申请使用会议室流程
会议室预约使用通知
会议室预约使用通知各位同事：大家好！为了更有效地利用公司的会议室资源，规范会议室的使用流程，提高工作效率，现将会议室预约使用的相关事宜通知如下：一、会议室基本信息目前公司共有X个会议室，分别为会议室 1、会议室 2、会议室 3 等。
每个会议室的容纳人数、设施配备有所不同，请大家根据实际需求进行选择。
会议室 1：可容纳X人，配备投影仪、白板、音响设备等。
会议室 2：可容纳X人，配备电视、会议桌椅等。
会议室 3：可容纳X人，配备网络设备、书写板等。
二、预约流程1、在线预约请登录公司内部的会议室预约系统，选择您需要预约的会议室、使用时间和时长。
预约系统的登录账号为您的工号，初始密码为具体初始密码。
首次登录后，请及时修改密码。
2、填写预约信息在预约时，请务必详细填写会议主题、参与人员、所需设备等信息，以便我们为您提前做好准备。
3、提交预约申请填写完预约信息后，点击“提交”按钮，您的预约申请将发送至相关管理人员进行审核。
4、审核结果通知管理人员将在收到预约申请后的X个工作日内进行审核，并通过系统消息或邮件的方式通知您审核结果。
如果审核通过，您将收到确认邮件；如果审核未通过，会告知您未通过的原因，请您根据提示重新预约。
三、预约规则1、提前预约时间为了保证会议室的合理安排，建议您提前X天进行预约。
但紧急情况下，可在使用前X小时内进行临时预约，但需获得相关领导的批准。
2、预约时长限制每次预约的时长最长不超过X小时。
如有特殊需求，请提前向相关领导申请。
3、取消预约如果您的会议计划有变，请在会议开始前X小时内取消预约，以便其他同事能够使用。
未及时取消且未使用会议室的情况，将被视为违规，累计违规X次将暂停您的预约权限X个月。
四、使用注意事项1、爱护会议室设施请大家在使用会议室时，爱护室内的设施设备，如投影仪、音响、桌椅等。
如有损坏，需照价赔偿。
2、保持会议室整洁会议结束后，请将个人物品带走，关闭电器设备，整理好桌椅，并将垃圾清理干净。
会议室申请流程制度模板
会议室申请流程制度模板一、目的为规范公司会议室的使用和管理，提高会议室使用效率，确保会议的顺利进行，为公司与会人员提供优质的服务和良好的会议环境，特制定本会议室申请流程制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有会议室的申请、使用和管理。
三、会议室分类与分级保障原则1. 会议室分类：根据会议室的大小、设施配置和适用范围，将会议室分为若干类别。
2. 分级保障原则：会议室的使用优先保障公司级各类会议，部门级会议按照先登记先使用、先紧急后一般的原则进行安排。
四、会议室申请流程1. 会议申请（1）会议申请人在确定会议时间、地点和参会人员后，需提前填写《会议室申请单》。
（2）《会议室申请单》需明确会议主题、参会人数、会议时间、申请人及联系电话等信息。
（3）会议申请人需根据会议需要选择相应的会议室类别。
2. 会议审批（1）会议申请单提交给所在部门负责人进行初步审核。
（2）部门负责人审核通过后，将会议申请单提交给公司综合事务部。
（3）综合事务部根据会议室使用情况及会议级别进行审批。
（4）审批通过后，综合事务部将会议申请单反馈给会议申请人。
3. 会议预约（1）会议申请人根据审批结果，提前与会议室所在办公区的物业管理办公室进行预约。
（2）物业管理办公室根据会议室使用情况，安排会议时间和地点。
（3）会议申请人持《会议室申请单》与物业管理办公室进行确认。
五、会议规范1. 会议准备（1）会议申请人负责会议前的准备工作，包括会议室清洁、整理，会议文件资料印发，会议记录工具和设备的准备等。
（2）会议记录者需根据既定的记录格式做好会议记录。
