新版文件编写规范.pdf
文件编制规范简版
文件编制规范一、范围本规范规定了文件通用的排版和印制装订要求、文件格式各要素的编排规则。
本规范适用于内部编制的文件。
二、文件用纸幅面尺寸及版面要求（一）幅面尺寸文件采用A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。
（二）版面1.页边与版心尺寸文件用纸天头（上白边）为37mm±1mm，文件用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。
2.字体和字号如无特殊说明，文件格式各要素一般用3号仿宋体字。
特定情况可以作适当调整。
3.行数和字数一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。
特定情况可以作适当调整。
4.文字的颜色如无特殊说明，文件中文字的颜色均为黑色。
- 1 -三、印制装订要求（一）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
（二）印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。
印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
（三）装订要求1.文件应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。
2.骑马订或平订的文件应当：（1）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；（2）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；（3）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm—5mm。
3.包本装订文件的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
四、文件主体排版规范（一）标题- 2 -一般用2号小标黑体字，编排于下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）主送单位编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个单位名称后标全角冒号。
（三）正文文件首页必须显示正文。
一般用3号仿宋体字，编排于主送单位名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。
01文档格式规范V2.0.pdf
文档格式规范1.标题分级文档标题一般最深到5级标题，这5级标题的格式应该通过“”→“”设置。
标题一律设为自动更新，表1以正文为小四号字为例说明各级标题格式，若正文是5号字，则字号相应变动。
表1 标题格式列表标题例中文字体西文字体字号首行缩进段前段后对齐方式标题1 1内容黑体 Arial 小二不缩进各0.5行居中标题2 1.1内容黑体 Arial 三号不缩进各0.3行左对齐标题3 1.1.1内容黑体 Arial 四号不缩进各0.2行左对齐标题4 1．内容楷体 TimesNewRoman 四号缩进2字符各0.2行左对齐标题5 1)内容黑体 Arial 小四缩进2字符各0.2行左对齐注：(1)使用这种方法设置标题格式，是为了自动生成目录使用，一般生成到前三级。
自动生成完的目录都会带有链接，同时按下“Ctrl+Shift+F9”可以去掉该链接；失去链接后的目录文字带有下划线，此时选中目录，然后按下“”即可去掉。
目录格式也可以通过“”→“”设置。
(2)检查标题是否完整。
最多生成到5级进行查看。
(3)标题末尾一定不要用标点符号。
2.表(1)表标题在表体上方，与不能分开。
表标题应设为自动更新。
表标题格式字号应比正文字号小一号。
(2)表字格式单独设置。
字号应比正文字号小一号。
例如：宋体、Times New Roman、小五。
注意表字行距、对齐方式、行高，不要太空。
(3)尽量使用三线表，即左、右及中间边线是空的。
为了对齐可使用白颜色的的表线。
样表见表1。
(4)正文中必须对文档中出现的表进行说明。
(5)注意表的对齐方式，尽量使用通栏表，如表1。
3.图(1)文档中的图和图标题都必须放在四周边线是空白的表格中。
注意：图标题放在图下方，图和图标题不是组合在一起的。
表标题应设为自动更新。
图字格式应单独设置。
(2)如果要使用word图时，不要直接在原文档中绘图，而是应该另外新建一个专门用来画图的文档，在这个文档中完成该图。
然后再将该图复制后，通过选择“”中的“图片”进行粘贴，这样可放大缩小。
文件编写模板(管理制度、操作规程、标准等)
