文书学复习重要知识点梳理
文书处理与档案管理复习资料
文书处理与档案管理复习资料第一篇：文书处理与档案管理复习资料第二节收文办理、公文的办理：收文办理、发文办理、公文管理收文办理是机关单位对来自外部的公文进行接受、办理的活动，是使收文通过办理产生实际效用的重要过程。
包括收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。
一、收文的范围上级来文、下级来文、不相隶属来文1.上级来文包括与本部门职责相关的政策、法令、规定、指示等，即具有政策性、指导性、交办性、参阅性的公文，也包括上级领导的讲话材料，上级机关针对本部门的批复、上级机关编发的内部刊物和简报等。
二、收文的程序（一）签收1.1.签收是收文办理的第一道程序，指对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。
2.作用：明确交接双方的责任提供一种凭证；保证文件运行安全。
3.注意事项：认真清点检查（封口，份数）（二）登记1.登记是对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。
2.收文登记的作用：管理和保护作用；查找利用作用3.登记的范围：（1）上级机关的指导性、参阅性和需要办理的文件（2）下级机关的请示性、报告性文件（3）重要的、带有密级的刊物、资料（4）机关内部使用的文件、会议文件、音像文件等不必等级的文件、材料包括：（1）各种公开的和内部不保密的出版物（2）一般性的简报（3）行政事务性的通知、便函、介绍信和请柬等4.登记的方法：流水式登记法:A.按时间顺序不分种类依次登记。
手续简便，环节少，但不方便查找。
B.分类式登记法：按文件来源分类（上级、下级、平行），查找、使用方便。
5.登记的形式：薄式登记（专用登记簿）和卡片式登记（三）初审初审的重点：1.是否应当由本机关办理2.是否符合行文规范3.文种、格式是否符合要求4.涉及其他地区或部门职权范围内的事项是否已经协商、会签5.是否符合公文起草的其他要求补充：份号：公文份数号一般用6位3号阿拉伯数字，世纪编号推荐采用3-6位阿拉伯数字，编虚位补齐，如001、0100、00100 密级和保密期限：A位置：顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方两字之间空一字；如需同时标出秘密等级与保密期限，密级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。
文书学复习资料
文书学复习第一章1、文书：是人们在社会活动中为处理各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录2、文书的形成条件（１）文字的形成是文书产生的必要条件（２）社会组织的形成是文书产生的充分条件3、文书发展和进化的表现形式：（１）文书的制成材料（２）文书的用途和格式4、文书同公文、文件的区别与联系：（１）文书和文件是两个十分相近的概念，它们的形成主要源于历史和习惯两个因素。
但文书还可指从事此项工作的职业和人，而文件则不具备。
（２）公文是文书的一种类型。
公文是指在公务活动中形成的文书或文件。
5、文书的特点：（１）文书的记录性：是文书内容对社会现象的反映状态，它是由文书的形成过程及其结果决定的（２）文书的传递性：是文书实体作为信息形式的运行状态，它是由文书的制作目的决定的6、文书的作用：（１）传播信息作用（２）凭证依据作用7、文书工作的形成与确立的时期：（１）形成时期的主要标志：Ａ、有了专门负责文书工作的人员Ｂ、出现了文书工作的制度（２）确立时期的主要标志：Ａ、文书工作的组织逐步完备Ｂ、形成了一套文书处理制度8、文书工作的变革与发展的时期（１）变革时期主要表现：Ａ、颁布和修订了公文程式条例Ｂ、对文书工作进行改革（２）发展时期主要表现Ａ、完善文书管理制度Ｂ、组建文书工作体系Ｃ、研究文书工作规律9、文书学的酝酿阶段：自文书及文书工作的形成到20世纪初，体现三个方面：（１）汇集文书的资