集团公司公文管理规定
集团公司公文管理规定
公文管理规定第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条本公司公文，实行统一管理。
公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。
行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。
绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。
绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。
秘密文件由阅文人妥善保管。
文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。
第五条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条草拟公文应注意以下事项：（一）内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
（二）反映情况要客观，实事求是。
（三）文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
（四）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
〖JP3〗第七条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。
需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。
有领导指示的，还应附批复件。
第十条收文由总裁办公室统一负责。
总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。
阅示完毕后，由总裁办收回归档。
第十一条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十二条公司发文，一定要由总裁办统一编号：（一）以公司名义对外发文，一律XXX字（XX年）XX号；（二）公司党总支发文，用XX党字（XX年）XX号；（三）以工会、共青团、妇联名义发文，用XX政字（XX年）XX号; （四）公司监事会发文，用XX监字（XX年）XX号；（五）董事局发文，用XX董字（XX年）XX号；（六）董事局委员会发文，用XX董X字（XX年）XX号；（七）董事局委员会所属机构发文，用XX董XX字（XX年）XX号; （八）其他管理部门的发文，用XXX字（XX年）XX号。
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度
XXXXXX有限责任公司办公室公文管理制度第一章总则第一条为规范公司办公室公文管理工作，提高工作效率和质量，加强信息传递和沟通，特制定本制度。
第二条公司全体员工均遵守本制度，相关部门负责人负责具体实施和监督。
第三条公文包括但不限于公告、通知、文件、函件等。
公司办公室负责编制、收发和归档。
第二章公文的编制第四条公文的编制必须严格按照公司规定的格式和标准进行，要求文字简练、明确，符合规范语言的书写和表达要求。
第五条公文内容必须真实准确，涉及重大事项或需要审核批准的公文应经相关负责人签字确认。
第六条公文的编制应遵循慎重、及时、有效的原则，尽量减少繁文缛节，简化办文程序，提高工作效率。
第三章公文的收发第七条所有公文在编制完成后，由办公室负责人审核，并签发发文号。
第八条公文的收发采用签收的方式，来文必须在签收簿上签字确认，并及时转交给相关责任人。
第九条公文的签收和转交必须在规定时间内完成，不得拖延。
第四章公文的归档第十条公文签收后，办公室负责人根据分类设置的文件夹进行归档。
第十一条公文归档时，应按照时间顺序进行，确保公文的完整性和便于查阅。
第十二条公文归档后，办公室负责人应及时备份到电子档案系统中，保证数据的安全性和可靠性。
第五章公文的使用范围和查阅第十三条公文仅供公司内部使用，不得外泄或向外部机构提供。
第十四条公文的查阅应遵守员工资料保密原则，不得擅自查阅与本岗位无关的公文。
第六章公文的保密第十五条对涉及公司商业机密和员工个人隐私的公文，必须严格保密，未经相关负责人批准，不得擅自外传。
第十六条公文密级的确认必须在编制公文时进行，根据涉密程度进行标注，并由相关负责人确认。
第十七条公文的保密措施包括但不限于密码保护、限制查阅人员范围、控制打印和复印等。
第七章公文的销毁第十八条公文归档满三年后，可以按照规定的程序进行销毁，销毁记录必须做好备份并妥善保存。
第十九条公文销毁必须严格按照公司规定的程序进行，确保不会造成信息泄露和丢失。
集团公文管理规范
5.2.2建议
5.2.2.1填写呈批阅表中的文件名、发文单位和收文日期。
