外审注意事项和应对技巧
ISO外审工作准备和应对技巧
一、 ISO9000质量管理体系外审准备工作 ⒉检查文件的修订与记录之间的符合性、配合性、修订之日起记录的相应改变。 ⒊任何修改或涂改要有签名或盖章。 ⒋各种记录均应加以签名确认，尤其是质量记录。 ⒌电脑打印的质量记录，有打出姓名者，亦需签名或盖章。 ⒍表单记录内容的空白处要划记“/”或盖“空白”章。 ⒎不能剪贴，最好不要用涂改液涂改。 ⒏确保表单记录的完整性，尤其是需要做持续追踪的记录。
ISO外审工作准备和 应对技巧
目录 一、ISO9000质量管理体系外审准备工作 二、ISO9000质量管理体系外审注意事项 三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求
一、 ISO9000质量管理体系外审准备工作
⑴ 公司及各部门简介准备，欢迎牌制作。 ⑵ 环境的整理，5S的加强，死角的清理。 ⑶ 工作服、安全帽的着装要求，体现公司的精神面貌。 ⑷ 审核工作的配合:
三、ISO9000质量管理体系外审各级人员基本要求
⑶ 在审核前对部门领导有什么要求？ ⒈了解质量方针、质量目标； ⒉熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件； ⒊熟悉本部门与相关部门的工作接口； ⒋熟悉对下属的工作要求； ⒌熟悉对本部门的质量工作情况。
⑷ 在审核前对文件管理人员有什么要求？ ⒈熟悉所管理的文件的范围； ⒉熟悉文件管理程序； ⒊熟悉文件修改情况； ⒋熟悉文件的归档； ⒌随时拿出所需的文件。
外部审核迎审注意事项
四、迎审各级人员基本要求
2、基本要求：
2.1、在审核前对最高领导有什么要求？ ⒈）了解质量方针的内涵； ⒉）了解质量目标及其实施方法和实施情况；
⒊）了解本组织各部门的职责和重要的接口方式；
⒋）了解本组织质量体系的基本情况； ⒌）了解本组织的质量工作状况
2.2、 在审核前对管理者代表有什么要求？ ⒈）熟悉质量体系文件的细节和本组织的质量体系； ⒉）了解相关的其他文件（如技术文件）； ⒊）熟悉质量方针、质量目标及部门的工作职责； ⒋）熟悉内部质量审核和管理评审的情况； ⒌）熟悉本部门的质量工作情况。
形象的准备 ——服饰 服饰反映了一个人文化素质之高低，审美 情趣之雅俗 服饰与自己的身份、职业相协调 服饰与自己从事的活动相协调 服饰与自己处的环境相协调。 服饰与自己年龄/身材/个性/气质相协调。
二、 外部审核的应对
行为举止与仪态 “言行举止体现公司的形象,因为它希望和你一样美.” 表情语：面部表情———微笑:“微笑不需要一分钱,但最有价值.” 动作语：手势动作：用开放的动作，而不要过分夸张 横摆式 ： 表示“请进”、“请” 斜摆式： 就座 直臂式： 指示方向 鼓掌 仪态语：正确的站姿、坐姿、蹲姿、握手、鞠躬 鞠躬的6种错误姿式：
三、迎接外部审核注意事项
1、受审核时，每一位员工必须要做到的
⒈）知道应做什么事；
⒉）知道如何做事； ⒊）知道做事的依据； ⒋）用记录证实所做的事； ⒌）任何事都应形成循环（即PDCA模式）。
2、受审核时,应保持正常的心态 ⒈）不怕出现不合格，发挥出最佳水平； ⒉）尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性； ⒊）尽快纠正不合格。
二、 外部审核的应对
迎来送往，是接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养 的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印 象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有周密的布署，应注意以下事项。 形象的准备 ——仪容 头发:保持干净，梳理整齐，发型需保守不要使用较浓香味的发胶或摩丝。 面部及化妆：保持清洁、健康 ，淡妆。 口腔:保持口气清新，定期口腔检查（刷牙） 指甲 ：干净 修剪整齐 不宜过长 腿：不能直接裸露 ，脚不带脚链 。 鼻子和体毛：修整
ISO体系外审应对技巧
审核目的
1. 取得三体系证书； 2. 通过审核，提升管理水平、发现不足、实施改
