项目部收发文管理规定
工程部收发文规范管理制度
工程部收发文规范管理制度第一章总则第一条为规范工程部的日常办公工作，提高工作效率，促进信息的快速传递和及时响应，特制定本管理制度。
第二条工程部收发文以书面文档为主要形式，包括报告、公文、函件、传真等形式。
第三条工程部收发文的管理范围适用于所有工程部门及相关人员，包括工程部主管、工程师、项目经理、助理等人员。
第四条工程部收发文的管理遵循的原则是保密、规范、高效和便捷。
第五条工程部收发文负责人为工程部主管，具体负责工程部的文书处理与管理工作。
第六条工程部收发文制度的执行由全体工程部人员共同遵守及执行，不得有违规行为。
第二章收文管理第七条工程部收文主要包括来文登记、分发、传阅、阅办和归档等环节。
第八条来文登记由专人负责，确保每一份来文都能及时记录并编号，避免遗漏和漏报。
第九条来文应立即进行分发，按照文件的密级和重要程度进行分类，确定下一步的处理流程。
第十条收文如需传阅时，应将传阅内容与目的告知相关人员，不得私自传阅或泄露机密文件。
第十一条收文的阅办应按照规定的程序和时限进行，如有异议或需要补充材料时，应及时通知相关人员进行处理。
第十二条收文处理完毕后，应及时进行归档，确保文档的完整性和可追溯性。
第三章发文管理第十三条工程部发文主要包括制定、审批、签发、分发和登记等环节。
第十四条发文应严格按照规定的格式和内容进行制定，确保文档的准确性和完整性。
第十五条发文需要经过上级主管审批后方可签发，未经审批擅自发文的行为将被追究责任。
第十六条发文如需分发时，应按照相关人员的权限和职责进行分发，确保发文的及时传达和有效执行。
第十七条发文应当及时登记，确保文档的流转和处理情况能够被记录和查阅。
第四章通信工具的管理第十八条工程部内部通信工具主要包括电话、传真、邮件等，应当根据需要进行合理使用。
第十九条电话通信应注意维持良好的沟通秩序和礼貌用语，不得进行无关的私人聊天和谈论。
第二十条传真通信应注意传真内容的准确性和完整性，传真操作人员应规范操作，避免误传或遗漏。
收发文管理规定及表单
收发文管理规定一、目的：为保障公司各项政策、规章文件及时、有效的贯彻和执行，特制定本规定。
二、范围：1、适用范围：本规定适用于集团公司各部门，各子公司及项目部根据其实际情况遵照制定执行并上报集团公司备案。
2、本规定中的文件范畴：集团公司业务往来中涉及到的所有收文、发文。
三、名词解释：1、正式公文：指须按公司统一标准格式拟写，行政部统一授号、用印、下发并存档的文件。
如：各部门正式签发的带文号的文件及会议纪要等。
2、主送：指要求执行文件的部门及子公司。
3、抄送：集团公司董事会。
4、签发人：集团公司总经理。
5、收文：需要集团公司相关部门处理的外来文件。
均由行政部按（附件1）格式进行登记，并填写《文件处理笺》将登记后的文件进行传阅，回传对方并及时收回归档。
各部门独立起草审核意见至行政部再到总经办。
四、职责：1、集团总经理或各子公司第一负责人有正式文件的签发权。
签发人要在发文审批单上明确批示是否同意以文件的形式下发，如对文件的内容无异议，须在文件每一页的右下角签名予以确认。
2、拟稿人应将发文内容简单摘录，在发文审批单的“拟稿人意见”中列明，拟稿部门领导在次栏中签字确认。
3、各部门/子公司需指定专人负责公文流转工作。
接到正式签发的文件后，应及时转送相关部门及人员。
4、行政部负责对文件（带文号文件）的格式、授权、有无明显错误等进行审核。
5、如工作推责，罚1000—8000元/次，造成损失另行追责及赔偿。
五、管理制度：1、公文的编号方法：由行政部负责统一编制和管理，公文的顺序号（即第×××号）为年度内三位数流水号。
●以公司名义发文的编号为：xx+发+[年号]+第×××号。
●以公司名义下发的会议纪要的编号为：xx+纪字+[年号]+第×××号。
●以公司名义下发的奖惩文件的编号为：xx+行字+[年号]+第×××号。
项目部收、发文规定制度
项目部收、发文规定
为了使项目部文件能够清晰、齐全的归档，所属项目部办公室必须按项目部统一的标准要求各自进行收、发文登记，现特规定如下：
一、发文要求：
1、项目部办公室保管的收发文本必须由资料员存放，作好发放登记手续。
2、每次的发文必须签字齐全，发文日期、编号、主题书写必须正规、清晰、明
确，发文本要保持整洁。
3、各办公室在发一般性文件时，指派具体承办人进行发文；发重要性文件时，
必须通报项目经理部，由项目部经理指派专人进行发文。
