档案数字化技术规范
档案数字化技术规范
档案数字化技术规范1 适用范围为统一集团公司纸质、照片、音频、视频档案数字化的主要技术要求，推动档案现代化和数字档案馆的建设，特制定本规范。
本规范适用于各单位档案的数字化处理及数字化成果的管理。
2 总则2.1 基本原则2.1.1 同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。
2.1.2 采用先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移。
2.1.3 采取有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。
2.1.4 确保档案实体与数字化成果间的有机联系。
2.2 过程管理要求2.2.1制定档案数字化的总体方案、技术路线与工作方法，确保档案数字化工作标准化、规范化和流程化。
2.2.2档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、档案扫描（转换）、数据处理、数据存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。
2.2.3建立档案数字化各环节的安全保密机制和工作制度，确保档案数字化工作的安全与高效。
2.2.4档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。
2.3 数据挂接2.3.1档案数字化转换过程中形成的图像、音频、视频数据，经质量验收合格后，加载到档案数据库服务器。
通过编制的程序或借助相应的软件，实现档案数据库条目与相关联的数字图像、音频、视频批量的快速挂接。
2.3.2认真填写档案数字化挂接检查情况登记表单，记录数据关联后的页（张、盘）数，核对每一份文件关联后的页（张、盘）数与档案整理、扫描（转换）时填写的页（张、盘）数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
2.4 数据验收2.4.1 图像、音频、视频数据验收以一个全宗或多个目录为单位，随机抽查5%的档案条目数据对应的图像、音频、视频数据。
图像、音频、视频应符合本规范中所规定的分辨率、采样频率、数码率、文件格式及色彩模式。
图像、音频、视频文件的命名必须与条目数据题名相一致。
纸质档案数字化技术规范
纸质档案数字化技术规范根据国家档案局2005年4月30日发布的《纸质档案数字化技术规范》，制定本局纸质档案数字化技术规范。
特对图像扫描、图像处理、图像存储作如下说明。
一、图像扫描1、扫描方式a、根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。
大幅面档案可采用专用数码平台进行扫描或者采用图像拼接方式处理。
同一页面有两个以上文件，需分别扫描。
b、纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
2、扫描色彩模式、分辨率及扫描格式扫描色彩模式、分辨率及扫描格式的选择见下表：彩色档案举例：带红头的文书档案。
对清晰度有较高要求的图纸可适当提高分辨率。
二、图像处理图像处理以无限还原档案原貌为标准，注意图像偏斜度、清晰度、失真度、排列顺序等等。
三、图像存储1、图像存储格式黑白原稿：*.tiff；彩色档案、图纸：*.pdf, jpg文件需通过pdf转换器来转换成pdf文件。
转换器可以网上下载。
2、图像文件的命名命名原则：以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号。
通过档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
a、命名格式（一）对立卷改革之前的纸质文书档案进行扫描，其图像文件命名格式由全宗号、目录号、案卷号、顺序号所组成，各字段间用“-”连接，即以xxx-xxx-xxxx-xxxx.tiff（或pdf）表示，数据结构见下表：b、命名格式（二）立卷改革后形成的纸质文书档案的扫描，其图像文件命名由全宗号、年度、保管期限、档案室编件号等四部分组成，各字段间用“-”连接，即以xxx-xxxx-xxxx-xxxx.tiff （或pdf）表示，数据结构见下表：全宗号用三位代码标识，用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
如“002”表示2号全宗。
年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2002”表示2002年。
河南档案馆纸质档案数字化技术规范
河南省档案馆纸质档案数字化技术规范1 范围本标准规定了河南省档案馆纸质档案数字化的主要技术要求。
本标准适用于河南省档案馆采用扫描设备对纸质档案数字化加工处理及数字化成果的管理，适用于省直向省档案馆移交纸质档案数字化成果的单位。
各市、县级综合档案馆参照执行。
2 规范性引用文件本规范根据中华人民共和国档案行业标准DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》，结合河南省档案馆纸质档案数字化工作实际情况制定。
