教学办公软件操作技巧

教学办公软件操作技巧

内江市东兴区教师进修学校

教学办公软件已经成为了教师工作当中的得力助手，尽可能多的掌握教学办公软件的操作技巧，将对老师们的工作有非常大的帮助。在此我为老师们介绍一些在日常教学工作中必不可少的教学办公软件的操作技巧，希望能带给老师们一些帮助。

一、Word 的操作

1．快速多次复制格式的方法

双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc 键即可关闭格式刷。

2．快速设置上下标注

首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。

3．快速取消自动编号

虽然Word 中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。（1）当Word 为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z 键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；（2）选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可。

4．利用中文输入法的软盘键盘，快速输入特殊字符≡≠≤＜αβδζη等。

5．给g ěi 汉h àn 字z ì加ji ā拼p īn 音y īn

选定需要加拼音的汉字，打开菜单“格式”→“中文版式”→“拼音指南”设置好即可。

6．巧用拼音指南加上划线等。如：V ___ 5● B →

，打开菜单“拼音指南”时在拼音文字栏里输入相应符号即可。

7．用查找替换把网页上复制的文本中的手动换行符↓替换为段落标记

方法是：打开菜单“编辑”→“替换”，光标定位在“查找内容”里，点开“高级”→“特殊字符”，选“手动换行符”，光标定位在“替换为”里，点开“高级”→“特殊字符”，选“段落标记”，再点“替换”或“全部替换”按钮。

8．逆页序打印

如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word 中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。其实我们在打印前只要先在“工具”→“选项”→“打印”选项卡中选中“逆页序打印”，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列的。

9．制作田字格

在Word 2003中的操作操作方法如下：

（1）任意绘制一个矩形，线条设置成1磅宽的单实线，无填充色。

（2）对着矩形点击右键，在弹出的快捷菜单上选择“添加文字”。

（3）在矩形里画一横一竖两条虚线（这里不妨使用连接符），组合，形成田字格。

（4）设置矩形尺寸。比如高度和宽度均设置为1.24厘米。

（5）在矩形中任意输入一个汉字，通过格式设置，把汉字调到田字格中间位置。可这

样设置：字体，楷体、一号；段落，左缩进-0.25字符、行间距固定值28磅。

（6）再把矩形复制出三个来，让这4个田字格整齐、紧密地排列成一排。然后，分别把这4个田字格内的汉字改成“学”、“习”、“快”、“乐”。

（7）最后，把所有排列好的图形组合在一起，形成一个整体。

至此一个完整的田字格便大功告成了。在Word 2003中绘制图形时，会自动出现一个画布。可以在田字格制作完成后，把画布调整到一个合适的大小，或者干脆把田字格从画布中移出来，删除画布。

（8）把一个制作好的田字格作为“模板”添加到自动图文集里，以后用到时，再把它从自动图文集里“拿”出来，稍加修改即可，比如，向田字格内添加汉字取消组合后增减田字格的个数等。把田字格内的汉字全部删除，执行“视图→工具栏→自动图文集”命令，使Word 2003显示“自动图文集”工具栏。

（9）选择刚才建立好的田字格，从自动图文集工具栏中单击“新建”按钮，在弹出的对话框中输入“我的田字格”，单击“确定”，田字格就被加入到自动图文集中了。

10．快速打印多页表格标题：选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。

11．Word 2003新增了一些比较实用的功能，因此备受用户的喜爱，并排比较文档。

有时在阅读文档的同时你可能还需要与其他文档进行比较，在以前Word版本中要比较两篇文档是比较困难的，但现在如果你用的是Word 2003，只需单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，就可以使打开的两个Word文档左右排开，您甚至还可以同时滚动两篇文档来辨别两篇文档间的差别，具体使用方法如下：

打开两篇需要比较的文档，然后单击“窗口”菜单中的“与文件名并排比较”命令，窗口会自动以平铺方式排列，同时显示出并排比较工具条，上面有三个按钮。

第一个是同步滚动按钮：可以控制一篇文档在滚动时，与之比较的另一文档是否同时滚动。另一个是重置窗口位置按钮：当窗口位置发生变化时，单击它，可以恢复到并排比较时的初始状态。第三个是“关闭并排比较”按钮，单击它会退出文档比较状态。

