客户合约审查作业程序
合约审查管理程序
5‧2‧2‧5‧如為非標準品時，經權限主管確認是否承接‧品保部對合約/訂單內有關品質要求或規范做逐項核對其適切性，工程做好技術指導，必要時由品保擬定專案品質計劃，並執行實施‧5‧2‧2‧6‧非標準品導入，先依照客戶提供規格要求制作樣品，由業務部根據客戶資訊發出?樣品需求單?，然後知會相關部門制作樣品，交業務送客戶承認‧5‧2‧2‧7‧包裝方式有變更時，業務以?業務內部聯絡單?知會工程部修訂包裝規范‧5‧2‧2‧8‧如客戶要求先交貨、訂單後補，應以通知函予以知會並經公司核準權限人核準後安排出貨‧5‧2‧2‧9‧每月月底，所有客戶訂單均匯總至?月訂單統計表?以作為預估客戶下月需求量之參考‧5‧2‧2‧10‧合約審查將以100％滿足客戶交期為宗旨，交貨異常項目，針對異常提出改善措施並確認改善結果‧5‧2‧3‧生產計劃執行：5‧2‧3‧1‧生管依?生產管制作業程序?進行生產之計劃‧5‧2‧3‧2‧制造部門依?制程管制作業程序?及生管之計劃進行生產‧5‧2‧4‧合約/訂單變更：當客戶對已接受合約/訂單提出內容變更時，業務應以?合約訂單變更通知單?，知會相關部門做相應變更處理‧5‧2‧5‧交付管理：5‧2‧5‧1‧出貨前由業務開立?出貨通知單?分發相關單位以完成出貨前備料及檢驗動作‧5‧2‧5‧2‧業務於完成協調工作後，即開立?出貨單?或?Packing List?轉倉儲課及相關部門，具體依?倉儲管理程序?辦理出貨‧5‧2‧5‧3‧貨物出口，根據客戶訂單通知，出貨前以?PACKING LIST?通知客戶，並將?出口貨物包裝明細表?交關務處理報關事務‧5‧2‧5‧4‧貨物出口後業務應立即與客戶聯絡以確認客戶已收到貨物‧5‧2‧5‧5‧帳務：每日出貨錄入當日公司帳務系統供財務進行應收帳款統計‧5‧2‧5‧6‧退貨：客戶抱怨品質異常依?客戶抱怨處理作業程序?辦理；客戶因品質異常退貨或非品質因素退貨以，業務於每月底做出?月客戶退貨一覽表?5‧2‧6‧每日(每月)出貨狀況記錄於?月訂單交貨一覽表?‧六、參考資料：6‧1‧倉儲管理程序6‧2‧生產管制作業程序6‧3‧客戶抱怨處理程序6‧4‧不合格品管制程序6‧5‧制程管制作業程序6‧6‧進料檢驗作業程序6‧7‧成品檢驗作業程序6‧8‧採購管理程序6‧9‧樣品管理程序七、附件：7‧1‧月份客戶總需求預估表……………………………….附件一7‧2‧業務內部聯絡單……………………………………….附件二7‧3‧合約/訂單受理一覽表…………………………………附件三7‧4‧合約/訂單審查記錄表………………………………….附件四7‧5‧樣品需求表…………………………………………… .附件五7‧6‧PACKING LIST……………………………………… ..附件六7‧7‧合約訂單變更通知單…………………………………. 附件七7‧8‧出貨單………………………………………………...附件八7‧9‧Packing List………………………………………… ...附件九7‧10‧月份客戶交貨一覽表……………………………… .附件十7‧11‧月份客戶退貨一覽表………………………………….附件十一7‧12‧出貨通知單…………………………………………….附件十二7‧13‧訂單統計表……………………………………………附件十三八、記錄保存：附件十一保存三個月，附件八、九存於財務外，其余均保存半年。
QP0301.44合约审查作业程序
版次 4.4 頁 次 2/2 文件名稱程 序 文 件 合 約 審 查 作 業 程 序 生 效 日 期 2005/11/81.目的：為使公司內部人員於執行合約訂單時、須按明確之程序進行，以避免產生外部之貿易糾紛及內部之管理疏失。
