行政部组织结构与责权

第一章行政部组织结构与责权

第一节行政部职能与组织结构

行政部职能

一、行政部职能

1．参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。

2．沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。

3．管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。

4．服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。

二、行政部组织结构（根据公司现阶段工作需要设计）

行政副总裁

行政部经理

行政事务主管

行政秘书（前台专员）

内勤秘书

（办公专员）

外勤秘书

（驾驶员）

绿化保洁员

第二节行政部责权

一、行政部职责

行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作，确保公司各项工作正常运行。其职责是：

1、制定公司各项行政规章制度，保证各项工作规范化进行。

2、负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作。

3、负责接待来访人员及对外联系工作。

4、负责管理公司办公设施，做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理

工作。

5、负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作。

6、负责公司会议组织、记录及归档工作。

7、负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事管理工作。

8、负责公司日常安全保卫及消防管理工作。

9、负责公司公务车辆的管理调度工作。

10、负责公司总务后勤管理工作。

11、督促检查各职能部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况。

12、做好公司内部的联络沟通工作，及时向上反映情况，向下反馈信息。

13、协调各部门间的工作，督办检查各项工作和计划。

14、安排各种文体活动。

二、行政部权力

为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有下列工作权力：

1、根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权。

2、依照制度，对行政检查中发现的问题有处理权。

3、依照制度，按规定程序，对其他部门有处罚建议权。

4、依照制度，对公司员工违反行政制度有处罚建议权。

5、有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作。

6、对部门内部员工的聘任、解聘有建议权。

第三节行政部管理岗位职责

一、行政副总裁岗位职责

行政副总裁负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。其职责是：

1、组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度。

2、做好行政、人事部门的总体预算管理工作。

3、负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作。

4、定期组织办公职能检查，发现问题及时解决，同时督促采取纠正和预防措施。

5、负责公司固定资产及低值易耗品的统筹管理工作（包括管理员工宿舍、员工食堂和

公务车辆等）。

6、接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件。

7、管理公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境。

8、负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作，确保部门之间的良好协作。

9、代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好的合作关系。

10、负责宣传企业文化，提升公司内外部形象。

11、做好行政管理的统筹安排，负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行

政工作。

12、掌握公司行政管理工作的运行情况，适时向执行总裁汇报。

二、行政部经理岗位职责

行政部经理负责全面规划、指导，协调公司内相关行政支持服务。其职责是：

1、组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划。

2、组织、协调公司的各种会议及大型活动。

3、做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作计划和总结报告后起草工作。

4、负责公司的各种公章证照、文书档案资料的登记、管理工作。

5、审核、修改以公司名义签发的有关文件，做好文书归档和用印管理工作。

6、定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审。

7、负责公司内部、外部公共关系管理工作。

8、负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作，拟订行政费用的预算并监督预算

的执行。

9、合理调度公务用车，安排车辆的维修与保养。

10、做好员工、各部门及上级之间的沟通工作。

11、根据工作计划和目标，定期检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息。

12、负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度。

三、行政主管岗位职责

行政主管在行政部经理领导下，负责对日常行政事务进行计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制及检查总结等方面的工作。通过对办公事务进行有效管理，提高办公人员的工作效率，进而提升公司的综合竞争力。其职责是：

1、组织制定公司办公用品、固定资产、资料和档案管理等制度，报上级领导审批后严

格执行。

2、拟订办公事务季度、月度发展计划，送交部门经理审核后，组织实施并监督计划的

执行。

3、组织做好办公用品的登记、采购、发放以及控制成本费用等工作。

4、按照公司经费预算，严格监督和控制办公费用支出，并确认费用分摊范围。

5、组织做好公司往来信件、传真和邮件等相关资料的处理工作。

6、负责做好公司的安全、卫生和消防等各项工作。

7、负责向行政部经部经理提请对办公事务人员绩效考核的建议。

四、行政秘书岗位职责（前台专员）

行政秘书的工作内容包括收发公文、接待来访、协调公司内外关系等。其职责是：

1、协助行政部主管制定前台接待处的岗位职责、操作规程等制度和文件并执行。

2、负责来宾登记，做好公司重要客人的接待工作。

3、妥善处理前台接待中出现的各种突发事件。

4、负责收发公司内、外各种来往文件。

5、负责有关文书资料的起草、打印、登记和存档等工作。

6、负责公司文件的打印、复印、装订工作。

7、负责公司办公用品保管、发放、台账建立等管理工作。

8、负责接收转发电话、邮件和信函，并做好记录、整理和建档等工作。

9、负责分发公司文件、通知，并做好分发记录。

10、执行公司考勤制度，负责员工的考勤记录汇总和外出登记工作。

11、帮助出差员工预定机票、火车票和客房等，登记出差人员行程。