卫生行政处罚档案管理规范
卫生行政执法档案移交及归档制度
卫生行政处罚立案登记及档案移交及归档制度为提高工作效率使处罚案卷及时归档、及时结案。
制定档案移交及归档制度。
一、对当场作出的行政处罚及收缴的罚款，应及时上缴财务，由财务开具罚款收据，５日内将案卷交至法制科。
二、一般程序的行政处罚由监督科室自作出立案决定起３个工作日内，持《立案报告》到法制科进行立案登记。
三、法制科负责登记立案案卷的类别、案由、立案时间、登记时间及承办人，并由承办人核实后签字确认。
四、监督科室应当自立案之日起１０日内做出行政处罚决定。
因特殊原因，需要延长调查时间的由相关科室报请所领导批准，并将有关结果告知法制科登记备案。
五、监督科室在收缴罚款并收到罚款收据后，将该处罚档案结案。
每月末将本月结案的处罚档案交至法制科进行审查。
六、法制科在收到移交档案后于５日内审核完毕，对审核中发现问题的案卷，填写书面审核记录，并返回有关科室。
七、监督科室在审核后的处罚案卷后，对存在问题的部分及时改正或补充。
５日内将档案制作完成交至法制科。
八、法制科接到移交档案后，进行最后审核，并填写处罚档案封面，于３日内装订后存档。
卫生监督档案管理规范
三、职责
（一）省级卫生监督机构
负责制定全省卫生监督档案管理要求； 负责建立全省卫生监督工作档案； 负责建立全省卫生监督工作档案 指导地级卫生监督机构卫生监督档案管理 工作。
（二）地（市）级卫生监督机构
负责建立本地区卫生监督工作档案； 指导县级卫生监督机构卫生监督档案管理 工作。
（三）县级卫生监督机构
负责建立辖区卫生监督工作档案。
（四）卫生监督档案的管理原则
卫生监督档案管理工作必须贯彻执行国家 有关档案工作的法律法规，实行统一领导， 分级管理的原则。实行“四同步” 分级管理的原则。实行“四同步”管理， 即同时布置、检查、总结、验收档案工作。
（五）卫生监督档案的管理要求： 卫生监督档案的管理要求：
四、档案的整理与归档
综合类档案的整理与归档 综合类档案的文件材料必须完整、齐全， 一个问题一件事情交待清楚，有始有终， 有请示、有批复。跨年度的文件材料待办 理完毕后归档。文书处理程序必须完备， 符合要求，有签署、有用印，按时向单位 综合档案室移交。
2、业务档案的整理与归档
档案案卷可采用一户一档、一事一档、一案一档 的方法整理 案卷内资料可按时间顺序、先综合后分类等方法 排列，并可按页或件编号用档案袋的保管形式 依据案卷内资料的规格和形状选择统一的档案袋 或盒，每个档案盒或档案袋内应填写卷内目录和 备考表，进行登记编号，袋装档案可不装订 各类归档文件材料应做到纸质优良，书写用纸规 范，签署完备，装订整齐美观。整理成卷的档案 应当移交档案室归档，做好交接登记
各级卫生监督机构应建立档案室、配备专 职或兼职的、持有上岗证书的档案人员。 档案室负责本单位各类档案的接收、保管 和提供利用，并负责对本单位所属部门的 档案工作进行检查、指导。 卫生监督档案实行部门预立卷制度，各级 卫生监督机构的行政和业务部门应负责做 好本部门形成的各种卫生监督文件材料的 收集、整理和归档工作
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则
舟山市卫生监督所
俞惠飞
一.目的 为规范制作、妥善保管
和科学整理卫生行政处罚案件档案， 进一步提高全市卫生行政处罚案件 档案的质量，更好地服务于卫生监 督行政执法工作.