料（２）研究文书的撰制（３）制定文书工作规则10、文书学的形成阶段：从20世纪初至40年代末11、文书学的发展阶段：从20世纪50年代开始主要标志：（１）设立专门的文书学研究机构（２）出版大量的文书学学术专著12、文书学的基本特征：（１）应用性与理论性的统一（２）综合性与独立性的统一13、学习文书学的意义：（１）有利于继承优秀的文化遗产（２）有利于总结管理活动的经验（３）有利于提高公务人员的技能第二章1、公务文书：简称公文，是社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的信息记录2、公务文书的特点：（１）是由法定作者制发的（２）具有法定的权威性（３）具有现行效用（４）具有规范的体式（５）具有特定的处理程序3、法定作者：是依法成立并能以自己的名义行使权利、承担义务的社会组织及其领导人4、公文现行效用：是公文在其内容所针对的现行公务活动中直接发挥实际效力，具有依据和凭证功能5、公文不同于图书、情报、档案等其他文献形式的主要特征：公文的特点，是公文区别其他文书，乃至图书、情报、档案等其他文献形式的基本属性公文的具体特点如题２。
文书学知识整理
文书学知识整理一、概念⑴文书的定义：是人们利用书面的方式来记录、交流信息、处理事务作为依据的一种工具。
⑵文书学的含义：①文书是人类社会实践活动的直接产物②文书是书面形式的文字材料③文书是成文性的文字材料1.④文书、公文、文件辨析⑶公务文书：是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的书面材料。
⑷法定作者：指依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织及其法定代表人。
⑸主送机关：是指文件的收文机关和送达机关，它负责对文件的办理。
⑹定稿：①经修改审阅后由负责人签发或有关会议正式讨论通过的最后完成稿。
②是文件的标准文稿，是缮印正式文件的依据③凡需归档保存的文件，其定稿也同时归档⑺正本：根据定稿缮印的供向外发出使用，具有一定格式的正式文本。
二、⑴公文的特点①具有法定作者②具有法定权威和效用③具有特定体式④具有特定处理程序⑵法定作者的基本表现形式①机关②机关某组织单位③机关单位领导⑶公文终止生效的时间和条件①内容已经执行（有效期届满，明示废止）②内容过时，新文件代替旧文件（默示废止）③被调整的社会关系或制发机关不复存在（且无新机关接替其职能）三、公文的属性⑴本质属性：现时执行性⑵对本质属性的理解：①对号入座式的贯彻文件精神②文件是作为解决问题的依据而存在的③文件对解决问题具有指导意义⑶非本质属性：①政治性②机密性③权威性四、公文分类⑴从来源划分：①发文，指本机关制发的公文。
（包括两方面：一是发往其他机关的公文；二是发至机关内部机构的公文。
）②收文：指本机关收到的由外机关、单位制发的公文。
⑵从公文涉密程度．．．．．．．:．①绝密级文件②机密级文件③秘密级文件④内部文件⑤限国内公开的文件⑥对外公开的文件（又称公开性文件）⑶从行文方向:上行文、平行文和下行文①社会组织之间主要的工作关系:a.领导与被领导关系b.业务指导关系c.平行关系d.不相隶属关系②根据工作关系产生的行文关系:a.b.是上行文或下行文关系c.d.是平行文关系。
文书基础
文书基础：第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类（一）含义应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
（二）分类主要分为三类：行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、事务文书——处理日常事务所使用的文书。
主要包括：传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。
