第三章 日常业务处理

19
输入辅助核算信息
当输入具有辅助核算的科目时，要求
输入相应的辅助信息。
当选择支票控制，即该结算方式被设为支票管理时，银行账 辅助信息不能为空，而且该方式的票号应在支票登记簿中有 记录。 输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。
20
当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑
该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，
47
若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，
不能在上一张凭证的制单日期之前。
若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限 控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。 如果涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对 该支票做过报销处理，修改操作将不影响“支票
登记簿”中的内容。
外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改， 只能在生成该凭证的系统中进行修改。
42
凭证管理——填制凭证（冲销凭证）
要填制一张红字凭证，因此仍在“填制凭证”菜单中操作
生成一张新的红字凭证，与自己填制 的凭证一样，需要审核、出纳签字并 记账
43
2.取消记账
如果由于某种原因，事后发现本月已记账的凭证 有错误且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状 态”功能，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态， 进行修改、审核后再进行记账。
填制记账凭证时，应先完成凭证头部分的录 入。此项操作对于录入各种类型的凭证，其操作 步骤都是类似的。
注意 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。 采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进 行编号。
采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期。
8
在“附单据数”处可以按 Enter 键通过，也
38
修改凭证
“填制凭证”中直接修改
凭证编号和类别不能改 数字部分：delete，红字 用 “ - ” 输入，方向反了 用“空格键 “删分”，“插分” 取消审核，取消签字后修 改 反记账后修改：“对账” 状态“ctrl+H”，只有账套 主管能反记账 填制红字冲销凭证，或蓝 字补充凭证 注意冲销凭证的做法 有痕迹修改
若不输入“部门名称”只输“个人名称”时 ，系统将根据所输入个人名称自动输入其所 属的部门。 其他辅助核算科目可以参照录入。
21
凭证管理——填制凭证（常用凭证-生成常用凭证）
增加具体 分录
必填项 凭证摘 要
22
凭证管理——填制凭证（常用凭证-调用常用凭证）
将凭证补充完整即可，若不需保存则 进入填制凭证窗口 点“放弃”
39
无痕迹修改
对错误凭证进行修改，可分为“无痕迹”修改及“
有痕迹”修改两种。 下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改： 1、对已经输入但未审核的记账凭证进行直接修改； 2、已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改，可
以先取消审核再修改。
40
“有痕迹”修改即通过保留错误凭证和更正凭 证的方式留下修改痕迹。 如果已记账凭证发现有错，是不能再修改的，Biblioteka 53.2.1 填制凭证
记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据
源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。在实行计算机
处理账务后，电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭
证，因而在实际工作中，必须确保准确完整地输入记账 凭证。 填制凭证过程中，出现错误凭证在所难免。为更正错 误，系统提供了对错误凭证修改或删除的功能。
6
1. 增加凭证
记账凭证一般包括两部分：
一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭
证日期和附件张数等；
二是凭证正文部分，包括摘要、科目、借贷方向
和金额等。 如果输入会计科目有辅助核算要求， 则应输入 辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算 ，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。
7
输入凭证头部分
23
5. 查询凭证
在制单过程中，我们可以通过“查询”功能 对凭证进行查看，以便随时了解经济业务发生的情 况，保证填制凭证的正确性。
在“填制凭证”窗口中，单击 “查看”菜单中的选项可以查看到 当前科目最新余额、外部系统制单 信息、联查明细账及查找分单等。
24
凭证管理——查询凭证
筛选条件框， 双击可查看 什么都不选， 默认全部凭证
35
凭证管理——凭证记账（记账）
36
例 题
资料:
（26）
由账套主管将1月份所填制的记账凭
证记账。
37