善 总之，审核只是改善的一种工具，帮助我们发现 现在体系存在的缺点，致力于提升系统执行的有 效性。
本次审核三位审核老师的姓名：
许志国 老师 张凤婕 老师 苏 航 老师
准备工作
1. 环境整理，5S的加强，死角的清理； 2. 工作服、静电鞋、工作帽等着装要求，体现公
n 2：8规则，20%听问题，听懂了才能回答对； 80%回答问题，回答时要谨慎；
n 不懂就问，审核员会换一个角度提问；
应对技巧及注意事项
n 回答问题的基本原则： 依据文件回答问题； 依据实际情况回答问题； 用证据说明问题； 只说自己的事，不说别人的事； 自信而又不失谦虚，不要对审核员说“你不懂”
等词汇； 多解释，不争论，以大局为重，态度上虚心接受
8. 员工代表要熟悉公司EHS体系，如危险源的识别， 法律法规及合规性评价，应能代表员工按照参与 和协商机制参与到职业健康安全体系的建设中。
应对技巧及注意事项
n 知道应做什么事，如何做及依据，能够提供出记 录，任何事都应形成PDCA循环；
n 保持正常心态，不担心不合格，但尽可能减少不 合格，并尽快纠正不合格； 不懂装懂 说和问题无关的事 谋求帮助 争论不休，不礼貌，可能会导致不好的结果 当发现不符合时，尽快做出改正，力争在审核
老师在现场时做出改正，经审核老师确认可以接 受
Thanks for your time!
司的精神面貌； 3. 准备好审核前三个月的记录，以便审核使用； 4. 各级人员应熟悉质量方针及HSE方针、质量目
标，以及岗位职责；
5. 审核期间，被审核部门负责人必须在场，直至 审核结束；
关于外审准备及注意事项
关于外审准备及注意事项外审是指对一个组织或企业的财务状况、财务报表以及企业管理等进行审核和评估的一种行为。
外审在企业运营中扮演着重要的角色，通过对企业进行外审可以对企业的财务问题进行评估和解决，提高企业的财务健康水平。
外审准备是外审的关键步骤之一，在进行外审之前，组织或企业需要进行一系列的准备工作以确保外审能够顺利进行。
以下是外审准备的一些重要事项和注意事项：1.确认外审的目的和范围：在进行外审之前，组织或企业需要明确外审的目的和范围。
外审可以有不同的目的，比如评估企业的财务状况、发现潜在的风险等。
同时，外审的范围也需要明确，包括审核的时间段、事务范围等。
2.确保财务记录的准确性：在外审之前，组织或企业需要确保财务记录的准确性。
这包括检查财务报表、确认财务记录的完整性和一致性等。
同时，还需要确保财务记录的相关文件和凭证的保存完好，以便外审人员进行审核和评估。
3.提供足够的信息和文件：组织或企业在进行外审时需要向外审人员提供足够的信息和文件。
这些文件可能包括财务报表、财务记录、税务文件、合同和协议等。
提供足够的信息和文件可以帮助外审人员更好地了解企业的财务状况和经营情况。
4.配合外审人员的工作：在进行外审期间，组织或企业需要配合外审人员的工作。
这包括提供所需的文件和信息、回答外审人员的问题等。
同时，还需要为外审人员提供一个合适的工作环境，以便他们能够顺利进行外审工作。
5.检查内部控制系统的有效性：在外审准备期间，组织或企业还需要对其内部控制系统进行评估。
内部控制是指企业为了确保其财务报表的准确性和合规性而采取的控制措施。
通过对内部控制系统的评估，可以发现潜在的风险和问题，并采取相应的措施来改进和完善内部控制系统。
6.预防和解决潜在的问题：在外审准备期间，组织或企业还需要预防和解决潜在的问题。
这些问题可能包括财务记录的错误或疏漏、内部控制系统的问题等。
通过及时发现和解决这些问题，可以确保外审的顺利进行，并提高企业的财务健康水平。
外审注意事项
外审注意事项
1、吃、住、行安排妥善，要有专人负责，主要是
短途接送的车辆，要准时、安全。
2、准备质量手册和程序文件，一名审核员一套；
笔、订书机。
3、各部门领导、经理在现场审核时，不准出门，
现场审核时，尽量避免外人打扰，要专心注意，
不必要的电话、手机要避免。
4、首次会议、末次会议所有参加人员关掉手机、
呼机，不准走动。
5、总经理或管理者代表要在审核期间多同审核老
师接触，也是增加沟通机会。
6、宾馆房间一人一间，并要在房间准备少许水果，
审核办公室也准备一些。
7、各部门经理、迎审人员要把资料准备好，以免