3 术语和定义GB/T 20530—2006、DA/T 1-2000、DA/T 18-1999界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1 数字化 digitization利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2 数字图像 digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
3.3 纸质档案数字化 digitization of paper-based records采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
3.4 分辨率 resolution单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
4 总则4.1 河南省档案馆根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。
制定数字化规划与年度计划，有目标有计划地开展数字化工作。
4.2 纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案出库、数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案归还入库，具体流程见附录A。
4.3 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。
纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。
纸质档案数字化规范
纸质档案数字化规范纸质档案数字化规范是指将纸质档案通过扫描、录入等技术手段转换成电子形式的一种操作规范。
纸质档案数字化的目的是提高档案管理的效率和便捷性，降低档案的保存成本，并便于档案的检索和共享。
下面是纸质档案数字化的规范要点：1. 核查和整理在数字化过程之前，必须对纸质档案进行核查和整理。
首先，核查档案是否完整，并将缺失或损坏的档案进行补充或修复。
其次，将档案按照分类、时序等原则进行整理，确保顺序和清晰度。
2. 扫描和录入将整理好的纸质档案通过扫描仪或其他相关设备转换为电子文件。
扫描时应保证文件清晰度和色彩准确性。
对于文字类档案，可以通过OCR技术进行文字的自动识别；对于图像、图片类档案，可以进行编辑和修复，以便更好地保留档案的内容和质量。
3. 统一命名和分类对于数字化后的档案文件，应进行统一的命名和分类。
文件名可以采用有意义的命名方式，如档案编号、日期等，以方便检索。
同时，将档案按照不同的类别、主题、格式等进行分类标注，并建立相应的文件夹或目录结构。
4. 元数据录入和索引建立对于数字化后的档案文件，应进行元数据的录入和索引的建立。
元数据包括档案的基本信息，如档案名称、创建日期、创建者、所属机构等；索引是对档案的内容和属性进行关键词标注，以便更方便地进行检索和查找。
5. 存储和备份数字化后的档案文件应按照一定的存储结构进行保存和备份。
可以采用硬盘、服务器、云存储等方式进行存储，并设定访问权限和安全措施，以保护档案的完整性和安全性。
同时，定期进行档案的备份和恢复，以防止文件丢失或损坏。
6. 数据质量和准确性的验证在数字化过程之后，需要对档案的数据质量和准确性进行验证。
首先，对数字化后的档案进行比对和校验，确保数字化结果与原始档案的一致性。
其次，进行数据质量的检测和修复，如修正错别字、调整图像亮度等，以提高档案的可读性和准确性。
7. 档案的检索和共享数字化后的档案应具备便捷的检索和共享功能。
可以通过建立档案管理系统或数据库，进行关键词检索、全文检索等操作，以方便用户查找所需档案。
最新档案数字化规范标准
最新档案数字化规范标准档案数字化是将传统的纸质档案转换为电子形式，以便于存储、检索和利用。
随着信息化时代的到来，档案数字化已成为档案管理工作的重要组成部分。
以下是最新档案数字化规范标准的具体内容：一、档案数字化的目的与意义档案数字化旨在提高档案的保存质量，延长档案的使用寿命，同时提高档案的利用效率和安全性。
通过数字化，档案可以更易于检索、复制和传播，满足现代社会对信息资源的需求。
二、档案数字化的基本原则1. 完整性：确保数字化过程中档案内容的完整性，不得遗漏任何部分。
2. 准确性：数字化后的档案应与原始档案保持一致，无误读或错误。
3. 可读性：数字化后的档案应清晰易读，便于电子设备上的查看和打印。
4. 安全性：在数字化过程中要确保档案信息的安全，防止数据泄露或损坏。
三、档案数字化的流程1. 档案预处理：包括档案的清洁、修复、分类和排序。
2. 扫描：使用高分辨率扫描仪对档案进行扫描，确保图像质量。
3. 图像处理：对扫描后的图像进行去污、去噪、矫正等处理，提高图像质量。
4. 格式转换：将图像转换为通用的电子格式，如PDF或JPEG。
5. 数据录入：将档案的元数据录入数字化管理系统。
6. 质量检查：对数字化后的档案进行质量检查，确保符合标准。
