青岛市会议与展览服务规范
青岛市人民政府办公厅关于印发青岛市促进会展业发展10条政策的通知-青政办字〔2022〕8号
青岛市人民政府办公厅关于印发青岛市促进会展业发展10条政策的通知正文：----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------青岛市人民政府办公厅关于印发青岛市促进会展业发展10条政策的通知各区、市人民政府，青岛西海岸新区管委，市政府各部门，市直各单位:《青岛市促进会展业发展10条政策》已经市政府研究同意，现印发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
青岛市人民政府办公厅2022年2月14日青岛市促进会展业发展10条政策为加快国际会展名城建设，根据国家促进展览业改革发展的相关政策，对照先进城市经验做法，结合我市实际，制定以下政策。
一、支持展会做大做强展览面积达到1万平方米的贸易类展会，给予补助10万元；展览面积每增加5000平方米，补助增加5万元，单个展会每届补助最高不超过150万元。
展览面积达到2万平方米的消费类展会，给予补助10万元；展览面积每增加5000平方米，补助增加3万元，单个展会每届补助最高不超过50万元。
展会国际化率达20%以上，或“世界500强”“中国500强”企业数量和展览面积均占比20%以上的，或在展会中举办“世界500强”“中国500强”企业新品发布会的，在上述补助标准基础上上浮20%。
上述展会应在专业场馆举办，净展览面积（各展位面积之和）与总展览面积之比不得低于40%。
室外展览部分按展位净面积计入展览面积。
外地项目来青举办，由展馆申请补助。
二、鼓励数字展会、绿色展会发展获得第一条补助的展会，符合本市数字展会标准或绿色展会标准并经第三方评估、专家评审、市贸促会（市会展办）按照相关办法认定的，一次性补助10万元。
三、鼓励国际认证在青固定举办并取得国际展览业协会（UFI）等权威机构认证的展会，给予一次性奖励30万元。
青岛国际会展中心参展须知
青岛国际会展中心参展须知布展须知进出馆规定撤展须知消防安全管理一、布展须知1. 展场及展馆的公共场所均由大会负责统一规划、总体设计、布置,欲在展位外或室外做宣传广告的单位请提前与会展中心联系。
2. 各展团的布展必须在本展团的展位面积内进行、不得占用公共通道进行粘贴广告、拉横幅、摆放桌椅、展品、散发宣传资料等。
3. 特装布展，最高点1#馆不超过6米，2#馆不超过6米，东进厅不超过4米，3#馆不超过6米（红区不超过5米），4#馆不超过5米。
4. 严禁在展板、展架、原建筑物及原有设施上钉钉子、凿洞、刻划、粘贴、油漆和使用不干胶，如有损坏照价赔偿。
5. 展厅内所有立柱灯箱广告位不能随意遮挡，否则按广告发布价格收取费用。
6. 特装展位须向会展中心缴纳“展台特殊装修施工管理费”，价格为每展期每平方米10元人民币，东进厅、水晶厅价格为每展期每平方米20元人民币，室外每平米5元。
7. 大会搭建的标准展位及内部设施不得擅自变动拆除或挪作他用,不得随意搬拉外展位桌椅设施为己用，如有变更须报大会办公室批准。
8. 参展团的布展方案(含平面图、立面图、电位图和效果图)应按大会规定于会前15天内报送大会办公室审核后方可实施。
须改动标准展位者，须在月日前通知组委会办公室，不可自行改动，过期改动收取相应费用。
9. 租用道具，须在会前向展览组申请。
展位需另增加电器设施及电视、录像机、冰箱、照明等电器，费用另计。
10. 提前进场施工、布展期间加班须提前到会展中心现场服务组办理加班手续。
11. 展馆展场进出口、安全通道及消防设备电源开关前，严禁停放车辆、放置广告、宣传、参展物品等。
12. 展馆地面负荷1#馆南2/3区域不得超过5吨/平方米、北1/3区域（地面绿色）不得超过2吨/平方米，2#馆不得超过1吨/平方米，3#馆不得超过1.5吨/平方米，4#馆不得超过1吨/平方米。
