文件整理方法
办公室文件整理技巧
办公室文件整理技巧
办公室文件整理是提高工作效率、减少工作压力的重要工作。
以下是一些办公室文件整理的技巧:
1. 分类整理:将文件按照主题、类型、日期等分类整理,方便查找和归档。
可以使用文件夹、标签、颜色等方法进行分类。
2. 及时清理:定期清理过时、无用的文件,避免文件过多、杂乱无章。
3. 编号标识:对文件进行编号标识,方便查找和归档,同时也可以避免文件重复。
4. 文件规范:文件命名规范、字体、字号、行距等要保持一致,避免文件混乱。
5. 文件存储:文件存储要有规范,可以使用文件夹、云存储等方式进行存储,避免文件丢失或损坏。
6. 文件备份:定期进行文件备份,防止文件丢失或损坏。
7. 文件销毁:对已不再需要的文件进行销毁,避免占用空间和资源。
8. 文件共享:对于需要多个部门或人使用的文件,可以使用共享文件夹或在线共享平台进行共享。
9. 定期盘点:定期进行文件盘点,确保文件数量、状态、位置等准确无误。
10. 文件管理软件:使用文件管理软件进行文件整理和管理,可以提高效率、减少错误。
以上是一些办公室文件整理的技巧,根据实际情况可以选择适合的技巧进行文件整理。
整理文件的方法
整理文件的方法
整理文件是一项非常重要的工作，它可以帮助我们更好地管理和利用自己的资料。
以下是整理文件的方法：
1. 建立一个文件夹系统：首先，我们需要建立一个清晰明了的文件夹系统。
可以根据不同的主题和类别来命名文件夹，并将相关的文档放入相应的文件夹中。
2. 命名规范：为了方便查找和识别，我们需要为每个文档命名。
命名时应该尽量简洁明了，避免使用过长或者含糊不清的名称。
3. 删除冗余文件：在整理过程中，我们还需要删除那些已经过时或者无用的文档。
这样可以减少存储空间，并且节省时间。
4. 保持更新：在日常使用中，我们需要及时更新和维护已有的文档。
对于那些已经过时或者不再需要的文档，应该及时删除或者归档。
5. 使用标签和分类工具：除了建立文件夹系统外，我们还可以使用标签和分类工具来更好地管理自己的资料。
这样可以快速定位到所需文档，并且提高工作效率。
6. 定期备份：最后，在整理完毕后，我们还需要定期备份自己的文档。
这样可以避免因为意外情况导致的数据丢失，保证自己的资料安全。
在整理文件时，我们需要耐心和细心，尽可能地将所有文档都整理好。
只有这样，我们才能更好地利用自己的资料，并且提高工作效率。
快速整理文件的小窍门让办公更有序
快速整理文件的小窍门让办公更有序在日常办公过程中，文件的整理和管理是非常重要的一项任务。
一个整齐有序的文件系统可以提高工作效率、减少找寻时间，让工作更加高效。
本文将介绍一些快速整理文件的小窍门，帮助您更好地管理和控制您的办公文件。
一、分类归档首先，在整理文件之前，我们需要对文件进行分类归档。
根据文件的性质和用途，创建几个主要的文件夹来分门别类地存放文件。
例如，可以创建一个客户文件夹，一个会议文件夹，一个财务文件夹等等。
将相关的文件放置在相应的文件夹下，有助于快速定位和检索文件。
二、文件标签在文件分类的基础上，我们可以进一步使用文件标签来对文件进行细分。
为每个文件夹创建不同颜色的标签，代表不同的子类别。
比如，在客户文件夹中，可以使用红色标签表示重要客户，绿色标签表示潜在客户等。
这样做可以让您在查找文件时更加直观和快捷。
三、数字化存储纸质文件虽然有一定的历史和传统意义，但是占据了大量的办公空间并且容易丢失。
因此，将文件数字化存储是一个更加有效和安全的方式。
通过使用扫描仪或相机，将纸质文件转换成电子文档，并创建一个电子文件夹来存放这些文件。
不仅可以减少文件堆积和整理的工作量，还能在需要时方便地进行共享和查找。
四、文件命名规范为了方便文件查找和管理，我们需要制定一套文件命名规范。
文件名应该简明扼要，能够清楚表达文件的内容和用途。
可以根据日期、项目名称、文件类型等因素来命名。
例如，将文件命名为“2021-09-30项目A 报告.docx”。
这样的命名方式可以让您一目了然地知道文件的相关信息。
五、定期整理文件整理并非一劳永逸，需要定期进行维护和整顿。
建议每周或每月安排一定的时间来清理和更新文件。
删除不再需要的文件，将新的文件归档到相应的文件夹中，保持文件系统的清晰和有序。
及时整理文件可以减少混乱和堆积，使办公环境更加整洁。
六、使用专业软件除了上述的方法外，您还可以考虑使用专业的文件管理软件来帮助整理文件。
这些软件可以提供更多的功能和选项，如全文搜索、智能分类、文件密级等。
电脑文件整理比较好的归类方法
电脑文件整理比较好的归类方法电脑文件整理是日常工作和生活中非常重要的一项任务。
一个整齐有序的文件分类系统可以极大地提高工作效率和生活品质。
然而，由于文件种类繁多、数量庞大，要想整理得当并非易事。
因此，本文将介绍一些比较好的文件归类方法，供大家参考。
一、按文件类型归类按文件类型归类是文件整理的最基本方法。
将文档、图片、视频、音频等不同类型的文件分别整理出来，可以让用户更容易根据需求找到所需要的文件，并且在进行备份和归档时也更为便捷。
1.1文档类文件文档类文件包括Word、Excel、PPT等各类办公文件，可以按照具体文件的用途进行分类，比如工作文件、学习文件、个人文件等。