XX公司管理体系文件
文件编号（新罗马字体，小三）
文件标题（黑体，小初，加粗）
（文件编写页边距：上下 2cm
左右 2.5cm）
受控状态：
发放编号：
（黑色字体不用改）
发布日期：XXXX-XX-XX实施日期：XXXX-XX-XX
编制：XXXX审核：XXXX批准：XXXXX
修订记录
1 目的（小标题为宋体，四号，加粗）
内容用宋体四号字，行间距为固定值25磅
（两个小标题的内容之间空一行）
2 适用范围（小标题为宋体，四号，加粗）
内容用宋体四号字，行间距为固定值25磅
（两个小标题的内容之间空一行）
3 职责权限（小标题为宋体，四号，加粗）
内容用宋体四号字，行间距为固定值25磅
（两个小标题的内容之间空一行）
4 正文………(1级标题下的内容为悬挂缩进3.53字符)
4.1 ………(2级标题下的内容为悬挂缩进3.53字符)
4.1.1 ………(3级标题下的内容为悬挂缩进3.53字符)
（1）……………………………………………………………………
……………(4级标题下的内容为左侧缩进4.73字符，悬挂缩
进2.52字符)
a…………………………………………………………………
…………(5级标题下的内容为左侧缩进8.1字符)
X相关文件和记录
X.1 XXX表格（表格编号）
X.2 XXX表格（表格编号）
XXX表格
XXX表格
世上没有一件工作不辛苦，没有一处人事不复杂。
不要随意发脾气，谁都不欠你的。
关于规范文件编写的说明
公文格式说明为了提高我部公文行文质量和公文处理效率，减少错误，根据办公室下发的《齐鲁公司公文处理办法》将文件编写以及排版等主要的注意事项摘要如下，忘在今后文件编写及编排过程中遵照执行。
一、部处文格式：页边距设置：上37mm，下35mm，左，28mm，右26mm，行间距：固定值：28磅。
公文标题：主标题：2#小标宋，副标题3#楷体（加粗）正文：3#仿宋，文中一级小标题采用3#黑体字，二级小标题采用3#楷体字（加粗）。
时间：正文下空3行，距右边4个汉字。
附件：在正文下空一行，字体和正文一样。
若有多个，附件后使用全角冒号，用阿拉伯数字，名称后不加标点符号。
附件材料上的“附件”及序号用黑体字。
主题词：揭示公文内容的，便于公文检索查询的规范化词，包括类别词、类属词、文种三部分，除类别词外，不超过5个。
页码：位置选择：“底端”，对齐方式选择：“外侧”。
文中结构层次序数：第一层为“一”，第二层为：“（一）”，第三层为：“1．”,第四层为：“（1）”，若只有2层，第二层也可直接为：“1．”。
二、工作表单页边距设置：上37mm，下35mm，左，28mm，右26mm。
行间距：固定值：27磅。
公文标题：主标题：20#小标宋,主送、正文：4#仿宋体，加粗。
其他与部处文格式一样。
三、注意事项：1.表单不需要写主题词。
2.在选择发文单位时，要针对文件的主要内容、执行对象，请示一下领导，建议不涉及的单位可以不发，不要什么内容都选择所有单位，所用领导，比如：改制单位、驻外机构、已不在岗领导等就不要选了，以提高文件的严肃性。
3.在起草文件时，文字、语句一定要反复校对，最好2人相互校对，确认无错误后再提交走发文流程，尤其是涉及到人名，切忌出现错字、别字，不然一旦发出不可挽回。
体系文件编写规范(含表格)
体系文件编写规范（ISO9001：2015）1目的本规范规定了体系文件编写的一般要求，以保证管理体系文件编写的规范性及统一性。
2适用范围本规范适用于体系文件的编制。
3定义与术语体系文件：在本规范中特指手册、程序、企业标准/制度、表格和模板等文件。
4职责5工作内容5.1文件制订的基本原则1)符合性：应符合标准和有关规定的要求。
2)可操作性：应符合本公司的实际情况。
具体的控制要求应以满足公司需要为度，而不是越多越严就越好。
3)协调性：文件和文件之间应相互协调，避免产生不一致的地方。
针对编写具体某一文件来说，应紧扣该文件的目的和范围，尽量不要叙述不在该文件范围内的活动，以免产生不一致。
4)准确性：文件描述应职责分明，语气肯定（避免使用“大致上”、“基本上”、“可能”、“也许”之类词语）。
5.2文件制定要求5.2.1第一页：封面，主要包括：1)公司最新版 LOGO；2)文件信息，包括文件类别、名称、编号、版次等；3)文件编制、审核及审批人员；4)文件发布及实施生效日期。
5.2.2第二页：文件修订记录及发布范围。
5.2.3第三页：文件目录。
5.2.4其他各页：正文及附件，正文内容一般包括：1)目的2)适用范围；3)职责；4)定义（需要时）；5)工作程序或内容；6)相关文件；7)表格使用指引；8)附件/附录（需要时）。
5.2.5页眉，包括以下内容：1)文件名称；2)文件编号；3)版次；4)页码。
注：封面页眉包括公司最新版 LOGO，不包括页码。
5.2.6公司名称及文件类别。