2.範圍：凡本公司客戶簽訂之合約訂單或正式通知皆適用之。
3.定義：無。
4.權責：4.1 總經理:合約。
4.2 業務經理：一般訂單審核或核准。
4.3 業務部：訂單價格之審核及至客戶溝通之窗口與成品出貨事宜之管制。
4.4 製造部(生管)：不符標準生產交期訂單之審查。
4.5 研發部：新產品規格之審查。
4.6 法務室：合約之審核及用印版次 4.4 頁 次 3/3 文件名稱程 序 文 件 合 約 審 查 作 業 程 序 生 效 日 期2005/11/85.內容：5.1 合約審查作業流程責任者 流 程 概 述 使用表單專案經理(含)以上專案經理(含)以上5.2合約審查流程說明5.2.1 洽談業務處應負責新客戶之開發及既有客戶之維持。
對於新客戶之詢價，或既有客戶對新產品之詢價，由業務處負責洽談。
業務處就交易之相關細節，應隨時與相關部們確認協調，以確保交易條件之合理性與可行性。
5.2.2 草約/審查提出草約送交法務室審查，必要時並應會簽公司相關部們。
草約經審查修改後，由業務處回擲客戶並育與之協商，直至雙方對合約內容達成合意為止。
版次 4.4 頁 次 4/4 文件名稱程 序 文 件 合 約 審 查 作 業 程 序 生 效 日 期 2005/11/85.2.2.1 審查項目需包含：(a) 產品允收規劃及審查─客戶驗收流程/驗收準則/允收報告...等各項要求事項。
(b) 產品允收後所發現問題之處理要求，含客戶抱怨與申訴─客戶要求之客訴處理方法。
透過客訴管道，業務人員依照客訴層級嚴重性進行第一時間處理與安排，降低客戶的不悅與適當解決方法回覆。
(c) 保固期間內或維護期間外之不合格矯正及/或處置責任規定─客戶規定之市怨處理方法。
QP0301合约审查管理程序
1 目的1.1為使本公司與客戶之間能經由合約審查制度，確認雙方的權利義務，保障本公司權益，並使本公司能確實滿足客戶之各項需求。
2 範圍2.1 客戶採購合約2.2 客戶訂單3 組織與權責3.1業務部3.1.1 對外代表公司與客戶協商澄清相關訂單及其合約之要求。
3.1.2 對內負責發起客戶合約審查，並負責審查合約中之商業條款。
3.1.3 負責與製造、品保進行良好溝通，並做好生管協調確保如期交貨。
3.1.4 合約、訂單審查記錄之保管及合約管理。
3.1.5 合約、訂單變更之處置。
3.1.6 審核客戶交易條款、價格、數量、交期、品名規格要求及交貨地點與付款方式。
3.2 生管單位3.2.1 安排客戶訂單之交期及數量。
3.2.2 交期及規格變更後之生產安排。
4 作業內容4.1 合約審查之成員4.1.1 業務主管。
4.1.2 業務人員若對於合約內容有疑問時,則可協調相關部門主管共同參與討論。
4.2 合約審查時機4.2.1 接獲客戶書面或口頭之訂單時。
4.2.2 新訂定合約時。
4.2.3 本公司與客戶任何一方要求變更合約內容時。
4.3 審查程序4.3.1 客戶提出需求4.3.1.1 客戶透過口頭或書面的方式，針對本公司產品提出書面或口頭訂單需求，並徵詢本公司是否能配合。
4.3.2 樣品申請4.3.2.1 若客戶需求樣品時業務人員將規格填寫於[客戶樣品需求表]（QP0301-01）交由開發部製作。
4.3.3 訂單審核4.3.3.1 由業務將審查結果記錄於客戶原訂單加蓋訂單審查章。
4.3.3.2 合約審查需經確認後，業務人員依據生產訂購單內容規格及數量開立製造命令單(QP0301-02)交由廠務單位安排生產。
4.4 訂單/合約變更管理4.4.1下述4.4.1.1-4.4.1.5各項訂單資料之變更，業務應在原訂單加蓋訂單變更章(附件一)更改後簽名確認，並知會相關部門。
