电话与传真管理规定
21传真机、电话机、复印机使用规定
1. 主题内容与适用范围本文件规定了公司传真机、电话机、复印机的管理和使用要求。
2. 管理和使用要求2.1 传真机的使用2.1.1 公司收发传真均须进行登记。
收到传真件，由综合部送到接收人，并签收。
2.1.2 公司向外传真涉及公司密级资料，按保密规定执行。
2.2 复印机的使用2.2.1 复印机为公司重要设备，任何人均应正确使用复印机。
2.4.2 复印文件时应进行登记，并按要求写明复印时间、用途、数量等。
2.4.3 密级资料复印，按公司有关保密规定执行。
2.4.4 复印完毕，并将多余复印件清理干净。
2.4.5 严格控制复印整本书籍。
2.3电话机的使用使用长途电话均须进行登记，并按要求注明通话时间、通话事项和受话人等。
打长途电话时，要求简短扼要。
2.4手机公司职员手机自己采购，部门经理（包括同等专业技术岗位）及以上岗位每月报销300元手机费，一般职员报销50元手机费（要求职员手机处于开机状态，以便工作联系）。
3. 责任与权限3.1责任第2页共2页Q/SHBS211103.1.1传真机、复印机由综合部负责日常管理和清洁保养工作；电话机由所在部门负责日常的清洁保养工作，3.1.2 综合部对传真机、电话机、复印机满足正常业务使用负责。
3.1.3 综合部负责对外的维修和业务联系，发现故障及时通知电信局、供应商进行修理，以满足工作需要。
3.1.4 综合部负责更换传真纸，并及时补充墨粉和复印纸。
3.1.3 使用者对复印件的保密性负责。
3.2 权限3.2.1 综合部有权制止非业务需要使用传真机的行为。
3.3.2 综合部对不属复印范围的行为，有权拒绝复印。
3.3.3 本标准的实施情况由综合部检查与考核。
收发长途电话传真管理规定范文
收发长途电话传真管理规定范文1 目的1．0．1 为了做好收发、长途电话、传真管理工作，特制定本制度。
2 适用范围2．0．1 本制度适用于收发员长途电话传真管理人员。
3 内容3．1 收发员工作职责。
3．1．1 每日将邮政部门送来的报刊、杂志、信函、挂号、电报、大件包裹单等进行通知和分发。
3．1．2 收进的邮件有登记并让用户做好签收。
3．1．3 对收发文件严格管理，不丢失、不损坏、不泄密。
3．1．4 一般邮件必须当天通知有关单位或个人。
3．1．5 公用的报纸、期刊、信函，要在二小时内分发至柜内。
3．1．6 私人的期刊、报纸和公用的专用期刊，要进行登记和签收。
3．1．7 对已丢失的报刊，主动与用户取得联系，积极采取补救措施。
3．1．8 收到的电报，要在2 小时内通知到用户，加急电报在1 小时内通知到用户。
3．1．9 每日按时向院外发的公函、信件、挂号、电报等及时发出。
1 一般的电函、大字件、电报一天要一次，时间是下午2 点、4点。
2 加急的挂号、大字件、电报，做到二小时内发出。
3 发出的挂号信做登记，以备查询。
4 难发出的邮件要尽快找到发件单位并协调解决。
3．1．10 按照邮政部门的统一布置组织全院各单位做好收订任务。
3．1．11 组织召开基层收发员座谈，传达邮政部门精神，宣传发行工作意义，解释好发行的种类，提供所有信息。
3．1．12 凡向外埠发信函、特快专递、快件等必须事先由室主任签字方可办理，禁止因私办理以上业务。
3．2 长途电话、传真管理工作。
3．2．1 打电话发传真必须填申请单先由有关领导签字后方可实施。
3．2．2 认真做好发接记录，遇紧急情况立即通知有关人员。
3．2．3 禁止因私事打电话发传真。
3．2．4 维护好电话机、传真机。
3．2．5 电话卡发放要有登记，要有室主任或大项目负责人签字。
电话与传真管理制度
电话与传真管理制度一、目的与背景电话与传真是现代化办公环境中常用的沟通工具，有效管理电话与传真的使用对于提高工作效率、信息传递的准确性和保护重要信息的安全性至关重要。
为了规范电话与传真的使用，确保其合理有效地发挥作用，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于全体员工，规范办公室电话与传真的正常使用及管理。
三、管理原则1. 合理使用：员工应合理、科学地使用电话和传真设备，避免浪费资源，提高工作效率。
2. 保密性：员工在使用电话和传真时，应时刻注意保护公司的机密信息，并不得将任何机密信息通过电话和传真方式发送出去。
