[对策,风险,档案]浅析档案数字化风险警示与对策
数字化干部人事档案管理的安全风险与对策探讨
数字化干部人事档案管理的安全风险与对策探讨摘要：随着我国科技水平的发展，我国档案管理工作也有了很大进步。
就目前的档案管理现状来说，数字化模式为计算机基础薄弱的人员的日常检索工作带来了一些不便，此外，因为互联网属于一种非封闭式的系统，在信息检索方面有着明显的开放性特点，这为档案管理工作带来了较大的安全风险隐患。
信息技术的迅速发展为档案管理数字化发展提供了优质的技术支持，然而只有真正了解档案数字化建设的实际情况，科学合理地推进档案数字化管理工作，才能有效地避免出现管理过程中的安全风险。
本文对数字化干部人事档案管理的安全风险与对策进行了研究，为完善档案数字化系统提供一些参考。
关键词：数字化；干部；人事档案管理；安全风险；对策探讨引言干部人事档案是个人成长的全部过程的真实记录，是一个人思想品德、个人经历、业务才干、工作实绩等各方面的综合体现，是单位或人事部门建立高能力高素质人才队伍的牢靠依据。
在新时代背景下，转变干部人事档案管理模式，充分利用计算机技术和数字化网络工具实行干部人事档案数字信息化管理，能够极大地节省人力物力资源，保障干部人事档案资料的安全性，对干部人事档案管理工作达到事半功倍的效果，有利于干部人事档案管理走向规范化、数字化。
1数字化干部人事档案管理存在的安全风险隐患1.1信息安全缺乏保障随着信息与网络技术在各领域的广泛应用，网络信息安全问题受到了广泛关注，计算机信息管理如果缺乏相应的安全保障将会导致档案信息被不法人员窃取，甚至发生事业单位单位面临经济损失等问题。
这对数字化档案管理提出了更高要求，没有信息安全保障的数字化档案管理，很容易让不法人员找到信息漏洞，从而增加信息丢失的风险。
电子编码技术是传统手工档案转变为数字化档案的技术方式，但这种技术存在一定的问题，原始档案被修改后不会留下痕迹，致使如果档案被不法分子备份窃取后不会留下任何痕迹，档案管理工作人员也不容易发现，此方法很容易出现信息安全漏洞。
数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策分析
数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策分析随着数字化信息技术的迅猛发展，数字档案的管理越来越成为组织和企业面临的重要问题。
数字档案作为组织和企业的重要资源，其安全管理问题显得尤为重要。
数字档案信息安全管理面临着诸多问题和挑战。
本文将对数字档案信息安全管理面临的主要问题进行分析，并提出相应的对策。
1. 数据泄露风险：随着数字档案的数量不断增加，数据泄露的风险也在逐渐增加。
一旦数据泄露，将会给组织和企业带来严重的损失，包括财务损失和声誉损失。
2. 数据完整性问题：数字档案的完整性是信息安全管理的重要方面之一。
由于数字档案的不断修改和更新，数据的完整性常常受到威胁，存在被篡改或损坏的风险。
3. 数据备份和恢复不足：由于数据备份和恢复工作的繁杂和复杂性，很多组织和企业在这方面存在不足之处。
一旦发生数据丢失或损坏的情况，将会造成不可估量的损失。
4. 网络攻击和病毒威胁：随着网络技术的不断发展，网络攻击和病毒威胁日益增多。
数字档案如果未能及时进行有效的防护，将面临严重的安全威胁。
5. 缺乏有效的安全管理体系：很多组织和企业在数字档案信息安全管理方面存在着缺乏有效的安全管理体系的问题，导致数字档案管理工作的不规范和不健全。
对于数字档案信息安全管理面临的以上问题，可以采取以下对策：1. 加强数据加密和权限管理：对数字档案进行加密处理，设置严格的访问权限，可以有效地降低数据泄露的风险。
只有经过授权的人员才能访问和修改数字档案，从而保障数据的安全性。
2. 建立定期备份和恢复机制：建立定期备份和恢复机制，保证数字档案的备份工作得到有效的实施。