4.4.1.1 交貨日期之變更足以影響生產製造時。
4.4.1.2 交貨數量之變更。
客户要求、合同评审程序
客户要求、合同评审程序第一篇：客户要求、合同评审程序客户要求、合同评审程序1.目的为了确保全面、准确理解客户的要求，按时履行合同（协议），取得客户信任，减少不必要争议和纠纷，特制定本程序。
2.适用范围适用于本中心检测合同的评审。
3.职责3.1 办公室负责检测合同评审并做以下工作：a)负责接待客户；b)全面了解客户检测要求，办理客户书面委托书；c)合同评审结束与客户签订合同,并进行分类、登记；d)与客户办理检测样品交接手续；e)就检测问题询问客户，得到解决并达成一致意见；f)向客户提交检测报告；g)与客户协商处置检测后的样品。
3.2 办公室科长a)监督检查、审核客户书面委托书；b)批准合同；c)负责组织重要的或技术复杂的合同评审；d)监督检测样品交接手续；e)监督向客户提交的检测报告；f)监督检测后样品的处置。
3.3 中心技术负责人a)负责组织首次采用检测方法的合同评审；b)批准首次受理的、重要的、技术复杂合同；c)监督检查检测合同的履行。
4.程序4.1《样品检验受理单》4.1.1《样品检验受理单》内容至少包括：a)委托人的信息：委托单位名称、地址、邮编、联系电话、联系人等；b)检测产品的信息包括：样品名称（含商标名）、规格型号、生产日期或批号、样品性状、样品数量、留样数量、接收时间等；c)技术要素包括提供的检测方法名称及复印件。
对采用非标准方法、检测方法不适用，虽有检测方法但缺少标准品或特殊试剂、由于特殊指令性任务等特殊情况，不能满足中心对外承诺（如时限）时，要与客户沟通作出声明或签订协议；d)财务要素；e)交付时间要素，包括：是否要求复检、报告时间；f)法律责任要素；g)分包的要求；h)样品的要求；i)保密和保护客户所有权的要求；j)传送检测结果的要求；k)根据测试结果提供意见和解释的要求。
4.1.2《样品检验受理单》由质量办公室设计，经质量检验管理科科长审核、中心技术负责人批准后使用。
其格式应包括检测方法在内的各种要求。
HSF合约审查管制程序(含流程图)
文件制修订记录1.0目的为使本公司与客户之间能由合约审查制度，确认双方的权利义务，保障本公司权益，并使本公司确实满足客户产品质量以及有害物质含量之各项需求。
2.0范围2.1客户采购合约2.2客户订单3.0组织与权责3.1业务员/业务主管3.1.1对外代表公司与客户协商澄清相关订单及其合约之要求。
3.1.2对内负责发起客户合约审查，并负责审查合约中之商业条款。
3.1.3负责与制造、品保进行良好沟通，并做好生管协调确保如期交货。
3.1.4合约、订单审查记录之保管及合约管理。
3.1.5合约、订单变更之处置。
3.1.6审核客户交易条款、HSF要求、价格、数量、交期、品名规格要求及交货地点与付款方式。
4.0作业内容4.1合约审查之成员4.1.1业务主管。
4.1.2业务人员若对于合约内容有疑问时,则可协调相关部门主管共同参与讨论。
4.2合约审查时机4.2.1接获客户书面订单时。
4.2.2新订定合约时。
4.2.3本公司与客户任何一方要求变更合约内容时。
4.3审查程序4.3.1客户提出需求4.3.1.1客户透过书面的方式，针对本公司产品以及HSF要求提出书面订单需求，并征询本公司是否能配合，若为老产品则审查订单的交期.品名.规格以及HSF求若为客户询价之产品就由业务根据客户对产品的要求制作《报价单》,并由部门主管审核,经总经理核准后传给客户,并跟进客户反映。