4、发文人必须及时将文件发出，如因发文延误或丢失、损坏、签字不全，由发
文人负责。
5、各办公室对所发文件必须整理登记，每月月底交项目部文件档案室，由文件
档案室报公司进行归档。
二、收文要求：
1、项目部收取建设单位、监理单位发文时统一由资料员进行签收，再由资料员
向项目经理部汇报，并交文件档案室归档。
收公司发文一律由文件档案室签
收。
2、收劳务队发文由各办公室负责人签收，各办公室分别建立劳务队收文本，由
各办公室主任向项目经理汇报并交文件档案室归档。
3、签收人在接收到文件后，如因没及时向项目经理汇报，或因签收人管理不善
使文件损坏或丢失，而造成损失时，全部责任将由签收人承担。
4、每次接收的文件经项目部经理或各负责人审阅后都必须交于项目部文件档案
室进行存档。
月底由项目部文件档案室报公司进行归档。
如因各办公室对收、发文件管理不当，而造成文件丢失、缺损、签字不全等，由各办公室主任及相关人员负责。
决意提请部门：
签发人：2013年6月8日。
甲方工程部收发文管理制度
甲方工程部收发文管理制度一、总则为规范甲方工程部的收发文工作，提高收发文效率和质量，特制定本管理制度。
二、收文管理1. 收文渠道甲方工程部接收的文件主要来自于上级主管部门、合作单位、外部机构等，收文渠道主要包括邮寄、传真、电子邮件等方式。
2. 文件接收收到文件后，工程部接待人员应及时签收，并按照文件的重要性和紧急程度进行分类处理。
3. 文件整理收到文件后，应当及时整理归档，确保文件的完整性和可查性。
4. 文件分发根据文件的内容和相关部门的要求，工程部应当及时将文件分发到相关部门或人员，确保文件的流转畅通。
5. 文件登记工程部应当建立收文登记制度，对收到的文件进行登记，包括文件的编号、日期、发文单位、主题等信息，便于查阅和管理。
6. 文件传阅对于需要传阅的文件，应该根据相关规定进行传阅，确保文件的及时传达。
7. 文件保管工程部应当建立文件保管制度，对文件进行分类、归档和保管，确保文件的安全和可靠。
三、发文管理1. 文件拟制在发文之前，工程部应当对文件进行拟制，并经过相关部门的审查和批准。
2. 文件编号发文之前，工程部应当对文件进行编号，包括文件类型、发文年度、文号等信息，便于管理和查阅。
3. 文件签发经过相关部门审批通过后，文件应当由主管领导签发，确保文件的合法性和有效性。
4. 文件分发对于发出的文件，工程部应当及时将文件分发到相关部门或人员，并保留分发记录，以备查阅。
5. 文件传阅对于需要传阅的文件，应该根据相关规定进行传阅，确保文件的及时传达。
6. 文件备份工程部应当对发出的文件进行备份，确保文件的安全和可靠。
四、其他管理1. 文件查阅工程部应当建立文件查阅制度，对文件进行管理和查阅，确保文件的及时获取。
2. 文件销毁对于已经完成任务或过期的文件，工程部应当按照相关规定进行销毁，确保文件的安全和清理。
3. 文化宣传工程部应当积极开展文化宣传活动，提高员工的文化素养和文明素质，促进工程部的发展和进步。
工程文件接收管理制度
工程文件接收管理制度一、总则为规范工程文件接收管理工作，提高工程文件管理的效率和质量，根据相关法律法规，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内外的所有工程项目，涉及的工程文件包括但不限于施工图纸、设计文件、技术规范、工程合同等。
三、文件接收的程序1.工程文件接收人员应根据工程文件的来源和类别进行识别，并记录在工程文件接收登记表中。
2.确保工程文件的完整性和准确性，对工程文件进行逐份检查，并将检查结果记录在工程文件接收登记表中。
3.在接收到工程文件后，及时通知相关部门或人员，确保工程文件及时投入使用。
四、文件接收的责任1.文件接收人员应认真负责地完成文件接收工作，确保工程文件的准确性和完整性。
2.文件接收人员应妥善保管工程文件，防止丢失、损坏或泄露。
3.文件接收人员应及时将工程文件的使用情况报告给上级部门或领导。
4.文件接收人员应及时处理工程文件使用过程中出现的问题，确保工程文件的正常使用和更新。
五、文件接收的流程1.接收工程文件前，文件接收人员应对工程文件的来源和类别进行初步了解。
2.接收工程文件时，文件接收人员应将文件进行逐份检查，确保文件的完整性和准确性。
3.验收合格的工程文件应立即登记并通知相关部门或人员。
4.对于不合格的工程文件，应及时协调相关部门进行整改或更换。
六、文件接收的管理1.公司应建立健全文件接收管理制度，制定相关的文件接收标准和程序。
