公司电子文档管理规范by_bonnie3
公司电子文件管理制度
公司电子文件管理制度公司电子文件管理制度「篇一」电子文件的整理是指按照一定的原则和方法，将收集积累的电子文件分门别类进行清理，为归档做好准备的工作。
电子文件整理包括两个层次：1、对分类、排序的组织。
就是按照电子文件的管理标准将磁性载体传递的零散的、杂乱的电子文件通过分类、标引、的合，使电子文件存储格式处于一种有序状态。
文件名称、文件号、分类和隶属编号等电子文件的着录标引应由归档人员来完成。
着录标引在整理工作中占有重要地位，其质量好坏，将直接影响未来的电子档案管理和利用。
在整理过程中，可能会遇到文件格式重新编排和重新组合。
这种格式转换有可能损伤数据，损害作为证据的电子文件的真实性。
因此保证电子文件的真实性、完整性，是归档人员和档案管理部门整理电子档案的一项重要内容。
2、组织建立数据库。
首先是对电子文件进行分类和编号。
一个单位的电子文件类别是多种多样的，对这些电子文件要进行分门别类地管理，就要进行科学的分类。
要按门类划分要求，结合本单位的专业和电子文件内容制定分类编号方案。
分类编号就是按照分类编号方案的规定对电子文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使全部电子文件成为一个有机的整体。
其次对电子文件的登记。
电子文件的整理是电子档案管理和利用等工作的基础。
与纸质文件相比较，电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的，经过对电子文件的科学整理、构成有序的虚拟状态，通过检索，可以提取电子文件并在计算机屏幕上显示出来，数据库是存、取电子文件的“虚拟文件库”。
无论在任何条件环境下，都要做好备份工作。
公司电子文件管理制度「篇二」1 、目的1.1 本程序规定了公司电子文件管理办法，1.2确保有关场所使用电子文件的版本是有效的。
2 、适用范围2.1 适用于质量管理体系运行有关的电子文件和记录管理工作。
3 、职责3.1 质量管理部是电子文件控制的归口管理部门，负责体系有关的电子文件的分类、管理和备份。
3.2 项目工程师负责相关电子文件的分类、管理和备份。
公司电子文档管理规定
电子文档管理办法1 目的对电子文件的形成、更改、使用、积累、鉴定、归档及电子档案的保管过程实施控制。
2 范围本办法适用于公司及分支机构所有电脑用户，财务账务表、技术文档、图纸等重要工作文档。
3定义3.1文件、文档：信息及其承载媒体。
管理体系文件是指管理体系相关信息的任何文件，如：手册、程序文件、作业指导书、规范、图样、标准等。
而媒体可以是纸张、光盘、照片、样。
件、电子媒体或其它的组合。
管理体系文件是管理体系运行的依据。
3.2受控文件：按规范进行管理并得到有效控制的所有文件和资料。
3.3手册：描述公司质量、环境体系，活动内容的纲领性文件。
3.4程序文件：规定完成某项活动方法的文件。
3.5三级文件：详细具体说明工作方法的文件，如作业指导书、管理规定等3.6表格：用以收集、传达信息、控制作业流程或证明作业已符合要求。
3.7归档：同义词为存档，指将处理完毕的且具有保存价值的事情或文件经系统化整理后交档案室、或指定保存方法保存备案（备查）的过程。
3.8无纸化办公系统：这里指公司及所有分支机构使用的办公系统，包含但不限于ERP系统、LUTOS、电子邮件等所有办公系统软件。
3.8载体：硬盘、磁盘、可读光盘等存储介质。
4职责3.1各部门主管：负责所在部门文档的监督和文档归档、移交和回收审核。
3.2各部门文档员：负责所在部门文档的收集、归档和管理。
3.3人事行政部：负责归档文件的收集、备份及管理。
3.4 ISO办：负责质量环境管理体系文件的归档；3.5技术部：负责产品相关法律法规及客户图纸、规范及相关技术文件的收集及管理。
3.6各部门：负责本部门作业指导书、管理类文件的编写。
4 程序4.1文档的建立各部门按《文件管理程序》要求建立相关文件。
4.2文档的管理4.2.1电脑用户定期将电子文档资料上传到服务器，部门文件放在部门文件夹“文档室”并按文档类型建立文件夹存放、共享文件放在交换文件夹或其他指定文件夹中。
上传间隔周期最长不应超过七天。
电子文件管理规范
电子文件管理规范一、引言电子文件管理是现代化办公环境中的重要工作内容，对于提高工作效率、保障信息安全具有重要意义。
本文旨在制定一套电子文件管理规范，以确保电子文件的有效管理和使用，提高工作效率，保护信息安全。
二、文件命名规范1. 文件命名应具有描述性，能够清晰表达文件内容，避免使用含糊不清的命名方式。
2. 文件命名应简洁明了，避免使用过长的文件名，同时尽量避免使用特殊字符和空格。
3. 文件命名应遵循统一的命名规则，以便于文件的查找和整理。
例如：年份-月份-部门-文件名，如2022-01-人力资源-员工培训计划。
三、文件存储规范1. 电子文件应存储在统一的文件服务器或者云存储平台，确保文件的集中管理和备份。
2. 文件存储应按照部门和项目进行分类，建立清晰的文件目录结构。
