专案管理概念
专案管理制度和职责
专案管理制度和职责引言专案管理是一种旨在提高专案效率和质量的管理方法，它通过规范化、标准化和流程化的管理方式，帮助团队有效地规划、执行和监控专案。
专案管理也是组织实现战略目标的重要手段之一，它能够帮助组织有效地利用资源，提高专案绩效，增强市场竞争力。
专案管理制度是专案管理的重要组成部分，它是一套规范的管理规范和流程，旨在规范和指导专案管理人员的行为和工作，保障专案按时、按质、按量完成。
本文将围绕专案管理制度和职责展开论述，分析专案管理制度的重要性，详细阐述专案管理制度的内容和要素，最后对专案管理人员的职责和工作进行剖析。
一、专案管理制度的重要性1.1 提升专案管理效率专案管理制度能够规范、标准化管理专案，使得专案管理更加规范、流程化，从而提升专案管理的效率。
通过专案管理制度，管理者可以事先规划专案的目标、工期、资源等，确保专案执行过程中高效运作，减少专案执行过程中的混乱和冲突，有效提升专案管理效率。
1.2 提高专案管理质量专案管理制度能够规范专案的各项工作流程和管理规范，确保专案的各项工作按规范进行，从而提高专案执行质量。
通过专案管理制度，管理者可以完善专案管理的各项规范和标准，确保专案的各项工作质量达标，提高专案管理质量，减少专案执行中的失误和差错。
1.3 降低专案管理风险专案管理制度能够对专案风险进行全面分析和评估，并采取相应的风险控制措施，降低专案管理风险。
通过专案管理制度，管理者可以规范专案风险的识别和评估，及时发现并控制专案中的各项风险，有效降低专案管理风险，保障专案的顺利完成。
1.4 促进团队协作专案管理制度能够促进团队成员之间的有效协作，减少团队内部的冲突和摩擦，提高团队的凝聚力和积极性。
通过专案管理制度，管理者可以规范团队成员的工作协作方式和流程，促使团队成员之间更加紧密地协同工作，共同推动专案的顺利完成。
1.5 提升组织整体绩效专案管理制度能够帮助组织提升整体绩效，促进组织在市场竞争中占据有利地位。
专案管理
專案管理專案管理（Project Management, PM）即是專案進行過程中，為滿足專案需求（Project Requirement），所使用知識（Knowledge）、技巧（Skills）、工具（Tools）與技術（Techniques）等管理工作總稱。
管理工作包括：1.定義與釐清需求（Requirement）；2.建立明確且可達成的目標（Objectives）；3.平衡品質（Quality）、範圍（Scope）、時間（Time）與成本（Cost）；4.採用特定規格（Specifications）、計畫（Plans）與解決途徑（Approaches）以滿足不同厲害關係人（Stakeholders）之關切與期望。
專案管理為一管理工作，其工作需滿足內部（Internal）與外部（External）之需求（Demand）、要求（Requirement），且需平衡（Balancing）品質、範圍、時間與成本等考量構面之結果（Results）。
一般而言，專案管理包含通稱之五大流程與九大知識領域。
其中流程即是與時間相關或是與次序（Sequence）相關的步驟。
包括IPECC，其中：I為起使（Initial Process）P為計畫（Planning Process）、E為執行（Executing Process）、C為監視與控制（Monitor and Control Process）、C為結案（Closing Process）。
對應到PDCA環，其關係如圖一所示。
為協助保護您的隱私權，為協助保護您的隱私權，結合五大流程與九大知識領域可以表示成如表一專案管理地圖（PM Map）。
專案管理地圖將全流程專案進行時間與知識種類分割，並讓專案管理工作有一個可依循的方向與標的，是任何一個專案管理的起點與終點。
專案是一個有生命週期概念的管理活動。
而談到生命週期就需要將產品生命週期（Product Life Cycle）觀念引進，包括：•起始期（Initial Stage）、•成長期（Growth Stage）、•成熟期（Mature Stage）、•衰退期（Decline Stage）。
