文书档案管理办法
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案管理制度「篇一」1、由秘书组明确专人负责本办文书档案管理工作。
2、建立收发文登记薄，对各种文件、资料及时做好登记、分发、归集。
坚持对密级文件和资料一月进行一次清理，严格借阅登记手续。
3、起草、印发各种文件、资料，必须符合办文程序和质量要求。
4、加强密级文件、资料的保管，不准随意带走、散发、遗失、出售密级文件、资料。
5、对本办在工作中形成的具有查考、利用价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件、磁性载体等原始记录，任何个人不得据为己有，丢失或者擅自销毁。
6、年终对所有文件、资料进行全面清收、整理立卷和归档。
7、档案人员要加强对档案库房的管理，保持整洁卫生，定期检查，做到防火、防盗、防潮、防虫、防高温等，对破损变质的档案材料要及时采取补救措施，确保档案的完整与安全。
8、建立健全档案借阅登记制度，档案人员要对档案的收进移出等情况进行统计，任何个人不得损毁、出卖、涂改、伪造档案。
9、档案人员在岗位发生变动时，应按规定办理档案交接手续。
文书档案管理制度「篇二」一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
文书档案管理办法
文书档案管理办法第一条为建立科学、合理、规范的文书档案处理程序，提高文书档案的质量和处理的工作效率，制定本办法。
第二条管理职责后勤保障员负责公文的发送、分发、整理与归档。
第三条公文的种类保卫大队通用的公文种类有：（一）请示。
向上级部门请求请示、批准的事项。
（二）报告。
向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议、答复下级的请示事项。
（三）决定。
对重大事项或重大活动作出安排。
（四）通知。
传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。
（五）通报。
表彰先进，批评错误，传达重要情况。
（六）会议纪要。
记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
（七）工作计划。
对短期或长期工作作出的安排。
（八）工作总结。
对短期或长期工作作出的总结。
（九）活动方案。
对各类活动的组织、实施作出的书面计划和安排。
（十）报道。
为某项工作或事件撰写的宣传稿。
第四条公文格式（一）内容1、公文内容一般包括标题、正文、发文机关、公文日期和附件；2、根据公文的种类和撰写实际，可不包括附件。
（二）用纸公文统一用A4型纸。
（三）印装公文均采用横书横排，双面印刷，左面装订。
第五条行文原则通常按照逐级行文的原则。
遇特殊、紧急情况，或检举、控告直接上级，可越级行文。
第六条文书制作流程及标准（一）拟稿1、有具体承办人员起草，并由部门负责人审核。
2、公文内容简明扼要，一事一议，措词准确规范。
3、可行可不行的文坚决不行，减少行文数量，提高行文权威性和质量。
4、减少联合行文，避免行文过程中时间延误和推诿。
5、行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文目标单位或个人的负担。
6、对外行文一般以大队名义发文，对内行为以部门名义发文。
7、符合公文种类、格式和使用规范。
（二）核稿1、拟稿完毕后送各级领导审核。
2、审核有问题时，应及时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。
3、定稿。
（三）缮印、校对1、急件先行处理。
2、保密件专人打印。
3、打印后的校样、废纸等应妥善处理。
文书档案管理办法范本
文书档案管理办法范本一、总则（一）为了加强文书档案的管理，有效地保护和利用档案，提高工作效率和质量，根据国家有关法律法规和规定，结合本单位实际情况，制定本办法。
（二）本办法所称文书档案，是指本单位在工作活动中形成的各种文件材料，包括公文、合同、协议、报告、通知、函件、纪要、计划、总结、报表、图表、照片、录音、录像等。
（三）文书档案管理工作应当遵循集中统一管理、完整准确、安全保密、便于利用的原则。
二、文书档案的收集（一）各部门应当指定专人负责本部门文件材料的收集工作，定期将本部门形成的文件材料移交至单位档案室。
（二）收集的范围包括本单位内部形成的文件材料，以及上级机关、下级机关和相关单位发来的与本单位工作有关的文件材料。
（三）收集的文件材料应当齐全完整，包括文件的正本、定稿、附件、修改稿、批示、办理结果等。
（四）对于重要的文件材料，应当及时收集原件；对于无法收集原件的，可以收集复印件或电子文件，但应当注明原件的存放位置和出处。
三、文书档案的整理（一）档案室应当对收集的文件材料进行分类、编号和装订。
分类应当按照文件的内容、性质和形成时间等因素进行，确保分类科学、合理。
（二）编号应当遵循唯一性、系统性和稳定性的原则，便于档案的查找和利用。
（三）装订应当整齐、牢固，便于保管和查阅。
（四）整理后的文书档案应当编制目录，包括案卷目录和文件目录。
目录应当准确、详细，反映档案的内容和形式特征。
四、文书档案的保管（一）文书档案应当存放在专门的档案库房内，库房应当具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光、防高温、防有害气体等设施和条件，确保档案的安全。
（二）库房内的档案应当按照分类存放，排列整齐，便于查找和利用。
（三）定期对档案库房进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。
（四）严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应当履行登记手续，并由档案管理人员陪同。