5.2.2.2与公文复印件一同送部门负责人，由其在建议栏填写合理的处置建议。
关系到集团/子公司全局的，应建议集团总裁/子公司总经理签批。
仅关系到某职能部门的，应建议职能部门主管领导或负责人签批。
一、目的
规范集团的公文格式，促进公文接收、制定、发放、落实及存档工作的规范化。
二、适用范围
1.0适用于集团总部及子公司的公文编制和管理。
2.0集团总部及子公司应根据本规范制定本单位的公文管理细则。
三、工作规范
1.0管理职能
1.1集团行政管理中心办公室为集团公文的归口管理部门，负责接收和处理集团总部外来文件及下属公司的请示、报告，处理以集团名义上报、下发的公文。
4.2.4批准：公文必须由集团总裁或子公司负责人（或授权代表）批准；其中，会议纪要由会议主持人批准签发。文件一经批准即生效，已批准的文稿，未经批准人同意，不得修订。
4.2.5发文
公文用纸一般采用标准A4型，左侧装订。
集团总部与子公司的公文应由其行政部门按年度统一顺序编号。
发文部门在发文时，应抄送关联部门，以便协办或查考。
3.7公文标题：应准确简要地概括公文主要内容，标明公文种类。
3.8行文部分包括正文、附件、落款、发文时间等。
3.8.1正文：公文内容应与国家法律法规及集团制度一致，文字精练，文笔流畅，逻辑合理，要求和措施明确，切实可行。
3.8.2附件：在正文之后，成文时间之前；多个附件应注明附件序号，序号对齐。
3.8.3成文时间：以签发或盖章日期为准，年份应标全称，月、日不编虚位。
公文管理规定
公文管理规定公文管理规定第一章总则第一条为进一步促进 ___ 公司（以下简称公司）公文规范化、制度化、科学化，提髙行政效能，根据《国家行政机关公文处理办法》、《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》、《___ 公司集团有限公司公文管理规定》，结合我公司实际，制定本实施细则。
第二条公司公文是本公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。
第三条 ___ 公司综合部（以下简称综合部）是公司公文处理的管理机构，主管本公司的公文处理工作，并指导各部室、各实体单位的公文处理工作。
公文由综合部统一收发、分办、传递、用印和归档。
第四条各部室、各实体单位负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查；各部室、各实体单位应当有专人负责公文处理工作。
第五条本实施细则适用于公司各部室、各实体单位的公文处理工作。
第六条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。
第二章收文处理第七条收文处理包括签收、登记、批办、承办、督办等程序。
第八条外部门发给公司党委、公司、综合部的函件，由综合部负责签收、拆封；公司领导的函件，一律由办公室签收并转呈公司领导。
各部室自行收到的外部门主送公司的文件，应按办文程序一律先交综合部登记后再办理。
第九条根据国务院《国家行政机关公文处理条例》的有关规定，本公司受理公文的范围主要是: 鄂旅投总部、省政府、荆州市政府、松滋市政府和业务指导部门、洈水投资发展集团，公司各部室、各实体单位，各业务合作单位。
除此之外，凡越级行文，原则上应予退回。
第十条批文、交办（一）上级机关和其他部门来文，由综合部提出处理意见，经公司领导批示分办意见后，送有关部室办理。
总部党委文件报送公司党委书记批示，其他文件一律报送总经理批示后，送有关部室办理。
（二）各部室、各实体单位上报的公文，综合部应当进行审核。
经审核，对符合本办法规定的公文，由综合部提出办理意见，经公司领导批示后，送有关部室办理。
公司公文管理规定
公司公文管理规定1.目的为了规范公司公文使用，提高公文管理的工作效率和公文质量，特制定本规定。
2.范围适用全公司。
3.定义3.1.公司公文是企业管理过程中具有效力和规范体系的文书，是合规经营和进行企业活动的重要工具。
3.2.公文管理指公文的办理、日常管理、整理、归档等一系列相互关联有序的工作。
4.部门职责4.1.总裁办是公文处理工作的管理部门，主管本公司的公文处理工作，指导下级部门的公文处理工作。
4.2.各级部门的负责人应当高度重视公文处理工作，并加强对本部门公文处理工作的管理和检查。
4.3.公司各级部门文员负责本级部门的公文处理工作。
5.公文种类5.1.公文按行文方向可分为：上行文、下行文和平行文。
5.2.上行文是指各职能部门向公司、总裁、董事长请示报告工作、反映问题所用的公文，文种有“请示、报告”。
5.3.请示是下级向上级或业务主管部门请示某项工作中的问题、明确某项政策界限、审核批准某件事项时使用的请求性的文件。
5.4.报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出建议、回答上级询问的上行公文。
