房地产公司档案管理制度范本
房地产公司档案管理制度
版次：1******房地产开发有限公司档案管理制度第一章总则第一条目的：为了加强公司档案管理，维护档案的完整性、统一性和安全性，有效地为公司的决策、发展及各项工作的需要提供信息，特制定本制度。
第二章公司文件、材料归档管理第二条公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。
1、综合类：主要包括政府企业、行政管理部门在工作中形成的文件材料。
2、房产档案：主要包括涉及公司产权产籍的房屋的图纸、合同、证件等文件材料。
3、工程档案：主要包括公司的每一项目工程开发建设及后期物业管理中形成的图纸、函件、联络单、招（投）标文件、合同等文件材料。
4、经营档案：主要包括物资采购、房屋销售及其他经济活动中形成的档案材料。
5、财务档案和人事档案由财务部和人力资源部单独归档。
6、归档的文件材料包括纸质、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。
第三条文件材料的归档要求：1、公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。
2、归档文件材料必须齐全、完整、准确。
3、归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。
4、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。
5、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。
6、归档的文件材料必须为正本，本公司编制的文件应附发文稿纸，归档的合同必须附有合同会签表及会签过程当中产生的修改版。
7、归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
9、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
10、为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强房地产公司档案管理工作，规范项目档案的收集、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有房地产项目档案的管理，包括但不限于土地、开发、销售、物业管理等环节形成的各类档案资料。
第三条公司档案管理工作遵循以下原则：1. 统一领导，分级管理：公司设立档案管理部门，负责公司档案的统一管理和监督；各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的日常管理。
2. 依法管理，规范操作：严格按照国家档案法律法规和公司规章制度进行档案管理，确保档案的合法性和规范性。
3. 安全保密，确保完整：采取有效措施，确保档案安全，防止档案丢失、损坏、泄露。
4. 方便利用，服务发展：提高档案利用率，为公司发展提供有力支持。
第二章档案管理机构与职责第四条公司设立档案管理部门，负责以下工作：1. 制定公司档案管理制度，并组织实施。
2. 指导、监督各部门档案管理工作。
3. 负责公司档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
4. 定期检查、评估公司档案管理工作。
第五条各部门设立兼职档案员，负责以下工作：1. 负责本部门档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
2. 定期向档案管理部门汇报档案管理工作情况。
3. 协助档案管理部门进行档案的检查、评估等工作。
第三章档案收集与归档第六条档案收集范围：1. 公司内部文件、会议记录、合同、协议、图纸、照片、声像资料等。
2. 项目开发、销售、物业管理等环节形成的各类资料。
3. 其他具有保存价值的文件、资料。
第七条档案归档要求：1. 按照档案分类标准进行分类，确保档案的完整性和系统性。
2. 档案卷内文件材料要按照顺序排列，编制目录。
3. 档案卷宗要整齐、牢固，封面、脊背等标识清晰。
4. 档案归档后，要及时进行编号、登记。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 严格按照档案保管期限进行分类存放，确保档案安全。
2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
房地产公司档案管理制度
第一章总则第一条为加强我公司档案管理工作，规范档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作流程，提高档案管理水平，确保档案安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有部门、子公司及项目档案的管理。
第三条我公司档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得随意销毁或篡改档案。
2. 保密性原则：对涉及公司秘密的档案，应严格按照国家有关保密规定进行管理。
3. 稳定性原则：确保档案的长期保存，防止档案损坏、丢失。