二 .卫生行政处罚案件档案
是指按照法定程序，在办理卫生行政处 罚案件过程中直接形成的、反映执法活 动全过程、具有保存价值的文字、图表、 声像等各种形式的历史记录，具有历史 凭证和日常查考作用。
十五.档号按DT／T1 3--1994 规定编制
由全宗号、年度、类别号、案卷 号、保管限组成。档号可采用以下结 构：全宗号一年度一类别号一案卷 号—保管期限示例：“J036—2005”食
品 卫生—021—长期’’
全宗号：档案馆(室)给定每一个全宗 的代码。全宗号用四位代码标识。其中第 一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三 位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序 号。
(五)案件涉及有关图像、影像、声 音等各种载体的材料和书写材料应符合 耐久性要求。
(六)案件办结后，将有关文件材料 按档案整理要求装订后，于3个月内交综 合档案室统一保管。
第四条 卫生行政处罚案件档案的 分类
卫生行政处罚案件档案分为简易行 政处罚案件档案、一般程序(包括听证程 序)行政处罚案件档案两大类。
(二)硬封面的规格：封面采用300mm ×200mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种 厚度，封面和封底翻口处要另有2 5Illnl 的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留2 0ram宽的装订纸舌。
(三)软封面的规格：软封面的规格为 封底封面尺寸相同，封面内页可打印或印 制案卷备考表。
六. 卫生行政处罚案件档案 的归档范围和保管期限
卫生行政处罚档案规范化管理的探讨
卫生行政处罚档案规范化管理的探讨发布时间：2022-11-04T09:29:28.236Z 来源：《科学与技术》2022年第7月13期作者：龚猛[导读] 做好卫生行政处罚档案管理工作，是保护好卫生行政处罚记录的重要措施，也是对卫生行政处罚工作的经验总结。
龚猛公主岭市卫生监督所吉林省公主岭市 136100摘要：做好卫生行政处罚档案管理工作，是保护好卫生行政处罚记录的重要措施，也是对卫生行政处罚工作的经验总结。
本文阐述了卫生行政处罚档案归档的资料标准及方法流程，对加强卫生行政处罚档案管理规范化制定了具体的措施。
关键词：行政处罚；电子档案；规范管理；卫生监督；卫生行政处罚档案是指卫生行政机关在履行卫生行政处罚过程中所产生的一系列的具有重要意义和价值的文件资料。
这些归档的卫生行政处罚资料主要有行政处罚的文件、资料及行政处罚过程所产生的全部文件资料。
而随着信息化技术在档案管理工作领域的广泛应用及卫生行政管理单位体制改革的不断深化，卫生行政处罚也由原来的单一线下作业改革为线下线上双重发展的工作模式，从而也产生了大量的卫生行政处罚电子档案资料，对归档规范化工作管理提出了更高的要求和标准。
而做好卫生行政处罚档案规范化管理，也是保护行政处罚记录的重要工作内容和项目，更是总结卫生行政处罚工作经验，提升工作质量和效益的重要保证。
1.卫生行政处罚档案规范化管理的重大意义1.1进一步提升了卫生行政处罚档案效率化实事求是、公平公正是卫生行政处罚正规化管理工作所追求的重要价值与目标，其中实事求是也是行政处罚档案规范化管理的价值目标追求。
而随着卫生行政处罚制度不断科学化的发展，进一步提升卫生行政处罚档案规范化管理，严格按照卫生行政处罚档案管理制度遵循，对卫生行政处罚档案管理内容、流程和特点规律，采取相应的科学管理手段及方法，进一步正规化卫生行政处罚档案管理工作内容，优化卫生行政处罚档案管理的归档、查询及应用等相关工作程序，对加强卫生行政处罚档案管理规范化起到了极大的促进作用。
卫生处罚档案管理制度
卫生处罚档案管理制度一、总则为规范卫生处罚档案管理工作，促进卫生行政执法工作的科学化、规范化、公正、透明，提高行政执法效率，保障公民合法权益，根据《中华人民共和国卫生行政处罚法》及有关法律法规的规定，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于全市卫生行政执法机关对卫生行政违法行为进行处罚的工作。
三、档案管理基本原则（一）全面性原则卫生处罚档案管理应全面了解涉案违法行为的具体情况，不遗漏任何可能影响案件处罚结果的相关信息。
（二）真实性原则卫生处罚档案管理应当真实、客观、公正，不得篡改、隐瞒、捏造卫生行政违法行为的事实，不得为应对监督检查而隐匿不良行为。
（三）合法性原则卫生处罚档案管理应当遵循相关法律法规和制度规定，不得擅自变更、解释有关处罚案件的法律、法规、规章和规范性文件。