专案管理的核心概念
專案管理的核心概念林炳文*摘要專案管理(Project Management) 是一種目標明確的現代管理方法。
由美國專案管理學會所頒發的國際專案管理師證照(Project Management Professionals, PMP®) 在2006年進入’s 10 Hottest Certifications for 2006 IT證照評比第四名。
本文擬對有關專案管理新字彙與專有名詞、六大管理功能、五大專案管理流程、及九大專案管理知識領域等核心概念作一完整的介紹。
關鍵字：專案、專案管理、綜合行動管理、五大流程、九大知識領域一、前言專案(projects) 在人類歷史中佔有重要的一頁。
有些專案來自神話，有些是戰爭時的產物，有些來自信仰，而有些則是科學與商業用途。
有些專案更成為歷史上不朽的事蹟，諸如古埃及的金字塔、人頭獅身雕像、自由女神、亞歷山大港口的燈塔、中國的萬里長城；今日我們太空人成功登陸月球並安全返航、就特殊的疾病開發研究新的藥品、因應地球暖化，聯合國跨政府氣候變化委員會制定一些政策文件與措施、經由網際網路迅速而有效地連結個人與組織等。
有些專案雄心勃勃，對於社會、經濟、及政治具有深遠地影響；當然有些專案欠缺宏偉與完備的內容。
有些專案需借助於科學進步，有些專案則只是展開科技實務的印證；有些專案在挑戰信仰，有些專案則在維持傳統的價值。
值得一提的，並非每一項專案多是成功落幕的。
不管時間、地點、或文化為何，一項專案的主要特徵就是其目標必頇迎合時間、成本、及範圍等三個期望(或限制)。
每一項專案皆代表著一種努力、投資、及結束。
當某一項專案目標達成時，或者當某一項專案投入的時間、成本與預期價值不相稱時，該項專案就宣告結束。
因此，一個成功的專案經理必頇聚焦在專案的時間、成本、及範圍，而且需要富有效率、省時、及正確溝通。
為了扮演好專案經理的腳色，他們必頇熟稔專案管理新字彙與專有名詞。
尤其是六大管理功能、五大專案管理流程、九大專案管理知識領域，都是專案經理必頇深入涉獵的東西。
专案管理制度及内容
专案管理制度及内容专案管理制度是指为了有效管理项目和任务而制定的一套管理规范和流程。
在当前高速发展的社会环境下，各类机构和企业需要不断推动创新和提高绩效，专案管理制度成为了必不可少的管理工具。
有序的专案管理制度可以帮助组织规范管理流程、提高工作效率、优化资源配置，实现项目目标。
二、背景与意义专案管理制度的建立和实施可以提高组织的管理效率和执行力，同时也有助于降低风险和避免资源浪费。
通过专案管理制度，可以明确项目的目标、范围、任务和责任，协调各部门之间的合作，最大程度地利用资源，保证项目的顺利进行，达到预期效果。
三、内容和流程1. 项目立项项目立项是专案管理的第一步，是确定项目目标和范围的关键环节。
在项目立项阶段，需要明确项目的背景、目的、预算、时间表以及关键绩效指标等信息。
此外，还需要确定项目的主要责任人和团队成员，明确各自的职责和任务。
2. 项目规划项目规划是专案管理的核心环节，主要包括项目计划、资源调度、风险管理等内容。
在项目规划阶段，需要制定详细的项目计划，包括项目的分阶段目标、工作时间表、工作任务和资源需求等内容。
此外，还需要进行风险评估和控制，监测项目的进展情况，及时调整项目计划。
3. 项目执行项目执行是专案管理的具体实施阶段，主要包括工作任务的指派、资源的分配、进度的监控等。
在项目执行阶段，需要确保项目按照计划进行，以达到项目目标。
同时，还需要及时解决项目面临的各种问题和挑战，确保项目的进展顺利。
4. 项目评估项目评估是专案管理的收尾阶段，是对项目进行总结和评估的环节。
在项目评估阶段，需要对项目的达成情况、工作流程、资源利用情况等进行全面评估，找出项目的优点和不足之处，并提出改进建议。
通过项目评估，可以不断提高专案管理的水平和效率。