4. 便捷性原则：提高档案利用效率，方便查询和利用。
第二章档案管理组织与职责第四条我公司设立档案管理部门，负责公司档案的全面管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责：1. 制定、修订和实施公司档案管理制度；2. 负责档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作；3. 组织档案的鉴定、销毁和保密工作；4. 负责档案库房的管理和维护；5. 开展档案业务培训，提高档案管理水平。
第六条各部门、子公司应指定专人负责档案管理工作，具体职责如下：1. 负责本部门、子公司档案的收集、整理、归档、借阅、使用等工作；2. 参与档案鉴定、销毁和保密工作；3. 协助档案管理部门做好档案管理工作。
第三章档案收集与整理第七条档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏重要档案；2. 及时性原则：及时收集档案，防止档案丢失；3. 真实性原则：确保档案的真实性，不得伪造、篡改档案。
第八条档案整理应遵循以下要求：1. 分类整理：按照档案的来源、内容、时间等进行分类整理；2. 立卷归档：对收集到的档案进行立卷，按照档案类型、保管期限等进行归档；3. 编号标识：为每份档案编制唯一编号，便于查询和利用。
第四章档案归档与保管第九条档案归档应遵循以下要求：1. 归档范围：按照档案管理制度规定的归档范围进行归档；2. 归档时间：按照档案管理制度规定的归档时间进行归档；3. 归档质量：确保归档档案的质量，不得有破损、污损等情况。
地产工程档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强地产工程档案的管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有地产工程项目，包括但不限于立项、设计、施工、验收、保修等各个阶段产生的各类档案。
第三条地产工程档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理：所有地产工程档案应集中统一管理，确保档案的完整性和安全性。
2. 规范化：档案管理应按照国家及地方档案管理的规范和标准进行。
3. 安全保密：确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露、篡改或损坏。
4. 便捷利用：确保档案的查阅和利用方便快捷，满足公司内部和外部需求。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责地产工程档案的日常管理工作。
第五条档案管理部门的主要职责包括：1. 制定地产工程档案管理制度和实施细则。
2. 组织、指导、监督各部门地产工程档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
3. 负责地产工程档案的鉴定、销毁工作。
4. 配合外部审计、检查等工作，提供相关档案资料。
5. 定期对地产工程档案进行清理、整理和更新。
第六条各部门应设立档案管理岗位，负责本部门地产工程档案的日常管理工作。
第七条档案管理岗位的主要职责包括：1. 收集、整理、归档本部门地产工程档案。
2. 对地产工程档案进行分类、编目、编号和归档。
3. 对地产工程档案进行保管和维护，确保档案的完整性和安全性。
4. 定期对地产工程档案进行清理、整理和更新。
第三章地产工程档案的收集与整理第八条地产工程档案的收集应遵循以下原则：1. 全面性：收集的档案应涵盖地产工程项目的各个阶段，包括但不限于设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修记录等。
2. 准确性：收集的档案应真实、准确、完整，不得篡改或伪造。
3. 及时性：收集的档案应及时归档，确保档案的时效性。
第九条地产工程档案的整理应遵循以下原则：1. 分类：按照国家及地方档案管理的规范和标准，对地产工程档案进行分类。
房地产公司档案管理制度
房地产公司档案管理制度在不断进步的时代，制度使用的情况越来越多，制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则，也指在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范或一定的规格。
那么拟定制度真的很难吗？以下是小编收集整理的房地产公司档案管理制度，仅供参考，欢迎大家阅读。
房地产公司档案管理制度1一、总则本制度规定了本公司档案资料的管理部门与收集与立卷、归档、保管、借阅、保密、销毁等管理内容。
二、档案的管理机构（一）公司综合办公室是档案管理部门，综合办公室主任具体负责档案的日常理工作，办公室档案员做日常具体工作。
（二）财务资料，技术资料，房屋销售资料、合同资料、法律资料的原件分别由财务部、工程部、销售部、综合办公司归档并保存；工程技术资料由技术部负责归档；其余资料原稿由公司综合办公室归档并保存。
（三）各部门或个人视实际需要，经公司领导批准后可留存影本。
