档案整理规则
归档案文件整理规则
归档案文件整理规则
以下是 6 条关于归档案文件整理规则：
1. 每件文件都要有它的“家”呀！就像你的鞋子都放在鞋柜里一样，把文件分类放好，别乱丢哦！比如合同就放在合同那一类里。
2. 标记要清晰明白呀！这可不能马虎，就像你给你的宝贝玩具贴上专属标签一样，让人一眼能认出它是什么，不然后面找起来得多费劲呀，对吧？比如在文件上清楚写好文件名。
3. 顺序很重要哇！别把文件放得乱七八糟的，得按一定的次序来，就像排队一样整齐，这多清爽呀！比如说按时间顺序排列文件。
4. 定期清理一下嘛！就像你定期打扫房间一样，把那些没用的文件扔掉，别让它们占着地方啦！比如过期的通知文件就该果断舍弃。
5. 保护好文件呀！可别让它们受损了，这可不是开玩笑的，就像保护你最喜欢的书一样，要爱护它们哟！要是重要文件被弄坏了那可糟糕了，对吧？比如用文件夹装好文件。
6. 遵守这些规则能省好多事儿呢！你想想看，当你需要找文件的时候一下子就能找到，那多棒呀！这难道不比到处乱翻强多了？所以要好好执行这些归档案文件整理规则呀！
我的观点结论就是：只要大家认真对待归档案文件整理，按照这些规则来做，一定能让文件整理工作轻松又高效！。
档案工作的整理工作制度
档案工作的整理工作制度一、总则第一条为了加强档案工作的规范化管理，提高档案检索利用效率，确保档案的完整、真实、准确和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《档案工作条例》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条档案整理工作是指对归档的文件材料进行系统的分类、排序、编号、装订、装盒、上架等系列工作，以实现档案的有序化、规范化、标准化管理。
第三条档案整理工作应遵循完整性、真实性、准确性、连续性、可追溯性原则，确保档案资料的完整性和可靠性。
第四条档案整理工作由专门的档案部门或者档案人员负责，其他部门和人员应当给予支持和配合。
第五条档案整理工作应当使用专业的档案管理软件，实现档案的电子化管理。
第六条档案整理工作应当建立和完善相应的档案管理制度，确保档案工作的规范化、科学化、标准化。
二、档案整理第七条档案整理应按照档案的种类、形成时间、形成单位、内容特点等分类原则进行。
第八条档案整理应按照档案的顺序进行，确保档案的连续性和可追溯性。
第九条档案整理应按照档案的编号规则进行，编号应具有唯一性、稳定性、可追溯性。
第十条档案整理应按照档案的装订规则进行，确保档案的耐久性、美观性、易用性。
第十一条档案整理应按照档案的装盒规则进行，确保档案的安全性、保护性、整齐性。
第十二条档案整理应按照档案的上架规则进行，确保档案的有序性、易查找性、安全性。
三、档案保管第十三条档案保管应按照档案的分类、顺序、编号、装订、装盒、上架等整理结果进行，确保档案的有序化管理。
第十四条档案保管应实行分级管理，明确各级管理人员的职责和权限。
第十五条档案保管应实行定期检查制度，及时发现和纠正档案管理中的问题。
第十六条档案保管应实行安全防护措施，确保档案的安全、保密、防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防光、防尘、防震等。
第十七条档案保管应实行电子档案备份制度，确保档案的电子数据安全。
四、档案利用第十八条档案利用应实行查阅制度，明确查阅人员的资格和权限。
档案整理操作指南(3篇)
第1篇一、前言档案整理是档案管理工作中的一项重要内容，它关系到档案的保存、利用和传承。
为了提高档案整理工作的效率和质量，特制定本操作指南，供相关人员参考。
二、档案整理的原则1. 完整性原则：确保档案的完整性，不得遗漏任何一份档案。
2. 系统性原则：按照档案的类别、年代、重要性等进行分类整理。
3. 可靠性原则：确保档案的真实性、准确性和完整性。
4. 保密性原则：对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
5. 简便性原则：方便档案的查找、利用和归档。
三、档案整理的步骤1. 收集档案（1）收集档案时，要按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）对收集到的档案进行初步检查，剔除破损、褪色、霉变等无法保存的档案。
（3）对收集到的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
2. 分类整理（1）根据档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（2）按照分类结果，对档案进行编号、上架。
（3）对分类后的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
3. 立卷（1）将同一类别、同一时期、同一事件的相关档案组成一个卷。
（2）对每个卷进行编号，并填写卷内目录。
（3）对每个卷进行封存，确保档案的安全。
4. 归档（1）将立好的卷按照分类结果进行归档。
（2）对归档的档案进行登记，包括档案名称、编号、数量、来源、时间等信息。
