秘书资格考试备考辅导四级秘书笔记讲义：会议筹备.docx
秘书会议管理复习资料
秘书会议管理复习资料国家职业资格证书四级秘书复习资料2010年下一、判断题（下列判断正确的请打“√”，错误的打“×”）1．法定性代表大会主持人必须依据事先拟定的主持词主持会议。
（√）2．法定性代表大会就是指由各级组织根据工作需要而召开的具有代表性的会议。
（×）3．一般情况下，法定性代表大会正式召开之前都要先举行预备会议。
（√）4．电视电话会议效果大大优于一般的电话会议，现在一般性的工作讨论都使用这种方式。
（×）5．议案和提案都要采用书面形式，在会前、会中、会后都可以提出。
（×）6．现代化远程会议是建立在高科技的基础上的。
（√）7．现代化远程会议可以使传统的会议记录方式不复存在。
（√）8．提案一般不列入会议的议程，也不具有约束力。
（√）9．不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。
（√）10．设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。
（√）11．会场的装饰主要是指色调的选择、色调的搭配。
（×）12．秘书应能够协助完成会场各种设备的操作。
（×）13．会议临时产生的讨论稿等文件不是应及时分发的文件。
（×）14．会议期间分发的文件主要是指会议期间产生的文件。
（×）二、单项选择题(下列每题的选项中。
只有1个是正确的，请将正确选项序号域在括号中)1．议案和提案的分类方法一般有两种，一种是按代表团和提案机构分类，另一种是按(B )分类A．议案和提案书写人的职务B．案由所涉及的问题C．议案和提案的字数多少D．议案和提案的时间2．法定性代表大会的出席人数直撸关系到会议的有效性，一般规定必须达到应到人数的(C )方为有效。
A．1/2 B．1/3 C．2/3 D．3/43．需要提交办公会议仔细研究的文件，要在（B ）分发给与会者。
A．会议期间B．会前C．会后D．会议开始时4．电视电话会议的通知形式和要求大致同电话会议通知，但务必说明会议的（A ）。
秘书考试（四级）笔记：会议管理——会前筹备（一）
⼀、拟订会议议程、⽇程（⼀）会议议程和会议⽇程的内容及作⽤1、会议议程的内容会议议程是为完成议题⽽做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的⼤致安排，会议主持⼈要根据议程主持会议。
会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议⽇程显⽰出来。
⼤中型会议的议程⼀般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；⼤会发⾔；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。
2、会议⽇程的内容会议⽇程就是根据议程逐⽇做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个⼈时间的依据。
3、会议议程和⽇程的作⽤通过了解会议议程和⽇程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。
会议议程更是⼀个沟通的平台，⼀个⾼效的市场管理⼯具。
（⼆）会议议程的制定程序1、明确⽬标和参加者2、安排各议程事项的时间3、确定每⼀项议程4、决定会议讨论形式（三）会议⽇程的编制⽅法1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有⽆对会议议程顺序的明确规定。
2、制定议程表之前还须明确会议活动的⼈员、⽇期和时间、地点、有关的餐饮安排。
3、宣布议程，然后说明⼀些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。
4、尽量将同类性质的问题集中排列在⼀起，这样既便于讨论，也便于有关列席⼈员到会和退席。
5、保密性较强的议题，⼀般放在后⾯。
⼆、提供会议地点的备选⽅案（⼀）会议地点选择的要求1、交通便利。
2、会场的⼤⼩应与会议规模相符。
3、场地要有良好的设备配置。
4、场地应不受外界⼲扰。
5、选择会议地点应考虑有⽆停车场所。
6、场地租借的成本必须合理。
（⼆）会议场地选择的⼯作程序1、会议的⽬的与形态2、实质上的需要、与会者的期望3、列出选择会议场地需求的⼯作清单，确定会议场地4、对会议地点进⾏确认5、签订书⾯合同（三）实地考察会议地点的注意事项1、会见能作决策的⼈，有利于以后解决可能出现的问题。
2、只要可能，⼀定要在酒店建议的⽇期去参观。
四级秘书办会知识点
四级秘书笔记讲义：会议筹备加入收藏【大中小】 [ 2010-5-12 ]会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。