影响审核时间。
8、陪同人员一个审核员一名，另外指定一名联络
员。
陪同人员除审核管理层时不需陪同外，其余部门
审核时均需陪同，并且要作详细的记录，以便以
后工作的整改。
9、保密。
外审注意事项
外审注意事项第一篇：外审注意事项呈陈总、陈副总审阅：外审注意事项一、首次会议（时间：7月23日8：00—8：30半小时）首次会议由审核组组长主持，公司领导和各部门主管参加；会议内容包括：（1）介绍审核组成员及资格；（5）确认审核组工作场所（写字楼一楼办公室）；（2）审核范围和目的；（6）确认与公司领导交换意见时间；（3）审核方法和程序；（7）末次会议时间；（4）确定陪同人员（2名）；（8）会议人员签到。
公司领导讲话（一般为5分钟）：（1）公司简介及发展规模；（2）简要介绍质量体系运行情况；（3）表明对认证结果的态度，并要求各部门主管和员工全力配合审核组工作，发现不符合项，促进质量体系改进。
二、经理、管理者代表（时间：7月23日8：30—9：30）1、参加人员：总经理、管理者代表、副厂长、质管处经理及其它；2、主要询问：（1）质量体系运行情况；（2）公司如何保证质量体系运行：根据公司新的组织机构及职责、修订质量体系文件（D版）、组织内审员于5月底开展内部质量审核，发现问题及时改进，使企业质量体系增值；（3）对质量方针和质量目标的发布和理解；（4）管理评审的组织和实施情况。
3、公司领导表态：ISO9000是企业管理的基石，我们要在ISO9000的基础上，将公司质量管理工作做得更好，2000年版ISO9000已发布，我们愿全力学习ISO9000 2000年版精神，融会贯通至企业管理中，并准备于明年进行换版工作。
三、实施审核1、陪同人员应提前通知受审核部门，并提醒受审核部门做好准备，如现场记录是否按规定频率填写，记录是否签署完备等；2、对发现有明显问题，不要去争执，尽量寻找有利证据，并与审核员沟通，使其确信公司能更好地解决问题；3、陪同人员应记录不符合项，并争取能在审核结束前将不符合项通知有关部门主管纠正好；4、检查的最后一天，所有不符合项将会与公司领导进行口头讨论，最终不符合项报告会请公司领导及各责任部门主管签字；a．有明显证据的不符合项应给予确认；b．对有模糊时，公司领导应提出疑议，不可随便签字；5、确定完成纠正期限：一般为一个月。
被外审应审经验输出简短总结
被外审应审经验输出简短总结
被外审应审经验输出简短总结：
1. 了解外审要求：在接受外审之前，了解相关要求和标准，确保准备工作充分。
2. 准备相关资料：整理公司资料，提供完整的业务报告、财务数据等，确保信息真实准确。
3. 配合外审人员：与外审人员保持良好沟通，及时解答其问题，提供必要协助。
4. 应对询问技巧：在外审过程中，注意言辞表达，避免使用模糊语言，确保信息传递清晰。
5. 关注细节：对外审中提到的细节问题给予关注，及时反馈并改进。
6. 总结经验教训：外审结束后，总结经验教训，针对不足之处进行改进，提高公司管理水平。
通过以上几点，可以有效地应对外审，提高公司形象和信誉度。
审计师如何应对外部审计
审计师如何应对外部审计审计师是负责对企业的财务状况进行审核和评估的专业人员。
在外部审计中，审计师需要面对众多挑战和压力。
为了应对外部审计，审计师需要具备一定的技能和策略。
本文将探讨审计师在外部审计过程中的应对方法和技巧。
一、建立有效的沟通渠道外部审计中，审计师需要与企业的管理层和内部审计人员进行广泛的沟通和协作。
建立良好的沟通渠道可以保证审计师能够及时获取所需信息，并减少信息的失真和误解。
审计师可以通过定期开会、发送邮件或电话沟通等方式与企业进行交流。
同时，审计师还应确保与企业的沟通透明、准确，以充分理解企业的运营和风险情况。
二、制定详细的审计计划在外部审计过程中，审计师需要根据企业的特定情况和审计需求，制定详细的审计计划。
审计计划应包含审计目标、范围、时间表以及所需资源等内容。
审计师应充分了解企业的业务流程，确定关键审计风险，并制定相应的审计程序和测试方法。
详细的审计计划可以帮助审计师高效地组织和执行审计工作，确保审计的准确性和全面性。
三、采用适当的审计方法外部审计过程中，审计师可以根据具体情况采用不同的审计方法。
常用的审计方法包括检查凭证、验证账户余额、核实现金流量、进行抽样测试等。
