非工程类合同管理作业指引
非工程类合同采购管理办法
非工程类合同采购管理办法第一章总则第一条为规范北京XX技术开发有限公司（以下简称“公司”）非工程类合同采购程序，降低采购成本，贯彻公开、透明的经营方针，参照《中华人民共和国政府采购法》、《政府采购非招标采购方式管理办法》、《XX集团工程招标管理办法》并结合集团相关办法，根据公司实际情况制定本办法。
第二条本办法适用于公司各部门、各项目,各分公司，并报集团备案。
第三条本办法所称采购是指以合同方式有偿取得货物、服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。
本办法所称非工程类合同采购涉及的领域包括但不限于行政办公、物业管理、品牌管理、拓展营销、咨询(培训）服务等。
同一部门虽未签署书面采购合同,但采购货物或服务规格、标准统一,购买频次较多，单次金额不确定的项目也属于本办法所称的采购,应按照年度购买估算金额选择适当的采购方式进行整体采购。
法律法规和集团制度对采购行为另有规定的，应从其规定。
工程类合同采购按照《XX集团工程招标管理办法》办理.第四条非工程类合同的采购工作应当遵循归口管理、严格执行预算的原则.第五条非工程类合同的采购工作应当坚持公开、公正、公平、诚实信用的原则。
对供应商的商业信誉、技术手段、管理水平及合理低价等因素进行综合比较，择优选用.第二章一般规定第六条采购需求部门是各部门、各项目、各分公司采购活动的执行部门,全面负责采购活动中各项工作的组织实施。
第七条采购需求部门应在采购活动开始前制定采购方案，通过OA办公系统提起事项审批。
采购方案中需明确采购项目名称、要求（规格、数量、标准等)、时间计划、拟入围供应商及其资质材料、采购金额、采购的必要性、采购方式、采购人员构成、评审规则等内容.未按规定的方式进行采购的，应在方案中说明原因。
第八条采购需求部门应在供应商评审结束后将评审过程及评审结果编制书面采购报告，通过OA系统履行审批程序。
第九条采购方案及采购报告的审批权限（一)采购项目涉及金额在人民币5万元以下的，采购方案及采购报告应报总经理审批；（二）采购项目涉及金额在人民币5万元以上的采购方案及采购报告应报董事长审批；（三）采购项目涉及金额人民币30万元以上的，采购方案及采购报告应提交公司领导班子会讨论通过.(四）对于符合“三重一大”决策事项的采购活动参照公司相关管理办法执行。
【成本管理】合同管理作业指引
3.工作程序3.1.合同管理要求3.1.1.公司建设工程合同如有标准文本必须采用公司合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本；3.1.2.合同文本需作为招标文件的组成部分发放的，该合同文本须事先由城市公司成本管理部、财务部、法律顾问（必要时）等审核；招标文件为合同文本的重要组成部分；3.1.3.招标项目在中标通知书发出后五个工作日内（非招标项目在工程审价单审批完成后三个工作日内），城市公司相关部门按照公司相关合同范本拟订合同，如有必要可针对项目特点草拟补充条款，并按权责手册审批流程审批；3.1.4.非开发项目的采购金额或非长期合作单位的工程、营销客服（不含销售合同）类及工程维修金额每单在2万元以下的，政府规费且有收费通知单的，可不签订合同，根据造价审核单、验收单及发票原件办理付款；3.1.5.合同编号以按成本平台自动编码为准。
3.2.合同会签、呈批3.2.1.合同份数要求1）一般性合同不少于4份相关部门1份（部门兼职档案员留存，经办人留存复印件）；城市公司成本管理部1份（成本工程师留存，用于审价及结算）；城市公司行政人事部1份（盖章时直接向公章管理人员留存1份）；城市公司财务部1份（盖章后直接提交城市公司财务部，用于日后付款）；2）设计、勘察、监理及总包施工合同不少于8份城市公司项目部4份（报建、移交城建档案馆和移交控股总部档案室等必需），监理单位1份，城市公司成本管理部1份，城市公司财务部1份，城市公司行政人事部1份；3）如果一份合同涉及两个或以上项目，我方保留合同份数需相应增加（例如营销方面出现涉及两个或以上项目分摊成本的事项，其应向公司成本、财务等部门分别备存合同原件）。
