Excel录入技巧 PPT

应的符号就可以了。巧用字符映射表选择“开 始”→“程序”→“附件”→“系统工具”→“字符映射 表”，单击特殊符号按钮，再通过上一个、下一个按钮 调
整"”，再选中此类型即可。Excel中快速输入前面带0的数 字如果直接在单元格输入前面带0的数字如“001”，则确 定后单元格内显示“1”，前面
的0被丢掉了。解决的一般办法是先选中所有需要输入前 面带0数字的单元格，再在任一被选中的单元格上单击右 键，选“设置单元格格式”，在弹出的对话框
中单击“数字”标签，再在“分类”框中选“文本”即 可。但这样操作无疑是比较麻烦的，最简单的办法是： 在输入数据时先打一个单引号，再输入前面带0的
/6这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格 中按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的 “0□2/3 ”(□表示空格)即可显示“2/3
”，并按15 位的数字精度进行数据处理。不过，此法输 入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。输入法快 速切换技巧单击“数据”→“有效性”，
打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡， 选中“模式”下拉列表中的“打开”，最后单击“确定” 按钮。只要选中了某种输入法有效的单元格，
多次输入的特殊符号有时在一张工作表中要多次输入一 些特殊符号(如◆)，非常麻烦，对录入速度有较大的影响， 可以采用一次性替换的方法来解决：首先用
户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代 替(如*)，请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等 表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替
换”在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替 的字符“*”，在“替换值”框中输入“◆”，取消“单 元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一
后删除一个0即可。查找替换法快速输入符号有时要在多 个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特 殊符号(如※)，非常麻烦，这时可以用“替换
”的方法来进行：先在需要输入这些符号的单元格中输 入一个代替的字母(如X。注意：不能与表格中需要的字母 相同)，等表格制作完成后，用“编辑”→“
替换”(或直接按Ctrl+H快捷键)，打开“替换”对话框， 在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在 “替换值”下面的方框中输入“※”
，将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉(否则会无法替 换)，然后按“替换”按钮一个一个去替换(如果表格中确 实需字母x时，这样做就可达满足这要求
。注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或 上面的单元格中，最好选定A1单元格。)，或按“全部替 换”按钮，一次性完成全部替换(这样做表格
中所有的x都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中)。 小提示在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续 的单元格(或区域)，输入文本(如
通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添 加单位的目的：如，选中需要添加单位的单元格，选择 “格式”→“单元格”，打开“单元格格式”对话
框，单击“数字”标签，选中“分类”下面的“自定义” 选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按 下“确定”按钮，以后在上述单元格中输入数
值(仅限于数值!)后，单元(平方米)会自动加在数值的后面。 巧用Excel中的符号栏选择“视图”→“工具栏”→“符 号栏”，然后就可以从中选择相
以打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗读 的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。 再单击“朗读单元格”按钮，Excel就会读出
所菜单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读 比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于 一般校对已经足够了。数据同步滚动如何你需要同
时观察距离较远的两列数据，可以按以下方法操作：将 鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后 水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两
文件选择“文件”→“打开”，再单击“文件类型”下 拉列表中，选择“文本文件”，这样就可以从打开得文 本文件中获得所需数据了。导入文本文件内容使用
打开的方法导入数据有一个缺点，一旦数据进入Excel后， 就无法于该文本文件同步了。这时，可以使用“导入文 本文件”来操作：选择“数据”→“获取
外部数据”→“导入文本文件”，同样可以获得文本文 件中的数据，在导入数据的同时Excel会将其作为外部数 据区域，这样用户就可以在需要的时候刷新
※)，然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入上 述选定的单元格中。利用选择列表快速录入数据如果需 要输入的文本在同一列中前面已