4.3.1.2当有客户打电话或无书面形式提出订单之要求时，业务相关人员应将客户打电话或口述之内容记录下来，将记录内容回传客户确认以保证公司接收到的信息与客户所提无异议。
4.3.2样品申请4.3.2.1若客户需求样品时业务人员将规格填写于《新产品样品制作申请表》并注明HSF要求交工程部制作样品。
4.3.3订单审查4.3.3.1由业务人员将审查结果记录于客户原订单上并回传给客户确认。
4.3.3.2合约审查经确认后，由业务将客户原订单转换为《内部订单》并注明HSF要求,交生管单位，生管人员依据《内部订单》来安排及跟催生产单位生产,以达成客户交期。
合约评审程序9页word
8.3.1生产计划接到客服部的订单（口头订单确认书）对交期进行评审，直接在订单上签署意见。OK（可达成）后即可执行，NG（不能达成）则反馈业务与客户重新确认。
8.3.2客户服务部的交货期评审指在生产计划组评审入库的正负五个工作日分批逐次交货直到交完，并且可提前交货（不需申请），凡除此之外的任何变更均要双方沟通，形式为口头或书面（书面指双方的确认）有较大出入，数量、规格、交货期等情况。
6.1.3报价的变更：
在报价后不能达到的事项（又叫还盘）以书面的动工修改，以同一报价单号的版本修改（REVISE本单号）及修改日期为当前有效性的判断依据。
文件类别
文件编号
制订单位
版本
发行编号
页次
二阶
客户服务部
6.1.4报价的资料管理
6.1.4.1被报出的报价单及相关附件的记录纸、FAX、图纸、实物标版、光碟、磁盘等，以档案记录保存。
文件类别
文件编号
制订单位
版本
发行编号
页次
二阶
客户服务部
5.相关文件：
5.1【样品试作与控制程序】（TST-EN-P-03-02）
5.2【PPAP程序】（TST-EN-P-03-03）
5.3【工程变更管制程序】（TST-EN-03-04）
5.4【服务控制程序】（TST-CS-P-19-01）
6.作业程序:
文件类别
文件编号
制订单位
版本
发行编号
页次
二阶
客户服务部
上写明确意见转工程部或生产部计划组。如改动按【质量记录控制程序】执行。
8.2.3口头订单如果交期在三天之内则一律不接受，总经理批示可接受的除外。如交期为三天后，客服部首先记录，请示总经理批示后方可执行，但需在三个工作日内得到客房之正式书面订单或确认;如在三个工作日内未补上订单，由业务员再次请示经理以上人员。
合约审查管理程序
1 目的：为使本公司与客户之间能经由合约审查制度，确认双方的权利义务，保障本公司权益，并使本公司能确实满足客户的各项需求，作为日后实际交易的基准。
2 范围：凡客户合作合约、采购合约、客户订单及与合约或订单议定内容相关运作都适用。
3 职责：3.1审核部位3.1.1业务部：审核价格、付款条件、品名、包装讯息和交货方式及总风险评估的确认等。
3.1.2技术部：审核工程规范(新技术)及工程图纸,技术主管负责复核批准合约审查结果。
3.1.3计划部：订单的交期(短交货期)、及数量。
3.1.4质量部：负责对合约中产品质量要求和质量管理体系的要求进行审核。
3.1.5财务部：审查合约的周延性，以保障公司之权益，并减少与客户的争端。
核定客户信用额度。
4 定义：4.1订购单(PURCHASE ORDER)以下简称P/O。
4.2预先发票(PROFORMA INVOICE)以下简称P/I。
5 作业内容：请参照《附件一：合约/订单审查流程图》5.1合约内容：5.1.1采购合约的格式内容视双方需要而定，合约需注意下列几点重要内容：5.1.2卖方公司名称及地址。
5.1.3买方公司名称及地址。
5.1.4品名、规范(新技术规范)。
5.1.5数量、价格、交货时间(短交货期)。
