内、外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序(含表格)
内外部沟通控制程序（依据GB/T19001-2016 idt ISO9001:2015标准编制）1.0目的运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。
2.0范围公司全体员工、各职能部门以及相关方。
3.0职责3.1企业管理部负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与外部相关方进行沟通联络。
3.2营销中心负责与客户的沟通。
3.3品质部负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。
3.4 采购部负责与供应商及外发加工厂之间的有效沟通。
4.0工作程序4.1内部沟通4.1.1内部沟通方式包括但不限于以下形式：内审会议、管理评审会议、公司大会、主管例会、部门会议、班组会议、书面联络、电子平台、现场交流、电话联络、公告、标语。
4.1.2内审会议、管理评审会议参照《内部审核控制程序》、《管理评审控制程序》规定执行。
4.1.3公司大会。
4.1.3.1会议内容包括：上月重大事件的回顾与总结，后期公司发展方向性展望与宣导。
4.1.3.2会议由企管部经理主持，公司全体人员必须参加。
4.1.4主管例会4.1.4.1一般为每月一次。
a.会议内容包括上周各部门重大事件的回顾与总结，后期各部门发展的计划与展望，对各部门的合理建议。
b.主管例会由部门负责人轮流主持，由各部门负责人参加。
必要时，部门负责人可带与会议相关的本部门员工参加会议。
c.会议记录执行情况由企业管理部追踪落实，并于下一次主管例会上公布。
4.1.5部门会议4.1.5.1各部门根据部门运作情况召开部门会议。
4.1.5.2部门会议一般由部门负责人主持，部门内中基层干部参加；必要时可全体参加，部门会议可形成记录。
4.1.6班组会议4.1.6.1班组会议可采用早会、班前会等形式进行。
4.1.6.2班组会议由班组长主持，各班组员工参加。
最新03内外部沟通控制程序
最新03内外部沟通控制程序03内外部沟通控制程序1、目的建立和疏通信息渠道，加强信息流通接口管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司整体运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和顾客要求，在公司内建立起高效运作机制，形成团队合作的气氛，谋求供方、员工、公司和顾客的共同发展。
2、范围适用于与本公司整体运作有关的内、外部信息沟通的管理。
3、术语依照ISO9000：2005及ISO/TS16949：2009中的术语。
4、职责4.1各部门负责做好本部门职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集和整理。
4.2质量部负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
4.3管理部负责统筹与公司管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。
对公司各部门的信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。
4.4市场部负责与顾客有关的要求进行沟通，并在公司内部及时传递。
5、工作程序5.1沟通内容（信息）的分类5.1.1外部信息5.1.1.1与产品质量有关的外部信息：①顾客、第二方审核、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息；②产品标准类信息；③市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息；④顾客的质量信息及投诉等；⑤其它外部与产品质量相关的各类信息。
5.1.1.2与公司管理相关的外部信息：①政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例等；②市场、行业动态（包括竞争对手）中与本公司管理相关的信息；③与本公司有合作关系的社会机构、团体、企业等的相关反馈信息。
5.1.2内部信息①质量体系运行情况、质量方针、目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等；②员工对有关产品质量的建议和意见等；③公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况；④财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况；⑤员工有关公司内部管理的建议和意见等。