会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间双人间和套房（3）检查会议登记管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目营业时间了解交通停车设施中大型会场多采用大小方形，突出主持人注意进退场的方便座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置常见排法有：横排法竖排法左右排列法传递方式：当面告知电话传真书面形式电子邮件分发过程：准备登记附清退目录装封发出方法：提前发出签到时发出会中发出现场发出发布程序：收集筛选加工审核发布餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制嘉宾类型：上级领导政府官员重要客户社会名流潜在贡献人邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则接站人员应在20分钟抵达接站地点会议资料包括来宾资料，会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备空调应在两小时前开机预热会议通用礼仪：文书参会服务迎送礼仪大部分试听设备操作温度在0-40度四级秘书笔记讲义：会中服务加入收藏【大中小】 [ 2010-5-12 ]传递方式和内容应该综合考虑对象效果时效费用如何做好会议记录：（1）提前抵达会场，安排地方。
四级秘书
会议管理：1、会前筹备需要做好哪些工作2、秘书在会中应该做好哪些服务3、会后落实工作包括哪些方面4、请详细介绍决定会议讨论的形式55、会议议程的编制方法66、如何正确处理会议临时动议77、会议地点选择的要求或会议地点选择应考虑的因素98、会议议题审核的原则99、如何对会议地点进行确认1210、主席台的座次和场内的座次安排1711、详细介绍分发会议文件资料的环节2212、如何处理会议临时产生的文件？选择会议用品及会议经费使用应注意哪些问题3413、会议值班工作的内容及意义、会议值班工作制度、会议值班工作的任务43~4414、做好会议记录要做好哪些准备工作、会议记录的内容及要求、49~50、5315、最近想了解一下客户对公司产品的满意度、请谈谈如何收集这些信息6016、谈谈信息反馈的内容、要求、时机和形式65~6717、收集会议文件资料的要求和内容？会议文件立卷归档的意义68~69事务管理：1、如何确定接待规格932、接待计划的主要内容943、用车的礼仪常识97~984、如何安排来访者参观娱乐活动个104~1065、办公室的布置原则及具体要求108~1106、印章的作用及种类1177、印章的管理及使用要求117~1188、介绍信的管理及使用121~1229、值班工作的任务及要求123~12410、如何做好公务接洽工作12711、零用现金的管理及要求138、13512、商务旅行计划的内容139~14013、上司临时交办的事项的内容及特点145~14614、秘书有效管理时间的方法（ABCD）法则的相关内容介绍一下。
工作日志，工作时间表、包括年度时间表、月安排表、周安排表、效率手册、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表、“在不在布告板”等15、数码相机与传统相机的区别17116、数码相机的性能指标171~173 使用数码相机应注意的事项175~176 数码相机的保养176~17717、公司要选购扫描仪，请谈谈扫描仪的种类及作用、选购扫描仪应注意哪些方面17818、使用扫描仪的注意事项？扫描仪的常见故障及解决方案182~18419、刻录机的性能指标185 使用刻录机的注意事项18720、使用扫描仪应注意的事项193 投影仪常见的简单故障及处理办法19421、数字摄像机与模拟摄像机的本质区别195 摄像机的日常维护要做好哪些方面19722、信息工作的程序20123、信息存储的程序及注意事项224~226文书拟写与处理：1、改错题（主要从文章的各个组成要素进行修改）2、意向书（根据所给的材料编写一份意向书）3、订货单（根据所写材料编写一份订货单）4、文书传阅的方式及注意事项266~2675、档案分类的方法及要求268~269 档案分类的注意事项2706、档案鉴定工作的内容、要求、程序及注意事项272~2757、如何分析档案的价值273~2748、档案保管中应注意哪些问题2779、请示与报告的区别236会前筹备：1、拟定会议议程、日程2、提供会议地点的备选方案3、布置会场和安排座次4、发布会议信息5、安排会议食宿6、邀请会议嘉宾7、准备会议资料、会议用品8、安排会议礼仪服务9、检查会议常用视听设备是否正常决定会议讨论形式：1、典型的会议形式。
秘书会议组织与服务课件第三章会议筹备阶段的会务操作精品文档49页
案例分析
• 1.引入案例：尴尬的总经理秘书 • 2.课堂练习示例： • （1）中国信息经济学会2019年会议通知 • （2）山东鲁西化工股份有限公司关于召开