5.3正文内容制订说明5.3.1目的说明程序所控制的活动及控制目的。
5.3.2适用范围范围用于明确该文件所适用的有关部门、人员、活动或产品。
如：本程序适用于……。
5.3.3职责规定负责实施该制度或与之相关的部门及岗位及其责任和权限。
5.3.4定义与术语给出文件中相关术语的定义。
5.3.5工作程序或工作规范通常，工作程序或内容一章包含但不限于以下内容：1)流程图；2)流程说明A.按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个细节；B.规定应做的事情（What）；C.明确每一活动的实施者（Who）；D.规定活动的时间（When）；。
文件编写及管理规范标准
文件编写及管理规范标准1 目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。
2 范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。
3 职责3.1 各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。
3.2 行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。
4 定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。
5 管理规定5.1 管理制度类文件（除财务类）：5.1.1 “管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。
财务类文件的编制要求详见5.2的约定。
5.1.2 编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.2.1 定义：①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。
5.2.2 编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。
5.4 任命书类文件：5.4.1 编排样式：参见附件4，须为红头文件。
5.4.2 编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。
5.5 通知类文件：5.5.1 编排样式：参见附件5。
通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。
6 其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。
7 生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。
报告撰写中的电子文档格式规范
报告撰写中的电子文档格式规范导言：如今，在工作和学习中，电子文档已经成为了主要的报告撰写形式。
然而，很多人在撰写电子文档时并没有严格遵循相关规范，导致文档格式杂乱，影响了文档的可读性和专业性。
本文将介绍报告撰写中的电子文档格式规范，包括字体、字号、标题、目录、段落、图片等方面的规范。
一、字体与字号的选择在撰写报告时，应选择易读且专业的字体和字号。
首先，对于正文内容，一般推荐使用宋体、微软雅黑或Arial字体，字号为12或14。
这样的字号和字体能够保证文档的可读性和舒适度。
其次，在报告中的标题和子标题部分，可以使用黑体或Times New Roman等粗体字体，字号可根据需要适当增大。
最后，在引用他人资料或重点突出的部分，可以使用斜体或加粗的字体来突出关键信息。
二、标题的层次与格式标题是报告整体结构的重要组成部分，应该设定明确的层次与格式。
一般来说，报告应包含主标题、次级标题和三级标题。
主标题应居中，使用黑体或粗体字体，字号适当增大以突出重点。
次级标题应使用宋体或Arial字体，字号略小于主标题，保持左对齐。
三级标题应使用宋体或Arial字体，字号与正文相同，保持左对齐。
通过这样的组织，可以使读者更好地理解和阅读报告的结构。
三、目录的编写目录是报告的重要组成部分，可以帮助读者快速定位和浏览内容。
在撰写报告时，应在首页添加目录，包括各个章节和子章节的标题及其页码。
目录应与正文之间用一行空行隔开，目录标题应居中，使用黑体或粗体字体。
各个章节和子章节标题应与正文保持一致的格式，例如使用宋体或Arial字体，字号与正文相同。
四、段落的布局和排版合理的段落布局和排版可以使报告的文本整齐美观，并提升可读性。
在撰写报告时，应该采用首行缩进的方式，对每个段落进行分隔。
段落之间应保留适当的行间距，以确保文本不至于过于拥挤。
另外，应避免在段落中过分另起独段，而是通过合理运用标点符号和连接词来连接相关内容。
