- 对检测结果不达标的运输工具，要求立即停用，进行维修。
2.3.2 质量监控和记录- 记录每一个运输过程的详细情况和过程，包括货物信息、运输路线、过程时间、异常情况等内容，确保运输安全。
- 定期对记录进行审核和整理，发现问题及时进行处理和整改。
三、质量控制3.1 运输前准备- 确保货物符合运输标准和要求。
- 按照要求准备好相应的运输文件和报关材料。
- 对货物进行包装和标识，确保运输安全。
3.2 运输过程控制- 根据货物特点，运用不同的运输方式，确保货物安全和完好到达目的地。
- 运用科技手段，对运输过程进行实时监控，发现问题及时处理。
- 确保运输车辆和设备的安全性和有效性。
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某物流公司质量记录手册1目的对记录进行有效的操纵和治理，以保证提供的服务符合规定的要求和质量治理体系有效运行的客观证据，为验证和制定纠正措施和预防措施提供依据。
2适用范围本程序对记录的填写、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等做出了具体规定。
本程序适用于与质量治理体系有关的所有记录的治理，包括来自供方的记录。
3职责3.1体系治理部负责记录的标识、归档治理工作，并指导各部门建立、保存和治理有关的记录。
3.2各部门负责按本程序规定的要求具体实施记录的操纵。
4作业程序4.1记录的操纵范围与分类4.1.1记录的操纵范围包括：各质量治理体系文件中规定提供的记录，以及在质量治理体系运行中形成的其他记录(包括声像记录、磁带、照片、软盘、文字资料等。
)也包括来自供方的记录。
4.1.2记录的分类包括：各项治理记录、各项操作记录、各种检验记录和各种报告等。
4.2记录的填写4.2.1按记录设置的项目逐项填写，不得缺项。
某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。
4.2.2填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。
填写时字迹要清晰、整齐、能准确识不，填写人员签名时必须签全名。
4.2.3记录的内容要完整、齐全，提供的数据、资料要准确，语言要简练。
收集和保存的记录用原始件(包括记录表格本身规定的复写件)，不能使用复印件(顾客提供的记录部分除外)。
4.2.4各项治理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造。
4.2.5记录一经填写完成，原则上不同意任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性和证明作用，并为制定纠正/预防措施提供依据。
如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采纳“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识不性。
凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。
4.3记录印制的规定记录原则上采纳表格方式(专门情况除外)，记录必须有规定的编号和顺序号，表格中一般应设制编制、审核、核准及日期栏目。
各程序规定的记录表格及各部门自用的记录表格均应按体系治理部的要求进行印制，统一编号备案。
4.4记录的标识各质量治理体系程序规定的记录的编号按与相关的质量治理体系程序文件相对应。
例：“记录操纵清单”为 ( Q/CRC2 - 002 - 01)程序文件编号序号其他记录表格的编号原则与上述相同，与相应的文件编号相对应。
4.5记录的收集和归档4.5.1各部门按质量治理体系文件规定而形成的记录，由各类人员负责填写，经审核后，按规定的时刻和要求向有关部门和人员传递。
4.5.2各记录积存的责任部门负责收集和治理本部门在物流运作和治理活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管。
各部门要将记录贮存在资料柜中，做好防火、防盗、防潮等工作。
4.6记录表格的汇总治理体系治理部负责对本公司规定使用的记录表格进行汇总整理，并填写《记录操纵清单》明确每一记录的编号、名称、保管部门、保存期限等内容。
4.7记录的查阅/借阅4.7.1查阅/借阅记录必须经体系治理部记录治理人员同意后，方可查阅/借阅。
与欲查阅的记录内容无直接关系的人员，无权查阅/借阅。
4.7.2查阅/借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保证记录的完整和清洁，由各部门负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究查阅/借阅者的责任。
4.7.3顾客查阅记录时，需经记录保管部门主管批准后，方可办理查阅手续，有关部门要为顾客或其代表提供必要的方便。
4.7.4第三方质量治理体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。
4.7.5出于法律证实、质量纠纷或由于其他目的需要借阅记录时，经总经理批准后，借阅人向记录保管部门办理借阅手续。
4.8记录的处理记录保存期限依《记录操纵清单》规定执行，如超过保存期限时，由体系治理部提出记录销毁申请，体系治理部记录治理人员负责确认并批准要销毁的记录，确认无利用价值后，执行销毁。
