文件编制和管理培训资料

1.1.2 三级技术文件：在文件存在增加、修订、废弃、补发的时机时，由提出部门填写《 文件增修废补申请单》至技术文件管理部门处，待申请被批准后，方可实施以上行为： 文件的增加、修订、废弃、补发均由技术文件管理部门实施。
1.1.3 文件修订后需形成《文件更改记录表》。
2、文件和资料的管理 2.2 文件的评审、审核、会签、批准 2.2.1 文件评审 所有新增文件均需完成文件的评审流程。 （1）质量手册评审参与人员：总经理、副总经理、管理者代表、所有部门/条线经理、体 系管理主管、文件编制人员。 （2）程序文件评审参与人员：副总经理（需要时）、管理者代表、所有部门/条线经理、 体系管理主管、文件编制人员。 （3）三级文件评审参与人员：编制部门经理/主管、文件中涉及到的相关部门、体系管理 主管、文件编制人员。 （4）四级文件：随所隶属的文件评审。 （5）文件主办部门依据文件性质选择文件评审的方式，可以召开会议形式进行，也可用 《文件评审表》协同文件发放至相关部门进行评审。 2.2.2 审核、会签、批准 （1）一级文件：质量保证部主管拟定，管理者代表审核，所有部门会签，总经理批准。 （2）二级文件：各相关部门拟定，部门分管主管审核，所有部门会签，管理者代表批准。 （3）三级文件：各相关部门拟定，制定部门主管和体系管理审核，相关部门会签，制定部 门经理批准。 （4）四级文件：随所隶属的文件进行拟定、审核、批准。
举例说明： 质量手册编号：SYJZ-QM-2013 程序文件编号：QPS9-01 三级文件编号：WIS9-01 四级文件编号：QPS9-01.1、WIS9-01.1
2、文件版本号设置方法 版次编码由A、B、C、D…依顺序编列。 文件中出现不影响文件内容的错别字或语序需要调整等情况时，由质量保证部 在文件原稿上予以手写修改，在修改处加盖修改人印章后，将在用文件进行相应 更新； 文件中出现五处以上变更内容的修改情况时，应制作文件更改通知单，发放至
5、文件格式 文件封面设计、页面设置、应用字体、字号等内容详见《文件编写管理规定》 和文件模板。
6、文件编制语言要求
规范性：质量管理体系文件的编写要求用语标准，采用规定统一格式。
简洁性：质量管理体系文件的文字要求精炼，每一句话要求实用，具有可操作性。 消化性：消化的途径是改写。改写规章制度性文件，要注意去掉原来文件中无法落到实处 的语言，保留文件精髓，同时，要注意将原文件中没有明确执行岗位/部门的工作过程加以 明确。 改进性：质量管理体系文件要体现自我检查 可操作性：要求质量管理体系文件清晰描述过程基本走势，清楚交代过程接口关系。 可控性：质量管理体系文件要充分关注关键过程，人性化的小过程可以不写进文件中。 可查性：质量管理体系文件要交代哪些过程必须留下过程证据，方便日后检查。要让人看 了文件就知道该文件对哪些重要环节明确了控制点，知道该检查什么。 和自我改进的管理思想。要明确相关人员/岗位对关键过程的检查监督职能。
4、章节格式 文件各章节中段落应按如下进行编号 条文号码采用阿拉伯数字，中间以点分开，组合号码不得超过三位数。例如 1.1.2 1.2.3... 当条文号码不敷使用，需使用细目号码，细目号码规定如下： （1） （2）（3）（4） A a B b C c D d ．．．．．．． ．．．．. ．．．．．．．
部门 生产条线 技术部 设备条线 计划物流条线 质量保证部 行政人事部 经济运行部 安全监察室
职责 负责产品制造以及执行相应的过程控制要求； 负责工艺以及作业指导书提供、标准化操作的推行； 负责设备维修、维护的服务以及作业指导书的提供； 负责物料供应服务以及作业指导书提供； 负责过程监控的实施以及作业指导书的提供，分层审核、变更管 理的推行； 负责人力资源的提供，标准化操作工的培训的推行。 负责辅料物资的提供； 负责制造过程的安全监控。
M2：职责与权限规定 M3：管理评审
新版沈阳捷众过程划分：
一、顾客导向过程（COP:Customers orientation processs)
C1: 市场开发与合同管理 C2：产品实现策划和设计开发（APQP、FMEA、PPAP)（GP9、GP12） C3：产品交付与支付 C4：售后服务/顾客信息反馈（包括顾客满意度调查过程、顾客财产管理过程） C5：产品制造控制（标准化操作、分层审核、变更管理）（包括生产计划管理过程）
旧版沈阳捷众过程划分：
一、顾客导向过程（COP:Customers orientation processs)
C1: 市场开发与合同管理 C2：产品实现策划和设计开发 C3：产品交付与支付 C4：售后服务/顾客信息反馈
二、支持过程（SP:Support process）
S1；文件控制 S2：记录控制 S3：沟通管理 S4：人力资源管理 S5：基础设施管理 S6：工作环境与安全管理 S7：采购控制 S8：生产计划管理 S9：产品制造控制 S1O：产品标识及可追溯性
会议内容
三、文件编制方法
1、文件编号方法
QP□-□
