艺术档案整理规则
艺术档案整理规则（征求意见稿）
1 范围
本标准适用于各级建立艺术档案工作的艺术表演、艺术创作、艺术研究、艺术教育、美术和社会文
化等单位在艺术生产活动中形成的艺术档案。
本标准也适用于各级文化机构、民营剧团、文化社团，以及从事文化演出、展览和艺术收藏机构的
艺术档案材料形成、积累和归档整理工作。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
中华人民共和国行业标准《档案著录规则》DA/T18—1999
中华人民共和国行业标准《档案主题标引规则》DA/T19—1999
中华人民共和国文化部、国家档案局《艺术档案管理办法》
3 术语与定义
Terminologies and Definitions
下列术语和定义适用于本标准
The following terminology and definition apply to the standard.
3.1 艺术档案
Arts Archives
艺术档案是指文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式
的历史记录。
In such forms as literature,picture and chart,video,entity and so on,Arts archives are the history records created by arts organizations or artists during their work and activities
in arts creation,performance,education,research,culture communication and social culture, valuable for the country and society to conserve.
3.2 艺术档案整理
Arts Archives Collection
艺术档案整理是指按艺术材料形成的来源、内容、时间、形式等方面的要素，对艺术材料进行系统
分类、组合、排列、编目和数字化处理，使之有序化的过程。
Collection of Arts Archives is the processing course including classification, combination, arrangement,catalog and digitalization,according to the factors of arts materials in source, content,time and form,etc.
3.3 艺术档案整理范围
The Range of Arts Archives Collection
艺术档案整理范围是指文化艺术单位、个人在其业务活动中形成，具有保存价值的各类载体的艺术材料。为各项业务工作参考收集的各类艺术书籍、视频等材料应作为艺术资料。
The range of arts archives collection refers to the arts materials created by the arts organization and individual during their work and activities.All Kinds of arts books and videos collected for their work should be regarded as arts materials.
3.4 艺术档案整理形式
The Form of Arts Archives Collection
3.4.1 卷归档时作为保管件的卷（盒），用以固定保护件和方便查阅，起到案卷内容的检索、排列、编目和统计工作的作用。
Volume
During collection, the volume(box) has the function of index, arrangement, catalog and statistics in order to fix preservation as well as check materials.
3.4.2 件按一项活动组织整理归档艺术材料（文字）的保管单位。一般以艺术生产各环节中形成的某一项活动材料为一个标准件，必要时也可以合并同类内容进行件组织。
Item
According to one program, relevant arts materials after collecting and processing are put into an item for preservation. Materials related to a certain activity in all steps of arts production should be classified as a standard item.
3.4.3 实物以件为保管单位。
Entity
Preservation unit of items
3.4.4 册照片、底片以册为保管单位。
book
Preservation unit of pictures and films
3.4.5 盒录音带、录像带以盒为保管单位。
box
Preservation unit of recording cassettes and video tapes
3.4.6 盘（张）唱片、光盘以盘（张）为保管单位
disk(sheet)
Preservation unit of disks, recording and compact disk
4 整理原则
艺术档案整理应遵循艺术生产活动材料形成的规律，保持艺术材料之间的有机联系和艺术材料的完整性、成套性，以便于艺术档案的保管和利用。同一活动中形成的不同载体的艺术材料，应该单独整理。
4.1 艺术档案整理要按照艺术生产活动中形成的不同载体材料，分别组织立卷，保证归档艺术材料的保管和利用。
4.2 艺术档案整理时，应维护艺术材料的原态介质和艺术创作的特点和规律，保证艺术材料记录的真实性，体现艺术档案专业内容的特点。
4.3 艺术档案整理要适应计算机和数字化管理对艺术档案整理工作的要求。
4.4 保管期限
4.4.1 反映和记录本单位的艺术活动并对以后艺术创作、艺术研究、艺术教育有重要参考作用的业务类艺术材料作为永久。
4.4.2 反映和记录本单位艺术家个人艺术成果的个人类艺术材料作为永久。
4.4.3 凡本单位组织或参与的重大的艺术活动，记录和反映本单位有较高参考价值的综合性材料作为永久，其它可作为定期。
5 整理要求
艺术档案材料种类多样，整理工作应根据艺术材料形成的特点和档案整理工作规范化、科学化、系统化的要求进行。
5.1 归档整理时应剔除重份的艺术材料。
5.2 归档材料应齐全完整，对已破损、模糊或易褪变的重要材料，整理时应予托裱或复制。
5.3 归档的照片内容要真实，主题鲜明、影像清晰、画面完整。数码影像数据归档要选择有代表性的内容扩印照片同步归档。
5.4 录音、录像带整理时，应对其内容的完整性和载体的完好性进行检验，确保归档声像档案的完整性和有效性。声像材料因载体的特殊性，整理时应充分考虑材料本身有效期限，要注明整理后需要保存期限和转录、复制时间。
5.5 唱片包括金属唱片、胶木唱片和激光唱片，整理时应分别装入特制的唱片袋，并注明相关的内容。有重要保存价值的唱片，应复制到耐久性好的光盘载体上，一式3套，2套封存保管，一套提供利用，原载体唱片继续保存。
5.6 光盘包括CD、VCD、DVD等，整理时应分别装入统一光盘盒（袋）保管，并在光盘盒（袋）和盘片上注明相关的内容。永久和定期保存的光盘，应一式刻录3套，2套封存保管，一套供查阅使用。
5.7 其它在艺术生产活动中形成的艺术档案，可以确定相应的整理方法。对具有重要价值的录音、录像、唱片、光盘等特殊载体的材料，应复制备份。
6 整理方法
整理拟归档的艺术材料，按每项艺术活动内容，依据不同载体的材料进行分类、组合、排列、编号、编目和装订，然后按形成材料的数量分别整理成件装入卷（盒）。卷内可以存放若干件，每卷内存放多个件的内容可以是从属关系，也可以是非从属关系。
6.1 分类
艺术档案由大类、属类组成。大类应设综合类、业务类（剧节目或活动类）、个人类三个大类。具体属类参照《艺术档案归档范围》设置。
6.1.1 在艺术档案每一大类下，可按不同艺术活动项目内容复分属类；艺术活动内容较多时可以采取复分，但复分的层次不宜太多，尽量合并同类艺术活动项目。
6.1.2 艺术档案分类整理时，一般以年度产生的材料作为整理标准。跨年度的活动材料可以归在起始年，也可以归在结束年，要做到归档年度材料整理方法在本单位的统一。