五、文书档案的利用（一）本单位内部人员因工作需要查阅档案的，应当填写《档案查阅申请表》，经部门负责人批准后，方可查阅。
文书档案管理办法
文书档案管理办法（一）档案室管理制度1.档案管理保密制度（1）认真执行贯彻《保密法》，做好档案安全保密工作。
（2）查借阅密级档案，须经办公室领导同意后方可办理借阅登记手续，用后当天归还。
确需复制或复印时要严格控制份数，并按密级文件管理的规定做好登记、签收、清退手续。
（3）密级档案材料原则上不借出，如确需借出，需妥善保管，如丢失应立即报告档案室，并按有关规定处理。
（4）非档案人员未经许可不得进入库房，档案管理人员不得向无关人员谈论档案内容。
（5）销毁到期档案材料要做到安全、彻底后才能离开现场。
（6）离开库房时随即关好门窗，档案柜锁匙不得随身携带。
2.档案的鉴定、销毁、移交制度（1）根据国家档案局关于机关档案保管期限的规定，文书档案保管期限分为永久、长期、短期.保管期限的划分原则是：对本校有长远利用价值的为永久保存；对本校在一定时期内有利用价值的分为长期或短期保存；介于两者之间，一律从长。
长期为16-50年，短期为15年以下。
（2）经鉴定为永久保存的档案不完整、不准确，应及时补充和修改。
（3）对已失去保存价值的档案应进行鉴定销毁，由档案鉴定领导小组审核，并指定二名监销人，由综合档案室统一进行销毁，并在销毁清册上签字，清册存档案室备查。
（4）对已鉴定销毁的档案，应在总帐中注明“已销毁”并标注销毁的编号和销毁时间。
（5）销毁档案是一件严肃的工作，需要慎重，对准备销毁的档案可封存条延期处理。
（6）档案材料一经整理、立卷归档，未经鉴定小组鉴定，任何人不得擅自销毁处理。
3.档案查借阅制度（1）凡在本校综合档案室查借阅档案必须办理手续。
（2）查借阅档案材料只限于查借阅者本部门的档案材料，如需查阅非本部门的档案材料，需经档案材料所属科室领导或办公室领导批准方可借查阅。
（3）档案原件及永久保存的档案不借出，确因工作需要可复印，并做好登记备查。
（4）查借阅的档案材料应妥善保管，不得遗失，并负有对其内容保密的责任。
档案材料不得随意转借、拆卸、抽出、调换、污损及在档案材料上划圈、添字或涂改。
中国人民银行文书档案管理办法
中国人民银行文书档案管理办法中国人民银行关于文书档案整理的指导办法中国人民银行办公厅关于印发《中国人民银行文书档案管理办法》的通知中国人民银行文书档案管理办法》银办发[2000]329 （2000 年11 月30 日银办发[2000]329 号）人民银行各分行、营业管理部，各省会（首府）城市中心支行：为了加强人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在银行工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，总行制定了《中国人民银行文书档案管理办法》，现予印发，请认真贯彻执行。
１９８８年总行办公厅制发的《中国人民银行文书档案管理办法（试行）》同时废止。
附：中国人民银行文书档案管理办法第一章总则第一条为了加强中国人民银行文书档案的科学管理，充分发挥档案在人民银行工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》的精神，结合人民银行工作的具体情况，特制定本办法。
第二条人民银行文书档案是指人民银行在各项工作中形成的应当归档保存的文件材料。
它是人民银行工作活动的历史记录，反映人民银行贯彻执行党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映人民银行在不同时期的历史面貌，是进行日常工作、经验总结、金融研究的依据和必要条件，是国家的宝贵财富。
第三条人民银行总行及各级分支行按照集中统一管理档案的原则，对本单位的党、政、工、团等在工作中形成的文书档案由档案部门进行集中统一管理，不得分散保存，确保档案完整、准确、安全、保密和有效利用。
第二章文书档案的管理体制和任务第四条各级行要加强对本单位档案工作的领导。
根据人民银行的管理体制和国家档案工作的管理体制，人民银行各分支行和所属单位的档案工作，同时接受上级人民银行档案部门和地方档案行政管理部门的监督和指导。
第五条总行办公厅设立档案处，各分行、营业管理部，省会（城市）中心支行应在办公室下设档案科（室），各地市中心支行设档案室，配备具有一定档案业务水平的专职人员，县支行配备专（兼）职档案人员。
文书档案管理办法
文书档案管理办法第一章总则第一条为加强公司（以下简称公司）文书档案工作，实现文书档案的科学管理，充分发挥文书档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规，结合公司实际，特制定本办法。
第二条本规定中的文书档案，是指公司在经营管理过程中形成的、办理完毕的、具有查考利用价值并按一定的归档制度归档保存起来的各种书面文件材料。
第三条文书档案是记录与反映公司发展状况的重要依据和可靠凭证，任何部门与个人不得擅自处理或长期积压文件资料。
第四条总经办为公司文书档案的归口管理部门，负责文书档案的收集归档、整理编号、保管、利用和销毁工作，并指定专人负责文书档案管理工作。
第二章文件的收集第五条公司文件资料的收集范围凡是反映公司经营活动、具有查考利用价值的书面文件材料均属归档范围。
（一）政府机关或行业管理部门、集团公司（简称上级部门）的文书材料1、上级部门召开的有关产业工作的会议文件；2、上级部门下发的涉及经营业务并要求贯彻执行的文件；3、上级部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中的指示、讲话；4、上级部门对公司各类请示事项的批复；5、其它相关资料。