四、专案管理制度的优势1. 提高管理效率：专案管理制度可以优化管理流程，提高工作效率，降低管理成本。
2. 优化资源配置：通过专案管理制度，可以合理分配资源，确保资源的最大化利用。
专案管理的模型
「专案管理」执行效能提升专案管理（Project Management；PM）是公司推动事业部跨部门工作小组所采取一种模式，有效缩小管理半径、提升执行效能。
在执行非例行业务、局部系统整改、新计划等采取专案管理；小到一次专题会议或活动的筹办，如供应商会议、评审活动等；为小专案；大到重大系统变更或新产品开发，如ERP实施、A++标准修改等；为大专案；要求在预定时间与资源下，完成任务或计划，实现专案所设立的目标，并且要能够充分将预算、成效、质量等控制；无论小专案还是大专案，专案主导人的企划能力、沟通协调等技巧非常重要，都能够使专案执行与管理顺畅，专案主导人需要掌握专案管理之主旨精神，并且恰当地运用管理工具与推动流程技巧。
专案管理的实施，重点在于执行效能的提高，充分利用现有资源，使内部资源充分共享而降低损失，提高整个团队的营运效率；公司每一位员工之执行效率与效能，都影响到部门和公司的竞争力，在参与专案管理的过程中，促使每个成员的潜能充分发挥，提高个人执行力及团队的绩效（质量、成本、速度）水平；做好专案管理：首先需要建立正确之观念；做好专案执行前的规划；思考和讨论系统化的执行方法；逐步形成自身的know-how；控制专案进度，随时评估专案实施三要素：Q(质量)、C(成本)、D(交期、时间)；提高组织建设能力，及人力问题解决和协调能力；在专案实施过程中，最重要的是提高了经理的主导能力和领导素质。
一、专案管理的界定1.什么是专案？什么是管理？2.专案的特性3.专案管理的目的和意义二、专案规划及专案组织的建立1.专案规划与企业需求2.专案目标3.绩效衡量指标的建立4.组织设计要素5.专案组织及职责6.专案团队的建立7.专案经理的人选8.梦幻团队的建立9.专案管理程序10.专案沟通11.专案决策程序12.专案范围的定义与变更管理13.专案工作环境14.专案人员的绩效管理三、专案工作计划的拟定1.工作计划的拟定2.工作专案的拟定3.工作专案展开4.工作专案的工时分析5.甘特图与要径分析6.工作计划范例解说7.专案风险评估与选择四、专案执行与专案控制1.定期进度检讨2.计划控制、质量控制、变更控制、过程控制、结果控制3.影响专案进度的要素4.专案控制5.专案管理指标五、专案验收与变更管理1.专案组织及人员面对的新挑战2.变革管理3.持续改善的维持六、专案成功及失败因素探讨1.专案冲突的原因2.专案失败原因探讨~专案执行前3.专案失败原因探讨~专案执行过程。
专案管理介绍
9-3 介面(interface)管理
在专案过程中,采用管理方法,以改善介面间的关 系及提高系统的整体效率与效益 介面管理的目的
明确定义静态介面(组织日常生活运作的介面,非专案所 发展的) 初期掌握技术性定义,确保专案成功 依管理阶层与专案阶段,提供动态介面管理技术 依专案阶段与管制阶层,控制需求的变化
9-1 系统工程管理(续)
系统管理的特性: 目标导向 跨领域的 团队工作 技术专家 争取授权 以变革成长为导向 参与式,民主式领导 目标承诺及自我激励
9-2 资料管理
专案进行期间,各类由合约商所发展出来的资 料文件,建立一套资料管理系统,进行维护,选 择,保管,使用资料等工作. 资料库管理系统(database management database system;DBMS)
6
时间管理
时间管理习惯分析 建立工作计划(action plan) 目标设定 区分优先顺序 找出荒废时间的因素 制订会议规划
6-1 时间管理的方法
6-2 时间管理的程序
程序1: 程序 : 作业(activity)定义: 以「工作分解结构」的方法,区别各项专案的作业并 加以文件化. 程序2: 程序 : 作业排序 程序3: 程序 : 估算作业时间 程序4: 程序 : 时程(schedule)发展:专案作业起始日与完 成日的排定,并多次演练,直到确定可行 程序5: 时间控制 程序 :