7. 存储与备份：将数字化档案存储在安全的服务器上，并进行定期备份。
四、档案数字化的技术要求1. 扫描分辨率：彩色档案推荐使用300dpi，黑白档案推荐使用600dpi。
2. 色彩管理：确保扫描过程中色彩的准确性和一致性。
3. 文件格式：推荐使用无损压缩的PDF/A格式，以保证档案的长期保存和兼容性。
4. 元数据标准：遵循国际标准，如Dublin Core或EAD，以便于档案的检索和管理。
五、档案数字化的安全管理1. 访问控制：设置用户权限，确保只有授权人员才能访问数字化档案。
2. 数据加密：对存储的档案数据进行加密处理，防止未授权访问。
3. 备份策略：制定定期备份计划，确保档案数据的安全和可恢复性。
纸质档案数字化规范
纸质档案数字化规范
一、总体要求
1、纸质档案数字化必须贯彻落实“以人为本”的方针，尊重用户权益
实现信息共享。
2、纸质档案数字化的内容应充分反映历史价值、文化传承，合理应用
信息技术，实现信息资源的统一集成，确保信息安全与完整性。
二、技术标准
1、采用图像处理技术，对纸质档案进行拍摄和扫描，根据记录需求，
把纸质档案图像、音频、视频数据处理成图像格式、文本格式、文档
格式进行存储。
2、要求文件格式和质量达到标准，采用TIFF带压缩格式保存，便于
存储、检索和调阅，合理利用格式的优势，强化档案的管理、查阅等。
3、利用数据库技术、信息检索技术、图像检索技术等技术，帮助档案
馆实现档案资源的有效管理和识别与应用，优化档案管理能力。
三、管理规范
1、纸质档案数字化时必须完成鉴定，确定档案类别和合法性，保证清晰、完整的档案信息。
2、将原有的档案索引体系迁移至电子文档管理系统，以实现档案的集中、统一、有序管理，保证信息的安全。
3、对档案数字化过程，应记录处理环节，对每一步处理做出核实，并
记录正确性和完整性。
4、定期进行档案数字化管理培训和质量测试，保证档案数字化工作质量。
档案数字化规则说明
档案数字化规则说明随着信息技术的迅猛发展，档案数字化成为了提高档案管理效率和便利性的重要手段。
为了确保档案数字化工作的规范性和规则性，本文将详细介绍档案数字化的规则说明。
一、背景介绍随着信息时代的到来，传统的纸质档案已经无法满足现代化管理需求。
档案数字化作为一种先进的管理方式，具有高效、节省空间和便携性等优势，因此受到了广泛的关注和应用。
二、档案数字化的原则1. 法律合规原则：档案数字化工作必须遵循国家相关法律法规，如《档案法》等，确保数字化过程的合法性和合规性。
2. 完整性原则：档案数字化应当保持档案原件内容的完整性，对于原始纸质档案应按照一一对应的方式进行数字化转换。
3. 可追溯性原则：档案数字化工作应保留数字化过程的操作记录、负责人和时间，确保数字化的过程可追溯。
4. 数据安全原则：档案数字化过程应严格按照信息安全的要求进行，采取有效的措施保护档案信息的安全性。
5. 鉴权和审计原则：对于档案数字化后的电子文件，应进行鉴权和审计，确保档案的真实性和可信度。
三、档案数字化的流程1. 准备工作：包括建立数字化项目组、明确数字化目标、确定数字化技术和设备等。
2. 档案整理与筛选：对纸质档案进行整理和筛选，将不需要数字化的档案进行清理，确保数字化工作的高效进行。
3. 扫描与转换：采用专业的扫描设备将纸质档案转换成数字化图片或文档格式。
在转换的过程中要注意扫描质量的控制和图像的清晰度。
4. 数据处理：对扫描得到的数字化文件进行处理，包括图像处理、文字识别和格式转换等。
5. 数据存储与管理：建立合理的数字档案存储体系，包括备份和灾备机制，确保数字档案的安全性和可靠性。
6. 档案检索与应用：建立方便快捷的数字档案检索系统，可以根据需要查找和应用相关档案信息。
四、档案数字化的要求1. 扫描质量要求：扫描时要确保图像清晰、边角完整，尽量减少扫描偏斜和失真现象。
2. 文字识别要求：对扫描得到的文字进行识别和校正，确保识别准确性和一致性。
国家标准委关于下达干部人事档案数字化技术规范国家标准制定
国家标准委关于下达干部人事档案数字化技术规范国家标准制定随着信息化技术的发展和应用的普及，数字化档案已经成为许多领域的常态。
人事档案作为一种重要的管理工具，也需要与时俱进，实现数字化管理。
为了确保数字化人事档案的有效性和标准化，国家标准委制定了干部人事档案数字化技术规范国家标准。
一、背景介绍人事档案是组织机构管理干部工作的关键信息资源，具有重要的管理意义和保障作用。
而传统的纸质档案存在着信息获取困难、存储空间大、管理维护成本高等问题。
数字化技术的引入，为人事档案的管理提供了新的解决方案。
二、数字化档案的定义与重要性数字化档案是指将纸质档案通过技术手段进行数字化转化，并通过计算机和网络实现存储、管理和利用的一种新型档案形式。
数字化档案的重要性体现在以下几个方面：1. 提高档案的存储效率：数字化档案采用电子存储方式，节省了大量的纸张和存储空间。
同时，数字化档案可以实现在线存储和多地备份，确保档案的安全性和可靠性。
2. 便于信息检索和利用：数字化档案通过全文检索和分类标签等功能，大幅提高了档案信息的检索效率。
同时，数字化档案可以迅速获取需要的信息，为决策提供有力支持。
3. 优化档案管理流程：数字化档案通过计算机和网络实现了档案的信息化管理，提高了管理流程的规范化和自动化。