6.1.3 照片、录音录像带、唱片、光盘、实物等艺术档案，作为三大类别的属类，根据记录格式和载体的特殊性，整理时可以独立设置类别归档保存。
6.2 组合
6.2.1 艺术档案组合整理时，一般按材料形成的时间顺序组合归类。归类时，应将一项活动中形成的同一载体材料连贯组合，不同载体的材料应分门别类组合。
6.2.2 艺术表演单位业务类，一般按剧（节）目组合。
6.2.3 社会文化单位[群众艺术馆、文化馆（站）]的业务类，按群众文艺活动项目组合。
6.2.4 美术和艺术研究单位业务类，按展览和研究项目组合。
6.2.5 艺术教育单位的业务类，按年度教学课程组合，涉及实验演出的艺术活动，可按剧（节）目组合。
6.2.6 其它从事文化艺术工作的文化机构、文化社团、民营剧团等单位形成的艺术档案，可视自身业务职能特点，参照上述标准组合归类。
6.2.7 综合类艺术档案一般按参与活动形成的项目材料进行归类。
6.2.8 个人类艺术档案按艺术家个人在艺术活动中形成的不同内容分别组合归类。
6.2.9 如三大类材料在组合时发生交叉情况，涉及单位业务活动的材料原则上归入业务类，主要以保证业务类每项活动材料的完整与成套。必要时，可以在其它类目中注明材料归属编号。
6.3 排列
6.3.1 文字材料案卷的排列应按三大类分别连贯排列，其它特殊载体的艺术档案也应该分别连贯排列。排列时年度与年度之间的编号相连接，并结合“年度—类别—保管期限”或“保管期限—年度—类别”进行排列。
6.3.2 案卷内件排列时，应按艺术生产程序、结合时间、内容的顺序排列。排列时应使同一项目、同一载体材料保持完整性和连贯性。
6.3.3 卷内件顺序排列时，如果项目活动内容材料较多可以设置若干件，并按照每项活动材料形成的时间顺序组件排列。如遇卷内件数较少，可以将年度同类项目的件材料放入卷内排列。
6.3.4 件内材料排列时，可视形成材料多少和内容的独立性，组成件内材料的排列。对形成材料较少的项目，可以合并同年同类内容组件。
6.3.5 在艺术生产活动中形成的其它艺术档案材料，可以参见以上排列方法。
6.4 装订
6.4.1 对归档的艺术档案按件内材料产生的先后排序进行装订。如遇规格和尺寸较小的材料应当用纸衬底粘贴，对价值较大又不宜装订的材料，可以采用袋装方式保护原件。对于破损、易褪变的记录材料，应与复制品一起归档装订。
6.4.2 装订时一般装订位置在左边，装订使用腊线，三孔一线，线结打在背面，保持封面的光洁。装订时应保持右边和底边对齐，方便利用翻阅。
6.4.3 舞台美术设计、乐谱等，可分别整理装订保管，既保证材料不散失，也便于利用、复制，保护原始稿件的艺术价值。
6.5 编号
艺术档案归档整理编号时，应根据分类标准和排列顺序的要求，采取逐卷、逐件、逐页编号。
6.5.1 编制案卷内容和排列编号。
6.5.1.1 全宗号由档案管理部门赋予的编制号。
6.5.1.2 年度艺术档案材料形成起讫时间，包括年、月。（如2009.01－2009.12）
6.5.1.3 立档单位立档单位全称。
6.5.1.4 件数卷内存放的件数。
6.5.1.5 档案馆号将艺术档案集中到档案馆保管的馆编号。
6.5.1.6 目录号案卷目录排列顺序的编号。
6.5.1.7 案卷号艺术档案案卷排列的顺序号。
6.5.1.8 保管期限归档艺术档案的保管期限。
6.5.1.9 卷内目录卷内件数排列顺序、内容名称和页数。
6.5.1.10 名称在卷面红线上填写归档大类名称，线下填写案卷内容标题。
6.5.2 编制页号
编制件内每一页材料的页号，页号应置于每页材料的右上角。如遇双面内容的材料，应在反面左上角编制页号。编制时，件内页与页编号相连接，件与件之间的页号不连接。
6.5.3 编制封面、封底
用以说明和固定件内归档材料，起到保护件中内容不散失和方便检索的作用。
6.5.3.1 封面
反映件内材料的名称、类别、作者、时间、立档单位、保管期限、案卷号、件号和全宗号、目录号、归档号。
a)名称揭示和反映件内材料的主题内容，要求简明、概括。
b)类别注明分类名称。如剧（节）目类、活动类或其它属类名称。
c)作者注明本件归档材料产生的单位或个人。
d)时间注明本件归档材料的起讫年、月、日（如：2010.02.04－04.04）
e)立档单位注明归档单位的全称。
f)保管期限注明归档材料保管期限。
g)案卷号、件号注明案卷编号以及件在卷内的排列顺序编号。
h)全宗号、目录号和归档号由档案接收部门赋予的编号。
6.5.3.2 封底
说明本件归档材料需要说明的情况和基本编制数据、填写立卷人和归档整理的时间。
6.5.4 编目
6.5.4.1 件内目录用于编制件内归档材料顺序、时间、内容、页数和备注。
i)顺序号一般以独立构成的某项内容作为一个顺序号，也可以归并相关联的项目材料，并按生产程序连贯编制。
j)时间应填写形成材料的时间（如：2010.04.04）。如遇同一年产生的材料，下一项可不填写年份，直接注明月、日。
k)内容需要写清每份材料的主标题。如遇名称不详或著录不规范标题，可自拟标题，标题须充分揭示和反映立卷材料的性质。
l)页数填写件内每项材料排列顺序所在页数。填写时可直接注明每项材料的起始页数，最后一份材料必须写明起始和结束页数。
m)备注填写需要说明、补充有关载体归档材料存放的位置。
6.5.4.2 案卷目录归档的艺术档案依据分类标准立卷后，反映卷、件的内容的排列、检索目录。n)顺序号填写案卷排列顺序编号。
o)剧（节）目号填写艺术表演单位创作演出剧（节）目号，显示历年演出剧（节）目的数量。其他文化单位可根据自己业务范围确定。
p)日期反映卷内材料形成的时间（如：2010.04.04）。
q)题名揭示卷内所有归档件材料的主题，要求简明、概括。
r)件数反映本卷归档件数的数量。
s)备注需要说明卷内材料的情况和相关联载体存放的位置。
7 录音带、录像带整理
录音、录像带因其载体的特殊性，应分别独立分类整理，并以盒（盘）为单位进行排列、编目、编号。
7.1 分类
录音、录像带作为三大类的属类，可以独立按属类进行整理设置。
7.2 排列
录音、录像带的排列，从录音、录像起始材料文字开始连贯大流水号排列。排列后贴上统一的编号和标签，填写录音、录像产生的日期、顺序号、类别、名称、规格、长度、制作、存放位置等。
7.3 编号
7.3.1 录音、录像带的编号，经分类后以盒（盘）为保管单位，每盒（盘）给予一个编号，并将录音、录像带按归档次序各自编顺序流水号。
7.3.2 录音、录像带背脊应贴有标签，注明全宗号、年度、保管期限、类别号、顺序号等。
7.3.3 录音、录像带的外盒（盘）标签上，要反映录音、录像的内容、录制时间、带长、录制者、声道、声源等。一盒（盘）录音、录像带若包含多个内容，应依次标出每个内容的计时器号、时间长短、内容及有关说明。
7.4 编目
7.4.1 录音带、录像带档案的著录应以盒（盘）为单位。录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。著录结果应制成机读目录和纸质目录。
7.4.2 声像目录归档的录音、录像艺术档案依据分类标准整理后，编制录音、录像内容和目录格式。
7.4.2.1 顺序号排列归档的顺序号。
7.4.2.2 日期材料形成的日期（如：2010.04.04）。
7.4.2.3 类别注明材料分类的名称或代码（剧目、活动、综合等）。
7.4.2.4 题名注明归档材料内容，要求简明、概括。
7.4.2.5 规格注明载体的格式，如录像带、 DVD、CD类型等。
7.4.2.6 制作形成和制成单位的全称。
7.4.2.7 存放位置经整理后存放在档案柜的物理位置。
7.4.2.8 长度注明数据的时、分、秒的长度（如：1`20`40）。
7.4.2.9 声道、声源说明单声、立体声、内录、外录和声道。
7.4.2.10 备注归档中需要说明的情况。
8 照片整理
照片档案包括感光材料照片和数字设备及环境中生成的数码照片，由于艺术照片制成材料的特殊性和保管要求较高，照片艺术档案归档时可以独立设置类别整理保管。
8.1 分类
归档照片按制成材料可分为照片和底片（数码）两部分，按内容分有各种艺术活动，照片和底片可以单独分类整理排列，以利于保管。而照片和底片按载体分类后，一般不再按内容进行复分。
8.2 组合
对归档照片和底片可分别装册组卷，亦可合一装册组卷。有条件的可以实现照片、底片和文字说明三位一体立卷，以方便管理和利用。
8.3 排列
8.3.1 照片的排列，按照片拍摄内容的先后置放于照相册内，光盘内的照片与照片样张排列顺序要对应。如照片数大于照相册存放数，可以放到下卷相册，下一卷相册也可以继续存放另一项内容连续排列。归档时，应将数码照片经筛选扩印的照片数据刻录成光盘，并和原数据刻录成光盘一起存放在照相册最后一页。照片排列时，可将综合类和业务类照片放在一起连贯排列，先按年度存放综合类，再放业务类照片，不必分开排列。