主要包括：意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、文书的制发过程（一）通用公文的制发程序草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发（二）事务文书、商务文书的制度发程序事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。
但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式一、通用公文的格式指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一）通用公文用纸和印装规格（要求字目闪动）1、采用国际标准A4型纸2、公文页面与版心尺寸3、文字符号从左至右横写、横排。
一般每面排22行，每行排28个字。
4、公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。
（二）通用公文中各要素标识规则1、眉首1) 公文份数序号2) 秘密等级和保密期限3) 紧急程度4) 发文机关标识5) 发文字号6) 签发人（会签人）7) 红色反线①00001②机密★一年③特急④××××××××文件⑤×××〔2006〕号眉首分析：“①”表示公文份数序号1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。
事务文书复习要点课件
调查报告
一、概念
调查报告又叫调查研究报告，是根据某一特定目的，运用辩证唯物论 的观点，对某一事物或某一问题进行深入、细致、周密的调查研究和综 合分析后，将这些调查和分析结果系统地、如实地整理成书面文字的一 种文体。
二、特点
1.针对性 从实际需要出发，针对某一事件进行调查研究，总结经验教
训，回答群众关心的问题。 2.典型性 所选材料必须典型，具有指导意义。 3.真实性 从调查到研究再到整理成文必须实事求是，材料真实准确，阐
1、国家行政机关公文 指国务院办公厅印发的《国家行政机关公文处理办法》中所规定
的命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要十三类十三种公文。国家机关公文是国家 机关、社会团体或企事业单位处理事务的文件，主要用来传达和贯彻 党和国家的政策法令，指导工作，提出要求，答复问题，通报情况， 交流经验，传递信息。公文制作比较严格，具有一定的法律效力，在 写作和使用时，要根据国家最新的行政机关公文处理办法，区分每类 公文文种的行文要求和使用范围，确定适用的文种形式，确保其使用 效率。
2、沟通情况，联系工作 4、宣传教育，检查督促
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节 第六节
计划 总结 述职报告 简报 会议记录 调查报告
计划的涵义和特点
涵义：指党政机关、社会团体、企事业单位和 个人，为了实现某项目标和完成某项任务而事 先做的安排和打算。
特点：明确的目的性 很强的预见性 互相的协调性
五、调查报告的写法
（一）标题：单标题和双标题两类。 （1）单标题
1.公文式标题——规范化的标题格式，由调查内容和文种构成。 2.文章式标题——在标题中不表现文体，不用“调查报告”文种名 称。 3.双标题：正副题。
模块二：《文书基础》总复习
2．完整的公文标题，不包括（ ）。 ．完整的公文标题，不包括（ A．发文机关名称 B．公文事由 ． ． C．文种 D．主送机关 ． ． 答案】 【答案】D 【解析】公文标题由发文机关、公文事由和文种 解析】公文标题由发文机关、 三部分组成，简称标题三要素。在本题的选项中， 三部分组成，简称标题三要素。在本题的选项中， A、B、C项正是完整的公文标题所具有的三要素， 项正是完整的公文标题所具有的三要素， 、 、 项正是完整的公文标题所具有的三要素 则不是。 而D则不是。 则不是
18、简报报头约占全页的（A ）。（03.11） （A）约三分之一 （B）约四分之一 （C）约二分之一 （D）约五分之一 19 19、简报报核的主要结构是（AB ）。（03.11） AB 03.11 （A）按语+标题+导语+主体+结尾 （B）标题+导语+主体+结尾 （C）标题+导语+主体+结尾 （D）按语+标题+主体+结尾