13. 1#馆进货可从西侧进入，2#馆可从设在北部的2部货梯（负载5吨）垂直运至展厅，也可经展厅西侧的车行道运至2#展厅门口，由卸货平台进入展厅，3#馆可从北部卸货台进货，4#馆可从北卸货区内的3部货梯（负载5吨）垂直运至展厅，严禁用客梯和自动扶梯载运展品。
青岛市人民政府办公厅关于规范以市政府名义举办会展活动报批程序的通知
青岛市人民政府办公厅关于规范以市政府名义举办会展活动报批程序的通知文章属性•【制定机关】青岛市人民政府•【公布日期】2011.06.30•【字号】青政办字[2011]87号•【施行日期】2011.06.30•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文青岛市人民政府办公厅关于规范以市政府名义举办会展活动报批程序的通知（青政办字〔2011〕87号）各区、市人民政府，市政府各部门，各有关单位：为认真贯彻落实国家、省、市有关规定，加强对以市政府名义举办会展活动的规范管理和组织协调，进一步完善我市会展业发展软环境，促进会展业健康发展，根据《青岛市会展业管理暂行办法》（青政办发〔2007〕45号）和《关于进一步做好党政机关厉行节约工作的通知》（青办发〔2011〕9号）文件精神，结合我市实际，现就进一步规范以市政府名义举办会展活动报批程序有关事项通知如下：一、本通知所称以市政府名义举办的会展活动，是指以市政府作为主办、联合主办、承办、协办或支持单位参与的展览、会议、论坛、节庆等活动。
二、以市政府名义举办会展活动的申报应由主责单位提出。
主责单位是指牵头制定活动方案和计划，并负责具体实施，做好全面协调及保障服务等工作的单位。
三、以市政府名义举办的会展活动，应具备以下条件：（一）对全市经济社会发展有重大作用和意义，符合全市重大发展战略或外事外贸、双边工作需要的会展活动。
（二）由国家部委或省政府与市政府联合举办的；或由国家有关部委、省政府主办，要求市政府参与的会展活动。
（三）展览规模大，具有全国性、综合性或较强专业性，展会展览面积不少于20000平方米，或展位超过800个。
（四）规模大、层次高，能够产生较高会议产业经济效益的会议。
（五）具有国际化水准，在业界具有权威性，对提升我市城市形象和影响力具有较强作用，且符合我市产业发展战略的国内高端会议或国际性会议。
（六）具有较大社会影响力和社会广泛参与度的大型综合性节庆活动。
青岛市人民政府关于加快会展业发展的意见
青岛市人民政府关于加快会展业发展的意见文章属性•【制定机关】青岛市人民政府•【公布日期】2007.11.01•【字号】青政发[2007]24号•【施行日期】2007.11.01•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】商务综合规定正文青岛市人民政府关于加快会展业发展的意见（青政发〔2007〕24号）各区、市人民政府，市政府各部门，市直各单位：为认真贯彻落实科学发展观和市十次党代会精神，切实转变经济增长方式，加快会展产业发展，并使其尽快成为带动我市现代服务业发展的先导行业，现提出如下意见。
一、会展业发展的重要意义会展业是集商品展示交易、经济技术合作、科学文化交流于一体，兼具信息咨询、招商引资、交通运输、商务旅游等多种功能的新兴产业，是现代服务业的重要组成部分。
大力发展会展业，对完善城市服务功能，提升城市形象，促进经济社会发展与城市建设具有十分重要的意义。
市委、市政府高度重视会展业的培育发展。
经过多年努力，我市会展业呈现出良好的发展态势，会展数量和质量明显提高，培育出一批以“中国（青岛）国际消费电子博览会”等为代表，在国内外具有较大影响力和发展潜力的知名会展品牌。
会展业对全市经济社会发展的拉动作用进一步增强，并逐步成为我市新的经济增长点。
但同时也要看到，我市会展业与国内先进城市相比还有较大差距，会展业总体规模与城市地位还很不相称，会展业发展的领导体制与运行机制还不健全，展馆设施建设相对滞后，龙头企业与品牌会展还需进一步培育壮大，专业人才缺乏问题依然突出。