在进行文件整理时，可以在文件名前面添加描述性的标签，以便快速定位。
比如，工作文件可以添加年份和项目名称，学习文件可以添加科目和章节。
1.2图片类文件图片类文件可以按照拍摄时间、地点、主题等多种方式进行分类。
比如，可以将旅行照片按照具体的旅行地点进行分类，家庭照片可以按照年份进行分类，这样就可以更方便地找到所需的照片，也更容易进行备份和存档。
1.3视频类文件视频类文件可以按照视频内容、拍摄时间、文件格式等进行分类。
比如，可以将电影、电视剧、微电影等不同类型的视频文件进行分类管理，也可以将拍摄时间较近的视频文件进行分组，这样可以更轻松地管理和查找视频文件。
1.4音频类文件音频类文件可以按照音乐、录音、广播等不同类型进行分类。
比如，可以将不同流派的音乐进行分类管理，可以将录音文件按照具体用途进行分类，这样可以更便捷地找到所需的音频文件。
二、按主题归类按主题归类是文件整理的另一种常见方法。
用户可以根据文件的具体内容和用途，将文件进行分类整理，以便更快速地找到所需文件。
2.1工作文件工作文件是大多数人在电脑中存储最多的文件类型之一。
按照工作的不同内容和项目将文件进行分类整理可以有效提高工作效率。
比如，可以创建一个“项目文件”文件夹，再根据项目名称进行细分，再在项目文件夹中按照资料、文档、表格等分类整理文件。
电脑文件整理比较好的归类方法
电脑文件整理比较好的归类方法电脑文件整理是每个人在日常工作和生活中都会面临的问题。
随着使用电脑的时间越来越长，文件数量也越来越多，文件整理变得越发重要。
一个好的文件整理方法可以大大提高工作效率，同时也可以让电脑更加清爽整洁。
下面将分享几种比较好的电脑文件归类方法，希望能够帮助大家更好地整理自己的电脑文件。
一、按照文件类型归类一种比较常见的文件整理方法是按照文件的类型进行归类。
这种方法将不同类型的文件放在不同的文件夹内，比如把文档文件放在一个文件夹里，把图片文件放在另一个文件夹里，把音频文件放在另一个文件夹里，把视频文件放在另一个文件夹里，以此类推。
这样整理可以让你更加清晰地知道哪些文件应该放在哪里，避免了文件混乱的情况。
在按照文件类型归类时，可以根据个人需要再进一步细分。
比如在文档文件夹里可以再建立子文件夹，分别存放工作文档、学习文档、个人文档等；在图片文件夹里可以根据拍摄时间或者主题再进行分类；在视频文件夹里可以按照电影、电视剧、自制视频等进行分类。
这样进一步的细分可以更加方便地找到需要的文件。
二、按照项目归类另一种文件整理的方法是按照项目进行归类。
这种方法适用于那些需要同时处理多个项目的人士，比如项目经理、设计师、策划人等。
每个项目都需要有一个独立的文件夹，里面包括了与该项目相关的所有文件。
这样可以让你更加方便地找到每个项目的文件，同时也可以减少不同项目文件之间的混乱。
在按照项目归类时，可以在项目文件夹里建立子文件夹，分别存放不同的文件类型。
比如在一个项目文件夹中可以再建立文档、图片、音频、视频等子文件夹，以方便文件的管理和查找。
三、按照时间归类按照时间进行文件整理也是一种常见的方法。
这种方法适用于那些需要根据时间来回顾文件的人士，比如新闻记者、摄影师、生活记录者等。
每天或者每周都建立一个独立的文件夹，把当天或者当周的所有文件都放在其中。
这样可以轻松地按照时间查询需要的文件，也方便了对文件的整体回顾。
文件整理技巧
文件整理技巧在现代社会中，文件整理是一项非常重要的技能。
无论是在工作中还是在生活中，我们都需要处理大量的文件和资料。
如果没有一个良好的文件整理系统，我们很容易会陷入混乱和无法管理的状态。
因此，学会文件整理技巧是非常必要的。
下面是一些文件整理技巧，可以帮助你更好地管理你的文件和资料。
1. 建立一个文件夹系统建立一个文件夹系统是文件整理的基础。
你可以根据不同的主题或类别来创建文件夹，例如工作、家庭、财务、健康等。
在每个文件夹中，你可以再创建子文件夹，以更好地组织你的文件。
2. 给文件命名给文件命名是非常重要的。
一个好的文件名可以让你更快地找到你需要的文件。
当你给文件命名时，最好使用简短、明确的名称，并在文件名中包含关键词。
例如，如果你正在创建一个工作文件夹，你可以将文件命名为“报告-2021年第一季度销售数据”。
3. 使用标签和颜色标签和颜色可以帮助你更好地分类和识别文件。
你可以使用不同的颜色来表示不同的主题或类别，例如红色表示紧急文件，绿色表示重要文件。
你也可以使用标签来标记文件的状态，例如已完成、待处理、已归档等。
4. 删除不必要的文件删除不必要的文件可以帮助你减少文件数量，使你的文件夹更加整洁。
在删除文件之前，你可以先考虑一下这个文件是否有用。
如果这个文件已经过时或者你已经有了更好的版本，那么你可以将其删除。
5. 定期备份文件定期备份文件可以保护你的文件免受数据丢失的风险。
你可以将文件备份到云端或外部硬盘中。
在备份文件时，最好将文件按照类别或主题进行分类，以便更好地管理备份文件。
6. 使用文件整理工具如果你有大量的文件需要整理，那么使用文件整理工具可以帮助你更快地完成整理工作。