一旦出现数据丢失或损坏的情况，可以及时恢复数据，避免不必要的损失。
3. 强化网络安全防护措施：加强网络安全防护措施，包括采取防火墙、入侵检测系统、安全审计系统等技术手段，有效防范网络攻击和病毒威胁，保障数字档案的安全性。
4. 完善安全管理体系和规范管理制度：建立和完善数字档案信息安全管理体系，制定相关的管理规定和制度，明确安全管理的责任和任务，加强对数字档案信息安全管理工作的监督和检查。
档案数字化问题及对策（范文）
档案数字化问题及对策（范文）第一篇：档案数字化问题及对策（范文）法院诉讼档案数字化建设中存在问题及完善建议伴随着法院信息化建设的不断深入和迅猛发展，作为信息储存的档案也正经受着由此带来的数字冲击。
面对浩瀚的法院库藏纸质诉讼档案是否需要“一个不能少”的全部进行数字化处理，摆在了法院档案管理人员面前。
但是数字化了的大量档案信息不但占有非常大的服务器储存空间，且大多档案数字信息都是“躺在库里”睡大觉，长年不被检索利用，成为信息化建设中的一种样子工程。
如果将如此庞大的库藏纸质档案都进行数字化加工，势必费时、费力、耗费大量资金，效益也不突显。
笔者以法院诉讼档案数字化的范围为视角，提出完善建议，以突出数字化诉讼档案利用率、减少成本、提高效益。
一、诉讼档案数字化的含义（一）诉讼档案数字化的基本含义广义是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，以及时提供利用，实现档案信息资源共享。
人民法院诉讼档案的数字化主要是指通过数字化电子扫描技术将诉讼当事人和法院审判活动中形成的纸质案卷材料加工成图像形式储存起来，以电子文档的形式实现网上资源共享、提供便捷利用服务。
（二）诉讼档案数字化的范围。
由于法院诉讼档案生成的特殊性，目前，法院系统对诉讼档案的数字化建设主要是针对两个阶段形成的纸质档案而言的：一是法院在全面开展档案数字化处理工作之后新产生的纸质诉讼档案；二是数字化开展之前的原有库藏纸质诉讼档案。
二、法院诉讼档案数字化管理的现状就笔者所在法院来说，在信息时代的大背景下，全国各地法院都加快了信息化建设进程，许多法院纷纷与高校、软件开发商等合作，开发出以《法院综合信息管理系统》等为代表的信息管理系统，使法院能够进行档案管理、案件管理、流程管理、后勤管理、信访管理、立案分配管理、人力资源管理、执行管理等方面的计划与控制，并进行分析处理，成为各地法院办案及内部管理的方法和工具，为规范审判工作程序，提高工作效率，促进司法公正提供了有力保障。
数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策分析
数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策分析1. 引言1.1 数字档案信息安全管理面临的主要问题及对策分析数字档案信息安全管理是当前信息化社会中非常重要的一环，但同时也面临着诸多挑战和问题。
在数字档案信息安全管理过程中，主要问题主要包括权限管理和访问控制不严格、数据加密保护不足、安全审计机制不完善等。
这些问题可能会导致数字档案信息泄露、篡改、丢失等安全风险，给信息系统的安全性带来严重威胁。
为了解决这些问题，我们需要采取一系列对策来加强数字档案信息安全管理。
首先是加强权限管理和访问控制，确保只有授权人员可以访问和操作敏感信息；其次是加强数据加密保护，对重要数据进行加密处理，防止被非法获取；最后是建立完善的安全审计机制，及时发现并解决安全漏洞和问题。
通过实施这些对策，可以有效提升数字档案信息安全管理的水平，确保数字档案的安全性和完整性。
数字档案信息安全管理的改善方向应该是持续加强技术手段和管理措施，不断提升数字档案信息安全管理的水平和能力。
数字档案信息安全管理的重要性不容忽视，只有确保信息安全，才能有效保护个人隐私和信息资产的安全。