五、图片的插入与引用图片在报告中起到了直观展示和补充说明的作用。
文件编写规范
文件编写规范1 目的规范和统一公司质量、环境及职业健康安全整合管理体系（以下简称“整合管理体系”）文件的编写格式。
2 范围适用于公司整合管理体系有关文件和记录的编写、文件版面设置、文字打印输出。
3 职责3.1 运营管理部负责本规定的制订和修改。
3.2 各部门按本文件规定的格式、编写方法和文字打印输出要求，拟订整合管理体系有关文件。
4 编写规范4.1 文件版号、颁布日期、实施日期、页码的确定4.1.1制度、规范（作业指导书）版本号以“V×.×”表示，文件首次生效的版本号为“V1.0”，每次修订后版本由V1.0依次变为V1.1、V1.2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为V2.0、V3.0……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.2表单版本号以“×/×”表示，文件首次生效的版本号为“A/0”，每次修订后版本由A/0依次变为A/1、A/2……标准换版或文件修订5次以上，版本依次升级为B/0、B/1……版本号的更改按照《文件控制程序》的要求进行。
4.1.3 “颁布日期”为文件最新版本批准发布的日期。
4.1.4“实施日期”为文件施行的日期。
4.2 文件版面格式4.2.1管理制度正文编写的格式和内容包括：✓目的✓范围✓定义（如果有必要的话）✓职责✓工作程序或内容✓相关文件✓记录4.2.2 作业指导书等其它管理性文件、技术文件、公开文件正文的编写格式和内容包括：✓目的✓适用范围✓工作指导✓相关文件✓记录4.3 文件打印输出要求4.3.1文件打印输出统一使用A4纸张，记录建议使用A4、A3等标准尺寸纸张。
文件的编辑排版使用Microsoft Word软件。
4.3.2正文采用小四号字，其中中文和数字采用仿宋字体，字符间距采用“标准”，行间距为“1.5倍行距”，采用左端对齐方式对齐。
4.3.3正文中一级标题采用仿宋字体，编号采用阿拉伯数字；其余文字采用常规字形，项目编号采用1， 2， 3,．．．，一级标题与上节内容间空一行。
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密级：内部公开
文档编号：
版本号：V1.0
分册名称：第1册/共1册
文件编写规范
xxx科技有限公司
编制：生效日期：审核：批准：
文件更改摘要
日期版本号修订说明修订人审核人批准人
目录
1.目的和范围 (4)
2.目标 (4)
3.术语表 (4)
4.文档编号规则 (5)
5.文档命名规范 (5)
6.文件结构规定 (6)
7.封面 (7)
8.修订页 (8)
9.正文内容格式 (8)
10.文件版本号和文件命名规定 (9)
10.1.文件版本号规定 (9)
10.2.文件命名规定 (9)
1.目的和范围
背景说明：本文件作为公司内部文档管理文件，所有公司内编写的文档，均应遵
守本规定，作为公司的所有文档编写统一要求。
范围：所有的CMMI执行过程中产生的文档，均应当执行本文件要求作为基础的要
求，如果该部分的体系文件存在明确的要求的，按照体系文件要求执行，没有的则
按照本文件执行。
2.目标
规范和统一公司管理体系中所有相关文件的风格和样式，指导公司程序文件、模版文件以及各种记录文件的编写。
3.术语表
文件标识：文件的属性标志，包括文件名称、文件编号、版本、生效日期、
审批状态、密级等。
程序文件：描述为完成管理体系中所有主要活动提供方法和指导，分配具体的职责
和任务而定义的文件。
模版文件：为了使管理体系有效运行，组织统一设计的一些实用的表格和给出活动
结果的报告，规范记录组织的管理体系运行情况。
记录文件：简称记录，是组织根据设计的模版和体系要求，填写的表格或者给出活
动结果的报告，作为管理体系运行的证据。
修订页：记录文件的修订历史，所有程序文件、除了表格以外的模版和记录都需要
有变更履历，一般位于程序文件的第二页。
文档密级：指本文档的保密程度，共分绝密、机密、秘密、内部公开、公开五级制
度。
绝密：涉及公司与客户或上游供应商，下游分销商所签订相关的文档资料。
仅
限于公司最高管理层及各资料所涉及的经过相应管理人员授权的相关人员查
阅。
机密：公司内部所相关的规章制度及技术规范，开发手册等；还有各项目开发
文档、管理文档及软件产品等仅供相关部门高级领导以及经过授权后相关人员
查阅。
秘密：需交付用户或与客户进行交流的文档与产品，可供相关项目客户查阅。
内部公开：内部不限制，公司内部任何可以任何形式获得文档的信息并阅读、
保存、修改后自用等等，但是不允许向外传播的文件。
公开：项目组开发过程中的自用文档或面向售前工作的部分项目介绍材料等。
版本标识：作为文档的版本区分。
所有发布版本之前不得大于 1.0，发布版本作为