我们还可以用“并排比较”功能来比较一篇文档的不同版本：单击菜单“窗口→新建窗口”命令，为当前文档新增一个窗口，然后执行“并排比较”命令，再改变其中一个窗口的版本，就可以对这篇文档的不同版本进行比较了。

12．巧用“=”、“~”、“-”、“*”、“#”绘制分隔线

输入三个“=”，再按回车键，得到一条双直线；

输入三个“~”，再按回车键，得到一条波浪线；

输入三个“-”，按回键，得到一条直线；

输入个“*”，再按回车键，得到一条虚线；

输入“#”，再按回车键，得到中间加粗的三直线。

这个功能是一种键入时自动套用格式的功能。打开“工具→自动更正选项→键入时自动套用格式”，在“键入时自动应用”类别中的“框线”控制这个功能。

自动生成的分隔线不能被鼠标选中，但是可以清除。选中要删分隔线所在的区域，然后点击“格式→菜单→边框与底纹”，将边框设置调整为“无”后确定，分隔线马上消失得无影无踪。

13．在实际工作中，经常会遇到这种情况：需要处理的文件主要内容基本相同，只是具体数据有变化。比如学生的录取通知书、成绩报告单、获奖证书等等。如果是一份一份编辑

打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的。

使用Word提供的邮件合并功能可以减少重复工作，极大的提高效率。“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名。邮件合并功能并不是一定要你发邮件，它的意思是先建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档和一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。合成后的文件你可以保存为Word文档，可以打印出来，当然也可以以邮件形式发出去。

使用“邮件合并”功能的文档通常都具备两个特点：

一是我们需要制作的数量比较大；

二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容，而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

在Office 2003中以制作学生成绩通知单为例。

通知单上可变的是学生姓名、学生成绩。所以合并进来的数据就是姓名、成绩。

在Excel 中制作学生成绩数据表并保存。在Word中制作合并数据用的“成绩通知单”文档（标题、学生姓名位置、正文内容、成绩表格——2行，列数由实际情况决定），设置文档页面，保存。

在当前Word文档中执行“工具→信函与邮件→邮件合并”命令，打开“邮件合并”对话框（在窗口右侧）。

（1）选中“信函”单击“下一步”；

（2）选中“使用当前文档”单击“下一步”；

（3）选中“使用现有列表”单击“浏览”，找到数据表后单击“打开”，单击“下一步”；

（4）将光标定位于要合并数据的位置，单击“其他项目”，把“插入合并域”中的项目选定后单击“插入/关闭”；

（5）重复上一步骤，完成所有合并域的插入后，单击“下一步”；

（6）进行插入合并域的格式化，单击“预览信函”中的按钮即可浏览合并效果，再单击“下一步：完成合并”就可以进行打印；

（7）打印可以全部打印也可以指定打印，根据实际情况在“合并到打印机”进行设置。也可以合并到新文档，还可以点“工具→信函与邮件→显示邮件合并工具栏”命令，进行操作。

14．用一页纸打印多个“邮件合并”文本

利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”，使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”，在“替换为”框内输入“^l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

15．在Word中插入条形码

右击工具栏，打开“控制工具箱”工具栏。单击“其他控件”按钮，在出现的命令选项列表中选择“Microsoft Barcode Control 9.0”，这样就可以在文档中插入条形码了。

○1设置条形码的样式

若要修改默认条形码的样式、条形码线条的宽度以及颜色等内容，我们可以右击插入的

属性”命令，在接着出现的“属性设置”界面中进行相应的设置即可。

○2设置条形码数字

若要修改条形码下端的数字，可右击插入的条形码，选择“属性”命

令，此时出现“条形码属性”界面，在Value值中输入我们需要的条形码

数字，此时看到的条形码数字并未更改，甚至预览时也看不到修改的结果，

此时不要着急，先将文档保存后退出，再次打开该文档时即可看到修改后的结果。

二、Excel的操作技巧

1．填充有规律数据

某列的相邻列（左或右列）已有数据或文字，若要在该列得到有规律的数据或文字，双击鼠标可快速填充，方法如下：要得到相同的一列数据、文字或需要复制公式，只需在此列的第一个单元格内输入内容，然后用鼠标双击这个单元格右下角的填充柄，即可在此列快速填充，直到空白单元格为止；若要得到等差数列，只需在此列的第一和第二单元格内输入等差数列的前两个数据并选定它们，用鼠标双击右下角的填充柄，即可快速填充，直到空白单元格为止。