5.2信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序简介内外部沟通控制程序是一种用于控制组织内部和外部沟通的程序。
这个程序可以帮助组织管理者控制员工的外部沟通，保护组织的机密信息，同时也可以提高组织内部沟通的效率。
在本文档中，我们将会介绍这个程序的主要功能和使用方法。
主要功能内外部沟通控制程序有以下主要功能：管理外部通信：内外部沟通控制程序可以帮助管理员控制员工的外部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工使用社交媒体，禁止员工发送机密信息等等。
当员工想要进行外部通信时，系统会弹出警示窗口，提醒员工是否需要继续进行外部通信。
记录外部通信：内外部沟通控制程序可以记录所有的外部通信。
管理员可以查看员工的通信记录，以确保员工不会泄露机密信息或者进行其他不当行为。
此外，系统也可以监控员工的外部通信，以及时发现异常情况。
支持内部通信：内外部沟通控制程序可以支持组织内部通信。
管理员可以设置相应的规则，如：禁止员工发送垃圾邮件，禁止员工讨论机密信息等等。
此外，系统还可以支持内部邮件、聊天、公告等多种通信方式，以提高组织内部沟通的效率。
安全控制：内外部沟通控制程序可以对组织的通信进行安全控制。
系统可以对外部通信进行传输加密，保护机密信息不被窃取。
同时，系统还可以防止外部黑客攻击，防止绝大部分的网络安全问题。
使用方法管理员可以通过以下步骤使用内外部沟通控制程序：1.下载安装内外部沟通控制程序，根据提示进行安装。
2.进入程序主界面。
在主界面中，管理员可以设置相应的规则，以控制组织内部和外部通信。
3.选择想要控制的通信方式。
系统可以支持邮件、聊天、公告等多种通信方式。
4.设置相应的规则。
管理员可以设置通信规则，如：禁止发送机密信息、禁止发送垃圾邮件等等。
5.应用规则并保存。
管理员可以点击“应用规则”按钮，以应用相应的规则。
6.监控通信记录。
管理员可以随时查看员工的通信记录，以确保员工遵守通信规则。
7.维护系统安全。
管理员应该定期更新系统版本，保证系统的安全性。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序受控状态：制定日期：生效日期：文件修订履历表1 目的在公司内部形成对质量环境管理体系的共识，并与内外部相关方就公司质量环境管理的承诺与绩效进行信息交流和沟通。
2 适用范围公司内外部所有相关方，包括内部老板、管理层、员工等；外部政府机构、社会公众、客户、供方、承包商等进行质量环境信息交流的管理。
3 职责3.1 市场部3.1.1 负责顾客信息的接收和对顾客抱怨(含环保要求、退货等)进行确认、分析、处理组织处理，并及时向总经理汇报顾客的相关情况。
3.2 EHS部3.2.1负责传递内部环境日常监视测量信息。
3.2.2 负责对环境方面信息的接收和处理，及环境问题（不符合）的汇报。
3.2.3 负责对内环境问题的分析、处置以及环保措施实施中涉及技术的问题处理。
3.2.4 负责外部合规义务信息接受和处理以及外界对公司的采访和报道。
3.2.5 负责公司重要环境因素信息的对外交流和重大质量信息的内外沟通。
3.2.6负责紧急信息，如：重大环境事故，火、涝等情况的环境紧急处理信息的沟通。
3.3 采购部3.3.1负责将公司对供应商的质量环保要求以及有关变更信息传递和或施加影响。
3.4品质部3.4.1负责传递内部质量日常监视测量及质量、环境的内部审核、管理评审等体系运行信息。
3.5各部门:3.5.1按部门的职能，准备汇报材料，以确保内部沟通。
3.5.2 配合相关部门进行业务性检查、监督、确认、分析、处理、保存与己有关资料。
3.5.3 按本部门职能，准备管理评审会议上的汇报材料，以便沟通和留存资料。
4 工作程序4.1 沟通信息的分类：4.1.1 外部信息4.1.1.1 认证机构、当地质量环境保护机构等监视或检查的结果及反馈的信息。
4.1.1.2 政策、法规、标准类信息，如质量环境保护法律法规及其他相关要求；4.1.1.3 其他外部信息:如:各部门直接从外部相关方获取的有关质量环境管理方面信息（包括从顾客、供方、政府、环保组织、其它第三方处获的信息）。
00内外部沟通控制程序_修正版
修正版深圳市XX）科技有限公司企业标准程序文件拟制:批准:受控状态: □受控□非受控发放编号:2017—7—1 发布2017 —7- 1实施修正版深圳市XXX科技有限公司发布修正版9、内外部沟通控制程序1目的为促进公司内部各职能层次之间和与外部之间的信息交流，提高质量管理体系运行的有效性，特制定本 程序。
2适用范围凡公司内部各级人员及公司与顾客之间有关信息的交流均适应。
3职责外部意见回复： 系统事业部/结构事业部/板卡事业部。
4程序4.1公司内外部意见沟通流程（附件一） 。
4.2内部沟通4.2.1公司内部沟通的主要方式:文件传递形式。