2. 正文2.1 数字档案信息安全的重要性首先，数字档案包含了机构或企业的重要信息和资料，如客户信息、财务数据、商业机密等，一旦泄露或遭到篡改，将对机构或企业的声誉和财产造成重大损失。
因此，保护数字档案信息安全是保障企业利益和生存的关键。
其次，随着信息技术的快速发展和普及，数字档案在企业经营管理中起着越来越重要的作用。
数字档案不仅能够提高工作效率、降低成本、增强服务能力，还可以为企业决策提供重要参考依据。
因此，数字档案信息的安全性直接关系到企业的运营和发展。
此外，随着数字化信息的不断增加和传播，各种网络安全威胁也在不断增加，数字档案信息安全问题日益突出。
加强数字档案信息安全管理，不仅可以保护企业的核心竞争力和市场地位，还可以确保用户数据的隐私和安全。
综上所述，数字档案信息安全的重要性不容忽视。
人事档案数字化面临的风险及其防控
人事档案数字化面临的风险及其防控【摘要】本文旨在探讨人事档案数字化面临的风险及其防控措施。
在分析了人事档案数字化的背景意义和现状趋势。
在重点阐述了数据泄露风险及防控措施、信息安全威胁的风险防范、合规性风险的挑战和预防措施，以及技术漏洞引发的风险及加固。
结论部分强调了加强数据安全意识的重要性、建立完善的数字安全管理制度，以及持续监控与改进措施的落实。
通过对这些方面进行分析和探讨，可以帮助相关企业和组织更好地认识和管理人事档案数字化的风险，确保信息安全和合规性，提升数字化管理水平。
【关键词】人事档案数字化、风险、防控、数据泄露、信息安全威胁、合规性、技术漏洞、数据安全意识、数字安全管理制度、监控、改进措施。
1. 引言1.1 人事档案数字化的背景意义人事档案数字化的背景意义在于提升管理效率、降低管理成本、保障数据安全等方面发挥着重要作用。
随着信息化时代的到来，传统人事档案管理方式已经无法满足快速发展的需求，数字化技术的应用成为必然选择。
通过数字化，可以实现档案信息的快速检索、准确共享，提高工作效率；可以节约大量纸质档案的存储空间和管理成本，降低管理人员的工作强度，提高管理水平；数字化档案更加安全可靠，可以设置权限管理、备份数据，有效预防信息泄霩、丢失等问题。
人事档案数字化不仅是管理现代化的需要，更是企业稳健运营和发展的重要保障。
通过数字化，企业可以更好地管理和保障员工档案信息，为企业的可持续发展提供有效支持。
1.2 人事档案数字化的现状和趋势随着信息化和数字化的快速发展，人事档案数字化已经成为企业管理的趋势和必然选择。
传统的办公模式已经无法满足企业数据管理的需求，而数字化的人事档案管理系统可以更加高效地管理和利用企业的人事信息。
在现实中，越来越多的企业已经开始采取人事档案数字化的方式来管理员工信息。
通过将纸质档案转化为数字格式，企业可以实现信息的快速检索和共享，提高工作效率和信息安全水平。
数字化的人事档案还能够帮助企业更好地监控员工的工作情况和表现，为人力资源管理提供更精准的数据支持。
浅谈档案数字化过程中的风险和对策
ＪＩＤＩＡＮＢＩＮＧＣＨＵＡＮＤＡＮＧＡＮ◎张璐信息化建设数字化，是指将纸张、磁盘、光盘等传统载体上存储的信息资源，通过计算机和通信设备进行加工和利用的一种技术，简言之就是将模拟信息转换成数字信号的处理过程。
档案数字化是随着计算机技术、多媒体技术、数字摄影技术、数据库技术、存储技术、扫描技术等发展而产生的一种新型档案信息形式。
档案数字化是信息时代的必然趋势。
如何规避档案数字化过程中的风险，成为我们需要深入探讨的课题。
本文从分析档案数字化前处理、档案数字化加工处理过程、档案数字化成果验收移交过程中的流转特点及潜在的安全风险出发，提出为档案实体安全与档案信息安全提供有力保障的相应对策。
一、加强档案数字化建设的必要性(一)加强档案数字化建设顺应时代发展要求2018年习近平主席在首届数字中国建设峰会开幕式上提出“以信息化培育新动能，用新动能推动新发展，以新发展创造新辉煌”。
这一思想不断引领着网信事业的发展，也是我们档案工作的时代任务。
