公文种类及格式

公文知识常用的公文种类有：一、决议。

经会议讨论通过的重要决策事项，用“决议”。

二、决定。

对重要事项或重大行动作出安排，用“决定”。

三、公告。

向内外宣布重要事项或者法定事项，用“公告”。

四、通告。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

五、通知。

发布规章和行政措施，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。

六、通报。

表扬先进，批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。

七、报告。

向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

八、请示。

向上级机关请求指示、批准，用“请示”。

九、批复。

答复下级机关的请示事项，用“批复”。

十、条例。

用于制定规范工作、活动和行为的规章制度，用“条例”。

十一、规定。

用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范，用“规定”。

十二、意见。

对某一重要问题提出设想、建议和安排，用“意见”。

十三、函。

不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

十四、会议纪要。

记载、传达会议议定事项和主要精神，用“会议纪要”。

公文格式1．公文格式的组成公文格式的组成要素包括：（1）发文机关标识（版头、红头）（2）公文份数序号（3）密级（4）发文字号（5）签发人（主要用于请示）（6）标题（7）主送机关（内发可省略）（8）正文（9）附件（10）发文机关署名（11）成文日期（12）印章（13）附注（此件发至 XX级）（14）主题词（15）抄送单位（16）印刷机关和印刷时间印刷用纸和技术要求：用A4型纸（297X210），正文用3号仿宋体，每页22行，每行28个字。