3.3.4 修改凭证
输入凭证时，尽管系统提供了多 种控制错误的手段，但错误操作是在 所难免的，记账凭证的错误，必然影 响系统的核算结果。为更正错误，可
以通过系统提供的修改功能对错误凭
证进行修改。
金额不能为“零”，红字以“－”号表示。
11
凭证管理——填制凭证（增加凭证）
例：2009年1月1日，出纳用票号为100001的现金支票，从工 行提取现金5000元备用。单据2张
现金支票，票 将光标移至 号100001 银行存款科 目这一行
12
凭证管理——填制凭证（增加凭证——外币科目）
1
2
3
13
凭证管理——填制凭证（增加凭证——数量科目）
总账系统的日常业务处理
会计电算化
Accounting Computerized ——南昌商学院
教学目的与要求
要求掌握总账系统日常业务处理的凭证处 理和记账的方法。
完成实训所要求的内容。
2
3.1 总账系统的任务
总账系统的任务就是利用建立的会计科目 体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、
结账以及对账工作，输出各种总分类账、日记
48
例 题
资料:
（26）
将付款凭证0002号金额修改成为580
49
4. 作废及删除凭证
日常操作过程，若遇到非法凭证需要作废时 ，可以使用“作废/恢复”功能，将这些凭证作废。
作废凭证后整理凭证即可删除该凭证。
50
凭证管理——填制凭证（删除凭证——作废凭证）
作废付款凭证0002号
尽可能模糊筛 选
金额是否正确，如果凭证正确则在凭证上进行出
纳签字，经审查如果认为该张凭证有错误或有异 议，则不予进行出纳签字，应交给填制人员修改 后再核对。 出纳签字方法和审核一样，不再演示
30
出纳需先重新注册才能对凭证进行签字。
已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再 由制单人修改。 出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选 项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签 字”完成相应的操作。
按CTRL+H键
45
凭证管理——凭证记账（取消记账）
1
46
凭证管理——填制凭证（修改凭证）
取消审核只能由原审核人取消，仍然在“审 核”菜单中取消审核，步骤与“审核”一样。
取消出纳签字只能由出纳取消，在“凭证-出 纳签字”里取消，步骤同“签字”一样。 已经取消审核和签字的凭证可以完成无痕迹 修改，在“填制凭证”里完成。修改后的凭 证再次审核和出纳签字后，方可记账。
15
凭证管理——填制凭证（增加凭证——供应商往来）
4
1 3 2
16
凭证管理——填制凭证（增加凭证——部门核算）
4
1 3 2
17
凭证管理——填制凭证（增加凭证——个人往来）
4
1 3 2
18
凭证管理——填制凭证（增加凭证——项目核算）
2009年1月3日，一批专用材料工程物资50000元入库，该工程物 资属于为修建1号楼的物资。附单据1张
可以输入单据数量。
凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不
能修改。
9
输入凭证正文部分
凭证头部分完成后，接下来输入凭证正文 部分，这是填制凭证的重要环节，企业应根据 具体经济业务内容，采用不同的方式填制凭证
，而且每张凭证要求借贷平衡。
10
正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但 不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明 细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回 车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。 科目编码必须是末级的科目编码。
如果选择的是恢复至本月月初，需要输入会计主管的口令，系统才 开始进行恢复工作。 对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。
如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。
44
凭证管理——凭证记账（激活“恢复记账前”状态）
在“期末-对账”状态下按“CTRL+H”键
确定后退出“对账”， 在“凭证”下找到 “恢复记账前状态” 按钮
51
作废凭证不能修改，不能审核。
作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作 废”字样 在记账时，已作废的凭证参与记账，但不对作 废凭证作数据处理。账簿查询时，找不到作废
27
凭证管理——审核凭证（以“WR王瑞”的身份重新注册）
不设任何筛选 条件，默认全 部凭证，直接 确认
审核完直接跳入下一张， 检查是否都已经审核 继续点“审核”
28
例
资料：
题
（25）
以王瑞的身份登录注册，审核1月份填
制的凭证。
29
3.3.3 出纳签字
出纳签字是指由出纳人员通过“出纳签字” 功能对制单员填制的带有现金和银行科目的凭证 进行检查核对，主要核对出纳凭证的出纳科目的
33
1. 记账
记账凭证经审核及出纳签字后，即可以进 行登记总账、明细账、日记账及往来账等操作 。本系统记账采用向导方式，使记账过程更加 明确，记账工作由计算机自动进行数据处理， 不用人工干预。
记账范围可输入数字、“－”和“，”。 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能 记账。 上月未结账，本月不能记账。
对此类错误的修改要求留下审计线索。此时，可以