工程部文件管理制度
工程部内业资料管理制度
工程部内业资料管理制度第一章总则第一条为规范和强化工程部内业资料管理工作，维护公司信息安全和保障工程项目顺利实施，制定本制度。
第二条本制度适用于工程部内部业资料的管理工作，包括但不限于项目资料、施工图纸、合同文书、审批文件等。
第三条工程部业资料管理应遵循规范、便捷和安全的原则，确保信息的完整性、准确性和保密性。
第四条工程部内业资料管理工作由工程部主管负责，具体执行由业资料管理人员负责。
第五条工程部业资料应按照分类、流程管理，确保每份资料都有相应的归档位置和可查询性。
第六条工程部业资料管理应遵循合法合规、科学系统的原则，依法保护个人隐私信息和公司商业秘密。
第七条工程部业资料管理制度的解释权归工程部主管部门。
第二章业资料的收集、整理和存档第八条工程部业资料应根据项目阶段和类型进行分类，便于管理和归档。
包括但不限于勘察资料、设计资料、施工图纸、合同文书、验收资料等。
第九条工程部业资料管理人员应及时收集、整理和归档业资料，确保信息的完整性和准确性。
第十条工程部业资料可采取电子化或纸质化方式存档，电子存档需进行备份和加密，纸质存档需按照规定的归档位置存放。
第十一条工程部业资料须制定详细的档案目录和索引，方便检索和查询。
第十二条工程部业资料管理人员应定期对存档资料进行检查和整理，及时更新资料，并剔除过期和无效的资料。
第三章业资料的保密和授权第十三条工程部业资料中涉及公司商业秘密和个人隐私信息的资料，必须严格保密，不得随意泄露。
第十四条工程部内有关业资料的查阅和调阅需经主管部门批准，并记录查阅情况。
第十五条对于特定资料或涉及商业机密的资料，必须进行授权管理，确保只有经相关人员授权才能查阅。
第十六条不得擅自篡改或删除工程部业资料的内容，如有需要修改应按规定流程办理，并做好记录。
第四章业资料的归档、借阅和销毁第十七条工程部业资料的归档应按照规定的流程和位置进行，确保每份资料都有相应的档案号和存放位置。
第十八条工程部业资料的借阅需按照规定的流程申请，并经主管部门批准，严格限制查阅时间和范围。
工程部管理制度优秀9篇
工程部管理制度优秀9篇工程部的规章制度篇一说明：本流程为工程部项目管理引导文件，与项目管理流程进度表及流程表格搭配使用。
各步骤执行时间若无说明，则参照项目管理流程进度表中的相应工期（一般为工作日）。
有些步骤视实在情况不同不肯定需要执行，但必需经过工程部经理同意。
一合同管理阶段：1、合同内部交底：合同及技术协议签订以后2个工作日内市场部向工程部移交合同复印件，工程部认真了解合同内容后由工程部负责人于下一工作日召开交底会议，市场部向工程部进行交底答疑；工程部填写合同内部交底记录，留存备案。
二工程准备阶段：1、项目立项：工程部负责人依据交底内容确定项目参加人员，填写中标项目立项卡，项目参加人员必需在卡上签字，项目方可启动。
2、工程勘察：项目启动后3个工作日内，工程部经理或项目经理、协同技术负责人进行工程现场勘察，项目经理填写工程勘察记录。
现场勘查依据项目规模尽量布置在7个日历天内完成，部分勘查内容可依据实际情况通过电话或网络向甲方了解。
3、施工方案编制：工程部经理布置项目参加人9个工作日内编制完以下图纸和文件：施工平面图、系统综合管线图、系统结构示意图、掌控/传输原理图→设备平面布置及安装图→各子系统线缆路由/设备编号表、其他文件和图纸→站端/局端设备接线图、设备清单及配置表、施工组织设计→施工进度计划表→甲方搭配说明文档、甲方人员培训计划、工程验收计划。
4、施工方案审核：以上全部文件图纸必需经过工程部经理审核后方可填写施工方案审核申请表，经甲方、监理工程负责人同意后，组织召开施工方案审核会议，会议后填写会议纪要分发与会各单位备案。
（本步骤开始至工程项目结束前，项目经理可依据实际情况填写工程业务联系函、工程协调记录，与甲方或监理就工程问题进行洽商）。
5、合同更改：施工方案审核会议中倘若发生必需的合同更改，项目经理必需填写更改审核单，工程部经理审核无误后递交甲方审核，甲方书面同意后由工程部经理报告总经理，并协同负责本项目的市场部人员与甲方签订相关增补协议。
公司工程部档案管理制度
一、总则为了加强公司工程部档案管理，确保档案的完整、准确、系统，提高档案利用效率，根据国家有关档案管理的法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 工程部档案包括但不限于以下内容：（1）工程设计文件；（2）施工图设计文件；（3）工程合同、协议；（4）工程招投标文件；（5）工程验收报告；（6）工程变更、洽商记录；（7）工程竣工图纸；（8）工程质量事故报告；（9）工程验收资料；（10）其他与工程相关的文件、资料。
2. 档案管理范围涵盖公司所有在建工程、已竣工工程及在建工程的预、决算阶段。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）工程部应按照档案管理要求，对各类工程文件进行收集、整理、归档。