在向Excel中输入数据时，经常要向不同的单元格中输入相同的文本数据，即使使用“Ctrl+C”、“Ctrl+V”来完成输入也很麻烦。其实，在Excel中有很多快捷方法可以实现文本的重复输入。

○1利用“填充柄”

如果要输入相同文本的单元格是连续的，可先向第一个单元格中输入该文本，然后用鼠标向右或向下拖动“填充柄”，该文本将被复制到其他连续单元格中。

○2利用快捷键

如果不连续的多个单元格需要输入相同文本，可在按住Ctrl键的同时，用鼠标单击相应的单元格，以选中那些需要输入相同文本的所有单元格，然后输入文本内容，再按下“Ctrl+Enter”，所有选中的单元格中都会自动输入相同的文本。

如果要输入的文本和前面的单元格相同，可按下“Ctrl+D”或“Ctrl+R”。其中，“Ctrl+D”是向下面的单元格中输入相同文本，“Ctrl+R”是向右侧输入。

○3利用系统提示

如果需要输入的文本在同一列的前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会出现提示，这时只需直接按下Enter键就可以把后续文本输入。

2．快速把两列或两行数据互换

在Excel中当需要把两列或两行数据互换时，以前总是先把A列的数据复制到C列，把B列的数据移动到A列，然后再把C列中的数据移动到B列，来实现两列数据的互换。现在用如下方法可快速实现两列数据的互换。

用鼠标选定A列数据区域；把鼠标放在A列数据区域的右边；按下“Shift”键的同时，按下鼠标左键，这时鼠标变为向左的箭头；拖动鼠标至B列数据区域的右边，看到一条垂直的虚线（如果看到一条水平的虚线，表示在B列插入数据），同时松开“Shift”键和鼠标左键，这样就实现了A、B列的数据互换。同样，也可以实现两行数据的互换。

3．学生成绩排名方法

假设学生成绩数据在C2：E7区域，“总分”在F列，“名次”在G列。

（1）在F2单元格输入“=SUM(C2:E2)”，然后按下回车键，第一个学生的总分就会计算出来了。

（2）在“名次”列的“G2”单元格输入“=RANK(F2,$F$2:$F$7)”，（意思是计算F2的数值

在F2到F7的名次，注意F7后加逗号，表示将数据按降序排名，逗号后加上1表示，对该

列数据按升序排名）然后按下回车键，第一位学生的名次也就出来了。上面公式中那个“$F$7”是“总分”栏中的最后一个数据的位置，实际中可以根据表格中的实际情况来填写。

（3）选中F2和G2单元格，向下拖动填充柄（黑色的十字）到G7，所有人的总分和名次都在瞬间完成了。而且按照这种方法，如果总分相同，名次也是相同的。数据越多，这种方法就越能体现出它的优势。

三、PowerPoint操作技巧

1．声音操作技巧

恰到好处的声音可以使课件具有更出色的表现力，那么在课件中

怎样才能惟妙惟肖地使用声音呢？现在，就让我们一起来看看PowerPoint （2000及以上版本）中声音操作的各种途径吧。

（1）循环播放声音直至幻灯片结束

这项操作适用于图片欣赏等，不需要教师的讲解，往往是伴随着声音出现一幅幅图片。声音的操作步骤（假如共有5张幻灯片）：

①在要出现声音的第一张幻灯片中单击主菜单“插入/影片中的声音/文件中的声音（或剪辑库中的声音等）”，选择一声音文件，在弹出的对话框“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”中选择“是”，在幻灯片上显示一喇叭图标。