8.3.2 底片按成相时间先后排列。
8.3.3 规格较大照片、底片不能装入普通的照片、底片档案册时，可以保存在适宜的照片、底片册（袋）内，并作存放编号说明。
8.3.4 档案相册排列，相册与相册排列编号相连接，上卷相册照片与下卷相册照片排列编号不相连接。
8.4 照片说明卡和目录
8.4.1 对档案相册内每组照片卡编写说明，内容包括拍摄的时间、地点、内容、人物和活动主题等。
8.4.2 对档案相册内每张照片卡编写照片排列编号、张号、底片号、摄影者。如果数码照片刻录成光盘后，应当将光盘编号填写到卡片号上。若照片、底片为翻拍，还应在其备注上加“翻拍”字样。
8.4.3 编制照片、底片册封面和脊背标签。封面标签设置全宗名称、题名、全宗号、案卷号、目录号、起止张号、年度、保管期限。
脊背标签设置全宗号、目录号、年度、类别、案卷号。
8.4.4 照相册内容目录归档的照片艺术档案依据分类标准立卷后，反映照片内容和排列检索目录。
8.4.4.1 顺序号填写照片案卷排列顺序编号。
8.4.4.2 日期照片材料形成的日期（如：2010.04.04）。
8.4.4.3 题名注明归档照片内容的主题，要求简明、概括。
8.4.4.4 张数归档照片数量。
8.4.4.5 底片、光盘号归档底片和记录于光盘中归档照片的编号。
8.4.4.6 备注归档照片中需要说明的情况和相关材料存放位置。
8.4.5 编制照相册案卷目录，以每本照相册为登记单位编写。照相册案卷目录设置类别、档号、题名、日期、张数、保管期限、备注等。
8.4.6 照相册目录应装订成册并编制目录号。目录号编制为：分类号+本号。
8.5 数码照片整理
8.5.1 每次要从拍摄数码照片中挑选有代表性的内容，刻录于光盘后再扩印成照片归档，同时要将光盘和扩印后的照片一起归档。
8.5.2 刻录的光盘可以存放于照相册最后一页，也可以独立存放。
8.5.3 给刻录好的数码照片光盘按类别进行编目。
8.5.4 盘片上应用黑色油性软笔标注目录号、时间、编号和内容。
9 光盘整理
光盘档案包括记录摄影、录音、录像等信息，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在网络中传递的数据，整理时尽量在标签应用上做到相对统一。
9.1 光盘目录:摄影、录音、录像光盘应在声像艺术档案类别中分开整理，以盒（盘）为单位分类、编号、编目、排列。不得混合排列与编号。
9.2 记录摄影信息的光盘参照照片整理方法进行整理。光盘册按照全宗号、保管期限、起止张号、册号的顺序排列、上架保管。
9.3 永久和定期保存的摄影光盘，应一式刻录3套，2套封存保管，一套供查阅使用。
9.4 记录录音、录像信息的光盘，参照录音带、录像带整理方法进行整理。光盘册按照全宗号、保管期限、分类号、光盘顺序号排列，上架保管。
10 唱片整理
10.1 以机械录音方式形成的唱片包括金属模版、唱片两大类，应按载体形态分别整理。激光唱片在光盘档案中整理。
10.2 金属模版按生产时的片号、版号、分类、排列、保存。
10.3 唱片的整理应根据本单位收集与积累数量的多少，采取不同的整理方法。数量少的以盘为单位直接按唱片出版时间或归档时间编顺序流水号；数量较多的以盘为单位按内容分类后编顺序流水号。10.4 唱片档案应附有文字说明材料，音乐、戏曲应有唱词、乐谱。
10.5 唱片应在其封套上编目，著录项目包括：类型（粗纹、密纹、立体声）、题名、出版时间、责任者、编号等。
11 实物档案整理
实物艺术档案通常指收藏于艺术档案部门的奖品、奖状、奖杯、纪念品、礼品等，它们是艺术档案的组成部分，对这些实物艺术档案的整理，既要体现规范和安全的原则，还要注意对易碎而确有价值实物的整理和维护。
11.1 分类
实物艺术档案作为特殊的艺术档案管理载体，一般以件为保管单位,可根据实物来源、数量和类型实施分类。
11.2 排列
实物艺术档案的排列，可按不同规格、品种的实物保管要求进行排列。凡单位艺术档案实物都要进行登记造册，统一编号，统一标签，统一编制实物档案目录。
11.3 编号
对每一件实物在其适当的位置上张贴标有件号的标签。
11.4 编目
11.4.1 编制实物目录，以每件为登记单位编写。
11.4.1.1 顺序号：填写实物排列顺序编号。
11.4.1.2 日期：实物形成的日期（如：2010.04.04）。
11.4.1.3 名称：注明归档实物的内容，要求简明、概括。
11.4.1.4 类型：归档实物载体的性质。
11.4.1.5 来源：注明归档实物内容的来源。
11.4.1.6 存放位置：归档实物经整理后存放在档案柜的物理位置。
11.4.1.7 备注：归档实物中需要说明的情况和相关材料存放位置。
11.5 实物目录应装订成册并编制目录号，填写全宗名称、全宗号、目录号、起止号、时间、保管期限、立档单位等。
12 整理材质
艺术档案整理所使用的装具和材料，应符合艺术档案管理的要求，保证归档材料的耐久性，并统一使用标准的艺术档案装具格式。
12.1 案卷封面书写，要采用耐久字迹材料书写。
12.2 封面、封底、件内目录采用打印方法。
12.3 照相册内卡片、光盘卡和目录采用打印方法。
12.4 文字案卷、录像、录音、光盘、照片、实物等目录采用打印，视作归档部门保存艺术档案资产的记录。
12.5 打印时最好采用激光打印，以保证字迹的耐久性。
12.6 封面、封底和卷盒，使用无酸纸作为艺术档案整理的装具。
12.7 需要作为艺术档案保存的文字材料，一般纸张规格为A4、A3，乐谱使用五线谱规格，舞美设计图纸用A3规格尺寸。
12.8 艺术生产中形成的电子记录一般要同步归档。如文本打印、照片数码，出版、汇编书籍的印刷电子版，舞美设计三维图稿等。
12.9 需要永久保存的各类艺术档案材料，应复制到耐久性较好的载体上，以保证归档保存材料的安全。
附录 A
（资料性附录）
艺术档案附录
图A.1 艺术档案卷盒
图A.2 艺术档案件封面
mm
图A.3 艺术档案件封底
mm
图A.4 艺术档案件内目录表
件 内 目 录
10mm 25mm 15mm 80mm
12mm
15mm
157mm
15mm
14
图A.5 艺术档案案卷目录
艺 术 档 案 案 卷 目 录
33mm
25mm
25mm
105mm
20mm
25mm
141mm
235mm
图A.6 录音带、录像带脊背标签
注1：录音录像带脊背标签尺寸根据音像带规格大小设置.
图A.7 录像带卡
150mm
80mm
图A.8 录音带卡
注2：录音带卡尺寸根据录音带规格大小设置.
XX/T XXXXX —XXXX
18
图A.9 艺术档案声像目录
21mm
16mm 19mm
64mm
19mm
19mm
19mm
19mm 22mm 22mm
141241mm
图A.10 录音录像带案卷目录二
178mm
235mm
图A.11 声像目录表
178mm
235mm
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则． 照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的
照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作 品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。． 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工
作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料 移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 3．
档案整理标准和要求
档案整理标准和要求 1、文书档案：《归档文件整理标准》 （DB12/T127-2001）。 （1）归档范围：按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件，上级或其他单位发来的文件，无重要参考利用价值的不归档。 （2）保管期限：按照国家档案局8号令要求，2007年后（包括2007年），保管期限为永久、30年、10年。 （3）整理：归档文件以每份文件为一件，请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开，各为一件，集中排列。永久、30年应去除金属物，使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处，如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等，不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒，盒首放置归档文件目录，盒底放置备考表，并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全，应刻章并使用红色印油加盖，不可手写。 （4）计算机录入：将整理好的归档文件逐件录入档案管