5.5.下行文是指公司及公司职能部门向各分支部门下发的文件，文种有“通知、通报、决定、批复”等。
5.6.平行文是指没有职能管理关系的各部门用于联系业务或往来活动的知照性文件。
5.7.授权适用于经理级及以上人员请假或出差期间本职业务的处理的职务代理，分为向上授权、平行授权、向下授权等，授权书须经直接上级审核，并按规定报分管副总批准后方可生效。
6.公文适用范围6.1.公文包括公司公文、职能管理部门公文、分子公司公文。
6.2.公司公文是公司内部最具权威性的文件，对公司各职能部门都具有普遍效力。
部门公文只在本部门或本职能范围具有效力。
6.3.公司公文适用于：1)下发公司重大策略或重大工作文件；2)下发公司总结、计划；3)发布公司管理规定；4)发布奖惩通报或决定；5)发布公司及部门的设置、合并、撤消及中高层人事任免决定；6)对公司各部门重要请示事项的批复；7)发布公司召开的重要会议的纪要；8)其他必须以公司名义下发的文件。
集团公文行文管理制度
集团公文行文管理制度第一章总则第一条为规范和严肃集团行文工作，提高公文质量，保证公文安全及时传递，特制定本制度。
第二条集团所有公文的呈批和收发由综合管理部统一管理。
其他部门或个人不得以公司名义行文。
第二章细则第三条为确保公文规范，集团行文由综合管理部统一审核和打印。
第四条为确保公文传递安全，集团内部传递由部门资料管理员或其他专人负责。
第五条公文种类主要有：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要共11种。
第六条公文格式公文一般由秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送、印发机关和印发日期等部分组成。
1.公文标题。
公文标题简明扼要的概括公文内容和公文种类。
词义完整，排列对称，间距恰当。
公文标题中除法规，规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
2.主送机关。
指公文的主要受理单位。
3.公文正文。
行文内容完整、有序、条理清楚。
4.成文日期及印章。
公文必须注明成文日期，以表明从何时开始下文。
成文日期在公文正文下面向右错开，要写全年月日。
成文日期一般以领导签发日期为准。
单一部门制发的公文落款处不署发文部门名称，只标识成文日期。
加盖印章应端正、居中下压成文日期。
5.抄送。
需要收文的关联或间接单位、个人列入抄送。
6.发文部门标识。
由发文部门全称或规范化简称后加“文件”组成。
集团发文标识定为：“湖南共创集团公司文件”。
7.发文字号。
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
8.秘密等级。
公文应当根据秘密程度划分等级。
一般分为：内部文件、秘密、机密、绝密。
9.附件。
公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件名称和件数。
第七条行文规则1.行文要严格按照相应格式书写和排版。
2.应按照隶属关系行文，不得越级行文。
3.平行或无隶属关系的，应使用平行文，如函、《工作通知书》。
《工作通知书》是集团内部，即部门相互沟通协调的函，用于日常办公和业务处理，方便快捷。
集团发文管理制度
集团发文管理制度第一章总则第一条为规范集团内部发文管理工作，提高集团发文的效率和质量，保证集团发展的顺利进行，特制定本制度。
第二条本制度适用于集团全体员工。
第三条发文是指集团内部各类正式文件、通知、公告等书面文件的起草、审批、颁发和归档等工作。
第四条发文必须遵循法律法规，并在制度规定范围内进行。
第五条发文必须严格按照集团的本制度进行管理。
第六条各部门、各单位必须配合并执行本制度。
第二章发文的类型第七条发文包括公文、通告、会议纪要、报告、指示等类型。
第八条公文是集团内部行政管理单位发布的文件，具有一定的约束力，需要签发人员签署并加盖公章。
第九条通告是集团内部针对全体员工发布的通知，具有一定的宣传与通知作用，需要主管领导签署。
第十条会议纪要是对集团会议内容进行整理、归档的正式文件，需要会议记录人员进行书写并报主管领导审批。
第十一条报告是对某一具体问题或工作进行分析、总结并进行汇报的正式文件，需要报告人员进行起草并报主管领导审批。
第十二条指示是主管领导对某一具体工作进行指导、要求的正式文件，需要主管领导亲自签署。
第三章发文的流程第十三条发文的流程包括起草、审批、颁发、执行和归档等环节。
第十四条发文的起草必须由分管领导或负责人员进行，起草内容必须清晰、准确并符合集团要求。
第十五条发文的审批必须由上级领导进行，审批内容必须符合法规要求和集团规定。
第十六条发文的颁发必须由签发人员进行，颁发内容必须清晰、准确并符合审批文件。
第十七条发文的执行必须由相关部门或单位进行，执行内容必须符合发文规定。