档案的录入、整理、归档等环节得到了有效优化，提升了工作效率。
4. 加强档案信息安全：数字化档案采用密码保护和权限管理等措施，可以有效防止档案信息的泄露和丢失。
同时，数字化档案还可以进行定期备份和恢复，保障档案信息的完整性。
三、制定数字化档案技术规范的必要性为了确保数字化档案的统一性和互通性，国家标准委认识到制定数字化档案技术规范的迫切性。
这些标准规范了数字化档案的技术要求、格式规范、存储与传输方式等，以确保数字化档案的质量和可持续发展。
制定数字化档案技术规范有以下几个方面的必要性：1. 统一数字化档案的规范：制定数字化档案技术规范可以规范数字化档案的标准化建设，统一档案数字化的要求和标准，避免各地区和单位因为技术的不同而导致档案格式不统一。
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档案数字化技术规范
3、数字化范围
n 专门档案 n 本机关形成的，可以对社会提供利用的、
利用率较高的专门档案应数字化。
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档案数字化技术规范
3、数字化范围
n 照片档案 n 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
代表会议等形成的照片。 n 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
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档案数字化技术规范
二、纸质档案数字化 技术规范主要内容
n 基本原则 n 基本工作流程 n 基本技术参数 n 技术实现方法 n 成果管理
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档案数字化技术规范
二、纸质档案数字化技术规范
基本原则 n 是使档案信息资源准确方便快捷地
提供利用; n 使可以公开的档案信息资源得到共
档案数字化技术规范
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2020/11/20
档案数字化技术规范
主要内容
一、《规程》基本情况 二、纸质档案数字化技术规范 三、照片档案数字化技术规范 四、声像档案数字化技术规范
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档案数字化技术规范
一、基 本 情 况
1、编制的原则和依据 2、研究、起草过程 3、数字化范围
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暂行规定 n DA/T 31—2005纸质档案数字化技术规范
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档案数字化技术规范
2、研究、起草过程
丹东市档案馆从1993年开始进行档案 的数字化的工作，对纸质档案、缩微胶片 档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等 多种载体的档案进行了数字化转换，有一 定的实践经验，有针对性的对各种载体数 字化的技术参数进行了反复试验、比较， 取得了较科学、合理的技术参数。并参考 了国家档案局的相关标准和规范，借鉴了 兄弟单位的研究和实践成果。
档案整理 目录建库 档案扫描 图像处理 图像存储
数据挂接 数据质检和验收 数据备份 成果管理
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档案数字化技术规范
二、纸质档案数字化技术规范 过程管理
1、应加强纸质档案数字化各环节 的安全保密管理机制，确保档案原件和 数字化档案信息的安全。
2、在数字化工作的同时建立起完整、 规范的加工记录。即各个环节均应进行 详细的登记，并及时整理、汇总，装订 成册（形成加工档案）。
指导工作形成的照片。 n 3本机关历届领导人的照片。 n 4本机关主办或承办的重大活动的照片。 n 5本机关重要外事工作形成的照片。 n 6本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦
旗、奖杯等）翻拍形成的照片。
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档案数字化技术规范
3、数字化范围
n 录音录像档案 n 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议、
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档案数字化技术规范
1、编 制 原 则
先进性原则
在制定过程中对目前比较常见的档案 数字化技术进行论证评估，同时也要对 新出现的技术进行研究。基本思路是肯 定成熟技术，探讨新技术发展态势，适 当进行指导。
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档案数字化技术规范