（二）公司文书材料1、公司董事会、监事会形成的各种决议、决定等文件资料；2、公司总经理办公会议记录、纪要，专题会议纪要以及其它会议的文件材料；3、公司印发的各种正式文件的底稿（签发稿）、打印稿；4、公司给上级部门的情况汇报及请示等；5、公司各部门的工作计划、工作总结、报告等；6、公司各类调研工作形成的文件材料；7、公司调查处理的违纪、违规事件材料；8、公司汇总的资金计划、财务、销售、成本等各类数据资料；9、公司参展的大型产品展销展示、媒体推介等形成的文件材料；10、公司领导在经营活动中形成的重要信件、邮件、电话记录以及从外单位带回的与本公司业务有关的文件资料；11、各类投诉处理材料；12、公司经济纠纷处理材料；13、公司的工商登记资料；14、公司各类资质、权属证书；15、公司重要的各类协议合同；16、公司开发项目的可行性报告、产品策划书、规划设计、景观设计、室内设计等文件资料；17、公司大事记、全宗介绍；18、公司《章程》及规章制度等文件资料；19、公司重要财产物资登记、档案等的交接凭证、清册；20、公司固定资产的购置批文、使用说明书、维修卡或保修单等；21、其它各类相关资料。
文书档案管理办法
中国人民银行文书档案管理办法第一章总则第一条为加强中国人民银行文书档案管理，有效地保护和利用文书档案，实现文书档案管理规范化，根据国家档案局颁发的国家档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000)和《中国人民银行档案管理规定》，制定本办法。
第二条人民银行文书档案是指人民银行在行政和公务活动中形成的主要由行政公文等公务文书构成的档案，如各种公文、签报、简报等文字材料。
文书档案是人民银行档案的重要组成部分。
第三条人民银行总行、各分支行及直属企事业单位(以下统称各单位)在工作中形成的文书档案由档案部门集中管理。
各单位档案部门按照统一领导、分级和归口管理的原则和有关文件归档制度，组织收集、整理文书档案，并对业务部门文书档案的日常归档和定期移交工作给予指导、监督和检查。
第四条文书档案工作实行纸质文书档案与电子文书档案双轨制管理，并逐步将原保存的纸质档案备份为电子档案。
第五条各单位应加强对文书档案管理工作的领导，保证文书档案材料收集齐全，归档及时，整齐有序，利用方便，严防丢失和泄密。
第二章人民银行文书档案的归档范围第六条人民银行文书档案的归档范围为：(一)上级机关的文件材料1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。
2.上级机关颁发的属于经济、金融工作范畴或涉及经济、金融工作内容的命令、决定、决议、条例、规定、通知等文件，以及需要人民银行贯彻执行的普发性政策法规文件。
3.党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查人民银行工作时的重要讲话、指示、批示、题词等文字材料。
4.代上级机关草拟并被采用的文件的草稿和印本。
5.上级机关转发、批转、批复本机关的文件。
(二)本机关的文件材料1.各单位党委会议，行务会议、行长办公会议、行长专题协调会议，各种工作会议、专业会议，分支行行长会议的会议记录、讲话、报告、总结、简报、汇报、纪要等文字材料以及会议讨论和参阅的材料。
2.各单位向上级机关的请示、报告、汇报提纲等文件；下级机关的请示与本机关的批复文件；与不相隶属机关的公务往来文书等。
文书档案整理及管理方法
文书档案整理及管理方法要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
一、文书档案管理基本要求要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《文书档案管理归档文件整理规则》和《文书档案管理归档文件整理规则实施细则》。
二、文书档案管理基本概念（一）文书档案管理归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。
（二）文书档案管理归档文件的整理，将文书档案管理归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制文书档案管理归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。
归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。
（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。
一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。
（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。
三、文书档案管理整理方法（一）文书档案管理收集：收集是归档文书档案管理整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。
因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。
必须采取以下相应措施：1、立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。
2、检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。
如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。
②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。
文书档案管理办法(新)
