文书档案管理PPT课件

.
11
2.6利用
是指采用多种有效的方式，直接提供档案及其 信息加工材料，及时、准确地满足个人、单位、 社会对档案信息的利用需求。
形式：档案实体利用：外借、复制、室内阅览、 陈列展览、参考咨询、出据证明、介绍宣传；
数字化档案信息的利用：提供拷贝、通信传输、 电子文件汇编、网络服务。
方式：主动和被动服务，编研开发等。
服务的工作。
.
2
一、 档案工作
２．档案工作的基本内容 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用
2.1收集 （一）定义：
档案收集工作，是指基层档案部门和档案馆，根 据国家和专业主管机关的相关法规，通过接收、 征集等方式，把具有保存价值的文件或档案，集 中到档案部门统一管理的一项业务管理活动。
.
3
（二）档案的三次集中：
.
17
3.企业文件材料归档范围是：
3.1反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等 各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、 国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文 件材料；
3 .2本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和 职工权益具有凭证价值的文件材料；
.
18
3.3本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的 文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考 的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的 文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料；
.
8
3、日常性的保管工作：主要指温湿度的 观察监测、温湿度控制，库房清洁、库房 的安全保卫和档案的入柜上架整理等；
4、抢救性的保管工作：
主要指对破损或载体变质的档案进行的 修补、复制等。
.
9
2.5统计
档案统计工作是通过数字和报表，掌握 和解释档案宏观管理和微观管理基本情况。 有宏观统计和微观统计两项内容。
文书档案管理
.
1
一、 档案工作
1．档案工作的含义
管理档案和档案事业的活动。（档案工作基本 术语）
广义上,指整个档案事业,包括档案室工作、 档案馆工作、档案行政管理工作、档案教育工作、 档案科研工作、档案宣传出版工作、档案外事活 动、档案历史和发展研究等等。
狭义上，专指档案业务工作，即档案室和档
案馆用科学的原则和方法管理档案，为各项事业
2.文书档案的作用：
2.1文书档案具有凭证作用，文书档案是历史的真赁实据， 具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。
2.2文书档案具有参考作用，在经济建设中文书档案的重要 作用也突显出来，如编写志史、制度汇编、制作活动展板 都离不开文书档案的查阅，甚至是某些重要决策的也提供 了重要参考依据。
.
16
.
5
一、 档案工作
2.3鉴定 对档案进行鉴别挑选,去粗取精。
2.3.1对文件材料能否转化为档案进行鉴定。 2.3.2对档案进行保管期限的划分。（永、 长、短；2006年以后：永久、30年、10年） 2.3.3档案的期满鉴定。 2.3.4档案的移交鉴定。
.
6
一、 档案工作
2.4保管 档案的保管就是根据档案的成份和状况，
值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领
采取安全有效的防护措施，克服和限制损 毁档案的各种不利因素，维护档案的完整、 准确、系统和安全，最大限度延长档案的 寿命。
.
7
档案保管工作的任务有：
１、条件性的保管工作：
主要指库房的规划建设与使用、档案装 具的挑选及设备的购置与维护等；
2、预防性的保管工作：主要指围绕档案 的防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防 光、防尘、防污染、防盗等而采取的防护 措施——“十防”措施，各种定期或不定 期检查等。
（二）归档文件收集
1.收集原则
“以我为主”为原则，突出反映本单位基本职能活 动和各项业务工作。本单位的收文，不论是来自上 级、下级，还是非隶属关系单位，应以是否与单位 工作有直接关系、本单位是否需要办理、本单位日 后是否查考利用为文件归档的出发点。
2.企业收集归档工作依据
2012年12月17日发布施行的国家档案局第10号令 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》
.
10
1、宏观统计工作 档案的宏观统计工作，是指国家各级档 案行政管理部门和各级专业主管机关进行的 档案统计工作。 2、微观统计工作 档案微观统计，是指档案室和档案馆， 对本单位档案和档案管理工作所进行的统计 工作。对有关情况（如档案数量、查借阅数 量、设备设施情况、人员情况、经费投入情 况等）进行数据的登记,统计和分析研究。
.
4
2.2整理
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组 合排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
整理机构：《中华人民共和国档案法实施办 法》（国家档案局令第5号）规定，应当立卷归档 的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并 进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档 案工作人员集中管理。
优点：熟悉业务，有利齐全完整保密，有利 于提高质量和效率、方便以后的利用等。
.
12
二．档案的分类 档案
文书 档案
科技 档案
专门 档案
.
其它
13
二．档案的分类
文书 档案
党群 档案
行政 档案
生产 管理
.
经营 管理
其它
14
பைடு நூலகம்．档案的分类
科技 档案
基建 档案
设备 档案
科研 档案
.
产品 档案
其它 （水文、 测绘、 地质等）
15
三、文书档案管理
（一）文书档案的定义及重要作用
1.文书档案是记录政务活动的档案，它记录机关、团体、 企事业单位所从事的各类行政管理性活动，如党务管理、 政务管理、财务管理、人事管理、后勤管理等，因此，文 书档案通常也被称作管理性档案。
1、文件由业务部门、专业人员向文书部门或 档案专兼职人员的集中。要进行初步的价值鉴定、 分类整理、组卷编目工作，并暂为代管，次年三 月底以前完成。
2、档案由专兼职档案人员或文书部门向基层 档案部门的集中。归档时间：次年的六月统一向 档案室移交。
3、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所 保存的档案在保存10年之后，就要将永久和30年 保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。
3 .4有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其 他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。
.
19
4.企业下列文件材料可不归档：
4.1有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本 企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人 员的文件材料，供工作参考的抄件等；
4.2本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价