XX公司-档案管理方法
某某公司档案管理办法
某某公司档案管理办法1. 引言某某公司非常重视资料和档案的管理工作，为了保证公司档案的完整性、准确性和可访问性，特制定本档案管理办法。
该管理办法适用于公司内部所有业务和部门的档案管理工作。
2. 定义和范围本档案管理办法中使用的术语定义如下：•档案：指公司业务活动的有关文件、书籍、图片、录音、录像以及其他记录材料的集合。
•档案管理：指对档案进行收集、整理、归档、检索、保管、鉴定、利用和销毁等各个环节的管理。
•档案管理系统：指用于管理档案的软件系统，包括电子文档管理系统和物理档案管理系统。
本档案管理办法的范围包括公司所有业务档案和行政档案。
3. 档案管理职责为了实施有效的档案管理，公司设立档案管理部门，并明确以下职责：•负责制定、修订和落实档案管理制度、标准和规范。
•监督和指导各业务部门执行档案管理工作。
•负责档案的收集、整理、归档、检索和销毁等工作。
•组织开展档案管理培训，提高档案管理人员的素质和能力。
•负责档案的保管和安全工作，确保档案的完整性和可访问性。
•负责档案管理系统的建设、维护和更新。
4. 档案管理流程公司采用统一的档案管理流程，包括以下环节：各业务部门根据工作需要，将产生的各类档案收集起来。
收集的档案要进行分类、整理和编号，确保档案的准确性和易于管理。
4.2 档案归档按照档案管理制度的要求，对收集到的档案进行归档工作。
要确保档案的归类清晰、有序，方便后续的检索和利用。
4.3 档案检索通过档案管理系统或手动方式进行档案的检索工作。
提供多种检索方式，以方便用户快速找到需要的档案信息。
4.4 档案利用根据用户需求，提供档案的利用服务。
可以通过复印、打印、电子邮件等方式提供档案的使用副本。
对档案进行安全保管工作，确保档案的完整性和可访问性。
采取防火、防水、防霉、防盗等措施，防止档案的损坏和丢失。
4.6 档案销毁按照档案管理制度的要求，对归档时间较长或过期的档案进行销毁。
销毁前要进行审批、备案，确保档案销毁的合规性。
公司档案管理办法四篇
公司档案管理办法四篇篇一：公司档案管理办法第一章总则第一条为了加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化、更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条凡公司各部门、下属公司（下称各单位）在工作活动中形成的，具有查考利用价值的文件材料，必须按规定定期向总公司档案室（办公室）移交，集中管理，任何单位和个人不得据为已有。
第三条各单位的负责人应重视本单位文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条公司业务档案，按照公司制定的《岗位职责和说明》归档、管理。
第五条公司会计档案，按照财政部《会计档案管理办法》归档、管理。
第六条公司人事档案，按照《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》归档、管理。
第七条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力第八条公司系统的文书立卷工作和档案管理工作由公司办公室负责监督和指导。
第二章归档范围第九条凡是反映公司工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、电报、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、盘片等）均属归档范围。
第十条上级机关文件材料应归档的有：（一）上级机关颁发的需要公司贯彻执行的文件材料；（二）党和国家领导人及上级机关有关领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话。
题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等声像材料及登载相关内容的报刊。
（三）代上级机关草拟并被采用为文件的定稿和印本。
（四）其他文件材料。
第十一条公司文件材料应归档的有：（一）公司颁发的（包括转发及其他单位联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印本、重要文件的修改稿。
（二）公司的请求与上级机关的批复文件，各部门、各子公司及其他各所属企业的请求与本公司的批复文件；（三）公司及各部门的工作计划、总结、报告；（四）公司召开的各种会议的全套文件以及会议形成的声像材料；（五）公司领导公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与公司有关的文件材料；（六）公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；（七）反映公司经营和管理的专业文件材料，如投资项目、设备购买、贸易、重大课题、信贷、租赁等业务中产生的各种文件、资料、合同、样票等；（八）公司或公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；（九）公司及各部门、各子公司成立、启用印章及其组织机构、人员编制等文件材料；（十）公司及各部门、各子公司制定的规章制度等；（十一）公司的历史沿革（包括公司简介）、大事记、年鉴，反映公司重要活动、事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