（3）对归档的档案进行定期检查，确保档案的完好。
5. 档案数字化（1）对重要的、具有历史价值的档案进行数字化处理。
（2）按照档案的类别、年代、重要性等进行分类。
（3）对数字化后的档案进行备份，确保数据的安全。
四、档案整理的注意事项1. 严格遵守档案整理的原则，确保档案的完整、准确、可靠。
2. 在整理档案过程中，注意保护档案，避免损坏。
3. 对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。
4. 定期对档案进行清理、归档，确保档案的有序管理。
5. 加强与相关部门的沟通，确保档案整理工作的顺利进行。
档案整理规则说明
档案整理规则说明档案管理是组织和管理信息的重要手段，为了确保档案的有序性和可检索性，制定一套档案整理规则是必要的。
本文将介绍档案整理的规则和步骤，以便读者能够更好地管理和维护自己的档案。
一、档案整理的目的和意义档案整理的目的是为了保证档案的秩序和完整性，方便日后的检索和利用。
通过规范的整理方法，可以提高工作效率，减少重复劳动，避免档案遗失和混乱，为组织的决策提供准确和及时的信息支持。
二、档案整理的原则1. 有序性原则：档案应按照一定的规则和层次进行分类、归档和编目，确保档案的有序性。
2. 完整性原则：档案应包括必要的文件和信息，以便日后的检索和利用。
3. 真实性原则：档案应真实反映事实和过程，不得进行篡改和删除。
4. 保密性原则：档案应按照相关规定进行保密处理，确保信息的安全性。
5. 检索性原则：档案应便于检索和利用，方便用户查阅所需信息。
三、档案整理的步骤1. 档案分类：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，例如按部门、按时间、按文件类型等进行分类。
2. 档案归档：将分类好的档案进行编号、装订或存储，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案编目：对每个档案进行详细的描述和记录，包括档案的题名、作者、日期、关键词等信息，便于后续的检索和利用。
4. 档案存储：将档案存放在指定的位置，防潮、防火、防盗，并确保存储环境的适宜性。
5. 档案调阅：根据需要，及时提供档案调阅服务，确保用户能够方便地获取所需信息。
四、档案整理的工具和方法1. 文件夹和标签：使用文件夹将档案进行分组分类，并在文件夹上贴上相应的标签，便于标识和检索。
2. 电子档案管理系统：利用电子系统对档案进行数字化管理，实现档案的电子化和便捷化。
3. 档案存储设备：选择适当的存储设备，如防火柜、密封盒、光盘等，确保档案的安全性和长久保存。
五、档案整理的注意事项1. 定期清理：定期对档案进行清理，删除无用文件或归档过时文件，保持档案的及时性和有效性。
4 中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则
中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则（国家档案局2000年12月6日发布，自2001年1月1日起施行)1、范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用各级机关、团体和其他社会组织。
2、定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存和各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理并归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
3、整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4、质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5、整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度－－机构（问题）－－保管期限或保管期限－－年度－机构（问题）等方法进行分类。
同一全宗保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
将文件按其形成或承办机构（问题）分类（本项可以视情况予以取舍）。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项5.4.1全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
企业档案整理规则
企业档案整理规则1. 所有档案都得有个固定的“家”呀！就像你回家要有自己的房间一样，企业档案也要分类放置，比如合同放在一起，财务报表放在一起。
你想想，如果档案乱七八糟放，那不是跟找东西时翻得乱七八糟的房间一样嘛，怎么能快速找到想要的呢！例子：每次找合同，就到专门放合同的地方去找，多方便快捷呀。
2. 档案整理要有条理啊，不能瞎整！就好比你整理衣服，要按季节、颜色来整理吧。
对于档案，也要按照一定的顺序和规律来呀。