1、编 制 原 则
实用性原则
作为技术规范首先要把握宏观指导原 则，对于档案数字化具体实施步骤、方 法，应给予较明确的规范要求，以及在 加工过程中所需的技术参数给与较明确 的指标要求，提高本规范的实用效果。
代表会议等形成的录音、录像带。 n 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察、
指导工作形成的录音、录像带。 n 3本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的
录音、录像带。 n 4本机关重要外事工作形成的录音、录像带。 n 5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录
像带。 n 6新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。
n 文书档案 n 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 n 6本机关党员、干部、职工名册。 n 7涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有
关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成 的文件材料。 n 8本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、 行政、党、团、工会组织介绍信及存根。 n 9本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册。 n 10下级机关报送的不易公开的文件材料。
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档案数字化技术规范
1、编 制 原 则
适度性原则
就是合理地确定一些需要统一的技 术范围和技术指标。范围过大或者过小， 指标水平过高或过低，都会对标准的实 施效果产生不良影响。
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档案数字化技术规范
编制依据
n GB/T 18894 –2002 电子文件归档与管理 规范
n DA/T18－1999 档案著录规则 n DA/T 22-2000《归档文件整理规则》 n 档发[2001]6号 档案管理软件功能要求
档案数字化技术规范
1、编 制 原 则
系统性原则
档案信息是国家信息化建设工作的一 个组成部分，档案的数字化也是档案信 息管理工作的一个方面，技术规范的制 定应符合国家信息化建设有关技术要求， 保证可持续性发展。
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档案数字化技术规范
1、编 制 原 则
通用性原则
应基本满足国内正在进行的档案数 字化工作，对档案数字化的结果数据要 给予较明确的指标要求，以保证数据的 通用交换能力 。
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档案数字化技术规范
3、数字化范围
n 纸质档案 n 纸质档案包括文书档案、专门档案等门类。
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档案数字化技术规范
3、数字化范围
n 文书档案 n 文书档案数字化范围包括永久和长期保存
的重要的文件正本。
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档案数字化技术规范
3、数字化范围
n 文书档案
n 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围
n 1密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料。 n 2上级机关颁发的不易公开的文件材料。 n 3本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领
导会议记录。
n 4本机关或本机关汇总的统计报表。 n 5人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、
来访形成的记录。
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档案数字化技术规范
3、数字化范围
享，以满足社会各界对档案利用的 需求。
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档案数字化技术规范
二、纸质档案数字化技术规范
数字化对象的确定原则 1）符合国家法律法规的原则：符
合国家档案开放规定。
2）价值性原则：属于归档范围且
应永久或长期保存的、社会利用价值高 的。
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档案数字化技术规范
二、纸质档案数字化技术规范 基本环节