1-3 专案管理之目标
时 间(以时程为指标) 成 本(以预算为指标) 预期成果品质 最终目的仍以顾客满意为主
1-4 专案管理之原则
筹组具生产力的专案团 激励专案成员的使命感 充分授权 运用资讯做好沟通管道
管理知识-专案管理
專案管理◎管理的三任務：1.達成組織的特定宗旨和使命2.機構內的各項工作具有生產力，並使員工有成就感3.掌握組織的社會衝擊以遂行其社會責任◎專案管理：憑藉溝通與領導，經過規劃、執行、控制等過程，有效率的完成該專案的目標，並使員工的生產力增進，成就感提高的整個過程。
◎專案過程：定義、規劃、執行、監督、完成，再加上領導（貫穿這五步驟），撰寫建議書、成本估計、監督考核、人員遴選與審核、報告撰寫、發表！一、專案的定義(Defiant)此階段中要寫建議書(Proposal)，而系統專案的成功是取決於績效(Performance)、時間(Time Constraint)、及成本(Cost Constraint)。
二、專案的監督與考核(Monitoring & Reviews)簡稱專案控制(Project Control)，目的在掌握專案進行中各狀況而不致於偏離目標。
需依賴系統的回饋及人員的前饋。
在控制方陎大都有正規的報告、覆查(review)及審查(workthrough & inspection)，覆查又分里程碑覆查(milestone reviews)、管理覆查及軟體系統結構的覆查，目的在追蹤掌握專案執行的績效與經費的使用情形。
三、專案的組織(Organization)1.民主式組織(democratic teams)：一群程式設計師勝任，優點是成員的參與感、成就感及學習機會高，缺點是溝通太多、無責任感且每個人都要有無私的精神。
2.主程式設計師組織(chief-programmer teams)：決策集中、溝通減少、分工清楚，專案成敗定於主程式師一人的技術與管理能力。
3.階層式組織(hierarchical teams)：配合外部組織結構、減少溝通，適合階層性軟體之開發，但技術人員會升為管理人員，不但少了技術人才，而技術人才不見得會是好的管理人才。
四、專案的規劃要達到更有效的管理，最重要的是成本估計與時間規劃。
专案管理_[全文]
![专案管理_[全文]](https://img.taocdn.com/s3/m/eb4a3c3a182e453610661ed9ad51f01dc28157d4.png)
专案管理Project Management何谓专案一个特殊而有一定限度的( Finite )任务。
或由一群聚相互关连性的工作所共同组合起来的任务。
该任务是以获得特殊结果或圆满达成某种成就为目标。
专案具备的基本特性无论执行时间的长短都具有一定的时程、明确的开始及终止点。
执行专案使用资源，通常都是在资源有限的环境下运作。
专案内部间各任务具有「相互依赖」、「介面」及「互动关系」，与外部环境息息相关，彼此间需密切合作，按一定执行程序，需要高度的整合性。
是独一无二且是未曾发生过的。
执行专案的组织内外经常隐含著「利益性的冲突」专案管理美国「专案管理学会」( Project Management Institute, PMI )定义：专案管理是将管理知识、技术、工具、方法综合运用到任何一个专案行为上，使其能符合或超越「专案利害关系者」需求与期许的一种专门科学。
是一既有效率又有效益地将专案成功执行的一种程序与方法；所关切的是如何将一项任务能如期、如质及如预算的达成并充分满足需求。
执行专案过程需兼顾专案的范畴、时程、成本与品质目标的达成。
寻求「专案利害关系者」间不同的需求与期许。
确认的「需求」与不确认的「期许」间的均衡。
专案管理与一般传统管理的比较一般管理在既定的系统、组织、程序、资源及能力下运作。
执行例行性、重复性及连续性的管理。
对变动的环境与需求较不敏感。
管理者的思维较倾向於侠义与片面。
专案管理以极为弹性的原则在临时性组织下运作。
具特殊与时程及有限资源使用的压迫性。