第十八条发文的归档必须由归档人员进行，归档内容必须清晰、准确并符合集团要求。
第四章发文的责任第十九条发文的起草责任由起草人员负责，必须保证起草内容清晰、准确。
第二十条发文的审批责任由审批人员负责，必须保证审批内容符合法规要求和集团规定。
第二十一条发文的颁发责任由签发人员负责，必须保证颁发内容清晰、准确。
第二十二条发文的执行责任由执行人员负责，必须保证执行内容符合发文规定。
公司公文处理实施细则与管理规定
公司公文处理实施细则与管理规定公司公文处理实施细则与管理规定第一章总则第一条为规范公司内部公文的处理、传送和管理，提高办公效率，确保信息的准确性、及时性和公开透明性，特制定本细则。
第二条本细则适用于公司内部所有公文的处理、传送和管理。
第三条公文是公司内部传递信息、发布通知、决策授权、落实工作等重要文件和函件。
第四条公文处理的基本原则是规范、严格、高效、公正、公开。
第五条公文分为纸质公文和电子公文两种形式。
第六条公文的处理程序必须严格按照本细则的规定进行，不得以个人喜好、私人关系等为依据进行调整。
第二章公文的发文第七条发文是指公司内部将某一特定事项或决策通过正式的文件形式传达给相关人员的过程。
第八条发文必须按照规定的格式、内容、流程和授权进行，并由上级部门或领导审批后方可发出。
第九条发文内容应详细、准确、简明、通顺，不得夸大其词、省略重要事实。
第十条即时性较强的公文，应通过电子邮件、内部通知等方式尽快传达，避免过多的纸质公文流转。
第十一条严禁私自发文，必须按照发文流程和权限进行，一旦发现有违规操作者将受到相应的纪律处分。
第三章公文的收文第十二条收文是指公司接收外部来函或内部传送的公文，并依据规定处理、回复或转发的过程。
第十三条收文应及时、准确登记，并按照发文单位或个人的要求进行处理。
第十四条收文应按照紧急程度和重要性进行分类和处理，确保关键信息得到及时传达。
第十五条收文应依据公司的工作规定和程序进行处理，并做好相关的记录和统计。
第十六条对于收到的外部来函，应按照公司的规定及时予以回复或转交相关部门，并做好相关的记录。
第四章公文的传送与交换第十七条公文的传送与交换必须根据紧急程度、重要性和机密性进行合理的选择与安排。
第十八条电子公文的传送必须使用公司内部规定的电子邮件系统或其他正式的电子文档传送方式，不得使用私人邮箱或其他非正式渠道。
第十九条纸质公文的传送应通过正式的文件流转程序进行，必须有相关人员签收，如遇到较远的传送距离可以采用专人送达或快递等方式。
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集团公司公文管理规定 The manuscript was revised on the evening of 2021文件编号：**001生效日期：2010/01/01 保密等级：内部公开××××集团有限公司公文处理管理制度1 目的为了规范××××集团有限公司（以下简称“集团公司”）公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》及××省人民政府、××××集团公司、××省国资委公文处理的有关规定，结合集团公司的工作实际，制定本办法。
2 适用范围本制度适用于集团公司总部及下属单位（即分公司、子公司、办事处等单位）。
3 组织机构与职责本制度由总裁办公室拟定、审核，集团公司领导批准，集团公司发行。
集团公司公文处理工作由（以下简称“总裁办”）负责管理，并负责指导下属单位公文处理工作。
集团公司各下属单位、总部各部门负责人应高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查；总部各部门应指定专人负责公文传送、整理、归档工作。
总裁办公室负责本制度的管理督导，本制度修改权和解释权属总裁办公室。
4 工作内容与流程公文种类集团公司常用的公文种类和具体适用范围如下：4.1.1决定适用于对重要事项或重大活动作出决策和安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下属单位不适当的决定事项。
4.1.2通知适用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级单位及不相隶属机关和单位的公文，公布规范性文件，传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。
4.1.3通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。
4.1.4报告适用于向上级机关和单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关和单位的询问。
4.1.5请示适用于向上级机关和单位请求指示。
4.1.6批复适用于答复下属单位请示事项。