[学习目标 ： 学习目标]： 学习目标 1、了解对主题、结构的要求； 、了解对主题、结构的要求； 2、理解材料工作的四环节；确立主题的依据； 、理解材料工作的四环节；确立主题的依据； 结构的内容与应用文书专用语言的种类； 结构的内容与应用文书专用语言的种类； 3、掌握材料、主题、结构、语言的定义。 、掌握材料、主题、结构、语言的定义。 4、重点复习知识点，在阅读时学会将知识点 、重点复习知识点， 演化为模拟选择题，从备选项中选择正确答案。 演化为模拟选择题，从备选项中选择正确答案。 应用文书的四要素：材料（血肉）、主题（ ）、主题 应用文书的四要素：材料（血肉）、主题（灵 ）、结构 骨骼）和语言（细胞）。 结构（ 魂）、结构（骨骼）和语言（细胞）。
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选择★文书产生的必要条件是文字的出现。
★文书产生的充分条件是社会组织的形成。
★早期文书的命名方式是根据载体的差异。
★文书的主流是公文。
★文书的重要作用是传播信息。
★我国最早的签名制度开始于商朝。
★我国文书的副本制度形成于周朝。
★我国颁布第一步公文程式条例的时间是1912年。
★标志着我国以专著形式传播文书工作知识的开端是《公文式》。
★内容多属于公文范围的文献是《尚书》★专门列有“文书门”的《庆元条例事类》产生于南宋。
★公文最本质的属性是公文的现行效用。
★制作公文的根本目的在于传递管理信息。
★面向社会或特定的范围公布、通知有关事项、通报情况、联系工作、商洽事宜、交流信息而制发的文书属于知照类文书。
★命令、决定、指示、批复属于领导指导类文书。
★通告、通知、通报、公函、介绍信、简报等属于知照类文书。
★定稿又称原稿。
★根据定稿缮印的，用于向外发出的正式文书属于正本。
★国书属于专用文种。
★平行或不相隶属的机关之间互相行文、商洽事宜时，用公函。
★文书工作的范畴是人们对文书工作本质的概括和总体的描述。
★下列属于文书的撰制工作的是校对。
★不属于文书的办理的是催办。
★有直接隶属关系或业务指导关系的机关之间一般采用逐级行文。
★为使公文尽快传递到若干级上级或下级机关，可采用的行文方式是多级行文。
★一份公文一般只能选择一个主送机关。
★行政机关对党的组织不可以制发领导性、指导性公文。
★联合行文时，作者应是同级机关。
★文书工作的专门机构的职责是承租文书的拟制、传递、办理和处置等工作。
★在社会组织中对文书工作承担领导责任的中心机构的负责人属于控制层。
★机要室主任属于执行层人员。
★向下级机关的哦重要发文应同时抄送直接上级机关。
★行文时，凡与公文办理无关的机关，一律不得抄送。
★标准是重复性事物和概念所作的统一规定。
★标准的本质特征是合理的、科学的、有效的统一。
★文书工作标准化的一个重要的特征是一定的强制性。
★文书工作标准化是实现人机结合，机机交换的基础。
文书学复习资料
文书学复习资料一、简答题1、简述文书的形成条件。
答：(1)文字的形成是文书产生的必要条件。
文书区别于其他交流载体的首要特征就在于它有准确的信息内容，这种准确的“信息内容”是文字所赋予的。
后世的学者明确指出，自有文字后，文书也就逐渐产生。
(2)社会组织的形成是文书产生的充分条件。
文书的另一个区别于其他交流载体的特征就在于它是带有一定策令性的信息，带有一种影响力，而这种影响力是由制作文书的社会组织的权威性赋予的。
2、简述文书学的基本特征。
答：(1)应用性与理论性的统一。
文书学的研究对象来自广泛的社会实践，并伴随着社会实践的发展而发展。
同时，文书学作为一门独立的学科，它是对社会实践规律性的总结，而不仅仅是客观现象的描述，有着自身的范畴、原则和基本原理，具有较强的理论性。
(2)综合性与独立性的统一。
文书及文书工作所记述和服务的对象是社会管理事务，所涉及的专业和学科领域十分广泛，这就决定了文书学在学科结构和内容上必然融合史学、法学、管理学、语言学和文章学等学科的相关知识，表现为一定的综合性。