（3）会议主持者负责控制整个会议过程，确保会议议程的顺利进行。
2. 会议进行（1）会议参与者需按时到达会议室，关机或调成静音状态。
（2）会议参与者积极发言，注意自己的语气、语速、音量等。
（3）会议内容主要包括与会人员汇报上次会议决策执行情况、讨论会议议题、制定会议决策等。
3. 会议结束后（1）会议记录者将会议记录整理归档。
会议室预定规程
会议室预定规程一、会议室预定流程在公司组织会议时，预定会议室是必要的。
为了确保会议的顺利进行，制定了以下会议室预定规程：1. 提交预定申请任何员工在组织会议时，都需要提前向行政部门提交会议室预定申请。
申请中需要包括以下信息：- 会议日期和时间- 预计参会人数- 会议主题和议程- 所需设备和服务2. 预定审批行政部门收到预定申请后，会根据会议室的可用情况进行审批。
如果会议室已被其他会议预定或其他原因无法提供，行政部门将与申请人联系并提供合适的解决方案。
3. 确认预定一旦预定申请获得批准，行政部门会向申请人发送确认邮件或通知。
确认预定时需要包括会议室名称、日期、时间和其他特殊要求。
申请人需在收到确认通知后回复确认，以确保预定的有效性。
二、会议室预定规则为了合理利用公司的会议室资源并确保会议的顺利进行，以下是对会议室预定的规定：1. 提前预定：为了尽可能满足所有的会议需求，员工应提前预定会议室。
会议室预定时间的建议如下：- 小型会议（不超过10人）：至少提前1天预定- 中型会议（10-30人）：至少提前3天预定- 大型会议（30人以上）：至少提前1周预定2. 取消预定：如果会议计划发生变化，申请人应尽早通知行政部门取消预定。
这样可以让其他有需要的人及时预定该会议室。
未经提前通知的违规行为可能会受到相应的处罚。
3. 会议室的整理：会议结束后，申请人需确保会议室的整洁和有序。
需要清理桌面上的垃圾、归还借用的设备，以及将擦写板擦拭干净等。
4. 设备操作：申请人可提前向行政部门申请使用所需的设备，如投影仪、音响等。
在使用设备时，申请人需按照正确的操作流程操作，确保设备正常运行。
5. 准时开始：申请人应严格按照预定的时间开始会议，以免耽误其他人的议程安排。
若遇到特殊情况需要延迟会议开始时间，应提前通知行政部门及其他参会人员。
6. 使用时长：会议室的使用时长包括会议准备和结束后的整理时间。
员工需根据会议实际需求合理安排使用时长，尽量避免超时使用。
会议室使用的申请流程
会议室使用的申请流程1. 申请会议室的目的和背景在组织或者企业中，会议室是重要的资源之一，用于组织会议、培训、讨论等活动。
为了合理规划和管理会议室的使用，需要确立申请会议室的流程。
本文将介绍会议室使用的申请流程，以便各部门和员工能够便捷地申请使用会议室。
2. 申请流程的主要步骤2.1 填写申请表提交会议室使用申请表是第一步。
申请人需要提供以下信息： - 申请人姓名 -联系方式 - 申请使用的会议室名称 - 申请使用的日期和时间段 - 会议目的和议程 -参与人数预估2.2 提交申请表完成申请表后，需将其提交给相关负责人或会议室管理员。
申请人可以通过电子邮件、在线申请系统或者特定的申请表单进行提交。
2.3 审核申请会议室管理员或相关负责人会对申请进行审核，确认申请是否符合会议室的可用性和安排情况。
他们会考虑以下几个因素来进行决定： - 该会议室是否已被其他人预订 - 申请人是否符合会议室使用规定 - 会议室是否已经达到预定的使用限额2.4 审批结果通知申请审核完成后，会议室管理员或相关负责人会及时将审批结果通知给申请人。
通常，审批结果会以电子邮件或者在线申请系统的形式发送。
2.5 预定会议室如果申请获得批准，申请人将被告知会议室的预定情况。
他们可以确认预定并收到会议室的详细信息，例如会议室的名称、所在位置、设备设施等。
