公司质量手册及程序文件之记录控制程序
公司质量手册-记录控制程序
1.目的建立并保持质量管理体系记录的控制要求;以保证能够提供产品符合规定要求和质量体系有效运行的证据及其追溯..2.适用范围适用于质量体系运行中产生的记录;包括来自供方和顾客指定的记录..3.职责3.1综合部是记录的归口管理部门;负责制定记录的编码规则及管理体系文件记录的审定和建立..3.2各职能部门负责本部门记录的控制和管理..4. 工作程序及要求4.1记录清单建立、备案、标识4.1.1各部门根据质量管理过程的需要建立记录清单..清单中要明确记录的名称、编号、保存部门、保存期限;并经部门经理审批..4.1.2综合部对各部门拟定的记录形式和内容进行审核;各部门经理批准;确保符合质量管理体系规定要求..4.1.3各部门把经过审批的记录清单、记录和空白表格报综合部备案..4.1.4综合部对记录空白表格给予文件编号;具体编码规则如下： SJ/JL —×××—×/×4.2记录的使用4.2.1各种记录要有记录人、审核人、记录时间、地点、内容等.. 4.2.2记录应做到字迹清晰;记录的事实或数据准确、完整;不得随意涂改..如需要更改时采用划改;划去原文后写上更改内容;更改人签名..4.2.3记录表单要按照规定的格式进行填写;不必填写处要用“/”划去;不能留有空白..4.3记录收集的内容各部门根据其职能;确定、准备和收集以下记录记录可以是任何媒体记录编号 版本/修改状态公司及记录的拼音缩形式;如拷贝或电子媒体：a.管理评审、合同评审、产品审核、工艺审核的有关记录；b.过程设计的输入、输出、评审、验证、确认、更改的有关记录；c.供方评价记录及合格供方的质量记录；d.有可追溯性要求时;产品唯一性标识的记录；e.设备、设施、工装、环境、安全、过程控制的有关记录；f.对过程、设备、人员的鉴定记录；g.进货、过程、最终检验和试验的记录包括让步放行记录h.检验、测量、试验设备的校准检定记录；i.不合格品控制的有关记录j.持续改进、纠正措施和预防措施的有关记录k.内部质量体系审核结果及纠正措施验证记录；l.各种培训记录；m.与服务有关的记录；n.与统计分析有关的记录；o.搬运、贮存、包装、防护、交付有关的记录；p.来自供方的质量记录和顾客工程规范的质量记录；q.可靠性分析、验证记录；r.其它质量活动完成后的记录或所达到的结果的记录；s.对顾客或供方的PPAP相关记录；t.满足法律法规和顾客要求的记录；u.效益、效率、成本相关记录..4.4记录的编目、归档、贮存4.4.1各部门对记录进行分类并按顺序编好目录..4.4.2各部门所产生的记录自行归档;对要归档的记录应按记录的时间顺序或编号序进行分类装订;对已归档的记录;记录管理人员要填写记录归档及处理登记台帐;且归档记录要标准明确、分类清楚、易于存取、追溯、查阅..4.4.3贮存4.4.3.1各部门自行贮存本部门所产生的质量记录..贮存环境要适宜;防止损坏或丢失..4.4.3.2记录的保管要做到台帐清晰;便于识别、查阅、存取..4.4.3.3记录保存期限如下：a.内部质量管理体系审核和管理评审记录保留3年..产品风险分析、措施记录保留15年；b.生产件批准文件、工装记录、采购单和修改单的保存时间必须为零件或零件系列在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年当顾客有特殊要求时;按顾客要求执行；c.质量运行状态记录控制图、检验和试验结果必须在其生产的当年和下一个日历年予以保留；d.以上规定的保留时间必须理解为“最短的”保存时间;本要求不替代任何政府规定的要求；e.所有质量记录的具体保存期限按质量记录目录清单规定的期限保存..4.5记录的查阅、作废处置、监督检查4.5.1查阅4.5.1.1记录借阅要履行借阅手续;借阅人要在借阅登记台帐上登记;签名;标明借阅份数和返还日期等..4.5.1.2归档的记录;原则上只能查阅;不能带出;以防损坏;丢失..4.5.1.3合同要求时;在商定期限内;记录可提供给顾客或其代表进行评价时查阅..4.5.2作废处置4.5.2.1超出保存期限的记录;如无继续保存的价值;各部门应进行作废处理..4.5.2.2记录需作废处理应列出处理清单;经部门经理批准、综合管理部备案后方能进行处理;作废的处理方式一般采取无痕销毁..4.5.3综合管理部不定期对各部门的记录的控制过程进行监督检查..5.相关文件目录5.1文件控制程序6.相关记录及保存期6.1记录归档及处理登记台帐长期保存6.2表格管理样册长期保存6.3借阅登记台帐长期保存。
公司质量手册包含程序文件
量
手
册
依据ISO9001：2000编制、包含所有程序文件
文件编号：PYHF/QM—2004
文件版本：A
分 发 号：
2004年05月26日发布2004年06月01日 实施
编制/日期：批准/日期：
手册章节号
内容
标准章节号
内容
页码
第一章
1．0
公司简介
3
第二章
2．0
质量手册颁布令
4
第三章
3．0
质量手册管理说明
.规定,进行再发放,同时收回更改原文件,在原“文
件中发放/回收登记表”栏注明,执行的规定;
注：对于文件更改范围比较小,如仅更改几行字且涉及面比较窄时,只更改状态不变动版本如由A/0变 为A/1；对于更改范围比较大,则只更改版本,不变动状态如由A/0变为B/0;
