第四章第一部分 电子表格软件应用基础

第四章第一部分电子表格软件应用基础1.章节内容：2.考情分析：各种题型都有可能出现，预计考试分值在20分左右。

3.学习方法：本章主要为Excel的一般操作知识，在日常的工作生活中有比较多的涉及，所以在学习起来较为亲切，容易接受。

由于考试题型的不确定性，仍要求大家重视动手操作。

本章与第三章报表管理模块联系较为密切，尤其是公式与函数的应用，要结合起来融会贯通学习。

第一节电子表格软件概述一、常用的电子表格软件（★）Windows操作系统：微软Excel、金山WPS、Lotus Notes、FormulaOne等， Mac操作系统：Numbers二、电子表格软件的主要功能（★）1.建立工作簿2.管理数据3.实现数据网上共享4.制作图表5.开发应用系统（一）建立工作簿每个工作簿含有一张或多张工作表，默认情况下，EXCEL2003有三张工作表，EXCEL2013只有一张工作表，但用户可以插入更多的工作表，一个工作簿中工作表的张数受计算机内存的限制，内存大，可容纳的工作表就多。

单元格是工作表的最小组成单位。

每一单元格最多可容纳32000个字符。

（二）管理数据用户通过Excel不仅可以直接在工作表的相关单元格中输入、存储数据，编制销量统计表、科目汇总表、试算平衡表、资产负债表、利润表以及大多数数据处理业务所需的表格,而且可以利用计算机，自动、快速地对工作表中的数据进行检索、排序、筛选、分类、汇总等操作，还可以运用运算公式和内置函数，对数据进行复杂的运算和分析。

（三）实现数据网上共享通过Excel，用户可以创建超级链接，获取局域网或互联网上的共享数据，也可以将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何位置的互联网用户共享工作簿文件。

（四）制作图表散点图、柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图、三维图等14类100多种基本图表。

（五）开发应用系统Excel自带VBA宏语言，用户可以根据这些宏语言，自行编写和开发一些满足自身管理需要的应用系统，有效运用和扩大Excel的功能。

【例题•单选题】在Excel2013中，一个工作表由（）组成。

A.65536行和256列B.65536行和16384列C.1048576行和16384列D.1048576行和256列『正确答案』C『答案解析』在Excel2013中，行数=256×642，列数=256×64。

【例题•多选题】电子表格软件的主要功能有（）。

A.建立工作簿B.管理数据C.实现数据网上共享D.制作图表『正确答案』ABCD『答案解析』电子表格软件的主要功能有建立工作簿、管理数据、实现数据网上共享、制作图表、开发应用系统。

三、Excel软件的启动与退出（★★）（一）Excel软件的启动1.通过“开始”菜单中的Excel快捷命令启动2.通过桌面或任务栏中的快捷方式启动3.通过“运行”对话框启动4.通过打开已有Excel文件启动（二）Excel软件的退出1.通过标题栏的“关闭”按钮退出2.通过任务栏退出3.通过快捷键退出：Alt+F44.双击标题栏的控制按钮退出5.打开标题栏的控制按钮，点击关闭6．通过“文件→退出”菜单退出Office2007没有控制按扭及文件菜单，但有一个Office按扭，具有象2003或2013中“文件”菜单类似的功能，点击这个按扭后，再点击下面的“退出excel”选项可以退出excel。

展开office按扭，有如下功能菜单Office2013的文件菜单也有一定的变化，只有“关闭”功能，没有“退出”功能。

文件菜单【例题•单选题】下列不属于Excel软件的退出方法的是（）。

A.通过标题栏的“关闭”按钮退出B.Alt+F4C.双击标题栏的控制按钮D.Ctrl+F4『正确答案』D『答案解析』选项D，属于关闭Excel文件的方法。

四、Excel软件的用户界面（★★）Excel2003及以下版本的默认用户界面基本相同, 由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、工作表区、状态栏和任务窗格等要素组成;Excel2007及以上版本的默认用户界面基本相同, 主要由功能区、编辑区、工作表区和状态栏等要素组成。

【提示】功能区将标题栏、菜单栏、工具栏和任务窗格进行了合并，非常方便操作。

【提示】1.工具栏可分为常用工具栏和格式工具栏。

2.单元格是工作表中最基本的存储单位。

3.如果需要打开任务窗格,可以选择“视图”菜单的“任务窗格”命令或使用快捷键Ctrl+F1将其打开。

4.如需隐藏功能区,可以在当前所在的选项卡处双击,再次双击将取消隐藏。

在隐藏状态下,可单击某选项卡来查看功能区并选择其中的命令。

【例题•多选题】任务窗格默认位于Excel窗口的右边，用于集中放置最常用的功能和快捷方式，下列（）在任务窗格列示。

A.开始工作B.帮助C.剪贴板D.模板帮助『正确答案』ABCD『答案解析』任务窗格具体包括开始工作、帮助、搜索结果、剪贴画、信息检索、剪贴板、新建工作簿、模板帮助、共享工作区、文档更新和XML源等11个任务窗格。

五、Excel文件的管理（★★）Excel文件的管理主要包括新建、保存、关闭、打开、保密、备份、修改、删除等工作。

（一）Excel文件的新建与保存1、Excel文件的新建（1）启动软件时：自动建立新文件（2）启动软件以后：快捷键：“Ctrl+N”键菜单栏：“文件”→“新建”工具栏：“新建”按钮Excel2003及excel2007新建的工作簿，默认文件名为“book1.xls”,excel2013新建的工作簿默认文件名为“工作簿1.xlsx”2、Excel文件的保存快捷键：“Ctrl+S”键，保存“F12”键，另存为工具栏：“保存”按钮菜单栏：“文件”→“保存”或“另存为”一般情况下，文件第一次保存用“保存”，以后，如果不改变文件名和保存路径，也用“保存”方式，但如果要改变文件名或保存路径，或是要加密保存，一般就要用到“另存为”方式。