档案信息化是指档案从面向档案实体保管为重点，转向以档案实体的数字化形式服务社会的过程。
档案数字化是信息时代的必然趋势，我们必须不断采用现代信息技术装备档案部门，从而提高档案管理和利用的现代化水平，以满足社会各方面日益增长的档案信息利用的迫切需要。
(二)加快档案数字化建设为档案事业开辟新天地1.档案由传统管理模式向数字化管理方式转变传统的档案管理多以纸质、磁盘、磁带等为载体。
随着现代信息技术的发展，数字化管理应运而生。
“数字化档案管理”是指利用计算机系统对传统的档案资料进行管理，也就是将我们保管的“死”档案转化为可开发利用的“活资源”，加快档案工作的发展步伐。
在进行数字化档案管理过程中，信息安全防范成为业内关注的焦点问题。
为防止突发事件，必须建立完整的档案数据安全防护系统，对计算机网络系统的软硬件、数据进行保护，规范数字化管理保护手段，为档案信息的安全提供有力的保障。
2.档案保管资源由单一型向多元型转变随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为社会活动的重要战略资源。
档案数字化的风险警示与对策
档案数字化的风险警示与对策谈胜祥近年来档案数字化工作在各级档案馆广泛地展开，数字化的含义就是将传统档案、资料的目录和全文转换成计算机网络中的数据，这些数据包含了各种门类档案目录信息和全文信息。
数字化产生的数据也就是数字化成果，是建立档案信息资源的基础工作，在这个基础上，档案信息资源才能得以深度开发和利用。
各级档案馆全面开展数字化工作产生的巨量数据，绝大部分是扫描电子文件，存在着长期有效保存的问题。
扫描电子文件也是一种机读文件，必须依赖相应的软硬件设备。
然而，计算机技术的飞速发展使得电子文件依赖的机读环境也在不断变化。
如果没有一定的技术力量和信息管理机制的支撑，巨量数据将面临着技术风险和管理风险，随时有可能造成数据丢失或者数据报废。
深刻认识这些风险并采取避难对策，才能真正保住投入了大量人力、物力的数字化成果。
一、脱机载体长久保存的技术风险目前档案馆数字化工作一般都委托给专业公司，数字化以后的扫描件一是挂接到应用系统的数据存放区域，二是刻录到光盘作为数字化工程完成的交付物。
由于数据量很大，交付的光盘数量也巨大，一般都要上千张，加之有的档案馆为了保险起见，往往要求专业公司刻录三套甚至四套备份盘，这对档案馆而言实际上增加了管理负担。
因为存放的光盘不仅仅是立放在库房的柜子里就相安无事，而是定期需要进行可读性检测，长期没有检测的光盘是不能保证光盘中的数据是否可读，而光盘检测又是一件费时、费力的工作。
回顾档案信息化进程中的数据丢失案例，对于当前正在大规模进行数字化的档案馆是一个很好的风险警示。
从过去的失败中获取经验教训，避免重蹈覆辙。
上世纪九十年代，上海一些区县档案馆开始了数字化扫描工作，采用了某一知名公司的软件和设备，投入了一定的人力、物力。
最终这批扫描件基本废弃，因文件命名规则与数据库结构问题无法与后面开发的档案管理系统挂接，所以无法检索、利用。
而原有的检索系统又存在一些缺陷，已经不适应新的计算机软硬件环境而不得不淘汰。
关于档案数字化建设中存在的问题及对策探讨
关于档案数字化建设中存在的问题及对策探讨随着信息技术的不断发展，档案数字化建设已经成为一种趋势，但是在实际工作中，还存在一些问题，需要想出对策来解决。
档案数字化建设的成本较高。
数字化建设需要购买硬件设备、软件系统以及维护人员的工资等，这些都需要耗费大量的资金。
为了解决这个问题，可以考虑引入第三方的档案数字化服务，通过外包的方式来降低成本。
档案数字化建设存在数据安全问题。
档案数字化后，数据容易被黑客攻击或泄露。
为了解决这个问题，可以加强数据安全的技术措施，比如加密数据、设置访问权限等。
还应加强对员工的安全意识培训，提高他们防范网络攻击的能力。
档案数字化建设中的数据格式标准问题也值得关注。