2.6 使用会议室在预定的日期和时间段，申请人需要前往指定会议室并按时开始会议。
在使用会议室期间，申请人需要遵守以下规定： - 不损坏会议室和设备设施 - 不擅自更改预定的会议时间和日期 - 保持会议室整洁和安静 - 如需延长会议时间，需提前和会议室管理员或相关负责人进行沟通2.7 会议室使用后的清理会议结束后，申请人需要将会议室恢复到原始状态，并确保会议室整洁。
这包括清除会议期间使用的物品、归还借用的设备以及清理垃圾等。
2.8 反馈意见和建议申请人可以根据自己使用会议室的体验，提供反馈意见和建议。
会议室流程图
会议室申请使用流程图
(1)使用部门到行政部或
前台，提前预约，并交
填会议室申请使用表
（2）编排顺序原则上以申
请时间先后为准，同一时
间内，多人申请的使用优
先权以会议层级、会议重
要性、紧急性为准。
（3）会前由行政部负责对
会议室桌椅、影音、灯光、
电源、卫生进行检查、维
护整理，信息部配合完成
对电子仪器的专项维护。
(4)会议室使用完毕，申请
部门须关闭电源设备，清
除白板书写内容、清理桌
面遗留资料、文件。
（5）行政部检查电源设备
是否关闭、安排卫生打扫
，整理桌椅，并关闭会议室。
会议室使用申请流程
会议室使用申请流程
一、会议室使用申请流程
其它事项：1、各会议室情况：1号会议室：简单会议室；
2号会议室：投影仪、视频、影响、DVD
3号会议室：简单会议室
4号会议室：简单会议室
2、临时举行会议，请尽量提前通知前台接待文员，方便安排会议室并准备相关事宜。
3、临时取消使用会议室，如申请人无提前通知，于预订会议开始15分钟后拨打电话询
问原因，并提醒预订会议开始时间半小时后无使用会议室，可能安排至其它会议。
4、需延长会议时间，请告知前台接待文员，方便前台接待文员安排加班事宜。
5、申请表上会议所需准备事项请尽量填写详细，前台接待文员将按申请表所填事项准备。
二、会议室使用申请表
会议室使用申请表。
会议室预订通知关于会议室预订的通知
会议室预订通知关于会议室预订的通知尊敬的各位员工，根据公司的日常运营需求，我们现将有关会议室预订的通知如下：1. 会议室预订流程为了保证各部门能够顺利预订和使用会议室，我们建立了以下的预订流程：（1）预订申请：各部门需要提前向行政部门提交会议室预订申请。
申请人须填写会议室预订申请表格，包括会议室名称、日期、时间、预计参会人数等信息。
（2）审批流程：行政部门将审核预订申请表格中的信息，并根据会议室的可用情况进行审批。
审批通过的申请将会收到预订确认邮件。
（3）使用与归还：预订成功后，申请人需要按时使用会议室，并在会议结束后及时归还。
请务必保持会议室的整洁与设备的完好。
2. 会议室预订规定为了确保会议室的公平使用和提升会议效率，在预订会议室时，请务必遵守以下规定：（1）提前预订：所有员工需要提前至少24小时提交预订申请，以确保行政部门有足够的时间进行审批和安排。
（2）长时间预订：如果需要长时间使用会议室（超过3小时），请提前与行政部门联系，以便协助安排。
（3）会议室容量：请根据预计的参会人数选择合适的会议室，以免出现容量不足或过剩的情况。
（4）时间管理：会议室使用时间以预订所指定的开始和结束时间为准。
如果时间有所变动，请提前通知行政部门进行调整。
（5）设备保护：在使用会议室时，请爱护会议室内的设备和家具，并正确定位使用后的会议室清理和设备关机工作。
3. 会议室预订注意事项为了更好地利用会议室资源和提升会议效率，请注意以下事项：（1）及时取消：如果预订后无法按时使用会议室，请尽早通知行政部门取消预订，以便其他部门能够及时利用资源。
（2）线上预订系统：为了方便预订和管理，我们将尽快上线会议室预订系统，届时员工可通过公司内部网络进行预订。