（2）收集档案时，应确保档案的完整性和准确性，不得遗漏、伪造、篡改。
2. 档案分类与编目（1）根据档案内容、性质、用途等，对档案进行分类、编目。
（2）档案分类应遵循统一、规范、科学的原则，便于查询和利用。
3. 档案保管（1）档案应按照规定的保管期限进行保管，确保档案的安全、完整。
（2）档案保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等条件。
（3）档案管理人员应定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
4. 档案借阅与利用（1）档案借阅需经部门负责人批准，填写借阅单，注明借阅目的、期限。
（2）借阅档案时，应爱护档案，不得损坏、涂改、丢失。
（3）档案利用者应遵守档案保密规定，不得泄露档案内容。
5. 档案销毁（1）档案销毁需经公司领导批准，按照国家有关档案销毁的规定进行。
（2）销毁档案前，应核对档案目录，确保档案完整无缺。
四、档案管理职责1. 工程部负责人负责档案管理工作的组织、领导和监督。
2. 工程部档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
3. 各部门负责人应积极配合档案管理工作，及时提供相关档案资料。
五、附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度由工程部负责解释。
【注】本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。
工程部管理制度及规定
工程部管理制度及规定第一章总则第一条为加强工程部的管理，规范工作流程，提高工作效率，根据公司相关规定，制定本管理制度。
第二条本制度适用于公司所有工程部门，工程部门主要负责公司的项目管理和工程实施工作。
第三条工程部门负责对项目的实施，保障项目的进度和质量，同时对施工人员进行管理。
第四条工程部门应按时、按质完成上级部门交办的任务，为公司的发展做出贡献。
第五条工程部门应遵守国家有关法律法规，严格遵循公司相关规定，维护公司形象。
第二章人员管理第六条工程部门应建立完善的人员管理制度，明确工作职责和权利，招聘合格的人员进入工程部门。
第七条工程部门要对员工进行培训，提高员工的技能水平和工作能力，做好员工的岗前培训和在职培训。
第八条工程部门应建立完善的考核制度，对员工的工作绩效进行评估，奖惩分明。
第九条工程部门应建立健全的激励机制，激励员工积极工作，提高工作效率。
第十条工程部门要关注员工的生活和工作环境，保障员工的合法权益，提高员工的工作满意度。
第三章项目管理第十一条工程部门要制定项目管理制度，明确项目的目标和计划，制定详细的工作计划，合理安排资源。
第十二条工程部门应严格控制项目的进度和质量，保证项目的按时按质完成。
第十三条工程部门要加强与客户的沟通，及时了解客户的需求和意见，根据客户的要求调整工作计划。
第十四条工程部门要建立完善的项目档案，记录项目相关信息，为项目今后的管理和维护提供依据。
第十五条工程部门要积极开展技术创新，提高工程技术水平，提升公司的核心竞争力。
第四章施工管理第十六条工程部门要确保施工安全，建立健全的安全管理制度，严格执行安全操作规程，减少事故发生。
第十七条工程部门要做好施工过程中的协调和沟通，加强与相关部门的联系，保证施工进展顺利。
第十八条工程部门要加强材料管理，确保施工材料的质量和数量，合理使用资源，降低施工成本。
第十九条工程部门要加强施工队伍管理，保证施工人员的素质和技能，提高整个施工队伍的执行力。
工程部管理制度和管理办法
工程部管理制度和管理办法一、工程部管理制度为了规范和优化工程部的管理流程，提高工程部的综合管理水平和执行力，制定以下工程部管理制度：1. 工程部组织结构工程部按照部门主任负责制的原则建立组织结构，设立部门主任、副部门主任、工程师和技术人员等岗位。
部门主任为工程部的领导，负责制定部门发展规划和工作计划，协调内外部资源，推动工程项目的顺利进行。
2. 工程部工作职责工程部的工作职责包括但不限于：a. 负责组织和实施公司的工程项目，确保项目按计划、质量、成本、安全等方面顺利完成；b. 负责制定和调整项目管理流程和标准，提高工程项目管理的效率和质量；c. 负责对工程项目的风险进行评估和控制，及时处理项目中出现的问题和风险；d. 协调各部门之间的关系，确保项目的顺利进行；e. 负责总结和推广成功的工程项目管理经验，提升工程部整体管理水平。
3. 工程部人员管理工程部负责对员工进行招聘、培训、考核和奖惩，并根据员工的工作表现和能力分配合适的工作岗位。
4. 工程部绩效考评工程部实行绩效考评制度，定期对员工进行绩效考核，根据考核结果确定员工的奖惩措施。
5. 工程部知识管理工程部建立知识管理系统，对工程项目管理和技术实施进行知识整理和积累，形成知识库，为项目实施提供支持。