5.1.6付款方式。
5.1.7合约期限及更改条件。
5.1.8合约秉承之法律根据与国度。
5.1.9卖买双方签字及日期。
5.1.10买卖双方在签订合约前，卖方业务部应就合约内容会同相关部门作审核，并作风险评估,再由相关单位会签，以确保合约的履行。
5.2合约审查：5.2.1业务部于接到客户订单后，业务部将客户要求和相关资料提交技术部门，由技术部门召开技术评审会议；各单位对客户需求进行评估，技术部审核工程项目如：客户要求(新技术)、规范及图纸，计划部审核如：交期(短交货期)和数量，质量部审核如：品质要求等。
生产部与财务一起审核测算审核成本，做为订单审查的依据。
《技术评审表》经各部门会审签核后，交回业务部。
客户合约评审控制程序
客户合约评审控制程序1．目的通过对客户要求的识别，产品要求及其附加要求的评审和协调其评审活动的控制，确保公司能够完全理解客户要求，并能按客户要求交付产品，使客户满意。
2．适用范围本程序适用于对客户要求的识别，对产品要求的评审及与客户的沟通。
3. 定义3.1 合同评审: 指与客户签订有基本合同前的评审,也指与客户或代理商所拟定的中长期购销合同或经销协议3.2 订单评审: 客户在基本合同之下的具体供货通知的评审4．职责4.1 销售部: 负责合同/订单的受理，客户要求的识别，并就合同/订单的相关事宜同客户保持沟通、联系。
4.2 PMC: 负责对物料能否满足合同或订单要求进行评审,并组织订单评审.4.3 研发部: 负责对产品开发、相关工艺和所需《BOM》的评审。
4.4 采购科: 负责对订单产品所需原材料及相关配件的供应能力进行评审。
4.5 生产部: 负责对订单中产品数量和交货期的评审,以及生产能力进行评审。
4.6 品管部: 负责对有关产品品质检验和检测能力的评审。
4.7 总经理: 负责对合同/订单的审批5．程序内容5.1 合同/订单的受理、归口5.2 客户有关的合同/订单确认与评审控制流程图(见附件)5.3 合同评审:5.3.1 新客户正式配合之前应做相应的评审作业,由销售部收集新客户的相关信息并填写《合同评审表》,召集各部门负责人进行评审,新客户的信息需形成书面报告作为《合同评审表》的附件5.3.2 新客户的信息内容包括:a) 客户名称、地址、客户公司简介、法人代表、联系电话、付款方式、信用情况等b) 产品名称、规格、产品需求量等c) 产品品质要求、交付要求及有关的法律法规要求(如产品的安全性、环保性以及产品的标准要求等)5.3.3 各部门对新客户的评审要求:a) 销售部: 负责对客户产品价格、付款方式、信用情况等的评审b) PMC: 负责生产计划安排能力的评审c) 研发部: 负责有关产品要求、环保要求评审生产能力、工艺控制的评审d) 采购科: 负责对客户提出的材料(及产品生产所需的相应物料)需求供应能力评审e) 品管部: 负责对客户品质要求进行评审5.3.4 各部门负责人在《合同评审表》上填写评审结果,由销售部跟进,交总经理审批通过后方可与客户正式签订《产品购销合同》5.3.5 《合同评审表》经总经理审批后,由销售部存档, 并分发给相关责任部门(不得出现产品价格)5.2.6 PMC 在接到审批后的《合同评审表》后方可进行正式接单、计划安排作业5.4 订单评审:5.4.1 订单评审时机:a) 新客户首件产品下单时b) 客户要求材质、规格变更的旧订单c) 生产工艺/生产物料变更的旧订单d) 产品品质/环保变更时的旧订单e) 有重大品质异常或客户投诉时5.4.2 订单评审的组织:由销售部负责收集整理客户需求资讯和相关资料(产品材质、规格、数量、交期、价格、品质要求、样板、图案、以及涉及产品特殊制造工艺、交付方式等),并将相关资料填入《订单评审表》中,并组织相关部门进行评审5.5 合同/订单评审应考虑以下:5.5.1 客户合同/订单没有规定品质标准,需参考国家或有关行业标准5.5.2 合同签订时应明确有效期限, 产品的价格和付款方式必须明确规定5.5.3 产品品质特性以及产品相关的法律/法规的要求5.5.4合同/订单客户没有明确要求,但预期或规定的用途所必要的产品要求,公司应与客户明确说明. 