（四）保密性原则卫生处罚档案管理应当保护相关当事人的隐私权，不得泄露有关当事人的个人隐私信息。
（五）时间性原则卫生处罚档案管理应当及时归档、存储、保管相关资料，便于查阅、审计、监督。
四、档案管理程序（一）立案登记1. 卫生行政执法机关应当在接到行政处罚案件后立即建立处罚档案。
2. 立案登记内容包括案件基本信息、当事人基本信息、违法事实及证据、处罚依据、处罚决定等。
3. 立案登记由执法人员完成，并由主管领导审查签字确认。
（二）档案存储1. 所有卫生处罚档案应当按照相关规定进行存储，并设置专人负责档案管理工作。
2. 档案存储应当安全、整齐，便于查阅、维护及续存。
3. 重大或复杂的卫生处罚案件应当制作卷宗并由主管领导审批。
（三）档案归档1. 卫生处罚档案归档应当按照相关规定进行，归档人员应当按时归档，并编制电子或纸质归档目录。
2. 各级卫生行政执法机关应当自上年度结算完毕之日起，对该年度的行政处罚档案进行归档。
3. 已经归档的卫生处罚档案，不得随意调换位置，保持原始位置。
（四）档案保管1. 卫生处罚档案应当按照相关规定进行保管。
2. 纸质档案应当设有专人负责保管，重要档案应当设置密码箱存放。
卫生监督所卫生行政执法文书档案管理制度
卫生监督所卫生行政执法文书档案管理制度
1、执法文书档案应按照资料齐全、排列有序、装订整齐、便于查阅、保证安全的原则进行立卷、归档、保管；
2、制作文书时，必须使用统一的文书，做到准确、规范、符合要求，书写必须使用蓝色或碳素墨水，字迹清楚，文字精炼、语言通顺，叙述逻辑严密，“处罚告知书”、“听证告知书”、“处罚决定书”必须要进行打印；
3、行政处罚案件执行完毕后，由承办人将全部资料整理、分类、编号、组卷、装订、移交、归档；
4、有关单位因工作需要查阅档案材料时，报所长批准后，方可查阅并作好查阅登记；
5、行政处罚案件的档案材料，有关单位查阅时经批准只能提供部分材料；
6、移交司法机关（公安局、检察院、法院）、纪委或其他行政机关的案件，必须要进行备份，并按程序归档。
卫生行政处罚档案管理规范
前言本标准附录 A、B、C 为规范性附录。
本标准由吉林省卫生厅提出并归口。
本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。
本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。
本标准由吉林省卫生厅负责解释。
卫生行政处罚档案管理规范1 范围本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。
本标准合用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 (不包括勘误的内容)或者修订版均不合用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本合用于本标准。
《卫生行政执法文书规范》 (中华人民共和国卫生部令第 34 号 2003 年 5 月 1 日实施)《机关档案工作业务建设规范》 (国档发[1987]27 号)3 术语和定义本标准采用下列术语和定义。
3.1 归档案卷立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书(以下简称文书)档案保存的各种纸质文书、材料。
3.2 归档案卷整理将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、罗列、编号、编目、装盒的过程。
3.3 卷归档案卷的整理单位。
4 归档案卷范围4.1 依据材料：a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。
b)检举揭发申诉材料。
c)上级批件、会议决定等。
4.2 立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。
4.3 证据材料：现场检查笔录、问询笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。
4.4 案件裁量材料：合议记录、行政处罚事先告知书、陈述申辩笔录等。
卫生处罚档案管理制度范本
一、总则为规范卫生处罚档案的管理工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 卫生行政处罚案件的相关文件、资料；2. 卫生监督检查记录、卫生许可证件、健康证明等；3. 卫生行政处罚决定书、处罚通知书等；4. 卫生行政处罚案件调查报告、证据材料、证人证言等；5. 其他与卫生行政处罚案件相关的文件、资料。