及展览照片、录音、录像等文件材料；（十二）公司编印的公司要闻、简报等刊物的定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；（十三）公司及各部门、各子公司干部任免、调配、培训、专业技术职务评定、职工的录用、转正、定级、调资退职、退休、医疗、扶恤、死亡、奖惩等工作形成的文件材料；（十四）公司干部、工人、党员、团员名册、报表；（十五）公司干部、工人转移工资、行政、党、团关系的介绍信存根；（十六）公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、会谈记录、声像材料、有参考价值的材料、互赠礼品清单、工作来往文件等；（十六）公司解决法律纠纷问题形成的文件材料；（十八）公司或部门、子公司与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；（十九）公司固定资产登记，财产，物资、档案等移交凭证；（二十）公司购置大型设备和基建工作中形成的凭证、协议合同、图纸文件材料。
XXXX公司文件档案管理制执行细则
档案资料存放管理、流转、借阅执行细则
一、依据公司《文件档案管理制度》制定本执行细则。
二、专人负责。
1、公司档案资料统一存放于公司机要室，由公司保密/档案室管理员新X负责（档案管理员X协助）。
2、测评部档案资料由X负责，有关测评项目资料由指定的各项目组长具体负责，包括项目计划、方案、报告等资料。
3、行政部档案资料由X负责，包括公司的文件、合同、制度等资料。
4、市场部档案资料由X负责，包括项目报价单、项目合同、客户资料等。
三、规范流转
1、各部门应建立专门的档案资料签收、发放登记册，专管人员将档案资料整理登记完备后统一移交机要室，移交时应做好签收和登记工作，清晰纪录文件名称、移交时间、经手人、接收人的情况。
2、流传过程：各部门（测评部/行政部/市场部/质管部）——主管经理签字——机要室
3、对重要档案资料要当天入档，不得它处存放。
四、严格借阅
1、如工作需要借阅档案资料时，须填写《借阅登记表》，经主管经理批准后方可借阅。
（重要资料还须总经理批准）
2、借阅档案资料原则上应当天归还，如需要隔夜借出，须征得
总经办批准同意，并妥善保管。
3、对所借阅的档案，必须爱护，保持整洁，注意安全和保密，严禁涂改，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
五、严格管理
1、机要室由公司档案室管理员信息xx专门负责，其他人员未经允许不得入内。
离开时柜、门要落锁。
2、档案管理员要定期整理、核对保管的档案资料，严格按照程序接收、登记、借阅档案资料。
3、对未按照档案资料管理规定执行者，提交所在部门按照公司规定处理。
六、未尽事宜参照公司《文件档案管理制度》执行。
公司档案管理制度范例(五篇)
公司档案管理制度范例(一)本单位各种门类和载体的档案均由综合档案室集中统一保管，档案室在接收档案时必须认真检查验收并履行交接手续。
(二)存放档案设置必需的档案专用库房和箱柜并进行科学分类、排列、编目，便于查找。
(三)库内配备温湿度计，坚持库内温湿度测量与记录，有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。
(四)做到库内不办公、无杂物堆放、经常保持库房清洁卫生。
(五)定期检查档案保管状况和“八防”措施，每年核对案卷数一次，做到数字准确、案卷与目录相符，对破损和变质档案要及时修复和复制，发现问题及时报告，及时处理、并认真做好记录。
(六)建立全宗卷，以积累存贮本单位档案的立卷情况说明、分类方案、鉴定报告、销毁清册、交接凭证、检查记录、全宗介绍等材料。
(七)库房钥匙由综合档案室档案员保管，非档案人员不得擅自进入档案库房，进出应随手关门。
(八)档案人员调动工作时，对所管档案必须严格办理移交手续，交接双方和监交人都必须签名。
档案保密制度(一)档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。
(二)利用者只能查阅与本单位或与本人工作有关的内容，其他档案内容不得随意翻阅摘抄。
(三)查阅复制有关机密档案材料时，须经分管领导批准。
(四)借阅档案资料必须进行登记，收回时核对无误后及时入库。
(五)不准将所借档案随便转借他人，不准将档案带到家里或公共场所。
(六)档案室箱柜要加锁，要随手关门、关灯。
(七)销毁期满档案需要经档案鉴定小组鉴定，报领导批准，登记造册，报有关部门备案，严把废纸出售关。
档案利用制度(一)凡本单位工作人员因工作需要均可查阅本单位形成的档案资料，如需要借阅，应经分管领导批准，一周内归还。
(二)外单位需要查阅本单位档案资料时，需出示介绍信，说明查阅目的，经分管领导批准，方可借阅，一般不予外借。
(三)查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。
河北XX集团档案管理办法
河北XX集团档案管理办法河北XX集团档案管理办法集规字第004号文件（2006年04号）签发人：第一章总则一. 为加强集团档案管理，科学地保存和利用档案，充分发挥档案在生产经营管理、科研和基本建设等工作中的作用，特制定本办法。
二. 本办法所称档案，是指集团各部门及所属各公司在生产经营和管理过程中形成并办理完毕的、具有保存和利用价值的各种文字、图样、计算材料、声像材料及有关实物、样品等材料。
