科技有限公司费用支出申请和报销的审批制度(试行)

文件编号：威奥特财字[2004]第2号
费用支出申请和报销的审批制度(试行) 根据公司组织机构、领导分工和业务流程的调整，现就有关费用支出的申请和报销流程修订并规定如下：
1本制度适用于以下所有费用和支出的申请和报销：
1.1 期间费用：指当期发生的、不能直接或者间接归入项目成本或直接计入损益的各项费用，包括管理费用、营业费用和财务费用。

1.2 项目直接费用：指从项目立项至项目完成所发生的、与执行项目有关的相关直接成本和直接费用，包括为项目执行而支出的各种工程费用开支和其他直接或者间接归入项目的费用。

项目所用设备、材料、辅料采购支出的报销审批，按项目预算管理、合同管理等相关制度执行。

1.3 固定资产支出：指购建固定资产的支出，必须同时满足以下条件：
1) 为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有；
2) 使用年限超过一年；
3) 单位价值较高：一般的标准为单价2,000元；
2 按照全面预算管理的要求，根据各项费用支出的预算额度，财务部对预算内、外的支出采用不同的申请和报销审批
流程：
2.1 预算内支出：指同时满足以下条件者为预算内支出：预算已获批准、申请支出的额度未超出预算、申请支出的时间符合预算规定的时间范围;
2.2 预算外支出：符合以下条件之一者为预算外支出：
1) 预算未获批准；
2) 申请支出的额度超出了预算；
3) 申请支出的时间不符合预算规定的时间范围;
2.3 如果责任中心的季度实际执行结果偏离季度预算≥±30%，在预算调整方案正式批准之前的所有费用支出的申请和报销的审批，均按照预算外支出的审批权限和审批流程执行;
3 费用支出的相关责任主体：
3.1 支出申请人（以下简称经办人）
1) 即费用支出的直接经办人，是费用支出的直接责任人。

通常应由经办人（或按本条第2款规定委托代办人）填写借款或报销凭证，并签名表示对其真实性负责;
2) 有权审批的各级主管人员本人的费用原则上应由本人亲自填写支出申请或报销单据，并报上一级主管审批签字；如由助理或秘书代办，按本制度“3.2代办人”的有关规定办理;
3) 公司总裁本人的费用支出：由执行总裁和财务总监联名审批;
3.2 代办人：受直接责任人的委托，代理直接责任人填写单据、报送相关领导审批、与财务部办理报销手续等事务。

但是直接责任人需在“经办人”处亲笔签名表示对其负责，同时代办人署名并旁注“代”字样;
3.3 审批人：指按照本制度规定有权进行审批的各级主管和公司领导。

审批人有义务对申请人的支出进行严格审核，如发现不符合财务制度规定或超标准的支出，应拒绝审批并向申请人提出批评教育，必要时可提请按本制度规定对责任人进行调查或处罚;
4 预算内支出的审批权限和审批流程：
4.1 预算内支出的审批权限：
注：[货币单位:千元（下同）]
1) 交际应酬费：包括宴请、礼品及其他与交际应酬相关的费用；
2) 工程劳务：指需外包给公司外部第三方（个人或公司）的工程劳务相关费用，不包括本公司工程和项目管理人员的工程直接或间接费用；
3) 销售代理费及佣金：指需支付给公司外部、不论是否有正式代理协议的个人或公司的销售代理费用或佣金；
4) “工程劳务”和“销售代理费及佣金”执行项目预算；其余各项费用均按部门或公司预算执行；
4.2 预算内支出的审批流程:
1) 经办人：按规定填写报销单据，粘贴有关原始凭证；
2) 经办人所在部门主管（指享受公司部门级待遇的负责人，包括但不限于部门经理/总经理、主任等，下同）按权限审核并签字；
3) 财务部会计审核、签字，并根据需要加注审核意见或建议：
a) 审核支出及其原始凭证是否符合财务制度；
b) 审核有关费用的审批手续是否齐备：包括但不限于上级主管签名的出差报告和交际应酬审批单等；
c) 审核支出的性质属于预算内还是预算外;
4) 财务部经理：
a) 对部门主管有权审批的支出，做出是否可以报销的终审意见；
b) 如果终审意见为不同意报销，加注审核意见或建议并报财务总监审核；
5) 超出部门主管审批权限的支出，在以上审批流程的基础上，需加报经办人所属分管公司领导和财务总监审核批准；
6) 执行总裁或总裁：对超出分管公司领导审批权限的支出做出终审意见；
7) 财务部出纳：根据终审同意报销的意见核对相关笔迹和原始凭证无误后付款；
5 预算外支出的审批权限和审批流程：
5.1 预算外支出的审批权限
5.2 预算外支出的审批流程
1) 经办人：按规定填写报销单据，粘贴有关原始凭证；
2) 经办人所在部门主管：无权审批，但必须签字表明对支出负责；
3) 财务部会计审核、签字，并根据需要加注审核意见：
a) 审核支出及其原始凭证是否符合财务制度；
b) 审核支出的性质属于预算内还是预算外。

4) 财务部经理：签字并提出审核意见。

5) 分管公司领导：按审批权限审批并签字；
6) 财务总监：
a) 做出是否可以报销的终审意见；
b) 如果终审意见为不同意报销，加注审核意见并报执行总裁或总裁审核。

7) 执行总裁或总裁：对超出分管公司领导审批权限的支出做出终审意见。

8) 财务部出纳：根据终审同意报销的意见核对相关笔迹和原始凭证无误后付款。

6 费用支出数额较大，经办人员垫付有困难时，可向财务部借款。

借款的审批权限和流程与上述报销的审批权限和流程相同。

财务部严格执行“前帐不清，后帐不借（付）”的原则，所以，经办人员应及时办理报销手续。

7 责任审批人出差、休假或外出离开办公室一个工作日以上的，可按以下办法之一办理报销的审批：
7.1 由报销申请人将有关单据传真给责任审批人签字；
7.2 责任审批人授权其下级经理或临时由其上级经理代签，但必须向财务部提交书面的授权书，授权书必须明确授权签字的范围和时间，授权人对授权行为承担相关的责任;
8 财务部发现以下情况，可拒绝报销人的申请并报告有关部门进行调查，并根据调查结果视情节轻重对有关责任人进行处罚：
8.1 没有有效的审批人签字的；
8.2 审批人越权签字或不按规定授权导致公司产生经济损失的，审批人要承担直接责任；
8.3 申请人假冒审批人签字的，申请人承担直接责任；
8.4 有审批权的各级主管违反本制度第三条第2款的规定，将本人的费用支出授意由下属作为“经办人”，而自已作为审批人签字的，该主管负主要直接责任；其代办的下
属如果不如实旁注“代”或向财务部或内部审计部汇报真实情况的，负连带责任;
9 处罚方式：根据公司《员工奖惩管理条例》的有关规定，视情节轻重，对有关责任人按以下方式之一予以处罚：警告；申诫；记过；记大过；开除。

10 违犯公司有关财务或费用管理制度，造成直接经济损失的，要视情节对直接责任人和失察的审批人进行经济处罚，具体的经济处罚规定参见相关的财务或费用管理制度。

11 本制度解释权归财务部。

12 本制度自发布之日起实行，以前的规定与本规定不符的，按本规定执行。

北京威奥特信通科技有限公司
2004年4月21日。