2.定期对文件接收工作进行检查和评估，发现问题及时纠正和改进。
3.加强文件接收人员的培训和管理，提高文件接收的质量和效率。
七、文件接收的监督1.公司内部设立文件接收监督部门，对文件接收工作进行全程监督。
2.文件接收监督部门应定期对文件接收工作进行检查和评估，发现问题及时处理。
3.对于严重违规的文件接收行为，应及时通报公司领导并进行处理。
八、附则1.本管理制度由公司质量管理部门负责解释和修订。
2.本管理制度自发布之日起生效。
以上为工程文件接收管理制度。
关于规范项目部公文处理及格式的通知
关于规范项目部公文处理及公文格式的通知项目部各部门：为提高项目部公文处理规范化、制度化、科学化，切实规范项目部公文处理及公文格式，按照公司中铁四城办［2014］188号《转发中铁十一局集团有限公司公文处理办法的通知》，现就规范项目部公文处理及公文格式提出要求：一、项目部办公室对公文实行“五统一”管理，即统一收发、统一审核、统一用印、统一归档、统一销毁。
各部门要严格按照公文管理制度执行，切勿私自编号。
二、规范项目部报文程序。
项目部各部门的发文要统一交办公室接收处理，进行会签后经项目经理签发。
三、加强和规范项目部办文过程中的协调。
项目部各部门在拟制公文时，如涉及其他部门范围内的事项，应主动与相关部门协商。
如有分歧，拟稿部门的主要负责人应出面协调。
四、项目部公文管理实行严格的退文和通报制度。
对报送项目部办公室需发文的公文处理及表格格式不规范等，办公室将实行退文并通报，因行文不当或表格格式不规范，致使公文未能及时办理而对工作造成不良影响的，将按规定追究相关部门负责人的责任。
- 1 -五、项目部公文应遵循依法行文、严谨细致、讲求效率、注重质量、精益求精的原则。
经项目经理签发后的定稿，不得做实质性改动，如内容确需补充或修改的，应按规定将修改稿和定稿一并送办公室核稿和签发人复审，经项目经理签字同意后方可下发。
六、各部门报送办公室的发文格式及表格，要严格按照《中铁十一局集团有限公司公文处理办法》的规定执行。
公文格式及项目部统一表格见附件要求。
中铁十一局项目部2016年5月23日抄送：公司办公室，存档。
中铁十一局项目部办公室2016年5月23日印附件：1.公文格式细则。
（1）公文用纸一般采用国际标准A4型。
首先进行页面设置，页边距：上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。
（2）排版规格：每面排22行，每行排28个字。
标题的格式是方正小标宋简体二号，居中，行距为固定值28磅，正文字体为仿宋GB2312三号字。
工程收发文件流制度规定
工程收发文件流制度规定第一章总则第一条为规范工程文件的收发流程，提高工程项目的管理效率和信息传递效果，制定本制度。
第二条本制度适用于工程项目管理中的各类文件的收发过程，包括合同文书、工程进度报告、设计文件、施工图纸、变更通知、验收报告等。
第三条工程文件的收发流程应遵循便捷、准确、及时的原则，确保文件的内容真实、完整、合法。
第四条工程文件的收发主要采用电子文档传递，确保信息的安全、完整和可追溯。
第五条工程文件的收发应遵循严格的审批流程，确保文件的真实性和准确性。
第六条工程文件的收发应有专门的人员负责管理和监督，确保文件的存档和备份工作得到有效执行。
第七条工程文件的收发应遵循法律法规和国家标准，不得违法违规。
第八条工程文件的收发应遵循保密原则，不得泄露工程项目的商业机密和个人隐私。
第二章工程文件的收发流程第九条工程文件的收发流程包括发送、接收、审批和存档等环节，具体流程如下：（一）发送方应将要发出的文件进行整理和打包，填写相关信息，包括收件人、抄送人、主题和正文内容等，确认无误后进行发送。
（二）接收方应及时查收收到的文件，核对文件内容和重要信息，如有疑问应及时与发送方联系。
（三）审批环节包括对文件内容的审核和批准，需经过主管领导或部门负责人审批后方可发出。
（四）收到文件后，接收方应及时存档和备份，确保文件安全可靠。
第十条发送方应根据文件的重要性和紧急程度，选择合适的方式进行发送，如电子邮件、传真、快递等。
第十一条接收方应及时查阅和处理收到的文件，如有疑问或需要进一步说明，应及时与发送方联系，避免出现误解和延误。
第三章工程文件的管理和监督第十二条工程文件的管理应由项目管理部门或专门的文件管理员负责，制定管理制度和流程，定期进行检查和评估。
第十三条工程文件应按照文件类型、日期等进行分类和归档，确保文件的秩序和便于查找。