2019年第一次临时股东大会的通知 • （3）备忘录式会议通知、请柬式会议通知、
• 能够熟练布置中小型会 议的会场
第一节 拟定会议计划
• 一、制订会议计划的意义 • “凡事预则立，不预则废”，虽然会议有多种
类型，但任何一个会议都需有相应的计划，秘 书在做会议的筹备工作时，首先要根据召开会 议的基本情况，拟定详细的会议计划。
二、会议计划的主要内容
• （一）拟定会议的基本要素，如名称、 议题、时间、地点、参与人员等。
• 2.课堂练习示例： • （1） 2019年度全国热作信息工作会议预算 • （2）政协嘉兴市第五届委员会第三次会议秘
书处各组工作职责
第二节 拟定会议议程、日程、程序
• 一、会议议程 • 二、会议日程 • 三、会议程序 • 四、会议议程、日程和程序的联系与区别
一、会议议程
• 会议议程是会议主要活动的安排顺序，它主要是 对议题性活动的程序化，即将会议的议题按讨论、 审议和表决的次序编排起来并固定下来，反映议 题的主次、轻重、先后。会议议程起着维持会议 秩序的作用。
案例分析
• 1.引入案例： 2019年福建省旅游工作会议议程 • 2.课堂练习示例： • （1）美国某公司董事会会议议程 • （2） 2019中国营销领袖年会会议议程 • （3） ××大学 “终身教授奖”颁奖大会程序
第三节 制发会议通知
• 一、会议通知的概念 • 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，
《秘书笔记》 筹备大型会议流程
《秘书笔记》筹备大型会议流程下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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秘书国家职业资格培训
秘书国家职业资格培训（四级秘书）第一章会议管理一、会前筹备（一）拟定会议议程和日程（二）确定会议召开的地点（三）布置会场（四）发布会议信息（五）安排食宿和交通（六）邀请会议嘉宾（七）准备会议材料和用品（八）安排会议服务（九）检查会议使用的设备设施拟定会议议程和日程1、会议议题、议程和日程的定义议题：是会议要集中研究和讨论的问题或事项。
议程：是对会议要研究或讨论的问题（事项）的概略安排，是会议主持人主持会议的依据。
日程：是根据会议议程逐日作出的具体安排。
通常以天为单位，将会议的各项活动进行分割，分别安排在不同的时段进行，注重会议的舒张有度、劳逸结合，保障会议达到预期的目标，收到好的结果。
2、如何制定会议议程（1）明确会议的主题（内容）；（2）确定会议的时间；（3）确定与会人员和列席人员；（4）确定要研究和讨论的议题（会议的每一项具体内容）的先后顺序；此项须遵循的原则：轻重缓急原则；时间明确原则。
（5）范例A、学院办公会议议程B、庆典大会议程C、小型会议议程3、如何制定日程（1）编排原则习惯性原则集中性原则重点性原则（2）会议日程的格式通常采用表格式，包含以下要素：会议的名称、会议召开的时间、地点（大会地点、讨论地点）、参会的人员、主持人、备注等要素在内容上，除会议各项议程外，还要注意把会议的就餐、休息、参观等事项列进去。
（3）范例4、议程和日程的区别见p.6-75、会议议题、议程、日程的审批一支笔原则；唯一性原则；计划性原则；可行性原则。
会议召开地点的选择1、选择会议地点要考虑的主要因素（1）会议的性质和规模（2）会议组织者和与会者的实际需求（3）会议地点的交通、住宿、餐饮、休闲、购物等情况；（4）会场的条件。
（容量、灯光、音响、视频等）2、选择会场的主要要求（1）交通要便利；（2）会场的大小要与会议的规模相适应（每人2－3M2左右）；（3）场地要有良好的设施设备；（4）环境要安静；（5）有足够的停车场；（6）合理的费用。
《秘书实务》第10章 会前筹备
[本章综合实训 本章综合实训] 本章综合实训
◎实训 项目情景： 项目情景： 五四”青年节来临之际， 职业技术学院 “五四”青年节来临之际，XX职业技术学院 准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。 准备举行一次主题演讲比赛，以丰富校园文化生活。 此活动由校团委组织，学生会承办。 此活动由校团委组织，学生会承办。 实训要求： 实训要求： 人小组， （1）将班级同学分为 ～7人小组，对筹备中的 ）将班级同学分为5～ 人小组 工作事项进行讨论，编写筹备方案。 工作事项进行讨论，编写筹备方案。 （2）每个小组提出经过讨论后的具体方案，以 ）每个小组提出经过讨论后的具体方案， 及需要避免的问题。 及需要避免的问题。 （3）每个小组的方案由教师进行点评。 ）每个小组的方案由教师进行点评。
第三节 布置会议场所
一、情景案例 二、基本知识
（一）会场的布局 1．相对式 ． 2．全围式 ． 3．半围式 ． 4．分散式 ．