三、档案管理职责1. 档案管理部门负责卫生处罚档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 承办单位负责卫生处罚档案的收集、整理、立卷、归档等工作；3. 有关工作人员应按照规定时限和要求，及时、准确、完整地收集、整理、归档卫生处罚档案。
四、档案收集与整理1. 收集范围：根据档案管理范围，收集各类卫生处罚档案；2. 收集时间：在案件办理过程中，及时收集相关档案；3. 整理要求：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编号、装订；4. 立卷要求：根据档案内容，合理划分案卷，确保案卷内容完整、连续、有序。
五、档案保管1. 保管地点：卫生处罚档案应存放在安全、干燥、通风的档案室；2. 保管条件：确保档案室内温度、湿度等环境条件符合档案保管要求；3. 保管期限：根据档案的性质和法律法规规定，确定档案的保管期限；4. 保密要求：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，严格保密。
六、档案利用1. 利用原则：严格按照档案法律法规和档案管理制度，确保档案利用合法、合规；2. 利用范围：档案利用范围限于办理案件、答复咨询、查阅资料等；3. 利用程序：利用档案时，应填写档案利用申请表，经批准后方可查阅；4. 利用要求：查阅档案时，应遵守档案室规定，爱护档案，不得随意涂改、损毁档案。
七、档案销毁1. 销毁范围：根据档案保管期限，对已过保管期限的档案进行销毁；2. 销毁程序：按照档案销毁程序，经批准后方可销毁；3. 销毁要求：销毁档案时，应确保档案内容不被泄露，并对销毁情况进行记录。
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卫生行政处罚档案管理规范(DB22/T469—2009)
前言
本标准附录A、B、C为规范性附录。
本标准由吉林省卫生厅提出并归口。
本标准起草单位：吉林省卫生厅卫生监督所。
本标准主要起草人：闫闯、赵静萍、张旭宏、冯志民、林丰全、霍烽、陈光伟。
本标准由吉林省卫生厅负责解释。
卫生行政处罚档案管理规范
1范围
本标准规定了卫生行政处罚档案管理的术语和定义、归档案卷的整理方法和归档要求。
本标准适用于我省行政区域内各级卫生监督机构卫生行政处罚档案的管理。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达
成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《卫生行政执法文书规范》(中华人民共和国卫生部令第34号2003年5月1日实施)
《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987]27号)
3术语和定义
本标准采用下列术语和定义。
3.1归档案卷
立档单位在其卫生行政处罚活动中形成的卫生行政处罚文书（以下简称文书）档案保存的各种纸质文书、材料。
3.2归档案卷整理
将归档案卷以卷为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒的过程。
3.3卷
归档案卷的整理单位。
4归档案卷范围
4.1依据材料：
a)卫生监督执法工作中发现的应作为立案的文件、材料。
b)检举揭发申诉材料。
c)上级批件、会议决定等。
4.2立案材料：卫生行政处罚案件受理记录、立案报告、案件移送书等。
4.3证据材料：现场检查笔录、询问笔录、卫生监督意见书、产品样品采样记录、非产品样品采样记录、产品样品确认通知书、产品样品确认书、检验结果告知书、技术鉴定委托书、职业禁忌人员调离通知书、卫生行政控制决定书、解除卫生行政控制决定书、证据先行登记保存决定书、证据先行登记保存处理决定书、案件调查终结报告等。
4.4案件裁量材料：合议记录、行政处罚事先告知书、陈述申辩笔录等。
4.5听证材料：行政处罚听证告知书、行政处罚听证通知书、听证笔录、听证意见书等。
4.6处罚决定材料：卫生行政处罚决定书、当场行政处罚决定书等。
4.7执行材料：送达回执、强制执行申请书、罚没款收据等及相关文件材料。
4.8结案材料：结案报告等。
4.9补充材料：在卫生行政处罚案件过程中形成的，与卫生行政处罚案件有关的通报、报道、音像等各种有价值的文件材料。
4.10行政复议材料：涉及行政复议的行政处罚案件需存档的行政复议申请书、行政复议告知书、不予受理决定书、申请转
送函、责令受理通知书、提出答复通知书、停止执行通知书、行政复议决定书等及相关复印材料。
