用友日常业务处理

(一) 日常业务处理流程：

(二) 日常业务操作： 日常工作描述： 1． 主管会计录入凭证（制单）。 2． 出纳对涉及现金、银行存款科目的凭证签字确认，进行支票登记簿的录入。(目前很少有人用此功能) 3． 财务经理审核记帐凭证。 4． 记帐人员对审核后的凭证记帐。

初始设置 会计科目设置 单击“基础设置”下的“财务”，点击”会计科目”,系统进入“会计科目”界面： 如果增加科目：单击[增加]，在输入窗口中录入或选择相应内容，单击[确认] , 单击[关闭]; 如果删除科目：选中要删除的科目，单击[删除]，点击“确认”； 如果修改科目：选中要修改的科目，单击[修改]或双击该科目，点击[修改]修改相应内容，点击[确定]; ”选入→单击[确认] 指定科目：单击[编辑]菜单下[指定科目]→单击选择核算现金，银行总帐，现金流量的科目→点击“ 备注 科目编码及名称必须唯一；科目编码位数应该与编码原则一致 在增加或修改科目时，若该科目需要设置为辅助核算的科目，则必须在对应辅助核算的复选框打上“√”标记； 指定的现金流量科目供UFO出现金流量表时取数函数使用。 外币及汇率定义 单击“基础设置”下的”财务”,点击”外币种类”，单击[增加]→在录入窗口中录入币符和币名并选择折算方式，→单击[确认] 单击“退出”在汇率一览表中，输入该币种的相应汇率 备注： 此处仅供用户录入固定汇率与浮动汇率，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在【选项】中的【汇率方式】的设置决定制单使用固定汇率还是浮动汇率。

设置凭证类别 单击“基础设置”下的”财务”,“凭证类别”→单击“记帐凭证”或其它需要的凭证类别→单击“确定”→单击[退出]。

设置结算方式 单击”基础设置”下的”收付结算” →选择[结算方式]→单击[增加]，输入“结算方式编码”和“结算方式名称”，若启用票据管理，单击该项打上“√”标记；单击[确认]，单击[退出]。 备注 结算方式编码：用以标识某结算方式。用户必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必 须唯一。结算方式编码可以数字0—9或字符A—Z表示，但编码中&、“、;、-以及空格禁止使用。 结算方式名称：用户根据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。结算方式名称最多可写6个汉字（或12个字符）

录入部门档案（编码1-2-2-2） 录完后单击“退出”。单击“保存”，录入下一部门档案单击“增加”，录入部门编码及部门名称，单击选择“部门档案”单击“基础设置”菜单下“机构设置”

录入职员档案 点击增加,系统自动保存录入的职员档案记录。单击选择“职员档案”,录入职员编码及姓名及所属部门单击“基础设置”菜单下“机构设置” 备注 职员编号：必须录入，必须唯一。 职员名称：必须录入，可以重复。 部门名称： 输入该职员所属的部门。您只能选定末级部门。 职员属性：填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。 录入客户分类 单击“退出”。单击“增加”，客户分类编码和分类名称，录入完后单击“保存”单击选择“客户分类”单击“基础设置”菜单下“往来单位” 备注： 其中客户分类编码，客户分类名称，必须输入。 客户编码要规范,而且要保证便于查询,客户分类编码一旦录入将不能修改 客户分类编码要符合编码原则,就是跟下方的星号个数相符,一个星号代表一位数字或者时一位字母

录入供应商分类 单击“退出”。单击“增加”，供应商分类编码和分类名称，录入完后单击“保存”单击选择“供应商分类”单击“基础设置”菜单下“往来单位” 备注： 其中供应商分类编码，供应商分类名称，必须输入。 供应商编码要规范,而且要保证便于查询, 供应商分类编码一旦录入将不能修改 供应商分类编码要符合编码原则,就是跟下方的星号个数相符,一个星号代表一位数字或者时一位字母 供应商编码要规范,而且要保证便于查询,供应商编码一旦录入将不能修改

录入客户档案 单击“退出”。单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击选择“客户档案”单击“基础设置”菜单下“往来单位” 备注： 其中客户编码，客户简称，所属分类码必须输入。 客户编码要规范,而且要保证便于查询,客户编码一旦录入将不能修改 录入供应商档案(编码2-2-2-2) 单击“退出”。单击“增加”，录入系统提供的四个页签内容，录入完后单击“保存”单击选择“供应商档案”单击“基础设置”菜单下“往来单位” 备注： 其中供应商编码，供应商简称，所属分类码必须输入 供应商编码要规范,而且要保证便于查询,供应商编码一旦录入将不能修改 录入项目目录(标准版功能) “基础设置”,单击”财务”]下的[项目目录] 建立项目档案的操作流程如图：

备注： 核算科目：在总账系统【会计科目】功能中设置项目辅助核算，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。 项目分类定义：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。 项目结构：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。 项目目录：列出所选项目大类下的所有项目 项目一般不使用,如果需要使用请慎重