3.2.2.合同的会签、呈批应遵循相应管理权限的要求按合同审批会签流程执行：1）按标准合同或经控股总部审批的非标准合同条款签订的设计、营销客服（不含销售合同）类、其它费用类、顾问类合同由城市公司相关部门发起，城市公司成本管理部审核，城市公司财务部审核，城市公司总经理审批；工程采购类合同由城市公司工程采购部发起，城市公司项目部参与，经城市公司成本管理部、财务部审核，由城市公司总经理审批；销售合同由城市公司营销客服部发起，城市公司财务部审核，城市公司总经理审批；商业顾问公司合同由城市公司营销客服部发起，城市公司财务部审核，城市公司总经理审批，过程中城市公司成本管理部参与；2）工程采购类、设计类合同的补充合同对主合同条款的修改及补充说明(或对标准合同条款修改的特殊条款)由城市公司相关部门发起，城市公司成本管理部审核，城市公司财务部审核，城市公司成本管理小组评审，城市公司总经理审核，区域分管总审批，过程中城市公司项目部参与；3）营销客服（不含销售合同）类合同的补充合同对主合同条款的修改及补充说明由城市公司营销客服部发起，城市公司财务部审核，城市公司总经理审核，区域分管总审批；4）销售合同（预售合同）的审批流程详见《项目销售合约管理作业指引》5）其它费用类、顾问类合同的补充合同对主合同条款的修改及补充说明由城市公司相关部门发起，城市公司成本管理部审核，城市公司财务部审核，城市公司成本管理小组评审，城市公司总经理审批，。
南京万科工程合同管理作业指引
流程要素描述
CP点
对流程的影响
控制要点
1.工程合同审批
合同审批是合同签订依据
符合采购管理制度要求
2.工程合同签署
合同签署是材料封样、合同交底的依据
合同内容准确无误
3.工程合同保管
合同履行依据，具有追溯性
2)封样室材料的编号与《封样清单》一一对应，封样部品上需有采购、设计经办人（如需）的签字。
3)《材料设备封样清单》、《合同交底单》一式两份，原件于项目秘书处存档，复印件置于项目办公室墙上，便于翻阅。
《材料设备封样清单》、《合同交底单》
——
四、
附件
1、支持性文件
1)
《万科集团工程采购管理办法(11年修订）》
资料完整、可追溯
4.合同履行及监控
保证按照合同执行，预防潜在风险
对合同执行情况进行跟踪
5.材料封样
材料封样是材料进场验收的依据
保留样品，编制材料封样清单
6.合同交底
将合同中关键点向项目经理部、施工总承包、监理、分包单位进行说明，是合同履行的前提
合同交底的及时性
7.设置封样室、资料上墙
便于查阅，是项目经理部经办人履行合同、进行材料进场验收依据
2)工程竣工之前，工程合同由项目经理部负责履行。
3)工程竣工移交之后。由项目经理部、房修中心、物业公司处理职责范围内的工程维修事宜。
5
材料封样
采购管理部/设计管理部/项目经理部
1)设计管理部负责确认样品；
2)采购管理部负责制作材料设备封样清单。
《材料设备封样清单》
非工程类合同的有关规定
非工程类合同的有关规定合同编号：______________签订日期：____年__月__日签订地点：______________甲方（买方/服务接受方）：______________地址：_____________________________电话：_____________________________法定代表人或授权代理人：______________乙方（卖方/服务提供方）：______________地址：_____________________________电话：_____________________________法定代表人或授权代理人：______________鉴于甲乙双方基于平等自愿的原则，就下列商品的购买和销售（服务的提供和接受）达成如下协议：一、产品（服务）说明1. 产品（服务）名称：________________________________________2. 规格型号（服务内容）：_____________________________________3. 数量（服务期限）：________________________________________4. 单价（服务费用）：________________________________________5. 总价（总计服务费）：________________________________________6. 质量要求（服务标准）：_____________________________________7. 交付时间（服务开始时间）：_________________________________8. 交付地点（服务地点）：_____________________________________二、价格与支付方式1. 支付条件：乙方应在收到甲方货物或服务完成后__天内支付全款。
2. 付款方式：银行转账/支票支付/现金支付/其他方式（请注明）。
合同管理指引
合同管理指引1. 概述合同管理是指对组织内部合同活动进行有效管理和监督的过程。
本指引旨在为组织的合同管理提供指导，以确保合同在合规和风险控制方面得到有效管理。
2. 责任及权限合同管理应由指定的合同管理团队负责，他们应具备合同管理方面的专业知识和经验，并且负责合同的确立、审查和存档。
合同管理团队应与相关部门紧密合作，确保合同符合组织的需求和法律要求。