4.11行政诉讼材料：当事人提起行政诉讼的行政处罚案件需存档的行政诉讼起诉状、行政诉讼上诉状、行政诉讼申诉状、行政诉讼授权委托书、法定代表人身份证明等及相关复印材料。
5档案工作的管理要求
5.1文书、材料实行一事一档（卷）、一案一档（卷）、一户
一档（卷）制度，一卷一号。
案卷内材料按日期先后顺序排列，日期相同的材料按案件办理的先后顺序排列。
5.2卫生监督机构应自立案之日起，由案件承办人员系统收集相关文书、证据材料几其它文件材料并及时立卷。
5.3卫生行政处罚案件结案后，案件承办人员应当整理案件的全部文书、材料，并进行编号装订，按要求归档。
跨年度的案卷应在结案年整理完毕并归档。
5.4不能随文书、材料立卷的声像证据，必须在备考表上注明录制的数量、内容、时间、
地点、责任者、存放地点等。
6档案的整理方法与归档要求
6.1案卷编目
6.1.1编写卷内文书、材料编号。
即按卷内文书系统化排列后确定的顺序。
将有字迹、图表等内容的页面，依次编写页号，空白页不编号。
6.1.2页号编写位置：在文书、材料正页的右上角、反页的左上角。
目的是固定案卷中每份文书材料的位置，便于保管和查找利用。
一般用铅笔使用阿拉伯数字按顺序流水编号。
6.1.3案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
6.2案卷封面
6.2.1格式见附录A。
6.2.2内容填写要求
6.2.2.1填写时应使用墨汁、蓝黑墨水、碳素墨水或计算机打印。
6.2.2.2案由：案卷标题。
是用简洁的文字对卷内一组文书的高度概括。
按《卫生行政执法文书规范》第九条的规定填写。
6.2.2.3被处罚单位：被处罚单位全称。
6.2.2.4被处罚人姓名：单位法定代表人（负责人）姓名。
6.2.2.5处罚内容：作出处罚的种类和幅度。
6.2.2.6受案日期、结案日期：即卷内执法文书的起止日期。
应填写卷内最早一份文书和最迟一份文书的落款日期。
6.2.2.7归档日期：卷宗移交档案室日期。
6.2.2.8保存期限：划定的保存期限。
6.2.2.9归档科室：案件承办科室。
6.2.2.10归档承办人：移交卷宗人。
6.2.2.11立档单位：承办案件单位。
6.2.2.12案卷封皮右上端归档章空格内填写要求
第一空格：全综号即档案馆给立档单位的编号。
第二空格：年度即立档年度如：“2009”。
第三空格：室编卷号即案卷编号。
第四空格：机构（问题）即立卷科室或处罚类。
第五空格：保存期限即永久或定期。
第六空格：馆编卷号即档案馆编号。
6.3卷内目录
6.3.1格式见附录B。
6.3.2填写要求
6.3.2.1放在卷首，填写时应使用墨汁、蓝黑墨水、碳素墨水或计算机打印。
6.3.2.2顺序号：填写卷内每份文书、材料排列顺序的序号。
一份文书一个顺序号。
6.3.2.3责任者：文书的制发机关或代表人。
应填全称或规范化简称。
6.3.2.4题名：文书的标题或材料名称。
6.3.2.5文号或编号：文书的文号如：“吉卫食罚字[2009]第001号”，或文书的编号如:“2009-001”。
6.3.2.6日期：文书形成的时间。
如：“2009.05.06”。
6.3.2.7页号：卷内文书、材料所在页号。
6.3.2.8备注：留待对卷内文书、材料变化时作说明用。
6.4卷内备考表
6.4.1格式见附录C。
放在文书、材料尾页之后。
用以说明卷
内文书的情况。
6.4.2填写要求
6.4.2.1卷内情况说明—主要填写卷内文书、材料缺损、修改、补充（声像）、移出、销毁等情况。
6.4.2.2整理人—负责整理案卷的人员姓名。
6.4.2.3检查人—负责检查归档案卷整理质量的人员姓名。
6.4.2.4日期—归档案卷整理完毕日期。
6.5破损文书、材料，应当进行修补或者复制。
复制件放在原件前面。
文书、材料纸面过小或者装订影响字迹的文书，另有
纸加衬边后再装订。
纸面过大的材料、图表，按卷面大小折叠
整齐。
需要附案卷的信封应当打开放平，邮票不得撕揭。
文书、材料上的金属物应当剔除。
6.6归档案卷装订
卫生行政处罚案卷，永久使用档案专用线绳，采用三孔一
线的装订方法装订，定期可使用订书器左侧装订。
6.7归档案卷保存期限
档案保存期限划分为永久、定期二种，由案件承办人根据
案件的保存价值拟定,报卫生监督机构负责人审批。
6.8归档案卷移交
案卷立卷后于次年３月底向本单位档案室移交。
移交时，应当办理移交手续。
7档案的保管和利用
按《机关档案工作业务建设规范》执行。
附录A
（规范性的附录）
案卷封面格式
吉林省卫生监督行政处罚卷宗
xxx卫生局卫生监督所
附录B
（规范性的附录）
卷内文件目录格式卷内文件目录
附录C
（规范性的附录）
卷内备考表格式卷内备考表
卷内情况说明：
整理人：检查人：年月日。