对客户的各项要求是否明确,合同应形成书面文件5.5.5 任何与以前表述不一致的客户合同/订单与要求,必须同客户进一步协商解决5.5.6 若客户有特殊要求或有风险时,应在协议或合同中加以说明5.5.7 客户订单各项内容发生变更或修正时,应由销售部与客户联系协商处理,并有客观证据5.6 合同/订单的确定、通报方式5.6.1 对已确定的订单，由PMC部安排生产。
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XXXXX 光电有限公司 XXXXXXXX OPTO-ELECTRONIC CO.,LTD.
编 号：FDH-QP-OD-7201 版 本：1.1
修订日期：2013/07/22 拟案单位：营运部 发 行 章：
修订记录
一、目的
1.1 确保本公司与客户间之合约/订单均能符合买卖双方之需求。
1.2 各项要求均有适切的文书规定。
1.3 有关与订单上不同的要求，皆已获得解决。
1.4 本公司确有能力达成合约之要求，如：交期、质量、数量、规格等。
二、适用范围
凡向本公司订货订样之合约/订单，其确认、答复、变更作业均属之。
三、定义
3.1 量产品：所提供之样品和图面经客户承认合格，并可进入量产之产品。
3.2 新机种：尚未经客户承认合格，治工具原材料不齐全，待研讨是否具有开发
四、职责
4.1 营运部：负责一切与客户接洽事宜，并与客户确定订购合约之所有细节后，召集相关部门进行定单评审。
4.2 总经理室：负责审核是否接受客户合约(非属标准生产品)。
4.3 各相关单位：依程序书配合产品生产流程之执行，并指派相关人员建立记录。
五、内容
5.1 合约审查流程(见下页)：
5.2 执行程序：
营运部门收到客户订单后(本公司不接受口头或电话通知)，应先确认产品是量产品或新机种（目前已经过客户承认之产品归为量产品，目前未经过客户承认的则为新机种。
）
5.2.1 产品若属新机种，则直接运作《报价作业程序》FDH-QP-OD-7202。
5.2.2 若订单内容属量产机种，则营运部召集厂内各部门依客户对产品内容要求（规格、管制特性、质量、交期），由技术、品管、生产等各相关单位检讨，最终交主管审查，总经理签字核准。
5.3 订单变更：
5.3.1 客户要求变更(市场需求减少、质量ISSUE 等)，客户电话或邮件通知业务，业务于ERP 系统中作订单变更（交期、数量、单价），更新出货计划予生管确认交期。
若可按照客户需求，则直接回复；若因料况或产能问题致无法达成，再与客户沟通协调，达成最终一致。
5.3.2 公司内部需求变更（出货产品质量、产能无法满足、原材料无法达交等）邮件通知客户，告知无法达交原因。
5.3.2.1 征询其需求是否可延后，订单是否变更使用，若客户调达竞争厂商产品，不愿延后，业务将于ERP 系统中CUT 单作业。
5.3.2.2 若客户可接受交货延后,订单可使用,业务于ERP 系统中作订单变更（交期、数量、单价）,更新出货计划予生管确认交期,若可按照客户需求，则答复；若因料况或产能问题致无法达成，再与客户沟通协调，最终达成一致。
六、参考文件
《报价作业程序》
七、附件
无。