Excel文件还可以设置“自动保存”，时间由用户设定，设定方式可通过“工具→选项→保存”菜单操作。

（二）Excel文件的关闭与打开1、Excel文件的关闭（1）退出Excel软件，文件自动关闭（2）不退出Excel软件：工具栏：“关闭”按钮菜单栏：“文件”→“关闭”快捷键：“Ctrl+F4”或“Ctrl+W”在excel2007中，可通过点击office按扭，再点“关闭”菜单关闭文件。

【提示】注意与软件退出快捷键（Alt+F4）的区别2、Excel文件的打开（1）双击Excel文件图标可以打开（2）菜单：右键快捷菜单：“打开”菜单栏：“文件”→“打开”（3）工具栏：“打开”（4）快捷键：“Ctrl+O”（三）Excel文件的保密与备份1、Excel文件的保密（1）打开权限密码（2）修改权限密码Excel2003及excel2013可通过“文件→另存为”菜单打开“另存为”对话框，再通过“工具→常规选项”打开“保存选项”对话框，分别输入打开文件密码和编辑文件密码即可进行相应的限制；Excel2007没有“文件”菜单，但可以通过office按扭打开“另存为”对话框，其余操作与2003一样；Excel2013还可以通过“文件→信息→保护工作簿”菜单，选择其中的“用密码进行加密”选项，也可以设置工作簿打开权限。

2、Excel文件的备份加密保存时，勾选“生成备份文件”即自动生成备份文件：图标与原文件不同，备份文件名的名称是的原有文件名的基础出加上“的备份”三个字。

（四）Excel文件的修改与删除1、Excel文件的修改修改单元格内容、增删单元格和行列、调整单元格和行列的顺序、增删工作表和调整工作表顺序等。

（1）单元格内容的修改：选定单元格，在编辑框可以修改其内容选定单元格，按F2键使其进入编辑状态，可以直接修改其内容双击单元格，使其进入编辑状态，同样可以直接修改其内容（2）行高列宽的调整：可以用鼠标拖动法、鼠标双击法（最适行高列宽）、右键快捷菜单法、菜单法（通过格式菜单操作）等多种方法调整行高列宽；录入数字时，单元格宽度不够时显示#####号。

（3）对某工作表来说，增删行列及单元格，总的行列数及单元格数不会变化。

（4）工作表的操作：①通过右击某工作表，在弹出的快捷菜单中可以插入工作表②点击菜单栏的“插入→工作表”菜单也可以插入工表表③在excel2007及excel2013中，点击“开始”导航栏，再通过“插入”工具按扭也可以插入工作表④快捷键shift+F11可插入工作表通过右键快捷菜单，还可以删除、移动或复制工作表2、Excel文件的删除（1）选中要删除的Excel文件,按击“Delete”键进行删除（2）鼠标右键点击要删除的Excel文件,选择删除命令。

【例题•多选题】新建Excel文件的方法有（）。

A.使用任务栏中的新建图标B.使用文件菜单中的新建命令C.使用工具栏中的新建命令D.使用“Ctrl+O”快捷键『正确答案』BC『答案解析』选项A应为单击常用工具栏的新建图标。

选项D是打开文件的方法，新建应该是“Ctrl+N”。

【例题•多选题】打开Excel文件的方法有（）。

A.右键快捷菜单“打开”命令B.快捷键“Shift+O”C.Excel“文件”菜单中的“打开”命令D.常用工具栏“打开”按钮『正确答案』ACD『答案解析』选项B，应该是“Ctrl+O”。

第二节数据的输入与编辑一、数据的输入（★★★）（一）数据的手工录入1、在单个单元格中录入数据2、在单张工作表的多个单元格中快速录入完全相同的数据：Ctrl+Enter3、在单张工作表的多个单元格中快速录入部分相同的文本或数据格式→单元格→数值→自定义，以@结尾【例题·实务操作题】在Excel表A1:A5区域中部分输入“平江会计培训中心”数据，然后分别输入晚一班、晚二班、晚三班、晚四班、晚五班。

4、在工作组的一个单元格或多个单元格中快速录入相同的数据（1）按住Ctrl键,选取多张工作表,将其组合成工作组（2）录入数据，方法同1、2、3（3）取消工作组：①单击组外任何一个工作表标签；②右击组内任何一个工作标签，选择“取消成组工作表”（二）单元格数据的快速填充1、相同数据的填充：填充柄、Ctrl键的使用【提示】数字型以及不具有增或减序可能的文字型数据，可直接拖动；而日期型以及具有增或减序可能的文字型数据，应按住Ctrl键拖动，如果做相反的操作，则输入的是序列填充。

2、序列的填充：（1）输入第一、二个单元格数据；（2）选中上述两个单元格，拖动填充柄；（3）利用编辑→填充→序列填充3、填充序列类型的指定：“自动填充选项”按钮，选择复制或自动填充4、自定义序列Excel2003：工具→选项→自定义序列Excel2007：Office按钮→Excel选项→常用→编辑自定义列表Excel2013：文件→选项→高级→编辑自定义列表（三）导入其他数据库的数据EXCEL可以获取SQLServer、ACCESS等数据库的数据,实现与小型数据库管理系统的交互。