（四）办公室档案员主要工作职责：1. 制定或参与制定档案工作的规章制度；2. 对公司各部门文件材料的归档工作进行指导和监督；3. 做好公司档案的收集、整理、保管和利用工作；4. 提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。
三、档案的收集与立卷档案的收集就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，整理立卷，集中到综合办公室进行归档。
（一）立卷的时间凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在十日内整理并保存，需移交综合办公室立卷的要在十日内办理交接手续。
（二）立卷的要求1. 各部室设立兼职资料员，在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料进行装订后，交综合办公室立卷归档；2. 立卷时资料必须完整、真实、准确，请示和批复的底稿、正文和附件必须立在一起；3. 立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，填写备考表；4. 填写案卷一律用碳素黑水笔或钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确；5. 立卷应以各部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌；6. 立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起；7. 立卷应把上级文件与公司文件，按保管期限和文件年限分开立卷；8. 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便；9. 各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损；10. 声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
地产档案管理制度模板
一、总则为加强地产档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本地产开发公司的实际情况，特制定本制度。
二、档案管理职责1. 档案管理部门：负责地产档案的收集、整理、归档、保管、利用、销毁等工作。
2. 各部门：各部门负责本部门产生的档案资料的收集和整理，定期向档案管理部门移交。
三、档案收集与整理1. 收集范围：- 土地取得及规划审批文件；- 项目设计、施工、监理文件；- 项目销售、营销、客户服务文件；- 财务、审计、税务文件；- 法律事务、合同、诉讼文件；- 人力资源、行政管理文件；- 其他具有保存价值的文件资料。
2. 整理要求：- 按照档案分类、编目、立卷、归档的程序进行；- 确保档案的完整性、准确性、系统性；- 使用规范的档案编号、目录、标签等。
四、档案保管与利用1. 保管要求：- 档案库房应保持通风、干燥、防火、防盗、防虫蛀、防霉变；- 定期检查档案的保存状况，及时修复破损档案；- 建立档案查阅登记制度，严格控制档案的借阅。
2. 利用要求：- 提供档案查阅、复制、摘录等服务；- 查阅档案应经档案管理部门批准，并办理相关手续；- 不得擅自涂改、损毁、销毁档案。
五、档案销毁1. 档案销毁前，应经档案管理部门审核，并报公司领导批准；2. 销毁档案应采用安全、环保的方式，并做好销毁记录。
六、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励；2. 对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄露等行为的，依法予以处理。
七、附则1. 本制度由地产开发公司档案管理部门负责解释；2. 本制度自发布之日起实施。
八、具体实施细则1. 档案分类：- 土地档案；- 设计档案；- 施工档案；- 销售档案；- 财务档案；- 法律事务档案；- 人力资源档案；- 行政管理档案。
2. 档案编号：- 采用“年份-项目编号-档案类别-顺序号”的编号方式。
3. 档案归档：- 档案整理完成后，应及时向档案管理部门移交；- 档案管理部门应在收到档案后一周内完成归档工作。
房产行业档案管理制度范本
第一章总则第一条为加强本公司在房地产领域的档案管理工作，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，提高档案管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有与房地产相关的档案资料，包括但不限于项目开发、销售、物业管理、合同文件、技术资料、财务凭证等。
第三条本公司档案管理应遵循以下原则：1. 依法管理：遵守国家有关档案管理的法律法规和标准。
2. 规范管理：建立健全档案管理制度，确保档案管理的规范化、标准化。
3. 安全管理：加强档案安全保卫工作，确保档案实体和信息安全。
4. 效率管理：提高档案利用率，为公司的决策和业务提供有效支持。
第二章档案管理机构及职责第四条公司设立档案管理部门，负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条档案管理部门的主要职责包括：1. 制定和实施公司档案管理制度和操作规程。