不同的档案格式可能导致数字化后的档案无法正常使用，这就需要建立统一的数据格式标准。
可以通过制定规范和标准来解决这个问题，使得所有档案数字化建设都能按照同一标准进行。
档案数字化建设还存在技术更新速度较快的问题。
随着科技的发展，新的硬件设备和软件系统不断推出，这就要求档案数字化建设在更新换代上要跟上脚步。
可以建立一个技术研究团队，不断研究新的技术，更新硬件设备和软件系统，以适应新的技术发展。
档案数字化建设还需要解决档案的长期保存问题。
数字化档案虽然占用空间小，但也需要进行长期的保存和维护，以防止数据丢失或损坏。
可以建立专门的档案数字化维护团队，对数字化档案进行定期备份和检查，确保档案的安全保存。
档案数字化建设还需要解决档案的查找和检索问题。
数字化档案虽然便于存储和管理，但是对于大量的档案进行查找和检索仍然是一个挑战。
可以通过建立完善的检索系统，对档案进行分类和标注，提高档案的查找和检索效率。
档案数字化建设虽然面临一些问题，但是只要我们想出对策来解决这些问题，就可以更好地推进档案数字化建设的进程。
在解决成本、安全、数据格式、技术更新、长期保存和查找检索等问题上，我们可以通过合理的规划和措施来推动档案数字化建设的发展。
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浅析档案数字化风险警示与对策
近年来档案数字化工作在各级档案馆广泛展开，由此产生大量的数字档案。
围绕数字档案长期有效保存的论述也是林林总总，这些数字档案的保管和利用逐渐成为档案业界关注的焦点。
但是，随着计算机网络技术的飞速发展，互联网2.0的推出，大数据、云计算等新事物的出现，上一代的数据管理方式，尤其是那种以脱机载体为主体的数据保管方式被发现的问题越来越多。
数字档案长期保存的要求与计算机设备隔代不兼容的矛盾依旧突出，锁定既定的设备制定一系列保管措施的做法一直无法化解这对矛盾，数据丢失的风险依然存在。
一、脱机载体长久保存的技术风险
目前档案馆数字化工作一般都委托给专业公司，数字化以后的扫描件一是挂接到应用系统的数据存放区域，二是刻录到光盘。
由于数据量很大，交付的光盘数量也多，一般都要上千张，加之有的档案馆为了保险起见，往往要求专业公司刻录3～4套备份盘，光盘的数量随之增加几倍，这对档案馆而言，实际上增加了管理负担。
因为存放的光盘不仅仅是立放在库房的柜子里就相安无事，而是需要定期进行可读性检测，长期没有检测的光盘不能保证光盘中的数据是否可读，而光盘逐一检测又是一件费时费力的工作。
回顾档案信息化进程中的数据丢失案例，对于当前正在大规模进行数字化的档案馆是一个很好的风险警示。
20世纪90年代，上海一些区县档案馆开始了数字化扫描工作，采用了某一知名公司的软件和设备，投入了一定的人力物力。
这批扫描件在当时文件命名规则不是采用档号或文件标题，而是采用随机码，后来随着计算机设备的不断升级，原软件系统无法在新设备中运行，需要重新开发新系统。
问题是原系统程序中通过随机码将目录信息与全文信息链接的代码，新系统是无法识别的。
目录信息与全文信息的链条断了，通过目录查找全文的路径也断了，以致大批扫描件基本废弃。
尽管存放这些扫描件的光盘是好的，扫描件本身也没有损坏，就因为此技术路线问题，让投入的人力物力付之东流。
当时，上海一些企事业系统要求财会电算化的数据向档案室移交、归档。
使用的是5英寸和3英寸软盘，随着电脑设备软驱的消失，这些软盘已经没用了，里面的数据也没有机会进行迁移。
此外，有的档案馆接收了统计部门或其他部门存放在软盘中的人口普查资料和其他业务数据，最终也因为软盘的淘汰而造成数据全部丢失。
之后存放在光盘或者磁光盘的移交数据也是如此。
这些案例中的数据废弃，并非是载体损坏，而是计算机软硬件发展的一个隔代不兼容性问题。
同样推理就会担心，若干年后，未来的计算机是否还有光驱来机读现在保存的光盘?