二、工程部管理办法为了更有效地执行工程部管理制度，制定以下管理办法：1. 工程项目管理流程工程部应根据项目的特点和需求制定相应的项目管理流程，确保项目按时、按质、按量完成。
2. 项目管理人员的培训和考核工程部应定期组织项目管理人员的培训，提升他们的管理技能和专业知识。
同时，对项目管理人员进行绩效考核，根据考核结果调整人员的分工和工作岗位。
3. 项目管理信息系统工程部应建立完善的项目管理信息系统，实现项目的实时监控和数据分析，为项目的决策提供科学依据。
4. 项目风险管理工程部应建立完善的项目风险管理机制，对项目的风险进行定期评估和控制，提前做好应急准备。
工程部文件和记录管理制度
工程部文件和记录管理制度第一章总则第一条为了加强工程部的文件和记录管理，规范工作流程，提高工作效率，促进项目顺利进行，制定本制度。
第二条工程部的文件和记录管理应遵循“便于查找、规范记录、严格保密、合理利用”的原则。
第三条工程部文件和记录管理的内容包括但不限于项目合同、工程计划、施工图纸、技术资料、验收报告、变更通知、会议纪要等。
第二章文件管理第四条文件的分类和编号1. 文件应按照其性质和用途进行分类，包括项目文件、技术文件、合同文件等。
2. 文件应统一编号，编号应包括发文单位、文件性质、发文日期等信息，方便查找和管理。
第五条文件的出具和签发1. 文件应经相关负责人审核签字，并加盖单位公章。
2. 文件应在规定的时间内出具和签发，不得延误。
第六条文件的分发和归档1. 分发应确保准确无误，目标清晰，内容完整。
2. 归档应按照一定的规范进行，分类明确，记录齐全。
第七条文件的保密和销毁1. 机密文件应妥善保存，不得随意传阅或外泄。
2. 文件的销毁应及时进行，经审核后，第三章记录管理第八条记录的建立和备份1. 记录应随时建立，确保记录的真实性和完整性。
2. 记录应定期进行备份，避免信息丢失。
第九条记录的保密和查询1. 记录应按照相关规定进行保密，不得随意泄露。
2. 记录的查询应方便快捷，可通过系统或文件进行查阅。
第十条记录的整理和归档1. 记录应定期进行整理，保持清晰有序。
2. 归档应按照一定的规范进行，保证记录的完整性。
第四章特殊文件和记录管理第十一条重要文件和记录管理1. 重要文件和记录应根据需要进行备份，以确保安全。
2. 重要文件和记录不得私自调动或修改，应经相关负责人审核。
第十二条机密文件和记录管理1. 机密文件和记录应严格保密，不得随意外传或泄露。
2. 机密文件和记录的保管应安全可靠，不得遗失或遗漏。
第五章处罚规定第十三条对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、降职、罚款等。
工程部管理制度(最新7篇)
工程部管理制度（最新7篇）工程部管理制度篇一1、百货内所有设备房以及与设备有关的走廊门钥匙由工程部专人登记、编号及造册。
2、工程部钥匙共分为三套。
(1)、一套交给工程部维修领班负责保管，作为平时巡检、检修、开关灯等工作用。
(2)、一套交给主管(工程师)负责保管，作为处理日常工作及检查时使用。
(3)、一套由工程部经理专箱封存保管，作为紧急情况下应急使用。
3、如有单位施工或整改，必须由施工单位负责人填写工作单，同时注明用途、使用时间并签名，经当值主管核准后，由工程部人员陪同到工作地点。
4、如有单位来检查或参观，必须持有关证明或批条，由当值主管拿钥匙陪同才能去机房。
5、工程部所有钥匙均应严格管理妥善保管，严禁任何人随意带出百货商场。
6、钥匙领用必须如实填写《钥匙领用登记表》，所有借出钥匙当天必须全部交回工程部。
7、所有钥匙在交接班时均须清点，做好移交、交接手续。
8、各类钥匙的补配、门锁的更换，必须填写申请表，经工程部经理批准后方可办理。
工程管理部管理制度篇二1、贯彻执行国家、地方与行业的有关法律法规、方针政策、规范、规程、标准及强制性条文，执行公司各项规章制度，维护公司的合法权益。
2、协助公司领导制定代管管理的各项规章制度。
3、对代管工程项目的工程质量、进度、投资、安全、环保、合同、信息与协调等实行全过程管理。
督促参建各方做好项目策划、前期准备工作、现场施工、竣工验收、移交工程资料、办理工程移交、进行竣工决算等工作。
4、组织开展项目各阶段有关文件的编制与相关手续的。
报批工作；组织开展工程勘察、方案设计、施工图设计、施工、监理、设备材料选购等的招标活动，并将招标投标情况书面报告和中标合同文本报委托方和有关部门备案。
5、定期向项目单位和公司领导报送在建项目的工作进展情况。
6、负责对在建工程项目进行检查，对发现的存在问题组织相关单位制定整改措施，并督促整改。
协助项目单位、使用单位组织竣工验收。
7、参与对重点、特殊部位和关键工序（如桩基工程、基础工程、主体工程、中间验收、隐蔽工程等）的检查与验收；参与上级主管部门对项目进行重大活动的检查和工程竣工验收。
工程资料管理规章制度(6篇)
工程资料管理规章制度文件和资料的管理1、由项目部办公室负责管理性文件的收发、传阅、编制清单归类保存。