3. 合同管理流程以下是一个典型的合同管理流程，可以根据组织的具体情况进行调整：3.1 合同建立- 确定合同需求和范围，并制定合同模板。
- 与供应商或合作方进行谈判，达成共识。
- 赋予合同管理团队审批合同的权限。
- 确认合同相关的法律法规和风险。
3.2 合同审查- 合同管理团队负责审查合同的合规性和完整性。
- 核实合同条款是否符合组织政策和法律法规。
- 确保合同中的相关约定明确且不含歧义。
3.3 合同授权- 合同管理团队根据合同规定的权限审批合同。
- 确保合同的授权过程透明，并记录所有授权事项。
3.4 合同执行- 监督合同履行情况，并确保供应商或合作方按照合同要求执行。
- 处理合同履行中的问题和纠纷，确保合同权益得到保护。
- 定期评估合同执行情况，并采取必要措施进行改进。
3.5 合同存档- 合同管理团队负责将已执行的合同进行存档和归档。
- 存档要求合同易于检索和保管安全。
- 根据法律要求，对合同存档进行合理的保留期限。
4. 监督与评估合同管理团队应定期监督合同管理流程的执行情况，并进行评估和改进。
监督和评估的重点包括合同合规性、合同履行情况和合同管理流程的效率。
5. 风险管理合同管理团队应与风险管理部门紧密合作，识别和评估合同管理过程中的风险，并采取相应的措施进行风险控制。
风险管理措施可以包括合同风险审查和保险购买。
6. 培训和宣传组织应提供相关培训，确保员工了解合同管理的要求和流程，并且知晓合同管理团队的职责和权限。
此外，可以通过内部宣传和沟通渠道，提高员工对合同管理的意识和重视度。
非工程类合同管理作业指引
1.目的使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。
2.适用范围适用于公司工程合同以外的非工程类合同管理。
3.术语与定义无。
4.主要职责4.1采购管理部4.1.1组织非工程类合同标准化。
4.2营销管理部4.2.1参与营销类标准合同的编制。
4.2.2负责权限内营销类采购合同的起草、谈判、签订、执行。
4.3战略发展部4.3.1负责协助领导完成项目合作开发合同的起草、谈判、签订、执行。
4.3.2负责土地类合同的起草、谈判、签订、执行。
4.3.3负责公司管理咨询合同的起草、谈判、签订、执行。
4.4设计管理部4.4.1参与勘察设计标准合同的编制。
4.4.2负责勘察设计采购合同的起草、谈判、签订、执行。
4.5成本管理部4.5.1负责公司造价咨询合同的起草、谈判、签订、执行。
4.5.2按权责参与各类采购合同的审核。
4.6行政管理部/综合部4.6.1负责行政后勤类采购合同的起草、谈判、签订、执行。
4.7法律事务部4.7.1负责信息化软件采购合同、计算机及办公自动化设备采购合同的起草、谈判、签订、执行。
4.7.2负责公司各类合同的法律审核。
4.8财务管理部4.8.1负责融资贷款合同、税务咨询服务合同等财务业务类合同的起草、谈判、签订、执行。
4.9负责公司各类合同的财务审核。
4.10项目公司营销部4.10.1参与营销类标准合同的编制。
4.10.2负责权限内营销类采购合同的起草、谈判、签订、执行。
4.11项目公司成本部4.11.1按权责参与各类采购合同的审核。
5.工作程序5.1编写标准合同文本5.1.1采购管理部组织拟定标准合同文本初稿，各合同经办部门参与，并参照《组织权责手册》中各类合同的签订权限提交相关部门审核。
5.1.2审核人员或部门在收到标准合同文本及《标准合同审批表》后5个工作日内必须提出书面审核意见。
5.1.3采购管理部根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准合同文本经相关部门会签同意后，由总部分管采购领导审核，专业委员会审批生效。
集团非工程类合同管理流程
流程名称：非工程类合同管理流程流程编号： HTGL流程主办部门：综合办公室合同承办部门开始1根据需要进行合同谈判，起草合同文本2形成合同文本5对合同文本修改完善9执行合同10结束综合办公室财务部相关部门档案室总经理提供法律支持提供业务支持3 4法律审核资金预算审核 6 否审批是7正式签订合同811留存留存合同文本合同文本留存说明：工程类合同管理见工程类合同管理流程投联接1办资系收理许红核经可线位放办10理相关证办红线线红图线的手续红线定位册流程名称：非工程类合同管理流程说明流程编号： HTGL流程主办部门：综合办公室流程步骤工作内容的简要描述重要输入重要输出1合同承办部门根据业务需要进行合同谈判，起草合同文本，综合办业务需要合同草案公室和相关业务部门根据需要提供法律支持和业务支持2 合同承办部门形成合同文本合同文本3 综合办公室进行法律审核合同文本法律审核结果4 财务部进行资金、预算审核合同文本财务审核结果5 合同承办部门对合同进行修改和完善修改意见修改后的合同6 （主管副）总经理根据权限进行审批修改后的合同审批结果7 正式签订合同审批结果正式文本8 财务部留存合同文本留存9 承办部门执行合同合同执行结果10 承办部门年底将合同方本和相关资料移交综合办公室存档合同文本、相关资料存档11 综合办公室留存合同文本，监控非工程类合同的执行合同文本、相关资料定期检查、统计备注：本流程需配套以《合同管理制度》和《合同评审审批记录》。
