电子办公系统使用与安全管理规定

青海黄河光伏维检有限公司

规章制度发布通知

2019年第号

《青海黄河光伏维检有限公司电子办公系统使用与安全管理规定》已经于2019年月日第次总经理办公会审议通过，现予以发布，自发布之日起施行。

总经理：

二○一八年月日

青海黄河光伏维检有限公司规章制度控制表

青海黄河光伏维检有限公司

电子办公系统使用与安全管理规定

第一章总则

第一条为规范青海黄河光伏维检有限公司(以下简称公司)电子办公系统（以下简称A8系统）管理，实现公务信息及公文无纸化传输和信息共享交流，特制定本办法。

第二条本办法适用于公司电子办公系统使用管理。

第二章术语和定义

第三条A8系统：是指集于协同办公、公文管理、即时通信、电子邮件、文档管理、会议管理、计划管理、日程安排、接待管理、信息交流、智能审批、综合办公、电子传真等功能为一体的电子办公系统。

第三章职责

第四条综合办公室

（一）负责公司电子公文处理，公文的审核把关、发布、归档。

（二）负责规章制度的审核、发布、归档。

（三）负责电子派车单，办公、劳保用品、物业、车辆

维修材料计划及内控合规单的审核。

（四）负责新闻稿件、待发布消息的审核、发布、归档。

（五）负责征求各部室、中心使用A8系统的意见和建议，完善功能模块和流程。

（六）协调厂家解决各部室、中心在使用系统中出现的问题。

第五条生产技术部

（一）负责系统的日常维护管理，对系统正常运行提供技术支持。

（二）负责办理系统用户注册、名称变更、帐户注销。

（三）负责用户权限设置及密匙管理。

（四）负责A8系统功能使用培训。

第六条各部室、中心

（一）正确、规范使用A8系统模块。

（二）对系统使用中出现的故障和问题及改进建议反馈综合办公室。

第四章管理内容及要求

第七条系统所有用户在每个工作日上班前必须登录系统浏览公告栏内信息，及时阅示、处理文件，审批相关计划，保证系统的正常流转和信息的及时传送。

第八条各级管理人员应按照电子办公系统使用要求

规范使用功能模块。

第九条系统管理员应按程序申报开设、注销使用人员帐号、初始密码。系统使用人员帐号密码（口令）应设6位字符（含字母、数字、符号等），并定期修改，妥善保存或牢记密码。

第十条未经同意，非相关人员不得使用系统管理员的密钥和密码登录系统，严禁外单位人员登录公司A8系统。

第十一条系统使用人员应在本人帐号的个人资料上登记自己的手机号码，供接受交换系统的短信提醒之用。如手机换号应及时变更相关信息。

第十二条为保证各类电子文档下载和上报，使用人员如因出差或休假，应指定授权的人员及时代办。

第十三条电子公文管理

（一）电子公文严格按照公文管理要求执行。电子公文附件（如书籍、图纸）等，可按纸质公文方式进行流转。公文正文仍以电子公文形式流转。

（二）各级管理人员应及时接收并及时处理电子公文。

第十四条电子印章使用与管理

（一）电子印章是在电子公文上使用的签名印章，对电子公文进行电子签名，在打印公文前，应验证公文电子签名的合法性。

（二）电子印章的制作式样和标准，按照国务院《关于

国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》执行。

（三）电子印章因损坏、遗失等原因不能使用或因单位名称变更、撤销、合并等原因需要变更的，应将旧电子印章交回处理。

第五章安全管理

第十五条联入内网系统的计算机，应安装内网终端防病毒软件，办公计算机严禁接入外网，移动存储设备使用安全U盘。

第十六条系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除。未经综合办公室同意不得随意更改使用权限。

第十七条使用人不得利用电子办公系统从事危害国家安全、泄露国家和企业秘密的违法犯罪活动；严禁复制和传播有较大影响力的社会媒体（网络）发表有关公司负面的报道、言论，引起公众关注或炒作，成为热议话题，给公司形象、正常工作造成严重损害和干扰的危机事件。

第十八条系统出现异常，造成数据存储不完整、软件故障、数据丢失，影响系统完整运行的，应由系统管理员负责维护。因技术因素导致系统不能正常工作的，应及时向生产技术部反馈。

第十九条信息传输工作应严格执行信息安全管理规定，接收的信息，应按照时限要求办理；发送的重要信息应经公司分管领导同意后上报。

第二十条密级文件不得进入系统，应按照公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批严格按照公文管理有关规定执行。

第六章附则

第二十一条本办法由综合办公室负责解释。

第二十二条附件：制度执行情况反馈意见表

附件制度执行情况反馈意见表