文件作废与销毁
“文件销毁登
记表”,经人事部负责人确认后集中销毁或采取在正面适当标识再利用另一面；若需
质量管理体系策划
18
5．
职责和权限
职责和权限
19
5．1
质量管理体系组织架构图
20
职能分配表
21
管理者代表任命书
管理者代表
22
内部沟通
内部沟通
23
管理评审
管理评审
24~26
第六章
资源
管理
资源提供
资源提供
人力资源管理程序
人力资源
基础设施管理程序
基础设施
工作环境
工作环境
第七章
产品
实现
产品实现的策划
产品实现的策划
PYHF/QR-006 文件借阅登记表
PYHF/QR-007 外来文件清单
文件和记录控制程序
1目的对本厂质量保证体系要求的文件和记录予以控制，对技术标准和工艺文件进行管理,确保各相关场所使用的文件为有效版本。
确保记录的客观、真实，为产品的可追溯性以及采取纠正和预防措施提供依据。
2范围适用于本厂与质量管理体系有关的文件、技术标准和工艺文件以及证明产品符合要求的所有质量记录的控制。
3职责3.1董事长负责批准发布质量手册、程序文件、作业文件、记录样式。
3.2质量负责人负责审核质量手册、程序文件、作业文件、记录样式。
3.3行政部负责组织各部门编写质量手册、程序文件、作业文件及记录样式。
负责制定《文件和记录管理程序》，规定质量管理体系文件和记录格式的印制、发放、回收、更改、作废、保存等文件管理工作。
负责技术标准和工艺文件的搜集、查新和发放控制。
3.4各部门负责与本部门有关的质量管理体系文件的贯彻执行。
负责相关记录的填写、整理。
3.5记录填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。
4工作程序4.1 文件和记录的分类4.1.1质量管理体系文件分内部文件和外来文件两类。
内部文件:包括质量手册、程序文件、管理文件、工艺技术文件及质量记录。
外来文件:包括国家相关法律法规、产品标准、原料及辅助材料标准、检验标准、产品卫生标准等。
4.1.2凡质量管理体系中的记录、报告、检验和验证数据等，均属于“记录”的范畴，包括：与质量管理体系运行有关的记录和与产品质量有关的记录。
记录可以是表格、图表、报告、磁带、磁盘、照片等形式。
4.2 文件和记录样式的编制、审核和批准发布4.2.1质量手册由行政部负责编写，质量负责人审核后报董事长批准发布。
4.2.2程序文件、管理文件及相关记录样式由行政部组织各职能部门编写，质量负责人审核后报董事长批准发布。
4.2.3技术文件由技术质检部负责编制、更改，技术质检部主管审批后，确定发放范围，交行政部发放和管理。
4.2.4各职能部门根据产品质量的要求和质量管理体系运行的需要，在编制文件的同时编制所需的记录样式，随文件一起审批，4.3文件和记录的编号4.3.1文件编号方式：1) 文件编号:企业代号（ZM）/文件类型代号文件顺序号—文件编写年号。
文件与记录控制程序
CHHY 标准文件与记录控制程序战略所有者: 内容所有者: 1 目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废以及质量和环境管理体系所要 求的记录进行控制，确保文件及时更新和正确使用，并保留质量和环境管理体系 有效运行的证据。
2 范围适用于公司质量和环境管理体系运行有关的文件和记录的控制。
3 定义3.1 质量环境手册（包括形成文件的质量和环境方针、质量和环境目标指标申明）： 为第一级文件，将质量管理和环境管理体系整合，概述如何确保质量和环境。
3.2 程序：为第二级文件，详述如何进行及完成质量环境手册内所表达的方针及目 标。
3.3 指导书、规定、规范、基准、标准：为第三级文件，为支援各项质量管理办法在 执行阶段时重要的依据或指导文件、标准以及环境保护的各类规章制度。
3.4 表单、记录（包括样品、样件）：为第四级文件，为验证体系有效运作，而对各个 事项的运行持续不断地加以记录。
3.5 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图样等）。
4 职责与权限4.1 总经理负责管理手册的批准发布；4.2 管理者代表负责管理手册的审核和程序文件的批准；4.3 各部门负责本部门相关文件和表单的编制、使用和保管，各部门资料管理员负 责，本部门的体系文件的收集、整理和归档。
所属中心负责人批准作业文件。
4.4 QEH 部负责会同相关部门完成公司的管理手册和程序文件的编制、审批和更改， 负责备案、保管、发放、回收和销毁，并组织对现有体系文件进行定期评审。
4.5 技术部负责技术文件的归档、发放、回收和销毁，同时负责外来产品图样的发 放、回收和保管。
4.6HR 负责人事方面的外来文件和法律法规的收集；技术部门负责顾客图纸等外来文 件的收集；QEH 部负责环境和职业健康方面的外来文件的收集；质量部负责与产品质量 有关的标准和法律法规的收集。
所有外来文件的审核、归档、发放、回收、销毁，技术 文件由技术部负责，其他文件由QEH 部负责。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