同时，文书学又不是上述学科的简单相加，它有着自身特定的研究对象和相对独立的学科体系，是其他学科不能包容和替代的，具有很强的独立性。
3、简述文书工作演化发展的规律。
答：(1)文书制成材料的改进。
文书制成材料的特点以及与不同文书功能相适应的选材要求，不仅关系到文书的寿命，而且反映了文书的形成及其规律。
(2)文书的种类、用途和制度的变迁。
文书用途的变化是其所记录的信息内容变化的反映。
随着人们交流形式的增加，产生了私文书和专用文种；随着管理内容的复杂化，文书从较为单一的传递向多种传递方向发展，产生了平行文书及其公布形式；随着管理方式的规范化，文书的格式日趋固定。
文书用途的变化结果是产生用以区别其用途的文书名称。
总之，文书与文书工作的发展变化，是同社会发展相联系的。
从总体上看，人类社会的发展，需要文书这样一种信息交流的方式；从具体形式上看，文书的种类、用途、载体和制度的变化，又是各种信息交流方式的表现，它必须服从和服务于社会管理方式的需要。
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文书学复习重要知识点梳理文书学复习重要知识点梳理文件、公文、文书的概念及关系（Ｐ４）▲含义：文件是指社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录；公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录；文书有两层含义，一是在清代以前通指文件，二是引申为文书的一种职业称谓。
▲关系：从内涵来看，它们在许多情况下通用，具有同一性。
文书的主体部分是公务文书，即公文；公文既包括18种法定公文，也包括机关常用应用文，而18种法定公文即通常所指称的“红头文件”。
行政机关习惯上将公务文书称为“公文”，党的机关则称“文件”。
文件可分为公务文件（公文）和私人文件两类。
2、公文的特点P7▲老师的课件：公文作用的策令性；特有的严密程式性；公文撰拟的专任性；严格的时间性；作者与阅者的特定性。
▲书本上要点：由法定的作者制发；据有法定的权威性和现行效用；具有规范的体式和特定的处理程序。
3、公文种类（多选题）P9▲分类目的：对大量的文件进行分门别类，以便准确、恰当的使用每一种文件，把握不同种类文件的撰写、处理和处置要求，从而提高文件工作的质量和效率，加速文件工作规范和科学化的进程，使其发挥更大的效益。
▲不同标准的分类方法：①从物质载体的角度分类1.纸质文件2.感光介质文件3.磁介质文件 4.电子文件②从内容性质的角度分类1.规范类文件2.领导指导类文件3.报请类文件4.知照类文件5.契约类文件6.会议文件③从涉密程度的角度分类绝密级文件 2.机密级文件 3.秘密级文件 4.内部文件 5.限国内公开的文件 6.对外公开的文件④从办理时限的角度分类 1.特急件 2.急件 3.平件⑤从行文方向的角度分类 1.上行文 2.平行文 3.下行文⑥从机关授受公文的角度分类 1.发文 2.收文4、文中及其选用规则P12▲如何正确选用文种的规则：据发文目的选择；据行文关系选择；据发文机关的权限选择；据国家有关规定而选择。
▲通用文种及其用途（五类）①规范类文件：条例、规定、办法②领导指导类文件：命令、决定、批复③报请类文件：议案、报告、请示④知照类文件：公告、通稿、通知、通报、公函⑤会议文件：会议纪要此外，还有如意见等文种上述五类按行文关系可分为：①上行文种：请示、报告、意见、议案②下行文种：批复（批示）、指示、决定、决议、通知、通报、会议纪要、意见③平行文种：函、意见(具平行行文功能) ④公布类文种：公告、通告、公报5、公文的稿本P16草稿；定稿；正本（还有试行本、暂行本、修订本三种特殊形式）；副本；不同文字的稿本6、电子文件P17▲概念：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