当前，会展业正得到前所未有的重视，城市间竞争日趋激烈。
我市具备会展业发展的良好基础和条件，特别是2008年奥帆赛的举办，增强了我市的竞争优势。
面对新的机遇和挑战，各级各部门要切实增强会展业发展的责任感、紧迫感，解放思想，更新观念，切实把会展业发展放在优化产业结构、促进全市经济社会又好又快发展的战略高度，大力增强会展活动的主动性、计划性、可控性，完善工作目标和协调机制，全面提高我市会展业发展的水平、层次和质量。
青岛市人民政府办公厅关于规范监督服务事项管理工作的通知-青政办发[2013]41号
![青岛市人民政府办公厅关于规范监督服务事项管理工作的通知-青政办发[2013]41号](https://img.taocdn.com/s3/m/5853133d4a35eefdc8d376eeaeaad1f3469311cb.png)
青岛市人民政府办公厅关于规范监督服务事项管理工作的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 青岛市人民政府办公厅关于规范监督服务事项管理工作的通知（青政办发〔2013〕41号）各区、市人民政府，市政府各部门，市直有关单位：为规范监督服务事项管理工作，进一步优化经济发展环境，按照有关规定，现就有关事宜通知如下：一、严格监督服务事项的设立和办理（一）监督服务事项是指行政确认、告知性备案以及行政审批初审转报等行政管理事项。
监督服务事项实行目录管理，未经市政府法制部门审查备案列入部门公布目录的，不得实施。
（二）监督服务事项的设立及其办理条件、申报材料、办理程序、办理期限等要件的设定，必须有法律、法规、规章和其他市级以上规范性文件依据，其办理的法定条件应当随同备案目录一并公开。
任何部门和单位不得违规设立监督服务事项。
（三）监督服务事项应当纳入各级行政审批服务机构集中办理，暂无条件集中办理的，应当通过审批业务系统办理，以确保对办理过程的有效监督。
监督服务事项无法定办理期限的，一般不得超过10个工作日。
对符合条件的行政确认和行政审批初审转报事项，应当按照法定或者承诺时限给予确认、转报，不得以数量限制、统一时间转报为由，无故拖延或者变相审批。
对告知性备案事项，不得采取核准方式进行管理；对备案发现的问题，经核实后应当通过责令整改等监督方式予以纠正。
二、切实抓好监督服务事项的组织实施（一）监督服务事项应当按照“该放必放、能放则放”的原则下放至各区、市实施。
市有关部门可以采取委托、归还和界定的方式下放。
属于市本级的事项，相应的上下级实施部门没有隶属关系的，采取委托方式下放；设定依据规定由县级以上行使、现由市有关部门统一实施的，采取归还方式下放；区、市相应实施部门为垂直管理的，采取内部界定方式下放。
青岛市财政局关于印发《青岛市党政机关会议定点管理实施办法》的通知
青岛市财政局关于印发《青岛市党政机关会议定点管理实施办法》的通知文章属性•【制定机关】青岛市财政局•【公布日期】2015.06.08•【字号】青财行〔2015〕9号•【施行日期】2015.06.08•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文青岛市财政局关于印发《青岛市党政机关会议定点管理实施办法》的通知青财行〔2015〕9号各区（市）财政局、市直各部门：为加强和规范会议定点管理，根据《党政机关会议定点管理办法》（财行[2015]1号）、《山东省党政机关会议定点管理实施细则》（鲁财行[2015]25号）、《青岛市党政机关厉行节约反对浪费实施细则》等规定，我们研究制定了《青岛市党政机关会议定点管理实施办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。
各区（市）执行中如遇到问题，请及时向我们反映。