②右击该喇叭图标，选择“自定义动画”中的“多媒体设置”项，选择“按动画顺序播放”，播放时“继续幻灯片放映”，停止播放在“5张幻灯片后”。

③单击“其他选项”，选择“循环播放，直到停止”。

以上操作无论是有链接还是无链接的情况，只要是点击了5张幻灯片就停止播放声音（不是序号的第5张）。

2．声音只出现在当前一张幻灯片，切换至任一张则停止

这项操作适用于出现在当前页的声音，无论声音播放完与否，都可进入下一个单元。声音的操作步骤同1中的步骤（1）。

3．随动画效果出现的声音

这项操作适用于增强动画的效果，以营造生动的场景。声音的操作步骤：对该对象右击，选择“自定义动画”，在“效果”一项的“动画和声音”中选择相应的效果（或其他效果），单击“声音”下拉菜单，选择一已有声音或其他声音（来自文件）。

4．几个声音在同一张幻灯片中等待播放

这项操作适用于教师随课堂变化而选择播放的内容。例如，制作了一道填空题，如果学生答对了就播放提示对的音乐，如果答错了就播放提示错的音乐。又如，让学生辨别5种乐器的声音，在同一幻灯片中放置5种音乐，并随机挑选一种来播放，且可以重复。实现声音的操作步骤：

（1）在该张幻灯片中，单击主菜单“插入/影片中的声音/文件中的声音（或剪辑库中的声音等）”，选择一声音，在弹出的对话框“是否需要在幻灯片放映时自动播放声音”中选择“否”，在幻灯片上显示一喇叭图标。

（2）重复第（1）步操作将其余的声音分别插入即可。

在播放时要记住每个喇叭所对应的声音，可以用备注记下。

5．播放声音的指定部分

这项操作适用于只需要播放声音文件的某一部分，而不是全部。例如，重复播放课文朗读里最精彩的几个段落。声音的操作步骤：

（1）选择菜单“插入/对象”，选择“新建”，在对象类型中选择“媒体剪辑”，确定后进入媒体编辑窗口。

（2）单击菜单“插入剪辑”，在它的子菜单里有3种声音类型可供选择：CD音频、MIDI

音序器、声音（W A V），根据声音文件类型选择相应菜单。

（3）选择声音文件后，主菜单下的声音控制器为可用，将指针移至要截取声音的起点，单击控制器上的“开始选择”，然后将指针移至声音的结束处，单击控制器上的“结束选择”。完成后，单击该声音图标以外的任意地方，便返回到幻灯片编辑状态。

（4）单击“幻灯片放映”，当单击声音图标时便播放需要的那段声音。

6．给幻灯片配音

这项操作适用于需要重复对每张幻灯片进行解说的情况，解说由自己录制。例如，在计算机应用能力考核中，学生对考核系统不熟悉，需要对考试系统进行解说，有了这项功能就省事多了。录制操作步骤：

（1）选择主菜单“幻灯片放映/录制旁白”。

（2）在“录制旁白”对话框中选中“链接旁白”选项，点击“浏览”选择放置旁白文件的文件夹，单击“确定”。

（3）进入到幻灯片放映状态，一边播放幻灯片一边对着麦克风朗读旁白。

（4）播放结束后，弹出对话框“旁白已经保存到每张幻灯片中，是否也保存幻灯片的排练时间？”，单击“保存”。

录制完毕后，在每张幻灯片右下角自动显示喇叭图标。播放时如果选择按排练时间放映，则自动播放。

7．在PPT中插入Flash动画方法(最好是把想插入的SWF文件与PPT文件放到同一个目录下)：

（1）选择“视图”→“工具栏”→“控件工具箱”

（2）点击“其它工具图标”，从下拉列表中选择“ShockWave Flash Object”选项（控件列表内容很多，可以按键盘“s”键，快速定位控件），鼠标变成“+”形状，将其拖动即出现Flash控件图形。

（3）单击“控件工具箱”上的“属性”按钮（或在控件图形上点右键菜单上的属性），打开属性对话框。

（4）选择“自定义”，单击“浏览”按钮，在弹出的对话框中的“Movie URL”中输入. swf文件路径及名称，并调整“play”，“quality”，“loop”等其它属性。（或在VB编辑窗口左边的属性框中寻找movie选项，在movie选项右边的空白框中输入要插入的flash影片文件路径及完整文件名，关闭VB窗口，即可。）