比如说先按年份排，再在年份里按业务类型分。
你说要是没条理地乱搞，那不就像一团乱麻嘛！例子：把今年的各种档案都按正确的方式整理好，以后想用就容易多啦。
3. 给档案取个清晰明了的名字很重要哦！可不是随便起个名就行的。
这就好像给人取名字，得让人一听就大概知道是谁呀。
档案的名字也要让人一下子就明白里面大概是什么内容。
你说要是名字取得模棱两可，那找的时候不就晕头转向了嘛！例子：把“员工培训资料”这个名字起得具体点，比如“2023 年员工销售培训资料”。
4. 整理档案要及时呀！别拖拖拉拉的。
就跟你吃完饭要马上洗碗一样，不能等碗都堆成山了才去洗吧。
档案产生了就要赶紧整理好，不然越堆越多，最后可就麻烦大了。
你想想，堆成山的档案，多可怕呀！例子：今天的会议记录，今天就整理好，别拖到明天后天。
5. 每个人都要对档案整理负责呀！这可不是一个人的事儿。
就好像接力赛一样，每个人都要跑好自己那一棒。
如果有人不认真对待，那整个档案工作不就乱套啦！你说对不对？例子：大家都用心负责地整理档案，企业的资料才会井井有条嘛。
6. 得定期检查档案是不是都好好的呢！这就像你要定期检查家里的东西有没有损坏一样。
看看有没有丢失的、损坏的档案，要及时修补或采取措施呀。
你想想，要是档案丢了或者坏了，那损失得多惨重呀！例子：每隔一段时间就检查一下档案，确保它们都安然无恙。
我的观点结论就是：企业档案整理规则真的太重要啦，只有认真遵循这些规则，企业的档案管理工作才能做得好，才能更好地服务于企业的发展呀！。
档案整理制度
档案整理制度档案整理是企业管理中不可缺少的一项工作，为了提高档案管理的效率和质量，许多企业都制定了相应的档案整理制度。
一、制度目的档案整理制度的目的在于规范和指导档案整理工作，确保档案的完整、准确、可靠和安全，以满足企业的日常管理和信息查询的需要。
二、制度范围档案整理制度适用于各部门、各岗位的档案整理工作，包括纸质档案和电子档案。
三、基本要求1. 档案整理应按照文件分类的原则进行，明确档案种类和档案编排规则；2. 档案的整理顺序应当按照时间先后、事项顺序或字母顺序进行；3. 档案材料应当配备相应的索引及目录，方便查找和使用；4. 档案的盖章、签名等必须是合法有效的，防止篡改和伪造；5. 档案存放的位置应符合安全、防火和保密要求；6. 档案整理要注意保护个人隐私和商业秘密，禁止私自披露和泄露。
四、工作流程1. 档案登记：对收到的档案进行登记，并分配编号和归档位置；2. 档案分类：按照规定的分类原则，将档案材料按类别归类；3. 档案排序：根据时间先后或字母顺序，对同一类别的档案进行排序；4. 档案编目：为每份档案编写索引和目录，方便后续查询和使用；5. 档案装订：将整理好的档案材料进行装订和封装，确保档案的完整性和安全性；6. 档案存储：将整理好的档案存放到指定的位置，确保易于管理和查找；7. 档案管理：建立档案管理系统，定期检查档案的完整性和可用性，并进行必要的修整和更新。
五、质量控制1. 严格执行档案整理制度，确保工作操作规范和顺利进行；2. 建立档案整理质量检查机制，定期对档案整理工作进行检查；3. 加强对整理人员的培训和学习，提升整理工作的专业水平；4. 及时处理档案整理中的问题和纠纷，确保档案管理的连续性和稳定性。
总之，档案整理制度的制定和执行对于企业的管理、运营和决策都有着重要的意义。
只有通过规范和有效的档案整理工作，才能保证企业的信息管理和决策支持的准确性和可靠性。
专业档案整理规则
专业档案整理规则
1. 哎呀，分类一定要清晰呀！就好比整理衣服，你总不能把冬天的厚棉袄和夏天的短袖放一起吧？整理档案也一样，把不同类别的档案分开，找的时候才方便快捷呀！比如各种合同放一堆，员工信息放一堆。
2. 编号要统一规范呀，这难道还需要强调吗？这就像给每个档案贴上它独特的标签，不能这里用这个编号规则，那里又用另一个，那不乱套啦！你看学校给学生编号都是有统一标准的嘛。
3. 排序可得有讲究呀！别乱七八糟的呀！就像排队一样，得按个顺序来呀，是按时间、字母还是别的，要明确好呀！比如说会议记录就可以按照时间先后排序。
4. 目录要详细呀！难道你不想一下子就找到想要的档案吗？这就好像地图，能指引你快速找到目标呀！像项目资料，把详细的目录列出来多好呀。
5. 存储环境得重视呀，可不能随随便便呀！档案也像人一样，需要一个好的“家”呀！湿度过大或温度过高都会让档案受损呀！比如说珍贵的照片档案就要放在适宜的环境里。
6. 定期检查维护可不能忘呀！这就跟车子要定期保养一样呀！看看档案有没有损坏、缺失，及时修补完善呀！像那些经常用的档案更要多留意呀。
7. 安全问题不能马虎呀！千万不能让档案随便被人看到呀！这就好像你的秘密，得好好保护呀！可以设置一些权限呀。
8. 团队协作很重要呀！一个人整理档案多累呀，大家一起分工合作多高效呀！像在公司里，各部门一起把档案整理好，多棒呀！
总之，专业档案整理规则真的太重要啦！一定要认真对待，这样才能让档案发挥最大的作用呀！。
档案整理装订规则
档案整理装订规则档案整理装订规则是指对档案进行整理和装订时需要遵守的一系列规章制度。
档案整理和装订是保护档案完整性和保存性的基础工作，正确的整理和装订可以确保档案的长期保存和有效利用。