录入期初余额 点击”总帐”,单击“设置”下“期初余额”， 系统进入“期初余额”界面： 将光标移到需要输入数据的余额栏，直接输入数据即可。 如果是年中启用，还需要录入年初至建账月份的借、贷方累计发生额。 录完所有余额后，用鼠标单击〖试算〗按钮，可查看期初余额试算平衡表，检查余额是否平衡，也可单击〖对账〗按钮，检查总账、明细账、辅助账的期初余额是否一致 备注： 有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。 〖清零〗：当科目的下级科目的期初数据互相抵消使本科目的期初余额为零时，清除此科目的所有科目的期初数据。存在已记账凭证时此按钮置灰。 则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额将自动计算出来。 如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额 若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。 在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。

日常财务工作： 增加凭证 单击[退出]。录完凭证，单击[保存]录入凭证分录单击[增加]单击[填制凭证] 凭证表头部分的录入 备注: 凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。 采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号 采用序时控制时，凭证日期应大于等于启用日期，不能超过业务日期。 凭证一旦保存，其凭证类别，凭证编号不能修改。 输入凭证正文部分 备注: 摘要可以相同，但不能为空，按回车，系统将摘要自动复制到下一分录行 会计科目通过科目编码或科目助记码输入。 科目编码必须是末级的科目编码。 金额不能为零，红字以 “-”号表示。 在金额处按空格键，系统将自动调整当前分录的金额方向。 在金额处按“=”，系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额。 录入涉及数量核算的分录时，录入“数量”、“单价”系统自动计算出“金额”放在借方，可用空格调整方向； 损益类的科目的凭证填制时,会计科目的填制方向应该与会计科目的余额方向保持一致,如 管理费用应该填制在借方,主营业务收入应该填制在贷方.否则将造成损益表取数错误 辅助核算信息 如果科目设置了辅助核算属性，还要输入辅助信息，如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等 。 备注： 在录入凭证过程中新增加的部门、个人、单位、项目可通过参照窗增加录入；具体操作：单击辅助信息[参照]→单击[编辑]→单击[增加]→单击[退出] 修改凭证 单击[上张]、[下张]选中要修改的凭证，直接修改；修改辅助信息可双击对应的辅助项调出相应窗口修改。 备注： 未经审核的错误凭证可通过【填制凭证】制单功能直接修改 已审核算的凭证应先取消审核后，才能进行修改。 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。 冲销凭证 单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。 冲销凭证可以采用【制单】菜单下的冲销凭证命令制作红字冲销凭证。 备注： 制作红字冲销凭证将错误凭证冲销后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充，通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常凭证进行保存。 删除凭证 单击[上张]、[下张]选中要作废/恢复的凭证，单击[制单]菜单下[作废/恢复]。 单击“确定”→选择要删除的凭证→单击“确定”。选择整理凭证期间单击[制单]菜单下[整理凭证] 备注： 如果遇到有非法的凭证需要作废时，则可以使用作废/恢复功能，将这些凭证进行作废。 如果作废凭证不想保留时，可以通过整理凭证功能，将其彻底删除，并对未记账凭证重新编号。 只能对未记帐的凭证作凭证整理。 已记帐凭证作凭证整理，应先恢复本月月初的记帐前状态，再作凭证整理。 若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，请先到"恢复记账前状态"功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

会计凭证审核 更换操作员：在用友通中单击”文件”[重注册]，屏幕显示“系统登录”，选取帐套后单击[确认]；在“操作员”窗口选择有审核权限的操作员单击[确认]； 点击单击“审核”或[审核]菜单下的［成批审核凭证］；选择要审核的凭证，点击“确定”设置要进行审核的凭证条件，点击“确认”审核：单击[审核凭证]下的[审核凭证] 取消审核：如上进入审核凭证窗口，点击单击“取消”或[审核]菜单下的［成批取消审核］； 标识错误：如上进入审核凭证窗口，可单击[标错]，系统在该凭证上标识为有错，便于制单人进行修改； 审核完毕，单击[退出]。 备注： 制单人与审核人不能是同一人；审核前必须更换操作员（重新注册）； 凭证一经审核便不能修改和删除，若要修改删除可先取消审核； 取消复核只能由审核人自已进行。 会计凭证记帐 在主界面单击[记帐]→单击“记帐范围”输入要记帐的凭证范围（格式如：1-20或1,3,5,7-10）→单击[下一步]，核对记帐报告无误后，单击[下一步]，单击[记帐]，系统即开始记帐，记帐完毕退回总帐系统画面。 备注 第一次记账时，若期初余额试算不平衡，系统将不允许记账。 上月不记帐，本月不能记帐。 未审核凭证不能记帐。 作废凭证不需要审核可直接记帐。 (三) 月末业务操作： 月末工作描述： 1) 记帐人员进行转帐定义，执行转帐生成。 2) 财务经理审核转帐生成的凭证。 3) 记帐人员对审核后的凭证记帐。 4) 凭证全部记帐完毕后，记帐人员执行对帐。 5) 对帐平衡、显示正确后，制表人在UFO报表系统内编制报表，打印报表，送交财务经理审核。 6) 打印会计凭证和科目汇总表与原始单据粘贴、装订成册，打印帐簿保存。 7) 数据备份后进行结帐。（其他各系统必须先结帐）