3. 文件存储时应注意权限设置，确保惟独授权人员能够访问和修改文件。
四、文件归档规范1. 对于再也不需要频繁访问的文件，应及时进行归档，以减少存储空间的占用。
2. 归档文件应按照一定的分类标准进行整理，建立归档目录，并做好索引和备份工作。
3. 归档文件应设定保留期限，根据法律法规和公司政策进行合理的保存和销毁。
五、文件传输规范1. 在进行文件传输时，应选择安全可靠的传输方式，如加密传输或者使用安全通信协议。
2. 传输文件时，应对文件进行压缩和加密处理，确保文件的完整性和机密性。
3. 传输文件时，应明确接收方和发送方的身份，确保文件发送到正确的目标。
六、文件备份规范1. 定期对重要的电子文件进行备份，确保文件的安全性和可恢复性。
2. 备份文件应存储在不同的地点，以防止因灾害或者设备故障导致的数据丢失。
3. 备份文件应定期进行验证和恢复测试，确保备份文件的可用性和完整性。
七、文件权限管理规范1. 对于不同的电子文件，应根据文件的敏感程度和重要性设置不同的权限级别。
2. 文件权限应进行定期审核和调整，确保权限的合理性和安全性。
3. 文件权限管理应记录操作日志，以便追溯和审计文件的访问和修改记录。
公司的电子文件管理制度(5篇)
公司的电子文件管理制度（5篇）公司的电子文件治理制度1一、目的适应信息化建立的需要，标准公司在各项工作中所产生的电子文件与电子档案的治理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性。
二、范围适用于公司在各项工作过程处理活动中产生的电子文件和电子档案治理。
三、定义电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠电脑等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传达的文件夹。
电子档案：指经过鉴定，具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。
四、治理要求1、公司通过使用防火墙、工作人员密码及防病毒软件，爱护其IT系统免遭破坏和非法使用。
2、工作人员不得向计算机中添加任何软件，未经治理员允许不得卸载办公软件，3、存放效劳器的房间要上锁，效劳器和设备要有专人治理。
4、电子文档更新必需拷贝文档保持全都，并且全部的文件发放记录应保存书面签字不得以电子形式保存。
5、必需备份数据，确保即使主要IT系统瘫痪，记录不丧失。
6、数据可以用不同的方式备份，如光盘、可移动硬盘。
7、计算机系统每日创立或更新的关键数据应每日备份。
8、全部软件都应至少进展一次完整备份以作出爱护。
9、系统数据应至少每月备份一次。
10、每日备份应在办公时间以后，计算机使用率较低的状况下进展，备份数据应储存在大容量硬盘中。
11、备份数据应由子系统治理员放在安全牢靠的地点，全部软件完整备份和每月备份媒体应存放在异地备份文件室。
12、工作人员定期更改密码。
13、除非授权，否则不能随便添加员工进入IT系统。
公司的电子文件治理制度2一、电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。
二、本单位应明确电子的文档治理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监视、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作效劳。
公司的电子文件管理制度[1]
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公司的电子文件管理制度1. 引言为了规范公司内部电子文件的管理，提高文件管理效率，保护公司信息安全，订立本电子文件管理制度。
本制度适用于公司内全部电子文件的管理。
2. 范围本制度适用于公司内全部电子文件的生成、存储、传输、使用、共享、归档和销毁等各个环节。
3. 定义•电子文件：指以电子形式存储的文档、表格、图片、音频、视频等形式的文件。
•电子文件管理：指对电子文件进行可持续、安全、有序、高效的处理和利用。
•文件管理系统：指用于电子文件管理的软件系统或专门设备。
4. 电子文件管理流程1.文件的生成：文件的创建应遵从统一的格式和命名规范，并标注文件的创建时间和作者信息。
2.文件的存储：文件应存储在各个部门指定的共享网络硬盘或文件管理系统中，严禁存储在个人电脑，确保文件能够被授权人员访问和备份。
3.文件的传输：传输文件时应使用加密的通信渠道，确保文件的机密性和完整性。
对于大型文件的传输，应使用压缩软件进行打包，并先进行病毒扫描。
4.文件的使用：员工在使用文件时应遵守公司的信息安全规定，严禁私自复制、更改或删除文件。
文件的修改应记录下修改人、时间及修改内容，以便追溯。
5.文件的共享：员工需要共享文件时，应事先取得相关管理人员的批准，并通过文件管理系统进行共享，确保权限可控。
6.文件的归档：依据文件的紧要性和保留期限，定期对文件进行整理和归档。