青岛市财政局2015年6月8日青岛市党政机关会议定点管理实施办法第一章总则第一条为加强和规范党政机关会议定点管理，根据《党政机关会议定点管理办法》(财行[2015]1号)、《山东省党政机关会议定点管理实施细则》（鲁财行[2015]25号）、《青岛市党政机关厉行节约反对浪费实施细则》等规定，制定本实施办法。
第二条党政机关会议定点管理，是指财政部门或者财政部门委托的具有独立承担法定责任的机构通过政府采购方式确定一定数量的宾馆饭店或者专业会议场所，作为党政机关举办会议场所（以下称会议定点场所）的相关管理活动。
第三条市、区（市）党政机关举办的会议，除采用电视电话、网络视频方式以及在本单位或者本系统内部会议室、礼堂、宾馆、招待所、培训（会议）中心等举办的外，应当在会议定点场所召开。
第四条我市范围内的党政机关会议定点场所按照属地化原则，由市、区（市）财政部门分级负责确定，不重复采购。
市、区（市）采购确定的会议定点场所在全国范围内实行资源共享，各级党政机关举办会议共同使用，执行统一的会议定点场所目录和相同的协议价格。
青岛市人民政府关于加快高端会展业发展的意见
青岛市人民政府关于加快高端会展业发展的意见文章属性•【制定机关】青岛市人民政府•【公布日期】2014.06.03•【字号】青政发[2014]17号•【施行日期】2014.06.03•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】商务综合规定正文青岛市人民政府关于加快高端会展业发展的意见（青政发〔2014〕17号）各区、市人民政府，市政府各部门，市直各单位：为促进经济发展方式转变，推动现代服务业发展，现就加快高端会展业发展提出以下意见：一、总体要求（一）指导思想。
以党的十八届三中全会精神为指导，进一步深化改革，激发市场活力和内生动力，推动会展资源配置依据市场规则、市场价格、市场竞争实现效益最大化和效率最优化。
积极实施“品牌化、专业化、国际化、特色化”发展战略，重点培育国际化程度较高、具有一定国内外影响和行业影响、对经济拉动作用较大的展览、会议和节庆活动，努力将高端会展业打造成我市新的经济增长点。
（二）基本原则。
坚持高端会展品牌培育与城市发展战略相结合、自主培育与引进发展相结合、优化软环境与完善硬件设施相结合，推动高端会展业与经济转型升级、重点产业融合发展，倡导节俭办展、办会、办节。
（三）发展目标。
到2020年，力争打造10个具有城市特色、具有较高专业化水平、具有较大国际影响力的品牌会展活动；争取有3个以上展会通过国际展览业协会（UFI）认证；高端会展项目年度用展总面积超过100万平方米，展览面积年均增长10%；力争与10家以上国内外知名会展机构建立战略合作，努力把青岛打造成为东北亚知名会展城市和重要的高端会展目的地城市。
二、进一步优化发展布局（四）规划、建设“四区、一带”高端会展核心区。
在不断完善青岛国际会展中心、青岛新南国际博览中心功能设施的基础上，按照科学合理的功能定位，推进建设红岛会展中心和西海岸会展中心，逐步形成以“崂山、即墨、红岛、黄岛”为重点、功能定位各有侧重、具有国际水平的四大高端展览举办区。
会议展览服务规程
会议展览服务规程第一章总则第一条为规范会议展览服务行为，提高服务质量，保障客户权益，制定本规程。
第二条本规程适用于所有会议展览服务提供商和从事会议展览服务行为的企事业单位。
第三条会议展览服务应遵循公平、公正、公开的原则，积极主动为客户提供优质的服务。
第四条会议展览服务提供商应当严格遵守国家相关法律法规，并依法取得相应的从业资质。
第五条会议展览服务提供商应当建立健全服务管理体系，确保服务的及时、高效和协调。
第六条会议展览服务提供商要加强内部培训和技能提升，提高工作人员的素质和专业水平。
第二章服务内容第七条会议展览服务提供商应当明确服务内容，确保客户理解并接受。
第八条会议展览服务提供商应当按照客户需求制定合理的服务方案，并在合同中明确约定。
第九条会议展览服务提供商应当及时提供有关会议展览的信息，包括展览时间、场地、参展商等。