5记录表单N O 记录名称编号保管部门保存年限1 记录操纵清单 Q/CRC2-002-01 体系治理部三年物流有限公司质量手册(2003-4-10 文章级不：1 点击：260次)物流有限公司质量手册文件编号： Q/CRC1-2002文件名称：质量手册版本：第（）版修订状况：第（）次修订核准审核编制公布日期：2002/8/24 生效日期：2002/8/301 目的：对与质量体系有关的文件及资料进行操纵，确保所有使用的文件具有统一性和有效性。
2适用范围：凡本公司之各种规定、程序、方法、标准及其一切相关事项与赖以执行的法律法规等外来文件。
3 名词定义：3.1 一层文件：质量手册3.2 二层文件：程序文件3.3 三层文件：作业指导书（设备操作规程、作业标准（规范）、工作职责等）。
3.4 外来文件：顾客提供的服务规范、政府机关发行的相关法律、法规制度、供应商提供的服务规范等相关的文件。
4 职责：4.1体系治理部负责本公司程序文件、作业指导书、表单、记录发放、更改、操纵和治理及质量手册的编制、发放、更改、操纵与治理。
4.2各部门负责程序文件、作业指导书、表单、记录的编制。
5 作业程序：5.1文件分类与编号方法：5.1.1 ISO相关文件编号格式：5.1.1.1 质量手册编号格式：Q / CRC 1 X ＸＸＸ小分类中分类大分类以“质量”英文字母第一个字母“Q”表示a、大分类及编号：CRC ---- 公司名称缩写b、中分类及编号：1---- 质量手册c、小分类及编号：年代号Ｘ / CRC ＸＸＸＸ小分类中分类大分类以“质量”英文字母第一个字母“Q”表示a、大分类及编号：CRC ---- 公司名称缩写b、中分类及编号：1---- 质量手册2---- 程序文件3---- 作业指导书c、小分类及编号：以阿拉伯数字流水号001—999编号。
5.2编制：5.2.1 凡本公司所属职员对其所担任的业务，认为有必要制度化时提出申请并附草案。
5.2.2 除特不指定外，各项制度的编制应由业务直接担任者负责。
5.3 审核：5.3.1 各项制度文件审核权限按以下规定办理：类不审核核准发布一层文件质量手册治理者代表总经理体系治理部二层文件程序文件部门主管治理者代表体系治理部三层文件作业指导书部门主管各部门主管体系治理部5.4 整理编号：5.4.1 文件治理员依审核决议内容予以整理、校准编号后，制作封面，预备发行。
5.4.2程序文件封面、内文格式均统一标准。
5.4.3 本公司所有文件第一次发行为第1版，所有文件修改次数超过5次或公司经营方向发生改变时，文件改版为第2版，依此类推。
5.5公布实施：5.5.1 制度文件发行对象以相关负责单位为准，发行份数依部实际需要决定。
5.5.2体系治理部依各项制度运作的相关对象需求份数复印后再于文件首页上盖红色“文件发行章”章后发行。
公司内不得使用盖有“文件发行章”的文件复印件，一经发觉立即由文件治理员销毁，并追究当事人责任。
5.5.3 接收部门保管人或其代理人接收制度文件后应在《文件分发签收记录表》上签收(签名或盖章均可，若属再版及签收时，须先将旧版文件缴回文件治理员再签收)。
文件治理员再将其附于原案正本内文之前。
5.5.4如属再版发行者，应同时将旧版文件收回销毁，并定期制作《制度文件收回销毁记录表》。
但文件治理员应将原修改草案存档并加盖“作废章”。
如因原使用单位有实际需要留作参考时，该文件可不用收回，但需由管制中心于文件明显处加盖“作废章”表示，该文件不受控。
5.5.5 公司人员在对内或对外活动中，涉及有关文件需要参考时，应填写书面申请经批准后，文件发放时，加盖“参考章”，发放后文件不受控。
给认证机构之文件应纳入受控文件管制。
5.5.6 各项制度执行单位主管，应负责监督执行的责任，确实按规定执行。
5.6 修订：5.6.1 凡本公司所属职员对其负责业务相关制度，发觉有不适之处难以推行或需要修订时，得随时向主管单位提出修订申请并填写《文件申请表》。
5.6.2 其修订审核程序，视同新制订。
5.6.3 修订审核后管制中心应修订内容修正并依本治理程序发行。
5.7 停用：5.7.1依本规定发行的文件若需停用时，由体系治理部提出经总经理核准后，向各单位收回文件。
5.7.2各单位文件被收回时，须在其《受控文件一览表》内将该文件删掉或重新制作《受控文件一览表》，保持最新版本文件且文件发行修订版次不必登记，只须由文件治理员保存文件修订履历。
5.8 各单位因治理上的需要可将程序文件、作业指导书的流程或重要参数或数据表制作成流程看板以便于治理，以不违背原程序文件、作业指导书之规定为原则，并须有各部门主管签名核准并注明年、月、日。
5.9文件保管：5.9.1各项制度文件的保管人应为部门主管或部门主管指定人员，存储方式应便于迅速调阅。
5.9.2各保管单位应自行保管所接收的制度文件，并依顺序记入《受控文件一览表》，并附于各专属档案夹的最前页，所接收的文件需按照《受控文件一览表》的顺序存放于专属档案夹内，或将所建立的《受控文件一览表》另行存放做为核对接收文件用。
5.9.3逾期失效的制度文件，除体系治理部应保留原案(须与该作废文件此次前正本、草案一起保存)外，其余由管制中心销毁或作废，作废制度文件须有“作废”字样。
5.9.4各项制度文件不得擅自涂改或复印使用，若须标注重点时，以不改变原来的意思为原则。
5.9.5各项制度文件除专门情况经总经理核准外，不得带出公司或传真。
5.9.6文件经编制、审查、批准后，原版文件及存入文件的电子文件应做好备份交体系治理部整理存档，并录入《受控文件一览表》中，存入文件的磁盘应明确标识文件名称、版本号，电子文件应有良好的储存环境，做到防水、防潮和防病毒，使用电子文件的电脑，应有防病毒的措施，经常进行软件杀毒。
原版文件不需盖“文件发行章”印章，由文件治理员妥善保管。
5.10外来文件：5.10.1 外来文件由接收部门先行确认，并登记于《外来文件登记表》内，存档或发相关部门。
6作业流程《文件操纵业务流程》附件一7引用文件：《质量记录操纵程序》。