文书档案管理办法第一章总则第一条为了加强xxx档案工作的业务建设，逐步实现xxx文书档案工作规范化，不断提高科学管理水平，有效地为xxx积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《归档文件整理细则》（DA/T22-2000）和xxx实际情况，档案工作要“全面、及时、真实、规范、考核、保密”的重要指示，特制定本办法。
第二条文书档案是指xxx各部门在各种社会活动中形成的对xxx具有保存价值的各种文字形式的历史记录。
文书档案包括党群管理类档案、行政管理类档案、经营管理类档案、生产技术管理类档案。
第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整和安全。
第二章文书档案管理机构及其职责第四条xxx行政中心主管整个xxx的文书档案工作，对xxx的文书档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督指导。
第三章文书档案的收集第五条凡是反映xxx工作活动、具有查考利用价值的重要文书类文件材料都是xxx归档材料的范围。
主要有：一、xxx召开的重要会议资料、在重大活动形成的重要指示等材料；二、xxx党委、工会在工作中形成的重要文件材料；三、xxx颁布的各种正式文件；四、xxx及内部职能活动中形成的工作计划、总结、报告；五、xxx业务活动和科学技术管理的专业文件材料；六、xxx检查下级部门汇总的统计报表和统计分析资料；七、下级单位报送的重要文件材料和备案材料；八、xxx成立、合并、撤销、更名、启用印章及人员编制等文件材料；九、xxx制定的工作条例、章程、制度等文件材料；十、xxx大事记及反映xxx重要活动的简报；十一、xxx人事任免、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、纪律检查及职工录用、转正、定级、调资、退职、退休等工作文件材料；十二、党工团组织介绍信及存根；十三、xxx编印的简报等刊物定稿、样本；十四、xxx与有关单位签订的各种合同、协议书等资料；十五、与同级单位和非隶属单位颁布的需要执行和协商的重要文件材料；十六、其它对xxx有保存价值的文件材料。
文书档案管理细则（精选16篇）
文书档案管理细则（精选16篇）文书档案管理细则篇1为了贯彻落实国家《档案法》、中国科学院《档案管理工作标准》及文书档案建档规范的有关规定,提高归档质量和档案管理水平,促进归档文件整理更加规范,有效地为我所各项工作服务,为现代化建设服务,为国家积累档案史料.现结合我所实际情况,制定如下实施细则.一、文书档案管理体制1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度.2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作.二、文书档案管理职责1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全.2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案.3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作.4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务.5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案.三、文书档案兼职档案员职责1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法.2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管.3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时"对号入座",专柜存放文件并遵守保密制度.4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.四、文件材料的收集和归档1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理.2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档.3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室.五、文书档案的归档范围和保管期限1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围.2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为20xx年至50年,短期为20xx年以下.3.确定档案保管期限的原则:3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料.3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料.3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料.3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:⑴综合管理类, ⑵党群工作类, ⑶人事教育类, ⑷科研管理类, ⑸基建资财类, ⑹后勤企业类.六、文书档案整理要求1.整理原则归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.2.质量要求2.1 归档文件应齐全、完整、准确.已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.3.整理方法3.1 本所文书档案分类方案采用"年度m问题m保管期限"方法;保管期限分为永久、长期、短期.3.2 归档文件以"件"为单位进行整理,一般以每份文件为一件.