虽然在电子文件保存和光盘载体管理方面出台了一系列的标准，但是有一个无法回避的问题，档案馆开展数字化加工的档案其保管期限一般都在30年以上，相应的扫描件如何通过脱机载体存放这么长期限是一个未知数。
对于30年以后的计算机设备是什么状况也无法预测。
鉴于前30年的发展过程，这些存放巨量信息的载体在30年内被淘汰是大概率事件。
当然有不少人提出用迁移的方法解决技术更新带来的不兼容问题，但是否有人真正考量过迁移成本和操作性。
至少目前很多档案馆经过数字化后，一是迁移量很大，数据的增量都达到T B级别;二是数据结构和数据格式并不统一，这些数据相互之间都有一定的关联，例如目录信
息与全文信息不在同一数据库中，而是通过标识符连接。
再由于全文信息的格式很多，以及原来生存数据的操作系统、数据库环境与新一代的操作系统、数据库的兼容程度的不确定性，迁移成功率也是不确定的。
即便统一操作系统、数据库环境，实施数据从光盘或移动载体导入到服务器与应用系统连接，也难免会出错。
所以，一旦硬件设备完全更新、操作系统和数据库也同时升级更新，原数据可能要进行格式转换，迁移出错风险也会更高。
因计算机技术发展引发的脱机载体的数据无效保存风险还只是一种技术风险，在很多领域的实践应用中，这种技术风险是可以避免的，但投入的成本也很高，需要思考的是这种高成本的数据保存方式是否适合目前各个综合性档案馆各自为政的保管模式。
二、档案馆计算机机房及信息系统正常运行的管理风险
随着数字化工作的快速推进，档案馆数据量的急剧增大，一方面档案查询效率不断提高，另一方面管理风险也不断增加。
为了合理部署数据存储设备和安全因素，档案馆的信息资源的存放有在线、近线和离线三种方式，同时又不时有新增数据导入和离线数据导出。
这种数据操作有的通过程序驱动相应设备自动完成，有的依靠机房管理人员手动操作。
无论自动还是手动操作数据，在缺乏校验机制的情况下，数据出错的风险依然存在。
档案馆计算机机房的各项设备，包括应用服务器、数据服务器、数据备份设备、网络交换机、不间断电源、空调设备以及各类安全设施的正常运转，才能保障档案信息系统的正常运行。
计算机机房的设备管理和数据管理，一是需要管理人员具备相应的技术能力，二是责任心，三是管理措施保障。
现行机房建设的运维安全措施一般都有替代功能，某一设备发生故障，备用的设备会接替运行。
如果有的档案馆没有这种安全措施，服务器崩溃影响档案馆正常工作的风险是很高的，严重的可导致数据丢失。
虽然发生火灾、地震或恐怖袭击等极端情况的概率很小，万一真的遇有极端情况发生，对目前一些档案馆也可能是致命的。
尽管这些档案馆采用了异地备份，通过移动硬盘甚至光盘将所有的数据下载，并送至结对的档案馆存放，以备极端情况出现以后进行数据恢复。
但是这些脱机数据并未经过有效性检测，也没有进行数据复原测试，这些数据能否复原还是个悬念。
常见的数据管理风险是在数据手动导入或通过应用系统导入、导出、删除操作中出现数据丢失和数据冗余，造成目录数据库和实体档案不能一一对应，长期操作错误的积累将导致档案利用的查全率和查准率下降，库房实体档案数量统计出现偏差。
应用软件系统的风险是取决于能否选对软件公司，低质量的应用软件故障率很高，直接影响日常工作。