有很多文件整理工具可以帮助你自动整理文件，例如Hazel、DropIt、File Juggler等。
7. 建立一个文件整理习惯建立一个文件整理习惯可以帮助你更好地管理你的文件。
你可以每天或每周花一些时间来整理你的文件夹，删除不必要的文件，备份重要文件。
文件资料整理方法
文件资料整理方法文件资料整理对于法律工作者来说是一项非常重要的工作。
良好的文件资料整理方法可以提高工作效率，保证文件的安全性和可检索性。
下面将介绍几种常用的文件资料整理方法。
1. 文件分类整理法文件分类整理法是最基本也是最常用的文件整理方法。
它将文件按照不同的类别进行分类，以便于快速定位和检索。
具体操作可以按照以下步骤进行：1.1 确定分类标准：根据工作需要，将文件分为不同的类别，如案件文件、合同文件、文件备份等。
1.2 赋予标识：为每个文件夹或文件夹中的文件赋予明确的标识，如编号、日期、名称等，以便于查找和管理。
1.3 分类整理：根据分类标准，将文件放入对应的文件夹中，保持文件夹内的文件有序。
2. 电子化整理法随着科技的发展，电子化整理法成为了越来越受欢迎的文件整理方法。
通过将文件电子化，可以节省大量的纸张和物理空间，同时方便文件的传输和存储。
以下是电子化整理法的主要步骤：2.1 扫描文件：使用扫描仪将纸质文件转化为电子文件，并保存在计算机或云存储设备中。
2.2 命名和分类：为每个电子文件命名，并根据需要进行分类，以便快速检索和管理。
2.3 数据备份：定期将电子文件备份到可靠的存储介质中，以确保文件的安全性和可恢复性。
3. 时间顺序整理法时间顺序整理法适用于需要按照时间顺序查看文件的情况。
这种整理方法可以帮助律师快速了解一个案件或事件的发展历程。
具体步骤如下：3.1 确定时间范围：确定需要整理的文件的时间范围，如按年、按月、按周、按日等。
3.2 日期标注：为每个文件或文件夹标注清晰的日期，以便于按照时间顺序排列。
3.3 整理归档：根据日期顺序，将文件依次整理和归档，方便后续的查阅和回顾。
4. 关键词标记整理法关键词标记整理法适用于需要根据关键词搜索和筛选文件的情况。
这种方法可以快速定位相关文件，提高工作效率。
以下是关键词标记整理法的步骤：4.1 确定关键词：根据工作需求，确定需要标记的关键词，如案件名称、当事人姓名、法律条款等。
电脑文件整理比较好的归类方法
电脑文件整理比较好的归类方法电脑文件整理是对我们日常工作和生活中积累的电子文件进行归类和整理，以便更高效地管理和查找文件。
合理的文件归类方法可以让我们快速找到需要的文件，并且避免文件丢失和混乱。
下面是一些比较好的电脑文件整理归类方法。
1.根据文件类型归类：将文件按照其类型进行归类，如文档、图片、音频、视频、压缩包、软件安装文件等。
创建一个主文件夹，将不同类型的文件放在不同的子文件夹中，以便更容易找到特定类型的文件。
2.根据项目或任务归类：将文件按照不同的项目或任务进行归类。
在文件夹中创建一个主文件夹，以项目或任务的名称命名，然后在其下创建子文件夹，将相关文件放入相应的子文件夹中。
这样可以将相关文件聚集在一起，方便管理和查找。
3.根据时间归类：将文件按照时间进行归类，可以选择按照年份、月份或具体的日期进行归类。
这样可以轻松找到特定时间段内创建或修改的文件。
可以在文件名中包含日期信息，或者创建以日期命名的文件夹，将该日期范围内的文件放在相应的文件夹中。
4.使用标签或关键字归类：对于一些无法通过文件类型、项目或时间进行归类的文件，可以使用标签或关键字进行归类。
可以在文件名中加入相关的标签或关键字，或者创建一个标签文件夹，将标签相关的文件放入其中。
通过标签或关键字可以在文件搜索时更快地找到特定的文件。
5.建立备份和归档文件夹：为了确保文件的安全性和整理性，可以创建备份和归档文件夹。
备份文件夹用于存放重要文件的备份，以防文件意外丢失或损坏。
归档文件夹用于存放不再经常使用但又不愿意删除的文件，如旧年度的文件等。
通过将备份和归档文件单独存放，可以保持日常文件夹的整洁和快速查找。
6.命名规范化：对于文件的命名，可以采用统一的规范，以便更好地识别和查找文件。
可以在文件名中包含相关信息，如日期、项目名称、版本号等。
通过规范的文件命名，可以减少文件重名和混淆的问题，并提高文件的可读性和可管理性。
7.定期清理和整理：定期清理和整理电脑文件是保持文件整洁有序的重要步骤。
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归档文件整理方法今天讲的归档整理方法主要针对机关、事业单位，企业和科技事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理这四类归档文件材料的整理工作，可参照执行。
第一节归档文件整理工作概述归档文件整理工作是档案工作的重要组成部分。
各单位档案部门把办理完毕的具有参考利用价值的文件进行系统化整理编目后，才算完成了文件处理工作。
归档文件移交单位档案室后，文件便由发挥现行效用转入备查参考，从现行文件运转过程转入档案管理阶段。
一、归档文件归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