2. 指导各部门做好档案的收集、整理和归档工作。
3. 负责档案的保管和保养，确保档案的完整和安全。
4. 组织档案的检索、借阅和利用工作。
5. 定期对档案进行鉴定和销毁。
第三章档案分类与编号第六条档案分类应按照《中华人民共和国档案法》及相关标准进行，分为永久、长期、短期三种保管期限。
第七条档案编号应采用统一编码方式，确保档案的唯一性和可追溯性。
第四章档案收集与整理第八条档案收集应全面、及时、准确，确保档案的完整性。
第九条档案整理应按照档案分类和编号要求，进行分类、编目、装订等工作。
第五章档案保管与利用第十条档案保管应遵循以下要求：1. 设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施。
2. 严格执行档案出入库管理制度，确保档案安全。
3. 对档案进行定期检查和保养，防止档案损坏。
第十一条档案利用应遵循以下要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅。
2. 借阅者应爱护档案，不得随意涂改、损毁档案。
3. 借阅档案应在规定时间内归还。
第六章档案鉴定与销毁第十二条档案鉴定应按照国家档案管理部门的规定进行，定期对档案进行鉴定。
房产公司档案管理制度模板
一、总则第一条为加强房产公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作遵循统一领导、分级管理、归档及时、准确完整、安全保密的原则。
二、档案分类及范围第四条公司档案分为以下类别：1. 产权档案：包括土地使用权证、房屋所有权证、他项权证等。
2. 合同档案：包括销售合同、租赁合同、物业管理合同等。
3. 设计施工档案：包括建筑设计文件、施工图纸、工程验收报告等。
4. 财务档案：包括会计凭证、账簿、报表等。
5. 人力资源档案：包括员工档案、招聘档案、培训档案等。
6. 法规文件档案：包括公司内部规章制度、行业法规、政策文件等。
第五条公司档案范围包括：1. 公司成立以来形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。
2. 与公司业务活动有关的各类合同、协议、证明、证书等。
3. 公司内部各类会议、活动、培训等记录。
4. 公司对外交往、合作、交流等产生的文件和资料。
三、档案管理职责第六条公司档案管理部门负责公司档案的统一管理和监督工作。
第七条各部门负责本部门档案的收集、整理、归档和日常管理工作。
第八条公司全体员工应积极配合档案管理工作，确保档案的完整、准确和安全。
四、档案收集与整理第九条档案收集应遵循以下原则：1. 及时性：档案形成后，应及时收集归档。
2. 完整性：收集档案应确保内容齐全、完整。
3. 准确性：收集档案应确保内容真实、准确。
4. 系统性：收集档案应分类清晰、有序。
第十条档案整理应遵循以下要求：1. 分类：按照档案类别进行分类整理。
2. 编号：对每份档案进行编号，便于查阅和管理。
3. 档案盒：使用统一规格的档案盒，确保档案安全。
4. 档案目录：编制档案目录，方便查阅。
五、档案保管与利用第十一条档案保管应遵循以下规定：1. 安全：确保档案库房安全，防止火灾、盗窃、水患等事故发生。
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房地产公司档案管理制度目录房地产公司档案管理制度 (1)第一章总则 (1)第二章档案管理体制 (1)第三章档案的归档范围 (3)第四章档案的归档与立卷 (4)第五章档案的分类与编号 (5)第六章档案的保管工作 (5)第七章档案的保管期限与密级 (5)第八章档案的借阅管理办法 (6)第九章档案的销毁 (7)第十章罚则 (7)第十一章附则 (7)档案编号解释说明: (7)房地产公司档案管理制度第一章总则第一条为了加强公司档案的系统管理,实现档案管理的规范化、制度化,更好地为公司各项工作服务,根据档案法和公司有关规定,结合公司实际情况,特制订本办法。
第二条凡公司各部门、子公司在工作活动中形成的,具有查考利用价值的文件材料,必须按规定定期向总公司机要档案室移交,集中管理,任何部门、单位和个人不得据为已有。
第二章档案管理体制第三条公司档案工作实行统一领导,分级保管,分级查阅的原则。
其中:一级管理是指公司综合部的统筹管理,由综合部指定专职人员负责;二级管理是指各部门的档案资料管理工作,由各部门指定人员专(兼)职本部门的档案管理工作,或由综合部派驻专职人员协助管理。
第四条公司档案管理的分散与集中。
1、与公司财务有关的资料由财务部保管。
经总经理许可,综合部可视情况保存财务管理方面的文件资料复印件。
2、有关人事方面的资料,由综合部人事专员保管。
3、属工程项目方面的资料,由工程部保管,并于每季度末将档案清单交到综合部档案管理员备案留底;其中,属于政府或专业主管部门审批的图纸、批文或批件一律交由综合部归档保管,本部门可视情况保留复印件。
在工程项目竣工档案备案后半个月内,把所有档案移交到综合部档案室统一保管。
4、设计部负责工程图纸资料的临时保管,并在每月初第一个工作日向综合部档案室移交上个月已办结的资料,但属机密级以上的资料应当在办结后立即移交。