3. 安全性：员工在使用电话和传真设备时应遵循安全操作规程，避免安全事故的发生，如不正当的操作可能导致设备故障。
4. 规范性：员工在使用电话和传真设备时应遵守公司相关规章制度，做到遵纪守法，文明礼貌地与他人沟通。
四、具体规定1. 办公电话的使用- 办公电话仅限于公务通话，严禁私人通话。
私人通话需在工作时间外使用员工个人手机，不得在工作场所使用。
- 使用办公电话时应注意礼貌用语，语速适宜，信息传递清晰准确。
- 如需离开办公室较长时间，应关闭办公电话或将其转交他人代接。
2. 传真的使用- 传真发送前，需确认收件方的传真号码和接收人，并进行核对。
- 发送机密信息的传真前，需与收信人提前口头确认传真号码，并在传真件上标注“机密”字样。
- 接收传真时，应及时将传真件取走，并将其妥善保管，避免丢失或泄漏重要信息。
3. 电话与传真设备的维护与保养- 电话和传真设备应由专人负责维护和保养，确保其正常运行。
- 严禁未经批准私自移动、更换或涂改电话和传真设备的布线及标识，否则将承担相应责任。
- 如发现电话或传真设备故障或异常情况，应立即上报维修人员进行处理。
五、违规与处理1. 对于违反本管理制度的员工，将视情节轻重采取相应纪律处分，包括口头警告、书面警告、记过、记大过等。
2. 对于涉及泄露机密信息等严重行为的员工，将按照公司相关规定进行严肃处理，甚至追究法律责任。
公司电话管理规定（三篇）
公司电话管理规定公司电话管理是组织内部电话沟通工作的重要环节，为了规范电话使用、提高工作效率和服务质量，制定以下电话管理规定：一、电话礼仪与态度1.员工接听电话时应以专业、礼貌的口吻问候称呼对方，并介绍自己的姓名和所在部门；2.待机接听电话时，员工应迅速接听，不得延迟对方等待时间；3.电话中不得出现粗口、脏话及不雅语言；4.电话接待员应维持良好的服务态度，给予对方耐心、友好的回答、解决问题。
二、电话接听与转接1.电话接听员应阅读并了解各部门基本情况，以便能准确、迅速地接听并转接电话；2.接听员需要做好电话接待记录，包括来电时间、电话号码、来电目的等信息；3.有请示、汇报或转接相关部门电话时，应说明来电者的姓名、单位和联系方式。
三、电话传真处理1.接收传真时，接收员应确认传真机是否工作正常，确保传真的完整性；2.接收员应及时把传真文件交给相关人员，避免耽误工作进程；3.发送传真时，发送员应确认传真号码是否正确，仔细核对文本内容及附件。
四、私人电话使用1.员工不得在工作时间滥用公司电话进行私人通话，严禁进行与工作无关的长时间通话；2.员工应合理使用私人手机，避免对工作造成干扰；3.公司严禁使用公司电话进行违法违规的活动。
五、电话培训与监督1.公司将定期组织电话礼仪培训，提高员工的沟通技巧和服务态度；2.领导和主管部门有义务监督并纠正电话管理中的不良现象；3.员工可以提出电话管理改进建议，公司会积极采纳和改进。
六、违规处理与奖惩1.对于严重违反电话管理规定的员工，公司将视情节轻重，给予相应警告、罚款、停职等处罚；2.优秀遵守电话管理规定的员工会获得相关奖励和表彰；3.员工对电话管理规定的不理解或疑问可向主管部门咨询，共同解决。
以上是公司电话管理规定的范文，根据公司实际情况可以进行适当调整和完善。
公司电话管理规定（二）一、概述公司电话是企业日常沟通工具之一，为了提高电话效率和保证通信质量，制定以下电话管理规定。
电话及传真管理办法
电话与传真管理制度为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。
第一条 需求申报一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
二、电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
三、部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报总经理进行审批。
审批后，送交行政部。
由行政部负责询价、采购。
第二条 使用管理一、各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
二、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
三、各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。