如内部问题反馈表、技术服务报告、顾客抱怨处理报告、内部刊物等;电子媒体传递形式。
如电子邮件、内部网络等。
4.2.2内部沟通的主要内容:4.2.2.1 关于质量方针、质量目标信息：公司制定或需重新修订质量方针、质量目标时，由总裁负责召集相 关部门负责人以会议形式进行沟通、交流，管理者代表负责组织对公司质量方针、质量目标的宣导、学习和 贯彻实施，确保在内部得到沟通。
4.2.2.2 关于质量体系流程信息：当因各种因素导致现有流程影响运作效率时，各部门可以《内部问题反馈 表》的方式向体系中心进行反馈，由体系中心调查分析后，可与相关部门进行协商讨论确定新的运作流程或 方式，之后修改相应的二、三阶文件并发行到相关部门执行。
有关质量管理体系相关信息还可以通过质量例 会、内审、管理评审等活动确保有关质量管理体系的相关信息在公司内得到良好的沟通。
4.2.2.3关于部门职责信息：当公司内部部门之间或部门内个人职责之间发生冲突、职责“真空”或因部门或个人未能尽职尽责做好自身工作而影响到其它部门或人员时, 式反馈到人机资源部，由人机资源部对问题进行调查、分析、评估后，采取相应的措施明确职责，传递到相 关部门，并追溯因职责问题引起的待解决的事项，直至该事项解决为止。
4.2.2.4关于质量抱怨或顾客抱怨信息: a ）当前一个工序产品品质引起下个工序或别的部门抱怨时，抱怨部门须及时将抱怨内容通过《内部问题反馈文件编号：IQM09-2017Ba ) 会议形式。
0213内外部沟通控制程序
1 目的保证内外部沟通工作有效进行，使与质量管理体系有关的内、外信息在公司内部得到及时有效的沟通，做到相互了解、相互信任、全员参与。
2 适用范围2.1 适用于公司上下级人员之间、同级人员之间、部门之间以及公司与外部相关方之间的沟通。
2.2 适用于会议、文件、请示汇报、告知等沟通方式。
2.3 适用于公司质量管理体系有效性的沟通。
3 职责3.1 公司领导负责决定和主持召开全局性的会议，签发公司的红头文件，回复部门的工作请示以及就有关重大事件与外部的沟通。
3.2 技术部负责就管理体系的运行情况与内外部进行沟通。
3.3 销售部负责就产品信息同顾客进行沟通。
3.4 采购部负责就采购信息同供方进行沟通。
3.5 各部门负责人负责本部门内的沟通工作，主持召开部门内部会议；将公司布置工作向员工传达，回复员工的工作请示；将本部门工作的重大或特殊情况和问题向公司领导汇报、请示；保持部门之间的沟通与配合。
3.6 员工负责将工作中遇到的重大特殊情况和问题向部门负责人请示、汇报，保持员工之间的沟通与配合。
4 措施和方法4.1 沟通信息的分类:4.1.1内部信息a）常规信息,如管理方针、目标/指标、监测结果、内审/外审与管理评审结果、公司业绩等；b）质量信息，如顾客投诉、质量事故、重大设备故障等；c）其它如员工的建议等。
4.1.2外部信息:a）地方监测站、质监局、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；b）政策法规标准类信息如：质量法律法规、标准等；c）顾客、相关方反馈的信息及其投诉等；d）其它外部信息如各部门直接从外部获取的有关质量管理等方面的信息等。
4.2 内部沟通4.2.1内部沟通的方式有：a）请示、汇报与指示，适用于上下级之间的垂直沟通；b）会议沟通，适用于公司或部门内范围较广的沟通；c）文件的形式，适用于有关全厂的重要问题的沟通；d）其它如公告栏、互联网等。
4.2.2 请示、汇报与指示a）请示范围——超出自己的职责权限范围，需要得到上级指示后才能进行的工作；——以往未接触过或未规定职责权限的工作。
内外部沟通程序
文件编号：GF/QP001第三章内外部沟通程序1 目的确保与员工及顾客就相关质量信息进行相互沟通。
2 适用范围各类质量信息的内外部交流沟通。
3 职责和权限3.1总经理建立内部沟通系统，主持公司层级会议。
3.2 质量部负责质量方针、目标、审核、管理评审信息和质量信息的传递和沟通，负责有关质量问题与顾客的沟通。
3.3 各部门负责本部门范围内的相关信息的上传下达和横向沟通。
4 工作程序4.1 内部沟通的形式内部沟通可视情况和需要采取请示、汇报、会议、文件、网络电话等传递形式。
4.1.1 请示超出部门或岗位职责权限范围的工作应向直接领导请示后进行，直接领导不便联系且事情紧急时可越级请示，事后应向直接领导汇报。
4.1.2 汇报下级应及时向上级汇报布置工作的完成情况、工作中遇到的问题、经验教训和改进的建议。
汇报可采用个别口头汇报、在各类会议上汇报或邮件、书面汇报的方式。
文件编号：GF/QP0014.1.3会议4.1.3.1 厂务会议（包括管理评审会议）根据需要，由总经理不定期主持召开厂务会议，听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理，全体中层以上干部参加。
关于质量管理评审的厂务会议至少每年召开一次。
综合办公室负责《签到表》和《会议记录》。