理系统，做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案：财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》（财会字〔1998〕32号）。 （1）分类和保管期限：会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中： 会计凭证类包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证（15年） 会计账簿类包括：现金日记帐、银行存款日记账（25年 总账、各类明细账（15年）财务报告类包括：月报、季报（5年）年报（永久） 其他类包括：会计移交清册（15年） 会计档案保管清册、会计档案销毁清册（永久）（2）组卷：会计凭证要求凭证封面项目填写齐全，签署完整，装订整齐，包角，加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册，加封皮，编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物，装订成册，加封皮。 （3）装盒：采用会计档案专用档案盒，盒脊、盒封面项目填写齐全规范（不可手写，需购置（刻）章加盖，红色）。每卷填写备考表，签署完备。 （4）排列和编号：按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开，再按时间顺序编制大流水号。
公司档案管理办法
公司档案管理办法 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
公司档案管理办法一、总则 （一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。 （二）本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）和《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）有关规定，并结合公司实际工作制定。（三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 （四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。 （五）公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 （一）归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料； 2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；
3、以公司资质中标项目的竣工验收资料； 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 （二）公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案： （1）公司章程及企业批准设立文件等； （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等； （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等； （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；（5）公司合同及其他法律事务资料； （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等； （7）公司安全管理资料； （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等； （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等； （10）图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案： （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等； （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单 位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。 11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一 整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、
无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间： 1.照片资料每年三月——六月归档。 2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。 四.整理规则 1 整理原则 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。每一件事分为一组，底片相应和照片一起同时归档。 2.照片的分类 按照《电力工业企业档案分类规则》（0——9大类）为分类原则。即年度—保管期限—问题进行分类，分类方案应保持前后一致，不能随意变动。 3. 照片的排列 应在分类方案的最低一级类目内，按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便于提供利用，照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。 照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 4. 照片的编号 照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式，第一段四位数字表示形成的年份，第二段表示保管期限代码，第三段表示册号，第四段表示流水号，第 2
文书档案整理方法
档案业务知识培训 2013.3
目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位
3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则
什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；
公司档案管理制度细则
《公司档案管理制度细则》 为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。 一、总则 （一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。 （二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。 （三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。 二、档案部门设置及其职责 （一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为： 1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。 2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材 料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。 3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。 4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。 （二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是： 1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工 作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检 查。 2、根据本公司各部门归档围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并 在规定期限向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。 三、档案接收与整理 (一）公司编制文件材料的归档围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个面：