二、归档文件整理归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
三、归档文件整理原则归档文件整理原则就是遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
四、归档文件整理方法目前，我国推行的归档文件整理方法有两种。
即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。
今天，我们主要讲文件级整理方法。
大家都知道，在用传统方法立卷时，“卷”是文件整理和保管的最小单位。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
1、一般情况下每份（单份）文件为一件。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。
如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一件。
9、会议文件。
一次会议形成几份文件，就是几件，即一份文件为一件。
10、干部职工调动介绍信、存根，以一人为一件。
11、干部任免、录聘、调资、离退休、津贴补助等材料。
如果一人一表或一文的，以一个人的一套材料为一件；若以若干人为一表或一文的，以一起上报审批的这几个人的一套材料为一件。
12、文件的中文与外文为一件；文件的汉文本与少数民族文本为一件。
第二节文件级整理程序文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。
一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。
收集文件区分归档范围分年度分级别分类别分保管期限修整文件装订排列文件装盒编制归档文件目录文件编号一、收集文件收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。
（一）收集文件的意义收集文件是归档整理工作的首要程序。
整理工作的对象是文件材料，应归档文件材料能否收集齐全、完整，直接影响着整理工作的开展，所以说它是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。
（二）收集工作的法律依据《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
《郑州市档案管理规定》第十五条、第十六条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织的工作人员在公务活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像制品等均属档案材料”。
“凡属归档范围的档案材料，必须由本单位档案机构或档案人员实行集中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
（三）收集工作的原则齐全完整，是收集工作的基本原则。
齐全是对整体而言，把本机关制发的和外来的文件材料全部收集起来，谓之齐全。
完整是对个体而言，把一份文件的正件与附件，印件与底稿等，不缺件，不少页地都收集起来，谓之完整。
1、全面收集即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。
2、重点收集从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机构等是收集的重点。
从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、机要收发人员，内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。
从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。
3、帐外文件的收集“帐外文件”，指未经发文登记和打印、编号的文件。
（1）本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料，尤其是本机关领导在会议上的讲话、发言以会议上印发本单位的典型材料。
（2）代上级机关拟稿并被采用的文件定稿和印本。
（3）上级机关批转、转发本机关的文件。
（4）国家、省、市和上级机关领导视察、检查本机关、本系统工作时的指示、讲话、题词和声像等材料。
（5）本机关召开的党代会、职代会、团代会、党组（党委、总支、支部）会、行政领导（如局长）办公会、工作会议、专业会议等形成的会议记录、纪要、简报、领导人讲话稿等文件材料。
以及领导班子民主生活会报告（一年两次）（6）本机关各种基础数字统计报表和分析材料。
a党员统计年报表b团员统计年报表c干部统计年报表d离（退）休干部统计年报表e公务员统计年报表f机构编制、人事年报表g党政人才资源统计年报表h国有事业单位管理人才、专业技术人才统计年报表i党内统计年报表j工资统计年报表k劳动情况统计年报表l保险福利费用构成情况年报表m国有资产统计年报表n财务决算报表0各类业务综合或单项统计报表p纪检监察案件统计报表q审计结论。