以下是档案整理装订规则的主要内容：1.文件分类：根据文件的性质、用途和形式将文件进行分类，便于查找和归档。
常见的分类方式有按机关部门分类、按主题分类、按时间分类等。
2.文号标注：将文件的文号标注在文件上，以便于追踪查找。
文号应该清晰、准确，并且使用统一的格式。
3.文件编目：对每个文件进行编目，编制文件目录。
目录应包括文件标题、日期、文号等重要信息，可以使用表格、电子文档等形式进行编制。
4.文件排序：将文件按照一定的顺序进行排序，如按时间排序、按字母顺序排序等。
排序的目的是方便查找和管理文件。
5.文件装订：将同一类文件进行装订，以保证文件的完整性和保存性。
装订时应注意使用统一的装订材料和规格，如胶装、订书钉等。
6.装订标识：在每个文件袋或文件夹上标注清晰的标识，包括单位名称、文件标题、日期等。
标识应使用耐久性好的材料，以保证长期使用。
7.档案盒：将装订好的文件放入档案盒中进行存放。
档案盒应选择质量好、耐用性强的材料，同时应标明档案的类别、份数和时间等信息。
8.档案柜：将档案盒放入档案柜中进行存放。
档案柜应具备防潮、防火、防虫等功能，并且应有合适的通风设施和防盗措施。
10.档案借阅：对需要借阅的档案进行登记，并制定相关借阅规定。
借阅档案应在记录本上填写借阅人、档案名称、借阅日期等信息，并在档案上标明借阅记录。
11.档案销毁：对已经失去管理和利用价值的档案按照规定的程序进行销毁。
销毁档案时应编制销毁清单，并进行审批和监督。
档案整理装订规则是档案工作的基础工作，对于提高档案管理水平和保护档案的完整性和保存性具有重要的意义。
在实践中，各个单位可以根据自身实际情况和要求对档案整理装订规则进行适当的调整和完善，以确保档案工作的顺利进行。
档案整理规则及方法
档案整理规则及方法随着社会的发展和技术的进步，越来越多的档案被数字化，但仍然有很多实体档案需要整理和管理。
如果没有一个规范的管理系统和方法，它们将难以分类、检索和使用，这可能会对个人或组织的运营产生负面影响。
因此，本文将介绍一些档案整理的规则和方法，以帮助您更有效地管理档案。
规则1.建立档案分类系统要有效地整理档案，首先需要建立一个分类系统。
这个系统可以按时间、主题、分类、重要性等标准进行分类，但它应该与您的需求相关，并易于使用和维护。
2.根据分类将档案编号在分类之后，您需要给每个档案分配一个独特的编号。
这对于快速检索和万一档案被误放或丢失时进行跟踪非常重要。
您可以使用数字、字母或数字和字母组合进行编号，但要确保编号不会重复。
3.标段和标签在分配编号之后，您可以考虑在每个档案上添加标签。
这些标签可以标明文件的主题、作者、日期、收件人等。
标签有助于快速浏览和搜索档案。
4.按照“5S”规则整理您可以使用5S规则对档案进行整理：•分类 (Seiri)•排序 (Seiton)•簡潔 (Seiso)•整頓 (Seiketsu)•紀律 (Shitsuke)这将确保您可以轻松地找到需要的文件。
5.报废不必要的档案一些档案可能已经过时或无关紧要。
您可以定期审查并报废掉这些文件，这样可以减少存储空间，并使您更专注于重要的文件。
方法1.使用标准文件夹和文件名称使用标准文件夹和文件名称有助于统一您的档案。
您可以使用与分类系统相同的命名约定来对文件夹和文件进行命名，从而使分类变得更加统一。
2.每天定期清理桌面每天定期清理桌面并把文档放到正确的文件夹中有助于组织您的档案。
您可以将/tmp文件夹设置为自动清理，这将确保您的系统不会因不必要的文件而变得拥挤。
3.组织电子邮件电子邮件可能是您档案的一部分。
您可以使用文件夹和标签来组织电子邮件，并将其保存到适当的文件夹中。
4.使用云存储使用云存储可以减少实体档案的数量，并使文件更容易访问。
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江苏淮阴发电有限公司
文书档案整理规则
1总则
1.1为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》和《江苏省国信集团档案管理办法》，结合公司实际，制定本规则。
1.2 本规则以“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”为指导思想，以计算机管理档案为基础，改革传统的立卷方法，推行文件级整理，对应作为文书档案保存的各种纸质文件材料的整理原则、整理要求和整理方法作出基本规定。
1.3 本规则从2004年1月1日起实施。
2 整理原则
2.1 将文件以件为单位进行整理归档。
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
2.2 归档文件应以本单位产生的具有查考价值的文件为主。
除针对本单位的批复、指示和在工作中需要贯彻执行的重要依据性文件外，外来普发性文件一般不归档。
其它文件可作资料备查。
3整理要求
3. 1归档文件应齐全完整，保管期限划分准确，分类排列有序，编号编目规范。
3.2归档文件所使用的纸张、书写材料、装订材料等应符合档案保护要求。
用纸尺寸采用国际标准A4型；纸张较小或已破损的文件应予修整、托裱，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。