中华人民共和国家标准照片档案管理规范
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范 为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。 1 主题内容和适用范围 本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。 本规范适用于常规照片档案的管理。不适用于专门保管照片的档案馆。 2 引用标准 GB 3792.5 档案著录规则 GB 9705 文书档案案卷格式 JGJ 25 档案馆建筑设计规范 3 名词术语 3.1照片档案 国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。 3.1.1常规照片档案 用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。 3.2芯页 固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。 3.3大照片 凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。
3.4大底片 凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。 4 照片档案的收藏 4.1收藏范围 4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。 4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。 4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。 4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。 4.1.7其他具有保存价值的照片档案。 4.2收集时间 4.2.1归档时间 照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。 4.2.2档案馆接收时间 依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。 在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。 4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。 4.3收集要求 4.3.1底片、照片、说明齐全。 4.3.2底片与照片的影像相符。 5 照片档案的整理
工程公司档案管理规范
工程公司档案治理规定 1 目的 加强档案治理和收集治理工作，确保档案的机密性、完整性和准确性，有效爱护和充分利用档案为都市建设和企业经营进展服务。 2 范围 适用于以文字图表、声像资料、荣誉实物等各种形式构成的公司的科技档案，行政档案，也包括营业执照、资质证书等。 3 定义 3.1 公司档案工作的差不多原则是： 集中治理与分散治理相结合，以集中治理为主，即公司文书档案由行政部集中统一治理；档案(已交档案室的除外)的日常使用保管分不由有关部门治理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 3.2 归档文书包括： 1)公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 2)公司会议原始记录、纪要和决定(包括公布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。 3)公司制订的打算、统计、预决算、工作总结。
4)公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 5)国际国内同行业交流和合作企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 6)公司各部门的发文。 7)其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 8)外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 9)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 10)本公司关于职员劳动、工资、福利方面的文件材料。 11)本公司的科技档案。 4 权责 4.1 公司行政部设立专门的档案工作，受上级档案部门的业务指导、监督和检查，负责治理公司的文书、科技档案，其任务是： 1)收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； 2)积极开展档案的提供利用工作； 3)进行档案鉴定； 4)进行档案统计； 5)保管部分科技档案； 6)认真学习《中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技
档案整理规则
江苏淮阴发电有限公司 文书档案整理规则 1总则 1.1为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》和《江苏省国信集团档案管理办法》，结合公司实际，制定本规则。 1.2 本规则以“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”为指导思想，以计算机管理档案为基础，改革传统的立卷方法，推行文件级整理，对应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理原则、整理要求和整理方法作出基本规定。 1.3 本规则从2004年1月1日起实施。 2 整理原则 2.1 将文件以件为单位进行整理归档。遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 2.2 归档文件应以本单位产生的具有查考价值的文件为主。除针对本单位的批复、指示和在工作中需要贯彻执行的重要依据性文件外，外来普发性文件一般不归档。其它文件可作资料备查。 3整理要求 3. 1归档文件应齐全完整，保管期限划分准确，分类排列有序，编号编目规范。 3.2归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料等应符合档案保护要求。用纸尺寸采用国际标准A4型；纸张较小或已破损的文件应予修整、托裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。 4整理方法 4.1件的确定 一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；收文的文件处理单与收文为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、