面对变动性的环境与需求需作快数的反应。
管理者的思维较为宏观。
专案管理与一般管理的关系一般管理是指对一持续运作的企业进行包含规划、组织、用人、执行、及控制等一系列的活动。
一般管理也包含其他辅助的学科，例如电脑程式设计、法律、统计学与机率理论、后勤学及人事管理。
专案管理人至少需具备一般管理的基本知识，但懂得一般管理的人却未必能作专案管理。
专案管理应用领域功能性管理及支援性诫律：如法律、生产及仓储管理、行销、后勤及人事。
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4. 專案成員有兩個上司 10. 更注重溝通協調
5. 完成任務需要跨部門 11. 任務以達成企業目
標為主
6. 主管稱為專案經理 12. 希望打破部門主義
2020/3/5
13
專案管理簡要過程
專案發起人草 擬專案授權書
專案經理與團隊 討論授權書內容
專案結束，資料收集、 整理，經驗教訓留存 歸檔，並分發專案關 係人。
6. 推動全面品質管理 12. 推動知識管理
2020/3/5
9
政府專案
1. 高速鐵路 2. 捷運工程 3. 行政革新 4. 各種選舉 5. 運動會 6. 重大刑案
2020/3/5
7. 軍事演習 8. 各類公共工程 9. 換發新身分證 10. 政令宣導 11. 教育改革 12. 各項晚會慶典
10
古今中外各類專案
2020/3/5
3
何謂『專案管理 』?
專案團隊在組織預設的限制條件下：
1. 時程 2. 成本
時間
成本
3. 品質 4. 範圍
品質
範圍
利用有效的管理方法和工具，以有限的資源
達成組織的策略性目標。
2020/3/5
4
專案的限制條件
2020/3/5
5
專案的限制條件
2020/3/5
6
何者『重要 』?
成本
2020/3/5
28
關鍵成功因素分析文件
關鍵成功因素的分析文件應該包含： 1. 專案背景資料 2. 關鍵成功因素 3. 專案負責人員 4. 預定完成日期 5. 實際完成日期(專案完成後填入) 6. 成功因素沒有達成所產生的影響 7. 其他建議。
2020/3/5
29
1.2 專案管理環境
專案環境說明
最終可交付成果
結案報告
16
專案管理各階段任務
專案發起
專案溝通
Performance 專案計劃
1. Item 1 2. Item 2 3. Item 3
規模規劃 規模定義
專案規劃
$
作業展開圖 工時成本估計
資源規劃 預算編列
風險管理
組織規劃 品質規劃 採購規劃
man1 man2 man3
. .
.
專案執行
2020/3/5
31
持續專案「管理 品質」的衡量與 改善，以達永續 經營的目的
依據 ISO 10006
專案管理品質指 導綱要建置專案 管理流程
專案管理
流程與 ISO 9001
品質系統整合方式 之探討
對 20 Keys 之間 的相關影響進行 探討與分析
依組織需求持續 改善專案「管理 品質」衡量系統
1.1 專案關鍵成功因素
N
放棄
N
計 畫 變 更
重 工N
N
發起
專案管理過程
INP輸UT入
O輸UT出PUT
專案需求
決定專案要做什麼 “WHAT”
專案草案
規劃
專案草案
決定專案如何做 “HOW”
專案計劃
執行/控制
結束
2020/3/5
專案計劃
• 執行工作 • 監控績效 • 進度報告 • 管理變更
最終可交付成果
• 客戶評價 • 關係人評價 • 經驗教訓
專案經理協同團隊 制定專案計劃書， 呈交專案發起人核 准，分送專案關係 人。
專案團隊依計劃執 行專案，定期產出 可交付成果，最後 經客戶驗收通過。
專 案 管 理 過 程
解決問題
創造機會
發起過程
規畫過程
執行過程 /
控制過程 結束過程
可行性分析
可行
Y
專案發起
專案規劃
計畫書
Y
專案執行 專案控制
符合
Y
專案結束
Chapter 1
專案管理概念
(Project Management Fundamentals)
2020/3/5
1
專案管理
如果你不知道你不知道 你會以為你知道
何謂『專案』 ?