由项目技术负责人负责施工图、技术核定单、变更通知单的收发，负责编制目录，分发清单，所有施工图的持有人应对图纸的修改，变更及时标识。
2、所有文件资料由文件批准人决定发放范围和份数，文件发放人应填写《文件和资料发放登记表》，按发放范围和数量发放文件，并做好编号及登记。
3、文件领用人在收到文件和资料时，应在文件发放的表格上登记签字。
4、在发放过程中，文件使用部门应及时撤出作废/失效文件。
5、当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应向文件发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件、编号不变，文件发放部门应将原破损文件收回处理。
6、文件使用人文件丢失后，应向文件发放部门办理补领手续，在补领申请时必须作出书面说明，文件发放部门在补发文件时应重新进行分发编号，并注明作废。
7、在用有效文件控制清单项目部办公室负责编制管理性《有效文件控制清单》，项目工程部负责编制技术性《有效文件控制清单》，以识别和管理在用有效文件及现行修订状态。
8、文件和资料的更改a.当文件和资料需要更改时，应由文件更改人或更改部门填写《文件和资料更改申请表》，说明更改的理由依据和更改内容，如更改涉及其它部门时，应重新会审。
b.文件更改原则上应由原审批人审批，当原审批人不在或需指定其它人员审批时，则该人应得到相应的授权书和文件审批所需的有关背景资料。
c.经更改审批的文件，由审批人填写《文件和资料更改通知单》，并发至有关部门。
d.文件持有人根据《文件和资料更改通知单》的指令，直接在文件的相应处进行更改，但应确保内容的正确、清晰，并将《文件更改通知单》附于文件后或收回原文件，并做好发放登记。
e.文件更改后，文件更改部门应将更改内容审批件存档备查。
f.文件更改应做好记录和标识。
9、作废的文件应加盖“作盖”印章，已作废、失效的文件应在文件的使用场合中撤出。
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工程部文件管理制度为了规范施工工程部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订工程部文件管理制度。
一、项目文件分类及收集归档分工二、项目文件分类说明1、总承包人项目规划文件。
包括：施工全过程管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制要求等。
这类文件由工程部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类文件。
2、合同协议类文件。
包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。
3、总分包资质备案文件。
包括：分包资格报审、现场管理体系核查。
该类文件需要向业主/监理报审。
4、计划进展类文件。
包括：（1）、开工报告。
包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。
开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。
（2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。
（3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。
（4）、项目施工（月）进展报告。
5、工程施工日志。
工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。
工程施工日志表格使用项目所在地要求的通用表格。
6、会议纪要。
按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。
业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成。
总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成。
监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成。
总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成。
其他，纪要由组织方形成。
纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。
7、申请/报告类文件。
主要是对业主、监理、质量监督站、检测组织等形成的文件。
跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。
8、工作联系单/工程备忘录类文件。
按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。
跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。
（1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。
（2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。
（3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。
（4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。
9、总包通知。
对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经理/施工经理统一签发，必须有分包商的回复文件，文件存放需要闭合。
10、造价费用控制文件。
应由造价员(师)组织整理，包括对业主的资金计划、付款申请及审批，对分包商的进度款审批，变更费用控制文件，竣工结算。
其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作。
11、安全管理文件。
安全管理文件主要包括但不限于以下：（1）、总包人安全管理规划、技术指导文件，管理要求。
（2）、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件。
（3）、安全专项技术指导文件及报审文件。
（4）、总包人现场核查记录文件。
（5）、总包人内部人员培训文件。
（6）、总包人安全检查文件。
（7）、总包人安全管理总结文件。
12、现场采购文件。
应由采购组整理，还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料，做详细统计，以备工程验收需要。
13、图纸。
除按合同要求向有关方提供的施工图纸外，工程工程部现场应至少保存两套完整的施工图纸，由项目资料员按专业统一编目保管。
图纸原则上不外借，内部借阅需报项目经理批准，并办理借阅手续。
借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。
14、现场施工文件。
包括：(1)、综合部分（施工组负责整理、汇总）。
包括：A、设计交底、图纸会审，设计变更、洽商。
按照专业分类，编制资料统计表，标明专业、已发单位。
B、施工组织设计、施工组织技术指导文件及审批文件。
编制资料统计表，标明专业、分包单位。
C、设备/构件/材料报验资料。
包括：报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告。
编制资料统计表，标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数。
业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行。
（2）、土建（建筑与结构）工程部分：包括测量定位资料、地基资料、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等。
由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总。
当为分包项目时，分包人负责按照要求形成整理，总包专业负责人审核、施工组汇总。
（3）、安装工程部分：包括非标设备(件)制安、工业设备、工业管道、电气装置、自动化仪表等安装工程的质量检验及报验表、质控表、中间交接表、隐藏工程检查记录、相关试验检测记录等。
由机电安装组（或专业技术人员）形成整理、施工组汇总。
当为分包项目时，分包人负责按照要求形成整理，总包专业负责人审核、施工组汇总。
15、竣工验收文件：包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等。
由项目经理负责，施工组具体组织实施。
16、文件收/发放记录（包括图纸发放记录）。
上述文件应按类别存放于按国家标准定制的档案盒中，建立目录统计，随工程进展同步。
工程竣工时，经相关人员检查统计后形成最终卷内目录，形成卷内备考表。
同时在条件允许时应建立一套电子版档案。
三、项目文件形成和往来1、项目文件要以项目工程的特点、《建筑工程资料管理规程》、《城建档案管理要求》、《施工合同》、《造价管理要求》以及甲方、监理的要求和现场的实际情况为依据形成。
2、形成文件时一定要真实、及时。
尤其是经济签证文件，原则上要坚持先签证后施工。
未及时签证的，一定要在签证事项发生后要求的时效内，补送签证文件。
技术性文件要同步工程进展及时收集整理归档。
3、以工程部名义向外发送文件必须经过项目经理的签发。
要求外发文件：规范、文体一致、诉求明确、用词准确、言之有物、有礼有据有节。
4、当特殊情况下需要以总公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时，工程部先起草稿，经总公司领导审定后再行正式文。