函与复函等）；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。 4.2 分类 归档文件采用年度----保管期限分类法。即在同一年度下，将归档文件按永久、长期、短期相对集中装盒。 分年度。将文件按其形成的年度分开。跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。 分期限。将文件按照规定的保管期限分开。凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。 4.3装订 归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；计算机及其网络环境下形成的文件，定稿无需保存的，正本在前，发文稿纸在后。 装订方式采用不锈钢钉在左侧装订，左、下侧对齐。较厚的文件采用“三孔一线”的装订方式。对短期保存及已装订成册不易拆钉的文件，可保持原装订。 4.4排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，将相关文件相对集中，按事由结合时间排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有归档文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，在备考表中加以说明。 4.5编号 归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，一个年度一个保管期限编一个流水号。在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章，填写全宗号、年度、保管期限、件号、总页数等相关内容。其中全宗号先空置；年度填写4位阿拉伯数字；保管期限填写简称永、长、短；件号在分类
档案整理的方法及分类
档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书业务、会计声像、实物电子、科技 邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技） 编写吴金林 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围 （1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理 （2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。 （3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
企业档案整理规范
中华人民共和国档案行业标准 DA／T 42—2009 企业档案工作规范 (国家档案局2009年11月2日发布，2010年1月1日实施) 1 范围 本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。 本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB／T 9705 文书档案案卷格式 GB／T 11821 照片档案管理规范 GB／T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB／T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 GB／T 18894 电子文件归档与管理规范 DA／T 1 档案工作基本术语 DA／T 12 全宗卷规范 DA／T 13 档号编制规则 DA／T 15 磁性载体档案管理与保护规范 DA／T 22 归档文件整理规则 DA/ T 28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 DA/T 31 纸质档案数字化技术规范 DA/T 32 公务电子邮件归档与管理规则 DA/T 43 缩微胶片档案数字化技术规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范 ISO 15489.1 信息与文献一文件管理：通则 IS0 15489.2 信息与文献一文件管理：指南 3 术语和定义 DA／T 1—2000 确立的以及下列术语和定义适用于本标准。 3.1 企业档案 business records 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。 3.2 企业档案工作 business records management 企业履行档案管理职责的行为和活动。 3.3 电子档案 electronic records 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。 3.4 档案信息化 archival informationization 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。 4 档案工作总则
广告公司档案管理规定标准范本
编号：QC/RE-KA6613 广告公司档案管理规定标准范本 In the collective, in order to make all behaviors have rules and regulations, all people abide by the unified norms, so that each group can play the highest role and create the maximum value. （管理规范示范文本） 编订：________________________ 审批：________________________ 工作单位：________________________
广告公司档案管理规定标准范本 使用指南：本管理规范文件适合在集体中为使所有行为都有章可偱，所有人都共同遵守统一的规范，最终创造高效公平公开的的环境，使每个小组发挥的作用最高值与创造的价值最大化。文件可用word 任意修改，可根据自己的情况编辑。 广告传媒公司档案管理规定 (一)公司的档案范围 1、企业行政文书档案：包括法规性文件;各种合同及协议书;会议文件;工作计划、规划和工作总结;有关人员的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册、人事档案等。 2、企业管理档案：包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。
3、企业技术档案：包括技术研究档案、项目方案、样片等。 4、企业会计档案：包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。 5、企业业务档案：包括与客户往来函件(含传真、电子邮件等)、商务报告、业务单据等。 6、企业声像档案：包括照片、录音、录像档案等。 (二)公司档案管理体制 1、公司档案管理机构：办公室统一管理公司各类档案(会计档案除外)。 2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。
档案归档整理流程
文书档案（归档文件）整理流程 第一步：收集文件材料； 第二步：分年度； 第三步：确定归档范围； 第四步：整理单位“件”的确定； 第五步：“件”的装订； 第六步：划分保管期限； 第七步：归档文件的排列； 第八步：盖归档章和编号； 第九步：归档文件的编目； 第十步：装盒、填写备考表与上架。
会计档案整理流程 （会计凭证档案整理流程） 第一步：收集会计凭证档案材料； 第二步：分年度； 第三步：组卷并装订（含包角） 第四步：案卷的排列； 第五步：加盖归档章。在每本凭证封面上方加盖归档章和保管期限章； 第六步：编案卷号。按照分类编号方案编制案卷号，并填入归档章。 第七步：编制案卷目录； 第八步：装盒并上架。
会计档案整理流程 （会计账簿、报表、其它档案整理流程） 第一步：收集会计账簿、报表、其它档案材料； 第二步：分年度。将每类材料按年度分开。 第三步：组卷 1、每本自然形成的表、账、册为一卷； 2、编页码。以每卷为单位，在有效页面上从1开始编写流水号，直至一卷编写结束。 3、填写案卷封面和卷内备考表； 4、装订，以案卷为单位，将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。 第四步：案卷的排列；按总分或保管期限类型相对集中进行排列。 第六步：编案卷号。按照分类编号方案编制案卷号。 第七步：编制案卷目录； 第八步：装盒并上架。
业务档案整理流程 第一步：收集业务资料； 第二步：分业务档案类型； 第三步：分年度； 第四步：确定归档范围； 第五步：划分保管期限； 第六步：编页码。以每卷为单位，在有效页面上从1开始编写流水号，直至一卷编写结束。 第七步：编卷内目录； 第八步：填写案卷封面和备考表； 第九步：装订，以案卷为单位，将案卷封面、档案实体、卷内备考表合在一起进行装订。 第十步：归档上架。
