目前国内软件市场上的人力资源管理软件种

目前国内软件市场上的人力资源管理软件种类非常繁多,企业如何选择一套真正适合的人力资源软件呢?笔者认为至少应该从人力资源软件市场的基本概况、企业人力资源管理现状及趋势、供应商比较等三方面入手进行选择。

了解人力资源软件市场的基本概况

1.依据应用功能和程度,人力资源软件可分为四层次

目前国内外市场上人力资源软件非常多,并且也都对自己的软件冠以各种名称,从名称上看大致可分为GARTNER等咨询机构提出的HARMS 和Watsonwyatt,Hewitt等提出的e-hr等两大类。粗略一看,市场上各人力资源软件的功能、模块似乎差不多。但如果从人力资源软件的应用功能和程度进行划分,基本可以分为四大层次。第一层次,是人力资源数据档案或报表类,该类软件的功能是把人力资源数据档案化,为人力资源人员提供数据管理、报表制作等。第二层次,是人力资源信息系统(HRMIS),该系统基本覆盖人力资源管理工作中的组织结构、员工信息管理、招聘、培训、薪酬计算等工作,把各类人力资源主体工作自动化,有效提高工作处理的准确率及速度,统一了企业人员、组织信息的实时频率。第三层次,是相对完整的人力资源管理系统(HRMS),一般认为在该类软件中,已经基本能够把人力资源管理的许多工作建立到工作流程中,比如招聘流程中的档案筛选,各类应用、考勤模块中请假流程的各级审批、绩效管理流程等等。第四层次,是战略支撑类人力资源管理系统,这类系统通常被认为还应该具备与企业运营、财务、生产等配合,把人力资源工作扩大应用到企业整体中,对企业整体和部门团队的人力资源发展目标、策略能做出衡量和评估,对员工个人职业发展目标、策略能做出评估和衡量。

2.各人力资源软件的解决方案蕴含着各自对人力资源管理理念的理解,有相对独立的客户群体了解人力资源软件,首先我们要了解该软件公司的发展历史,了解人力资源软件的人力资源理念及其理解。软件的发展历史经常与该公司重大经营变化或开发软件领军人物更换息息相关,软件发展历史蕴含着该软件对人力资源管理理念的理解,软件的开发是建立理念理解上的人力资源解决方案。如以绩效考核、人力资源规划或培训等著称的,该功能模块一般就是该软件人力资源解决方案中最突出的地方,也最受用户欢迎。选择软件时,如该软件的解决方案理念与本企业情况吻合,是本企业最急需解决的人力资源问题,或本企业可能实施或所取向的,那么该软件在本企业实施就容易得到支持。

其次,我们应该了解各人力资源软件目前的市场客户群体及突出优点。如SAP具有不少大型的制造业企业用户,薪资模块支持50多个国家的工

如何选择人力资源软件系统

谢春兴

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资单和规章制度,其员工培训与发展、工作排程受到用户欢迎。Oracle软件常被看作是其电子商务套件的一部分,其中的payroll、Ilearning和报表工具比较受用户欢迎。仁科Peoplesoft(近年被Oracle收购)的需求及功能分析等具有较强的前瞻性,流程操作和功能设计到位,用户对员工自助服务和培训的评价也很高,受到许多跨国企业欢迎。铂金(近年被中华网收购)由Hewitt等咨询公司提供人力资源咨询、外包服务及解决方案,对中国及香港的人事政策法规、税收制度支持比较完善,主要拥有外商独资和中外合资企业客户。明基逐鹿(Guru e鄄her)的考勤模块尤其突出,管理细致严格,拥有许多台资电子制造业客户。国内主流软件中,金蝶HR软件则以绩效考核方面应用著称;朗新、金益康产品以事务处理和报表层面居多,拥有不少政府事业单位和国有企业客户,东软慧鼎主要以人力资源理念固化在流程中著称;施特伟主要产品是人力资源管理及工资计算系统,适用于三资企业和民营企业。还有许多软件都拥有各自的客户群体和突出优点,不能一一列举。

3.应对各人力资源软件应用的技术有基本的了解

对各人力资源软件所使用的技术平台、开发语言、开发工具等有个大致的了解,如了解B/S与C/ S区别,明白JAVA、.NET、Delphi等技术的应用,可能给软件使用范围和速度带来的影响。并注意人力资源软件与企业原有系统的兼容,如与企业财务软件、办公系统等兼容问题。最后关注软件应用的技术与主流技术的结合情况,以便对今后系统的维护以及系统再次开发的成本有个大致的估计。

企业自身人力资源管理现状是软件选择的基础

不少企业在选择人力资源管理软件前期对本单位为什么需要上人力资源管理系统不是很清晰,只是觉得上了软件可能提升组织效率、节约人工成本,对软件的要求是非常模糊,对软件具体要解决的问题更不清楚。我们认为清晰软件的诉求才能选好合适的软件。企业要清晰对软件的诉求,必须做到以下两方面:

1.对自身人力资源管理现状及趋势有明晰的认识

首先,从人力资源理念上对本企业的人力资源管理现状进行思考,从人力资源管理的各个模块对自身企业的人力资源管理现状做个剖析。如人力资源各项职能在本企业中是不是都有了,人力资源的框架建设程度如何,各种人力资源管理流程是否完整并稳定,人力资源在战略支持中的具体作用等。还应明晰人力资源管理软件所要覆盖的范围及应用程度,明确企业引入软件的目的,该软件是信息数据软件还是工作流程管理信息系统或是战略型系统,是为增加行政事务、组织机构及薪酬管理的信息准确性,提高人力资源部门工作效率;还是要实现招聘管理、绩效管理、培训管理等人力资源管理的业务流程信息化;或者是为员工提供在线培训、企业人力资源成本评估等增值服务;亦是配合企业运营、财务、生产等,把人力资源工作扩大应用到企业整体中。企业必须要对自身人力资源管理所处的阶段有清楚的认识。