文件和记录管理控制程序
1 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。
2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
3.3 文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
4 职责4.1 总经理或董事长：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回品管部。
4.4 品管部负责公司文件编号、审核，负责公司记录表单的印刷、存档、发放和管理。
4.5 管理部：负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。
4.6 管理部负责空白表单、记录的管理。
文件和记录控制程序
1.0 目的为确定本公司文件和记录的管理有统一的标准，以防止误用或混用，特制定本程序。
2.0 适用范围本程序适用于本公司所有质量体系内相关文件、记录的控制。
3.0 职责3.1文件和记录的制（修）订，由质量部专人负责。
3.2 管理类文件包括质量手册、程序文件、工作规范、外来文件、技术图纸及相关技术资料等，由质量专人管理。
3.3 各部门负责本部门职责范围内文件和记录管理。
4.0 定义无5.0 程序内容5.1文件分类，本公司的文件和记录分为：QM —质量手册； QP —程序文件； WI —工作规范；FM —记录、表格； W —外来文件； T —技术文件。
5.2文件编号5.2.1 QM类、QP类文件资料按以下规定编号：流水号T类文件资料按以下规定编号：本公司代码分类代号流水号WI类文件资料案以下规定编号：本公司代码分类代号 / 部门代码流水号FM类文件编码：文件号+FM+序号5.2.1.1本公司代码为：AC5.2.1.2 外来文件无编号时的编号为：AC-W-XX，如有则采用原来的编号。
流水号5.2.1.3 QM类、QP类、WI、W、T、FM类文件流水号01—99。
5.2.2 FM类文件：各部门将设计原稿交质量部文控中心集中编号保管，使用时各记录表单的流水号按5.2.1.3执行，同时在其后加版次识别（如：AC-QP-01-FM01A），如有更改则以A、B、C等类推。
5.2.3 WI类文件编号部门代码如下：总经理01；管理者代表02；销售部03；；采购部04；质检部06；生产部07。
5.3文件的制定、审核、修改5.3.1 本公司体系文件由各相关部门编制后，按下表所列职责进行审核，批准后交综合部统一编号发布。
5.3.2 文件的修订（更改）由原制订单位负责，填写《文件更改申请表》，经审核、批准后，交质量部统一修订或改版和发布，收回作废文页并作修订记录。
5.4文件版次5.4.1 文件版次以大写英文字母表示，第一次发行为A版，第二次B版，依此类推。
文件及记录控制程序
一：目的对公司现有的管理体系文件、记录及组织知识进行控制，以保证各使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。
二：范围本程序适用于所有的管理体系有关的文件、记录及组织知识的控制管理。
三：定义3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类：a.体系文件：包括各质量手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。
b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。
c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
3.2 受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件章”的印章。
3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件章”的印章。
3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名的文件。
3.5知识：通过学习、实践或探索所获得的认识、判定或技能。
四：职责4.1文控公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。
整理公司受控文件目录及知识清单并协调各部门核对各类文件版本。
公司各类文件格式的保存。
4.2文件接收部门文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。
受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。