归档文件应单独存放，并标注文件的归档时间和归档责任人。
7.文件的销毁：依据文件的保留期限，实行合法、安全的方式进行销毁，确保文件的机密性和完整性。
5. 文件管理系统为了提高电子文件管理的效率和安全性，公司将建立文件管理系统，实现以下功能： - 文件的存储、访问和共享； - 文件的版本管理及历史记录； - 文件的权限掌控和审计； - 文件的备份和恢复； - 文件的归档和销毁。
6. 电子文件保密措施1.访问掌控：通过权限管理机制，只允许授权人员访问相关文件，并设置不同级别的权限。
XXX公司档案电子文件整理规范
XXX公司档案电子文件整理规范第一章总则第一条为认真贯彻和落实《中华人民共和国档案法》，进一步做好本公司的电子文件整理，特制定本制度。
第二条按照国家“双轨制”的要求，电子文件的归档范围与纸质文件的归档范围是一致的。
第三条本制度对应实体整理按照“卷”方式进行，对于“一文一件”方式，只需去掉“卷”整理环节即可，不再重复。
第二章名称解释第四条关于本制度使用术语，参照《中华人民共和国档案行业标准 DA/T 1-2000档案工作基本术语》释义如下：1、“双轨制”：即纸质文件归档的同时归档其对应的电子文件，两种介质的档案同时保存并提供利用。
2、件：电子文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3、电子文件：本制度中的电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、光盘、磁盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3、纸质目录电子版：制作纸质目录时生成的原始WORD表格，其内容和纸质目录内容完全一样。
4、电子文件目录：即仅以电子表格形式存在并发挥作用的目录。
电子目录的本质是档案管理信息系统数据库的条目信息的表格汇总型式，每个单元格为一个字段，每个字段反映案卷（文件）的一个特征，一行字段构成一条记录，每条记录反映的是一个案卷（文件）的全部特征，这些记录最终要由档案室导入数据库。
电子目录分为案卷目录和文件目录，两个目录是相互独立的，且其中的每条记录也是相互独立的。
5、文件路径：是指文件在计算机上的存储位置，分绝对路径和相对路径。
本标准中所指的文件路径是绝对路径（简称：路径）。
第三章电子文件的制作第五条关于电子文件的生成，说明如下：1、凡是内容含手写文字或加盖公章的文件，其电子文件均要求为扫描件。
采用电子签章的电子文件，若被写保护或进行了加密的，可作为正式电子文件存档，不必扫描。
公司电子文档安全管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子文档的安全管理，确保公司信息资产的安全，防止信息泄露、篡改、损坏等风险，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有电子文档，包括但不限于文档、表格、报告、电子邮件、数据库等。
第三条公司电子文档安全管理遵循以下原则：1. 隐私保护原则：保护公司内部敏感信息和客户隐私。
2. 安全可靠原则：确保电子文档的安全性、完整性和可用性。
3. 责任明确原则：明确各部门和个人的安全责任，确保安全管理制度的有效实施。
第二章组织与职责第四条公司设立电子文档安全管理部门，负责电子文档安全管理的组织、协调和监督工作。
第五条各部门负责人为本部门电子文档安全管理的第一责任人，负责组织本部门员工遵守电子文档安全管理制度。
第六条各部门应指定专人负责电子文档的安全管理工作，包括但不限于：1. 制定本部门电子文档安全管理制度；2. 落实电子文档安全防护措施；3. 定期开展电子文档安全培训；4. 处理电子文档安全事件。
第三章电子文档分类与标识第七条根据电子文档的敏感程度，将其分为以下三个等级：1. 一级保密：涉及国家秘密、商业秘密和客户隐私的电子文档；2. 二级保密：涉及公司内部敏感信息的电子文档；3. 三级保密：一般性电子文档。
第八条各级保密电子文档应明确标识，包括保密等级、保密期限、密级标识等。
第四章电子文档安全防护措施第九条电子文档安全防护措施包括但不限于以下内容：1. 访问控制：根据用户职责和权限，设置合理的访问控制策略，确保电子文档的访问安全。
2. 数据加密：对敏感电子文档进行加密处理，防止信息泄露。
3. 权限管理：定期审查用户权限，确保权限与职责相匹配。
4. 物理安全：对存储电子文档的设备进行物理保护，防止设备丢失或损坏。
5. 安全审计：定期对电子文档进行安全审计，及时发现并处理安全风险。
6. 数据备份：定期对电子文档进行备份，确保数据不丢失。
第五章电子文档安全培训与宣传第十条公司应定期组织电子文档安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。
公司电子资料管理制度
第一章总则第一条为加强公司电子资料的管理，确保电子资料的安全、完整、准确和有效利用，提高工作效率，根据国家有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有电子资料的收集、整理、存储、使用、备份、销毁等各个环节。