设计图纸的原稿制作份数根据合同约定及实际需要报请分管领导批准。
5、营销中心对外签定的广告、策划合同,应当在签署完毕时,即向综合部档案管理员移交,本部门可视情况保存复印件。
并在每月初向综合部档案室移交已办结的有关上个月市场调查报告,项目策划与广告,和销售策划方案方面的资料。
6、销售合同的档案管理:销售人员在合同签署完毕后的第一时间即向综合部档案管理员移交一份售楼合同,编号永久保存。
并在房管局办完手续,合同上加盖备案章(按揭贷款需再加盖预抵押章)后,当日即移交另一份售楼合同,和网上备案单、明码标价书各一份到综合部档案室保管,其中网上备案单和明码标价书对应原合同编号永久保存。
待公司向客户交付房产后,综合部档案室再将对应的盖有备案章的售楼合同移交给客户服务中心办理产权证,并最终将此合同移交给房管局。
7、招标中心在第一时间将签署完毕的对外经济合同移交给综合部档案管理员保管,本部门可视情况保存复印件。
并在每一合同执行完毕后,将相关的签证单移交到财务部保存。
8、其它方面的重要资料由综合部档案室直接归档保管。
由公司对外签订的经济合同,原则上公司应保留两份原件,财务处和综合部各保存一份。
特殊情况只有一份原件时,由财务部保存原件,综合部保存复印件(售楼合同除外) 。
9、各部门向综合部档案室移交档案时,应同时移交相关文件的电子文档。
归档范围外的请示、报告、计划、总结及一些重要资料复印件等由各部门自行保管。
10、各子公司及事业部负责本单位的档案管理,属机密级以上档案应在事件办理完毕后 2个工作日内移交到综合部档案室统一保管,本单位可视情况保留复印件。
第五条各部门、单位形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档,综合部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导, 并且每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第六条各部门向综合部档案室移交档案时,要严格履行移交手续。
资料管理员应保持相对稳定,人员变动应及时通知综合部档案室,因工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,才能离职。
第三章档案的归档范围第七条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的公文、图纸、合同、技术资料、簿册、图表、报表、凭证、声像、电脑盘片、荣誉实物等各种门类和各种载体档案均属归档范围。
1、部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划,各种重大决议、总结、报告,和各种重要通知、通报,及各种公文、会议纪要、大事记。
2、各种工程图纸、签证单、联络函、设计变更通知书等工程资料。
3、各类工程检测、鉴定报告。
4、各种协议书、合同书,各种技术资料,和各种设备档案及说明书。
5、公司年初财务预算报告及年终财务报告,各种财会报表及原始凭证、帐册及其管理方面的文件材料。
6、公司各种审计报告、资产评估报告。
7、公司各种管理规章制度和人事档案。
8、公司各种注册、登记证件、政府批文,各种法律证照、公证文件。
9、公司各种电子图纸、图表及有保存价值的电子文档。
10、公司的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和具有重要价值的社会活动,及用于营销策划广告的照片、录音、录像、电子文件等声像信息资料。
11、公司发展大事记,和公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。
12、国家有关行业发展的政策、法律、法规等文件;上级主管部门、单位的来文等。
13、其他需要归档的重要文件。
第四章档案的归档与立卷第八条档案在形成过程中, 经办人员应及时对有关文字材料和图样进行系统收集和整理, 不遗漏、不丢失,确保全部资料能够真实、完整、齐全地向档案室移交归档。
一项工作由几个部门参与办理的,在工作中形成的文件材料,由主办部门或人员负责收集。
第九条归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写,不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
一般不得用复印件代替原件存档。
第十条凡属归档范围的文件,经办部门资料员应在规定时间内将原件及时归档,任何单位和个人不得私自留存;经办部门视实际需要留存复印件。
如特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经综合部负责人同意后妥为保存,综合部以复印件归档,经办部门在原稿用毕后仍应送综合部归档并换回复印件。
第十一条各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件,并保持其完好无损。
声像档案必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者,归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。