经输入过，且该列中没有空单元格，右击下面的单元格， 选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单 形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其
快速输入到选定的单元格中。格式定义法有时需要给输 入的数值加上单位(如“元”等)，少量的可以直接输入， 而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。
“8”、“7”共5个数字，不仅容易出错，而且效率也很低。 其实，可以利用Excel中的自动设置小数点的功能，从而 达到提高输入速度的目的。3所示
，打开“工具→选项→编辑”标签页，首先勾选“自动设 置小数点”复选框，再在“位数”编辑框中设置小数点 右边的位数就行了。这样，带小数点的数字时，
就只需要直接输入数字，而可以省略小数点的输入，它 会在回车键后自动定位!输入重复数据Excel支持自动填充 功能，要输入重复数据，可以再一个单元
个去替换，如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作 用都是代替“◆”，也可以按“全部替换”按钮，一次 性全部替换完毕。自动调整小数点如果用户有一
大批小于1的数字要录入到工作表中，那么请在开始录入 前进行如下设置，录入速度会因此而提高数倍：选择 “工具”→“选项”，单击“编辑”标签，选中“
自动设置小数点”复选框，在“位数”编辑框中微调需 要显示在小数点后面的位数，用户可以根据自己的需要 进行输入，单击“确定”按钮即可。直接打开文本
个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此 后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消 竖直分割线，只须用鼠标双击它就可以了。小数点
或零输入技巧要想让Excel自动填充固定位数的小数点或 固定个数的零，可以进行如下设置：单击“工具”菜单 中的“选项”，打开“编辑”选项卡，选中
“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点， 应在“位数”框中输入(或选择)小数点右面的位数(如 “2”)。如果需要在输入的数字后面自动填
t键拖滚动条，是不是很快就能找到?自动转换大写金额很 多用户在制作财务报表的时候，经常需要将数字表示为 大写的数字金额，如果只依靠单纯的输入的话
，将会非常的麻烦，其实可以用设置单元格格式的方法 来实现。首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元 格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”
，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，并且在“分 类”列表中选择“自定义”，在类型框中输入 “[DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""
格输入以后，再自动填充一下就行了。但如果要输入重 复数据的单元格是离散的，或要输入的重复数据是星期 几、几月几日等，自动填充功能就不能完成任务了
。其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元格，然 后输入该数据，最后在按住Ctrl键后打回车键。Excel中快 速定位假如Excel工作表有33
333列，如果第23456列的数据需要修改，怎么办?无论用 鼠标拖滚动条，还是用键盘上的翻页键，都需要很长时 间。这时候，试一试如果按住Shif
'为西文的单引号)组合键，即可将上一单元格的内容快速 复制下来。快速输入系统日期按下Ctrl+;组合键，即可快 速输入系统日期。文本数字输入技巧
一般情况下，在单元格中输入的任何数字，均以“右对 齐”格式放置，而且Excel会把综当成数字来处理。如果 你要输入文本格式的数字，除了事先将单元
格设置为文本格式外，只要在数字前多输一个’(单引号) 即可。分数输入技巧如果事先将Excel单元格设置为“分 数”格式，即可在其中输入2/3.5
Excel录入技巧
在使用Excel时，首先就需要录入数据，要想让自己数据 录得巧、录得省，还是需要掌握不少实用的技巧。录入 技巧快速填入相同内容选中多个单元格后，
输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个 单元格中填入上述相同的字符。快速复制上单元格选中 下面的单元格，按Ctrl+ '(
数字，前面的0就不会被丢掉了。如：要输入“001”则在 单元格内键入“‘001”即可。快速输入分数在单元格中 输入“0 3/4”(注意：中间有一
个空格)，则显示为分数(3/4)，反之则会显示为日期(3月4 日)。另有妙用的'号在输入11位及以上数字(如身份证号码) 时，在数字前面加上一个
英文状态下的“'”，即能正常显示，反之以科学计数法显 示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能 排序，不能用于函数计算。自动更正法输入特
殊文字选择“工具”→“自动更正”，打开“自动更正” 对话框，在“替换”下面填入“CT”，在“替换为”下面 填入“电脑应用文萃”(不含引号)，然后
按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入CT及后续文 本(或按“Enter”键)后，系统会自动将其更正为“电脑应 用文萃”。小提示★在Excel中
定义好的自动更正词条在Office系列其他应用程序(如 WORD)中同样可以使用。★如果确实需要输入文本CT时， 可先输入CT0及后面的文本，然
已经设置的输入法就会被自动激活。信息快速添加技巧 如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元 格然后按F2键。光标就会在数据尾部出现，输入
数据后回车即可。参数快速插入技巧如果知道所使用的 函数名称，但又不了解它的参数使用方法，可以在编辑 栏中输入等号及函数名，然后按Ctrl+A键，
Excel自动打开参数输入对话框，就能直接输入各个参数 了。快速编辑技巧如果想对Excel单元格中的内容进行编 辑，只须用鼠标双击需要编辑的位置