第三条公司电子资料管理遵循以下原则：1. 安全性：确保电子资料不被非法访问、篡改、泄露和破坏。
2. 完整性：确保电子资料的真实性和可靠性。
3. 稳定性：确保电子资料存储和传输的稳定性。
4. 可用性：确保电子资料能够随时被有效利用。
第二章电子资料的分类与标识第四条公司电子资料分为以下几类：1. 公司内部资料：包括公司规章制度、内部文件、财务报表、人力资源信息等。
2. 合作伙伴资料：包括与公司合作的供应商、客户、合作伙伴的资料。
3. 公共资料：包括行业报告、市场数据、法律法规等。
第五条各类电子资料应按照统一标准进行标识，标识内容包括资料名称、类别、创建日期、修改日期、责任人等。
第三章电子资料的收集与整理第六条各部门应按照职责分工，负责本部门电子资料的收集与整理。
第七条收集电子资料时，应确保资料的完整性和准确性，对收集到的资料进行分类、整理、归档。
第八条收集到的电子资料应进行审核，确保资料的真实性、合法性和有效性。
第四章电子资料的存储与备份第九条公司应建立健全电子资料存储制度，确保电子资料存储安全、可靠。
第十条电子资料存储应采用安全可靠的数据存储设备，如硬盘、光盘、磁带等。
第十一条定期对电子资料进行备份，备份频率根据资料重要性和更新频率确定。
第十二条备份资料应存储在安全的地方，防止备份资料丢失或损坏。
第五章电子资料的使用与借阅第十三条电子资料的使用应遵循以下规定：1. 严格权限管理，未经授权不得查阅、复制、传播电子资料。
2. 使用电子资料时，应确保资料的真实性和准确性。
3. 不得利用电子资料进行非法活动。
第十四条需借阅电子资料的人员，应填写借阅申请，经批准后方可借阅。
第十五条借阅电子资料时，应遵守借阅规定，不得泄露、篡改、损坏或丢失电子资料。
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郎邦橱柜公司文档管理方案
第一章总则
第一条、为适应公司信息化建设的需要，规范文件归档与管理工作，保障文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本方案。
第二条、本方案所称的文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件和计算机打印出来、传真或复印等纸质文件。
第三条、本方案所称的文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。
第四条、本办法适用于本公司范围内的所有部门。
第二章文件管理体系
第一条、行政管理部门建立与各部门档案人员、数据管理人员的指导和联系方案，保证及时沟通、解决在文件归档与管理中出现的问题。
第二条、为保证文件的安全性，防止电子文件因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）有永久和长期保
存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。
第三条、一般文件的分类；
1．文字型文件；2．图像文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据；
第三章文件的收集与保存
第一条、文件在形成、接收时就要制作备份。
在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。
如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。
第二条、对已经定稿完毕的文件及时交由行政部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。
第三条、文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。
第四条、文件稿本代码：
M—草稿性文件；U—非正式文件；F—正式文件；
第五条、文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。
归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。
外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。
内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。
第六条、成文日期是文形成的日期其基本格式并一律用8位阿拉伯数字表示，表示日历年内日历月的顺序数，表示日历月中日历日的顺序数。
时间不详时用数字“0”表示。
例1：，即：表示年度为2011年，月、日不详。
（指现有公司没有编号的电子文件，可以全部统一编号）
例2：，即：表示年度为2011年3月14日。
第七条、密级在计算机内以“汉语拼音代码”存储，以“汉字代码”显示。