第十条会议展览服务提供商应当为客户提供完善的现场服务，包括会议设施搭建、场地布置、设备调试等。
第十一条会议展览服务提供商应当在会议展览结束后及时进行总结反馈，以不断改进服务质量。
第三章服务流程第十二条会议展览服务提供商应当建立完善的服务流程，以提高效率和准确性。
第十四条会议展览服务提供商应当在会议展览前制定详细的实施计划，并与客户进行确认。
第十五条会议展览服务提供商应当按照实施计划有序地进行会议展览准备工作，确保各项任务按时完成。
第十六条会议展览服务提供商应当配备专业的工作人员，并保持与客户的及时沟通与协调。
第十七条会议展览服务提供商应当做好会议展览现场的组织、协调和控制工作，确保会议展览顺利进行。
第十八条会议展览服务提供商应当及时对会议展览进行评估和反馈，以便改进服务质量。
第四章费用管理第十九条会议展览服务提供商应当在合同中明确费用项目和标准，并保证收费公正合理。
第二十条会议展览服务提供商应当及时向客户提供明细账目和发票，确保费用清晰明了。
第二十一条会议展览服务提供商应当与客户协商并明确付款方式和时间，确保双方权益。
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DB 青岛市服务业标准规范DB 3702/ FW MCH 001—2014 青岛市会议与展览服务规范2014-07-XX发布2014-07-XX实施中国国际贸易促进委员会青岛市分会青岛市发展和改革委员会发布前言本标准规范由中国国际贸易促进委员会青岛市分会提出并归口。
本标准规范起草单位：中国国际贸易促进委员会青岛市分会、青岛科技大学、青岛市技术监督科技信息所、青岛市技术标准科学研究所。
本标准规范主要起草人：初连玉、雷仲敏、袁博、宫艺萌。
青岛市会议与展览服务规范1 范围本标准规定了与会议/展览服务相关的术语和定义、组织者管理、会议服务、参展商管理、观众管理、展品和宣传品管理、展位管理、公共服务、安全管理、知识产权咨询服务以及违约处理。
本标准适用于青岛市行政区域内举办会议、展览以及与之相关的活动。
2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB 16895.25 建筑物电气装置第7-711部分:特殊装置或场所的要求展览馆、陈列室和展位GB/T 19001 质量管理体系要求GB/T 26165-2010 经济贸易展览会术语GB/T 28001 职业健康安全管理体系规范GB 50016 建筑设计防火规范GA 654 人员密集场所消防安全管理SB/T 10851-2012 会议中心运营服务规范ISO 25639-1-2008 展览、展会、交易会和大会第1部分：术语（Exhibitions, shows, fairs and conventions. Part 1: Vocabulary）3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1会议指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流、事务安排及商讨的活动。
3.2展览展示并宣传产品、服务或信息的活动。
[ISO 25639-1-2008，定义3.1]3.3组织者提出并组织、管理会议或展览全过程的实体。
[ISO 25639-1-2008，定义2.23]注：包括主办单位、承办单位、协办单位和支持单位。
-------主办单位: 策划、运营会议（3.1）/展览（3.2），拥有并对会议（3.1）、展览（3.2）活动承担主要责任的组织。
[GB/T 26165—2010，定义2.3.1]-------承办单位：受主办单位委托，具体组织、承担、参与会议（3.1）/展览（3.2）策划或运营的组织。
[GB/T 26165—2010，定义2.3.2]-------协办单位：协助主办或承办单位举办会议（3.1）/展览（3.2）的组织。