▲电子文件的主要种类从信息表现形式和存储格式的角度来看，对电子文件可作如下划分:文本文件（Text）、图形文件（Graphic）、图像文件（Image）、影像文件（Video）、声音文件（Audio）、多媒体文件（Multimedia）、超文本文件（Hypertext）、程序文件（Program、数据文件（data）等。
▲电子文件的技术特性编码形式特性1.非人工识读性2.对系统的依赖性3.多媒体集成性4.信息的集散性5.信息的易更改性（二）载体特性1.信息的可转载性2.载体的不稳定性▲电子文件的管理目标：真实性、完整性、可读性、效率提高、方便使用（课件）▲电子文件的着录：通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景和管理过程的信息，准确描述电子文件的过程及结果。
7、文件生命周期理论P20文件生命周期是指文件从产生直至因丧失作用而被销毁或因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程。
一、文件生命周期理论▲基本内容①关于文件生命阶段的划分：较权威的是现行、半现行和非现行三阶段式划分法；②建立文件周期理论的依据：主要依据是文件价值形态及其有规律的转化；③核心内容可归纳为三要点：文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程；价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；不同阶段的文件和各要素之间存在着内在对应关系。
二、文件连续体理论▲形成背景：信息技术革命的影响，电子文件对纸质文件的冲击，引起了人们对电子文件的生命周期的概念、阶段划分、各阶段对应关系的重新理解与思考。
▲主要内容：四个坐标轴：保管形式轴；价值表现轴；业务活动轴；形成者轴。
（多选）▲文件连续体实质：是对文件生命周期理论的修正和补充，而非变革和突破。
（详见P30）三、对文件管理的启示文件生命周期理论表明，从文件阶段到档案阶段是一个连续统一、前后衔接的运动过程，必须把从文件到档案的管理看作一个系统工程，采取统一的工作制度、程序和方法来控制各有特点但却始终相互关联和前后衔接的整体过程。
电子文件的产生和连续体理论的出现又提出了前端控制、全程控制等思想体系和方法。
8、文件工作的涵义和任务P43▲一般而言，文件工作是指应机构开展各类业务活动的需要，酝酿生成文件直至办理完毕可以有效管理的全部活动，包括文件的撰制、传递、运转、整理编目、检索查阅、归档保存等项工作环节。
▲文件工作的任务，即文件工作所应担负的职责和使命，它是文件工作的性质和作用的具体体现。
具体表现为发文处理；收文处理；文件处理过程中的管理活动；办毕公文的处置；文件的保管、借阅工作；文件的组织和有效控制等。
9、古代文件工作制度要点（术语解释）P35▲用印制度。
始于春秋后期，到战国时期已形成一种制度，要求各国相互往来的文件均要用印，一是表示权威，二是作为凭证。
▲贴黄制度。
贴黄，也称押黄，是唐代首创的公文改错制度。
唐代的效书用黄纸书写，当公文有错误需要改正时，使用同样的黄纸，覆盖住有错误的地方。
▲引黄制度。
宋朝规定百官上报的奏章要将其内容要点、日期、理由书于封面或者文首，这一制度称为引黄制度。
引黄制度的实行，极大地提高了文件处理的效率。
▲票拟制度。
亦称条旨制度，始于明代。
即在向皇帝呈送公文时，必须在公文上面签押纸条，写出处理意见，以供皇帝审批。
后来有所变化，凡呈皇帝的奏章，都由专职官员用红笔批出，然后呈皇帝阅读。
▲勘合制度。
文件加盖印信，分为两半，当事者各执一半，查验骑缝半印，作为凭证。
10、文件工作的发展趋势P41、P241 发展趋势可归纳为三点：标准化、现代化以及文档一体化管理一、标准化。
▲文件工作的标准化是指对文件工作中反复使用的概念、循环往复的处理程序及其它规律性的管理活动，通过制定、实施标准获得文件工作的最佳效能的活动过程。
▲动因：①文件工作标准化是文件工作现代化的前提和基础；②是实现文件工作科学管理的重要手段；③是提高文件工作质量及效率的内在要求。