第十二条为避免归档档案的遗漏和混乱,档案管理员要认真核对归档档案的名称、份数、原件或复印件等情况,设立档案归档签收本,列明档案的名称、份数及必要说明并办理签收手续。
移交清单一式二份,双方签字后各执一份。
第十三条立卷应以部门为主,结合其他特征的方法组卷,把有密切联系的文件组合在一起,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起,文件上视情况加盖密级印鉴,按保管期限和文件年限分开立卷。
第十四条立卷时应编制好案卷目录,把文件的标题、日期、单位、部门等项目填写清楚,概括而简洁地拟好案卷标题,把案卷内容表达出来,填写备考表,注明保管期限。
案卷装订整齐、牢固,无任何金属物。
第五章档案的分类与编号第十五条档案管理员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录,提高档案利用率,保证档案管理工作的顺利进行。
第十六条档案分类与编号规则,见附表。
第六章档案的保管工作第十七条公司本部及各子公司应有存放档案的专门库房,库房须具备防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等安全条件,门窗应结实牢固。
各部门根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜。
第十八条归档资料要进行登记,编制归档目录,完善检索工具,以便提供利用。
根据公司档案的分类规则对档案进行科学的分类编号,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
库存档案必须图物相符,帐物相符。
第十九条档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报综合部负责人, 重要问题应及时上报总经理。
要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
要经常清理档案柜卫生,做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。
第二十条档案管理员要做好档案流失的防护工作,妥善保管,谨防丢失,不得随意转借, 或替当事人涂改内容;档案柜及库房钥匙不得随身携带。
严禁无关人员进入档案室,非档案管理人员无故不许在档案室逗留。
要严格遵守档案安全保密制度,对档案的机密内容,要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。
第二十一条档案发生泄密、损毁或丢失时,根据给公司所造成损失的大小,按规定对有关责任人进行处罚。
第七章档案的保管期限与密级第二十二条根据档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面来鉴别档案的价值, 确定其保管期限和密级。
第二十三条保管期限文件保存期限除政府有关法令或本公司其他规章特定者外,依下列规定办理:1、永久保存:(1)公司章程; (2)股东名簿; (3)组织规程及办事细则; (4)董事会及股东会纪录; (5)财务报表; (6)政府机关核准文件; (7)不动产所有权状及其他债权凭证; (8)工程设计图; (9) 规章制度; (10) 其他经核定须永久保存的文书。
2、 10年保存:(1)预算、决算书类; (2)会计凭证; (3)事业计划资料; (4)其他经核定须保存 10年的文书。
3、 5年保存:(1)期满或解除之合约; (2)其他经核定保存 5年的文书。
4、 1年保存:结案后无长期保存必要者。
第二十四条档案密级公司档案文书分绝密、机密、密、普通四个等级,按档案性质、内容不同划分不同密级, 并据此界定档案调阅权限。
1、“绝密”文书含:相关政府批文、会计凭证、财务报表、资金合同、相关财务往来文件、与其他经济组织的合作合同及其他经核定为绝密的文书。
2、“机密”文书含:公司各类经济合同、人事档案、客户档案、设计方案及图纸、预决算书、公司章程、股东会及董事会会议纪要(决议)、不动产所有权及其他债权凭证、重要工作计划、重要会议纪要。
3、“密”文件含:公司有效证件、各项办理资料、单位往来函件。
4、“普通”文件含:部门工作联系单、公司内部发文、公司宣传资料、各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料。
第八章档案的借阅管理办法第二十五条凡需借阅公司档案者,均须填写档案调阅单,依据调阅权限和档案密级,经各级领导签批后方能调阅。
第二十六条借阅的档案密级与领导签批公司各部门因工作需要,借阅本部门的业务档案须经本部门领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准后,方可借阅。
借阅非本部门的业务档案须经分管领导批准,机密级以上档案必须经总经理批准许可,方可借阅。
借阅公司人事、财务档案须经总经理批准,方可借阅。
第二十七条借阅档案必须严格履行登记手续,档案管理员依据《档案调阅审批单》,为借阅人调出所需档案并记录档案借阅信息。
借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁,确因工作需要摘抄、复制,须经综合部负责人批准。