审计师应根据企业的财务状况和审计目标选择合适的方法，并应用专业知识和经验进行审计。
审计师还可以利用信息技术手段，例如数据分析工具，提高审计效率和准确性。
四、保持专业独立性和审慎意识作为审计师，保持专业独立性和审慎意识是非常重要的。
审计师应遵守相关的职业道德规范，坚守职业操守，不受任何利益干扰。
审计师应始终保持客观和公正的立场，不偏袒任何一方。
同时，审计师还应保持审慎意识，审慎评估企业的财务状况和风险情况，并及时发现潜在的问题和漏洞。
五、提供明确和准确的审计报告外部审计最终的目标是向企业的管理层和股东提供明确和准确的审计报告。
审计师应遵循相关的审计准则和要求，编制详细的审计报告。
报告应包括审计的范围、方法、结果和意见等内容。
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Prepared by : Nancy
Topics
ISO9001质量管理体系审核简介 外审的准备及各级人员的基本要求 外审时的注意事项及应对技巧
STRICTLY CONFIDENTIAL Page 2 | External audit tips | QMC, Nancy I Feb 24th, 2016
接受审核时回答问题的基本原则是什么？
1）依据文件回答问题； 2）依据实际情况回答问题； 3）紧紧围绕提问，不要扯得太远； 4）语言简单明了； 5）不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个体系
回答审核员时的基本点是什么？
1)以本公司制定的质量体系文件为基础； 2)以质量记录为依据； 3)以实际情况为证明
STRICTLY CONFIDENTIAL Page 5 | External audit tips | QMC, Nancy I Feb 24th, 2016
外审的准备及各级人员的基本要求
一、 外审准备工作 人员安排：
审核当天，各部门安排一位熟悉本部门业务的人员主答/陪审
现场核心作业流程，安排熟练的操作人员在场 提前协调好员工休假，积极配合审核工作 制造一种欢迎审核、欢迎提出不合格、快速有效纠正不合格的工作气氛和良好形象
STRICTLY CONFIDENTIAL Page 3 | External audit tips | QMC, Nancy I Feb 24th, 2016
ISO9001质量管理体系外审简介
3. 正式审核时审核员经常询问哪类问题？（部门经理） 质量方针在本部门如何贯彻？质量目标在本部门如何体现---方针目标的概念及达成 情况 本部门涉及哪些质量要求和职责---QMS职责和责任是否明确 完成每项活动、过程所依据的文件有哪些？执行情况如何？---职责执行与履行情况 完成每项活动、过程的效果如何？资料数据、证据、记录是否能够证明 ---过程的有 效性和适宜性
外审的准备及各级人员的基本要求
二、 各级人员的基本要求 接受外部审核时，每一位员工必须要做到的是什么？
1）知道应做什么事； 2）知道如何做事； 3）知道做事的依据； 4）用记录证实所做的事； 5）熟知公司的质量方针和目标
接受审核应有的正常心态是什么？
1）不怕出现不合格，发挥出最佳水平； 2）尽可能减少不合格，以提高认证通过的可能性； 3）尽快纠正不合格；
回答问题时有没有什么技巧？
1）审核员提出问题后，先稍加思考后再回答 ； 有问必答，问什么才答什么，不要答非所问； 2）听不懂或一时回答不上来时可反问；审核员认可所答的问题后，不要延伸、发展该问题； 3）说自己的事；对于非自己负责的问题，要说明情况，但不要回答； 4）出示的证据一定要准确，尽量提供最好的证据；尽可能不解释，不主动出示任何证据； 5）对设及记录的提问，只有确定记录确实存在，才回答“有”； 6）自信而又不失谦虚，不要对审核员有“你不懂”或“你不知道”或其他直接不敬的用词； 7）若有真实性缺失，应虚心接受，避免强辩，切忌说这个我们公司/经理说不用/不做； 8）没有把握的问题，或有误解时，应该请了解详情的人员，最好是直接相关的上级来解答。
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ISO9001质量管理体系外审简介