▲体现：①简化原理：种类的简化、格式的简化、工作环节的简化、发文数量的简化；②统一原理：概念的统一、格式的统一、管理制度的统一、载体和设备用具的统一；③协调原理：标准内部要素的协调、标准之间的协调、文件工作和文献工作等相关领域标准之间的协调；④优化原理：确定目标、明确限制条件、分析和决策。
二、现代化。
▲文件工作现代化是指将处于领先地位的科学管理方法和技术手段运用于文件工作，使文件工作达到先进的科学管理水平。
▲动因：①外在动力—信息技术革命；②内在需求—提高文件工作效能；③是文档一体化的必要条件。
▲体现：①管理机制现代化；②技术设备现代化；③人员素质现代化。
三、文档一体化。
▲文件、档案一体化管理，常简称为“文档一体化”。
▲动因：①文件工作与档案工作的内在联系要求实行文档一体化②有效管理电子文件的前提是实现文档一体化▲表现：①文件、档案生成控制一体化；②文件、档案管理流程一体化；③文件、档案信息利用一体化。
▲国外重要思想：①前端控制—指对电子文件的管理应在文件形成之前便对文件的形成直至档案管理的整个过程予以通盘规划，把预先可能设定的管理功能纳入系统之中，并对形成和维护阶段进行监督。
②全程管理—是根据电子文件的特点和要求，建立一个完整的管理体系，对电子文件从产生到永久保存的整个生命周期进行全程的管理。
11、文件工作组织形式P47是指在社会组织内部围绕文件工作的活动程序，确定各部门之间的分工、组合的形式。
其实质是文件工作机构结构问题，对整个文件工作的管理与控制具有重要影响。
▲文件工作组织形式的类别（选择或判定，详见P48）①集中型②分散型③（集中、分散）复合型④分级型▲文件工作的组织机构与作用机制文件工作的组织机构，由主体机构（发文、收文机关领导班子）和有关辅佐班子构成。
▲文件工作组织形式的变化传统办公环境下，文件信息的最终形态主要表现为纸介质，信息载体和信息内容是个不可分割的复合体，同一份文件在同一时间往往只能单向线性地运行，难以实现信息共享。
网络环境下文件工作形式的出现，使得其组织形式向下列方式转变：①双向互动式；②多点分布式；③数据库方式；④网络发布方式。
（详见P51）12、文件工作的规则P71—74文件工作具有全程管理、全员参与的特点，对标准化、规范化要求很高，必须遵从相应规则，才能保证各方面协同工作。
文件工作规则具有层次性，包括适用于全部文件工作的基本原则，以及针对某些文件处理环节的具体规则（如行文规则）。
一、基本原则①准确原则（质量原则）②及时原则（效能原则）③安全原则④精简原则二、行文规则（案例分析题目）▲遵守行文规则的必要性，做到遵守行为规则，方可做到：①有效控制行文方向，保证文件传递的准确、快捷；②有效的控制行文方式，维护正常的工作秩序和运作效率；③有效控制行文数量，合理精简文件、简化手续，反对文牍主义。
▲行文规则的主要内容：（含义的理解）①根据机关之间的工作关系确立行文方向；②选择适宜的行文方式，一般不得越级行文；③正确选择主送机关和抄送机关；④坚持党政分开的原则；⑤联合行文时作者应是同级机关，并在行文前就有关问题协商一致；⑥严格控制文件数量，简化行文手续。
13、公文处理程序的特点P238①规范性②有序性③“双轨制”④非线性“双轨制”：是指纸质文件和电子文件同步随业务流程运转。
即在文件进入运行程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，文件人员等要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理，“双轨制”也导致了“双套制”归档。
14、公文处理流程重组P244公文处理流程重组是指以文件、档案一体化管理理念为先导，打破文件工作、档案工作互相分家的局面，对原有的文件管理流程和档案管理流程进行统筹规划，重新设置合理的工作流程，旨在简化重复环节、提高效率、满足电子文件的全程管理需求。
一、流程重组的必要性公文处理程序缺乏规划或设计不当，已经成为电子文件难以在网络环境中正常运转的瓶颈，电子系统中的文件、档案一体化管理也就无从实现。