一旦软件公司撤离或倒闭，应用软件系统不得不废弃。
同时与应用系统链接的数据库以及全文信息需要迁移到新系统时，又可能由于加密等原因，使得后续软件公司无法接手这些数据，造成数据废弃。
三、建立风险应对机制和档案信息资源保管体系
建立风险应对机制是为了避免管理风险和技术风险，扫描件没有复杂的元数据羁绊，其数据的格式、应用系统的数据调用以及运行环境是可控的。
档案馆在开展数字化工作之前就可以进行数据规划，确定数据长期保存和利用方式，对未来可能出现的技术风险进行评估。
1.建立数据规划及实施方案
数据规划就要考虑档案馆可能产生的数据总量，每年的增量，数据的访问量，数据的格式以及数据在线、近线和离线存放的规则。
如果没有数据规划，配置的存储设备或离线存储的载体过于冗余，结果不仅是浪费，而且还可能产生以为多备份几套就会保险的心理，而疏于管理。
没有数据规划的设备配置是盲目的，例如某一档案馆数据总量不足1T B，数字化开展后每年的增量也不超过1T B，数字化的数据除了磁带、移动硬盘、同时备份几套光盘之外，又配置了20T B的磁盘阵列，这显然很不合理。
根据档案馆最大数据量测算，这个磁盘阵列的容量可以用20年，而磁盘阵列价格下降速度很快，所以没必要过早地预留大的存储空间。
另外，大型网络数据库的使用、操作系统、W E B服务器、应用系统和硬件服务器的维护，需要购买相应的服务。
数据规划的实施方案是对数据安全的一种操作规定，包括数据全备、增备、异地备份的操作要求和检测要求，使档案馆管理人员对数据安全能够完全自主掌控。
数据规划应依靠专业咨询公司帮助完成，其中包含了数据总量预测、数据存储方式、数据备份策略、数据安全防范措施、数据迁移方法和突发极端事件的应对预案。
2.采用技术手段进行事故干扰和报警
在以往发生服务器故障造成数据丢失的事件，并非缺少备份措施和管理制度，往往是因很多备份设备无人值守，自动执行备份，由于电压、电流不稳定或备份软件的问题难免发生错误，管理人员直到服务器出了故障，数据库重新安装，导入备份数据时，才发现数据有问题，但为时已晚。
将机房所有运行设备，包括数据备份都连上监管系统，只要一发生故障就及时采取相应措施并通过短信报警，使管理人员及时赶来检查、处理，避免造成更大的伤害。
例如，检测系统发现空调停止运转，机房温度达到一个临界点，立即关闭服务器等设备，并发出报警短信。
3.从宏观层面设计档案信息资源长久保存方案
全国各级档案馆开展的数字化工作产生的信息量已经极其巨大，目前这种各自为政的保管模式隐含了诸多风险。
当前社会信息化已经到了大数据时代，各种相应的计算机技术和存储设备也是日新月异，云计算这种在线分布式数据存储方式已经在很多行业应用。
如何利用这些新技术解决档案数字化产生的巨量数据长久保存问题，是否建立一个档案云，这是需要档案行政主管部门牵头研究的项目。
在一定的行政区域中建立一个档案数据中心，将分散的资源、分散的投入集中在一起，通过强大的技术力量、优越的设备条件和先进的管理方式，
使得数字资源能够有效保存。
数字化是建设档案信息资源体系的必经之路，从宏观层面决策新技术的应用是规避风险的最佳途径。