三. 集团各部门及所属各公司都应高度重视档案管理工作，要明确一名领导负责档案管理，设置专门的档案室，并设立专职或兼职档案管理员，按照统一领导、统一制度、统一管理的要求，认真做好档案管理工作，逐步实现档案管理的规范化。
第二章归档范围四. 企业在筹备、设计、生产、经营和管理过程中形成的记述和反映企业活动的、具有查考和利用价值的文件资料均应列入归档范围。
五. 根据文件材料的性质，集团归档材料分为产权管理、行政管理、生产技术管理、经营管理、产品、设备仪器、基建、科研等八类。
六. 会计档案、人事档案、非纸质档案作为专门档案，会计档案由财务部门保存，人事档案由人力资源部门保存，非纸质档案数量多时，由档案管理部门集中保存，数量少时可随文书档案中的关联文件保存。
七. 归档材料具体范围：1.产权管理类：1)知识产权类：含企业的各种专利权、商标专用权、著作权等；2)权证类：含所有权证如房产权证，许可权证如营业执照、税务登记证、排污许可证、进出口证等，使用权证如土地证、信誉等级证、荣誉证书等；3)企业机密：含企业的生产工艺、技术秘密、重要人员变动和重大投资6)划、各种统计报表及企业综合性统计分析工作；7)物资管理：含物资供应、仓库管理、废旧物资回收与修旧利废措施；8)产品销售：含市场分析、市场需求信息、广告宣传、产品销售、运输单、用户调查和售后服务资料等；9)合同协议：含采购和销售的全部合同以及制作、维修、施工合同等；10)财务管理：含资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等；11)资产管理：含企业登记变更资料、资本运作、对外投资、产权变动、清产融资材料等；12)境外项目管理：含境外招投标项目的立项、审批文件、招标设计、招标书、评标记录、中标通知书等；2.产品类：按产品品种型号设置类目：含产品开发设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告、产品评优、事故处理等全过程的文件资料；3.设备仪器类：按设备型号设置类目：分生产设备、生活设备、办公设备。
XX投资控股有限公司档案管理办法
XX投资控股有限公司档案管理办法第一章总则第一条为加强XX投资控股有限公司（以下简称公司）档案工作的科学管理，有效保护和利用档案,更好地为公司的各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中国XX科技集团公司档案工作管理办法》等相关规定，结合公司档案工作实际，制订本办法。
第二条本办法所称档案是指公司在投资、经营、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。
档案门类包括文书档案、经营档案、项目档案、会计档案、人事档案、基本建设档案、纪检监察档案、审计档案、特殊载体档案及其他门类档案。
第三条公司档案工作的基本任务是贯彻国家和集团公司关于档案工作的方针、政策，遵循档案工作统一领导、集中统一管理的原则，维护公司档案的完整、准确、系统、安全。
第四条公司档案工作在业务上接受集团公司有关部门的指导、监督和检查。
第五条本办法适用于公司本部，全资、控股子公司参照执行。
第二章管理体制与职责第六条总经理办公室是公司档案工作的业务归口管理部门，履行档案工作的双重职能，既是公司档案工作的管理部门，又是收集、保管档案和提供利用服务的部门；对公司档案实行集中统一管理，对档案工作实行统筹规划、组织协调、统一制度、监督和指导，科学管理各门类档案并开展利用服务。
其主要职责是：（一）贯彻、执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，组织制定、修订公司档案工作的规章、制度，并对执行情况实施监督、检查；（二）负责公司年度档案工作的计划下达、工作开展、总结等工作；（三）负责组织公司档案的接收、保管、安全保密、开发利用和统计上报；（四）负责公司档案现代化管理及档案信息化管理的研究及应用；（五）负责公司的档案宣传、档案学术交流等工作；（六）负责向集团公司相关部门报送档案统计材料和统计工作情况报告。
第七条总经理办公室配备档案工作人员，对各部门档案工作进行督促和协调，并专职负责公司文件、项目材料等的归档和档案保管工作。
总公司档案管理办法范文
总公司档案管理办法是为了管理公司各级档案，保证公司档案管理的规范、有序、科学和高效的管理方案。
明确公司档案的归档、保管、利用和销毁的具体规程以及档案管理人员的职责和权限。
为公司的日常管理和业务工作提供基础性、信息化、规范化的支持。
一、总则公司档案的管理是全体员工的责任，所有职能部门和单位都要积极支持公司档案管理工作。
公司档案应当依照国家有关法律法规的规定进行管理。
二、管理机构公司档案的管理工作由公司档案管理中心负责。
公司档案管理中心是公司档案管理的专门机构，具有公司独立的档案管理权。
公司档案管理中心主要职责：1. 组织制订并实施公司档案管理制度、规定和方法；2. 组织公司档案管理工作的实施和监督；3. 组织公司档案的收集、整理、编目、存储、利用、保管和销毁；4. 组织档案的查询、借阅、复制、移交和档案证明的出具；5. 组织公司档案人员的培训和考核；6. 组织公司档案的数字化管理及保护。
三、档案类别和级别公司档案类别主要包括行政档案、业务档案、会计档案和保密档案等，分为公开档案和非公开档案。
公司档案级别分为1、2、3级，1级档案为公司重要历史、经验和资料；2级档案为重要资料；3级档案为一般资料。
四、档案的收集、整理和编目公司档案管理中心负责公司档案的收集、整理和编目。