部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
四、员工因业务需打长途电话，需在"长途电话记录"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
五、员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。
费用由员工本人承担，由行政部报财务部在其当月工资内扣除。
六、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由部门主管进行审核。
公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。
第三条 维修与报停一、各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
二、电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知行政部，由行政部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
三、各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知行政部经理，由行政部指定行政专员处理。
本制度由行政部负责解释，总经理批准即日颁行。
传真机电话电脑使用管理规定
1、本中心传真机由人事行政负责接收。
2、发出的传真资料及时登记在传真发出及接收记录本上，详细记录发文内容、时间及发往地点的号码，接收人。
3、有关国际长途的传真，必须由总经理、副总经理批准方可进行拨发。
为确保管理处各部门工作顺利进行，以防重大及紧急事件的延误处理，现就管理处的电话使用作如下规定：(1)中心电话设备为保障中心各业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿。
（2）中心各部门办公区域，因公事要求安装电话，须由部门或个人申请，行政部统一办理报总经理批准后，交工程部实施。
（3）中心各部门职员办公用电话，除总经理办公室电话及传真机除外，其余均不具有国际、国内长途功能，确因公需要拨打长途，应填写长途申请单，经审批后指定拨发。
（4）接听电话首句规范用语为：“中佳如意某某部，您好！”（5）任何员工在工作区域内听到无人接听的电话时，都要主动接听，详细记录电话内容，并及时清楚的转告有关部门的主管及相关人员，如遇紧急情况，可直接转告总经理或副总经理。
（6）所有员工禁止在工作时间内打私人电话，若有紧急情况，亦须长话短说。
（7）所有员工禁止拨打声讯电话，一经发现，照价支付并给予纪律处分。
电脑使用管理规定（1）非中心指定人员不可使用电脑。
（2）所有员工对打印文件资料须保密。
（3）禁止使用电脑进行非公务工作。
（4）电脑磁盘不能移作他用。
（5）私人磁盘也不能用于中心电脑，以防止损坏或由病毒感染。
（6）各部门人员使用电脑应按规定使用，以免造成损坏影响工作。
（7）保持电脑的清洁。
（8）及时处理电脑中的碎片。
（9）为确保电脑的正确使用，要对经常电脑进行病毒的清理。
（10）对打印的废弃文件，应做标识。
机密文件及时处理粉碎。
电话传真管理规定制度格式
电话传真管理规定制度格
式
Final approval draft on November 22, 2020
太平洋商厦电话传真管理办法
一、为使公司电话、传真使用制度有章可循，特制定本管理办法。
二、公司电话是为工作所须而设立，员工使用电话的原则是长话短说，尽量利用传真来
沟通一些须长时间通话的内容。
三、员工因公务使用长途电话或传真，须事先进行登记，注明联络时间、单位和联络事
项。
四、公司财务每月须将电话登记表与电话帐单进行核对，理清电话明细。
五、员工不得长时间因私人事件占用公司电话，员工因私使用长途电话须事先登记，公
司每月将按国家电信规定收取相关的费用。
六、员工使用传真机时，应将纸张空白处尽量裁去，以节省传真时间。
七、上述管理办法若有遗漏之处将随时补充。
电话传真管理办法
电话传真管理办法一、总则电话传真在企业和机构中是常用的通讯方式，其管理对于提高工作效率和信息传递效果具有重要意义。
本管理办法旨在规范电话传真的使用与管理，强化信息保密工作，确保通讯系统的安全与稳定。