4.1.7意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
4.1.8函适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
4.1.9会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
此外，根据需要还可采用《决议》、《规定》、《办法》、《规则》、《制度》等适用体式。
公文格式4.2.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和印数等部分组成。
a.秘密等级，按照国家保密局有关规定执行。
密级公文的确定，由承办部室提出，经总裁办核准。
在首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数序号。
秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，例如“秘密★6个月”、“绝密★5年”。
对于不涉及国家秘密的企业商业秘密及公司其他非公开资料，在秘密等级之后用半角括号加注“企”字，以使文档区别于国家秘密，例如“秘密 (企) ★3年”、“机密(企)★3个月”。
b.紧急程度，可分为“特急”、“急件”，在页右上角秘密等级之上标明。
紧急程度的确定由承办部室提出，需经总裁办核准。
自被确定为紧急公文起，特急件应在当天办结，急件一般应在2天内办结。
c.发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。
d.发文字号，包括代字、年份、序号，由集团公司总裁办统一编号。
e.上行文应在发文字号的右侧注明签发人姓名。
f.公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。
公文标题中除规章、规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。
g.主送单位，是公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
h.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。
i.公文除《会议纪要》以外，应当加盖印章。
j.公文的成文日期以集团公司领导签发的日期为准。
k.公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
l.公文应当标注主题词，由总裁办在审稿时拟定。
上行文按照上级单位的主题词表标注主题词。
m.公文的抄送单位，指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他人员和单位，应当使用全称或规范化简称、统称。
4.2.2公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
4.2.3公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)左侧装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
行文规则4.3.1行文关系根据隶属关系和职权范围决定，一般不得越级请示和报告。
4.3.2公文处理工作要贯彻党政分开的原则。
集团公司党的工作以中共××××集团有限公司委员会、中共××××集团有限公司纪律检查委员会或××××集团有限公司党委办名义行文；行政业务工作以××××集团有限公司或××××集团有限公司总裁办名义行文。
4.3.3请示类公文应一事一文，一般主送一个机关或单位。
需报送其他机关或单位的，可用抄送形式，但不得同时抄送其下属单位，4.3.4报告中不应夹带请示事项。
4.3.5集团公司内部请示（报告）原则上只报送主管领导，由主管领导批转其他领导，内部请示（报告）由本单位（部门）总经理（主任、部长）签报，总经理（主任、部长）不在时，由临时主持工作的负责人签报，并注明“代”字。
4.3.6向上级行文，一般不写给领导个人。
领导交办或领导指示上报的请示性公文，应附另页说明。
除领导交办的工作外，应通过上级机关或单位的办公室转报。
4.3.7公文制作坚持“谁承办，谁负责”的原则。
发文办理4.4.1发文办理一般包括：草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。
4.4.2草拟公文应当做到：a.符合国家的法律、法规及其他有关规定。
b.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
c.公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关或单位的行文关系确定。