第十四条工程文件的备份应定期进行，确保文件的安全和完整存档。
第十五条工程文件的管理人员应加强监督和培训，确保工程文件的安全和准确。
项目工程收发文管理制度
项目工程收发文管理制度一、总则为规范项目工程收发文管理工作，提高文书管理效率，保障项目工程顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于项目工程中的各类文件、资料的收发管理工作。
三、文件编号管理1.1 文件编号的设置在项目工程中，每一份文件都必须设置文件编号，编号由项目管理部门负责统一制定。
1.2 编号的规范文件编号采用YYMMDD+3位流水号的形式，例如20220101001，其中YYMMDD为年月日，流水号从001开始递增。
1.3 文件编号的管理文件编号由项目管理部门负责管理，各部门在发文时需向项目管理部门申请文件编号并按规定方式填写。
四、文件收发管理2.1 发文（1）发文单位应按照文件编制格式，完整填写文件内容，并加盖单位公章。
（2）发文前，应向项目管理部门申请文件编号，并在文中标明文件编号。
（3）发文单位应将发出的文件及时送交收文单位，并留存一份备查。
2.2 收文（1）收文单位应按规定时间接收来文，并及时办理相关手续。
（2）收文单位应认真查阅文件内容，如有问题及时反馈给发文单位。
2.3 预警和催办收文单位在遇到重要文件未到达或超时未办理问题时，应及时向发文单位发送预警或催办函，催促对方尽快处理。
五、文件归档管理3.1 归档要求项目工程中的文件应按照文件类型、时间顺序、重要性等要素进行分类归档。
3.2 归档责任各部门应指定专人负责文件归档工作，并严格执行归档规定，确保文件整齐、清晰、易寻。
3.3 归档保管项目管理部门应配备专门设备用于文件归档，并设置访问权限，保障文件安全。
六、文件查阅管理4.1 查阅申请任何单位或个人需要查阅项目工程中的文件，需提出书面申请，经项目管理部门批准后方可查阅。
4.2 查阅时限查阅单位或个人应在规定时间内查阅完毕，并保证文件的完整性。
4.3 查阅注意事项查阅单位或个人在查阅文件时，应注意保护文件的安全性，严禁擅自复制、篡改文件内容。
七、违章处理对于违反本制度规定，擅自篡改文件内容、私自处理或泄漏文件、滞留文件等违规行为，将按照相关规定给予相应处罚。
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代建（监理）项目部收发文管理规定
一、目的
为规范管理项目各类收发文件，确保各类文件得到妥善保管和送达，内容得到落实，特制订本规定。
二、适用范围
本规定适应于项目（代建、监理）部发出或收到的各类文件、通知和设计图纸的管理和传阅。
三、收文办理
1、凡项目部收到各类文件、通知和设计图纸，一律由资料员办理收文登记手续。
2、收发文件时，要认真清点，核对文件份数、标题并逐件编号登记，收文登记内容见收文登记表。
四、发文办理
1、项目部发出的各类文件、通知均必须按要求统一编号。
2、发出各类文件、通知份数应满足法规要求或工作需要，需抄报公司管理部门的应及时抄报。
3、项目部发出的各类文件、通知，均由项目经理或总监签发，未经项目经理或总监授权，其他人无权签发。
4、项目部发出的各类文件、通知，均由资料员按要求送达收件人，并办理发文登记手续。
收件人收到文件后，应在发文表签字。
5、签发后的公文不得改动，若需修改，应收回。
修改后，由项目经理或总监重新签发。
或者修改后重新签发的文件发出时，同时收回原件。
6、已签发的文件应同时存档。
五、文件的传阅
1、收到各类文件、通知和设计图纸，首先交项目经理或总监批阅，并留下批阅记录。
项目经理或总监要求传阅办理的文件，应黏贴“文件处理笺”，由资料员送达阅办人。
2、阅办人应在要求时间内及时认真阅读文件，签署意见并及时返回资料员。
3、文件传阅后资料员应及时收回，交项目经理或总监检查传阅情况，符合要求后及时归档。
4、项目经理或总监应及时检查收发文件的落实情况，确保文件精神、内容得到贯彻落实。
六、附则
本规定发布日起执行，由项目综合部负责解释。
附件：收文登记表、发文登记表、文件传阅单。
项目部收文登记表
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项目部发文登记表
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项目部文件传阅单。