4.3文件的编制/审批权限五：文件管理流程六. 记录管理流程：七：组织知识管理流程八：相关记录：8.1《管制文件清单》8.2《文件变更申请表》8.3《文件分发/回收记录》8.4《外来文件一览表》8.5《质量记录一览表》8.6《借阅登记表》8.7《请购单》九：附件一 文件编码规则◆ 质量手册（一级文件）的编号：流水号（01、02…） 质量管理手册◆ 管理程序文件（二级文件）的编号:流水号(01、02…) 质量管理体系程序文件◆ 作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)文件类别代号（SOP:表示作业指导书） 部门代码◆ 表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推)表格流水号(001、002…)部门代码品质记录◆ 部门代码：十：附件二知识分类表。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
1.目的
建立并保持质量管理体系记录的控制要求，以保证能够提供产品符合规定要求和质量体系有效运行的证据及其追溯。
2.适用范围
适用于质量体系运行中产生的记录，包括来自供方和顾客指定的记录。
3.职责
综合部是记录的归口管理部门，负责制定记录的编码规则及管理体系文件记录的审定和建立。
各职能部门负责本部门记录的控制和管理。
4. 工作程序及要求
记录清单建立、备案、标识
4.1.1各部门根据质量管理过程的需要建立记录清单。
清单中要明确记录的名称、编号、保存部门、保存期限，并经部门经理审批。
4.1.2综合部对各部门拟定的记录形式和内容进行审核，各部门经理批准，确保符合质量管理体系规定要求。
4.1.3各部门把经过审批的记录清单、记录和空白表格报综合部备案。
4.1.4综合部对记录空白表格给予文件编号，具体编码规则如下： SJ/JL —×××—×/×
记录的使用
4.2.1各种记录要有记录人、审核人、记录时间、地点、内容等。
4.2.2记录应做到字迹清晰，记录的事实或数据准确、完整，不得随意涂改。
如需要更改时采用划改，划去原文后写上更改内容，更改人签名。
4.2.3记录表单要按照规定的格式进行填写，不必填写处要用“/”划去，不能留有空白。
记录收集的内容
各部门根据其职能，确定、准备和收集以下记录（记录可以是任何媒体形式，如拷贝或电子媒体）：
a. 管理评审、合同评审、产品审核、工艺审核的有关记录；
b. 过程设计的输入、输出、评审、验证、确认、更改的有关记录；
c. 供方评价记录及合格供方的质量记录；
记录编号 版本/修改状态 公司及记录的拼音缩写
d.有可追溯性要求时，产品唯一性标识的记录；
e.设备、设施、工装、环境、安全、过程控制的有关记录；
f.对过程、设备、人员的鉴定记录；
g.进货、过程、最终检验和试验的记录（包括让步放行记录）
h.检验、测量、试验设备的校准检定记录；
i.不合格品控制的有关记录
j.持续改进、纠正措施和预防措施的有关记录
k.内部质量体系审核结果及纠正措施验证记录；
l.各种培训记录；
m.与服务有关的记录；
n.与统计分析有关的记录；
o.搬运、贮存、包装、防护、交付有关的记录；
p.来自供方的质量记录和顾客工程规范的质量记录；
q.可靠性分析、验证记录；
r.其它质量活动完成后的记录或所达到的结果的记录；
s.对顾客或供方的PPAP相关记录；
t.满足法律法规和顾客要求的记录；
u.效益、效率、成本相关记录。
记录的编目、归档、贮存
4.4.1各部门对记录进行分类并按顺序编好目录。
4.4.2各部门所产生的记录自行归档，对要归档的记录应按记录的时间顺序或编号序进行分类装订，对已归档的记录，记录管理人员要填写《记录归档及处理登记台帐》，且归档记录要标准明确、分类清楚、易于存取、追溯、查阅。
4.4.3贮存
4.4.3.1各部门自行贮存本部门所产生的质量记录。
贮存环境要适宜，防止损坏或丢失。
4.4.3.2记录的保管要做到台帐清晰，便于识别、查阅、存取。
4.4.3.3记录保存期限如下：
a.内部质量管理体系审核和管理评审记录保留3年。
产品风险分析、措施记录保留15年；
b.生产件批准文件、工装记录、采购单和修改单的保存时间必须为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加上一个日历年（当顾客有特殊要求时，按顾客要求执行）；
c.质量运行状态记录（控制图、检验和试验结果）必须在其生产的当年和下一个日历年予以保留；
d.以上规定的保留时间必须理解为“最短的”保存时间，本要求不替代任何政府规定的要求；
e.所有质量记录的具体保存期限按质量记录目录清单规定的期限保存。
记录的查阅、作废处置、监督检查
4.5.1查阅
4.5.1.1记录借阅要履行借阅手续，借阅人要在《借阅登记台帐》上登记，签名，标明借阅份数和返还日期等。
4.5.1.2归档的记录，原则上只能查阅，不能带出，以防损坏，丢失。
4.5.1.3合同要求时，在商定期限内，记录可提供给顾客或其代表进行评价时查阅。
4.5.2作废处置
4.5.2.1超出保存期限的记录，如无继续保存的价值，各部门应进行作废处理。
4.5.2.2记录需作废处理应列出处理清单，经部门经理批准、综合管理部备案后方能进行处理，作废的处理方式一般采取无痕销毁。
4.5.3综合管理部不定期对各部门的记录的控制过程进行监督检查。
5.相关文件目录
《文件控制程序》
6.相关记录及保存期
《记录归档及处理登记台帐》长期保存
《表格管理样册》长期保存
《借阅登记台帐》长期保存。