d.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
e.人名、地名、数字、引文准确。
引用公文应当先引标题，后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写明具体的年、月、日。
f.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。
g.应当使用国家法定计量单位。
h.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
i.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码字。
4.4.3审核公文拟定后，拟稿人须按要求填写发文稿纸，经承办部室负责人核稿后必须送总裁办审稿。
审核与核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文内容、文字表达、文种使用、密级规定、格式是否符合公文拟制的有关规定等。
4.4.4签发以集团公司名义发出的上行文以及涉及集团公司全面工作、重大事项的公文，由董事长、党委书记、总裁签发。
属于单项业务工作的公文，由集团分管领导签发。
（根据集团公司领导分工确定请签领导）。
4.4.5登记由总裁办机要秘书统一编号登记。
4.4.6缮印与用印按照国家行政机关公文格式的规定进行公文缮印。
用印时，加盖公章的公文份数要与核准的一致，多余的不盖。
收文处理收文办理一般包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办。
各部分环节的工作要求是：4.5.1登记总裁办机要室负责对收到的公文、资料、传真和信函进行清点、签收。
按规定进行分类、编号、登记，对总裁办主任实行一日一报制。
4.5.2拟办收文登记后，总裁办公主任根据来文的内容和部室职能分工，从有利于准确、及时、保密地处理公文的原则来拟办文件。
应对来文及时提出拟办意见送集团公司领导批示或交有关部门办理。
紧急公文，应当明确办理时限。
4.5.3批办由集团公司领导对呈送文件作出批示。
对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。
4.5.4承办各有关部室接到交办的公文后，应签字并标注时间，按照集团公司领导的批示意见和来文时限要求，抓紧办理，及时答复办理结果。
做到急事急办、特事特办，不积压、不拖欠。
4.5.5督办由集团公司总裁办督办室根据相关督办制度督办。
公文传送4.6.1公文分发、送阅的一般原则：a.公文中明确规定发送范围的按规定的发送范围分发、送阅。
b.“机密”级以上公文及“密传电报”报请集团主管领导，按批示要求传阅、承办。
c.“阅件”送集团公司领导和工作有密切关系的有关部室。
d.一般性的“办件”送分管领导与相关的部室，重要的“办件”送集团公司主要领导，然后按主要领导批示，分送分管领导和相关部室。
e.上级领导的批件和“传批件”，除直接批给集团公司领导个人的外，凡批给单位的一般性的公文送集团公司分管领导和相关部室，重要的送集团公司主要领导，然后按主要领导批示，分送集团公司分管领导和相关部室。
f.会议通知、请柬由总裁办分送相关领导和部室。
4.6.2公文的传批、传阅，原则上按照集团公司领导的排序依次传送（如领导外出可待其返回后再送）。
“阅件”由前向后送阅，“内部请示（报告）”由后向前送批。
“办件”按拟办要求送批，由多个部室承办的“办件”、“传批件”按集团公司领导的批示，原件送主办部室，复印件送各相关部室。
传阅文件在个人手中尽量不要过天，当日返还，不要横传。
传阅文件应在15天内传阅办理完。
4.6.3“机密”级以上公文和电报统一由机要室传送，一般不在领导、部室之间横传，下午下班前由机要室收回。
4.6.4总部相关部室工作人员可根据需要经批准后到机要室借阅公文或经过批准在机要室阅读标有密级的公文。
公文归档4.7.1公文办理完毕后，应根据《中华人民共和国档案法》以及国家、省档案局的有关规定，及时整理、归档。
4.7.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等进行整理，保证归档公文的齐全、完整。
a.集团公司各部室负责起草的公文及呈办公文处理任务完成后，应及时将领导批示、原件及正稿归档。
b.集团公司及各部室工作制度、计划、总结、会议材料均要归档。
c.总部各部室同志外出参加各种会议所带回的会议文件资料，应及时归档。
d.各部室或领导个人工作中形成的其他有保存价值的档案资料，应收集齐全，分类整理，于本年度12月底送交档案室归档。
个人不得保存应当归档的公文。
e.公文归档的职能部门为总裁办机要室。
4.7.3拟制、修改和签批公文，书写所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。