4. 正式审核时审核员经常询问哪类问题？（员工） 你是做什么工作的？---职责和责任是否明确 你是如何进行工作的？---有没有具体的作业指导书 你为什么要这么做？---体系有没有规定 有无记录证明你已正确地进行了工作？ ---体系的活动记录要求 你平时填写的记录表能不能看一看？---体系的活动记录
STRICTLY CONFIDENTIAL Page 11 | External audit tips | QMC, Nancy I Feb 24th, 2016
外审时的注意事项及应对技巧
审核员故意刁难时的处理
以大局为重，主动示弱，态度上虚心接受，否则这一场你打赢了，公司却打输了
对争议的处理
被审核方回答问题时的心态应该是什么？
1)自信，相信所做的绝大部分是正确的； 2)谦虚，承认个别情形会存在某些问题； 3)不推卸责任
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外审的准备及各级人员的基本要求
文件的准备：
清除作废文件 现场不使用、不出现与质量体系无关的文件和记录 将所有执行的有效文件和应保存的记录整理好，放到预定的储存位置 提前整理好上次审核中提出的不符合项和建议项的改善记录
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环境准备：
提前对现场进行卫生整顿等清理工作，不留死角 适当的调整工作计划，审核当天尽量安排相对熟练简单的生产任务 不合格品、废品应于审核前一天全部清理一次，注意留在现场的需要有处理记录可追溯 确保各场所相应的产品标识、区域标识、安全标识等准确、醒目、明确 有特殊环境温湿度/亮度要求的区域，需提前确认是否满足要求
依据证据耐心解释； 由权威的人员解释； 决不能发展成冲突！
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The end. Thanks for your time.
ISO9001质量管理体系外审简介
1.审核的定义： 审核是一项系统化及独立性的查验，决定各项品质活动与相关的成果是否与预先筹划 相符合，以及这些筹划事项是否有效地付诸实践，且适合于达成目标。 2.审核的目的： 目前的QMS是否符合ISO9001标准的要求（符合性） 所有的管理规定、办法、作业指导是否被遵守执行（有效性） 执行的效果是否达到预订的目标（适宜性） 通过审核，提升管理水平、发现不足、实施改善 总之，审核只是系统运作上作为改善的一种工具，致力于提升系统执行的有效性。
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外审时的注意事项及应对技巧
被审核方聆听时应注意哪些问题？
1）认真听，听不懂必然会回答不准确； 2）不懂就问，审核员会换一个角度询问； 3）一定搞清楚所问的是什么问题；
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外审时的注意事项及应对技巧
回答问题时应避免出现哪些现象？
1)对道听途说、不确信/不懂的内容不要引申回答审核员的提问； 2)说别人的事； 3）所说的不符合事实； 4) 对其他部门或人员进行诋毁，或表达不满； 5)向审核员谋求帮助； 6) 争论不休不礼貌； 7)当审核员没有提出要求时，不要主动提出带审核员去看什么
在审核进行过程中如何采取纠正行动？
1)力争在审核组离开前纠正不合格； 2)当天提出，尽可能当天纠正； 3)自己提方案，自己纠正； 4)经审核员确认可以接受
纠正措施制定的注意事项：
1)纠正措施的描述要具体、措施要切实可行且简单有效； 2)常用的纠正措施有：修改现有的文件、对相关人员进行培训、改进现行的作业方法以与文件相符、 增加资源
STRICTLY CONFIDENTIAL Page 6 | External audit tips | QMC, Nancy I Feb 24th, 2016
外审的准备及各级人员的基本要求
仪器设备准备：
确认作业必须的仪器设备是否齐备，状态是否良好
现场仪器设备的设置是否与作业指导书一致 仪器设备的校验状态是否合格 仪器设备的点检是否执行，现场记录是否保持