其次,对自身人力资源管理理念和未来取向有所判断。许多人力资源软件解决方案中蕴含人力资源管理模式与业务流程,企业不能盲目追求完美解决方案,导致引入软件后,需要对企业现有管理模式、利益分配模式甚至是核心价值等进行大规模再造。企业应该清晰自身的人力资源管理理念和未来趋势取向,并对软件中蕴含的理念和管理模式进行分析,选择观点接近的软件,让软件能在一定程度上引导和促进人力资源管理水平在本企业各部门之间的平衡及提升。

最后,企业还应对人力资源管理信息化后可能给现行人力资源管理模式产生的冲击有所准备。人力资源管理信息化后,对核心人力资源管理者而言,从听取下级行政汇报转向通过信息化审批,工作业务流程也使其在管理中受到更多监督,更加透明化;对HR部门人员和基层管理人员而言,电脑操作水平要求提高了,一段时间内工作量增加了,从长期看要投入精力对软件进行维护,这些都会对某些人员的利益产生冲击。可见,企业还应对人力资源管理信息化后可能给现行人力资源管理模式

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产生的冲击有个正确评估,并做好相应的准备。

2.企业应整理出人力资源管理软件的需求说明

人力资源管理软件能像财务软件那样具备很强的通用性吗?答案是显然的,不行。这是因为不同行业之间存在各自的特点,相同行业不同企业之间存在管理侧重点和管理方式的不同。如同样是制造型企业是技术密集型还是劳动密集型,对员工管理的重点就不一样;政府事业单位用户主要是服从上级单位行政要求的业务管理,可能更多是事务性报表;行业用户如电力企业、邮政、电信等,则是全国范围内的有整体性的规划及行政指导;大型集团企业则重点要求集团范围内数据、流程的规范化;中小型企业侧重的是职能模块上的管理等。可见,企业为选择到合适的软件,需要整理出本企业对人力资源管理软件的详细需求说明。具体如下:首先,对照人力资源各个功能模块整理出企业的具体情况。人力资源管理软件的需求说明应包括说明书的简介(编制目的如软件招标及开发依据、范围等)、软件的建设目标及用户数、各业务功能块的详细需求等多项内容。其中各功能模块的详细需求说明是软件选择的最重要的基础性工作之一。具体如合同管理模块中的“初次签订”,应详细列出新员工聘任时的合同查询及记录、套打功能、成批打印、合同到期的预警、合同属性份数及该员工各种基本数据读取来源、审核流程、员工通知、办公用品记录等。

其次,从基础数据、业务流程、决策支持、战略支持四个层次对各功能模块中的详细需求进行细化。整理出如集团与下属企业、员工等基础数据库,细化到包括组织机构、岗位设置、员工各类信息以及增删权限、输入输出、查询岗位、岗位要求条件等等操作要求;细化业务流程,整理规范出招聘、培训、请假和员工变动等管理流程的各审批流程及其节点,节点是具体岗位还是人员,与招聘网站、在线培训等系统的匹配与可交换等;细化决策支持,整理出其与财务系统、生产系统等结合时采集哪些人力资源数据进行统计与分析,人员招聘的广告投放、简历接受与筛选根据,进行人员规划时采集哪些数据进行统计与分析;细化战略支持,列出所采取模型需要采集的数据清单以及说明数据如何导入等。

最后,还要根据企业的管理模式、计算机软硬件配置情况,对是否能把该业务需求实施应用到软件中进行逐项筛选,形成软件需求说明。如请假流程,对普通员工,请假3天以内部门经理就能批准, 3天以上需要分管领导批准,15天以上需要总经理批准,对部门经理,请假2天以内分管领导就能批准,2天以上需要总经理批准等等,企业应依据对该请假流程的需求程度、实施难度、产生效益等进行估计,判断对该业务信息化管理是否可行,并结合设备配套情况等进行筛选。

供应商比较与选择

供应商的比较与选择主要从两个方面:

1.基于对人力资源软件市场概况的了解选择合格供应商

除了了解企业自身需求和预算,还应了解近阶段供应商推出的软件的市场占有率、营业收入,了解其员工队伍中开发工程师、实施工程师和销售人员的组成情况,如果供应商是个可持续发展的公司,有强大软件实施能力、结合企业自身情况进行二次开发能力以及强大售后服务能力,那么该供应商就是相对理想的候选对象。

2.对照人力资源管理软件需求说明中异于同类企业的需求进行软件测试

筛选出2耀3家供应商,组织软件各模块工作人员,特别是薪酬、绩效、劳动合同管理、招聘等经常需要使用该软件的工作人员,对照人力资源管理软件需求说明中异于同类企业的需求,围绕软件功能适用性、操作便捷性、应用情况、与其它系统接口(如OA系统、财务系统的接口传输速度及准确性)、后续服务等准备一系列有针对性问题,到典型用户中进行测试或了解情况。通过测试,梳理规范企业自身不规范的业务,对供应商进行排名比较,并与比较理想的供应商沟通,确定进行二次开发的范围,调整、补充企业的软件需求说明,作为软件招标和开发依据。

（作者单位：厦门水务集团有限公司）

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