档案整理工作方案
2017年归档文件整理工作方案 年度归档文件整理工作就是档案资政服务的基础,也就是档案管理工作资源建设的核心组成部分,为了更好地做好年度归档文件整理工作,根据《归档文件整理规则》与市档案局相关工作要求,特制定本方案如下: 一、指导思想 按照分工负责、各司其职、各负其责、齐全完整、应归尽归的原则,强化组织领导,加强业务知识学习,严格按照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》的要求,遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管与利用的目的,在规定时间内保质保量完成归档文件整理工作。 二、时间要求 归档文件整理工作从4月1日起——5月27日指导整理结束;7月31日前归档文件目录按标准打印完毕,原生电子文件与电子档案目录报市档案局。 三、工作标准
(一)文件材料的收集工作 文件材料的收集就是归档工作的起点,直接决定归档的质量,务必高度重视,认真负责。只有及时广泛收集,才能保证文件材料的齐全、准确、完整、有效。收集工作与年度评优评先挂钩,档案员务必将本机关的各种红头文件,黑头文件、会议材料、各种会议记录;重大活动资料、工作汇报、简报、专题报告、调研报告;工作计划、总结、小结;规章制度(规定)、干部(职工)登记表、花名册、各类统计报表(组织、人事、工资、业务报表等);协议、合同等收集齐全、完整,确保应归尽归。同时注意收集本机关及行业有保存价值的图书、报刊、资料、声像等,集中移交市档案局。 (二)文件材料的整理工作 1、档案员要按照《归档文件整理规则》与国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围与文书档案保管期限规定》的要求,认真指导各单位归档文件整理工作。 2、对上级业务部门有标准规定的按照行业标准整理。如:电业局(按件整理,划分为永久、长期、短期3个保管期限,按机构分类);邮政局、电信局(按企业分类整理);银行(按机构问题分类整理),各组要按其标准指导她们进行整理。
项目档案归档文件整理规则
沈阳市项目档案归档文件整理规则 、立卷原则 项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 二、立卷方法 一）项目前期文件单独组卷项目前期文件指工程开工以前在立 项、审批、招投标、 勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 二）施工资料单独组卷 指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。 1、竣工图纸编制要求 ①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和 实际施工情况做出完整的竣工图。 ②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。 ③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名 称、日期、编号和条款号。张变更通知单涉及多图的，如
果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应 统一折叠，折成A4 图幅。 ⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。 竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。 ⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处 竣工图章见附件）。 2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报 告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。 三）监理资料单独组卷 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进 行控制的文件。 四）声像档案单独组卷 声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工 程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。 三、卷内文件材料排列 一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷） 1 、立项批复
公司档案管理办法
公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本办法。 第二条公司档案工作的基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作，接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是： （1）搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。 （2）积极开展档案的提供、利用工作。 （3）进行档案鉴定。 （4）进行档案统计。 （5）保管部分科技档案。 （6）认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第四条归档的文书包括： （1）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 （2）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、
机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 （3）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 （4）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 （5）国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 （6）公司各部门的发文。 （7）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 （8）外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求。 （1）归档的文件材料，应按照“自然形成、保持历史联系”的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 （2）在一卷内要按材料或文件形成的时间，系统地排列。 （3）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15 年以上）、短期（15 年以下）三种。 （4）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 （5）全部案卷组成后，要对案卷统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则 一.归档内容： 1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本 系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。 2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照 片。 3.单位组织或参加重要外事活动的照片。 4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会 议形成的照片。 5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、 自然灾害及异常现象的照片。 6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品 的照片。 7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的 重要照片。 8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的 照片。 9.与其他载体有密切联系的照片。 10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工 程主体、内部结构等形式的照片。