（3）规范行为：在会议室使用过程中，请保持良好的职业行为和工作秩序，不影响他人工作和会议进行。
（4）意见反馈：如果有关会议室预订或使用过程中的问题或建议，请及时向行政部门提出，我们将积极改进和完善服务。
会议室借用流程
步骤
1.1 填写会议室借用单 1.2 申请部门主管签核 1.3 申请部门最高主管签核 1.4 总务部主管签核 1.5 接单并登记安排设备借用
描述
各部门申请人填写《会议室借用申请单》
负责人
各部门申请人
输入输出表单
会议室借用申请单
控制点
表单填写完整
申请部门主管签核（普通会议室） 特殊会议室（阶梯教室，国际会议厅，培训教 室，简报室）由申请部门最高主管签核 总务部主管确认签核
总务部庶务专员
会议室借用申请单
2
申请部门主管
会议室借用申请单
申请部门最高主管 会议室借用申请单
总务部主管
会议室借用申请单 和申请人确认会议室 使用具体开始和结束 时间
总务部庶务专员接单，并安排相关会议需求明细
总务部庶务专员
会议室借用申请单
1.6 总务部庶务专员查看所有公用会议室使用情况后 回复申请人是否有会议室可借 回复申请人是否有可借用会议室 用以及可借用的会议室编号
会议室借用流程图
申 请 人
开始
1.1 填写会议室借 用单
申 主请 管部 门
1.2 签核
特殊
最申 高请 主部 管门
一般
1.3 签核
总 务 主部 管最 高 庶 务总 专务 员部
1.4 签核
1.5 接单并登记安 排设备借用
1.6 回复申请人是否有会 议室可借用以及可借 用的会议室编号
结束
1
会议室借用流程描述
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申请使用会议室流程-CAL-FENGHAI-(2020YEAR-YICAI)_JINGBIAN
会议室使用申请实施细则
目的：为了充分利用会议室的功能，给公司同仁创造一个良好的工作环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保公司各类会议的正常召开，现结合本公司的实际情况，制定此会议室使用申请实施细则；
责任：会议室使用管理由公司人力资源中心行政部门负责，并实施监督。
1.会议室使用申请办法：
会议室是用于召开会议、内部培训、接待客户、研究工作的地方，未经允许不得挪借他用。
公司的会议室管理由公司人力资源中心行政部门统一负责。
会议室涉及使用的设备由IT部门负责管理与调试。
非参加会议以及培训人员，未经允许不得随意进出会议室。
为了避免使用会议室的时间发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天通知前台，若临时会议则至少提前一个小时通知前台。
前台根据会议室预约使用申请依据预约时间的先后统一安排。
会议室安排原则上：已经填写预约申请使用为主且优先使用小会议室，如遇突发急需使用会议室的，申请人应与已预约申请人适当协商解决，并知会前台。
各部门使用会议室时，需要填写会议室使用登记表，明确使用时间、是否使用设备、参加人员等，如需前台协调的事情请提前注明，前台会根据情况做好相关的服务工作。
如不提前注明，发生特殊情况请自行解决。
如遇到会议室使用时间发生冲突，要坚持局部服从整体原则。
公司会议优先于部门会议，部门会议本着重要性，紧急有限的原则自行解决。
开会期间，请爱惜会议室的设施以及物品，如投影仪、麦克风、电脑等，其他人员不得擅自使用和操作，会议室的相关设备请勿随意带离会议室。
会议结束后，相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，切断电源。
如发现设备故障和公共物品损害应及时知会前台，以便及时报修，保证其他会议的准时进行。