《合同管理制度》包括合同分类、合同谈判、文本起草、签阅、审批、签订、存档、监督执行等。
2。
非业务类合同管理办法
非业务类合同管理流程本流程适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类非主营业务类合同、协议等，目的是为规范非主营业务类合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，防止未经授权的访问或使用而产生的不利影响，特制订此办法。
一、合同具体承办部门的主要职责：1、负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料。
2、具体负责所承办合同文本的起草。
3、严格按照规定的程序完成合同的审批手续。
4、负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。
遇有合同变更、解除等重大事项，须报法务部、法定代表人或总经理审核同意。
二、合同的签订、审查批准1、订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查。
2、订立合同，除即时交付的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。
3、合同的草拟：合同承办单位应就商谈约定的内容草拟经济合同文本。
4、审查修改：法务部于3日内就合同文本的合法性，有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由法务部进行协调定稿。
5、最后签订：经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送总经理签批后，加盖公章。
三、合同的管理1、本公司实行分类管理，公司人事行政部门全面负责公司的非主营业务类合同管理；与公司主营业务有关的由法务部管理。
2、公司的工作由行政部门管理。
非经授权不得随意带公章或已盖章的空白授权委托书外出业务。
3、公章、盖章的授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向总经理报告，按总经理指示采取必要的措施。
4、已签订的合同及送货回单，增值税发票收据以及业务往来传真、信函、对账单等资料，应将原件交公司行政部门随合同保管。
5、合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交给人事部门，并以书面和电话的形式通知合同相关方，经公司人事行政部门确认后方可办理有关手续。
四、公司印章使用审批制度1、法人章、财务专用章由财务部保管，合同章、公章由行政部门保管；政部门保管；2、各部门若需加盖印章，经办人填写“用章申请表”；3、经部门经理签字，总经理审批；4、财务部盖章，并存档保存；5、一般情况下，不允许在空白单证、纸张上加盖印章。
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1. 目的
使合同的签订、履行规范化，并最大限度的避免风险。
2. 适用范围
适用于公司工程合同以外的非工程类合同管理。
3. 术语与定义
无。
4. 主要职责
4.1.1组织非工程类合同标准化。
4.2 营销管理部
4.2.1参与营销类标准合同的编制。
4.2.2负责权限内营销类采购合同的起草、谈判、签订、执行。
4.3 战略发展部
4.3.1负责协助领导完成项目合作开发合同的起草、谈判、签订、执行。
4.3.2负责土地类合同的起草、谈判、签订、执行。
4.3.3负责公司管理咨询合同的起草、谈判、签订、执行。
4.4 设计管理部
4.4.1参与勘察设计标准合同的编制。
4.4.2负责勘察设计采购合同的起草、谈判、签订、执行。
4.5 成本管理部
4.5.1负责公司造价咨询合同的起草、谈判、签订、执行。
4.5.2按权责参与各类采购合同的审核。
4.6 行政管理部/综合部
4.6.1负责行政后勤类采购合同的起草、谈判、签订、执行。
4.7 法律事务部
4.7.1负责信息化软件采购合同、计算机及办公自动化设备采购合同的起草、谈判、签订、
执行。
4.7.2负责公司各类合同的法律审核。
4.8 财务管理部