汉语拼音代码汉字代码名称
第八条、各部门在文件审核传阅过程中必须按以上要求进行标注否则每出错一次处罚责任人50元一次，对于对公司所造成恶劣影响和损失的由责任人全部承担。
第四章电子文件的归档
第一条、发至行政部备案的文件由公司行政部集中、
分类归档，文件办理的部门也应将自己部门所属文件即时整理归档。
集中归档的，电子文件形成部门应当定期把应归档的电子文件向行政部移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的移动磁盘。
第二条、存储文件的载体或装具上应当贴有标签，注明载体序号、档号、密级、存入日期等内容，归档后的电子文件的载体应当设置成禁止操作的状态。
第三条、特殊格式的电子文件，应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。
第四条、相应的电子文件机读目录、相关软件以及其他说明等应当同时归档，
第五条、归档完毕，电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少1年，行政部进行永久保存。
第五章归档文件的移交
第一条、对归档文件，应当按照有关规定认真检验。
检验合格后如期移交至保管部门，进行集中保管。
联网情况下，在履行相应的手续后，归档文件的移交和接收工作可以在网络上进行。
第二条、接收部门应对载体进行检查，查看载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续是否完备；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应当核实其相关
的软件、版本、操作手册等是否完整。
第三条、检验结果分别由移交部门、接收单位填入《归档文件移交、接收检验登记表》
第四条、档案保管部门应当按照要求及检验项目对归档文件逐一验收。
移交的文件检验不合格的，退回形成部门重新制作。
第五条、档案保管部门验收合格，完成《归档文件移交、接收检验登记表》的填写、签字和盖章等环节。
登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存，并将电子文件的档号返登入《电子文件登记表》
第六章电子的邮件管理
第一条、电子邮件账号必须由申请人本人使用，禁止将电子邮件账号转借给他人使用。
第二条、电子邮件是按性质和用途确定的文件种类的名称标题用汉字表示。
文种项依实际情况著录，如命
令、决议、指示、通知、报告、批复、函、会议
纪要、说明书、协议书、鉴定书、任务书、计划
书等。
第三条、发送保密资料邮件，按保密级别不同分别对待：
1、公开级：内部级电子文件按公司方案要求发送。
2、秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部
门主管对资料的安全性负责。
3、机密级：由部门主管签字同意，将发送资料交。
行政部审核、存档，并由行政部负责发送
4、绝密级：禁止在网上发送。
5、任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，
视情节轻重，处以降薪或辞退的处理，造成恶劣影
响或严重损失的，公司还将依法追究。
第七章电子文件保管
1．归档载体应当作防写处理。
避免擦、划、触摸记录涂层。
2．单片载体应当装盒，竖立存放，避免挤压。
3．存放时应当远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。
归档电子文件在形成部门的保管，也应当参照上述条件进行。
第七章电子文件的使用
第一条、使用电子文档需填写《电子文档申请单》经上级主管及副总经理或总经理批准后行政部方可拷贝。
第二条、归档电子文件的封存载体未经审批同意不外借，任何单位或者个人不允许擅自复制电子文件，借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、不得损污
文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
第三条、使用电子文件应当使用拷贝件，具有保密要求的电子文件采用联网方式利用时，应当遵守部门有关保密的规定，有稳妥的安全保密措施。
第四条、使用电子文件不得超出权限规定范围。
第八章归档电子文件的鉴定销毁
第一条、对过期归档电子文件的鉴定销毁，应当在行政部办理审批手续后经副总经理或总经理批准后方可实施。
第二条、属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应当连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除；不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。
第三条、通过审核销毁的电子文件必须在《电子文档销毁登记表》上进行登记。
编制：审核：核准：注:本方案中的文件一般指电子文件和纸质文件。