[GB/T 26165—2010，定义2.3.3]-------支持单位：向会议（3.1）/展览（3.2）或其相关活动提供有效资源的社会组织。
[GB/T 26165—2010，定义2.3.4]3.4参展商派人员出席展览（3.2）、展示组织者认可的产品或服务的实体，包括主要参展商和联合参展商，境内参展商和境外参展商。
注：实体可以是公司、机构或组织。
[ISO 25639-1-2008，定义2.1]3.5境内参展商合法注册地在中华人民共和国境内的参展商（3.4），外商独资企业除外。
[GB/T 26165—2010（2.3.6]3.6境外参展商境内参展商（3.5）以外的参展商（3.4）。
[GB/T 26165—2010（2.3.7]3.7会场/展馆方会场/展馆设施的管理方，包括其所有权人或其委托经营的组织。
3.8参展者出席展览（3.2）的人，包括访客（观众）、参展商（3.4）、演讲人、参会代表、媒体代表以及任何获许可进入展馆的人员。
注：参展者不包括组织者和提供服务的人员。
[ISO 25639-1-2008，定义2.26]3.9展位参展商（3.4）为展示产品或服务所使用的室内或室外区域，与参展商（3.4）是否付费无关。
注：展位，有时也被称为“展览空间”。
[ISO 25639-1-2008，定义4.2]3.10标准展位标摊展览场所内主办（或承办）单位按统一样式和尺寸、采用统一材料搭建的展览区域。
注：标准展位具备相同的基本配置，尺寸一般为9 m2、12 m2、15 m2。
3.11特装展位由参展商（3.4）由参展商自行设计并搭建的展览区域。
[ISO 25639-1-2008，定义4.3]3.12观众展览会展出期间，参观展览会的人员。
注：不包括主办单位、场馆、服务商、参展商的工作人员。
[GB／T 26165—2010，定义2.3.9]3.13专业观众展览会展出期间，出于收集信息、采购洽谈、联络参展商等专业或商业目的参加展览会的观众。
[GB／T 26165—2010，定义2.3.10]4 组织者管理4.1 资质要求组织者应满足以下要求：a)应具有独立法人资格；b)应自有或租赁与会议/展览规模相适应的场地和设施；c)应具有相应的管理机构、人员、措施和制度；d)应具有专业的会议/展览策划、组织、操作、管理和活动安排的能力；e)应具有承担会议/展览组织活动相应经济风险的能力。
鼓励通过GB/T 19001、GB/T 28001等管理体系认证。
4.2 基本要求4.2.1 应当依法经营、诚实信用、规范服务、公平竞争、平等互利、尊重知识产权的保护。
4.2.2 应提供与服务相适应的资源和服务环境，包括：a)会议/展览所需的直接的和间接的服务人员；f)产品展示展销、业务洽谈、商务服务、通讯信息、仓储和停车等固定的场所和附属设施；g)会议/展览服务相适宜的专项技能和技术、设备（硬件和软件）、空间场所及安全设施；h)会场、展馆的进出口通道的宽度至少2.8 m以上，并通过当地消防安全管理部门的验收；i)会议场所及展馆通风及采光应良好，建筑防火设计应符合GB 50016的规定；j)适宜的地理位置和通畅的交通条件。
4.2.3 应建立与会议/展览服务项目相适应的质量管理体系。
4.3 项目管理4.3.1 立项策划组织者应根据市场预测和发展需要进行会议/展览活动策划，并形成立项策划书。
4.3.2 项目评审立项策划书应经组织者内部相关职能部门评审，该项评审的参加者应包括与被评审的项目阶段有关的职能方面的代表。
评审的主要方面包括：a)市场环境评审；b)会议/展览项目生命力评审；c)会议/展览执行方案评审；d)会议/展览项目财务评审；e)会议/展览风险预测评审。
应记录并保存评审中提出的问题及改进建议（包括会议未能解决的事项）。
4.3.3 立项登记4.3.3.1 通过项目评审的展览项目依据相关规定应提前20日向公安部门报批，同时向青岛市会展职能管理部门登记备案。
4.3.3.2 对外经济技术类展览项目应向商务主管部门办理办展项目核准。