4整理方法
4.1件的确定
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；收文的文件处理单与收文为一件；来文与复文各为一件（包括请示与批复、报告与批示、
函与复函等）；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。
4.2 分类
归档文件采用年度----保管期限分类法。
即在同一年度下，将归档文件按永久、长期、短期相对集中装盒。
分年度。
将文件按其形成的年度分开。
跨年度时，一般应以文件签发日期（即落款日期）为准。
跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度办理的文件归入办结年。
分期限。
将文件按照规定的保管期限分开。
凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。
凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。
4.3装订
归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；计算机及其网络环境下形成的文件，定稿无需保存的，正本在前，发文稿纸在后。
装订方式采用不锈钢钉在左侧装订，左、下侧对齐。
较厚的文件采用“三孔一线”的装订方式。
对短期保存及已装订成册不易拆钉的文件，可保持原装订。
4.4排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，将相关文件相对集中，按事由结合时间排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、期限的所有归档文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件，在备考表中加以说明。
4.5编号
归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，一个年度一个保管期限编一个流水号。
在文件首页上端居中的空白位置加盖归档章，填写全宗号、年度、保管期限、件号、总页数等相关内容。
其中全宗号先空置；年度填写4位阿拉伯数字；保管期限填写简称永、长、短；件号在分类
方案的最低一级类目内，按文件的排列顺序从“1”开始标注（室编件号）；总页数填写每件文件中有图文的页面的总数。
归档章格式见图A1。
归档章采用红色印泥，填写项目的字迹材料应耐久。
4.6 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，生成相应的机读目录，打印装订成册并编制封面。
归档文件目录一年装订成一本，亦可每年区分保管期限装订成三本。
归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份（一次写光盘），一般一式两份。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（见图A2）。
件号填写室编件号；责任者填写发文机关或署名者（署名者应注明行政职务）；文号填写文件的发文字号；题名填写文件标题，如重拟标题，外加“[ ]”号；日期填写文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20030101；页数填写每件文件的总页数；备注填写注释文件需说明的情况。
归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等必备项（见图A3）。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写全称或规范化简称。
4.7装盒
将归档文件按年度、保管期限依件号顺序装入档案盒，放入备考表，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
档案盒封面应标明全宗名称，在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。
其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接；盒号用铅笔填写档案盒的排列序号。
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内情况说明、整理人、检查人和日期。
盒内文件情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人填写负责整理本盒归档文件的人员姓名；检查人填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名；日期填写归档文件整理完毕的日期。
5排架
归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与分类方案一致，即每年形成的档案按永久、长期、短期顺序依次上架。
2004.04.15。