所有职能部门和单位要主动配合档案管理中心的工作，积极提供相关材料和资料，按时完成档案收集整理和编目工作。
档案管理中心的工作人员应当对公司档案进行详细的登记和编目，将档案归属到相应的科室和各级分类。
在登记和编目档案时，应当填写档案名称、档案类别、档案级别、存放地点等相关信息，并在档案上加盖具有监管权限的章。
五、档案的存储和保管公司档案应当存放在档案管理室等专门存储设施内，以保证其安全性和完整性。
档案管理中心应当制定专门的档案存储保管计划，定期检查档案的存储状况，确保档案存储条件的合理性和稳定性。
档案管理中心的工作人员应当对档案进行定期清点和盘点，并进行档案鉴定和修整工作，保证档案的完整性和准确性。
公司企业档案管理办法（共五则）
公司企业档案管理办法（共五则）第一篇：公司企业档案管理办法公司档案管理办法第一章总则第一条为加强公司系统的档案管理，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规的规定，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条本办法所称的公司档案，是指公司成立以来，在建司、经营、管理工作和活动中形成的，具有备用、备查价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式的文件材料。
第三条各部门负责人应重视本部门文件资料的管理和文书立卷工作，配备专职或兼职人员负责此项工作。
第四条立卷归档完毕的档案由公司办公室集中统一管理，维护档案的完整与安全，便于各项工作的利用。
第二章归档范围第五条公司成立以来，在建司、经营、管理工作和活动中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围（见附件《…..公司文件材料归档范围》）。
第六条归档文件材料的来源（一）本公司内部形成的文件材料。
2内容的也应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；卷内文件目录放在卷目。
（六）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
第十一条档案移交（一）各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向办公室移交；重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。
（二）办公室接收时应全面检查归档文件材料的质量，接收人审核无误后，双方签字，方可入库，移交清册各留一份以备查考。
第四章档案保管期限第十二条文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种。
长期为十六至五十年，短期为三至十五年。
第十三条确定公司档案保管期限的原则（一）凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。
（二）凡是反映公司一般活动，在较长期时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。
档案管理办法
公司LOGO+XXXX公司档案管理办法文件编号：版本版次：编制：审核：复核：批准：20XX年XX月XX日发布 20XX年XX月XX日实施文件秘密等级：XX 本文件解释权归XXXX有限公司所有为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，更好地为公司提高经济效益而服务，特建立档案室并制定本制度。
2.适用范围本管理制度适用于公司及各部门档案管理工作。
3.术语和定义3.1档案：是指公司在各项活动中形成的全部档案的总和。
其构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案；4.职责4.1人资行政部：人资行政部档案管理员负责公司级所有档案资料的统一收集管理，人资行政部档案管理员有责任对各档案管理工作进行监督和指导，每年对各部门档案管理进行一次检查验收。
4.2各部门：各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理，要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4.3财务、安全、环保、职业健康管理方面归档资料资料，由归口财务部、安环部自行按照相关标准实施自行管理（含档案的收集、归档、使用、借阅、报废等）。
5.管理内容及规定5.1管理原则：公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则，重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由人资行政部或总经办统筹管理。
5.2归档的范围：凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理、技术工艺及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
5.3档案的分类：5.3.1产品生产方面。
有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。
5.3.2经营销售方面。
有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