文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件.3.3 归档文件按"件"装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后.3.4 归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准.跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档.3.5 归档文件的排列方法,在分类方案最低一级类目内,按事由结合文件形成时间顺序排列.3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号.根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从"1"开始标注.3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.3.8 归档文件应逐件编目.针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注.3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.3.10 文号:体系文件的发文字号.填写时应照实抄录,不能省略.3.11 题名:填写文件标题.文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加" [ ] ".会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容.3.12 日期:填写文件形的成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如20xx-01-09.3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数.计算页数时以文件中有图文的页面位一页,空白页不计.3.15 备注:注释文件需要说明的情况.3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后.填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期.3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案盒.3.18 档案盒应标明全宗名称全称.填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目.3.19 归档文件整理完毕,应按年度填写"年度归档文件整理说明".七、文书档案的归档1.文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后,才能向综合档案室移交归档.2.归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档.3.归档时,应编制好归档文件移交目录,一式二份,由归档部门和综合档案室履行签字手续后,各存一份.移交档案时,双方应认真办理交接手续,仔细查点和验收.4.文书档案归档后,综合档案室要进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用.八、文书档案的保管和利用1.本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理.2.档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房,落实"八防"措施,保持库房整洁,保证档案存放安全.3.定期检查清点库存档案,发现问题及时处理解决.4.建立必要的文书档案检索工具,积极为档案利用者提供便捷的服务.5.自觉遵守档案借阅及保密制度,严格履行查、借阅手续.6.每一位工作人员都必须爱护档案,自觉维护档案本来面目,任何人都不得涂改、损毁档案.违者将追究其有关责任.7.档案管理人员调动工作或退休时,必须认真办理交接手续.九、文书档案的鉴定和销毁1.根据文书档案保管期限,定期进行档案鉴定.2.文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定,报所分管领导审批后方能销毁,并办理相关备案手续.3.档案销毁,须编制销毁清册;销毁时,应指定两名以上人员监销,监销人须在销毁清册上签字.十、奖励和处罚1.把档案归档工作纳入所年度考核工作之中,半年检查一次部门预立卷情况,每二年进行一次检查评比.对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员,予以表彰和奖励.2.凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人,取消年终评先资格.由档案室提供归档证明,通报人事处和所综合办公室,由人事处负责把关执行.十一、本细则适用于本所文书档案工作,由综合档案室解释.十二、本细则与上级档案管理有关规定不符时,按上级规定执行. 文书档案管理细则篇2第一条为加强水行政执法文书档案的科学管理，充分发挥执法文书档案在水行政管理工作中的作用，制定本办法。
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第一章总则
第一条为规范控股集团、各产业集团及下属公司文书档案的管理，依据《档案管理制度》并参照国家有关法律、法规，结合集团实际情况，特制定本办法。
第二条本办法规定了控股集团、各产业集团及下属公司的文书档案的归档管理内容、整理方法及移交程序。