4.3.3.3 涉及国家规定需要进行前置审批的项目，应按有关规定报相关部门审批。
4.3.3.4 涉外大型会议须报相关部门批准。
4.3.3.5 经立项登记的会议/展览项目在活动结束后，应将项目总结提交相关行政管理部门及青岛市会展业职能管理部门备案。
4.3.4 策划管理组织者应编制下列会议/展览实施、策划文件：a)会议/参展手册；b)广告宣传；c)招展招商；d)会议/展览相关活动流程（开幕式、表演比赛、峰会论坛、技术交流、产品发布会、产品推介会等）；e)会议/展览服务与管理；f)参会/参展者管理；g)会议/展览安全及应急预案；h)总结和评估。
5 会议服务5.1 通用要求5.1.1 建立与会议服务项目相适应的、符合相关法律法规和质量标准的会议质量管理体系，确保会议服务质量。
5.1.2 建立与会议服务环境相适应的符合消防、环保和职业健康安全要求的环境和职业健康安全管理体系，预防环境污染，确保参会者、员工和相关服务人员的职业健康安全。
5.2 参会程序5.2.1 参会邀请5.2.1.1 组织者应进行会议宣传，也可向目标参加者发出邀请。
5.2.1.2 组织者应向会议相关方发送参会意向文件。
5.2.2 参会意向表达5.2.2.1 组织者应向目标参会者提供会议相关资料（会议主题、主题演讲人、会场等），并提出参会的初步要求。
5.2.2.2 决定参会者应向组织者提出参会申请和其他相关文件。
5.2.3 参会确认5.2.3.1 组织者收到参会申请文件后，应对参会者资格进行审核，并通知符合条件的参会人员参会。
5.2.3.2 如有必要，组织者可与参会人员签订正式参会协议或合同。
5.3 会议策划组织者应对会议项目或会议管理活动进行策划，并形成策划方案，确保：a)会议主题明确；b)会议服务能够满足与会人员需求；c)会议实施方案详实可行。
参会主要机构、人员明确，规模适当，财务预算合理，议程安排科学，安保措施完善；d)现有人力、财力和物力资源能够保证会议服务的需要。
5.4 会前服务5.4.1 会议内容如需保密，应执行SB/T 10851-2012 中6.4的规定。
5.4.2 应采集会议所需要的交通、住宿、餐饮、参观、旅游等信息，制定会议方案。
5.4.3 应利用网络等方式传送会议场地、交通、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料。
5.4.4 应发出会议通知或会议邀请函。
5.4.5 应确认参会人员数量，落实其往返交通方式。
5.5 会中服务5.5.1 接待在会议场所应提前摆放好欢迎会标、签到台、桌签、指示牌等，落实接待服务人员，必要时提供专人负责机场、车站的礼仪、接站、公关等服务。
5.5.2 准备应准备好会议资料、用品、演讲稿等相关物品。
5.5.3 检查应派专人到会议室检查会议室会标、灯光、音响、茶饮、安保消防等。
5.5.4 住宿应确认入住人数、性别、房型、房间楼层及房间号，询问是否有特殊要求。
5.5.5 餐饮应对用餐时间、用餐标准、用餐形式及其他特殊要求做好安排。
5.5.6 医疗保健根据会议要求可成立相应的医疗小组或安排医护人员值守。
5.5.7 安全保障应根据会议要求做好会议安全通行、安全防护等工作。
5.5.8 其他根据与会人员需要，为会议代表合影留念，为参会人员提供会议通讯录、文秘及其他相关服务。
可协调娱乐、旅游等组织为其提供相关服务。
5.6 会场服务5.6.1 应根据会议规模配备相应的服务人员及专业技术人员，并提供现场及全程跟踪服务。
5.6.2 应根据会议需求及日程，提供相应通讯、翻译、音响或灯光照明等服务。
5.6.3 应根据会议需求提供茶歇服务。
5.6.4 对参会的老、幼、病、残、孕等人员提供特殊服务。
5.6.5 应根据会议需要做好会议记录，印发会议纪要、公报等。
5.7 会后工作5.7.1 应检查会场是否有遗失物品，并尽快联系失主，或及时上缴，并做好记录。
5.7.2 应履行合同结算工作。
5.7.3 应保存会议有关文献和相关资料，以备案查询。