（7）领导干部个人重大事项的情况报告（一年两次）。
（8）领导干部个人收入申报的情况报告（一年两次）。
（9）本机关目标管理、文明建设、廉政建设、纪检监察、综合治理、计划生育等工作以及突发事件、重大活动中形成的文件材料。
（10）本机关各级党组织在工作活动中形成的文件材料。
（11）本机关干部、职工定级、晋级、任免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员、干部、职工名册。
（如干部职工考核等次汇总表、工资变动审批表、工人技术等级考核审批表、工资发放明细表等）（12）本机关制订的规章制度、管理办法、规定、工作条例、岗位职责等。
（13）本单位财产、档案交接凭证。
（14）本机关编印的简报、出版物定稿、样本。
包括机构沿革、大事记、年鉴、组织史、志书等。
（15）本机关请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复。
（16）本机关与外机关签订的各种合同、协议书等。
（17）本机关检查下级单位的工作、调查研究时形成的文字材料。
（18）新闻媒体（报社、电台、电视台、杂志社）报道、转载本机关工作活动的文章、图片、采播通知单等。
（19）本单位领导班子及成员的述职报告。
（20）政府部门在采购过程中所形成的报告、标书、合同等。
①用户申请报告、项目要求、设计方案等反映采购要求的文件；②招标通知、竞标登记、竞标单位的标书、竞标会议议程、专家名单、专家意见、竞标结果，采购合同记载竞标和采购合同鉴定过程的文件材料；③合同变更、设计更改、验收意见，合同执行报告、争议处理等记载合同管理执行情况的文件材料。
4、检查已归档文件材料的质量（1）收文的正件与附件是否齐全完整。
（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。
（3）发文的定稿与印件是否齐全完整。
计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭证性，确实发挥文件的法定效用。
（4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。
（5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。
如不完整，可依照下列方法处理。
对有批复缺请示的处理。
一般讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询。
一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。
对有请示缺批复的处理。
①有批复但未归档。
一是有关申请添臵固定资产、调拔经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔、添臵手续；办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提供批复复印件与会计凭证一并归档。
二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回后留存。
对此应要回原件归档。
②电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办理，即成事实。
此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。
③直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。
④一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。
⑤未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。
如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。
二、区分归档范围区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。
（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
（二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。
1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。
但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。
如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。
2、上级业务主管机关召开的专业会议文件、由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。