1.0，而其后只有重大修改可以调整小数点前的版本号，局部修改调整小数点后版
本号，并在修定记录表中保留记录。
4.文档编号规则
过程域与英文标识对应表：（SSP：标准过程集）
SSP过程类别SSP定义的过程域英文标识
过程管理组织过程聚焦OPF
组织过程定义OPD
组织培训OT
项目管理立项PIM
集成项目管理IPM
项目策划PP
项目监督和控制PMC
风险管理RSKM
结项PCM
采购SAM
项目研发需求开发与管理RD
系统设计编码SD
产品集成PI
测试TS
评审TR
产品发布PRDI
产品实施PA
项目实施与维护PAM
过程支持配置管理CM
过程和产品质量保证PPQA
测量与分析MA
决策分析和决定DAR
文档类型与英文标识对应表：
序号文档类型文档标识
1 过程Proc
2 规程、规范、指南Regu
3 模版、记录表格、工具Temp
文档编号编写规则：
规则XXXX-过程域标识-文档类型标识-文档英文简称
说明XXXX为xxx科技有限公司英文缩写。
文档简称：为英文缩写。
文档英文简称不可重复。
举例组织过程定义过程, 属于组织过程定义的过程文件，过程域标识为OPD，文档类型标识为Proc，简称OPDP，则该过程文档编号为：XXXX
–OPD-Proc-OPDP,如有多个在后面加-1、-2区别
5.文档命名规范
公司所有项目及项目内所有技术文档应按照以下规范进行统一命名。
一、项目及项目编号的命名规范为（合同开发类项目、合同维护类项目）：
项目命名规则项目产品
举例城市应急救援指挥系统
项目编号规则客户英文简称(或汉语拼音简称)-产品英文简称
举例RFPreview
说明客户英文简称(或汉语拼音简称)及产品英文简称应避免重名
二、项目文档的命名规范为：
文档命名规则项目命名-过程模板文档名
对可能重名的文档如项目周报，命名如下：项目编号-过程模板
文档名-（文档编者）
注：（文档编者）在不导致文档名称重复的情况下可以省略。
举例RFPreview-立项申请表
文档编号规则项目编号-过程域-英文编号
对可能重复的文档编号，命名如下：项目编号-过程域-英文编
号，如有多个在后面加-1、-2区别
举例RFPreview-PIM-IAPR
说明项目编号及标准文档模板编号应避免重名
6.文件结构规定
所有记录中除表格之外的文件，在编制过程中应按照相关编制规范编写。
文件通常包
括：封面、修订页、目录、页眉、页脚和正文。
页码：页码由第1章首页开始，显示在页脚，页脚左侧为公司全称,右侧为页码.
格式第 X 页共 Y页(其中X,Y均为阿拉伯)；
页眉：页眉内容为本文档的文件名称+版本号；右侧对齐。
页面设置：除个别特殊需要以外，纸型设为纵向A4，页边距采用默认值（上下均
为2.54cm，左右均为 3.17cm）。
7.封面
密级：
文档编号：
版本号：V1.0
分册名称：第1册/共1册
文件名称
xxx科技有限公司编制：生效日期：审核：批准：
8.修订页
修订页内容建议包括：版本号、修改日期、作者（修改人）、修订要点等，如下表所示，可以根据实际情况添加内容。
注意，在由模板文件生成实际组织或项目文件后，修订页中的原修订记录必须清除，改为实际文件的修订记录。
修订页中的版本和作者要与封面的版本和
编制一致。
日期版本号修订说明修订
人审核
人
批准
人
9.正文内容格式
程序文件正文部分一般建议包含以下内容：
1.目的/方针：
目的：程序所控制的活动及控制目的；
2.范围:程序所涉及的有关部门、活动、相关人员和产品。
3.术语表（可选）：程序文件中的专用术语、缩略语等。
4.角色和职责：规定负责实施该项程序的部门或人员及其责任和权限。
5.入口准则：启动该程序需要满足的条件
6.输入：作为该程序输入的工作产品
7.流程图
8.主要活动
作活动的逻辑顺序写出开展该项活动的各个环节。
一般应说明以下内容：
规定应做的事情（What）；
明确活动的实施者（Who）；
规定活动的时间（When）；
说明在何处实施（Where）；
规定具体实施办法（How）；
所采用的材料、设备、引用的文件等；
如何进行控制，应保留的记录；
例外特殊情况的处理方式等。
9.输出：作为该程序输出的工作产品
10.出口准则：结束该程序需要满足的条件
11.引用文档：涉及到的相关程序文件、模版文件以及其他技术或管理文件。
12.使用模板
10.文件版本号和文件命名规定
10.1.文件版本号规定
文件的版本号以“A.B”格式标识，A和B均为数字，其中‘A’注释为结构级修改；‘B’注释为小范围修改。
10.2.文件命名规定
程序文件、模版文件的命名与该文档的标题相同；
项目记录文件的命名为“项目代码＋标题”；
其他记录文件的命名为“产生日期＋标题”，对于个人年度工作总结的文件命名为
“XXXX年度个人工作总结-人员姓名”。
文件名中，产生日期和其他部分用半角横线“-”连接。