4.8.1负责融资贷款合同、税务咨询服务合同等财务业务类合同的起草、谈判、签订、执
行。
4.9 负责公司各类合同的财务审核。
4.10项目公司营销部
4.10.1参与营销类标准合同的编制。
4.10.2负责权限内营销类采购合同的起草、谈判、签订、执行。
4.11 项目公司成本部
4.11.1按权责参与各类采购合同的审核。
5. 工作程序
5.1 编写标准合同文本
5.1.1采购管理部组织拟定标准合同文本初稿，各合同经办部门参与，并参照《组织权责手册》
中各类合同的签订权限提交相关部门审核。
5.1.2审核人员或部门在收到标准合同文本及《标准合同审批表》后5个工作日内必须提
出书面审核意见。
5.1.3采购管理部根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订，修订完成的标准合
同文本经相关部门会签同意后，由总部分管采购领导审核，专业委员会审批生效。
5.1.4如有两个以上审核部门认为此类合同不符合标准化的条件，则此类合同的标准化工作应当
中止。
5.1.5根据工程合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论，合同标准文本应由各相关
部门及时提出改进、更新，根据合同范本实际执行情况每3个月或6个月进行一次更新和完善。
5.1.6合同主要审核部门的审核要点：
5.2 合同的起草与审批
5.2.1合同由经办人负责草拟，已制订并实施合同标准文本的，应采用合同标准文本，经双方协
商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款。
5.2.2合同的审核审批按《组织权责手册》执行。
5.2.3合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经公司高层同意，各级审批人可同步作
业，或由高层召集会议审批。
5.3 合同的签署和分发
5.3.1各经办部门的经办人员负责跟进办理本部门经办合同的签章手续。
5.3.2合同审批后交行政管理部盖章，合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。
原则上由
合同他方先签字盖章；合同对方签字盖章后交还我方签字盖章。
行政管理部
盖章时应写明时间，作为合同签订时间。
5.3.3合同统一由行政管理部编号，编号规则：
地域-项目-合同性质-合同类别-签订时间
5.3.4合同生效后，经办部门将合同分发至相应的业务部门。
行政管理部档案管理人员应及时将
应由公司持有的合同全部存档。
财务管理部保留一份原件，以此作为付款的
依据，合同他方应持有的合同由合同谈判部门代为领取，并及时返还合同他方。
5.3.5合同签署后，合同执行部门应及时将合同相关内容录入信息系统，建造成本类合同
由成本管理部/项目公司成本部审核，费用类合同由财务管理部审核。
5.4 合同的履行
5.4.1合同履行部门按合同条款要求负责合同的全面执行。
合同执行完毕后30天内，各
合同经办部门应对合同履约情况进行评价，填写《合同履约情况评估表》。
5.5 合同的变更、解除
5.5.1合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，经办人应及时向部门负责
人请示，经相关领导同意变更的（项目公司权限内需报项目公司总经理，项目公司
权限外及总部报总部分管领导审批）双方应书面对变更内容进行确认，并按照合同订立的有关程序办理报批，签订原合同的补充协议。
5.5.2合同当事人提出解除合同或因客观条件发生变化（如不可抗力）需要解除合同的，
由经办部门经办人提出申请，按合同审批权责进行审核审批后，办理具有法律效力的相
关手续。
5.6 合同的索赔
561合同有约定的索赔按合同规定执行，合同的索赔要求合同经办部门收到后需审核相 关资
料，按公司程序由合同经办部门牵头办理相关手续。
562合同经办部门负责依据合同要求实施反索赔。
5.7
合同的管理
每一份合同包括合同正本、副本，合同文本以及履约过程中的各类往来文件、 签证 等均须完整汇集妥善保管。
6. 支持文件
7. 相关记录
7.1
【固化】
7.2
【固化】 7.3
【固化】 7.4 【固化】 7.5 【固化】 7.6 【固化】
无。
-WI-HT02-R01A 《设计合同审批及盖章审批表》
-WI-HT02-R02B 《设计合同审批及盖章审批表》
-WI-HT02-R02A 《营销合同审批及盖章审批表》
-WI-HT02-R02B 《营销合同审批及盖章审批表》
-WI-HT02-R03《其他经济合同审批及盖章审批表》
-WI-HT02-R04《合同履约情况评估表》
（总部主责） （项目公司主责） （总部主责） （项目公司主责）
5.7.1。