第三条文书档案是指控股集团、各产业集团及下属公司在经营管理、生产管理、行政管理、党群管理等职能管理活动中形成的、应归档保存的各种形式的记录材料。
第二章归档管理
第四条归档范围
文书档案归档范围详见《文书档案分类、归档范围及保管期限表》（参见附件）。
第五条归档时间
1、属于文书档案归档范围的文件，应按照归档时间（每年3月底、9月底前为归档时间）及时归档，任何单位及个人不得将归档文件据为己有；
2、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致；
3、重要文件应随办随归，如产权变动产生的文件、机密文件等。
第六条归档要求
1、归档实行承办单位和承办人负责制；
2、归档文件原则上一式一份，重要文件可归档多份；
3、归档的文件应为原件。
没原件的归复印件，并加盖公章；
4、归档文件的载体和字迹材料应符合耐久性要求。
所使用的载体、字迹材料、装订材料，应符合档案保护要求。
不得采用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水书写；不得采用易生锈的金属装订材料装订文件。
不得采用热敏纸，印章不得采用印台油。
第七条归档手续
1、各职能部门兼职档案员在归档材料整理完毕后填写文档移交清册（参见《档案管理制度》），一式两份，签字确认；各单位档案管理人员依据《文书档案归档范围与保管期限表》（参见附件），对归档文件材料及目录进行检查，核准之后，在文档移交清册上签字确认，正式接收；
2、文档移交清册一份由各单位档案管理人员归档，一份由相关职能部门兼职档案员保存。
第三章档案整理
第八条整理要求
1、整理应遵循文件材料形成的顺序，区分不同价值，便于保管和利用；
2、归档文件材料应齐全、完整、准确，已破损的文件应予以修复；字迹模糊或易褪变的文件，应予复制，并将复制件附于原件后一并归档；
3、文书档案整理以“件”为单位，具体表现形式为：
(1)单份文件；
(2)正本与定稿合为一件；
(3)正文与附件合为一件；
(4)文件处理单与正文合为一件；
(5)原文与复印件合为一件；
(6)转发文件与被转发文件合为一件；
(7)各种报表、名册、图册、书刊等一册（本）为一件；
(8)会议记录以每次会议为一件（用记录本的，一本为一件）；
(9)编辑成册的会议材料为一件；
(10)来文和复文为一件。
4、归档文件的分类采用年度—类别进行分类，不同年度的文件不放在同一卷内。
即：
(1)跨年度的请求与批复，放在复文年立卷；
(2)没有复文的，放在请示年立卷；
(3)跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；
(4)跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
第九条卷内文件材料排列顺序：
1、批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文在前，被转发文在后；
2、印件在前，审定稿在后；重要法规性文件的历次草稿、修改稿依次排列在审定稿之后；
3、各类文件决定性文件在前，依据性材料在后。
第十条档号编制
1、档号编制原则
(1)唯一性原则。
一个编号对象只能给予一个代码，一个代码只表示一个编号对象；
(2)合理性原则；
(3)稳定性原则。
档号一经确定，一般不应随意改变。
改变档号时，应注明原档号；
2、档号的结构及编制方法
(1)按全宗号—年度—类别号—案卷号—件号方式编制，各段编号之间用“—”号分隔；
(2)全宗号。
全宗号由集团档案管理部门指定给每个单位，采用各单位名称汉语拼音首字母，以四位代码以内为宜；
(3) 类别号。
类别号是档案类目的代码。
参照国家有关规范，由集团统一制定。
集团文书档案类目分三级（参见附件），确有必要可以在三级类目下设四级类目，如采用四级类目，应制定相应的规则并报集团备案；
(4) 案卷号。
案卷号指案卷排列的顺序号，从1号开始流水编号，不应有空号；每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号；
(5) 件号。
按件存档的文件，不整卷装订，卷内每份文件用不锈钢钉单件装订，在每份文件右上角加盖档号章并填写档号；件号按其排列次序流水编号，其间不应有空号。
每个案卷在卷内备考表说明中注明该案卷所含档案的总件数或总页数。
例1：集团公司2011年度第9卷案卷编号方式为：
案卷编目包括：案卷目录、卷内目录、案卷封面、卷内备考表、案卷背脊的编制。
案卷目录由序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限和备注等组成。
应填写一式三份卷内目录，其中一份置于卷首，一份由立卷部门留底，另一份交档案管理部门作为检索工具。
3、 案卷封面
案卷封面采用外封面形式，内容主要有：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、
档号等。
4、 卷内备考表
卷内备考表置于盒内文件之后，备考表要标明该案卷所含档案的总件数或总页数，不同载体文件的数量以及盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，说明组卷情况（立卷人、检查人、立卷时间）。
5、 脊背
脊背的内容包括：保管期限、档号和案卷题名（或关键词）等，规格与卷盒的长度和厚度相同，制作用纸要统一。
第四章 附则
第十二条 本办法由集团行政管理中心负责制定、解释和修改。
案卷号（总第9卷）
三级类目（1为争议解决中形成的文件材料） 二级类目（2为法律事务监察） 类别号 一级类目（1为行政管理） 年度 全宗号（集团公司全宗代号） 2卷） 0为党组织机构变动等）
1为组织工作） 类别号
0为党群）
第十三条本办法由董事局主席批准。
第十四条本办法自发布之日起实施。
第五章附件
附件：文书档案分类、归档范围及保管期限。