二、使用范围适用于本单位内所有人员的电话传真通讯。
三、使用要求（一）合理使用1、电话传真仅用于工作和服务需求，禁止私人和非法机密用途的传输。
2、传真内容应充分考虑信息安全和机密性，不得泄露涉及国家机密、商业机密、个人隐私等信息。
3、使用传真机的人员应保持耐心和耐性，多次重复发送或半途结束可能造成的浪费应予避免。
（二）公共设施的共同维护1、使用设备应保养完好，如发现故障应立即报修。
2、设备供纸及墨盒应按照要求更换，避免浪费资源。
（三）安全措施1、使用人员应保证机器的安全，不得随意拆解、损坏或挪用。
2、使用人员应妥善保管好已发送和已接收的传真文件，以免丢失和泄露。
3、如有机密内容的传输，应使用密码等措施进行保密。
四、管理措施（一）管理体制1、设立电话传真管理员，具体职责是：①监督使用单位内所有电话传真设备的使用情况。
②确认各设备的存储位和使用密码，并负责管理保密文件明细记录。
③协调电话传真机器的安装、维护，保证其正常运行。
④统一协调各单位工作、沟通与解决问题。
2、对于电话传真设备区域内的监控，应按照事先制定的安全技术规范，设立群众监督员，将其与一些行为恶劣的员工相互之间进行监督。
3、制定电话传真管理工作流程，确保各项工作有序进行和运作。
（二）设备管理1、严格控制电话传真座机的分配，确保合理使用，不允许私人或非法机密用途使用。
2、对于丢失的传真文件，应立即联系相关人员，重新打印或重发。
3、使用不当的、并且被确认为有故障的设备，应立即通知管理员报修处理。
4、根据需要制定设备使用规程，以确保设备的长期运行。
（三）安全措施1、电话传真管理员应对新员工进行安全管理的培训，并对员工进行信息保密的相关标准及规定。
2、对于传输机密文件的电话传真应按照文件安全级别进行加密，确保安全传递。
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电话与传真管理规定 TYYGROUP system office room 【TYYUA16H-TYY-TYYYUA8Q8-
为规范各部门电话与传真的使用，保证业务的正常开展特制订本制度。
需求申报
一、各部门电话与传真的需求申报由该部门经理负责。
二、电话的与传真的需求申报由部门经理填写《办公用品需求申请表》，根据表格规定的内容填写。
三、部门经理负责将填写完毕的《办公用品需求申请表》呈报中心总监，中心总监从中心的实际需求需求角度考虑并在《办公用品需求申请表》进行批示。
四、部门经理负责将中心总监批示的表格送交人力资源部经理。
五、人力资源部经理对表格的内容进行初审后呈报总经理进行批示。
六、总经理同意采购由人力资源部经理指派行政专员负责询价、采购。
使用管理
一、各部门电话与传真的使用由该部门经理或由部门经理指定人员负责。
二、上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
三、各部门电话与传真在不使用长途功能时要调至 "加锁"状态，钥匙由部门经理或其指定人员保管。
部门经理出差要及时移交他人保管，但直接责任由部门经理承担。
四、员工因业务需打长途电话，需在"长途电话记录"上签字，并经部门经理或部门经理指定的电话人签字同意。
五、员工因私需打长途电话应向部门经理或其指定人员说明，并在《长途电话记录》上签字，经部门经理或部门经理指定的人员签字同意。
费用由员工本人承担，由人力资源部在其当月工资内扣除。
六、员工所发传真应使用公司统一的封面与格式，内容应经部门经理审核无误后再传真，部门经理不在可以直接由中心总监进行审核。
公司员工不能将未经审核的文件传真出去，否则，造成的后果完全由当事人本人承担。
七、各部门应在每月25日将本部门的《长途电话记录》送交人力资源部。
八、人力资源部负责将各部门的《长途电话记录》备案，并根据记录内容，计算员工应当扣减的话费。
维修与报停
一、各部门电话与传真的报停由部门经理或其指定人员负责。
二、电话或传真出现故障部门经理或其指定人员应马上通知人力资源部，由人力资源部安排专业人员进行维修，部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门经理共同承担责任。
三、各部门长途电话或传真需要报停时，应由部门经理或其指定人员提前3天通知人力资源部经理，由人力资源部指定行政专员处理。
本制度由人力资源部负责解释，总经理批准即日颁行。