文件流水号(01.02…依次编制） 过程名称代号 文件类别(QP代表程序文件)
文件类别： 一级文件（QM 管理手册） 二级文件（QP 程序文件） 三级文件（WI 管理规定、作业指导书） 四级文件(表单/表格) 过程代号（略）
英文缩写： QM:quality management QP:quality procedure WI:Work instructions
C1: 市场开发与合同管理；
C4：售后服务/顾客信息反馈（包括顾客满意度调查过程、顾客财产管理过程） S5：采购控制 行政人事部： S2：人力资源管理(标准化员工操作培训） M2：业务计划管理 （包括信息沟通、职责和权限） M3：管理评审
质量保证部： M1：质量管理体系策划 S1：文件和记录控制 S7：监视和测量装置管理（MSA） S8：内部审核控制 S9：产品监视和测量（岗位缺陷验证、SPC）（包括产品标识及可追溯性控制） S10：不合格品控制（不合格品控制） S12：纠正和预防控制（快速响应） 生产制造部： 生产条线：
管理过程（MP）中的 M2 业务计划管理 部门 行政人事部 职责 负责业务计划管理流程、要求的策划以及公司及业务计划的编制， 并定期统计、分析、验证业务计划的完成情况，适当时实施改进。
所有部门/条线
负责公司级业务计划的分解，形成部门级业务计划，并按计划实 施具体工作，同时定期将计划实施结果统计报于行政人事部，同 时对未及时有效完成的业务计划内容实施纠正和改进。
二、支持过程（SP:Support process）
S7：监视和测量装置管理（MSA） S1；文件和记录控制 S8：内部审核控制 S2：人力资源管理(标准化员工操作培训） S9 ： 产 品 监视 和测 量 （ 岗 位缺 陷验 证 、 SPC ） S3：基础设施管理（防错验证） （包括产品标识及可追溯性控制） S4：工作环境与安全管理 S10：不合格品控制（不合格品控制） S5：采购控制 S6：产品防护与物流管理（产品标识及可追溯性控制） S11：持续改进控制（GP8) S12：纠正和预防控制（快速响应）
各部门，作为一次修订。修订第一次修订用A/1表示，即（A1→A5），依次修订
至第五次（A/5）,文件应进行换版,版本编码转换为B/0，依此类推。 文件中出现五处以上变更文件内容的修改情况时，应即时换版，如A版直接可以
升为目的, 益处。
适用范围
M0：质量管理体系策划 M1：业务计划管理 S11：产品防护与物流管理 S12：监视和测量装置管理 S13：顾客满意度控制 S14：内部审核控制 S15：产品监视和测量 S16：不合格品的控制 S17：持续改进控制 S18：纠正和预防控制 S19：顾客财产的控制
三、管理过程（MP:Management process)
特殊说明：在编制文件的过程中，只能出现以上组织机构中存在部门/条线名称，其他对以上机构的称呼均为错误称呼。
会议内容
二、过程方法简介
2.1、原过程划分介绍
2.2、更改后过程划分介绍
过程方法定义： 1、过程：通过使用资源和管理，将输入转换为输出的一项或一组活动，可视为一个过程； 2、过程方法：为了产生期望的结果，由过程组成的系统在组织内的应用，连同这些过程的识别和相 互作用，以及对这些过程的管理，可称之为“过程方法”
3、文件和资料的管理 3.3 文件的受控分发 3.3.1 一级、二级、三级管理、四级文件： 发放方式一：待评审、审核、会签、批准完成后，统一由质量保证部加盖受控章，以书 面形式发放至各个部门/条线，做好发放记录以及旧版文件的回收处置工作。 发放方式二：将评审、审核、会签、批准完成后并加盖好受控章的文件扫描制作成PDF 版本，放置与公司共享文件夹中（运行中输入:“\\192.168.2.251”可查），公司内部所有 电脑均可查询。如电子版文件存在更新的情况，务必第一时间进行更新维护，确保电子文
C5：产品制造控制（标准化操作、分层审核、变更管理）（包括生产计划管理过程）
计划物流条线： C3：产品交付与支付 S6：产品防护与物流管理（产品标识及可追溯性控制） 设备条线： S3：基础设施管理中的设备管理
每个过程的运行，并不是主管部门（过程所有者）一个部门的事情，而是需要相关 的部门履行相应的职责，共同推进过程的良好运行。一般为主管部门（过程所有者）策 划过程运行流程、方法和要求，相关职能部门提供支持和服务。 举例说明：过程（COP）中的 C5 产品制造控制
定义 职责 工作流程 规定描述 相关文件 引用记录 生成记录 附件 发放管理
说明本文件在哪个工作领域下，应用于哪项工作的管理。
列出本文件所涉及到的特有的定义和缩写。 根据文件描述的工作内容，明确每项工作的负责/牵头部门。 描述文件所写工作的具体操作步骤，以图形的形式体现。 说明本文件具体的规定，以文字的方式叙述。 列出编制/修改本文件所参考, 引用或相关联的文件。 在其他文件中已规定清楚的记录，本文件中应用到。 列出与本文件直接附属的表单, 检查清单等。 需要进一步阐述的规定和要求。 —岗位应获得此管理规定；以—的途径获得此管理规定。