公司档案管理实施办法
第一条目的为加强公司档案管理工作，规范档案管理行为，使公司档案管理工作更加正规化、标准化和示范化，根据国家行业标准与集团、股份公司档案业务标准和技术规范结合公司生产经营的实际情况，特制定本办法。
第二条适用范围本办法适用于xx公司所有档案管理工作。
第三条引用标准和术语1.本办法所指的归档文件，是指公司在其职能活动中形成的办理完毕应作为档案保存的各种文件资料。
2.档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
随着社会经济的发展，企业档案在规范公司管理、辅助生产经营、维护公司利益、完善法制经济、解决企业纠纷以及追踪产品质量等方面的作用日益增强。
第四条管理理念档案室应本着“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的管理理念，认真贯彻执行国家、自治区档案局及上级单位有关档案工作的法律、法规，依法管理公司档案。
第五条职责权限公司档案管理工作实行集中统一管理，在综合办公室下设立档案室，档案管理是公司管理工作的重要组成部分，由公司党委书记与综合办公室为共同负责进行指导、监督和检查；档案室专职档案员负责管理公司各类档案资料，维护档案的完整与安全，有效开展档案开发利用工作；各单位兼职档案员负责整理移交、借查阅各类档案资料。
第六条岗位职责1.档案室1.1认真贯彻执行党和国家及上级单位关于档案工作的法律、法规及有关政策，制定本公司文件材料归档范围及保管权限表，编制档案分类大纲及档案管理工作综合制度（或规定办法）。
1.2制定档案的保管、立卷、归档、鉴定、销毁、安全、保密、利用等各类管理制度，逐步实现档案管理正规化、标准化、示范化。
1.3负责对公司各类文件、材料的收集，分类整理，立卷归档，鉴定销毁，统计编目，编辑各类档案资料，积极开发档案信息资源，做好档案利用工作。
1.4组织开展档案知识培训和宣传工作，增强专职、兼职档案员和全体职工的创新意识、档案意识。
1.5对公司档案的安全负责，认真做好保密工作、“八防”工作（防盗、防光、防高温、防及时上报并采取措施，做到以防为主，防治结合。
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XX公司档案管理办法
第一条为了规范公司档案管理工作，提高档案保存质量，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规的规定，结合公司档案管理工作实际，特制定本办法。
第二条本办法所称档案是指公司在经营活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。
第三条公司对档案实行集中统一管理。
第四条公司设有档案必要的设施、设备，确保档案的安全。
第五条公司设有专人进行档案管理，具体负责文书档案、声像档案、实物档案资料的收集、整理、归档工作。
第六条归档要求：
（一）归档范围内的文件资料，应集中统一管理，任何人不得擅自留存；
（二）归档的文件材料必须完整、准确、层次分明、符合其形成规律；必须准确地反映公司经营、管理、基建等各项活动的真实内容和历史过程；
（三）做到手续完备、制作材料优良、格式统一；
第七条公司档案类目共设置五个，即文书档案、合同档案、声像档案、实物档案、人事档案及电子档案。
所有档案由档案管理员集中统一管理。
第八条档案管理员根据档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
第九条档案管理员要科学地编制分类，根据分类法，编制分类目录，以便于查找。
第十条档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，科学存放。
第十一条经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员审批后销毁。
销毁的档案清单由档案管理员永久保存。
第十二条严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
第十三条按照总公司《档案管理方法》要求，每年3月、6月、9月25日前将该季度档案台账报送总公司档案管理部门接受检查。
第十四条档案管理员应编制案卷目录、索引等检索工具，编制专题资料汇编，及时准确地为各项工作提供档案查找使用工作。
第十五条各部门使用档案要办理相关手续，档案管理员应及时汇总，按年度整理汇编。
档案管理员及使用档案的人员要处理好使用与保密的关系。
第十六条档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。
外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
（一）公司内部人员借阅档案资料，须经部门负责人批准。
阅档必须在办公室内部，不得携带外出。
（二）借阅档案，必须履行登记、签收手续。
（三）档案借阅不得超过一周，必要时可以续借。
（四）借阅档案者，必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
（五）重要档案、机密档案不得借阅，必要借阅的要经董事长同意。
第十七条本办法由公司综合部负责解释和修订。
第十八条本办法自印发之日起生效。
附件一：《档案使用申请表》
附件二：《档案使用登记表》
附件三：《档案数量统计表》
附件一：
档案使用申请表。