（二）座次的排列1．主席台人员座次列 ． 2．其他人员座次排列 ．
（1）横排法 ） （2）竖排法 ） （3）左右排列法 ）
3．座次标识 ．
（三）会场的装饰
1．主席台的装饰 ． （1）会标 ） （2）会徽 ） 2．会场背景的装饰 ． 3．色调的选择 ．
（四）邀请会议嘉宾 （五）安排礼仪服务 1．选择礼仪服务人员 ． 2．分解工作程序 ． 3．培训礼仪服务人员 ． 4．准备服装用具 ．
（六）安排会议食宿 1．安排会议餐饮 ． 2．安排会议住宿 ． （七）做好会前检查
三、技能训练
■训练 请通过你的亲朋好友、同学老师等， 请通过你的亲朋好友、同学老师等，收集一 些会议的证件实物，增强对会议证件制作的 些会议的证件实物， 感性认识。 感性认识。 ■训练 请利用PPT做出某次会议的各种证件，如有 做出某次会议的各种证件， 请利用 做出某次会议的各种证件 条件再打印成书面形式 ■训练 请讨论分析常见的会议证件都有哪些？ 请讨论分析常见的会议证件都有哪些？
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四级秘书笔记讲义：会议筹备
会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式日程
编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格
形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面在
编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风暴
形式和自由讨论形式议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该
再变，但日程可做出相应调整。
会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相
符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理
考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施对会议地点的检查有：（1）检查
考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间双人间和套房（3）检查会议登记管理服务和
后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目营业时间了解
交通停车设施中大型会场多采用大小方形，突出主持人注意进退场的方便座次安排依
据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排会议主席位置应该置于远离入口处，正对
门的位置常见排法有：横排法竖排法左右排列法传递方式：当面告知电话传真书面
形式电子邮件分发过程：准备登记附清退目录装封发出方法：提前发出签到时发
出会中发出现场发出发布程序：收集筛选加工审核发布餐饮标准根据会议经费和
人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制嘉宾类型：上级领导政府
官员重要客户社会名流潜在贡献人邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则接站人员应在20分钟抵达接站地点会议资料包括来宾
资料，会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备空调应在两小时前开机预热会议通
用礼仪：文书参会服务迎送礼仪大部分试听设备操作温度在0-40度剔除的方法：（1）看（2）看标题（3）看正文（4）决定取舍标题一般反映信息内容与价值信息分类
要求：（1）科学性（2）系统性（3）逻辑性（4）实用性分类方法：（1）字母分类法（2）地区分类法（3）主题分类法（4）数字分类法（5）时间分类法分类的依据是信息
的特征归类原则是依信息的不同内容时间性质作用进行组织信息校核原则依信息进
一步校核，分析可靠性准确性认定真实性校核要求：（1）溯源法（2）比较法（3）核
对法（4）逻辑法（5）调查法（6）数理统计法核对法依据最资料进行对照分析逻辑法
对信息中表达事实和叙述方法进行分析数理统计法对信息中的数据定性分析判断方法：（1）核对（2）计算（3）定性定量（4）逻辑推理信息传递方向：内向传递外向传递
内向传递形式：（1）信件（2）备忘录（3）通知通示（4）传阅单（5）内部刊物外向传
递形式：（1）信件（2）新闻稿（3）发布会（4）声明信息传递要素：（1）信源（2）
信道（3）信宿信源分原生源和再生源，信宿即信息终点信息的接受者信件具有凭证作用，便于参考阅读，但费时不便交换看法备忘录便于查考利用，使用方便，但信息量少。