11.其他有保存价值的照片。 二.归档要求及归档方式： 1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由 拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。 2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。 3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。 4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。 5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。 6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。 7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。 8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。 三.归档时间：
广西壮族自治区实物档案整理规则
广西壮族自治区实物档案整理规则（试行） 1 范围 本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。 本规则适用于广西各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。 2 定义 本规则采用下列定义 2.1归档实物 立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的，并具有长远保存利用价值的历史记录。 2.2归档实物整理 将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架，使之有 序化的过程。 2.3件 归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。 3 收集 3.1 收集范围 3.1.1本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、 奖牌、匾等。 3.1.2本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。 3.1.3本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。
3.1.4本单位已宣布停止使用的印信（包括旧印章、印模、徽标）。 3.1.5其它有重要保存利用价值的实物。 3.2收集要求 3.2.1归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交，任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。 3.2.2收集的实物没有明确标明主题和时间的，移交单位或个人应在移交时 对实物的主题和时间进行说明。 3.2.3归档的实物应保持整洁、无破损。 3.2.4归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本单位照片档案管理，两者 之间要建立准确、可靠的标识关系。 3.2.5本单位对外交往中赠送给对方的重要实物，也应拍照归档。 3.2.6归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。 3.3收集时间 对具有归档保存价值的实物，单位或个人应及时整理，交档案室归档，一 般不应跨年度。 4 整理 4.1整理原则 实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。 4.2整理要求 4.2.1归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、 赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损，整理归档。 4.2.2每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。
照片档案管理规范
照片档案管理规范 中华人民共和国国家标准 GB/T 11821-???? 照片档案管理规范 (1996年6月修订) 为了加强照片档案管理～建立和健全照片档案管理制度～更好地开发利用照片档案信息资源～服务于社会主义现代化建设～特制定本规范。 1主题内容和适用范围 本规范规定照片档案的收集工作～整理程序和保管条件。 本规范适用于常规照片档案的管理。 2引用标准 下列标准包含的条文～通过在本标准中引用而构成本标准的条文。在标准出版时所示版本均为有效。所有标准都会被修订～使用本标准的各方应探讨、使用下列标准的最新版本的可能性。 GB2808-81全数字式日期表示法 GB3792。5-85 档案著录规则 JGJ125-86档案馆建筑设计规范 GB9705-88文书档案案卷格式 3定义 本标准采用下列定义。 3(1照片档案 国家机构、社会组织及各个在社会活动中直接形成的～有保存价值的以感光材料为载体～为影像为主要反映方式的历史记录。
3(1(1 常规照片档案 用一般照像机和普通胶片～采用可风光使照片感光的照片档案。常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。 3(1(2芯页 固定照片和底片～以及标注说明的纸质载体～是组成照片档案案卷的材料。 3(1(3大照片 凡是不宜用插袋式芯页保存的照片～统称为大照片。 3(1(4大底片 凡是不宜用插袋式芯页的底片～统称为大底片。 4 照片档案的收集 4(1 收集范围 4(1(1 反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 4(1(2 领导人和著名人物参加的重大外事活动的照片档案。 4(1(3 本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。 4(1(4 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。 4(1(5 反映本地区地理条件、市政建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片档案。 4(1(6 与其它载体有密切联系的照片档案。 4(1(7 其它具有保存价值的照片档案。 4(2 收庥归档时间 4(2(1 照片冲洗加工后～由摄影者或承办单位整理并编写说明～及时向档案馆归档～或随其它载体档案一起归档。
档案管理方法
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 档案整理的质量要求 一、档案整理几个概念 (一)档案整理定义： 是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。 （二）档案整理的基本要求： 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。 （三）档案整理的文件范围： 凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。 （四）档案整理的方法： 一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。 1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。 2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。 3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。 4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》 5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围