4.1.3.2质量例会质量部部长主持每周一次的相关部门的部长及车间主任级质量例会：1）讨论本周发生的一些质量和质量管理的问题。
2）传达公司对质量管理的意见﹑要求和改进。
3）听取主管们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理。
4）对上周布置的事项完成情况进行跟踪检查。
指定人员负责《签到表》和《会议记录》。
4.1.3.3部门会议各部门主管至少每月召开一次本部门质量会议：1) 传达公司对质量管理的意见、要求和改进方针。
2) 总结上阶段工作情况，布置本阶段工作重点，协调解决相关问题；3) 听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见,并进行处理。
内外部沟通管理程序
为加强本公司内部沟通,使本公司内部对质量管理体系的运行达成共识,并建立与顾客沟通的有效方法而制定。
2.范围
凡本公司内部各级人员及本公司与顾客之间有关信息的交流均适用。
3.权责
3.1 内部意见收集与处理:行政部主管。
3.2 外部意见收集与整理:客服部/生产部。
3.3 外部意见处理现回复:客服部及相关责任部门。
5.3.3 顾客有关对产品或服务的反馈意见,如本公司需要改善的,如顾客投诉等,客服部则把反馈内容记录在《客户投诉登记表》中,由生产部进行处理。
6. 相关文件:
无。
7. 相关表单:
序号
相关记录
保存期限
备注
1
会议记录
一年
2
客户投诉登记表
两年
8. 附件:内外部沟通流程图
4.定义
无。
5.作业内容
5.1 <内外部沟通流程>(附件一)
5.2 内部意见的处理
5.2.1 建议的处理
5.2.1.1 本公司内部员工有任何有关品质管理的建议时,可将建议以E-Mail的方式发给管理者代表，由管理者代表进行分析和处理。
5.2.1.2 建议事项处理完成后,管理者代表需将处理结果转达至原提议者。
5.2.2.3 管理评审会议及相关检讨会议之结果须及时传达到相关部门或个人。
5.2.2.4 各部门之间的联络沟通、相关的例行会议以《会议记录》记录之。
5.3 与顾客之间的沟通
5.3.1客服部应主动与顾客进行相关信息、建议或相关事项的沟通。
5.3.2客服部接收到顾客的信息时(电话、传真、信件、口诉或其它方式),保存相关资料,与相关部门沟通处理后将结果反馈客户。
5.2.1.3 若建议有助于改善质量管理体系之有效性,须纳入管理评审会议中讨论或追认。
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内、外部沟通控制程序
1.目的
为确保本企业的内、外部信息沟通得到有效的控制与实施，特制定本程序。
2.范围
本程序适用于内、外部信息的控制与管理。
3.职责
1)公司负责重大质量问题的沟通与处置。
2)办公室是内部信息沟通的主管部门，负责内部信息的协调和处理。
技质部负责产品法律、法规方面信息的收集、整理，并存档。
3)供销部负责顾客满意方面信息的收集，并提出整改意见，报管理者代表审核后，报公司批准。
4)供销部负责合格供方的信息收集与整理，报厂长审批。
5)生产部负责提供设备和工作环境方面信息。
4管理内容
4.1内部信息包括：
1) 会议；
2)资源需求方面的信息；
3)文字信息；
4)质量信息；
5)内部审核及管理评审方面的信息；
4.2外部信息包括：
1)法律、法规方面的信息；
2)顾客满意方面的信息；
3)政府或行业方面的信息。
4.3内部信息沟通的方式：
1)每月召开一次会议。
参加人员：经理、管理者代表、技质部长、供销部长、生产部长等。
会议主要内容：本月的生产、质量、完成情况等方面的信息。
针对提出问题，责令责任部门限期整改。
相关部门负责监督检查，必要时将结果报主管领导。
办公室负责《会议记录》。
2)如有资源需求，各部门提出关于《XXX需求的报告》，由各部门部长编制，经理审批后。
报供销部门采购。
3)办公室负责企业内部行政管理文件的起草，报经理审批后办公室负责以企业文件的形
式打印，文件原件办公室负责存档。
复印件发放各部门，填写《文件发放回收记录》，内容包括：序号、文件名称、文件编号、分发号、版本、发放部门发放日期、份数、签字等。
4)各车间负责收集半成品质量信息的反馈，并及时整改。
技质部负责收集成品的反馈信息，并反馈至各车间，限期整改。
4.4外部信息的沟通：
1)技质部负责相关质量的外来信息收集、沟通。
包括：产品标准、质量法等技术文件。
将收集的信息进行归纳，整理后存档。
2)办公室负责相关的外来信息收集、沟通。
包括：劳动法、安全法、企业法、公司法、消费者权益保护法等法律法规文件。
3)生产部负责收集计量法、环境保护法等。
供销部负责收集合同法等。
4)财务部负责收集会计法、审计法、统计法、税法。
5)供销部负责顾客反馈信息的收集、提供整改意见，报经理审批。
4.5外部信息的沟通方式：
走访、现场调查、召开座谈会、信函、传真等形式。