組織在一定的時間內，為了達成特定目標的臨時 性投入和努力。專案具有以下的特點： 1. 一次性活動，不會重複執行。 2. 專案執行有開始和結束日期。 3. 有預先設定好的專案目標。 4. 投入的資源數量受到限制。 5. 完成後要產出期望的成果。
專案管理名詞
四、風險:
產出最終可交付成果的過程，可能發生的 潛在問題。
2020/3/5
21
專案管理名詞
五、專案發起人:
負責制定專案授權書，並且做為組織高層 和專案團隊間的窗口的人，他的職責是支
持專案團隊和監督專案績效。
2020/3/5
22
專案經理能力
管理能力
技術能力
哪一個重要 ?
專案經理能力
5. 完成任務不需跨部門
6. 主管稱為部門經理 7. 類似任務一再重複 8. 管理困難度較低 9. 任務以達成部門目
標為主 10. 容易形成部門主義
2020/3/5
12
專案 ─ 非例行性任務
1. 非標準化
7. 任務通常不會重複
2. 不確定性高
8. 管理困難度較高
3. 專案式組織
9. 強調與人共事的能力
“When projects fail, it’s rarely technical.”
• Jim Johnson, The Standish Group
2020/3/5
25
Root Causes of Failure
Separation of goal and function Separation of business and technology Lack of common language and process Failure to communicate and act as a team Processes that are inflexible to change
成果。
2020/3/5
18
專案管理名詞
二、專案範圍:
一個有關專案可交付成果，以及判斷是否
滿足客戶需求和允收標準的說明文件。
2020/3/5
19
專案管理名詞
三、資源:
投入專案的時間、 人力和金錢。時間 通常以專案進度方式控制；人力以人 時進行衡量，金錢以專案預算方式進 行分配。
2020/3/5
20
Jan. Feb. man tool
品質保證
資訊傳遞
團隊建立
供應商選擇
合約管理
專案結束
進度控制
成本控制 品質控制
專案控制
man1 .
man2
.
man3
.
績效報告
變更管理
風險監控
專案管理名詞
一、可交付成果:
專案完成後的成果，可能是產品或服務。 期中可交付成果是專案結束前各階段必須
產出的成果。 最終可交付成果是專案結束時必須產出的
品質
2020/3/5
時間
7
專案管理─變革管理
(問題或機會)
(達成目標)
2020/3/5
8
企業專案
1. 組織合併(明基與西門子) 7. 推動平衡計分卡
2. 企業流程再造
8. 開拓歐洲市場
3. 產品研發
9. 引進 LCD 技術
4. 製程改善
10. 建造12吋晶圓廠
5. 良率提升
11. 推動 6 標準差
1. 萬里長城 2. 金字塔 3. 車同軌書同文 4. 孔明草船借箭 5. 登陸月球 6. 發展太空梭
2020/3/5
7. 攻打伊拉克 8. 發展 IDF 戰機 9. 奧林匹克運動會 10. 南海賑災 11. AIDS 防治 12. 演唱會
11
大量生產 ─ 例行性任務
1. 大多標準化 (ISO) 2. 工作不確定性低 3. 部門式組織 4. 每個人一個直屬上司
影響專案成敗最直接的是專案成員的專案管理能力， 和組織專案管理制度的成熟度。其次是外面一圈的 客戶，供應商，外包商和所有其他的專案關係人。 這些人的期望、要求和做事方法都和專案的績效息 息相關。最外圍的是執行專案的外在大環境，包括 生態環境、文化環境、社會環境、政治環境、國際 環境、和產業環境等，這些巨觀的環境不但引發專 案的需求，而且限制專案的運作。
2020/3/5
26
Байду номын сангаас
專案關鍵成功因素
目標
有效管理溝通 成員專長分佈平均 專案關係人管理妥當 專案計劃清楚可行
專案目標明確
高階主管支持專案
專案經理管理能力
階段性專案關鍵成功因素
也可以設置階段性的關鍵成功因素，以確認 專案的某一階段是否順利完成。例如某專案 的一個關鍵成功因素是專案計畫在發起後兩 個星期內順利核准；或是專案執行階段的一 個模型在一個月內製作完成。