5、文件往来一般采用直接送达和挂号信两种方式进行。
直接送达时须收文方进行签收。
直接送达成本高或有可能拒收（签）时采用挂号信寄发，寄发后须保存好存根（存根交资料员保管），以备用。
6、工程部内部文件往来实行收发文本登记制度。
收文方既要在发文方的发文本上签收，又要在己方的收文本上登记。
7、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容。
登记要及时，以免漏记错记。
四、工程部发文管理1.工程部上报下发正式文件的权力集中工程部经理。
工程部业务各部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件。
工程部上报下发的正式文件一律需加盖工程部公章后方可生效。
2.工程部业务部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置的均需工程部经理同意后方可加盖工程部公章上报或下发，并由项目资料员登记台帐。
3.凡是以工程部名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。
4.工程部下发文件主要用于：(1)公布工程部规章制度。
(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件。
(3)公布单位重大生产、技术、管理等工作的决定。
(4)发布有关奖惩决定和通报。
(5)其他有关重大事项。
5.工程部上行文、外发文主要用于：对上级机关、总公司、业主、监理或设计院呈报工作计划、请示报告、处理决定等。
五、工程部收文管理1、文件的签收：工程部外部文件均由工程部资料员负责登记签收。
工程部外出人员开会带回的文件及资料应及时送交工程部资料员进行登记、编号、存档、建立台帐。
复印件供使用和传阅。
2、文件编号保管：工程部资料员签收后应及时附上"文件处理传阅单"，作分类登记编号、保管。
3、文件阅批与分发：凡正式文件均需由工程部资料员及时送项目经理批示。
按照批示，资料员区别对待文件传阅和复印件分发。
文件传阅和复印件分发要及时送达有关人员或业务组，并履行相关手续。
4、文件传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围和保密要求，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交工程部资料员，阅批文件一般不得超过当天，阅后应签名以示负责。
工程部主要负责人如有“批示”、“拟办意见”，工程部资料员应负责督促、提醒有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
六、项目文件立卷与归档（一）、文件的归档范围：1.凡下列文件统一分别由资料员负责归档：(1)上级机关来文，包括上级对工程部报告、申请的批复。
(2)工程部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、生产工作的各类计划统计、季度、年度报表等。
(3)各种例会记录。
(4)参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本单位在会上汇报材料等。
(5)上级机关领导同志来单位检查视察工作的报告、指示记录，以及本单位向上级进行汇报的提纲和材料。
(6)反映本单位生产活动、先进人物事迹及领导工作等的音、像摄制品。
(8)工程部向上级请示批复的文件及上报的有关材料。
2.业务部分：各分部日常工作中形成的活动资料，由各业务组和各分部负责立卷归档。
各分部要建立健全文件管理制度，分部文件由分部业务组统一管理。
（二）、立卷要求1.文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类地进行整理归档。
2.立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
3.要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。
重要工作、重要会议或涉及造价形成的文件材料，要及时立卷归档。
4.竣工验收前，各业务组文件要按竣工验收资料规范和城建档案要求整理，交资料员统一归档。
七、项目资料移交1、项目竣工初验后，根据验收意见全面整理竣工移交资料。
2、送城市档案馆初验移交资料，按档案馆意见现行整理。
3、整理符合要求后，正式移交资料前必须事先报告总公司主要负责人，根据领导意见，掌握好移交时间。
4、移交时必须取得移交证书。
八、项目资料管理总结1、在项目经理主持下，召开资料员、专业技术人员和业务组长参加的项目资料管理总结会。
2、总结教训、传承经验。
根据总结会精神和整个项目文件管理过程的得失由资料员写成总结报告。
广州荣祥中建筑工程有限公司二0一一年八月十八日。