2．发文字号编写发文字号原则：包括机关代字、年份、序号。

注意：年份不能省略，两边用六角括号；序号不编虚位，不加第。

3．公文标题标准式：发文机关+发文事由+文种凡是有红色版头的文件，因已表明发文机关，故发文机关名称可省略。

特殊形式：（1）发文机关+文种。

如《中华人民共和国主席令》（2）发文机关+转发文件名+文种，也称转文式标题，用于转发文件。

4．成文日期成文日期确定原则：（1）会议通过的决定、决议以会议通过日期为准。

（2）领导签发的，以签发日期为准。

（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。

（4）法规性文件以文件批准日期为准。

（5）一般信函、电文以实际发出日期为准。

成文日期必须写年月日，且要用汉字。

5．主题词《条例》和《方法》都明确规定：上报的文件应当按照上级的要求和《公文主题词表》标注主题词。

《上海市人民政府公文主题词表》使用说明中规定：（1）一份公文标引的主题词，除类别词外，最多不超过五个。

标引主题词的顺序为先标类别词，再标类属词。

在标类属词时，先标反映公文内容的词，最后标反映公文形式的词。

如《上海市人民政府关于做好本市农村扶贫工作的通知》，先标类别词“农业”，再标反映公文内容的类属词“扶贫”，最后标反映公文形式的类属词“通知”。

（2）一份公文有两个以上主题内容时，先集中对第一个主题内容标注，再对第二个主题内容进行标注，最后标文种。

（3）根据需要，可将不同类主题词进行组配标引。

（4）在《公文主题词表》中找不到准确反映公文内容的类属词时，可用类别词替代。

6．用印一般的用印方法是：骑年压月，上大下小。

国标《国家行政机关公文格式》规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标成文时间。

当印章下弧无文字时，仅以下弧压在成文时间上，当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

第一条公文一般由眉首，正文、文尾三部分组成。

第二条公文眉首包括发文机关、发文字号、签发人、紧急程度、机密等级等内容，一般用横线与正文部分隔开。

一、发文机关(公文版头)用醒目、整齐、庄重字体套红印刷，置于眉首上部，居中。

如“发改委文件”第一行居中二、发文字号由发文机关代字、年份和顺序号组成，置于发文机关之下、横线之上，居中。

如洛师党委办【2012】21号，第二行居中，若有签发人，则第二行顶格空一个字。

三、向上级报送的重要文件，要标注签发人，置于发文字号的同行右端。

联合行文的，主办单位签发人标注于发文字号后居中，其他单位下一行接起。

四、紧急文件分“急件”、“特急件”两种，标于眉首右上角第二行。

五、秘密文件应准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”，标于眉首右上角第一行。

第三条正文部分一般包括标题、主送机关、内容、附件、落款、附注等。

一、标题置于眉首之下，主送机关之上，居中。

标题一般包括发文机关名称、事由和公文种类，要准确简要地概括公文的主要内容，除发布和批转上级规章性文件外，标题一般，不加书名号，也不用其它标点符号。

二、“公告”“通告”“条例”“规定”“决议”“决定”等公文可不标明主送机关，其它公文应标明主送机关。

主送机关一般置于正文内容之上、左端顶格。

“决议”“决定”若标明主送机关也可置于文稿尾抄送栏。

三、正文内容的结构层次序数依次为“一、”“(一)”“1.”“(1)”。

规章和规范性文件，按有关规定，用章、节、条、款、项标明层次。

四、附件名称标于内容之后，成文日期之前。

附件一般与主件合订发送，不能合订的应在附件首页左上角注明文件发文字号，与主件同时发送。

五、文件落款，指正文末尾的发文机关名称、印章和成文日期。

成文日期以领导签发日期为准。

六、公文除会议纪要外，应当加盖公章。

加盖印章的公文一般不再另署发文机关名称。

文尾部分，包括主题词、抄送栏、印发机关栏、印发日期、份数等项。

第四条主题词。

置于横线之上左端，按主题词表规定标引，词目间间隔一个汉字距离。

第五条抄送栏。

在主题词横线之下。

抄送单位可使用规范化的简称。

第六条印发机关及日期栏。

在抄送栏下用横线与抄送栏隔开，左端署印发机关全称，右端署印发日期。

第七条文件份数。

标于印发机关及日期栏横线之下，居右。

第八条公文文字从左至右横写，横排。

公文用纸为A4型，并用统一印制的红头公文纸印刷，左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

公文标题用二号宋体字，内容用三号仿宋体。

（一）发文机关（亦称“版头”、“文头”）版头是发文机关的标志，它具有法定性、权威性和效用性，通常套红，以示庄重。

常用的公文版头形式有三种：1、由发文机关名称加“文件”二字组成。

例如：国务院文件2、只用发文机关全称或规范化的简称作版头。

例如：安徽省人民政府3、几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，可用主办机关（安徽省人事厅）的名称加“文件”二字作版头？（例1），但发文机关署名应标联合行文单位的名称；也可用几个同级机关的名称加“文件”二字作版头（例2），但应将主办的机关排列在前。

前者多用于上行文，后者多用于下行文。

例1：安徽省人事厅文件例2：安徽省人事厅安徽省科委文件安徽省财政厅4、有时根据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头。

例如：***人民政府令、***人民政府任免通知发文机关名称必须使用全称或规范化的简称，一般用22毫米*15毫米（高*宽）黑变体字。

联合行文，应视机关多少，选择大小适当的宋体字。

在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。

版头和版头下的一条细实横隔线（宽140毫米，高1毫米），居中套红印在公文首页图文区第13行—22行和37行—46行区域内。

为了保证公文的权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头。

发文机关的公文版头一经确定，不可经常变动。

（二）密急密级是指公文内容涉密的程度。

公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”，“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号。

密急在公文首页发文机关版头的左上角区域内标注。

密急的标识为一个五角星，即“”，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：机密20年。

密急件的份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给的顺序编号。

一份文件一个号，依次流水编列，以便查对和清退。

份号使用6位阿拉伯数字在密级标识区域的上一行标注。

如：某份文件份号为“000068”就说明这份文件是总印数中的第68份。

（三）紧急程度公文处理必须做到及时、准确、安全。

紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。

标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事项的及时处理。

文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”。

特别是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”的原则，抓紧办理，行文时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

在特殊情况下，也可以标明“在*日*时送达”。

紧急程度在公文右上角标注。

公文标题内有“紧急”二字的，如“关于**紧急通知”等，也应视同急件处理。

（四）发文字号（亦称“文号”）发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成。

年度使用公元纪年，用阿拉伯数字，两侧用方括号“[]”。

例如：皖政[1997]18号，“皖政”是安徽省人民政府的代字，“[1997]”是发文的年度，“18号”是1997年发文的顺序号。

几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号。

有发文机关加“文件”二字组成文头的文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中；只用发文机关作文头时的文件，发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上。

上报的公文，应注明签发人。

联合行文要同时注明联合发文机关的签发人。

签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下角、文件标题之上。

同时，发文字号则移至左侧。

机关代字应相对稳定，不可经常变动。

为保证发文字号规范，防止重号、漏雨和错号，发文字号应由发文机关的文秘部门统一管理与编写。

（五）公文标题公文标题是对公文主要内容的揭示。

要求做到准确、简要。

规范化的公文标题一般应由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成。

除三个部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“的”字。

例如：“国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”，其中：“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于”是介词，“发布《国家行政机关公文处理办法》”是公文主题，“的”是结构助词，“通知”是公文的种类。

标题除发布法规性的文件可加书名外，一般不用标点符号。

公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列。

当遇到下列情况时，公文标题可以省略发文机关名称或公文主题组成部分。

1、使用正式的套红文件版头，公文标题可以省略发文机关名称。

例如：“关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》的通知”。

这份文件是使用“安徽省人民政府办公厅”机关固定的文件版头印发的，因此，公文标题就省略了发文机关名称。